Substanschecklista Malta 2025: Uppfyll alla internationella krav

Vad är Substance Requirements i Malta?

Substance Requirements – eller på svenska substanskrav – är regler som säkerställer att ditt maltesiska bolag inte bara finns på papperet. EU-lagstiftning och OECD kräver att företag där de är skattskyldiga också faktiskt bedriver ekonomisk verksamhet.

Varför finns dessa krav egentligen?

Kort svar: För att motverka skatteflykt. Det längre svaret: Sedan EU-direktivet ATAD (Anti-Tax Avoidance Directive) från 2016 och OECD:s BEPS-initiativ (Base Erosion and Profit Shifting) måste EU-länder som Malta kunna bevisa att bolag som är skrivna där faktiskt har verkliga verksamheter.

Vad innebär det för dig? Du kan inte bara starta ett brevlådeföretag i Valletta och hoppas att ingen ställer frågor. Malta vill se att ditt företag har lokal förankring – med anställda, kontor och verkliga beslutsprocesser på plats.

Vem omfattas av Malta Substance Requirements?

Grundregeln är att samtliga maltesiska bolag omfattas, men myndigheterna granskar särskilt noggrant:

• Holdingbolag med innehav i utländska dotterbolag
• IP-bolag (Intellectual Property) som förvaltar licenser
• Finansiella institut och försäkringsbolag
• Shippingbolag med internationella rutter
• Trading-bolag med gränsöverskridande verksamhet

Mitt tips: Även om du bara tänker starta ett rörelsedrivande bolag, se till att planera relevant substans från början. Det är både billigare och enklare än att försöka rätta till det i efterhand.

De tre pelarna i maltesisk substans

Malta fokuserar på tre huvudområden:

1. Physical Presence (fysisk närvaro): kontor, utrustning, lokal infrastruktur
2. Economic Activity (ekonomisk aktivitet): omsättning, affärstransaktioner, värdeskapande
3. Human Resources (personal): kvalificerad arbetskraft och beslutsfattare på plats

Malta Substance Requirements 2025: De aktuella kraven i detalj

Sedan januari 2025 gäller skärpta regler på Malta. Malta Financial Services Authority (MFSA) har uppdaterat sina riktlinjer och genomför mer kraftfulla kontroller. Här går jag igenom vad som har ändrats och vad det innebär för din planering.

Fysisk närvaro: Mer än bara en postadress

Ditt maltesiska bolag måste ha en lämplig affärsadress. Vad lämplig betyder beror på vilken verksamhet du bedriver:

Viktigt: Enbart en adress hos en Company Service Provider räcker inte längre sedan 2025. Du behöver en faktisk arbetsplats där dina medarbetare kan jobba dagligen.

Personal: Rätt kompetens på plats

Här blir det konkret: Malta kräver kvalificerade anställda på plats som kan fatta beslut. Minimikrav (2025):

• Minst 2 heltidsanställda med maltesiska anställningsavtal
• Minst 1 director med hemvist på Malta
• Kompetens som passar verksamheten (intyg krävs)
• Skälig ersättning (Malta-riktmärke: min. 35 000 EUR/år för kvalificerade personer)

Vad innebär det? Det räcker inte att anställa två praktikanter och tro att det fungerar. MFSA kontrollerar både CV:n, kvalifikationer och lönelistor.

Operativa krav: Bevisa faktiskt verksamhet

Malta vill att du visar att bolaget skapar värde i landet. Det innebär bl.a.:

• Core Income-Generating Activities (CIGA) utförs på plats
• Regelbundna styrelsemöten på Malta (minst 4 gånger per år)
• Lokala bankkonton för operativ drift
• Compliance-infrastruktur (bokföring, revision, juridik)

Praktiskt tips: Dokumentera allt noggrant. Varje möte, varje beslutsprocess, varje operativ aktivitet. Vid en substansgranskning måste allt kunna redovisas i detalj.

Economic Substance Test Malta: Så klarar du revisionen

Economic Substance Test är hjärtat i den maltesiska substansgranskningen. Här förklarar jag hur det fungerar – och vilka knep du kan använda för att klara testet.

Granskning i tre steg

Malta granskar din substans i tre steg – som ett stresstest för bolaget:

Steg 1: Relevance Test (Relevanstest)

Först utreds om ditt bolag överhuvudtaget är substansrelevant. Det hänger på vilken typ av verksamhet du bedriver:

• Icke-relevanta verksamheter: Ren lokal butik eller lokala tjänster
• Relevanta verksamheter: Gränsöverskridande handel, IP-förvaltning, holdingverksamhet
• High-Risk-verksamheter: Renodlade IP-holdings utan operativ aktivitet

Vad betyder det för dig? Ju mer internationell verksamhet, desto hårdare granskas du av Malta.

Steg 2: Minimum Substance Test (minimigranskning)

Nu räknar Malta – de gillar siffror:

Steg 3: Adequate Substance Test (adekvans-testen)

Den verkliga utmaningen: Malta säkerställer att substansen motsvarar affärsvolymen. Ett holdingbolag med 100 miljoner och bara 2 anställda? Det går inte hem.

Riktlinjer för adekvat substans:

• Per 50 mln EUR förvaltat kapital: 1 extra kvalificerad anställd
• Per 10 mln EUR årsomsättning: 1 extra ledningsperson
• Operativa kostnader: Minst 0,1% av förvaltat kapital

Vad betyder det? Ju större verksamhet, desto mer substans krävs i Malta. Det finns ingen övre gräns – men ett trovärdigt minimum måste uppfyllas.

Substans-checklista Malta: Din steg-för-steg-guide

Nu blir det handfast. Här får du min checklista för att systematiskt bygga upp substansen på Malta – samma lista jag använder för mina kunder.

Fas 1: Förberedelse och planering (månad 1–2)

Skapa juridisk grund

1. Fullfölj bolagsbildning
   • Memorandum & bolagsordning färdigställs
   • Registrering hos Malta Business Registry
   • Ansök om VAT-nummer (skatteregistrering)
2. Set-up av compliance
   • Anlita maltesisk revisor (kostnad: 3 000–8 000 EUR/år)
   • Välj revisionsbolag
   • Utnämn Company Secretary
3. Banketablering
   • Starta ansökan om konto hos maltesisk bank
   • Förbered due diligence-dokumentation
   • Skapa affärsplan för banken

Fas 2: Fysisk infrastruktur (månad 2–3)

Säkra kontorsplats

Att hitta kontor på Malta kräver tålamod – räkna med minst 4–6 veckor:

Checklista kontorsutrustning:

• Internetanslutning (min. 100 Mbit/s) ✓
• Telefonsystem med maltesiskt nummer ✓
• Arbetsplatser till samtliga anställda ✓
• Konferensrum (kan vara delat) ✓
• Säkerhetssystem (särskilt för IP-bolag) ✓
• Postbox och receptionstjänst ✓

Fas 3: Personal och organisation (månad 3–4)

Hitta rätt anställda

Rekrytering på Malta är tufft – marknaden är liten och konkurrensutsatt. Mina erfarenheter:

• Lokal director: 60 000–120 000 EUR/år (beroende på kompetens)
• Operations Manager: 35 000–50 000 EUR/år
• Admin Assistant: 20 000–30 000 EUR/år
• Compliance Officer: 45 000–65 000 EUR/år

Insidertips: Använd maltesiska rekryteringsbyråer som Konnekt eller Reed. De har koll på den lokala marknaden och realistiska lönenivåer.

Säkerställ Employment Compliance

1. Skriv anställningsavtal enligt maltesisk lag
2. Registrera socialförsäkring för alla anställda
3. Privat sjukförsäkring (ofta förväntat, ej krav enligt lag)
4. Sätt upp lönehanteringssystem

Fas 4: Operativ implementering (månad 4–6)

Lokaliserade affärsprocesser

Nu är det dags för verklig värdeskapande verksamhet på Malta:

• Beslutsfattande: Strategiska beslut måste fattas på Malta
• Avtalstecknande: Viktiga avtal ska förhandlas från Malta
• Riskhantering: Sätt upp compliance och risk management lokalt
• Controlling: Ekonomistyrning och rapportering från Malta

Dokumentation och compliance

Malta är mycket dokumentationsinriktat. Håll noggrann reda på:

• Protokoll från styrelsemöten (minst kvartalsvis)
• Närvarolistor vid viktiga möten
• Beslutsdokumentation
• Tidsregistrering för personal
• Specifikation av operativa kostnader

Malta Holding Substanskrav: Särskilda regler för holdingbolag

Holdings är ett signum för det maltesiska företagslandskapet – men också huvudområde för substansgranskarna. Här förklarar jag vad som särskilt gäller för dig med holdingbolag.

Pure Holdings vs. Mixed Holdings

Malta skiljer strikt mellan två holdingtyper:

Pure Equity Holdings (renodlade holdingbolag)

Endast förvalta innehav, ingen operativ verksamhet:

• Reducerade substanskrav: 1–2 kvalificerade anställda räcker
• Fokus på governance: Styrelsemöten och tillsyn i centrum
• Kostnadseffektivitet: Operativa kostnader kan hållas nere

Mixed Holdings (kombinerade bolag)

Både ägande och operativ verksamhet:

• Fulla substanskrav: Som för rörelsedrivande bolag
• Utökad compliance: För varje affärsområde
• Högre kostnad: Men mer flexibilitet

Vad betyder det? Ta ett aktivt beslut. Pure holding är billigare, men mindre flexibel.

Substans i förhållande till kapital

Ju större förvaltat kapital, desto högre substanskrav från Malta:

IP-holdings: Specialfall

Intellectual Property-holdings granskas särskilt hårt sedan OECD:s DEMPE-princip (Development, Enhancement, Maintenance, Protection, Exploitation):

• Utvecklingsverksamhet måste bevisligen ske på Malta
• IP-förvaltning kräver specialistanställda
• Licensförhandlingar ska ledas från Malta
• Risktagande måste ske lokalt

Varning: Renodlade IP-boxar utan faktisk utvecklingsverksamhet är i princip inte längre försvarbara efter 2025. Myndigheterna granskar extremt noggrant här.

Vanliga misstag kring Malta Substance Requirements – och hur du undviker dem

Efter tre år som rådgivare har jag sett de flesta fallgropar. Här är de fem vanligaste misstagen – och hur du enkelt rundar dem.

Misstag 1: Substansen som eftertanke

Klassikern: Först registrera bolaget, sen fundera på substansen.

Varför det misslyckas: Att bygga substans tar 6–12 månader. Utan planering blir det dyrt och stressigt.

Min lösning: Planera substans från dag 1. Avsätt 150 000–300 000 EUR första året för ändamålet.

Misstag 2: Fel personalstrategi

Klassikern: Billiga praktikanter eller dyra konsulter utan Malta-anknytning.

Varför det misslyckas: Malta granskar kvalifikationer och lönenivåer. Under- eller överbetalning väcker misstanke.

Min lösning: Betala enligt lokala löner, rekrytera på Malta, dokumentera kvalifikationerna.

Misstag 3: Pseudomöten och skenbeslut

Klassikern: Hålla styrelsemöten, men all beslutskraft ligger utomlands.

Varför det misslyckas: Malta granskar inte bara protokollen, utan substansen i besluten.

Min lösning: Flytta faktisk beslutsrätt till Malta. Directors måste kunna fatta verkliga beslut.

Misstag 4: Dokumentationsluckor

Klassikern: Dålig dokumentation av maltesisk aktivitet.

Varför det misslyckas: Vid revision måste allt kunna styrkas. Utan dokumentation – ingen substans.

Min lösning: Digital, systematisk och fullständig dokumentation från start. Alltid audit-ready.

Misstag 5: Underskattade löpande kostnader

Klassikern: Beräkna bara startkostnader, glöm löpande substansutgifter.

Varför det misslyckas: Substans kräver långsiktiga resurser. Utan budget rasar allt ihop.

Min lösning: Realistisk tre- till femårig budget. Substans är en löpande, inte engångskostnad.

Red Flags: Så känner Malta direkt att något är fel

• Löner under marknadsnivå (Malta har koll på löneintervall)
• Anställda utan rätt kvalifikationer för verksamheten
• Operativa kostnader under 5% av omsättningen (orimligt lågt)
• Inget lokalt bankkonto trots maltesisk hemvist
• Styrelsemöten alltid vid samma tidpunkt – ingen riktig agenda
• Beslut fattas via e-post istället för på möten

Kostnader och arbetsinsats: Vad det faktiskt kostar att uppfylla substanskraven

Naken sanning: Vad kostar det egentligen att driva ett substantiellt Malta-bolag? Här får du en uppriktig kostnadsöversikt – utan skönmålning.

Engångskostnader för uppstart (år 1)

Löpande årliga kostnader

Det här är de återkommande utgifterna – här avgörs om din Malta-struktur är lönsam:

Personalkostnader (den största posten)

• Lokal director: 70 000–120 000 EUR/år (brutto)
• Operations Manager: 40 000–55 000 EUR/år
• Administrativ support: 25 000–35 000 EUR/år
• Sociala avgifter: +10% på alla löner

Minsta personalbudget: 140 000–220 000 EUR/år

Driftskostnader

Total Cost of Ownership (TCO) – Den ärliga kalkylen

År 1 (med uppstartskostnader):

• Litet setup: 218 500 EUR
• Standard: 357 000 EUR
• Premium: 529 000 EUR

Från år 2 (löpande kostnader):

• Litet setup: 185 000–265 000 EUR/år
• Standard: 229 000–309 000 EUR/år
• Premium: 399 000–579 000 EUR/år

När lönar sig ett Malta-bolag?

Den stora miljon-frågan. Mina tumregler från verkligheten:

• Minsta årsomsättning: 2–3 miljoner EUR (annars överstiger kostnaderna intäkterna)
• Optimalt spann: 5–50 miljoner EUR i årlig omsättning
• Break-even på skattebesparing: Minst 300 000 EUR/år

Verklighetskoll: Om din årliga skattebesparing är under 200 000 EUR är Malta troligen för dyrt. Då är en enklare struktur i Tyskland/Österrike ofta ett bättre alternativ.

Kostnadsfällor och dolda utgifter

Det här glöms ofta bort i kalkylen:

• Resekostnader: 15 000–30 000 EUR/år för löpande resor till Malta
• Alternativkostnad: Tid för setup och administration
• Compliance-uppdateringar: Löpande anpassning vid lagändringar
• Exit-kostnader: Om man måste avveckla strukturen

Spartips – så minskar du kostnaderna

1. Använd shared services: Dela compliance-funktioner med andra bolag
2. Bygg upp gradvis: Inte allt på en gång, utan stegvis expansion
3. Lokala leverantörer: Maltesiska tjänsteföretag är ofta billigare än internationella
4. Digital infrastruktur: Molnbaserade lösningar minskar kontorskostnader

Vanliga frågor (FAQ)

Kan jag uppfylla substanskraven med delat kontor?

För mindre holdingbolag (under 10 mln EUR tillgångar) är delat kontor i grunden tillåtet, men du behöver egna arbetsplatser och tillgång till konferensrum. Sedan 2025 räcker inte bara en adress längre.

Hur många medarbetare måste jag ha på Malta, minst?

Minst 2 heltidsanställda med maltesiska avtal, varav minst 1 director med hemvist på Malta. Större bolag (över 50 mln EUR tillgångar) behöver fler.

Vad händer om jag inte uppfyller substanskraven?

Malta kan dra tillbaka skatterättslig status, utdöma bötesbelopp eller till och med återkalla bolagslicensen. Dessutom riskerar du skattekrav i andra länder om substansen ifrågasätts.

Kan de maltesiska anställda arbeta på distans?

Nej, det är en vanlig missuppfattning. De måste arbeta och bo fysiskt på Malta. Hemarbete är endast undantagsvis tillåtet.

Hur ofta måste boardet mötas på Malta?

Minst 4 gånger per år, för större bolag oftare. Viktigt: De strategiska besluten ska verkligen tas på Malta-mötena, inte bara godkännas i efterhand.

Vilka kvalifikationer måste mina anställda ha på Malta?

Kvalifikationerna måste matcha verksamheten. För ett IP-bolag krävs IP-experter, för ett trading-bolag säljproffs. Malta granskar CV och examensbevis.

Kan jag utstationera befintliga medarbetare till Malta?

Ja, men de måste då skaffa skatterättslig hemvist på Malta och få maltesiskt anställningsavtal. Bara utstationering räcker inte för substanskraven.

Vad är en realistisk årskostnad för att uppfylla substanskraven?

Räkna med 200 000–400 000 EUR per år för en standardstruktur – inklusive personal, kontor och compliance. Första året tillkommer 50 000–100 000 EUR i setupkostnader.

Hur lång tid tar det att bygga upp ett substantiellt Malta-bolag?

Avsätt 6–12 månader. Det går fort att bilda bolaget, men rekrytering, kontorssökning och compliance tar tid.

Måste jag som ägare själv bo på Malta?

Nej, men minst en director måste vara bosatt på Malta – och faktiskt ha verklig beslutskraft, inte bara vara en pappersfigur.