Innehållsförteckning Vad innebär en internationell revision för Malta-bolag? När granskas ditt Malta-bolag? De vanligaste utlösarna Internationell revision Malta: Den typiska processen Förbereda Malta-revision: Din checklista när det gäller De kritiska revisionsområdena: Här tittar revisorerna extra noga Vanliga misstag vid Malta-revisioner – och hur du undviker dem Efter revisionen: Så hanterar du resultatet Vanliga frågor Du har äntligen fått igång ditt Malta-bolag, njuter av 5%-regeln och tror att det värsta är över? Då låt mig ge dig en verklighetskontroll: förr eller senare knackar inte bara det maltesiska skattekontoret på dörren, utan kanske även ditt hemland. När de kommer, vill de ha svar – detaljerade, välunderbyggda, vattentäta svar. Efter tre år på Malta och otaliga samtal med entreprenörer kan jag försäkra dig: En internationell revision är som att gå till tandläkaren – obehagligt, men med rätt förberedelser avsevärt mindre smärtsamt. Jag visar dig i dag hur du förbereder dig optimalt, vilka fallgropar som lurar och varför en bra dokumentation är din bästa vän. Vad innebär en internationell revision för Malta-bolag? En internationell revision för Malta-bolag betyder kort och gott: inte bara Malta synar dig, utan även ditt ursprungsland. Malta Enterprise Corporation (MEC) och Inland Revenue Department (IRD) granskar din maltesiska sida, medan det tyska Skatteverket, österrikiska finansmyndigheten eller de schweiziska skattemyndigheterna tittar på gränsöverskridande aspekter. Varför internationella revisioner ökar Sedan automatiskt informationsutbyte (AIA) infördes mellan EU-länder utbyter skattemyndigheter systematiskt data. Sådant som tidigare gick under radarn hamnar numera direkt på tyska, österrikiska eller schweiziska skrivbord. Gränsöverskridande revisioner har ökat markant de senaste åren. Anledningen är enkel: Malta-strukturer är i fokus. Kombinationen av EU-medlemskap, engelsk lagstiftning och attraktiva skatteregler gör Malta intressant för företagare – och misstänkt för skattemyndigheter. Dubbla bokföringar, dubbla revisioner Vid en internationell revision granskar två länder parallellt: Malta: Lokala krav, korrekt bokföring, efterlevnad av Maltesiska regler Ursprungsland: Ledning, ekonomiska kopplingar, internprissättning, CFC-regler (Controlled Foreign Company – utvidgad beskattning) Koordination: Båda myndigheter kan utbyta information och samarbeta Det innebär för dig: Du måste uppfylla både maltesiska och hemlandets krav. Enbart en maltesisk skatterådgivare räcker inte – du behöver gränsöverskridande expertis. När granskas ditt Malta-bolag? De vanligaste utlösarna Automatiska triggermoment i systemet Vissa konstellationer utlöser nästan automatiskt en revision: Utlösare Sannolikhet Typisk tidpunkt Omsättning över 500 000 € första året Hög År 2–3 Utländska delägare med >25 % Medel År 3–5 Internationella transaktioner >1 miljon € Mycket hög År 1–2 Förluster under de tre första åren Låg År 4–6 Rapporter från tredje part Oftare än du tror leder externa rapporter till revision: Affärspartners granskningar: Om din tyska kund blir granskad och revisorerna hittar betalningar till ditt Malta-bolag, hamnar du automatiskt under lupp. Visselblåsare: Före detta anställda, missnöjda partners eller till och med konkurrenter kan lämna tips. Slump: Kontroll av banktransaktioner eller andra undersökningar kan få myndigheterna att upptäcka Malta-kopplingar. Substansfällan Malta-bolag utan tydlig substans är särskilt utsatta för granskning. Om ditt företag: – Inte har några anställda på Malta – Inte har egna kontorslokaler – Bara fungerar som brevlådeföretag – Bedriver huvudsaklig verksamhet utomlands …då är revision nästan oundviklig. EU-kommissionen har antagit skärpta riktlinjer mot missbruk, särskilt vad gäller brevlådeföretag. Förstå tidpunkten Internationella revisioner följer ofta ett visst mönster: – År 1–2: Uppstartsfas, oftast lugnt – År 3–4: Första kritiska fasen, automatiska datakontroller – År 5–7: Största risken, etablerade strukturer ifrågasätts – Från år 8: Risken minskar, utom vid tydliga förändringar Vad betyder det för dig? Planera från början som om du kommer bli granskad redan från tredje året. Då är du säker. Internationell revision Malta: Den typiska processen Fas 1: Förhandsbesked (4–8 veckors framförhållning) Revisionen börjar oftast med ett oskyldigt brev. Maltas IRD skriver på engelska, ditt hemlands skattemyndighet på sitt språk. Båda vill kontrollera vissa underlag – vilket egentligen betyder: Vi synar din affärsmodell i sömmarna. Vanliga formuleringar att känna igen: – Routine compliance check = Standardrevision – Transfer pricing review = Fokus på internprissättning – Substance requirements verification = Kontroll av substans – CFC regulations assessment = Granskning av CFC-regler Fas 2: Begäran om handlingar (2–4 veckor) Nu blir det allvar. Båda myndigheterna begär parallellt in handlingar: Malta-sidan: Lokal bokföring, momsdeklarationer, anställningsavtal, hyreskontrakt Hemlandet: Bevis på företagets ledning, e-post, reseunderlag, beslutsdokumentation Överlappningar: Avtal, fakturor, kontoutdrag – extra känsligt här Proffstips: Förbered två skilda dokumentsamlingar. Malta vill se lokal aktivitet. Hemlandet vill förstå om den verkliga ledningen finns på Malta. Fas 3: Revision på plats (1–3 dagar Malta, 2–5 dagar hemland) Här skiljs agnarna från vetet. Maltesiska revisorer granskar ditt kontor, talar med anställda och kontrollerar lokal substans. Parallellt eller strax därefter gör hemlandets myndigheter motsvarande besök. Kritiska frågor på Malta: – Var fattas affärsbesluten? – Vem har tillgång till bankkontot? – Hur ofta är du fysiskt på Malta? – Vem upprättar offerter och fakturor? Kritiska frågor i hemlandet: – Varifrån leds företaget i praktiken? – Var förvaras viktiga företagsdokument? – Var sker kundmöten? – Vem fattar strategiska beslut? Fas 4: Utvärdering och följdfrågor (4–12 veckor) Myndigheterna analyserar parallellt och utbyter insikter. Du får följdfrågor vid oklarheter eller avvikelser. Den här fasen avgör revisionens utfall. Fas 5: Revisionsrapport och beslut (8–16 veckor) I slutändan presenteras två rapporter – en från Malta och en från hemlandet. Bästa scenariot är att båda godkänner din struktur. Det sämsta är att båda kräver efterbeskattning på samma intäkter (dubbelbeskattning), vilket du då måste hantera genom ett ömsesidigt överenskommelseförfarande. Förbereda Malta-revision: Din checklista när det gäller Dokumentera Malta-substans Utan faktisk substans på Malta är varje revision dömd att misslyckas. Förbered följande underlag: Substansbevis Minimikrav Bättre Optimalt Kontorslokaler Hyrt kontor Egen inredning Flerårigt hyresavtal + foton Personal En deltidsanställd 2+ kvalificerade anställda Lokalt ledningsteam Affärsverksamhet Bokföring på plats Operativ verksamhet Fullständig värdekedja Beslut Styrelsemöten på Malta Protokollförda beslut Protokoll + närvarolistor Tillämpa 90-dagarsregeln rätt Många entreprenörer på Malta tror att 90 dagars närvaro per år räcker. Det är en farlig missuppfattning. 90-dagarsregeln gäller enbart för maltesisk skattemässig hemvist, inte för bolagsledning. Korrekt dokumentation av närvaro: Spara flygbiljetter och boardingkort Förvara hotell-/boendebevis Dokumentera affärsmöten på Malta Fotobevis från möten och kontorsarbete E-post med tidsstämplar från Malta Dokumentera internprissättning Om ditt Malta-bolag handlar med närstående bolag är internprissättningen (transaktioner mellan koncernbolag) särskilt granskad. Förbered: Kompensanalyser: Priser för liknande tjänster på öppna marknaden Funktionsanalys: Vilken funktion fyller varje bolag? Riskfördelning: Vem bär vilka affärsrisker? Dokumentation: Skriftliga överenskommelser om internpriser E-posthantering vid revision E-post är den vanligaste fallgropen vid internationella revisioner. Revisorer analyserar noggrant var strategiska beslut fattas. Dos: – Fatta och dokumentera viktiga affärsbeslut på Malta – Använd maltesiska e-postadresser för officiell korrespondens – Dokumentera beslutsprocesser skriftligt – Logga regelbunden avstämning mellan Malta och hemlandet Donts: – Fatta strategiska beslut per e-post från Tyskland/Österrike/Schweiz – Behandla Malta-bolaget som en brevlådeföretag – Förhandla viktiga avtal enbart från hemlandet – Bara använda bankfullmakter utställda i hemlandet Förbered juridiskt skydd Skaffa tidigt kvalificerad juridisk rådgivning: Malta-advokat: Specialist på maltesisk skatte- och bolagsrätt Hemlandets skatterådgivare: Expert på internationella strukturer Koordination: Båda ska känna till varandra och samarbeta Beredskapsplan: Definiera tydliga kontaktpersoner vid revision En maltesisk skatterådgivare kostar cirka 150–300 € per timme, en internationell specialist 250–500 €. Det kan låta mycket, men en dåligt förberedd revision kan leda till eftertaxeringar på hundratusentals euro. De kritiska revisionsområdena: Här tittar revisorerna extra noga Bolagsledning och företagsstyrning Det viktigaste revisionsområdet: Varifrån styrs bolaget egentligen? Revisorerna fokuserar på: Beslutsfattande: – Vem tar strategiska beslut? – Var hålls styrelsemöten? – Vem har teckningsrätt? – Var förhandlas avtal? Operativ ledning: – Var arbetar ledningen dagligen? – Vem övervakar verksamheten? – Varifrån sker personalledning? – Var förvaras viktiga affärsdokument? En rutinerad revisor genomskådar snabbt skenstrukturer. Om din maltesiska VD aldrig är på Malta och alla beslut tas via WhatsApp från München, är det kört. Substansrevision i detalj Maltesiska revisorer är allt tuffare vid substanskontroller: Granskning Svag substans Stark substans Kontorslokal Delat kontor, sporadisk närvaro Eget kontor, daglig närvaro Personal Externt upphandlade tjänster Egen kvalificerad personal Bankkonton Endast ett affärskonto Flera lokala bankförbindelser Affärsverksamhet Ren holding-funktion Aktiv operativ verksamhet Lokala kunder Inga Maltesiska kunder Även lokala affärer CFC-regler och utvidgad beskattning CFC-regler (Controlled Foreign Company Rules) är många Malta-entreprenörers mardröm. Ditt hemland kan tilldela Malta-bolagets vinster till dig personligen om: Du kontrollerar mer än 50 % av Malta-bolaget Bolaget får huvudsakligen passiva inkomster Skatten på Malta är väsentligt lägre än hemma Malta-bolaget inte bedriver verklig verksamhet Typiska CFC-fällor: – Ren licensförvaltning utan utveckling – Holdingstrukturer utan operativ verksamhet – Ränteintäkter från koncerninterna lån – Passiva utdelningsintäkter Internprissättning under lupp Vid transaktioner med närstående bolag granskar myndigheterna extra noga rimligheten i priserna: Vanliga problemområden: – Ledningsavgifter mellan Tyskland och Malta – Licensavgifter för immateriella rättigheter – Räntesatser på lån mellan koncernbolag – Vinstpåslag vid varu- och tjänsteförsäljning Armlängdsprincipen: Alla priser måste sättas som om oberoende företag hade förhandlat. För låga priser till Malta väcker lika stor misstanke som för höga. Momshantering och VAT-fällor Särskilt komplicerat blir det med moms. Malta-bolag måste ofta ta hänsyn till både maltesisk VAT och tysk/österrikisk/schweizisk moms: Var utförs tjänsten?: Var är tjänsten skattepliktig? B2B vs. B2C: Olika regler beroende på kundtyp OSS-systemet: One-Stop-Shop för EU-bred B2C-försäljning Reverse Charge: Köparen är skattskyldig En maltesisk momsexpert kan vara guld värd här. Moms-tillägg är ofta dyrare än inkomstskattetillägg. Vanliga misstag vid Malta-revisioner – och hur du undviker dem Misstag #1: Underskattar substanskrav Typiskt misstag: Ett virtuellt kontor och en extern bokförare räcker. Verkligheten: Kraven på substans har skärpts. EU:s anti-skatteflyktsdirektiv (ATAD) kräver tillräcklig ekonomisk substans för att godkänna förmånliga regler. Så undviker du misstaget: Investera i riktiga kontorslokaler – inte bara en brevlåda Anställ kvalificerad personal på Malta Flytta verklig verksamhet till Malta Dokumentera alla åtgärder som stärker substansen Misstag #2: Dålig e-posthygien Typiskt misstag: Strategiska beslut fattas via e-post från Tyskland, men man hävdar bolagsledning på Malta. Varför det inte funkar: Revisorer analyserar e-postnoggrant. Om alla viktiga beslut fattas från tyska IP-adresser, är strukturen inte trovärdig. Korrekt e-poststrategi: Fatta affärsbeslut endast från Malta Använd Malta-e-post för officiell korrespondens Planera regelbundna Malta-veckor för strategiarbete Dokumentera och motivera beslutsprocesserna Misstag #3: Kaos i internprissättningen Typiskt misstag: Sätter internpriser på känsla, utan marknadsvärdesjämförelser eller dokumentation. Problemet: Orimliga internpriser leder till vinstjusteringar och påföljder i båda länderna. Professionell internprisdokumentation: Tjänst Marknadsintervall Dokumentationskrav Management Fees 3–8 % av omsättning Funktionsanalys + benchmarking Licensavgifter 5–15 % beroende på bransch IP-värdering + jämförelsestudier Låneräntor 1–6 % över basränta Rating + räntejämförelser Cost-plus-påslag 5–20 % på kostnader Funktions- och riskanalys Misstag #4: Okoordinerad rådgivning Typiskt misstag: Maltesisk och tysk rådgivare känner inte varandra och motsäger sig vid revisionen. Varför det är ödesdigert: Motstridiga svar uppfattas av revisorerna som ett erkännande. Koordinerad rådgivningsstrategi: Låt båda rådgivarna träffas före revisionen Utveckla en gemensam strategi Förbered samordnade argument Ha regelbundna avstämningar under revisionen Misstag #5: Bristande bevis på Malta-närvaro Typiskt misstag: Jag är ofta på Malta, men har inga bevis. Problemet: Utan dokumentation tror inga revisorer på din Malta-aktivitet. Fullständig närvarodokumentation: Spara alla flygbiljetter och boardingkort Förvara hotell- och hyresbevis Dokumentera affärsmöten på Malta Ta foton vid Malta-möten Spara kvitton från restauranger på Malta Säkra mobilens positionshistorik Misstag #6: För sen juridisk rådgivning Typiskt misstag: Letar upp juridisk expertis först när revisionen är aviserad. Varför det är för sent: Under revisionen kan du bara reagera, inte strukturera om i förväg. Proaktiv juridisk rådgivning: – Årlig strukturgenomgång med rådgivare – Kontinuerliga uppdateringar om lagändringar – Förebyggande optimering – Krisplaner för olika scenarier Vad innebär det för dig? Planera din Malta-struktur från start som om du blir granskad nästa år. Då sover du lugnt och är maximalt förberedd om det blir allvar. Efter revisionen: Så hanterar du resultatet Använda positiva revisionsbesked på rätt sätt Om båda myndigheter accepterar din struktur – grattis! Men vila inte på lagrarna. Så dokumenterar du framgången: Förvara revisionsrapporter säkert Använd argumentationen i framtida revisioner Bibehåll eller förbättra dina strukturella standarder Uppdatera dokumentationen regelbundet Ett positivt revisorsutlåtande fungerar som en kvalitetsstämpel – det skyddar dig vid kommande revisioner. Hantera krav på eftertaxering Om eftertaxering krävs, behåll lugnet och agera strukturerat: Omedelbara åtgärder vid efterkrav Analysera revisionsrapporten: Vilka punkter ifrågasätts? Överväg möjligheter för invändning: Är invändningarna befogade? Intensifiera skatterådgivningen: Nu behövs proffs Skydda likviditet: Efterkrav kan bli höga Undvika dubbelbeskattning Värsta fallet: Båda länder beskattar samma intäkter. Då gäller dubbelbeskattningsavtal (DBA): Förfarande Varaktighet Framgångschans Kostnad Ömsesidigt överenskommelseförfarande 12–36 månader Hög vid klar rättslig situation 10 000–50 000 € Skiljeförfarande 6–18 månader Mycket hög 25 000–100 000 € Nationell överklagan 6–24 månader Medel 5 000–25 000 € Optimera strukturen efter revision Använd revisionsresultaten för framtiden: Vid godkänd revision: – Kopiera framgångsmodellen – Sätt dokumentationsstandarden – Bygg ut substansen ytterligare – Finslipa complianceprocesser Vid delvis godkänd revision: – Justera kritiserade områden – Anpassa strukturen där det krävs – Fokusera rådgivning på problemområdena – Sätt in förebyggande åtgärder Vid underkänd revision: – Tänkt om hela strukturen – Se över alternativa modeller – Utveckla exit-strategier – Begränsa skadan Använd överklagande strategiskt Inte varje överklagan är meningsfull. Överväg noga: Överklagan lönar sig om: – Det finns rättsliga fel i revisionsrapporten – Du har nya bevis som stärker din position – Det förekommit handläggningsfel – Efterkravet är oproportionerligt högt Överklagan är riskabelt om: – Rättsläget tydligt går dig emot – Fler områden kan börja granskas – Kostnaden överstiger nyttan – Fördröjningen gör mer skada än nytta En erfaren skattejurist kan avgöra detta. Långsiktig compliance-strategi Efter varje revision bör du ompröva din compliance-strategi: Skärpt internkontroll: Regelbundna interna mini-revisioner Mera rådgivning: Kvartalsvisa möten med skatterådgivare Professionell dokumentation: Systematisk datainsamling Utbilda teamet: Gör personalen medveten om compliance-aspekter Vad betyder det för dig? En revision är inte världens undergång – det är en möjlighet till förbättring. Med rätt strategi kommer du ut starkare. Vanliga frågor om internationell revision på Malta Hur lång tid tar en internationell revision för Malta-bolag? En internationell revision tar normalt 6–12 månader från första meddelandet till beslut. Komplexa ärenden eller överklaganden kan dra ut på tiden till 18–24 månader. Den maltesiska delen går ofta snabbare (3–6 månader), medan tyska eller österrikiska revisioner kan ta längre tid. Kan jag ändra strukturen medan revisionen pågår? Det går i princip, men se upp: förändringar under pågående revision ser ofta ut som ett medgivande av fel och kan leda till fler granskningsområden. Mindre förbättringar (bättre dokumentation, ökad närvaro på Malta) är oftast okej, men större ändringar ska alltid samordnas med skatterådgivaren. Vad kostar professionell vägledning genom en internationell revision? Räkna med 15 000–50 000 € för komplett revisionsstöd. Maltesiska skatterådgivare tar 150–300 €/tim, internationella specialister 250–500 €/tim. Det är en klok investering – utan professionell hjälp riskerar du höga tilläggsavgifter. Måste jag som VD vara personligen på plats vid revisionen på Malta? Det är inte alltid ett krav, men starkt rekommenderat. Revisorerna bedömer din samarbetsvilja och ditt engagemang för Malta-strukturen. Om du är frånvarande utan godtagbart skäl kan det tolkas negativt. Kan du inte närvara, se till att ha kompetent företrädare på plats. Vilka handlingar begärs oftast vid Malta-revisioner? Vanligen efterfrågas: fullständig bokföring de senaste 3–5 åren, alla aktieägarbeslut och protokoll, anställningsavtal för maltesisk personal, hyres- eller köpeavtal för kontor, bankfullmakter och teckningsrätter, e-post för viktiga affärsbeslut, resebevis och närvarointyg, avtal med närstående företag samt dokumentation kring internprissättning. Kan tyska och maltesiska revisorer samrevide? Ja, samordnade revisioner blir allt vanligare. Myndigheterna samarbetar och kan göra revisioner samtidigt eller tätt intill varandra. Dessa joint audits är grundliga men kan ha fördelen att motsägelser mellan länderna klargörs snabbare. Vad händer om jag inte följer 90-dagarsregeln? 90-dagarsregeln gäller bara din personliga maltesiska skattemässiga hemvist, inte bolagsledningens plats. Men kontinuerlig närvaro på Malta är viktig för trovärdigheten. Mindre än 30 dagar per år på Malta ifrågasätts. Viktigare än antal dagar är att beslut tas på Malta. Kan jag överklaga negativa revisionsbesked? Ja, det finns flera rättsmedel: invändning mot skattebeslutet (ofta 4 veckors frist), överklagande till domstol (efter avslaget invändning), ömsesidigt överenskommelseförfarande vid dubbelbeskattning (ingen tidsfrist), EU-skiljeförfarande vid internationella tvister. Framgången beror på omständigheterna – professionell rättshjälp är oumbärlig. Bör jag frivilligt begära en revision? Det går, men är sällan att rekommendera. Frivilliga revisioner (”Voluntary Disclosure”) kan vara meningsfullt om du själv hittat och vill rätta misstag. Annars: väck inga onödiga frågor. Bättre med regelbundna interna compliance-revisioner av din rådgivare. Hur känner jag igen seriös rådgivning för Malta-strukturer? Seriösa rådgivare har: lång erfarenhet av Malta-strukturer (minst 5 år), samarbetar mellan Malta och ditt hemland, ger realistiska råd istället för löften, har transparenta arvoden och referenser från genomförda revisioner. Var försiktig med rådgivare som utlovar 100 % säkra strukturer eller bagatelliserar substanskraven.
