Innehållsförteckning VAT Malta: Det här måste du veta som internationell företagare VAT-registrering på Malta: Steg-för-steg-guide Malta VAT-blanketter: Dessa dokument behöver du verkligen VAT-redovisning Malta: Deadlines, processer och klassiska fallgropar Malta moms för EU-medborgare: Särskilda regler och fördelar VAT Malta Kostnader: Vad revision och registrering kostar Vanliga misstag kring Malta VAT: Det här har jag lärt mig på två år Vanliga frågor VAT Malta: Det här måste du veta som internationell företagare Jag minns fortfarande min första dag på Malta Business Registry. Klockan 9:15 på morgonen, med en bunt dokument under armen och förhoppningen om att min VAT-registrering skulle vara klappat och klart på ett kick. Spoiler: Det blev den inte. Men det är så det funkar på Malta – och just därför skriver jag den här guiden åt dig. VAT (Value Added Tax) på Malta – moms på svenska – är på både gott och ont för internationella företagare. Ont, eftersom byråkratin ibland är smått kafkaartad. Gott, för att Malta har en av EU:s lägre momssatser på 18 % och registrering som EU-företagare innebär rejäla fördelar. Malta VAT–grunder: Det viktigaste på en minut Här är de nyckelfakta du måste kunna direkt: Standard moms: 18 % (lägre än Tyskland, som har 19 %) Reducerad sats: 5 % för särskilda varor och tjänster Registreringsgräns: €14 000 årsomsättning på Malta EU-tröskelvärde: €35 000 för EU-tjänster totalt Redovisningsperiod: Kvartalsvis eller månadsvis (beroende på omsättning) Vad betyder det för dig? Om du som tysk, österrikisk eller schweizisk företagare flyttar till Malta och bedriver affärer här, kan du inte kringgå VAT-registreringen. Men – och det är poängen – du får dra nytta av förenklade EU-regler som företag utanför EU inte omfattas av. När måste du registrera dig för VAT på Malta? Du blir registreringsskyldig när: Du är bosatt på Malta och har över €14 000 i årlig omsättning Du tillhandahåller tjänster till hela EU och passerar €35 000-tröskeln Du importerar till eller exporterar varor från Malta Du vill registrera dig frivilligt (ofta för att dra av ingående moms) Ett konkret exempel: Min bekant Sarah, UX-designer från München, flyttade till Sliema 2023. Hennes onlineverksamhet gick redan bra – fast i Tyskland. När hon bytte till Malta och fortsatte jobba för EU-kunder, var hon tvungen att anmäla sig till Malta VAT Department inom 30 dagar. Det kostade nerver men lönade sig: idag sparar hon omkring €2 800 per år tack vare smart VAT-planering. Malta moms vs. tysk moms: Direkt jämförelse Aspekt Malta VAT Tysk moms Standardsats 18 % 19 % Anmälan Vanligen kvartalsvis Månadsvis vid €7 500+ Småföretagare Upp till €14 000 Upp till €22 000 EU-tröskel €35 000 €10 000 Handläggningstid 4–8 veckor 2–4 veckor Malta har en klar fördel: Högre EU-tröskel innebär mindre krångliga OSS-förfaranden (One-Stop-Shop) för mindre företag. Och du hanterar allt på engelska – en välsignelse för den som fyllt i tyska skatteblanketter. VAT-registrering på Malta: Steg-för-steg-guide Efter att jag själv och för en handfull vänner genomfört VAT-registreringar, kan jag lugnt säga: Det går – men är en prövning. Här får du min beprövade steg-för-steg-guide som besparar dig veckor av frustration. Steg 1: Samla dokument (2–3 veckor i förväg) Innan du ens närmar dig VAT Department behöver du följande: Registreringsbevis: Ditt bolag måste först vara registrerat på Malta Association Memorandum & Articles: Bolagsordning Form A (Årsredovisning): Om företaget är äldre än ett år Bankintyg: Maltasiskt eller annat EU-IBAN Hyresavtal eller ägandebevis: För bolagsadressen ID-handling på alla direktörer: EU-legitimation duger Affärsplan: En sida räcker, men var detaljerad Proffstips: Bankkontot är ofta flaskhalsen. HSBC Malta tar minst tre–fyra veckor att öppna konto, BOV är snabbare med mer selektiv vid internationella kunder. Steg 2: Fyll i VAT1-formuläret VAT1-formuläret är huvudanmälan. Åtta sidor, som tar dig två–tre timmar. Viktigaste punkterna: Sektion A: Bolagsuppgifter (kopiera rakt av från registreringsbeviset) Sektion B: Affärsverksamhet (var specifik, undvik generiska beskrivningar) Sektion C: Omsättningsprognos (realistisk – varken för låg eller för hög) Sektion D: Redovisningsperiod (kvartalsvis rekommenderas i startfasen) Klassiskt misstag: Många skriver bara Consulting. Det duger inte. Skriv hellre: Digital Marketing Consulting för EU-företag, med fokus på sociala medier och kampanjhantering. Steg 3: Lämna in ansökan VAT Department ligger i Floriana, Evans Building, Merchant Street. Öppet: 8:00–12:30 och 13:15–17:00. Och ja – de tar 45 minuters lunchpaus. Initepat: Gå dit innan 10:00 eller efter 15:00. Det är kaos runt lunch och tidig eftermiddag. Ta med egen penna – de har av någon anledning aldrig några där. Du får ett kvitto med referensnummer. Spara det! Utan numret kan du inte följa ditt ärende. Steg 4: Handläggningstid och uppföljning Officiellt: 4–6 veckor. I verkligheten: – Enkla fall: 4–5 veckor – Komplex struktur: 6–10 veckor – Struliga ärenden: 12+ veckor Status kollas på taxservices.gov.mt eller på plats. E-post ignoreras ofta – welcome to Malta. Steg 5: Få din VAT-nummer Allt i hamn? Du får: – VAT Certificate: Officiellt dokument med ditt MT-nummer – VAT-nummer: Format MT12345678 (MT + 8 siffror) – Inloggningsuppgifter: Till online-portalen VAT-numret måste stå på fakturor, webbplatser och affärsdokument. Glöm det inte – böterna är kännbara. Snabbspår: Så snabbar du på VAT-registreringen Efter två år på Malta: Det här hjälper faktiskt processen: Fullständiga dokument: En saknad stämpel kostar två–tre veckors extra väntan Engelska handlingar: Dokument på tyska/italienska måste översättas Lokal företagsadress: Postbox eller co-working granskas extra noga Ta hjälp av revisor: Kostar €800–1 200, sparar nerver och tid Vad betyder det? Räkna kallt med 6–8 veckor. Starta i tid, den värsta frustrationen är att inte kunna fakturera p.g.a. uteblivet VAT-nummer. Malta VAT-blanketter: Dessa dokument behöver du verkligen Jag erkänner: Första gången var jag nära att ge upp – inte p.g.a. svårighet, utan för den enorma mängden papper. Malta älskar blanketter, men ingen fara – här guidar jag dig rätt! VAT1: Själva kärnblanketten vid registrering VAT1-formuläret är huvudanmälan och det viktigaste dokumentet. Åtta sidor som avgör din VAT-framtid. Sektionsvis översikt: Sektion A (sida 1–2): Företagsuppgifter, adress, kontaktpersoner Sektion B (sida 3–4): Verksamhet och varukategorier Sektion C (sida 5–6): Omsättningsprognos och EU-handel Sektion D (sida 7–8): Redovisningsperiod och underskrift Kritisk detalj: I sektion B måste du ange NACE-koder. Det är EU:s branschklassificering. Consulting är för vagt – du behöver specifika koder, t.ex. 62.02.0 Computer consultancy activities. VAT7: Ändringsmeddelanden VAT7-formuläret använder du när något ändras: – Företagsadress – Verksamhet – Delägare – Bankkonto – Rapportperiod Viktigt: Alla ändringar måste anmälas inom 30 dagar. Bryter du mot detta väntar böter mellan €125 och €1 165. VAT Return-blanketter: Dina månatliga/kvartalsvisa klasskamrater Redovisningsperioden avgör vilken blankett du använder: Blankett Användning Deadline VAT Return (Quarterly) Kvartalsrapport under €700 000 årsomsättning 21:e i nästföljande månad VAT Return (Monthly) Månadsrapport över €700 000 årsomsättning 21:e i nästföljande månad VAT Return (Annual) Endast för småbolag under €14 000 31 januari Kompletterande blanketter: Det administrativa överhänget Utöver huvudblanketterna krävs ofta även: POA (Power of Attorney): Om du anlitar en revisor som ombud Bankintyg: Bekräftelse på företagets konto Hyres- eller ägarbevis: Adressintyg VIES-deklaration: För EU-handel Intrastat-blanketter: Vid varuhandel över €50 000/år Fyll i blanketterna rätt: Min checklista Efter otaliga felaktiga rundor har jag tagit fram en checklista som spar dig resor till VAT Department: Fyll i allt: Även fält som verkar valfria Konsekventa uppgifter: Företagsnamn exakt som i registret IBAN komplett: MT84 MALT 0110 0000 0000 0000 0123 456 Brittiskt datumformat: DD/MM/YYYY, inte tysk standard Originalsignaturer: Kopior avslås ofta Företagsstämpel: Använd alltid om du har en Proffstips: Kopiera allt! VAT Department slarvar gärna bort papper – och då står du där utan bevis. Digital vs. pappersinlämning Malta digitaliseras långsamt. Vissa blanketter kan lämnas online numera: Möjligt online: – VAT Returns (månads-/kvartalsvis) – VAT7 ändringsanmälningar – Mindre administrativa ändringar Endast på papper: – VAT1 första registreringen – Komplexa ändringar av bolagsstruktur – Överklaganden och invändningar Onlineportalen är… funktionell. Inte snygg, men funkar. Du får inloggningsuppgifter per post – ja, med snigelpost. Blankett-fallgropar: Här brukar det gå fel Typiska misstag jag sett hos bekanta: Fel NACE-kod: Ger följdfrågor och förseningar Orealistisk omsättning: För låg = granskning, för hög = högre säkerheter Saknade signaturer: Måste vara från alla direktörer Gammal adress på företaget: Register och VAT måste matcha Valutamisstag: Allt ska anges i euro, oavsett hemlandets valuta Vad betyder det för dig? Ta dig tid – en noggrant ifylld blankett sparar mer tid än att tvingas rätta fel i efterhand. VAT-redovisning Malta: Deadlines, processer och klassiska fallgropar Första VAT-redovisningen på Malta är som första dagen i en ny skola – du vet vad som gäller i teorin, men i praktiken blir allt annorlunda. Efter två år och många learning moments visar jag hur det faktiskt funkar. VAT-deadlines: Inga ursäkter Malta tar deadlines på blodigt allvar. Datumen är huggna i sten: Rapporttyp Redovisningsperiod Deadline Betaldag Kvartalsvis Jan–mar, apr–jun, jul–sep, okt–dec 21:e nästföljande månad Samma dag som inlämning Månatlig Varje kalendermånad 21:e nästföljande månad Samma dag som inlämning Årlig Kalenderår 31 januari 31 januari Verklighetskoll: Den 21:e är hård. Om det råkar vara söndag, skjuts deadlinen INTE upp till måndag – du måste vara inne redan på fredagen. Min egen miss: en försening kostade mig €465 i straffavgift. Fyll i VAT Return: Steg för steg VAT Return-blanketten är mindre knepig än den tyska, men har sina kryphål: Box 1 – Utgående moms (standard 18 %): Alla försäljningar/tjänster inom Malta eller till maltesiska kunder. Netto, inte brutto. Box 2 – Utgående moms (reducerad 5 %): Endast vissa varor som böcker, läkemedel, el. Vanligen blank för tjänsteföretag. Box 3 – EU-leveranser: Försäljningar till andra EU-länder. Viktigt: Köparens VAT-nummer måste finnas. Box 4 – Export utanför EU: Tredjepartsförsäljningar. Ofta 0 % VAT, men styrkande dokument krävs. Box 5 – Total VAT redovisad: Beräknas automatiskt: (Box 1 × 18 %) + (Box 2 × 5 %) Box 6 till 8 – Ingående moms: Din erlagda moms, uppdelat på 18 %, 5 % och EU-inköp. Vanliga fallgropar vid VAT-redovisning Baserat på egna, och andras, misstag – det här händer ofta: Reverse charge bortglömd: B2B-tjänster till EU-länder ska in i box 3, inte box 1 Privatuttag missas: Även privat användning av bolagets bil/mobil är momspliktigt EU-tröskeln missas: Över €35 000 EU-omsättning komplicerar det snabbt Fel valutaomräkning: ECB-kurs vid tjänstetillfället gäller – inte betalningsdagen Ofullständiga kvitton: Malta kontrollerar noggrant – saknas leverantörens VAT-nummer dras avdraget in Online eller papper: Så lämnar du VAT Return Malta erbjuder båda, med olika för- och nackdelar: Onlineinlämning (rekommenderas): – Portal: taxservices.gov.mt – Omedelbar inlämningsbekräftelse – Automatiska uträkningar – Elektronisk betalning – Möjligt även sent på kvällen 23:59 Pappersinlämning: – Personligen hos VAT Department – Öppet: 8:00–12:30 och 13:15–17:00 – Kvitto som bevis – Krävs ibland vid knepiga fall Tips: Använd onlineportalen. Inte snyggast – men fungerar och spar resan till Floriana. VAT-betalning: Banköverföring eller online-betalning Malta godtar olika sätt: Onlinebetalning via portalen: Autogiro från maltesiskt konto Banköverföring: Till VAT Department Check: Teoretiskt möjligt, men förlegat Kontanter: Endast upp till €500, hos skatteverket Viktigt: Betalningsreferensen måste innehålla ditt VAT-nummer. Annars blir betalningen inte kopplad korrekt. Sen inlämning: Avgifter och ränta Malta är tuff vid förseningar: Förseningsperiod Avgift Tilläggsränta 1–30 dagar €125 8 % p.a. 31–60 dagar €250 8 % p.a. 61–90 dagar €465 8 % p.a. Över 90 dagar €750 8 % p.a. Dessutom kan de frysa ditt konto eller dra in verksamhetstillstånden. Jag känner en tysk företagare som efter sex månaders eftersläp var tvungen att nystarta hela sitt Malta-bolag. VAT-revisioner: Vad du bör vara beredd på Malta är systematiskt strängare än tysk revision. Granskningar sker: – Slumpmässigt – Vid ovanligt höga momsavdrag – Vid tips eller klagomål – Om försäljningen fluktuerar ologiskt – Nya företag (fler kontroller) Vad de kräver: – Fullgod bokföring (minst sex års sparande) – Originalkvitton för alla momsavdrag – Bankutdrag – Kontrakt och korrespondens – Vid EU-försäljning: Fraktdokument Vad betyder det? Håll stenkoll från dag ett. Ett rörigt Excel-ark duger inte – använd riktig bokföringsprogramvara eller ta hjälp av lokal revisor. Malta moms för EU-medborgare: Särskilda regler och fördelar Som EU-medborgare på Malta har du stora fördelar jämfört med tredjelandsföretag – men bara om du kan reglerna. Efter två år med EU-internt företagande och maltesiskt VAT-nummer är min erfarenhet: Det är en gamechanger, men inget självspelande piano. EU:s inre marknadsfördelar: Vad Malta ger dig Med maltesiskt VAT-nummer är du en del av EU:s inre marknad. Det innebär: Reverse charge: B2B-försäljning till andra EU-länder utan maltesisk VAT Momsavdrag: EU-moms på inköp är avdragsgillt VIES-tillgång: Kolla EU-VAT-nummer i realtid OSS-möjlighet: Förenklad rapportering för B2C-försäljning Intrastat-underlättnad: Krävs först vid varuhandel över €50 000/år Reverse charge: Din bästa vän Reverse charge-förfarandet (omvänd skattskyldighet) är kronjuvelen i EU:s momssystem. Säljer du tjänster som maltesiskt företag till andra EU-företag debiteras 0 % Malta-moms. Exempel: Du fakturerar ett tyskt företag €10 000. Istället för att lägga på €1 800 i maltesisk moms fakturerar du €10 000 netto med hänvisning till Reverse Charge – VAT payable by recipient. Den tyska kunden betalar tysk moms (19 %) till sitt skattekontor, men får den direkt i avdrag. Win-win för båda. Kolla EU-VAT-nummer via VIES VIES-systemet (VAT Information Exchange System) är ditt skyddsnät mot bedrägerier. Kontrollera varje EU-VAT-nummer gratis: Gå till ec.europa.eu/taxation_customs/vies Ange land och VAT-nummer Få direkt bekräftelse på giltighet Spara resultatet som bevis Viktigt: Ett giltigt VIES-kvitto är villkor för reverse charge. Utan kontroll måste du ta ut maltesisk VAT även på EU-B2B. OSS-systemet: Slipp momsregistrering i hela EU (B2C) One-Stop-Shop (OSS) öppnades 2021 och är en räddning för dig med B2C-försäljning inom EU. Utan OSS (mardrömmen): – Momsregistrering i alla EU-länder du säljer till – 27 olika VAT-Returns – 27 olika betalningsdatums – Lokal bokföring per land Med OSS (lösningen): – Endast engångsregistrering via Malta – En (kvartalsvis) deklaration – En enda betalning till Malta – Malta distribuerar till övriga länder OSS-gränsen är €10 000 B2C-omsättning till alla EU-länder tillsammans. Överskrider du den, måste du debitera kundlandets moms men rapportera via Malta och OSS. Momsavdrag: Återbäring i hela EU Som maltesiskt företag kan du få tillbaka moms betalad i hela EU. Så här gör du: Elektroniskt (rekommenderas): – Onlineansökan via Malta VAT-portalen – Max handläggning 4 månader – Pengarna tillbaka direkt till maltesiskt konto Papper (gammal metod): – Blankett 8th Directive Claim – Handläggning 6–12 månader – Ofta kompletteringar/strul EU-handel: Dokumentationen måste sitta Ska allt flyta smidigt i EU måste du ha papperen i ordning: Affärstyp Obligatoriska underlag Sparkrav B2B-tjänster VIES-kvitto, avtal, faktura 6 år B2C-försäljning (OSS) Leveransbevis, kunduppgifter, fakturor 6 år Varuförsäljning Fraktsedel, leveransbevis, CMR 6 år EU-momsavdrag Originalfaktura med moms 6 år EU-trösklar: När det blir komplicerat Malta har generösa tröskelvärden, men passerar du dem blir det snabbt komplext: B2C-distansförsäljning: – €35 000 till hela EU (sammanlagt) – Därefter krav på OSS eller lokal registrering B2B-tjänster: – Ingen tröskel – omvänd moms från första euron Intrastat-meddelande: – €50 000 varuhandel per år – Då krävs månadsstatistik Brexit: UK är nu tredje land Efter Brexit är Storbritannien utanför EU momsregler. Det innebär: Ingen reverse charge: UK-försäljning med Malta-moms eller UK-importmoms Ingen VIES-kontroll: UK-VAT finns ej längre i systemet Tullformaliteter: Hela rutinen krävs vid varuflöde Separat OSS: UK har eget B2C-system Slutsats: Affärer med UK är krångligare numera. Jag känner flera företagare som helt lagt ned UK-delen. Vad betyder det? Maltas EU-integrering är stor fördel – men bara med rätt hantering. Investera i bra bokföring och tveka inte att anlita expertis kring komplexa EU-upplägg. VAT Malta Kostnader: Vad revision och registrering kostar Jag erkänner: De första offerterna för VAT-rådgivning på Malta gav mig en lätt chock. Men efter två år kan jag säga – ja, det kostar, men det lönar sig. Här är ärliga siffror från verkligheten. VAT-registrering: Själv eller med hjälp? Gör-det-själv: Myndighetsavgifter: €0 (Malta tar inte ut registreringsavgifter) Översättningar: €50–150 (om dokument inte är på engelska) Rese-/parkeringskostnader: €20–40 (flera besök till myndighet) Tidsinsats: 15–25 timmar Totalkostnad: €70–190 Med konsult: Konsultarvode: €800–1 200 Myndighetsavgifter: €0 Översättningar: Ingår ofta i arvodet Tidsinsats: 2–3 timmar (endast för signering) Totalkostnad: €800–1 200 Löpande VAT-rådgivning: Vad kostar det? De flesta revisorer på Malta jobbar med månadsvis eller kvartalsvis retainer: Företagstyp Kvartalsvis VAT Månadsvis VAT Extra tjänster Småbolag €150–250 €100–150/månad €50–80/timme Medelstora företag €300–500 €200–350/månad €80–120/timme Koncernstruktur €500–1 000 €400–700/månad €120–200/timme Vanligtvis ingår: – Upprättande och inlämning av VAT Return – Grundläggande VAT-rådgivning – Kommunikationen med skatteverket – Standardkorrespondens Utöver paketpriset tillkommer: – VAT-revision (€150–300/timme) – Komplexa EU-upplägg – OSS-registrering och hantering – Tvist med myndigheter – Ad hoc-rådgivning utanför retainer Programvarukostnader: Bokföring & VAT-hantering På Malta kan du välja mellan lokala och internationella program: Internationella: – Xero: €25–50/månad, bra Malta-integration – QuickBooks: €15–35/månad, begränsade lokala funktioner – Sage: €30–80/månad, mycket Malta-anpassat – FreshBooks: €15–30/månad, bra för frilansare Lokala maltesiska: – WinTax: €40–60/månad, perfekt Malta-integration – Flexibee Malta: €35–55/månad, funkar för EU-handel – AccountsIQ: €45–75/månad, för större företag Mitt tips: Xero är bästa balansen mellan funktion och pris, bra Malta-integration och enkla att hitta revisorer till. Dolda kostnader: Det som ofta glöms bort Erfarenhet visar – det dyker alltid upp oväntade kostnader: EU-momsåterbäring: €50–150 per ansökan (om du tar hjälp) OSS-registrering: €200–400 engångsavgift Intrastat-rapportering: €100–200/kvartal Ändrat VAT-nummer: €150–300 (vid ändringar i bolagsstrukturen) Bötesförebyggande: €200–500 (om du missar deadline) Löpande översättningar: €30–50 per dokument Val av konsult: Så hittar du en bra rådgivare Det finns ca 200 licensierade revisorer på Malta – men inte alla är lika vassa. Checklista: Måste-ha-kvalifikationer: – ACCA eller MIA-medlemskap: Officiell maltesisk legitimation – VAT Agent-status: Får företräda för VAT – EU-expertis: Har erfarenhet av internationella ärenden – Engelska/tyska: Kommunikation utan missförstånd Positiva tecken: – Fasta priser för standarduppdrag – Tydliga SLA:er – Proaktiv påminnelse om deadlines – Referenser från liknande företag Varningstecken: – Ingen öppen prislista – Löften om skatteupplägg – Väldigt lågt pris (under €600 för registrering) – Ingen auktorisation Egeninsats eller outsourca? När lönar sig vad? Två år på Malta – så hade jag gjort: Gör själv om: – Enkel struktur (1–2 delägare) – Liten EU-handel (Anlita konsult vid: – Komplex koncernstruktur – Omfattande EU-handel eller OSS-behov – Lite tid för administration – Osäkerhet kring skatt Hybridlösning (min favorit): – Registrering med konsult (€800–1 200) – Löpande VAT Returns själv (program: €30–50/mån) – Ad hoc-rådgivning vid behov (€80–120/timme) – Årlig genomgång med konsult (€300–500) ROI: När lönar det sig med rådgivning? Exempel från min bekantskapskrets: Sarah, UX-designer: – Årsomsättning: €180 000 – VAT-konsult: €2 400/år – Sparade böter pga rätt inlämning: €1 200 – Optimerad EU-momsåterbäring: €800 – Sparad egen tid: 60 tim à €75 = €4 500 – Nettovinst: €4 100/år Vad betyder det? Från ca €150 000 i omsättning lönar sig rådgivning nästan alltid. Under det avgörs det av din egen tid och riskaptit. Vanliga misstag kring Malta VAT: Det här har jag lärt mig på två år Jag skulle kunna skriva en hel bok om VAT-missar på Malta – men du får topp-10-listan här. Vissa misstag kostar bara tålamod, andra pengar på riktigt. Misstag #1: Orimligt låga omsättningsprognoser vid registrering Misstaget: Många sätter för låg omsättning för att glida under radarn. Konsekvenser: – VAT Department blir misstänksamma när omsättningen ökar plötsligt – Du kan tvingas ställa säkerhet på €2 000–5 000 – Tidig extra kontroll redan första året Min lärdom: Var realistiskt optimistisk. Räkna med tillväxt, men överdriv inte. 50 % variation uppåt accepteras. Misstag #2: Ej eller felaktig kontroll av EU-VAT-nummer Misstaget: Använda reverse charge utan giltig VIES-bekräftelse. Konsekvens: En bekant sålde för €45 000 till en tysk kund med ogiltigt VAT-nummer. Vid revision fick han retroaktivt betala €8 100 i Malta-moms och €2 400 i böter. Så undviker du det: Kolla ALLA EU-VAT-nummer via VIES Spara skärmdump på bekräftelsen Vid minsta tvekan – ta ut Malta-moms, hellre säker än ledsen Misstag #3: Privatuttag inte momsas Misstaget: Privat körning med firmabil, mobil och internet utan att justera VAT. Verkligheten: Malta ser privat nyttjande som egen momspliktig försäljning till dig. Du måste redovisa det och betala 18 %. Räkneexempel: – Privatkörning med firmabil: €300/mån – Mobil privat: €50/mån – Heminternet: €40/mån – Extra moms/mån: €70,20 Totalt €842 extra VAT/år – inte obetydligt. Misstag #4: Fel moms via OSS vid B2C-försäljning Misstaget: Lägga på maltesisk VAT (18 %) på all EU B2C-försäljning, istället för lokala satser. Vad som hände: E-handlare sålde för €80 000 till Tyskland och debiterade 18 % i stället för 19 % tysk VAT via OSS. Efterkrav: €800 extra moms plus €1 200 i tyska böter. Korrekt: – B2C: Moms enligt kundlandet – Över €10 000 per land: OSS-registrering – Redovisa via Malta kvartalsvis Misstag #5: Sen ändringsanmälan (VAT7) Misstaget: Bytt adress, bank eller delägare utan VAT7-rapport. Böter: €125–750 beroende på hur länge du väntat. En bekant anmälde adressändring fyra månader för sent – €465 i böter för en missad blankett. 30-dagarsregeln: ALLA ändringar ska meddelas via VAT7 inom 30 dagar. Sätt påminnelser i kalendern! Misstag #6: Ofullständig bokföring Misstaget: Ett Excel-ark räcker nog – spoiler: det gör det inte. Malta kräver: – Kronologisk redovisning av alla affärshändelser – Originalkvitton för alla momsavdrag – Separat bokföring av in- och utgående moms – Månatlig avstämning mot bankkonton Vid granskning behövs: – Detaljerad omsättningsrapport – Alla leverantörsfakturor med moms – Bevis för affärsverksamhet (avtal, e-post) – Vid EU-affärer: Leveransbevis Tips: Investera i bra bokföringsprogram från start. €50/månad är billigt jämfört med €5 000 i granskningskostnader. Misstag #7: Brexit och UK hanterat fel Misstaget: Fortsatt reverse charge med brittiska företag 2021. Sedan 1 januari 2021 är UK ett tredje land. Försäljningar dit omfattas av maltesisk VAT eller UK-importsystemet. Korrekt efter Brexit: – UK-försäljning: 18 % Malta-moms eller – Kunden betalar UK-importmoms (varor) – Ingen VIES-kontroll längre – Separat dokumentation Misstag #8: Fel valuta vid konvertering Misstaget: Omvandla utländska fakturor enligt betaldagen istället för leveransdagen. Malta-regel: ECB-kursen på leveransdagen gäller – inte när du får in pengarna. Exempel: – Faktura $10 000, 15 mars (ECB-kurs 0,85) – Betalning 15 april (ECB 0,90) – Momsberäkning: €8 500 (mars-kurs) Vid kursrörelser kan det skilja mycket. Misstag #9: Dra av moms utan korrekt kvitto Misstaget: Privatköp eller ofullständiga kvitton som avdrag. Malta kräver: – Fullständigt kvitto med VAT-nummer – Leverantörens VAT-nummer (vid EU-affärer) – Affärsrelevans – Betald (bankutdrag) Avslag vid: – Restaurang utan affärsskäl – Bensinkvitto utan firmabil – Amazon-köp utan näringskoppling – EU-kvitton utan VAT-nummer Misstag #10: VAT Return för sent även vid återbäring Misstaget: Man tror deadline bara gäller om man är skyldig moms – men den gäller även vid återbäring. Verkligheten: Även med återbäring måste du lämna senast 21:a – annars riskerar du böter, även om du får tillbaka pengar. Extra surt: Utbetalning fördröjs 4–8 veckor till p.g.a. förseningen. Förebyggar-lista: Så undviker du misstagen Kalenderpåminnelse: 21:e varje månad = VAT-dag VIES-rutin: Kolla varje EU-VAT och spara bevis Månadsavstämning: Vänta inte till sista kvarten Meddela ändringar direkt: VAT7 inom 30 dagar Dokumentera privat nyttjande: Moms på firmabil, mobil etc. Kolla valutakurs dagligen: ECB-kurs på leveransdatum Kompletta kvitton: Endast fullständiga för momsavdrag Behandla UK separat: Följ Brexit-regler sedan 2021 Håll koll på OSS-trösklar: €10 000/land per år Tveka inte fråga proffs: Hellre en fråga för mycket än en för lite Vad betyder det? Malta-VAT är ingen raketforskning, men detaljerna avgör. Investera i bra system och ta hjälp när det blir snårigt! Vanliga frågor om Malta VAT Måste jag registrera mitt företag för VAT på Malta om jag bara säljer tjänster till andra EU-länder? Ja, om du är etablerad på Malta och har över €35 000 i EU-tjänsteomsättning per år är registrering ett måste. Även vid lägre nivå kan frivillig registrering vara fördelaktig för att dra av ingående moms. Hur lång tid tar VAT-registreringen på Malta egentligen? Officiellt 4–6 veckor, i praktiken 6–8 veckor vid fullständig dokumentation. Komplicerade ärenden eller saknade papper kan förlänga handläggningen till 10–12 veckor. Kan jag som tysk företagare ansöka om VAT på Malta online? Nej, första registreringen (VAT1) måste göras personligen eller via lokal ombud. Därefter kan du skicka in dina VAT Returns online. Vad kostar en försenad VAT Return på Malta? Avgifterna är stegrade: €125 (1–30 dagar), €250 (31–60 dagar), €465 (61–90 dagar) och €750 (över 90 dagar), plus 8 % årlig ränta på utestående belopp. Behöver jag en maltesisk revisor för VAT-registrering? Inte strikt nödvändigt, men starkt rekommenderat. Med konsult kostar registreringen €800–1 200, men du slipper dyra misstag och förseningar. Vid komplexa EU-upplägg är proffshjälp nästan nödvändig. Hur fungerar reverse charge-förfarandet med andra EU-länder? Vid B2B-försäljning till annat EU-land debiterar du 0 % Malta-moms om köparen har giltigt EU-VAT-nummer. Kunden betalar moms i sitt land. Viktigt: VIES-kontroll som bevis är ett måste. När måste jag registrera mig för OSS-systemet? OSS gäller B2C-försäljning när du totalt passerar €10 000 i omsättning per år till hela EU. Då måste du debitera kundlandets moms men rapporterar och betalar via Malta. Kan jag få tillbaka EU-moms jag betalat från Malta? Ja, genom det elektroniska återbäringssystemet. Du ansöker via Maltas VAT-portal, handläggningen ska ta max 4 månader. Du måste visa affärsnytta och ha fullständiga kvitton. Vad har ändrats för Malta VAT efter Brexit? UK är tredje land sedan 2021. Ingen reverse charge, ingen VIES-kontroll på brittiska VAT-nummer. UK-försäljning omfattas av Malta-moms eller UK-importregler. Separat OSS-registrering krävs för B2C till UK. Vilken bokföringsprogramvara fungerar bäst för Malta VAT? Xero (€25–50/mån) har bäst Malta-integration och stöd för internationellt arbete. Lokala alternativ är WinTax (€40–60/mån) eller Sage Malta (€30–80/mån) om du bara har verksamhet på Malta.
