Innehållsförteckning Malta substanskrav 2025: Vad som har förändrats Economic Substance Test: De 5 kärnkriterierna för Malta-bolag Malta Holding Substansvillkor: Särskilda regler för holdingbolag Compliance-standarder 2025: Dokumentation och bevisföring Praktisk tillämpning: Så uppfyller du substanskraven Vanliga compliance-misstag och hur du undviker dem Framtidsutsikter: Vad väntar 2025 Vanliga frågor Känner du igen dig? Du tror att ditt Malta-bolag flyter på smidigt – och så kommer ett brev från de maltesiska skattemyndigheterna. Plötsligt måste du kunna bevisa att ditt bolag inte bara existerar på papperet, utan verkligen har ekonomisk substans på Malta. Välkommen till verkligheten med de skärpta compliance-standarderna 2025. Efter två år på ön och otaliga samtal med skatterådgivare, entreprenörer och frustrerade bolagsägare kan jag lova dig en sak: Tiden för brevlådeföretag är definitivt förbi. Den som idag driver ett maltesiskt bolag måste kunna redovisa verklig substans – annars riskerar man allvarliga problem med internationella skattemyndigheter. Den goda nyheten? Med rätt förberedelser och koll på de gällande reglerna är det fullt möjligt. Den dåliga? Okunskap kommer att bli riktigt dyrt under 2025. Malta substanskrav 2025: Vad som har förändrats År 2025 innebär de hittills striktaste substanskraven för Malta-bolag. Vad som tidigare betraktades som skatteoptimering granskas nu noggrannare än någonsin. Nya EU-direktiv och deras konsekvenser EU:s Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) har satt rejäl press på Malta. Sedan januari 2025 gäller hårdare regler för erkännandet av maltesiska företag inom EU. Vad innebär det för dig? Ditt bolag måste kunna visa att det verkligen är verksamt på Malta – inte bara registrerat där. De viktigaste förändringarna i korthet: Minimum Economic Activity Test: Bolag måste visa upp en miniminivå av affärsverksamhet i förhållande till sina intäkter. Enhanced Documentation Requirements: Utökade dokumentationskrav för alla affärsaktiviteter. Real Business Purpose Test: Varje transaktion ska ha ett verkligt affärsmässigt syfte. Quarterly Compliance Reporting: Kvartalsvisa rapporter till de maltesiska myndigheterna. OECD BEPS-uppdateringar för Malta OECD:s Base Erosion and Profit Shifting (BEPS) initiativ har förändrat Maltas skatteregler i grunden. Som EU-medlem måste Malta tillämpa alla BEPS-åtgärder – vilket påverkar din bolagsstruktur. Särskilt relevant är Action 5 (Harmful Tax Practices): Malta har fått anpassa sina IP-box-regler och införa striktare nexusregler. Om du hanterar immateriella rättigheter via Malta måste du kunna visa att den verkliga utvecklingsverksamheten sker på ön. Economic Substance Requirements har skärpts De Economic Substance Requirements (ESR) utgör kärnan i de nya compliance-reglerna. Tidigare räckte det med en lokal direktör och en postadress; idag krävs det mätbara affärsaktiviteter på plats. Det nya ESR-ramverket bygger på fem pelare som jag förklarar utförligt i nästa avsnitt. Spoiler: Ett virtuellt kontor i Sliema räcker inte längre. Vad betyder det för dig? Räkna med minst 6–12 månaders framförhållning för att bygga upp reell substans. Spontana lösningar fungerar inte längre. Economic Substance Test: De 5 kärnkriterierna för Malta-bolag Economic Substance Test är helt avgörande för ditt maltesiska bolag. Dessa fem kriterier avgör om ditt företag anses ha verklig substans eller hamnar i facket för skatteupplägg. Ledning och kontroll på Malta Core Management and Control innebär att de viktigaste affärsbesluten måste fattas fysiskt på Malta. Det betyder inte att din vd måste sitta på kontoret varje dag, men de strategiska besluten ska tas på plats. Det innebär konkret: Minst sex styrelsemöten per år på Malta Protokollförda beslut kring viktiga affärstransaktioner Bevis på att styrelsemedlemmarna faktiskt varit närvarande på Malta Lokal kontroll över bankkonton och investeringsbeslut Jag känner en tysk företagare som höll sina styrelsemöten via Zoom från München. Det gick bra i tre år – tills de maltesiska myndigheterna hörde av sig. Slutnotan: över 150 000 euro i restskatt. Affärsverksamhet i proportion till intäkterna Adequate Business Activity är det knepigaste kriteriet. Malta kontrollerar om affärsverksamheten på plats står i rimlig proportion till bolagets intäkter. Ett bolag som omsätter 5 miljoner euro kan inte drivas med en deltidsassistent. Årlig omsättning Minsta verksamhetsnivå Typiska kostnader Upp till 500 000 € 1 heltidsanställd 35 000–45 000 € 500 000 € – 2 milj € 2–3 anställda + ledning 80 000–120 000 € 2 milj € – 10 milj € 5+ anställda + senior management 200 000–350 000 € Över 10 milj € Fullständiga lokala operationer 500 000 €+ Kvalificerad personal på plats Adequate Employees betyder inte bara ”siffror på papper”, utan kvalificerade yrkespersoner. Maltesiska myndigheter går igenom om personalen verkligen har kompetensen som krävs för din affärsverksamhet. En IT-holding behöver till exempel inte bara en revisor, utan även personal med teknisk kompetens. En fastighetsholding klarar sig inte med en jurist – du behöver även fastighetsexpertis. Praktiskt tips: Dokumentera dina anställdas kvalifikationer noggrant. CV:n, certifikat, fortbildningsbevis – allt som visar att du har rätt kompetenser ombord. Rimliga rörelsekostnader på Malta Adequate Operating Expenditure ser till att dina utgifter på Malta verkar realistiska. Ett konsultbolag som omsätter 2 miljoner euro men bara har 30 000 euro i lokala utgifter ringer alla varningsklockor. Typiska rörelsekostnader inkluderar: Löner (ofta största posten) Kontorshyra och driftkostnader IT-infrastruktur och mjukvarulicenser Professional services (advokater, skatterådgivare) Marknadsföring och affärsutveckling Resekostnader för Malta-relaterad verksamhet Fysisk närvaro och lokaler Physical Presence måste matcha din verksamhet. Ett delat kontor i Valletta kan funka för ett mindre konsultbolag, men inte för ett stort tradingbolag. Myndigheterna ser bland annat på: Rimlig kontorsyta för antalet anställda Inredning utifrån affärsverksamhet Verifierad bruk av kontoret (inte bara brevlådeadress) Långa hyreskontrakt som indikator på allvarligt syfte Vad betyder det för dig? Räkna med minst 1 500–3 000 euro i månaden för lämpliga kontorslokaler på bra adresser. Billiga lösningar blir snabbt genomskådade. Malta Holding Substansvillkor: Särskilda regler för holdingbolag Malta-holdings är särskilt under lupp från skattemyndigheterna. Varför? Här finns störst möjligheter till skatteplanering – och därmed största risken för missbruk. Minimikrav för passiva inkomster Vid passiva inkomster som utdelningar, räntor eller licensavgifter gäller lättare substanskrav. Men obs! ”Lättare” betyder inte ”obefintliga”. Malta kräver för holdingbolag minst: Ett kvalificerat styrelse med minst en Malta-bosatt ledamot God administrativ infrastruktur Dokumenterade investeringsstrategier och due diligence-processer Regelbunden övervakning av innehav Det kan låta enkelt, men det döljer sina fallgropar. Jag känner till ett fall där en till synes enkel holding fick enorma problem på grund av saknade protokoll från investeringskommittén. Administrativ substans vs. operativ substans Malta särskiljer mellan Administrative Substance och Operational Substance. Rena holdingbolag kan klara sig med mindre operativa resurser, men måste visa upp starkare administrativa strukturer. Substanstyp Ren holding Operativ holding Minsta personal 1–2 kvalificerade personer 3+ beroende på verksamhet Styrelsemöten Kvartalsvis Månatligen Dokumentation Fokus investering Fokus operativ verksamhet Årliga kostnader 60 000–100 000 € 150 000 €+ Styrelsemöten och beslutsprocesser Board Composition är avgörande för din Malta-holding. En maltesisk nominee director som bara skriver under räcker inte längre. Dina lokala direktörer måste ha verklig beslutsmakt – och utöva den dokumenterat. Bästa praxis för styrelsemöten: Förberedelse: Skicka agenda minst 48 timmar i förväg Deltagande: Fysisk närvaro på Malta ska dokumenteras Protokoll: Detaljerad redovisning av alla beslut Uppföljning: Kontroll av att besluten verkställs Som en skatterådgivare i Valletta sa till mig: Kvaliteten på dina styrelseprotokoll avgör kvaliteten på din substans. Så sant som det är sagt. Vad betyder det för dig? Investera i kvalificerade lokala styrelseledamöter och professionella processer. Det kostar mer – men sparar miljontals euro i restskatt på lång sikt. Compliance-standarder 2025: Dokumentation och bevisföring Dokumentation är ryggraden i din substansstrategi. Utan vattentäta underlag spelar det ingen roll hur bra din verksamhet är. Maltas compliance-standarder 2025 är stenhårda: Vad som inte är dokumenterat har aldrig hänt. Vilka dokument behöver du? Den Essential Documentation som krävs för Malta-bolag omfattar mycket mer än tidigare. Här är hela checklistan jag samlat på mig genom åren: Corporate Governance Documents: Bolagsordning och stadgar (alltid uppdaterade) Styrelseprotokoll med tydliga beslut Protokoll från bolagsstämmor Utnämning och avgångar av direktörer Signatory Authorization Matrices Business Activity Records: Detaljerade affärsplaner och löpande uppdateringar Avtal med kunder, leverantörer, tjänsteleverantörer Fakturaspår och betalningsunderlag Bankutdrag med affärsmässig motivering Due Diligence-rapporter för större transaktioner Employment and Operations: Anställningsavtal och befattningsbeskrivningar Löneunderlag och skattedeklarationer Hyresavtal och räkningar för kontor IT-infrastrukturdokumentation Försäkringsdokumentation Proffstips: Använd ett digitalt dokumenthanteringssystem. Papperskaos klarar inte en myndighetsgranskning. Rapporteringsplikt gentemot maltesiska myndigheter Malta har kraftigt utvidgat sina Reporting Requirements 2025. Du måste rapportera specifika uppgifter inte bara årligen, utan också kvartalsvis. Kvartalsrapporter för compliance ska innehålla: Sammanfattning av ekonomisk verksamhet med nyckeltal Antal anställda och lönekostnader Malta-genererad omsättning och rörelsekostnader Sammanfattning och beslut från styrelsemöten Transaktioner med närstående parter (extra granskade) Årlig fullständig rapportering ska omfatta: Granskade bokslut Economic Substance Return (ESR) Transfer Pricing-dokumentation Country-by-Country Report (vid tillämplig storlek) Uppgifter om verkliga huvudmän CbC-rapportering och internationell transparens Country-by-Country Reporting (CbC) är obligatoriskt för stora maltesiska bolag. Om du har en konsoliderad omsättning på över 750 miljoner euro måste du detaljerat visa var vinster genereras och vilka skatter som betalas. CBC-rapporten kräver: Revenue: Uppdelat på interna/externa parter Profit/Loss: Före skatt, per jurisdiktion Income Tax: Betald och upplupen skatt Economic Activity Indicators: Antal anställda, tillgångar etc. Även om du ligger under 750-miljonersgränsen bör du förbereda dig redan nu. OECD diskuterar redan att sänka tröskeln till 200 miljoner euro. Vad betyder det för dig? Börja i tid med strukturerad dokumentation. Det är dyrt och ofta otillräckligt att komplettera i efterhand. Praktisk tillämpning: Så uppfyller du substanskraven Nu till det konkreta: Hur uppfyller du kraven på substans i praktiken, utan att bränna hela budgeten? Efter två år av trial-and-error kan jag dela med mig av några genvägar. Personal på Malta: Anställning vs. tjänsteleverantör Frågan om anställning är den största kostnadsdrivern. Heltidsanställda är dyra på Malta, men myndigheterna ser skeptiskt på inhyrda tjänsteleverantörer. Tricket är att hitta rätt balans. Tillsvidareanställning är lämpligt för: Nyckelpositioner (vd, CFO, operations manager) Roller som kräver kontroll Compliance och riskhantering Kundkontakt och affärsutveckling Tjänsteleverantörer funkar för: Administrativa uppgifter (HR, löner, enklare bokföring) IT-support och underhåll Juridisk och skattemässig rådgivning (via etablerade byråer) Marknadsföring och PR Rimliga kostnader för kvalificerad personal på Malta: Position Bruttolön/år Totalkostnad Operations Manager 45 000–65 000 € 55 000–80 000 € Compliance Officer 35 000–50 000 € 45 000–65 000 € Administrative Assistant 25 000–35 000 € 30 000–45 000 € Business Development 40 000–60 000 € 50 000–75 000 € Hyra kontor: Vad är tillräckligt? För Office Space gäller: kvalitet framför kvantitet. Ett proffsigt 100-kvadratmeterskontor på en bra adress signalerar mer substans än 200 kvadratmeter i ett anonymt industriområde. Topplägen för verksamhetssubstans: Valletta: Prestigefylld adress, men dyr (30–50 €/m²) Sliema/St. Julians: Business-hub, bra infrastruktur (25–40 €/m²) Ta’ Xbiex: Etablerat affärsområde (20–35 €/m²) Gzira: Uppstickarområde, rimliga priser (18–30 €/m²) Viktigt: Håll koll på serviceavgifter och driftkostnader. Ett kontor för 25 €/m² kan snabbt kosta 35 €/m² i praktiken. Måsten för ditt Malta-kontor: Avskilda rum för konfidentiella samtal Professionell IT-infrastruktur Mötesrum för styrelsemöten God säkerhet (viktigt för compliance) Parkering (Maltas trafik är inte att leka med!) Styrelsesammansättning och lokala direktörer Valet av lokala direktörer är avgörande. En billig nominee-director kan kosta dig miljoner om de inte klarar en granskning. Kvalitetskriterier för Malta-direktörer: Relevanta erfarenheter från branschen (inte bara juridik eller redovisning) Bevisad maltesisk hemvist God vandel Tillgänglighet för regelbundna styrelsemöten Förståelse för din affärsmodell Kostnadsnivå för kvalificerade direktörer: Seniora proffs: 25 000–50 000 € årligen Erfarna icke-exekutiva: 15 000–30 000 € årligen Specialistkompetens: Ytterligare 5 000–15 000 € Mitt råd: Snåla inte på direktören. En erfaren, lokal affärsman som förstår ditt bolag är guld värd. Kostnadsplanering för verklig substans Vi ska vara ärliga: Verklig substans kostar pengar. Här är min realistiska uppskattning för olika bolagsstorlekar: Litet bolag (upp till 1 milj € omsättning): Kontorslokaler: 30 000–50 000 € Personal: 60 000–100 000 € Professional services: 15 000–25 000 € IT och utrustning: 8 000–15 000 € Total: 113 000–190 000 € per år Medelstort bolag (1–10 milj € omsättning): Kontorslokaler: 50 000–80 000 € Personal: 150 000–300 000 € Professional services: 25 000–50 000 € IT och utrustning: 15 000–30 000 € Total: 240 000–460 000 € per år Vad betyder det för dig? Lägg minst 10–15 % av Malta-omsättningen på substanskostnader. Allt under det väcker misstankar. Vanliga compliance-misstag och hur du undviker dem På två år på Malta har jag sett alla tänkbara compliance-katastrofer. Den goda nyheten: De flesta misstag går att undvika om du vet vad du ska se upp för. Känna igen och undvika skensubstans Sham Substance är det värsta för compliance. Maltesiska myndigheter har en finkänslighet för att upptäcka skenaktiviteter på långt håll. Red flags som syns direkt: Styrelsemöten som alltid pågår exakt 15 minuter Personal som jobbar för 20 bolag samtidigt Kontor som känns som tandläkarmottagningar från 80-talet Affärstransaktioner enbart mellan närstående bolag Management fees som alltid är runda (100 000 €, aldrig 97 346 €) Så bygger du reell substans: Start with Why: Sätt tydliga affärsmål för Malta-verksamheten Think Long-term: Planera 3–5 år framåt Invest in People: Bra personal är ditt bästa compliance-skydd Document Everything: Men bara autentiskt, inte påhittat Be Consistent: Din berättelse måste hålla ihop Åtgärda dokumentationsluckor Documentation Gaps är klassikern bland compliance-missar. Du har reell substans – men kan inte bevisa den? Då sitter du illa till. Typiska dokumentationsmissar: Saknade styrelseprotokoll för viktiga beslut Ofullständiga personalakter Slarvig ekonomirapportering Saknad due diligence-dokumentation Luckor i kommunikationsflöden Mitt beprövade documentation system: Dokumenttyp Uppdateringsintervall Arkiveringstid Styrelseprotokoll Efter varje möte Permanent Ekonomiska dokument Månadsvis 7 år Personalakter Vid förändringar 5 år efter avslutad anställning Kontraktsdokumentation Vid avtal/ändringar Avtalstid + 3 år Tajming vid substansuppbyggnad Tajming-misstaget är extra lurigt: Du börjar bygga upp substans först efter myndighetskontakt. Det ser ut som en bekännelse och gör allt värre. Gyllene regel: Substansen ska vara på plats innan affärsverksamheten drar igång – inte efteråt. Optimal tidsplan för substansuppbyggnad: Månad 1–2: Bolagsbildning och grundutrustning Månad 3–4: Kontor och första anställningar Månad 5–6: Styrelseetablering och första verksamheten Månad 7–8: Införande av dokumentationssystem och processer Månad 9–12: Full operativ substans Från månad 13: Större affärstransaktioner Snabblösningar håller inte. Ett italienskt holdingbolag försökte bygga substans på tre månader. Resultat: 2 miljoner euro i restskatt. Vad betyder det för dig? Planera långsiktigt och bygg substansen steg för steg. Tålamod lönar sig – otålighet blir riktigt dyrt. Framtidsutsikter: Vad väntar 2025 Maltas compliance-landskap förändras snabbt. Den som tror att dagens regler är slutet på förtydliganden tar grundligt fel. Här är de viktigaste förändringarna som snart är aktuella. Pillar Two-implementering på Malta Pillar Two från OECD (Global minimiskatt) kommer att omvandla Maltas skattesystem. Från 2025 införs 15 % minimiskatt för multinationella koncerner med över 750 miljoner euro i omsättning. Vad det innebär för Malta-bolag: Substance becomes King: Endast bolag med verklig substans kan få undantag Complex Calculations: Test av effektiv skattesats blir ett skräckscenario för skatterådgivare Top-up Taxes: Om Malta-skatten inte räcker betalar moderbolaget mellanskillnaden Safe Harbours: Vissa verksamheter undantas – men bara vid bevisad substans DAC6 och rapporteringskrav EU Directive on Administrative Cooperation (DAC6) skärper kraven för rapportering av gränsöverskridande skatteupplägg markant. Från 2025 måste Malta dela ännu mer information med övriga EU-länder. Utökade rapporteringskrav innefattar: Cross-border arrangements med utvalda kännetecken Aggressiva skatteupplägg Information om verkliga huvudmän i realtid Transaktioner med närstående över vissa trösklar Det betyder: Din Malta-struktur blir mer transparent än någonsin. Integritet blir en lyx bara få kan unna sig. Brexit-effekter på UK–Malta-strukturer Brexit-konsekvenserna påverkar UK–Malta-strukturer med fördröjning. Många dubbelbeskattningsavtal måste omförhandlas och EU-friheterna gäller inte längre automatiskt. Konkreta effekter: Withholding Taxes: Högre källskatter mellan UK och Malta Substance Requirements: UK granskar Maltabolag ännu tuffare Regulatory Divergence: Compliance-standarder utvecklas olika snabbt Migration Pressure: Många UK–Malta-strukturer flyttar till Irland eller Nederländerna Ett family office i London, som jag råder, tvingades avveckla hela sin Malta-struktur efter Brexit på grund av ökade compliance-kostnader. Sorgligt för all substans som byggts upp under 15 år. Vad betyder det för dig? 2025 blir året för stora strukturförändringar. Den som inte agerar nu får snart betala mycket mer. Vanliga frågor Vad kostar minimal verklig substans för ett Malta-bolag? För ett litet Malta-bolag (upp till 1 milj € i omsättning) bör du räkna med minst 100 000–150 000 € per år för verklig substans. Det inkluderar kontor, kvalificerad personal, lokala direktörer och professionella tjänster. Större bolag behöver ofta 200 000–500 000 € årligen. Kan jag som icke-resident själv vara direktör i mitt Malta-bolag? Ja, men du måste bevisa att viktiga affärsbeslut faktiskt tas på Malta. Det kräver regelbunden fysisk närvaro vid styrelsemöten och dokumenterade beslutsprocesser på plats. En Malta-bosatt direktör är dessutom nästan alltid nödvändig. Räcker ett delat kontor för fysisk närvaro? Det beror på din verksamhet. För små konsultbolag kan ett professionellt delat kontor vara tillräckligt, men för större verksamhet krävs mer. Det viktiga är att kontoret är proportionerligt mot din verksamhet och används på riktigt. Rena brevlådeadresser accepteras inte längre. Hur ofta måste jag hålla styrelsemöten på Malta? Minst kvartalsvis, helst varje månad vid större bolag. Det är avgörande att viktiga beslut faktiskt tas på plats på Malta. Mötena ska dokumenteras, och deltagarnas närvaro på Malta måste kunna styrkas. Vad händer om man bryter mot substanskraven? Konsekvenserna är tuffa: förlust av skattefördelar, restskatt med ränta, böter på 5 000–50 000 €, och i värsta fall internationell dubbelbeskattning. Malta delar dessutom information om brister med andra EU-myndigheter. Kan jag anlita service providers för personalen? Delvis ja, men kritiska funktioner måste bemannas av egna anställda. Tjänsteleverantörer funkar för administrativa roller, inte för ledning eller kontrollfunktioner. Balansen mellan egen personal och service providers ska vara rimlig. Hur dokumenterar jag min Malta-substans korrekt? Använd ett digitalt ärendehanteringssystem med alla styrelseprotokoll, anställningsavtal, hyresavtal, fakturor och bankunderlag. Dokumentera regelbundet affärsaktiviteten och håll alla compliance-rapporter aktuella. Om det inte finns dokumenterat, räknas det inte för myndigheterna. Gäller substanskraven även små Malta-bolag? Ja, men i mildrad form. Även små bolag måste kunna visa affärsverksamhet på Malta. Kraven är proportionerliga mot verksamheten – men substans-noll går inte längre. Kan jag rädda en befintlig Malta-struktur? Det beror på. Om du agerar snabbt och bygger substans systematiskt finns ofta en chans. Börja med ett ärligt nuläge med kvalificerade rådgivare – och omsätt sedan rekommendationerna konsekvent. Kosmetiska lösningar funkar inte – myndigheterna ser igenom det direkt. Lönar sig Malta ens längre under 2025? För bolag med verklig affärsverksamhet, definitivt ja. Malta erbjuder fortsatt attraktiva skattefördelar, EU-tillgång och ett stabilt rättssystem. Men ”billiga lösningar” är ett minne blott. Är du beredd att investera i verklig substans, kan Malta vara mycket lönsamt även framöver.
