Innehållsförteckning Vad är ett fast driftställe och varför ska du bry dig? Malta-fällan: Därför trampar så många företagare fel Känna igen driftställerisk: De kritiska faktorerna Economic Substance Requirements: Vad Malta faktiskt kräver Praktiska steg för att undvika driftställe Vanliga misstag och hur du undviker dem Checklista: Så håller du dig på den säkra sidan Vanliga frågor Föreställ dig att du sitter bekvämt på ditt kontor i München, styr ditt Maltesiska bolag via Zoom och tror att du har satt upp den perfekta skattespar-lösningen. Så dimper ett brev från Skatteverket ner: Fast driftställe i Tyskland konstaterat. Restskatt: 50 000 euro. Välkommen till verkligheten inom internationell skatteplanering, där ett missförstått begrepp kan få hela din struktur att rasa ihop. Jag har hört dessa historier många gånger. Under mina två år på Malta har jag träffat oräkneliga företagare som berättat med tindrande ögon om sina skattebesparingar – men som plötsligt blev tysta när samtalet gled över på fast driftställe. Problemet? Många förstår inte att ett maltesiskt bolag kan bli skattskyldigt i Tyskland snabbare än bussen från Valletta till Sliema. Idag förklarar jag hur du undviker dessa fallgropar. Utan fackspråk, men med tillräcklig detalj för att du ska veta vad som gäller. För när det handlar om fast driftställe är det inte teoretisk skatterådgivning, utan reella risker som faktiskt kan hota ditt företag. Vad är ett fast driftställe och varför ska du bry dig? Ett fast driftställe är enkelt uttryckt en plats där ett företag har stadigvarande affärsverksamhet – även om det är registrerat någon annanstans. Det låter enkelt men är i praktiken en av de mest komplicerade delarna av internationell skatterätt. Varför? Varje land har sina egna regler, och dessa avgör var ditt företag blir skattskyldigt. Grunderna i definitionen av fast driftställe Enligt OECD:s modellavtal (2017) föreligger ett fast driftställe om tre kriterier är uppfyllda: Lokal affärsverksamhet: Du bedriver affärsaktiviteter Fast affärsadress: Du har en specifik plats för det Permanens: Verksamheten pågår stadigvarande eller återkommande Verkar glasklart? Tyvärr inte. Djävulen sitter i detaljerna. Även ett skrivbord i ditt hemmakontor som du använder kontinuerligt kan i teorin räknas som ett fast driftställe. Särskilt om du fattar operativa beslut för ditt maltesiska bolag därifrån. Varför maltesiska bolag är särskilt utsatta Malta är känt som EU:s skattemekka – och det gör det till föremål för skärpta granskningar. Tyska skattemyndigheten granskar Malta-strukturer extra noggrant, eftersom den effektiva bolagsskatten kan hamna på bara 5 % (med det maltesiska tax refund-systemet). Logiken: Om du bor i Tyskland och styr ditt maltesiska bolag därifrån, borde Tyskland också ta ut skatten. Låter rimligt, eller hur? Problemet uppstår när du bortser från detta och tror att din maltesiska registrering automatiskt skyddar dig. Praktiskt tips: Jag har träffat företagare som trott att en maltesisk direktör på pappret räcker. Spoilervarning: Det gör det inte. Det avgörande är var den faktiska bolagsledningen sker. Vad innebär detta för dig? Du behöver förstå att skatterättslig hemvist och driftställerisk är två olika saker. Ditt maltesiska bolag kan absolut beskattas på Malta – men ändå ha ett fast driftställe i Tyskland. Malta-fällan: Därför trampar så många företagare fel Låt mig berätta en historia som jag hört i olika varianter många gånger. Marcus, tysk IT-konsult, startar ett maltesiskt bolag 2022. Han bor i Hamburg, arbetar från hemmet, har kundmöten via Zoom och tänker att han är säker eftersom alla avtal skrivs med Malta-bolaget. Det obehagliga uppvaknandet kommer vid första bokföringsgranskningen. Skatteverket i Hamburg konstaterar: Marcus driver i praktiken sin verksamhet från Tyskland. Resultat: Fast driftställe i Tyskland och full tysk beskattning på vinsterna därifrån. Typiska Malta-fällor i detalj Fälla Beskrivning Risknivå Hemmakontor-ledning Bolagsstyrning från den tyska bostadsadressen Mycket hög Skendirektör Maltesisk direktör utan reell beslutsmakt Hög Kundkontakt i Tyskland Försäljning och rådgivning från Tyskland Medel Servrar i Tyskland IT-infrastruktur huvudsakligen tysk Medel Substance-problemet: Varför brevlådeföretag inte funkar Här blir det besvärligt. Sedan EU:s anti-skatteflyktsdirektiv (ATAD, 2019) kräver Malta av alla företag att de har tillräcklig ekonomisk substans. Det innebär konkret: Kvalificerad personal på plats Passande kontorslokaler Verklig affärsverksamhet på Malta Väsentliga beslutsprocesser på plats Samtidigt lurar driftställerisk i Tyskland. Du sitter alltså klämd mellan två krav: Malta kräver substans, Tyskland accepterar inte att ledningen sker från tysk mark. Låter olösligt? Det kräver strategi – men det går. Varför många rådgivare underskattar problemet Jag ska vara ärlig: Många skatterådgivare och företagskonsulter säljer Malta-upplägg utan att förstå problematiken med fast driftställe fullt ut. Varför? Det är komplext och kunderna vill gärna höra enkla lösningar. Sanningen är: Ett hållbart Malta-upplägg tar tid, pengar och verkliga förändringar i den dagliga driften. Om någon säger att du bara kan bilda ett bolag och köra på som tidigare, så är det helt fel väg. Reality check: Ett ordentligt Malta-upplägg kostar dig minst 15 000–25 000 euro per år – enbart för att klara de lokala substanskraven. Den som snålar riskerar skattesmällar snarare än fördelar. Vad innebär detta för dig? Låt dig inte luras av billiga lösningar. Ett Malta-bolag är inget enkelt skatteknep, utan kräver seriös bolagsstyrning och reella förändringar. Känna igen driftställerisk: De kritiska faktorerna Nu blir det konkret. Här är de faktorer Skatteverket tittar på för att bedöma fast driftställe. Spoilervarning: Det handlar inte om formaliteter, utan om verklig verksamhet. Ledningsort: Den avgörande faktorn Skatteverket ställer alltid frågan för Malta-bolag: Var fattas de viktigaste affärsbesluten? Och det handlar inte om var bolagsstämmans protokoll skrivs under, utan var de faktiska besluten tas. Kritiska indikatorer på ledningsort i Tyskland: Strategiska beslut: Fattas investeringar, personalfrågor eller affärsstrategier från Tyskland? Kundkontakt: Går huvudsaklig kunddialog via tyska nummer eller mejl? Kontraktsförhandlingar: Förhandlas och sluts viktiga avtal från Tyskland? Finansiella beslut: Vem bestämmer om lån, investeringar eller utdelning? 183-dagarsregeln: En farlig myt Många tror att de är säkra så länge de tillbringar mindre än 183 dagar i Tyskland. Det är en myt. 183-dagarsregeln gäller personlig skattskyldighet – inte fast driftställe. För driftställe gäller: Redan några få dagar av omfattande affärsverksamhet kan räcka, om de är återkommande och varaktiga. Digitala driftställen: Nya minfältet Det blir särskilt intressant för digitala affärsmodeller. OECD har i flera år arbetat fram nya regler för digitala driftställen. Aktuellt läge (2024): Det finns ingen entydig definition ännu, men utvecklingen är tydlig – även digital verksamhet kan grunda fast driftställe. Digital aktivitet Driftställerisk Förebyggande åtgärd E-handel administration Hög Flytta till Malta Innehållsproduktion Medel Frilans-struktur Kundsupport Hög Maltabaserad callcenter Marknadsföringskampanjer Medel Externa byråer Anställda som driftställegrundare Här blir det riktigt detaljerat. Även en enskild anställd kan i vissa fall skapa fast driftställe. Kriterierna är: Beroende ställföreträdare: Medarbetaren agerar regelbundet för bolaget Förhandlingsfullmakt: Har rätt att ingå avtal för bolagets räkning Regelbundet utförande: Aktiviteten är bestående och kontinuerlig Exempel: Din tyska säljare hittar inte bara kunder, utan sluter också avtal. Även om han formellt är anställd av Malta-bolaget kan det utlösa fast driftställe i Tyskland. Insidertips: Många missar att även delägare som är VD kan betraktas som beroende ställföreträdare. Om du som ägare leder ditt eget Malta-bolag från Tyskland, räknas du juridiskt som beroende ställföreträdare för bolaget. Vad innebär detta för dig? Granska varje affärsaktivitet: Var sker den, och av vem? Driftställeprövningen är som en röntgen av hela din verksamhet. Economic Substance Requirements: Vad Malta faktiskt kräver Medan Tyskland har sitt fokus på driftstället har Malta skärpt sina egna krav. Economic Substance Requirements (ESR) är sedan 2019 Maltas vapen mot brevlådeföretag. Och det är bra. Men det betyder också att ditt Malta-upplägg måste bestå av riktig substans. Vad economic substance faktiskt innebär Malta kräver att alla bolag med relevanta aktiviteter har tillräcklig substans på Malta. Kärnverksamhet på Malta: De huvudsakliga intäktsgenererande aktiviteterna måste utföras på plats Kvalificerad personal: Tillräckligt många anställda med rätt kompetens Relevant kostnadsbild: Driftkostnader i nivå med verksamhetens omfattning Fysisk närvaro: Kontor och infrastruktur på plats Relevanta aktiviteter och substantivkrav Inte alla verksamheter omfattas av ESR. Här följer en översikt över relevanta aktiviteter och krav: Relevant aktivitet Minimikrav Typiska kostnader/år Holding-verksamhet Styrelsemöten på Malta, lokal ledning € 8 000 – 15 000 Immateriella rättigheter F&U-personal, IP-management på plats € 25 000 – 50 000 Fondförvaltning Licensierade förvaltare, compliance-team € 50 000 – 100 000 Handel/Distribution Säljteam, lager/kontor € 30 000 – 60 000 Proportionalitetsregeln: Mer vinst = Mer substans Nu blir det intressant: Malta tillämpar en proportionalitetsregel. Ju större vinster, desto mer substans krävs. Det är logiskt – ett företag med fem miljoner euro i årsresultat kan inte drivas med 10 kvm och en deltidsanställd. Grundregel enligt maltesisk praxis: Upp till € 500 000 i vinst: Minimikrav räcker € 500 000 – 2 miljoner: Högre krav på anställda och lokaler Över € 2 miljoner: Omfattande lokal organisation krävs Substans vs driftställerisk: Balansgången Nu till poängen: Du måste samtidigt uppfylla de maltesiska substanskraven och undvika tyska driftställen. Det är som att spela schack på två bräden samtidigt. Lösningen är intelligent arbetsfördelning: Strategiska beslut: Måste fattas på Malta Operativt genomförande: Kan delvis göras externt Administrativa uppgifter: Kan outsourcas Kundrelationer: Kritiskt område, kräver tydliga riktlinjer Praktiskt exempel: En tysk e-handlare styr sitt Malta-bolag så här: Strategiska beslut (produktutbud, prissättning, investeringar) tas vid månatliga styrelsemöten på Malta. Den operativa verksamheten (kundservice, logistik, marknadsföring) drivs via externa leverantörer. Han bor själv åtta månader per år på Malta, fyra månader i Tyskland – men jobbar inte i Tyskland för Malta-bolaget. Vad innebär detta för dig? Du behöver en detaljerad operativ plan som både uppfyller maltesiska substanskrav och minimerar tyska driftställerisker. Det är inget som fixas vid sidan av. Praktiska steg för att undvika driftställe Nu har vi haft nog med teori. Så här bygger du upp ett Malta-upplägg som håller måttet på båda sidor. Spoilervarning: Det kräver mer arbete än många tror, men det är fullt möjligt. Steg 1: Välj rätt bolagsstruktur Alla maltesiska bolagsformer är inte lika. För att undvika driftställe passar särskilt: Private Limited Company (Ltd.): Standardval, flexibel Malta Holding-bolag: Optimalt för holdingstrukturer Filial: Endast relevant vid väldigt specifika upplägg Det avgörande är inte bolagsformen, utan hur verksamheten är utformad. En Ltd kan vara lika problematisk som ett komplext holdingupplägg om det hanteras fel. Steg 2: Bygg upp lokal substans systematiskt Här krävs verkliga investeringar. Ett seriöst Malta-upplägg behöver: Substanselement Minimikrav Kostnad/år Kontor 20–50 kvm beroende på verksamheten € 6 000 – 18 000 Lokal direktör Kvalificerad, verkliga befogenheter € 24 000 – 60 000 Administrativt stöd Bokföring, compliance, sekreterare € 12 000 – 25 000 IT-infrastruktur Server, mjukvarulicenser, backup € 3 000 – 8 000 Steg 3: Upprätta styrningsstrukturer Detta är avgörande: Du måste skapa verkliga beslutsstrukturer på Malta. En systematiskt governance-plan hjälper: Styrelsemöten på Malta: Minst kvartalsvis, med protokoll på plats Delegationsmatris: Tydliga regler om vem som får besluta om vad Rapportstruktur: Regelbunden rapportering från maltesiska ledningen Dokumentation: Alla viktiga beslut måste gå att spåra till Malta Steg 4: Avväpna din verksamhet i Tyskland Parallellt måste du lägga upp dina aktiviteter i Tyskland så att de inte utlöser driftställe: Ingen operativ bolagsledning: Från Tyskland får du endast göra stödjande insatser Konsultavtal istället för anställning: Om du arbetar för Malta-bolaget, gör det som extern konsult Skild kommunikation: Affärsmejl och samtal endast via maltesisk infrastruktur Dokumentations-hygien: Alla affärsbeslut ska kunna styrkas till Malta Steg 5: Uppföljning och compliance Ett Malta-upplägg är inget set and forget-system. Du måste arbeta kontinuerligt: Månatliga compliance-kontroller: Alla substanskrav efterlevs Kvartalsvis riskanalys: Aktuella driftställerisker granskas Årlig översyn: Anpassning vid ändrad verksamhet eller lagstiftning Professionell rådgivning: Löpande uppdateringar via specialiserad skatterådgivare Reality check: Jag känner företagare som lägger ut 80 000 euro per år för ett ordentligt Malta-upplägg – och ändå tjänar pengar eftersom skattevinsten är ännu större. Men jag har också sett de som gett upp efter tre år för att det blev för krångligt. Vad innebär detta för dig? Ett Malta-upplägg är en långsiktig strategisk satsning, inte ett snabbt skattehack. Är du inte beredd på verkliga verksamhetsförändringar – låt bli. Vanliga misstag och hur du undviker dem Efter två år på Malta och otaliga samtal med företagare har jag sett de vanligaste fallgroparna. Här är de största misstagen – och hur du slipper dem från start. Misstag #1: Tron på skendirektör Felet: Många tror att en maltesisk direktör på papper räcker för att undvika driftställerisker. Verkligheten: Skattemyndigheter ser direkt igenom skendirektörer. Om din maltesiska direktör inte tar verkliga beslut är han eller hon skattemässigt ointressant. Lösningen: Lägg pengar på en kvalificerad, erfaren direktör Ge verkliga befogenheter (till exempel att fatta beslut upp till 50 000 euro självständigt) Dokumentera alla beslut noggrant Håll regelbundna strategimöten med direktören Misstag #2: Jag-skötar-allt-från-Tyskland-fällan Felet: Du tror att så länge bolaget är registrerat på Malta kan du driva det från Tyskland som ett tyskt företag. Verkligheten: Det är snabbaste vägen till driftställe i Tyskland. Varje operativt beslut från tysk mark ökar risken. Lösningen: Klargör din roll: I Tyskland är du max konsult, inte bolagsledare Led om kommunikationen: Alla affärskontakter sker via Malta Lägg beslutsprocesserna på Malta: Viktiga beslut tas bara i Malta eller på Malta-styrelsemöte Anpassa dokumentationen: Alla protokoll och beslut visar ledning på Malta Misstag #3: Underskattade substanskrav Felet: Ett litet kontor och en brevlåda duger väl. Verkligheten: Malta granskar noggrant att lokal substans motsvarar affärsverksamheten. För lite substans = förlorade skattefördelar. Lösningen: Omsättning Minimal substans Rekommenderad substans 1 heltid, 20 kvm kontor 1,5 heltid, 30 kvm kontor € 500 000 – 2 miljoner 2 heltid, 40 kvm kontor 3 heltid, 60 kvm kontor > € 2 miljoner 3+ heltid, 60+ kvm 5+ heltid, 100+ kvm Misstag #4: Ouppmärksamhet kring kommunikation Felet: Du använder tyska mejladresser, tyska telefonnummer och tyska IP-adresser för Malta-affärer. Verkligheten: Skattegranskningar analyserar digitala fotspår. Tyska IP-adresser vid Malta-korrespondens utgör varningsflagg. Lösningen: Maltesisk mejlinfrastruktur: Affärsmail endast via Malta-servrar Använd VPN: Vid distansarbete alltid via maltesisk IP Separata kommunikationskanaler: Håll privat och företag strikt åtskilt Dokumentations-hygien: All affärsdokumentation ska visa maltese ursprung Misstag #5: One size fits all-tänket Felet: Du kopierar någon annans Malta-upplägg rakt av, utan att tänka på din egen verksamhet. Verkligheten: Varje verksamhet har olika driftställerisker. E-handlare har andra utmaningar än mjukvaruutvecklare eller konsulter. Lösningen: Individuell analys: Låt någon granska just din verksamhet Risk-mapping: Identifiera de största driftställeriskerna Skräddarsydd struktur: Använd en uppläggning som passar dig Regelbunden anpassning: Strukturen måste växa med företaget Ur verkligheten: Jag har en kund som trodde att hans Malta-upplägg var säkert eftersom han kopierade ett välkänt YouTuber-upplägg. Men han sysslade med mjukvaruutveckling, inte content creation. Driftställeriskerna var helt annorlunda. Efter dyr korrigering fungerar det – men det hade kunnat bli rätt från början. Vad innebär detta för dig? Lär av andras misstag, men skapa en egen, skräddarsydd lösning. Malta-upplägg är inget färdigt modulsystem. Checklista: Så håller du dig på den säkra sidan Avslutningsvis en praktisk checklista att följa regelbundet. Jag använder den själv varje år för att granska min struktur. Månatliga kontroller (5 minuter) □ Alla affärsbeslut har dokumenterats på Malta □ Inga operativa mejl skickade från tyska IP-adresser □ Maltesisk direktör har minst tagit ett dokumenterat beslut □ Alla avtal upprättade via det maltesiska bolaget □ Inga kundmöten eller förhandlingar har skett från Tyskland Kvartalsvisa kontroller (30 minuter) □ Styrelsemöte hållits och protokollförts på Malta □ Substanskraven fortfarande tillräckliga för nuvarande verksamhet? □ Alla medarbetare på Malta har riktiga arbetsuppgifter och ansvar □ Kontorslokalerna används faktiskt i verksamheten □ Samtliga compliance-rapporter för Malta-bolaget är kompletta □ Inga nya driftställerisker genom verksamhetsutvidgning? Årlig strukturöversyn (2–3 timmar) Analysera affärsutvecklingen: Har verksamhetens karaktär förändrats? Har nya marknader eller kundgrupper tillkommit? Motsvarar substansen fortfarande verksamhetens omfattning? Granska rättsläget: Har regler för fast driftställe ändrats i Tyskland? Nya substanskrav på Malta? Relevant utveckling från OECD eller EU-direktiv? Granska dokumentationen: Är alla styrelseprotokoll kompletta och tydliga? Visar handlingarna att bolaget verkligen styrs från Malta? Inga motstridiga dokument eller mejl? Värdera kostnad/nytta: Är skattefördelen fortfarande värd insatsen? Finns det effektivare upplägg? Är Malta-strukturen fortfarande strategiskt rätt? Varningstecken: Då måste du agera direkt Dessa signaler innebär akut driftställerisk: Du fattar regelbundet operativa beslut från Tyskland Din maltesiska direktör är bara formell Den lokala substansen motsvarar inte längre verksamheten Kunderna vet inte att de handlar med ett Malta-bolag Du använder tysk infrastruktur för Malta-affärer Nödplan: Vad gör du vid skattekontroll? Om tyska skattemyndigheten hör av sig: Behåll lugnet: Skattekontroller är normala, ingen panik Kontakta jurist: Ta direkt in en specialiserad skattejurist Säkra dokumentation: Lägg fram alla Malta-uppgifter komplett Samarbeta: Visa transparens, men lämna bara ut det som krävs Ändra inget: Gör inga snabba ändringar under kontrollen Mitt tips: För ett digitalt Malta-dagbok där du dokumenterar alla affärsaktiviteter, beslut och plats. Vid en skattekontroll är komplett dokumentation guld värt. Vad innebär detta för dig? Att undvika driftställe är en fortlöpande process, inte ett engångsprojekt. Med systematisk uppföljning håller du dig på säkra sidan. Vanliga frågor Kan jag sköta mitt Malta-bolag helt på distans? Nej, det är ett av de vanligaste missförstånden. Malta kräver verklig lokal substans, och tyska skattemyndigheter kollar var affärsbesluten faktiskt tas. Ett Malta-bolag som styrs helt på distans uppfyller varken maltesiska krav eller undviker tyska driftställen. Räcker det med en maltesisk skendirektör? Definitivt inte. Skendirektörer utan verkliga beslut befogenheter synas av skattemyndigheter direkt. Du måste ha en kvalificerad direktör med dokumenterade befogenheter och synbar affärsaktivitet på Malta. Hur mycket måste jag minst investera på Malta? För en seriös struktur bör du räkna med 15 000–25 000 euro per år (kontor, personal, compliance). Vid högre vinster blir kraven ännu större. Billigare lösningar innebär oftast höga skattemässiga risker. Vad händer om ett tyskt driftställe konstateras? Du måste betala bolagsskatt på de vinster som genereras i Tyskland (ca 30 %), plus eventuella eftertaxeringar och räntor. Det maltesiska bolaget består, men skattefördelen är borta. Vid allvarliga fall kan det även bli tal om skattebrott. Kan jag som tysk flytta till Malta utan hinder? Ja, som EU-medborgare har du fri rörlighet. För skattens skull behöver du dock reella ekonomiska intressen på Malta och vistas där minst 183 dagar om året. En ren proforma-flytt räcker inte. Hur ofta måste jag själv vara på Malta? Det finns ingen lagstadgad miniminivå, men desto fler viktiga affärsbeslut som tas från Tyskland, desto större driftställerisk. Kvartalsvisa styrelsemöten på Malta och regelbunden närvaro är ett rimligt upplägg. Vilka affärsmodeller passar bäst för Malta-upplägg? Särskilt lämpade är holdingbolag, IP-licensiering, internationell rådgivning och digitala tjänster. Mindre lämpligt är lokal tjänsteförsäljning i Tyskland eller verksamheter med stark tysk kundbindning. Måste jag anställa maltesisk personal? Inte nödvändigtvis maltesiska medborgare, men du behöver relevant personal på plats. EU-medborgare kan jobba på Malta utan problem. Det viktiga är att de faktiskt utför riktiga arbetsuppgifter, inte bara finns på papperet. Hur känner jag igen en seriös Malta-rådgivare? Seriösa rådgivare förklarar först risker och krav – inte bara fördelarna. De är öppna med kostnader, har bevisad erfarenhet av Malta och samarbetar med lokala partners. Se upp för billiga upplägg och orealistiska löften. Kan jag flytta mitt befintliga tyska bolag till Malta? Teoretiskt ja, men det är oftast både mer komplicerat och dyrare än att starta nytt. Om du redan har ett driftställe i Tyskland är risken extra hög. Ofta är det bättre att starta ett nytt Malta-bolag och gradvis föra över verksamheten.
