Undvika fast driftställe i hemlandet: Viktiga aspekter för internationella entreprenörer med bolag på Malta – PE Risk Management

Vad är ett fast driftställe – och varför entreprenörer på Malta måste vara försiktiga

Vet du vad som har gjort mig allra mest frustrerad efter två år av Malta-reality? Att jag fortfarande stöter på företagare som tror att ett Malta-bolag är en fribiljett till obegränsad skatteoptimering. Jag har ju ett maltesiskt Ltd, så Tyskland kan inte röra mig, hörde jag så sent som i förra veckan på ett café i Sliema. Spoiler: Jodå, det kan de visst.

Problemet kallas fast driftställe (på engelska: Permanent Establishment, PE) och är varje internationell företagares mardröm. För om ditt maltesiska bolag bedriver verksamhet i Tyskland (eller annat hemland) och därigenom upprättar ett fast driftställe, är det snabbt slut på de maltesiska skattefördelarna.

När uppstår ett fast driftställe i Tyskland?

Ett fast driftställe uppstår när ditt företag har en fast affärsanläggning via vilken affärsverksamhet helt eller delvis utövas. Det låter harmlöst, men djävulen sitter i detaljerna:

• Fast affärsanläggning: Det handlar inte bara om kontor – även lager, verkstäder, byggplatser (från 12 månader) eller till och med bara ett skrivbord räknas
• Geografisk koppling: Lokalen måste vara geografiskt identifierbar
• Varaktig användning: Normalt från 6 månader, för viktiga affärer kan det räcka med kortare tid
• Affärsverksamhet: Det ska faktiskt bedrivas affärsverksamhet, inte bara administration

Särskilt lurigt: Även ett hemkontor kan bli ett fast driftställe. Om du regelbundet arbetar för ditt Malta-bolag från din lägenhet i München uppstår snabbt risk för fast driftställe.

OECD:s riktlinjer och deras konsekvenser

OECD (Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling) skärpte 2017 sina riktlinjer. Sedan dess gäller: Substance over Form — det är inte den formella strukturen som spelar roll, utan den ekonomiska substansen.

Det är inte avgörande var ditt bolag är registrerat, utan var det faktiskt leds och kontrolleras. – OECD Model Tax Convention, 2017

För dig betyder det: Om du styr ditt Malta-bolag från det tyska köksbordet, bryr sig skattemyndigheten föga om att det är registrerat i Valletta.

Vad innebär detta för dig? Du måste kunna bevisa att ditt maltesiska bolag verkligen leds från Malta och har verklig ekonomisk substans där. Allt annat är ett dyrt lotteri.

PE Risk Management: De största fallgroparna för bolag på Malta

Jag har sett det själv: En tysk klient kom till mig med sin perfekt strukturerade Malta-holding, mallig över sina 5 % i skatt. Tre månader senare droppade ett besked om revision pga. fast driftställe ned i brevlådan. Varför? Han hade missat att hans tyska säljpartner fungerade som ständig representant och därmed utlöste risk för fast driftställe.

Den ständiga representanten: Din osynliga fiende

Ett fast driftställe uppstår inte bara genom fasta lokaler utan även genom ständiga representanter. Det är personer som:

• Brukar sluta avtal i ditt företags namn
• Regelbundet nyttjar sin fullmakt
• Inte agerar självständigt (alltså inte är riktiga mäklare eller kommissionärer)

Typiska fallgropar:

Management and Control-problematiken

Här blir det riktigt knepigt: Om den faktiska ledningen av ditt Malta-bolag sker från Tyskland blir bolaget skattepliktigt där – även utan formellt fast driftställe.

Det kan gå snabbare än du tror:

1. Styrelsemöten hålls regelbundet i Tyskland
2. Strategiska beslut fattas vid det tyska köksbordet
3. Daglig ledning sker från Tyskland
4. Bankärenden och viktiga avtal administreras från Tyskland

Jag hade en klient som trodde att ett årligt styrelsemöte på Malta räckte. Icke då. När skattemyndigheten granskade hans mejl och såg att han tog operativa beslut dagligen från München, föll det argumentet platt.

Digitala spår: Din osynliga angivare

Underskatta aldrig hur noggranna dagens skattemyndigheter är. Dina digitala fotavtryck säger mer om din faktiska verksamhet än vilken snygg Malta-adress som helst:

• IP-adresser vid online-banking och mejl
• Mobilpositionering och GPS-data
• Kreditkortstransaktioner och deras geografiska koppling
• Videomötesloggar från Skype, Teams eller Zoom
• Cloud-inloggningar och tidsstämplar på dokumentändringar

Vad innebär detta för dig? Du behöver vattentät dokumentation över verksamheten i Malta och tydlig gränsdragning mot Tyskland. Det är jobbigt – men billigare än skattekrav + räntor.

Substance-krav: Så bevisar du verklig affärsverksamhet på Malta

Nu till själva hjärtat av allt: den ekonomiska substansen (Economic Substance). Det är inte bara ett modeord på konsultfakturor, utan din livlina mot att fastna i problem med fast driftställe.

Malta införde 2019 Economic Substance Requirements – inte för att de själva ville, utan på EU:s begäran. Sedan dess duger det inte med bara ett postbox-bolag.

Vad menar maltesiska myndigheter med ”verklig substans”?

Myndigheterna på Malta granskar fyra huvudområden:

1. Core Income Generating Activities (CIGA): Värdeskapande aktiviteter måste ske på Malta
2. Tillräckligt antal anställda: Du behöver kvalificerade medarbetare på plats
3. Tillräckliga driftskostnader: Rimliga rörelsekostnader på Malta
4. Fysisk närvaro: Riktig närvaro, inte bara en postadress

Kontor vs. virtuellt kontor: Vad gäller egentligen?

Här skiljs agnarna från vetet. Jag ser ständigt företagare som tror att ett virtuellt kontor för 200 € i månaden räcker. Spoiler: Det gör det inte.

Mitt tips: Satsa hellre på ett riktigt kontor med minst en kvalificerad maltesisk anställd, än riskera dyra skattesmällar. En bra Office Manager på Malta kostar 30.000–40.000 €/år, men kan spara dig miljontals euro i problem.

Krav på anställda: Kvalitet slår kvantitet

Malta är pragmatiskt: Det handlar inte om antal personal utan om deras kvalifikationer och faktiska roll. Viktigast är:

• Relevant kompetens: Medarbetaren ska vara kvalificerad för sin arbetsuppgift
• Heltid vs. deltid: Heltidspersonal ger mer substance-värde
• Beslutsmandat: Kan de fatta egentliga affärsbeslut?
• Dokumentation: Arbetsavtal, kompetensintyg, arbetsbeskrivningar

En maltesisk CPA (Certified Public Accountant) på deltid som CFO ger dig mer substans än tre oerfarna assistenter. Kvalitet före kvantitet, som alltid.

Dokumentationskrav: Pappersarbetet som räddar dig

Tråkigt men livsviktigt: Du måste kunna dokumentera att ditt Malta-bolag har riktig substans på plats. Min checklista:

• Hyresavtal och elräkningar för kontoret
• Anställningsavtal och löneutbetalningar för alla anställda
• Protokoll från styrelsemöten (på Malta!)
• Reseräkningar för ledningens Malta-besök
• Kontoutdrag från maltesiska banker
• Operativa underlag: Fakturor, avtal, korrespondenser från Malta
• IT-loggar: Bevis på systeminloggningar från Malta

Vad innebär detta för dig? Påbörja dokumentationen dag ett. Att försöka lappa ihop underlag i efterhand är dyrt och ofta utsiktslöst. Jag har sett klienter betala 50.000 € för forensisk bokföring bara för att bevisa äkta Malta-substans.

Skatterättslig hemvist vs. fast driftställe: Skillnaden som kan kosta miljoner

Nu blir det filosofiskt – på ett väldigt kostsamt sätt. För många förväxlar skatterättslig hemvist med undvikande av fast driftställe. Det är som att jämföra äpplen och päron — och päronen kostar här betydligt mer.

Skatterättslig hemvist: Var ”bor” ditt bolag?

Den skatterättsliga hemvisten för ditt Malta-bolag avgörs enligt maltesiska regler främst av:

• Registreringsort: Var bolaget bildats (Malta ✓)
• Plats för ledning och kontroll: Var företagsledningen verkligen sker

Här lurar första fallgropen: Även ett maltesiskt Ltd kan förlora sin hemvist om det verkligen styrs från Tyskland — det kallas utflyttningsbeskattning (exit taxation), ett ord som får varje skatterådgivare att gråta.

Dubbelbeskattningsavtalet: Ditt (inte helt täta) skyddsnät

Dubbelbeskattningsavtalet (DBA) mellan Tyskland och Malta ska skydda dig från dubbelbeskattning. Det låter bra i teorin – men med vissa hakar:

DBA skyddar bara mot dubbelbeskattning, inte mot att ett fast driftställe uppstår.

Konsekvens: Om ditt Malta Ltd upprättar ett fast driftställe i Tyskland, beskattas vinsten där – oavsett vad som står i DBA.

Tie-Breaker Rules: När två länder slåss om din skatt

Vad händer om både Malta och Tyskland hävdar skatterättslig hemvist för ditt bolag? Då träder tie-breaker rules från DBA i kraft:

1. Plats för effektiv ledning: Var fattas de viktigaste besluten?
2. Överenskommelse-lösning: Skattemyndigheterna förhandlar

Så här går det ofta till: Båda länders myndigheter granskar var verklig ledning sker. Och vem vinner? Just det – det land med bäst utredningsmöjligheter och störst aptit på skatteintäkter.

Substance over Form: Den moderna skattegranskningens ledord

OECD har med sina BEPS-regler (Base Erosion and Profit Shifting) satt ner foten: Formella strukturer utan ekonomisk substans ignoreras. För dig innebär det:

Vad innebär detta för dig? Du kan bygga hur snygga Malta-strukturer som helst – skatterättsligt spelar det ingen roll om verksamheten faktiskt bedrivs från Tyskland. Då får du alla kostnader för en internationell struktur utan skattefördelarna.

Praktisk checklista: Så skyddar du dig mot problem med fast driftställe

Nu räcker det med teori. Här är din battle-tested checklista – framtagen efter hundratals Malta-struktureringar. Dessa punkter har redan besparat många klienter dyra överraskningar:

Snabbåtgärder: Minimum för starten

Dokumentation (vecka 1–2):

• ☐ Skapa en separat Malta-e-post (@malta-domain)
• ☐ Maltesiskt mobilnummer och lokalt bankkonto
• ☐ Hyresavtal för faktiska kontorslokaler (inte bara virtuellt kontor)
• ☐ För kalender över Malta-vistelser (bevis på fysisk närvaro)
• ☐ Dokumentera affärsprocesser: Vad sker var?

Operativ åtskillnad (vecka 3–4):

• ☐ Viktiga avtal sluts bara via Malta-bolaget
• ☐ Kundkommunikation sker från Malta-adresser
• ☐ Banker och betalningar via maltesiska konton
• ☐ IT-system och cloud-tjänster via Malta-IP
• ☐ Styrelsemöten hålls uteslutande på Malta

Medellång strategi: Bygg substans på rätt sätt

Personal och kompetens (månad 2–6):

Infrastruktur och system (månad 3–12):

• ☐ Egen IT-infrastruktur på Malta (server, VPN, lokala backups)
• ☐ Malta-baserad bokföringsmjukvara och dokumentarkiv
• ☐ Lokala tjänsteleverantörer (jurist, revisor, bank)
• ☐ Flytta operativa uppgifter till Malta
• ☐ Customer Relationship Management från Malta

Långsiktig optimering: Bulletproof struktur

Governance och kontroll (år 1–2):

• ☐ Styrelse med maltesisk majoritet
• ☐ Ledningen tillbringar minst 183 dagar/år på Malta
• ☐ Strategisk planering och budget tas på Malta
• ☐ Investeringsbeslut via Malta-styrelsen
• ☐ Risk management och compliance från Malta

Affärsmässig substans (år 2+):

• ☐ Kärnverksamhet i Malta
• ☐ Utveckling av immateriella rättigheter på Malta
• ☐ Kundservice och support från Malta
• ☐ Marknadsföring och försäljning i Malta
• ☐ Treasury och cash management från Malta

Varningstecken: Dessa signaler måste du ta på allvar

Om du bockar för något av dessa är det dags att slå larm:

1. Styrelsemöten hålls ofta utanför Malta
2. Viktiga avtal sluts utan Malta-inblandning
3. Bankärenden går främst via utländska konton
4. Företagsledning vistas under 90 dagar/år på Malta
5. Operativa beslut tas systematiskt utanför Malta
6. IT-system styrs mestadels från utländska IP-adresser
7. Kundkommunikation sker med utländska adresser/nummer

Vad innebär detta för dig? Den här checklistan är inte en nice-to-have, utan din försäkringspolicy mot miljonsmällar i efterbeskattning. Varje punkt du bockar av minskar risken väsentligt.

Så strukturerar du din Malta Holding rätt: Compliance utan huvudvärk

Dags för finalen: Hur bygger du en Malta-struktur som klarar även den mest kritiska skattegranskaren? Efter fyra år på ön och oräkneliga struktureringar kan jag intyga – det är fullt möjligt, men inte gratis.

Holding vs. operativt bolag: Rätt rollfördelning

Klassiska felet: Ett enda Malta-bolag ska göra allt – holding, drift och asset management. Lite som en schweizisk armékniv: praktisk i teorin, mindre smart i praktiken.

Beprövad modell:

• Malta Holding Ltd: Enbart förvalta andelar, minimal operativ aktivitet
• Malta Operating Ltd: Utövar aktiv affärsverksamhet och värdeskapande
• Service Provider: Oberoende maltesiska partners för administration

Den här uppdelningen har sin poäng: Holdingen kräver mindre substans (endast förvaltning), medan det operativa bolaget måste visa all möjlig substans.

Skatteplanering vs. substans: Hitta balansen

Här är sanningen som få rådgivare säger högt: Optimal skatteplanering och minimala substanskrav går inte ihop. Du måste hitta balansen mellan skattevinst och compliance-kostnader.

Timing-strategier: Vad ska implementeras när?

Du behöver inte gå all-in från dag ett. Smarta strukturer växer i takt med affären:

Fas 1 (månad 1–6): Grunduppbyggnad

• Starta Malta-bolag med riktigt kontor
• Anställ en kvalificerad Office Manager
• Flytta kärnprocesserna till Malta
• Upprätta basala compliance-strukturer

Fas 2 (månad 6–18): Expansion

• Bredda personalstyrkan efter behov
• Kärnverksamheten successivt till Malta
• Optimera IT och system
• Professionaliserad governance

Fas 3 (år 2+): Optimering

• Full operationell självständighet
• Advanced tax planning-strategier
• Multijurisdiktionella strukturer
• Integration av Family Office

Kostnads-/nyttoanalys: När är Malta lönsamt?

Den brutala sanningen: Malta-strukturer passar inte alla. Här är min raka bedömning av när det blir lönsamt:

• Minsta omsättning/vinst: 500.000 €/år
• Sweet spot: 1–10 miljoner €/år
• Maximum complexity: Från 50 miljoner € (då passar ofta andra jurisdiktioner bättre)

Break-even-exempel:

1. Tysk skatt: 30–35 % av vinsten
2. Malta-skatt (med återbetalning): 5–10 %
3. Skattebesparing: 20–30 % av vinsten
4. Malta compliance-kostnader: 50.000–100.000 €/år
5. Break-even: Vid ca 300.000 € i årlig vinst

Vad innebär detta för dig? Under 300.000 € i årlig vinst är Malta sannolikt för dyrt. Ovanför det blir det mycket intressant – men bara med professionell struktur.

Vanliga frågor om PE Risk Management Malta

Kan ett Malta-bolag ha fast driftställe i Tyskland utan att jag märker det?

Ja, det är ett av de vanligaste och dyraste misstagen. Ett fast driftställe uppstår ofta omärkligt – vid användning av hemkontor, regelbunden affärsverksamhet eller genom ständig representant i Tyskland. Därför är förebyggande dokumentation och tydliga processer så viktiga.

Räcker ett virtuellt kontor på Malta för substance-kraven?

Nej, absolut inte. Virtuella kontor ses som ren postadress utan ekonomisk substans. Du behöver minst ett riktigt kontor med löpande användning och kvalificerad medarbetare på plats. Malta Financial Services Authority kontrollerar detta noggrant.

Hur många dagar måste jag själv vara på Malta?

Det finns ingen fast regel, men jag rekommenderar minst 90–120 dagar per år för ledningen. Viktigare är dock att strategiska beslut och styrelsemöten bevisligen hålls på Malta. Kvalitet framför kvantitet i fysisk närvaro.

Vad händer vid revision om fast driftställe av tyska myndigheter?

Skattemyndigheten granskar den faktiska verksamheten – inte de formella strukturerna. De analyserar mejl, resor, beslutsprocesser och digitala spår. Utan komplett dokumentation av Malta-aktiviteter blir det dyrt – efterbeskattning, ränta och böter är möjliga.

Kan maltesiska anställda jobba på distans?

Ja, men med förbehåll. Kärnverksamheten (Core Income Generating Activities) måste ske fysiskt på Malta. Distansarbete är okej för stödfunktioner, men värdeskapande aktiviteter måste ha verklig Malta-närvaro. Dokumentera distansarbete noggrant.

Hur skiljer jag mellan holding- och operativ verksamhet?

Holdingverksamhet är passiv förvaltning, mottagande av utdelning och strategisk översikt. Operativ verksamhet omfattar aktiv affärsverksamhet, kundservice, produktutveckling och drift. För operativt måste du kunna visa betydligt mer substans på Malta.

Vid vilken bolagsstorlek lönar sig en Malta-struktur?

Break-even ligger kring 300.000 € i årlig vinst. Under det är compliance-kostnaderna (50.000–100.000 €/år) oftast högre än din skattebesparing. Sweet spot är 1–10 miljoner € i vinst – där blir nyttan klart större än insatsen.

Vilka är de största varningstecknen vid Malta-strukturer?

Toppriskerna är: Styrelsemöten utanför Malta, avtal utan Malta-inblandning, främst utländska IT-accesser, ledning under 90 dagar/år på Malta och systematiskt beslutsfattande utanför Malta. Allt detta leder nästan alltid till problem med fast driftställe.

Kan jag flytta befintliga tyska strukturer till Malta?

Ja, men med risk för utflyttningsskatt. Vid flytt av rörelsekapital eller betydande andelar kan stora skatter bli aktuella. En stegvis överflytt under flera år och professionell rådgivning är avgörande. Alltid noggrann förberedelse innan flytt.

Hur bevisar jag verklig verksamhet på Malta vid granskning?

Med komplett dokumentation: Hyresavtal, anställningsavtal, styrelseprotokoll, reseunderlag, bankutdrag, operativa bevis och IT-loggar. Allt måste visa att kärnverksamheten äger rum på Malta. Förebyggande dokumentation är alltid billigare än forensisk upprensning i efterhand.