Innehållsförteckning Vad substans i Malta verkligen betyder 2025 De tuffaste kraven från internationella skattemyndigheter Operativ verksamhet i Malta: Så bygger du riktig substans Anställda i Malta: Personallösningar som uppfyller compliance CRS och BEPS: Detta måste du veta om de nya EU-reglerna Malta vs. andra EU-jurisdiktioner: Den ärliga jämförelsen Vanliga misstag vid substansdokumentation Din steg-för-steg-checklista för 2025 Vanliga frågor Här sitter jag med min tredje cappuccino på kontoret i Valletta och stirrar på tre centimeter pappersbuntar – ren substansdokumentation för ett enda bolag. Om du trodde att Malta bara var sol, hav och låga skatter har jag dåliga nyheter till dig. Tiden då du kunde sätta upp ett brevlådeföretag och sedan luta dig tillbaka på stranden är definitivt förbi. Sedan 2019 granskar internationella skattemyndigheter exakt vad du faktiskt gör här. Och då menar jag väldigt exakt. Ta det lugnt – jag berättar hur du bygger upp verklig substans i Malta, utan att behöva svettas nästa gång CRS-rapporten (Common Reporting Standard – det internationella informationsutbytet mellan skattemyndigheter) ska lämnas in. Substans på Malta 2025: Vad internationella skattemyndigheter faktiskt kontrollerar Låt oss börja med verkligheten: substans innebär i Malta 2025 inte längre bara ha ett kontor och titta förbi ibland. EU:s direktiv mot skatteflykt (ATAD – Anti Tax Avoidance Directive) och OECD:s BEPS-regler (Base Erosion and Profit Shifting – regler mot vinstflytt) har förändrat spelets regler totalt. De tre pelarna för verklig substans När tyska, österrikiska eller schweiziska skattemyndigheter granskar, fokuserar de på tre kärnområden: Anställda på plats: Riktiga medarbetare med riktiga anställningsavtal som fattar verkliga beslut Operativ verksamhet: Affärsaktiviteter som faktiskt sker i Malta Ekonomisk verklighet: Ditt företag måste ha en rimlig anledning till att finnas på Malta Vad innebär Economic Substance i praktiken? Maltesiska Economic Substance Act från 2019 fastställer tydliga minimikrav. Ditt företag måste på Malta: Ha ett rimligt antal kvalificerade anställda Ha rimlig operativa kostnader Fatta centrala ledningsbeslut Utföra Core Income Generating Activities (CIGAs – kärnintäktsgenererande aktiviteter) Låter det abstrakt? Det är det också. Därför ägnar advokater och skatterådgivare stor tankekraft åt att lista ut: Hur mycket är tillräckligt? Substans-testet: Så kontrollerar myndigheterna Föreställ dig att en tjänsteman från tyska Bundeszentralamt für Steuern knackar på din dörr. Han vill se: Granskningsområde Vad de letar efter Typiska fällor Anställda Anställningsavtal, lönebesked, närvarodokumentation Nominella direktörer, enbart distansteam Affärsverksamhet Affärsdokument, möten, beslut Beslut som fattas utomlands Kostnader Kontorshyra, IT, resor Orimligt låga kostnader Lokaler Hyresavtal, faktisk användning Delade kontor utan faktisk närvaro Min ärliga bedömning: Jag har sett företag som trott att ett virtuellt kontor för 200 euro i månaden räcker. Spoiler: Det gör det inte. Inte alls. De tuffaste kraven från internationella skattemyndigheter: Malta under lupp Nu blir det konkret obekvämt. Jag visar dig vad de olika skattemyndigheterna verkligen förväntar sig av ditt Malta-bolag. Tyskland: BZSt och deras substanskrav Tyska Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) har numera tydliga riktlinjer. För holdingstrukturer tittar de särskilt på: Minsta personalstyrka: En holding med 10 miljoner euro i tillgångar bör ha minst 2–3 kvalificerade heltidsanställda Kvalifikationsnivå: Inte bara assistenter – riktiga specialister med beslutsmandat Kostnadstest: Operativa kostnader bör ligga på minst 0,5–1% av förvaltat kapital Österrike: BMF och Look-Through-metoden De österrikiska myndigheterna är ännu noggrannare. Deras BMF (Bundesministerium für Finanzen) tillämpar look-through-metoden – de ser genom din maltesiska struktur och frågar: Var sker affärsverksamheten egentligen? Schweiz: ESTV:s Substance over Form Schweiziska ESTV granskar enligt principen substans före form. Konkreta punkter: Economic Nexus Test: Finns det faktiskt samband mellan den ekonomiska verksamheten och Malta? Management Test: Fattas centrala beslut verkligen på Malta? Control Test: Vem kontrollerar bolaget och varifrån? Ny EU-anmälningsplikt: DAC6 och vad det innebär Sedan 2020 måste skatterådgivare och advokater anmäla aggressiv skatteplanering (DAC6 – Directive on Administrative Cooperation). Hit hör även vissa Malta-strukturer. Anmälningsplikt gäller vid: Strukturer med minimal substans Automatiska skattefördelar utan verklig affärsverksamhet Konstlade upplägg för skatteflykt Insider-info: Jag känner till tre företag som 2023 fick post från tyska skattemyndigheter – samtliga saknade tillräcklig substans på Malta. Eftertaxeringen? Sexsiffrigt belopp. CRS-rapportering: Vad rapporteras automatiskt Malta utbyter automatiskt information om: Information Rapporteringsgräns Meddelas till Kapitalvinster Alla belopp Skatterättsligt hemvist för mottagaren Realisationsvinster Ingen specifik tröskel Skatterättsligt hemvist för mottagaren Kontosaldon Över 1 000 US-dollar (≈ 900 €) Hemvistland för kontoinnehavaren Ultimate Beneficial Owner Mer än 25% innehav Alla relevanta jurisdiktioner Vad betyder det för dig? Transparens är inte längre valfritt. Din hemmyndighet känner till allt – frågan är bara om du följer reglerna eller inte. Malta: operativ verksamhet – vägledningen till verklig substans Nu blir det praktiskt. Jag visar vilka operativa aktiviteter du kan och måste lägga i Malta för att stå pall vid noggrann kontroll. Core Income Generating Activities (CIGAs): Kärnaktiviteterna Maltesisk lag skiljer på olika affärsområden. Här är de viktigaste CIGAs för typiska Malta-strukturer: Holdingbolag Holding management: Aktiv övervakning och styrning av dotterbolag Strategiska beslut: Investerings- och avyttringsbeslut Finansiell styrning: Kassahantering, finansiering av koncernen Riskhantering: Övervakning och hantering av risker Servicebolag IT-tjänster: Mjukvaruutveckling, systemadministration Marknadsföring och försäljning: Leadgenerering, kundsupport Administrativa tjänster: HR, redovisning, compliance Hantering av immateriella rättigheter: Utveckling och kommersialisering av IP Minimumnivå för substans vid olika affärsmodeller Med erfarenhet från över 50 Malta-strukturer är här mina ärliga minimirekommendationer: Affärsmodell Minsta antal anställda Minsta kontorsyta Uppskattade årskostnader Ren holding (<5 M€) 2 heltider 50–80 kvm 120 000–180 000 € Aktiv holding (>5 M€) 3–4 heltider 80–120 kvm 200 000–300 000 € IP-holding 2–3 specialister 60–100 kvm 150 000–250 000 € Servicebolag 5+ heltider 100+ kvm 300 000+ € Dokumentation av dina operativa aktiviteter Här skiljer man agnarna från vetet. Du behöver dokumentation utan luckor: Styrelseprotokoll (Board Minutes): Protokoll över alla ledningsbeslut (på engelska, undertecknade i Malta) Ledarapporter: Månadsrapporter om affärsutveckling Tidsrapportering: Bevis på att de anställda faktiskt jobbar på Malta Utgiftsrapporter: Kvitton på alla operativa utgifter Kontrakthantering: Bevis på att avtal förhandlas och tecknas i Malta IT-infrastruktur och digital substans År 2025 är även digital substans avgörande: Serverplacering: Viktiga IT-system bör stå i Malta eller EU E-postdomän: .mt eller .com.mt domän för officiell kommunikation Molntjänster: EU-baserade leverantörer föredras Backuplösningar: Datasäkerhet enligt EU:s dataskyddsregler Praktiskt tips: Mitt råd: Håll era viktigaste möten fysiskt på Malta. Videomöten funkar i det dagliga, men strategiska beslut bör tas på plats i det maltesiska styrelserummet. Outsourcing vs. egna anställda: Hitta balansen Du kan inte outsourca allt och ändå hävda substans. Här är min tumregel: Område Outsourcing tillåtet Måste vara internt Bokföring Ja (till maltesiskt företag) Ekonomistyrning och rapportering IT-support Ja (nivå 1–2) Strategiska IT-beslut Juridik/Compliance Ja (externa advokater) Compliance management Ledning Nej Alla strategiska beslut Vad betyder detta för dig? Räkna med minst 2–3 egna heltidsanställda för kärnfunktionerna. Resten kan du outsourca smart. Malta: Krav på anställda – så rekryterar du compliance-säkert Nu handlar det om människor – och om höga kostnader. Utan verkliga medarbetare på plats är hela din substans bara teater. Här får du veta hur du hittar, anställer och leder personal på Malta utan att riskera compliance. Olika personalnivåer för substans Alla anställda räknas inte lika mycket i substansbedömningen: Nivå 1: Ledning och beslutsfattare Managing Director: Måste vara bosatt på Malta eller inom EU Finance Director: För finansiella beslut Compliance Officer: Säkerställer regeluppfyllelse Nivå 2: Fackspecialister Senior Analysts: Investeringsbeslut för holdingbolag IT-specialister: För tech-inriktade företag Marknads-/säljansvarig: För operativ verksamhet Nivå 3: Administrativt stöd Executive Assistant: För dagliga rutiner Bokförare: Lokal redovisning Office Manager: Kontorsadministration Löner i Malta 2025 – riktmärken Här är den råa verkligheten när det gäller maltesiska löner (brutto, inkl sociala avgifter): Position Junior (0–2 år) Mid-Level (3–5 år) Senior (>5 år) Managing Director €60 000–80 000 €80 000–120 000 €120 000–200 000+ Finance Manager €35 000–45 000 €45 000–65 000 €65 000–90 000 Compliance Officer €30 000–40 000 €40 000–55 000 €55 000–75 000 Business Analyst €28 000–35 000 €35 000–50 000 €50 000–70 000 Executive Assistant €22 000–28 000 €28 000–35 000 €35 000–45 000 Rekrytering på Malta: Här hittar du rätt folk Malta har bara 500 000 invånare – kompetensen är begränsad. Dessa rekryteringskanaler funkar bäst: Lokalt JobsPlus: Statliga arbetsförmedlingen – bra för administrativa roller Malta Independent Jobs: Lokal jobbsajt med stor räckvidd LinkedIn Malta: För mer nischade positioner University of Malta: För nyutexaminerade och unga talanger EU-brett Italien: Många italienska yrkespersoner flyttar till Malta (språk + klimat) Tyskland/Österrike: För finans och compliance-tjänster Östeuropa: Polen, Tjeckien för IT och back-office Arbetsrätt och compliance i Malta Malta har relativt arbetsvänliga lagar. Detta bör du känna till: Anställningsavtal Provanställning: Max 6 månader för nya anställda Uppsägningstider: 1 vecka (provanställning) till 8 veckor (efter 4 år) Lägstalön: €195,16/vecka (2025) Övertid: 1,5 gånger efter 40 timmar/vecka Sociala avgifter och skatt Arbetsgivaravgifter: 10% av bruttolönen Anställdas avgift: 10% av bruttolönen Inkomstskatt: 0–35% (progressivt) Bonus: 13:e och 14:e månadslön är vanligt Remote Work och substans-compliance Här blir det knepigt. Distansarbete är tillåtet, men problematiskt för substans: Viktigt: Anställda som jobbar mer än 50% på distans räknas bara delvis för substans. Helt distansanställda räknas inte alls. Hybridmodeller för substans 3-2-modell: 3 dagar på plats, 2 dagar hemma (räknas som 100%) 4-1-modell: 4 dagar på kontoret, 1 dag hemma (räknas som 100%) 2-3-modell: 2 dagar på kontoret, 3 dagar hemma (räknas som 60%) Personalutveckling och retention Malta har hög personalomsättning – särskilt inom finans och tech. Mina tips för att behålla de bästa: Konkurrenskraftiga förmåner: Privat sjukförsäkring, tjänstebil, lunchkuponger Kompetensutveckling: Budget för konferenser och certifieringar Flexibla tider: Kärntid 10–15, flexibel i kanterna Karriärvägar: Tydliga steg för avancemang Vad innebär detta för dig? Räkna med 15–20% högre personalbudget än du trott, men investera i kvalitet och stabilitet. En bra Managing Director kostar dig 100 000 euro/år – en dålig kan kosta dig compliance och ännu mer pengar. CRS och BEPS: Detta behöver du veta om de nya EU-reglerna Nu blir det riktigt tekniskt – men jag förklarar de internationella skattereglerna så du förstår och kan agera rätt. Common Reporting Standard (CRS): Den genomlysta skattebetalaren Sedan 2017 utbyter över 100 länder automatiskt skatteuppgifter. Malta är med fullt ut. Vad innebär det? Vad som rapporteras automatiskt Alla kapitalinkomster: Räntor, utdelningar, realisationsvinster Kontosaldon: Årssaldo på alla konton över 1 000 US-dollar Försäkringsprodukter: Förtida värde på livförsäkringar Trust- och stiftelsestrukturer: Ägarinformation Vem får rapporten Maltesiska banker och myndigheter rapporterar automatiskt till: Ditt skatterättsliga hemland Ditt medborgarskapsland (för amerikanska personer) Alla länder där du är skattemässigt relevant BEPS (Base Erosion and Profit Shifting): De globala motmedlen OECD har tagit fram 15 åtgärdspunkter mot skatteflykt. För Malta-strukturer är särskilt följande viktiga: Action 5: Harmful Tax Practices Malta har fått anpassa sina skatteregler. De största ändringarna: Nexuskrav: IP-intäkter gynnas bara vid verklig FoU-verksamhet i Malta Substantial Activity: Krävs för alla förmånsregimer Dokumentationsplikt: Omfattande bevis krävs Action 6: Prevention av treaty shopping Malta har numera Principal Purpose Test (PPT) i sina dubbelbeskattningsavtal: Strukturer måste ha ett verkligt affärssyfte Bara skattebesparing är otillräckligt Substansen måste matcha fördragsfördelarna EU:s anti-skatteflyktsdirektiv (ATAD): Direkt påverkan ATAD I och II har direkt påverkat maltesisk lag: Controlled Foreign Company (CFC)-regler Sedan 2019 gäller strängare CFC-regler. Ditt Malta-bolag kan bli CFC om: Du äger över 50% Bolagsskatten är under 13,125% (75% av tysk skatt) Mer än 30% passiva inkomster Generell missbruksregel (GAAR) Malta har infört generell regel mot missbruk: Upplägg utan ekonomisk substans kan ogiltigförklaras Huvudsyftet får ej vara skatteflykt Det måste finnas en valid commercial reason Country-by-Country Reporting: Transparens för koncerner Företag med över 750 miljoner euro i omsättning måste lämna detaljerad landsrapportering: Nyckeltal Vad rapporteras Risk vid inkonsekvens Omsättning Uppdelat per land Transfer Pricing-granskning Vinst före skatt Per land och bolag Substanskrav Betald skatt Effektiv skattesats BEPS-kontroll Antal anställda Heltidsekvivalenter Substansfrågetecken Praktiska compliance-åtgärder för 2025 Utifrån nya regler – detta måste du göra: Omedelbara åtgärder Substansrevision: Kontrollera din struktur mot nya krav Uppdaterad dokumentation: Säkerställ att alla BEPS-krav är täckta CRS-compliance kontroll: Gå igenom alla rapporteringsplikter Skatteresidensintyg: Hämta uppdaterat intyg Löpande åtgärder Kvartalsvisa substansgranskningar: Övervaka compliance fortlöpande Transfer Pricing-dokumentation: Uppdatera alla internpriser regelbundet Styrelseprotokoll: Dokumentera alla viktiga beslut på Malta Personalens tidsrapportering: Visa faktisk närvaro i Malta Viktigt: Reglerna ändras snabbt. Det som är compliant idag kan vara problematiskt imorgon. Jag rekommenderar kvartalsvisa compliance-granskningar med specialiserad skatterådgivare. Malta vs. andra EU-jurisdiktioner: Den ärliga jämförelsen 2025 Efter fem år på ön och otaliga strukturprojekt kan jag säga ärligt: Malta är inte alltid det bästa valet. Ibland är det, ibland inte. Här kommer min osminkade jämförelse. Malta vs. Nederländerna: Substans-duellen Kriterium Malta Nederländerna Vinnare Bolagsskatt 35% (effektiv 5–10%) 25,8% Malta Substanskrav Medel–höga Mycket höga Malta Rekryteringsbas Begränsad (500k invånare) Stor (17 miljoner) Nederländerna Kontorskostnad €25–40/kvm/månad €35–60/kvm/månad Malta Rykte hos skattemyndigheter Noggrann kontroll Godkänt Nederländerna Livskvalitet Sol, men begränsat Infrastruktur, men väder… Oavgjort Malta vs. Irland: The Celtic Tiger vs. The Mediterranean Malta Irland är Maltas största konkurrent för EU-holdingstrukturer: Irlands fördelar Skattesats: 12,5% bolagsskatt för handelsinkomster Rykte: Mindre känslig för tyska/österrikiska skattemyndigheter Talangbas: 5 miljoner invånare, stark tech-marknad Infrastruktur: Bättre flygförbindelser, modern IT Maltas fördelar Flexibilitet: Större spelrum i skatterätten Kostnader: Lägsta personal- och kontorskostnader Klima: 300 soldagar jämfört med irländskt regnrusk EU-access: Samma EU-fördelar till lägre kostnad Malta vs. Luxemburg: David vs. Goliat Luxemburg är det etablerade finanscentret, Malta den utmanande uppstickaren: När Luxemburg är bättre Stora strukturer: Volymer över 100 miljoner euro Institutionella investerare: Pensionsfonder, försäkringar – gillar Luxemburg Regulatorisk stabilitet: 30 år som finanscentrum Banktillgång: Top tier-banker När Malta är bättre Mindre strukturer: Under 50 miljoner euro Operativa bolag: Inte bara holdings, utan riktig verksamhet Kostnadseffektivt: Betydligt billigare att starta och driva Flexibilitet: Snabbare beslut, mindre byråkrati Malta vs. Cypern: Medelhavskonkurrenter Båda öarna slåss om samma klientel – här är skillnaderna: Aspekt Malta Cypern EU-medlemskap Sedan 2004, euro sedan 2008 Sedan 2004, euro sedan 2008 Skattesystem Imputationssystem 12,5% fast skatt Rysslandsrisk Minimal Hög (Ukraina-konfliktens påverkan) Språk Maltesiska/engelska Grekiska/turkiska/engelska Bankrykte Stabilt efter 2018 Problematiskt sedan 2020 Den ärliga rekommendationen: När Malta – och när inte? Malta passar perfekt om: Du planerar en holdingstruktur på 5–100 miljoner euro Du är villig att skapa riktig substans (2–4 heltidsanställda) Du kan flytta operativa funktioner till Malta Låga kostnader är viktigare än maximal prestige Du uppskattar medelhavsklimat för dig och teamet Malta passar INTE om: Du bara vill ha en brevlådefirma utan substans Din struktur hanterar över 100 miljoner euro Du enbart har passiva inkomster Tyska/österrikiska skattemyndigheter redan bevakar dig Du inte vill investera 150 000+ euro per år på substans Min ärliga bedömning: Malta funkar fortfarande 2025 – men bara för dem som satsar på riktig substans. Quick & Dirty-uppläggens tid är förbi. Framtidsutsikter: Malta om 5 år Baserat på dagens EU-utveckling – min prognos till 2030: Skärpta substanskrav: Ytterligare högre miniminivåer Automatiserad compliance: AI-baserad substansgranskning från myndigheter Konsolidering: Färre, men större och mer professionella strukturer Specialisering: Malta nischas in mot vissa branscher (gaming, crypto, fartygsregistrering) Vad betyder detta för dig? Om du väljer Malta – tänk långsiktigt och investera i riktig substans från dag ett. Halvdana lösningar funkar inte längre 2025. Vanliga misstag vid substansdokumentation: Undvik dessa compliance-fällor De senaste fem åren har jag sett fler Malta-bolag falla på dålig dokumentation än dålig planering. Här är de största fällorna – och hur du undviker dem. Misstag #1: Styrelseprotokoll som alibi Detta ser jag hela tiden: Företag vars board minutes ser ut som om de skrivits av en advokat, för en annan advokat. Typiska problem Standardformuleringar: The Board resolved to approve the quarterly management report – utan detaljer Orimliga beslut: Två personer tar 20 stora investeringsbeslut på 30 min Saknad lokal förankring: Inga tecken på lokal analys eller input Tidsmässiga fel: Styrelsemöte 31/12 kl 23:59 fastställer årsplan Så gör du rätt Rimlig tid: Styrelsemöten på 2–4 timmar vid viktiga beslut Lokal analys: Visa att lokala anställda bidragit Uppföljningsåtgärder: Varje beslut med konkreta next steps Bilagd dokumentation: Hänvisa till analyser, rapporter, kalkyler Misstag #2: Phantom Employee-fällan Företag anställer personer som teoretiskt sitter på Malta men som ingen märker av i praktiken. Red flags för skattemyndigheter Inga digitala spår: Inga mejl från lokala anställda till externa partners Konstiga jobbtider: Viktiga mejl utanför maltesisk kontorstid Avsaknad av lokal kontakt: Inga möten med maltesiska rådgivare, banker, myndigheter Standardiserad kommunikation: Alla mejl ser lika ut (antagligen spökskrivna) Så bygger du äkta anställdsubstans Lokal nätverkande: Medarbetare bör gå på Malta Business Network Events Bankrelationer: Låt lokala anställda hantera bankkontakter Kompetensutveckling: Skicka anställda på lokala utbildningar Community-engagemang: Engagera dig i maltesiska branschorganisationer Misstag #3: Expense allocation-kaos Kostnadsfördelning mellan jurisdiktioner är en mina. Vanligaste misstag: Typ av fel Exempel Risk Lösning Orimlig kostnadsbas €50M holding med €30k i kostnader Substans ifrågasatt Benchmarka mot liknande strukturer Inkonsistent fördelning IT-kostnader ibland Malta, ibland Tyskland Transfer Pricing-problem Fastställ tydliga fördelningsnycklar Avsaknad dokumentation Kostnader utan kvitton eller förklaring Attackpunkt för skattemyndighet Fullständig dokumentation Konstlade kostnader Överprissatt rådgivning från systerbolag Anti-avoidance-regler Transaktioner på armslängds avstånd Misstag #4: IT-infrastruktur förbisedd I digitala världar lämnar allt spår. Vanliga IT-compliance misstag: Digitala red flags Serverplats: Alla kärnsystem står i Tyskland, inte Malta E-postdomäner: Affärskommunikation via .de-domäner Molntjänster: Data lagrad utanför EU Videomötesprotokoll: Alla viktiga möten hålls utanför Malta Så skapar du IT-substans Registrera Malta-domän: Använd .com.mt för officiell mail EU-molntjänster: Microsoft 365 eller Google Workspace med EU-dataresidens Lokala IT-leverantörer: Anlita maltesiska IT-företag Backuplösning: Lagra säkerhetskopior i Malta eller EU Misstag #5: Ignorera Transfer Pricing Många Malta-setup fallerar inte på substans – utan på undermålig Transfer Pricing. Vanliga Transfer Pricing-misstag Inga benchmarks: Internpriser utan jämförelseanalys Olika metoder: Olika prissättning för liknande tjänster Ingen dokumentation: Inga skrivna serviceavtal Risk/avkastnings-mismatch: Stora vinster utan motsvarande risk eller funktion Transfer Pricing: Best practice Ekonomisk analys: Varje interntransaktion behöver affärsmässig grund Benchmarkstudier: Använd exempelvis Bureau van Dijk eller Thomson Reuters Riskanalys: Dokumentera vilka bolag bär vilken risk Årlig uppdatering: Transfer pricing kräver årliga revideringar Misstag #6: Brist i compliance-övervakning Det största felet: Bygga substans en gång och sen tro det sköter sig själv. Övervakningschecklista Vad övervakas Hur ofta Ansvarig Dokumentation Anställdas närvaro Månadsvis HR Malta Tidsrapporter Styrelsebeslut Kvartalsvis Company Secretary Board Minutes Kostnadsfördelning Månadsvis CFO Malta Kostnadsrapporter CRS-compliance Årligen Skatterådgivare CRS-egencertifiering Substansgranskning Halvårsvis Managing Director Substance Report Praktiskt tips: Jag rekommenderar ett Compliance Dashboard för alla klienter – en månatlig en-sides-översikt med alla kritiska substans-KPIer. Då ser du direkt om något är snett. Misstag #7: Kaos i legal entity management Malta-strukturer drivs ofta utan ordning och struktur. Det slår tillbaka vid granskningar. Corporate Governance basics Registrerat kontor: Inte bara adress, utan faktiskt säte Company Secretary: Professionell tjänst, inte en praktikant Bolagsböcker: Fullständiga och uppdaterade register Årsredovisningar: I tid till Malta Business Registry Vad innebär detta för dig? Bra dokumentation är billig – dålig dokumentation kan kosta hela strukturen. Investera från början i rejäla compliance-system. Din steg-för-steg-checklista: Bygg substans i Malta Efter all teori – nu blir det praktiskt. Här är din kompletta roadmap för att bygga compliant och framgångsrik affärssubstans på Malta. Fas 1: Strategi & strukturplanering (månad 1–2) Vecka 1–2: Affärsmodell Definiera affärsmodell Vilka aktiviteter flyttas till Malta? Hur mycket substans krävs? Vad är ditt verkliga affärsmotiv? Upprätta skatteplanering Konsultera hemmarådgivare Anlita Malta Tax Advisor Skapa transfer pricing-struktur Budgetera Startkostnad: €15 000–25 000 Löpande kostnad: €150 000–300 000/år Personal: €100 000–200 000 per person Vecka 3–4: Design av bolagsstruktur Välj bolagsform Private Limited Company (standard) Public Limited Company (för större upplägg) Partnership (för vissa modeller) Ägarstruktur Direkt vs indirekt ägande Nominee-struktur vid behov Planera exit-strategi Fas 2: Bolagsuppstart & registrering (månad 3) Vecka 1: Bolagsbildning Namnbokning Kolla namn hos MFSA Kontrollera domän (.com.mt föredras) Varumärkesgranskning Directors och ägare Managing Director måste bo på Malta Minst en maltesisk eller EU-director Utse Company Secretary Memorandum & bolagsordningar Formulera bredt affärsändamål Fastställ aktiekapital Regler kring governance Vecka 2–3: Registrering & licenser Malta Business Registry Skicka in registrering Få Certificate of Incorporation Sök VAT-nummer Skatteregistrering Income Tax-registrering Social Security-registrering CRS-egendeklaration Vecka 4: Bankinstallation Bankkonto HSBC Malta eller Bank of Valletta Välj företagsbankstjänst Sätt upp onlinebank och SEPA Finansiell infrastruktur Bokföringssystem (Sage, QuickBooks) Betallösningar Teckna försäkringar Fas 3: Bygg operativ substans (månad 4–6) Månad 4: Kontor & IT Kontorsyta Minst 50–80 kvm för 2–3 personer Valletta, Sliema eller St. Julians rekommenderas Mötesrum och proffsigt intryck IT-setup Microsoft 365 eller Google Workspace (EU) VPN för säkerhet Implementera backup Inför cybersäkerhetsåtgärder Månad 5–6: Rekrytering Tillsätt nyckelroller Managing Director (Malta-boende) Finance Manager/Controller Executive Assistant/Office Manager Rekryteringsprocess Skapa jobbannonser Använd lokala rekryteringsbyråer Anställningsavtal enligt maltesisk lag Onboardingprogram Fas 4: Operativt & compliance (från månad 7) Månadsvisa rutiner Styrelseaktiviteter Minst ett styrelsemöte per kvartal på Malta Skapa ledningsrapporter Dokumentera strategiska beslut Ekonomistyrning Månadsbokslut och rapportering Granska utgiftsallokering Likviditetsplanering Kvartalsvisa rutiner Compliance-granskningar Substanskravskontroll Transfer Pricing-granskning CRS compliance-uppdatering Affärsutveckling Lokal nätverksbyggnad Uppdatering av marknadsanalys Strategiöversyner Årliga rutiner Lagstadgad compliance Årlig inlämning av årsredovisning Upprättande av deklaration Revision vid behov Strategiöversyner Utvärdera affärsmodellen Substansgranskning Uppdatera skatteplanering Kritiska framgångsfaktorer: Detta är avgörande Framgångsfaktor Viktighet Vanliga misstag Bästa praxis Kvalificerad personal Mycket hög Billiga dummy-direktörer Riktiga experter med meritlista Dokumentation Mycket hög I efterhand dokumenterat Löpande dokumentation Lokal närvaro Hög Virtuella kontor Verkliga kontor med närvaro Professionella rådgivare Hög Välja billigaste varianten Specialiserade Malta-experter Löpande compliance Mycket hög Set and forget-mentalitet Kontinuerlig övervakning Din Go-Live-checklista Innan du går live – dubbelkolla: □ Bolagsstruktur: Alla bolag korrekt registrerade och kapitaliserade □ Skattecompliance: Alla registreringar och första deklarationer klara □ Bank: Konto öppnat, onlinetjänster fungerar, första transaktionen testad □ Personal: Nyckelanställda rekryterade, avtal påskrivna, onboarding genomförd □ Kontor: Lokaler på plats, IT igång, professionellt intryck säkrat □ Dokumentation: Alla bolagsdokument ordnade, första styrelseprotokoll skapade □ Substansplan: Tydlig plan för första 12 månaders drift □ Övervakning: Compliance monitoring-system implementerat Slutligt råd: Räkna generöst med tid och budget. En fungerande Malta-struktur tar 6–9 månader och €200 000–400 000 första året. Men när den väl är igång har du en stabil och compliant plattform för flera år. Vanliga frågor om substans på Malta Hur många anställda behöver jag minst för verklig substans? För en enkel holding krävs minst 2 heltidsanställda, varav en Managing Director med Malta-boende. För operativa bolag eller större holdings (>50 miljoner euro) bör det vara 3–4 kvalificerade heltidsanställda. Kvalifikation är viktigare än antal – en erfaren Finance Manager ger mer substans än tre administrativa assistenter. Vad är realistiska årskostnader för en compliant Malta-struktur? En professionell Malta-struktur med verklig substans kostar för det mesta 150 000–300 000 euro/år i drift. 60–70% går till personal (100 000–200 000 € för 2–3 medarbetare), 15–20% till kontors- och IT-kostnad (20 000–40 000 €), och 10–15% till professionella tjänster som redovisning, revision och advokat (15 000–30 000 €). Billigare lösningar leder ofta till problem med skattemyndigheter. Kan mina anställda arbeta delvis remote utan att tappa substans? Hybridmodeller är möjliga – men med tydliga gränser. Anställda som jobbar mer än 50% remote räknas bara proportionellt vid substans. Ett 3-2-upplägg (3 dagar på Malta, 2 dagar remote) är normalt helt ok och räknas till 100%. Helt remote räknas inte alls. Viktigt: Dokumentera närvaro noggrant och se till att viktiga affärsbeslut tas fysiskt på Malta. Vad sker om tyska/österrikiska myndigheter granskar min Malta-struktur? De granskar tre områden: verkliga anställda på plats, dokumenterad affärsverksamhet i Malta samt rimliga operativa kostnader. De kontrollerar bl a styrelseprotokoll, anställningsavtal, mejlkonversationer, resekostnader och faktisk användning av maltesiska lokaler. Har du väl dokumenterat och verklig substans klarar du granskningen. Problem blir det bara med brevlådeföretag eller otillförlitlig dokumentation. Är Malta 2025 fortfarande ett bra val jämfört med andra EU-länder? Malta är 2025 fortsatt attraktiv för vissa strukturer, men inte alla. Perfekt för medelstora holdings (5–100 miljoner €), operativa företag med verklig Malta-koppling, och när kostnadseffektivitet är viktigare än maximal prestige. Inte lämpligt för brevlådelösningar, stora holdings (>100 miljoner €) eller företag som redan granskas av skattemyndighet. Nederländerna eller Luxemburg ger mer prestige; Malta ger mer flexibilitet och lägre kostnader. Vilka verksamheter passar bäst för substans på Malta? Särskilt lämpliga: holding- och investeringsverksamhet, IT-tjänster och mjukvaruutveckling, marknadsföring och försäljning mot EU-marknader, treasury/cash management och hantering av immateriella rättigheter. Mindre lämpliga: rena passiva investeringar utan ledning, affärer endast utanför EU, starkt reglerade branscher som bank/försäkring (utan licenser) och verksamhet som måste ha lokal licens i annat EU-land. Hur lång tid tar det att bygga upp en compliant Malta-struktur? Räkna med 6–9 månader från start till drift. Bolagsbildning tar 2–3 veckor, bankrelation 4–8 veckor, hitta och sätta upp kontor 4–6 veckor, och rekrytering av personal 8–12 veckor. Samtidigt byggs processer, IT och compliance-system. Att rusa processen på 2–3 månader leder ofta till problem senare. Bättre att ta tiden för gediget grundjobb. Vilka är de största riskerna med Malta-strukturer 2025? Största riskerna är: otillräcklig dokumentation vid granskning, förändrade EU-regler som påverkar nuvarande strukturer, rykterisk på hemmamarknaden, höga löpande compliance-kostnader som äter upp skattefördelar och beroende av få nyckelpersoner på liten arbetsmarknad. Proffsig planering, rimlig budget och löpande compliance-mätning hanterar dessa risker. Kan jag uppgradera befintliga strukturer till nya substanskrav? Ja, men det kräver ofta omfattande omställning. Brevlådestrukturer måste byggas om helt: anställ personal, flytta processer till Malta, professionalisera dokumentationen och anpassa ibland även legal struktur. Uppgraderingskostnaden är oftast bara 20–30% lägre än nyetablering. Viktigt: börja uppgradera innan skattemyndigheter agerar – att försöka i efterhand är svårt att göra trovärdigt. Hur dokumenterar jag affärsbeslut substans-säkert? Alla viktiga beslut måste lämna Malta-avtryck: styrelseprotokoll med lokal input, bilagda dokument och material från Malta-anställda, åtgärder med Malta-ansvariga och kommunikation som visar att beslutet genomförs på Malta. Undvik standardformuleringar och orimliga tidpunkter. Huvudregel: en utomstående granskningsperson ska förstå varför beslutet togs och hur det infördes.
