Innehållsförteckning Malta Trading Company: När handeln blir en guldgruva Skattebehandling: Maltas fulla återbäringssystem förklarat Moms vid import-export: Så undviker du smart fällorna med VAT Tullhantering på Malta: Mellan EU:s inre marknad och tredjelandskaos Compliance-krav: Pappersarbete som lönar sig Internationell distribution: Använd Malta som nav Från idé till Trading Company: Din vägkarta De dyraste nybörjarmisstagen – och hur du undviker dem Vanliga frågor Föreställ dig att du sitter på ditt kontor i Sliema, blickar ut över Medelhavet och just nu sluter en affär mellan en tysk tillverkare och en nordafrikansk distributör. Låter det som en dröm? För mig har det varit vardag i tre år nu. Malta har för länge sedan blivit den dolda mästaren för internationella handelsföretag – av riktigt goda skäl. Jag känner branschen här utan och innan numera. Från det första rådgivningsmötet på Malta Enterprise till den första miljoneuroaffären har dussintals entreprenörer i mitt nätverk tagit steget. Några har misslyckats (oftast på grund av onödiga compliance-misstag), andra har halverat sin skattekostnad och samtidigt dubblerat sin internationella räckvidd. Grejen? Malta erbjuder inte bara 35% bolagsskatt med möjliga återbäringar på upp till 6/7-delar – utan även ett strategiskt läge mellan Europa, Afrika och Mellanöstern som är guld värt för import-export-verksamhet. Men var på din vakt: Den som inte förstår skattefinesserna eller slarvar med compliance riskerar att få betala dyrt i slutänden. Malta Trading Company: När handeln blir en guldgruva Ett handelsbolag på Malta är i grunden ett helt vanligt maltesiskt Limited-bolag (Ltd.) som specialiserat sig på köp och försäljning av varor. Skillnaden mot ett vanligt holding- eller konsultbolag? Här handlar det om fysiska produkter – allt från italienska läderjackor till tyska maskindelar och asiatisk elektronik. Vad gör Malta så attraktivt för Trading Companies? Här är det som räknas: EU-medlemskap sedan 2004: Fri rörlighet för varor på den inre marknaden, inga tullar mellan EU-länder Strategiskt läge: 93 km från Sicilien, 333 km från Libyen – perfekt för handel mellan Afrika och Europa Engelska som officiellt språk: Internationella avtal utan översättningskostnad Stabil rättslig miljö: Common Law-system, EU-anpassad handelslagstiftning Modern infrastruktur: Freeport Malta (en av Medelhavets största omslagsplatser) Vad betyder detta för dig? I Tyskland hamnar en trading-GmbH snabbt på en effektiv total skattekostnad om 30-32%. På Malta kan du, med smart strukturering, komma ner på 5% effektiv skatt. Låter för bra? Det är lagligt – om du känner till reglerna. Rättsliga grunder: Översikt Malta Companies Act Den rättsliga grunden är Malta Companies Act (Chapter 386). Särskilt relevant för Trading Companies: Aspekt Krav Praktisk betydelse Minimikapital €1 164,69 Symboliskt – oftast €10 000-50 000 för trovärdighet Directors Minst 1 Behöver inte vara bosatt på Malta Aktieägare Minst 1 Fysisk eller juridisk person Registered Office Malta-adress Ofta via tjänsteleverantör (€500-1 500/år) Trading License Vid vissa produkter Beroende på varukategorin Knepet? Du behöver Economic Substance – alltså verklig affärsverksamhet på Malta. Inte bara en brevlådefirma, utan ett kontor, lokala anställda eller i alla fall regelbunden närvaro. Mer om detta senare. Malta jämfört med andra EU-lägen: Den ärliga jämförelsen Jag hör ofta: Varför inte Irland, Nederländerna eller Cypern? Här är sanningen: Irland: 12,5% bolagsskatt låter bra, men strikta transfer pricing-regler och höga compliance-kostnader gör det mindre attraktivt för mindre tradingbolag. Nederländerna: Perfekt för holdingbolag, men 25% bolagsskatt plus komplexa substanskrav. Cypern: 12,5% skatt, men sedan EU:s anti-transfer pricing-regler klart mindre flexibelt. Malta vinner på kombinationen av låga effektivskatter, flexibel strukturering och fortfarande måttliga compliance-kostnader. För Trading Companies med omsättning €500 000–€50 miljoner ofta bästa valet. Skattebehandling: Maltas fulla återbäringssystem förklarat Nu blir det spännande – och lite snårigt. Maltas skattesystem är som ett schweiziskt urverk: komplext, men briljant om du lär dig det. Jag förklarar det så som jag själv fick lära mig det – med riktiga siffror, utan skattejuristspråk. 35%-6/7-delarsformeln: Maltas skattemirakel Malta tar i grunden ut 35% bolagsskatt på all vinst. Men det raffinerade är återbäringssystemet (Refund System). Beroende på inkomsttyp får aktieägare tillbaka delar av redan betald bolagsskatt vid utdelning: Inkomsttyp Återbäring Effektiv skattesats Typiskt för trading Utländsk källskatt 6/7-delar (85,7%) 5% Import från tredje land Malta-källa 2/3-delar (66,7%) 11,7% Lokala leverantörer Passiva inkomster 5/7-delar (71,4%) 10% Ränta, licenser Ej återbäringsbar 0% 35% Vissa fastighetsinkomster Vad betyder det i praktiken? Säg att ditt tradingbolag gör €100 000 i vinst från import av kinesisk elektronik som exporteras till Tyskland: Bolagsskatt: €35 000 (35% av €100 000) Utdelning: €65 000 till dig som aktieägare Återbäring: €30 000 (6/7-delar av €35 000) Din effektiva skatt: €5 000 (5% av €100 000) Låter för bra? Det stämmer – om du uppfyller kraven. Economic Substance: Knäckfrågan med verklig närvaro Sedan 2019 gäller på Malta (och hela EU) kravet på Economic Substance. Det betyder: du måste visa att företaget faktiskt bedriver riktig affärsverksamhet, inte bara ser snyggt ut på pappret. För Trading Companies innebär det konkret: Kärnverksamhet på Malta: Inköp, försäljning och riskhantering ska styras lokalt Kvalificerad personal: Minst 1-2 heltidsanställda med rätt kompetens Skäliga driftskostnader: Utgifter för kontor, personal etc. Fysisk närvaro: Verkligt kontor, inte bara brevlåda Min erfarenhet: Räkna med €50 000–80 000 per år i driftskostnader på Malta. Det inkluderar ett mindre kontor (€800–1 500/månad), en lokal anställd (€25 000–35 000/år) och compliance-kostnader. Dolda skattefördelar för internationella handlare Här är finesserna andra länder inte erbjuder: 1. Undantag för deltagarägande (Participating Holdings Exemption) Utdelningar från innehav i andra EU-företag är helt skattefria på Malta. Perfekt om du har filialer i flera EU-länder. 2. Royalty-optimering Licensavgifter för varumärken/patent kan via Malta hanteras med bara 10% effektiv skatt. Smidigt om du har egna varumärken. 3. Treaty Shopping Malta har dubbelbeskattningsavtal med över 70 länder. Använt rätt kan du sänka eller helt undvika utländsk källskatt. Exempel från min rådgivning: En tysk företagare importerar maskiner från Kina och säljer dem vidare till Nordafrika. Genom maltesisk struktur sparar han både på tysk bolagsskatt och reducerar kinesisk källskatt från 10% till 5% tack vare Malta-Kina-avtalet. Moms vid import-export: Så undviker du smart fällorna med VAT Moms (VAT) är det ämne som gör även rutinerade företagare svettiga. På tre år har jag sett alla möjliga scenarier – från enkla B2B-leveranser till komplexa triangelaffärer och kedjetransaktioner. Momsgrunder för Malta Trading Companies Malta tillämpar EU:s momsdirektiv, men har egna nationella särdrag: Momsats Användning Relevans för trading 18% (standard) De flesta varor och tjänster Standard för trading 7% (reducerad) Böcker, mediciner, vissa livsmedel Nischmarknader 5% (reducerad) Hotellnätter, el Oftast inte relevant 0% (noll) Export till tredje land, finansiella tjänster Mycket viktigt för exportaffärer De tre viktigaste VAT-scenarierna för tradingbolag Scenario 1: Import från tredje land, försäljning inom EU Klassikern: Du importerar varor från Kina, Indien eller USA och säljer till EU-kunder. Exempel: Import av €10 000 smartphones från Kina, försäljning för €15 000 till tysk återförsäljare Import till Malta: €1 800 VAT betalas (18% av €10 000) vid införsel Försäljning till Tyskland: 0% VAT (intra-EU-leverans) VAT-redovisning: €1 800 ingående moms avdragsgill, €0 utgående moms = €1 800 momsåterbetalning Resultat? Du får tillbaka hela importmomsen. Viktigt: Tyska kunden måste själv rapportera omvänd moms. Scenario 2: Import från EU, export till tredje land Du köper i Tyskland eller Italien och säljer vidare till Afrika eller Asien. Köp i Tyskland: 0% VAT (intra-EU-förvärv) VAT-redovisning på Malta: 18% på inköpsbelopp via momsdeklarationen Export till tredje land: 0% VAT (export) VAT-återbetalning: Moms som betalats får du tillbaka som ingående moms Även här är nettoresultatet noll – men endast om all dokumentation är korrekt! Scenario 3: Drop-Shipping utan hantering av varan Det kungliga tekniktricket: Du säljer varor du aldrig fysiskt hanterar. Lagligt, men moms-tekniskt en utmaning. Grundregel: Det är leveransens faktiska destination som avgör momsbehandlingen. Om du som maltesiskt bolag låter kinesiska varor skickas direkt till fransk kund gäller fransk moms. Momsregistrering och -hantering: Så fungerar det i praktiken Momsregistrering på Malta är obligatoriskt så snart årsomsättningen överstiger €35 000 eller du har intra-EU-handel. Tips: Registrera direkt vid bolagsstart. Registreringstid: 2–4 veckor Kostnad: Inga registreringsavgifter Periodisk redovisning: Månadligen senast den 15:e nästa månad Årsredovisning: Senast 31 januari året efter Mitt tips: Använd MOSS-systemet (Mini One Stop Shop) för EU-omfattande B2C-försäljning. Då hanterar du all EU-moms via Malta – en enorm administrativ fördel. Dolda momsfällor som kan bli riktigt dyra Dessa misstag kostar Trading Companies femsiffriga belopp varje år: Saknade exportintyg: Utan korrekt exportbevis blir 0%-exporten plötsligt 18%-försäljning Felaktiga VAT-nummer inom EU: Ogiltigt kundnummer innebär ingen momsundantagen EU-leverans Sen anmälan: €200–500 i böter per sen VAT-deklaration Glömt Intrastat-rapportering: Vid varuvärden över €150 000/år, straff upp till €2 500 Vad betyder detta för dig? Investera direkt i professionell momsprogramvara och en lokal skatterådgivare som kan trading. €200–300 per månad är billigt jämfört med straffavgifter vid fel. Tullhantering på Malta: Mellan EU:s inre marknad och tredjelandskaos Här skiljs agnarna från vetet. Jag har sett Trading Companies vänta i månader på sina varor för att de underskattat maltesiska tullregler, medan andra använder regelverket för att optimera processer och förbättra kassaflödet. Malta Freeport: Din port till världen Malta Freeport är med 2,3 miljoner TEU årligen en av Medelhavets största container-terminaler. För Trading Companies erbjuder den unika möjligheter: Tullförfarande Fördel Kostnad Typisk användning Tullager (Customs Warehousing) Uppskjutet tull tills vidareförsäljning €50–200/container/månad Stora volymer Tullfri zon Handling utan tullbeskattning €100–500/m²/år Förädling, ompackning Transitering (Transit) Genomresa utan tullhantering Garanti 3–7% av varuvärdet Vidarebefordran inom EU ATA Carnet Tillfällig införsel 0,5–3% av varuvärdet Mässor, reparationer Tullsatser och preferenser: Spara vid varje import Malta använder EU:s tulltaxa. Men du kan sänka tullar eller undvika dem helt via smart användning av frihandelsavtal. De viktigaste tullfördelarna: GSP+ för Pakistan, Sri Lanka: 0% tull på många textilier och elektronik CETA-avtal: Sänkta tullar på kanadensiska varor EPA-avtal: Förmåner för afrikanska samarbetsländer Tullunion Turkiet: 0% på industrivaror (vissa undantag gäller) Exempel: Istället för 12% tull på kinesiska skor betalar du bara 4,2% på vietnamesiska – tack vare EU-Vietnam-avtalet. På en container värd €50 000 sparar du €3 900. Tullhantering steg för steg Så fungerar tullhanteringen för ditt tradingbolag i praktiken: Föranmälan: Senast 24h före ankomst via EMCS-systemet Tullanmälan: Elektronisk via Malta Customs eller tullombud Dokumentkontroll: Faktura, packlista, ursprungsintyg, tillstånd Fysisk kontroll: Vid 5–15% av sändningarna, beroende på riskprofil Betalningshantering: Tull och moms måste betalas innan frisläpp Varufrisläpp: Vanligen inom 2–6 timmar vid korrekta dokument Viktigt: Malta Customs arbetar helt digitalt. Pappersdokument leder automatiskt till förseningar. EORI-nummer och AEO-status: Din tullidentitet Utan EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) kommer du ingenstans. Ansökan tar 1–2 veckor och är gratis. Format: MT[företagsnummer] AEO-statusen (Authorised Economic Operator) är frivillig, men mycket värdefull: AEO-C (Tull): Förenklade tullprocedurer, färre kontroller AEO-S (Säkerhet): Minskade säkerhetskontroller AEO-F (Full): Kombination av båda Krav: 3 års tradinghistorik, oklanderlig compliance, €500 000+ årsomsättning. Handläggning: 4–6 månader. Det lönar sig: 50–70% färre kontroller betyder snabbare hantering och lägre lagerkostnader. Förbjudna och begränsade varor: Här blir det känsligt Malta har strikta regler för vissa varukategorier. De vanligaste fallgroparna: Varugrupp Begränsning Krävt tillstånd Handläggningstid Livsmedel Health Certificate Food Safety Commission 2–4 veckor Läkemedel Marketing Authorization Medicines Authority 6–12 månader Kemikalier REACH-registrering Environment Protection Agency 4–8 veckor Textilier (utvalda) CE-märkning Malta Competition Authority 1–3 veckor Elektronik EMC-konformitet Malta Resources Authority 2–6 veckor Mitt råd: Kontrollera licenskraven innan första importen. Ett tillståndsbrott kan kosta €10 000–50 000 – och konfiskation av varorna. Compliance-krav: Pappersarbete som lönar sig Compliance på Malta är som att borsta tänderna: tråkigt, men oumbärligt. Jag har sett för många Trading Companies försöka snåla här och sedan fått frysa kontona och betala höga böter. Den goda nyheten: Det är görbart och inte överdrivet dyrt – om du arbetar systematiskt. Company Law Compliance: Grundkraven under kontroll Alla maltesiska tradingbolag måste följa grundläggande bolagsrättsliga skyldigheter: Årliga skyldigheter Plikt Deadline Kostnad Böter vid försening Årsredovisning 10 månader efter räkenskapsårets slut €500–2 000 €233 + €6 per dag Annual Return 31 januari €245 €100 + €20 per månad Bolagsstämma Senast 15 månader efter föregående €0 (endast protokoll) €1 165 BOI-uppdatering Vid ändringar, senast inom 14 dagar €100 €200–1 000 BOI står för Beneficial Ownership Information – ett register där alla verkliga ägare måste anges. Låter byråkratiskt, men är avgörande för bankerna. Skattecompliance: Viktiga datum du måste ha koll på Maltas räkenskapsår följer kalenderåret. Här är dina viktigaste deadlines: Löpande skatteplikter Momsredovisning: Månatligen senast den 15:e nästa månad Preliminär skatt: Förskottsbetalning till 30 april och 31 oktober Slutlig avräkning: Senast 30 juni året efter Källskatt: Månatligen vid utlandsbetalningar Sociala avgifter: Månadligen för lokala anställda Preliminärskatten är extra knepig: Till den 30 april måste du ha betalat in minst 90% av årets förväntade skatt – annars 8% ränta på underbetalning. Bankcompliance: KYC och CDD på djupet Maltas banker har blivit mycket mer restriktiva sedan Panama Papers. Kontoöppning är numera en utmaning för tradingbolag. Vad bankerna kräver: Affärsplan: Detaljerad, med marknadsanalys och ekonomisk plan (10–20 sidor) Kapitals ursprung: Intyg med kontobevis etc. Due Diligence: Information om viktiga kunder/leverantörer Transaktionsmonitorering: Förväntad omsättning och flöden Economic Substance: Bevis på verksamhet i Malta Vanliga dokument för kontoöppning: Dokument Krav Giltighet Inkorporationsintyg Vidimerad kopia Nuvarande Bolagsordning Notariellt bevittnad Nuvarande Styrelsebeslut Bemyndigande för kontoöppning Max 3 månader Affärslicens Om nödvändigt Giltig Finansiella prognoser 3-årsplan Nuvarande Handläggningstid: 6–12 veckor hos lokala banker, 2–4 veckor internationellt. Minimiinsättning: €10 000–50 000 beroende på bank. Penningtvättsförebyggande: AML/CFT för Trading Companies Malta tar bekämpning av penningtvätt på allvar. Tradingbolag granskas extra noga eftersom internationella varuflöden ofta används för penningtvätt. Dina AML-plikteter, kortfattat: Kundkontroll (CDD): ID-koll på alla affärspartners Förstärkt Due Diligence: Extra kontroll för högriskländer Transaktionsbevakning: Övervakning av ovanliga affärer Dokumentarkivering: Spara alla dokument i 5 år Meddelande om misstänkt aktivitet: Rapportera direkt Red flags som kräver omedelbar rapportering: Kontantaffärer över €10 000 Affärer med sanktionerade länder (Iran, Nordkorea, etc.) Kunder som försöker dölja identitet Leveranser till annan adress än överenskommet Betalningar från tredje part utan affärskoppling Brott mot reglerna kan bli mycket dyrt: €5 000–€50 000 i böter och risk för licensindragning. Economic Substance: Så funkar praktiken Kravet på Economic Substance är sedan 2019 den avgörande frågan för maltesiska tradingbolag. Här avgörs om din struktur håller eller faller. Vad adequate betyder (minimikrav): Kriterium Minimikrav Kostnad, vanligt Bevis Kvalificerad personal 1–2 heltidstjänster €25 000–50 000/år Anställningsavtal, lönespecifikationer Fysisk närvaro Verkligt kontor €10 000–20 000/år Hyresavtal, räkningar Driftskostnader Skäliga löpande utgifter €50 000–100 000/år Bokföring, kvitton Kärnintäktsgenererande verksamhet Kärnverksamhet i Malta Ej kvantifierbart Kontrakt, protokoll Malta Business Registry gör årliga kontroller. Vid bristande compliance: €5 000–10 000 i böter plus rapport till aktieägarnas skattemyndighet. Slutsats: Satsa från start på genuin närvaro på Malta. Ett remote-bolag med maltesiskt skal fungerar inte längre sedan 2019 – åtminstone inte lagligt. Internationell distribution: Använd Malta som nav Nu till hjärtat av framgångsrika maltesiska tradingstrukturer. Att använda Malta som distributionsnav är mer än ett skattegrepp – det är ett strategiskt beslut som ger stora fördelar både operativt och skattemässigt. Malta-hub-strategin: Varför den funkar Malta ligger inte av en slump i centrum av Europas handelsrutter. Geografiska och legala fördelar går hand i hand: 5 dagar sjöfart till 90% av EU-hamnarna 3 dagar sjöfart till Nordafrika Direktflyg till alla affärsmetropoler Tillgång till EU:s inre marknad utan extra tullhantering Stabilt politiskt klimat Ett exempel: En tysk företagare säljer koreansk elektronik över hela Europa och Afrika. Istället för tre separata distributionsavtal (Europa, Nordafrika, Mellanöstern) har han byggt en maltesisk masterdistribution. Resultat: 30% lägre logistikkostnader, 50% mindre compliancejobb, 15% lägre skatt. Skatteoptimering genom smart struktur Här är tre beprövade strukturer för distribution via Malta: Struktur 1: Enkelt tradingbolag Det enklaste: Ett maltesiskt Ltd. köper direkt från producenten och säljer vidare till slutkunder/distributörer. Fördelar: Enkel struktur, låga compliancekostnader, snabb start Nackdelar: Begränsade optimeringsmöjligheter, alla risker i samma bolag Perfekt för: Omsättning €500 000–€5 000 000 Struktur 2: Principal + distributionsmodell En maltesisk holding äger rättigheterna till varorna/varumärket och säljer till ett maltesiskt tradingbolag som sköter handeln. Företag Funktion Skattebelastning Riskprofil Malta Holding Ltd. IP-ägare, varumärken 5% (om strukturen är rätt) Låg Malta Trading Ltd. Fysisk handel 5–11,7% Medel Lokala distributörer Slutkundskontakt Lokala skattesatser Hög Struktur 3: Multi-jurisdiktionellt nav Malta som masterdistributör med dotterbolag på målländerna. Så gör proffsen: Malta köper från producenten, säljer till egna dotterbolag i Tyskland, Frankrike, Polen. Dotterbolagen har minimala marginaler (3–5%), Malta tar huvuddelen till låg beskattning. Transfer Pricing: Prissättningens ädla konst Prissättning mellan bolag (transfer pricing) är nyckeln till skatteoptimering. Det har blivit knepigare med OECD:s BEPS-regler, men inte omöjligt. De viktigaste metoderna: Comparative Uncontrolled Price (CUP): Marknadsprisjämförelser Resale Price Method: Avdrag från vidareförsäljningspris för rimlig marginal Cost Plus Method: Påslag på självkostnad för rimlig vinst Profit Split Method: Vinstfördelning efter värdeskapande I praktiken: Köp i Kina: €100 000 Försäljning Malta – Tyskland: €120 000 (20% marginal för trading) Vidareförsäljning Tyskland: €125 000 (4% marginal för distribution) Kundpris: €140 000 Marginalerna måste dokumenteras och jämföras mot marknaden. Kostnad: €5 000–15 000/år för TP-dokumentation, men oumbärligt över €5 miljoner i omsättning. Logistik och fulfillment: Från teori till verklighet En skattestruktur har inget värde utan fungerande logistik. Malta erbjuder flera alternativ: Alternativ 1: Malta Freeport som logistikbas Lagerkostnad: €2–5 per m²/månad Hantera: €15–25 per ton Tullhantering: €50–200 per försändelse Anslutning: Direkt till 100+ hamnar globalt Alternativ 2: 3PL-partner Lokala logistikpartners kan ta lagring, plock och leverans. Kostnad: €3–8 per försändelse plus lageravgift. Alternativ 3: Hybrid med EU-satelliter Malta som importport, satellitlager i Tyskland/Polen för EU-leveranser. Optimerar både kostnad och leveranstid. Riskhantering för internationella distributörer Med Malta som hub ökar komplexiteten. Dessa risker måste du kontrollera: Valutarisken Köp i USD/RMB, försäljning i EUR/GBP – växelkursförändringar kan urholka marginalen. Lösning: Terminskontrakt eller naturlig hedging via diversifiering. Politiska risker Handelsembargon, tullkrig, Brexit – internationell politik påverkar dig direkt. Lösning: Fler leverantörer och flexibla försäljningskanaler. Compliance-risken Varje land har egna produktregler, importkrav och skatteregler. Lösning: Lokala compliance-partners och god dokumentation. Kreditrisken Internationella kunder har högre risk för betalningsmisslyckanden. Lösning: Kreditförsäkring, remburs, factoring. Så vad innebär det? Malta som distributionsnav kräver professionell förberedelse och löpande arbete. Men när det görs rätt är det en av de starkaste konkurrensfördelarna du kan skaffa dig. Från idé till Trading Company: Din vägkarta Nu blir det konkret. Jag guidar dig hela vägen från de första tankarna till ditt första affärsavslut – precis som jag gjort för dussintals andra. Utan att försköna, men med alla fallgropar du bör undvika. Fas 1: Förberedelse och planering (4–6 veckor) Utveckla affärscase Innan du investerar ens en euro måste siffrorna vara på bordet: Marknadsanalys: Vilka produkter, marknader, marginaler? Konkurrensanalys: Vem gör det redan? Vad är din USP? Ekonomisk plan: Startkapital, löpande kostnader, break-even Riskanalys: Vad kan gå fel – och hur skyddar du dig? Min tumregel: Du behöver minst €100 000–200 000 i startkapital för ett seriöst tradingbolag. Räkna med ca 30% för uppstart och drift, resten är rörelsekapital till första varuköp. Skatteförhandsplanering Här avgörs framgången för hela strukturen: Fråga Alternativ Skatteeffekt Ägarstruktur Direkt vs Holding 5% vs 11,7% effektiv skatt Affärsmodell Principal vs agent Olika momsbehandling Leverantörsländer EU vs tredje land Tull- och handelsavtal Målländer B2B vs B2C Momsregistreringskrav Platsbesök Malta En 3–4 dagars resa till Malta är obligatorisk. Inte för semester, utan för att verkligen känna på affärsmiljön: Dag 1: Kontorsvisningar i Sliema, St. Julians, Valletta Dag 2: Möten med 2–3 tjänsteleverantörer Dag 3: Bankmöten (boka i förväg!) Dag 4: Malta Freeport & logistikpartners Budget: €2 000–3 000. Men ovärderlig för rätt magkänsla i affärslivet. Fas 2: Bolagsbildning (2–4 veckor) Bolagsbildning steg för steg Namnbokning (1–2 dagar): Namnkontroll via Malta Business Registry Reservering i 30 dagar (€35) Tips: Välj ett neutralt namn, undvik Trading eller Import-Export Bolagsordning (2–3 dagar): Objektsklausul så bred som möjligt Aktiekapital: €50 000–100 000 (endast €1 165 att betala in) Ordna registered office-adress Inlämning hos Malta Business Registry (5–10 arbetsdagar): Form A (bolagsregistrering) Bolagsordning Directors Declaration Registreringsavgift: €245 Inkorporationsbevis: Automatisk efter godkänd granskning Från nu är bolaget rättssubjekt Optimera ägarstrukturen Standardbildningen är bara första steget. För skatteoptimering krävs ofta en holdingstruktur: Exempelstruktur: Du (Tyskland) → Malta Holding Ltd. → Malta Trading Ltd. Fördel: Utdelningar mellan Trading och Holding är skattefria på Malta, och utdelningar från Holding till dig beskattas bara med 5% källskatt tack vare dubbelbeskattningsavtal med Tyskland Fas 3: Operativ uppstart (4–8 veckor) Banksetup: Svåraste delen Kontoöppning för tradingbolag är numera en konst. Mina erfarenheter: Bank Godkännandefrekvens Minimiinsättning Handläggningstid Kommentar Bank of Valletta 60% €25 000 8–12 veckor Strikt KYC, men stabila relationer HSBC Malta 40% €50 000 6–10 veckor Globalt, högre krav APS Bank 70% €10 000 4–8 veckor Mer tradingvänlig, lokal support Citadel Commerce Bank 80% €15 000 2–4 veckor Specialist på företagsbanktjänster Licenser och registreringar Alla tradingverksamheter behöver inga särskilda tillstånd, men vissa gör: Allmän trading: Inget särskilt tillstånd krävs Livsmedelsimport: Health Certificate från Food Safety Commission Läkemedel: Marketing Authorization från Medicines Authority Finansiella instrument: MFSA-licens (Malta Financial Services Authority) Telekomutrustning: Type Approval från Malta Communications Authority Moms- och EORI-registrering Momsregistrering (2–3 veckor): Online via CFR-portalen Inga avgifter Ansök omedelbart vid start EORI-nummer (1–2 veckor): Via Malta Customs Portal Kostnadsfritt Krav för import/export Intrastat-registrering: Automatisk vid momsregistrering Rapportering från €150 000 i omsättning Fas 4: Team och infrastruktur (2–6 veckor) Bygg ditt Economic Substance-team Utan riktigt team på Malta går det inte. Alternativen: Position Heltid Deltid Upphandlat Kostnad typiskt Managing Director €35 000–50 000 €15 000–25 000 €8 000–15 000 Beroende på erfarenhet Operations Manager €25 000–35 000 €12 000–18 000 €6 000–12 000 Kärnroll i trading Redovisning €20 000–30 000 €8 000–15 000 €3 000–8 000 Compliance-kritiskt Admin-assistent €18 000–25 000 €8 000–12 000 €2 000–5 000 Stödfunktion Min rekommendation: 1 heltids Operations Manager + 1 deltidsredovisning. Totalt €35 000–45 000/år – räcker till substance och drift. Kontor och IT-infrastruktur Serviced Offices är ofta bästa starten: Business Centers Sliema: €600–1 200/mån för 2–3 personer Co-working spaces: €200–400/mån per arbetsplats Dedikerat kontor Valletta: €400–800/mån – mindre flexibelt IT-budget: €5 000–10 000 för professionell setup (server, nätverk, licenser). Fas 5: Go-live och första affärer (2–4 veckor) Leverantörs-onboarding Leverantörerna måste förstå och acceptera Malta-strukturen: Kreditansökan: Ofta 30–60 dagars kredit nödvändigt för kassaflöde Leveransvillkor: FOB, CIF eller DAP? Vem står för transport och försäkring? Kvalitetssäkring: Inspektionsrätt och reklameringsrutiner Force Majeure: Viktigt särskilt mot asiatiska leverantörer Kundanskaffning B2B-kunder kräver trygghet och transparens: Bolagsprofil: Professionell broschyr med Malta-bakgrund Finansiell styrka: Bankintyg och bolagsregister Försäkringsskydd: Professional Indemnity och produktskydd Certifikat: ISO, när det är relevant Checklista för första affären Vid första affären avgörs om strukturen håller: Beställning: Från Malta Trading Company till leverantör Försäljningsavtal: Från Malta Trading Company till kund Shipping-instruktion: Tydliga leveransvillkor Försäkring: Sjötransportförsäkring Importdokument: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading Tullklarering: Använd EORI-nummer och momsregistrering Betalning: Alltid via maltesiskt bankkonto Slutsats: Räkna med minst 3–4 månader från första idé till första affär. Budget: €150 000–250 000 för start/rörelse första 6 månaderna. Men när det har satt sig har du en struktur som håller i många år. De dyraste nybörjarmisstagen – och hur du undviker dem Under tre år har jag sett snart varje misstag – oftast hos andra, ibland tyvärr även hos mig själv. De här misstagen kostar inte bara pengar, ibland hela strukturen. Här är de vanligaste fällorna och hur du listar ut dem redan från början. Mistake #1: Underskatta Economic Substance Klassikern: Jag jobbar lite på distans från Tyskland, det räcker säkert med det för substance. Varför misslyckas det: Malta Business Registry granskar numera noggrant. Företag utan lokal aktivitet rapporteras – även till tyska myndigheter. Kostnaden: €10 000–50 000 i böter plus risk för beskattning av hela vinsten i Tyskland. Så undviker du det: Anställ lokal maltesisk personal från dag ett (inte bara på papperet) Fatta alla viktiga affärsbeslut dokumenterat på Malta Minst 1–2 dagar per månad på plats på Malta Styrelsemöten ska hållas och dokumenteras i Malta Mistake #2: Slarva med momsen Klassikern: Moms är bara genomgångspost, vad kan gå snett? Varför misslyckas det: Import/export-moms är komplex. Fel VAT-sats eller saknat exportbevis kan ändra 0% till 18%. Kostnaden: Vid €1 miljon i omsättning kan fel kosta €50 000–180 000. Verkligt case: Tradingbolag importerar textilier från Pakistan för €500 000, säljer vidare till Tyskland för €650 000. Dokumentation bristfällig – Malta Customs anser det som lokal leverans – €90 000 i moms debiteras plus €15 000 i böter. Så undviker du det: Proffsig momsprogramvara från dag ett (€200–500/mån) Månatlig avstämning med lokal moms-expert Säkra alla exportdokument dubbelt (digitalt + papper) Verifiera VAT-nummer via VIES-systemet Mistake #3: Ignorera transfer pricing Klassikern: Vi är ändå små, transfer pricing bryr sig ingen om. Varför misslyckas det: Vid €500 000 i omsättning tittar myndigheterna på prisbilden. För stora Malta-marginaler sticker direkt ut. Kostnaden: Vinstjustering plus 20% böter och räntor – snabbt över €100 000. Så undviker du det: Kalkylera marknadsrimliga marginaler direkt (5–15% för ren distribution) Från €2 miljoner i omsättning: Ha TP-dokumentation Bygg benchmarkingstudier för din bransch Dokumentera och motivera varje prisjustering Mistake #4: Underskatta bankrelationen Klassikern: Bara kontot är öppnat löser det sig. Varför misslyckas det: Maltesiska banker följer tradingbolag extra noga. Oväntade betalningsmönster = kontot kan frysas. Verkligt fall: Tradingbolag byter hastigt från elektronik till livsmedel. Banken fryser kontot då det inte matchar ursprungsplanen. 6 veckor utan tillgång till pengar = stoppad verksamhet. Så undviker du det: Sköt relationen med ansvarig bankkontakt (kvartalsvisa uppdateringar) Uppdatera affärsplanen vid större förändringar Föranmäl ovanliga transaktioner Ha reservkonto på en annan bank Mistake #5: Missa viktiga compliance-deadlines Klassikern: Deadlines är långt borta, det hinns nog med. Varför misslyckas det: Myndigheterna på Malta är kompromisslösa. En missad annual return kan leda till att bolaget raderas. De dyraste förseningarna: Miss Böter direkt Följdkostnad Värsta fall Sen VAT Return €200–500 8% ränta per år €5 000–20 000 Sen Annual Return €100 + €20/mån Strike-off-process Bolaget raderas Sen årsredovisning €233 + €6/dag Bankrelation hotad Konto stängs Economic Substance Report €5 000–10 000 Rapportering till hemland Förlust av skatteerkännande Så undviker du det: Compliancekalender med alla deadlines (digitalt + papper) Automatiska påminnelser 4 veckor/1 vecka innan Backupkontakt för akuta fall Service providers med garanterade SLA Mistake #6: Underskatta produktansvar och försäkring Klassikern: Vi säljer bara, vi producerar inte – ansvaret är litet. Varför misslyckas det: Som importör är du ofta juridiskt ansvarig i EU. Särskilt med elektronik från Asien. Värsta exempel: Tradingbolag importerar mobilladdare från Kina. Laddaren orsakar brand i tysk lägenhet. Skada: €200 000. Ingen möjlighet att få betalt från kinesisk tillverkare. Tradingbolaget ansvarar fullt ut. Skydda dig så här: Produktskadeförsäkring: €1 000–5 000/år för €1–5 miljoner täckning CE-godkännande på alla relevanta produkter Leverantörsavtal med regressklausuler Produkttester vid kritiska kategorier (elektronik, leksaker mm) Mistake #7: Sakna exit-strategi Klassikern: Varför tänka på exit? Vi har ju precis börjat. Varför det är viktigt: Affärer och lagar ändras snabbt. Utan exit-plan riskerar du fastna i Malta. Vanliga exit-scenarier: Försäljning av bolaget till konkurrent Flytta hem pga familj Samgående med större företag Byte till annan skattemodell Tänk på detta från dag ett: Clean corporate structure (inga dolda beroenden) Överförbara avtal (inte personbundna) Dokumenterade rutiner och system Flexibla aktieägaravtal Slutsats: De flesta misstag beror inte på illvilja utan okunskap eller slarv. Lägg hellre €20 000–30 000 på bra rådgivning och setup än €100 000+ på att rädda compliance-problem i efterhand. Vanliga frågor Måste jag personligen bo på Malta för att driva ett tradingbolag? Nej, du behöver inte bo på Malta. Men du måste uppfylla kravet på Economic Substance – alltså bedriva riktig affärsverksamhet där. Det innebär lokal personal, regelbunden närvaro (minst 1–2 dagar per månad) och att viktiga affärsbeslut ska fattas på Malta. Ett bolag som styrs helt på distans från Tyskland är inte längre lagligt sedan 2019. Hur höga är minsta årliga kostnader för en maltesisk Trading Company? Räkna med €50 000–80 000 per år i fasta grundkostnader: €25 000–35 000 för en lokal anställd, €10 000–15 000 för kontor, €8 000–12 000 för compliance och bokföring, €5 000–10 000 för försäkringar och övriga utgifter. Därtill tillkommer rörliga kostnader beroende på affärsvolym. Vilka varor kan jag inte handla via Malta? Du kan i princip sälja allt, men vissa kategorier kräver särskilda tillstånd: Livsmedel (Health Certificate), läkemedel (Marketing Authorization), kemikalier (REACH-registrering), vapen (vapenlicens), tobak och alkohol (excise license). Helt förbjudet är illegala droger, stöldgods och varor från sanktionerade länder. Kan jag använda 5% skatten från start? 5% gäller bara på vinster från utländska källor med 6/7-delars återbäringssystemet. Det fungerar först när du gör utdelning och har uppfyllt substance-kraven. De första åren blir det ofta 11,7% (Malta-källa), eftersom du först bygger lokal struktur. 5% är målet, inte startpunkten. Hur lång tid tar kontoöppning hos maltesiska banker? För tradingbolag: 6–12 veckor hos lokala banker (Bank of Valletta, APS Bank), 4–8 veckor hos nischbanker (Citadel Commerce Bank). Du behöver detaljerad affärsplan, kapitalintyg och ofta personligt möte. Backup-plan: EU-banker med Malta-IBAN (Revolut Business, Wise Business) som tillfällig lösning. Vad händer om skattereglerna i EU ändras? Malta måste följa alla EU-direktiv, men grundprincipen (35% bolagsskatt med återbäring) har varit stabil sedan 1994. Den största förändringen var 2019 – kravet på economic substance. Framtida risker: hårdare substance-krav och EU-gemensam minimiskatt. Men Malta kommer alltid försöka vara konkurrenskraftigt. Behöver jag maltesisk direktör eller aktieägare? Nej, varken direktör eller aktieägare måste vara maltesisk eller EU-medborgare. Du kan som tysk äga 100%, och också vara direktör själv. Det viktiga är bara en registered office-adress på Malta (via tjänsteleverantör) samt verklig substance på plats. Hur funkar momsen på drop-shipping via Malta? Det är komplicerat! Om du skickar varor från Kina direkt till fransk kund utan att passerar Malta räknas det som fransk leverans med fransk moms. Då måste du momsregistrera dig i Frankrike. Riktig Malta-drop-shipping funkar bara om varan, åtminstone formellt, går via Malta (Malta Freeport som omlastningsplats). Vilka försäkringar behövs som tradingbolag? Minst: Professional Indemnity (€1 000–3 000/år), Product Liability (€2 000–5 000/år), Marine Cargo Insurance (0,1–0,5% av varuvärdet), General Third Party Liability (€500–1 500/år). Vid lagerhållning på Malta även: egendomsförsäkring och varuförsäkring. Totalbudget: €5 000–15 000 beroende på volym. Kan jag flytta mitt befintliga tyska GmbH till Malta? Teoretiskt ja, men praktiskt mycket tidskrävande. Du behöver en gränsöverskridande fusion enligt EU-regler, styrelsebeslut, skattebesked och ofta åratal av diskussioner med tyska skattemyndigheter. Ofta är det snabbare och enklare att grunda nytt på Malta och överföra tillgångar.
