Innehållsförteckning Vad du som internationell entreprenör kan vänta dig skattemässigt i Malta Malta Tax ID: Det första och viktigaste dokumentet VAT-registrering på Malta: När det är obligatoriskt och hur det fungerar Resident vs. Non-Resident status: Vilka intyg du behöver Den maltesiska deklarationen: Deadlines och dokument under första året Vanliga fallgropar med maltesiska skattedokument – och hur du undviker dem Din checklista: Dessa skattedokument behöver du verkligen det första året Vanliga frågor När jag tänker tillbaka på min första dag som entreprenör på Malta ser jag mig själv framför en hög av blanketter – alla på engelska, vissa med maltesiska tillägg, och ärligt talat hade jag ingen aning om var jag skulle börja. Tax Compliance kändes då som ett främmande ord från en annan galax. Idag, två år in i Malta-vardagen, vet jag: skattedokumenten är inte alls så krångliga som de först verkar. Du behöver bara veta vilka som verkligen är relevanta för dig och i vilken ordning de ska användas. I den här artikeln visar jag dig precis det: en pragmatisk steg-för-steg-guide med alla skattedokument du som internationell entreprenör behöver det första året på Malta. Ingen teori, bara ren praktik – så att du slipper göra samma misstag som jag gjorde i början. Vad du som internationell entreprenör kan vänta dig skattemässigt i Malta Malta är inte utan anledning ett mecka för internationella entreprenörer. Skattesystemet är EU-anpassat men betydligt mer företagsvänligt än i Tyskland, Österrike eller Schweiz. Med rätt strukturering kan den effektiva bolagsskatten hamna på bara 5 % – inte konstigt att så många har valt att etablera sig här. En överblick över det maltesiska skattesystemet Maltas skattesystem bygger på det så kallade Full Imputation System – ett begrepp som låter krångligt men egentligen är ganska smart. Bolag betalar först 35 % företagsskatt men som delägare får du tillbaka en del av detta. För EU-medborgare gäller normalt att 30 % av den inbetalda skatten återbetalas, vilket innebär en effektiv skattesats på cirka 5 %. Vem måste skatteregistrera sig på Malta? Det var precis den frågan jag började med. Svaret är enklare än du tror: Du har startat ett maltesiskt bolag: Automatisk skattskyldighet på Malta Du driver din business från Malta: Även om bolaget är registrerat i ett annat land Du vistas mer än 183 dagar per år på Malta: Då betraktas du som skatteresident Du har flyttat ditt Domicile till Malta: Mer komplicerat, gäller främst långsiktiga residenter Vad innebär det för dig? Om du planerar att driva din verksamhet från Malta eller bilda ett företag här, kommer du inte undan en maltesisk skatteregistrering. Men det är inget att vara rädd för – tvärtom, det ger dig tillgång till ett av Europas mest effektiva skattesystem. De viktigaste maltesiska skattemyndigheterna Innan vi går in i detaljer är det viktigt att du känner till aktörerna. På Malta har du huvudsakligen med två myndigheter att göra: Myndighet Ansvarsområde Viktigt för Inland Revenue Department (IRD) Inkomstskatt, bolagsskatt Tax ID, deklarationer VAT Department Mervärdesskatt (VAT) VAT-registrering, VAT-deklarationer Båda är för övrigt betydligt mer digitaliserade än vad tyska skattekontor är. Nästan allt sker online via portalen Malta.gov.mt – en riktig lättnad om du har erfarenhet av tyska förvaltningar. Malta Tax ID: Det första och viktigaste dokumentet Utan en Malta Tax ID kommer du ingenstans. Det är ditt skattemässiga identitetskort och grunden för alla kommande steg. Jag rekommenderar att du ansöker om detta allra först – gärna redan innan du startar bolaget, om det är aktuellt. Vad är Malta Tax ID egentligen? Tax ID (officiellt Tax Identification Number eller TIN) är ett åttasiffrigt nummer som unikt identifierar dig i det maltesiska skattesystemet. Det börjar oftast med siffrorna 20 eller 21, följt av sex siffror. Exempel: 20123456. Så ansöker du om Malta Tax ID – steg för steg Ansökan är förvånansvärt enkel, men tar lite tid. Så här gör du: Online-ansökan via Malta.gov.mt: Registrera dig på portalen och fyll i blanketten Application for Tax Number Ladda upp dokument: Pass, adressbevis från hemlandet, maltesisk adress (om du har en) Var beredd på väntetid: 2–4 veckor är normalt, ibland går det snabbare Hämta ID-kortet: Du får ett fysiskt kort med ditt nummer Dessa dokument behöver du för Malta Tax ID Pass: Kopia på alla relevanta sidor Adressbevis från hemlandet: Inte äldre än 3 månader (elräkning, kontoutdrag, folkbokföringsintyg) Maltesisk adress: Om du redan har en (hyreskontrakt eller adressbevis) Födelseattest: Ibland krävs det, ta med vid behov Ett tips från verkligheten: Om du inte har en maltesisk adress ännu kan du ändå ansöka om Tax ID. Du måste sedan anmäla Change of Address senare, men det är enkelt. Kostnad och handläggningstid för Malta Tax ID Goda nyheter: Tax ID kostar ingenting. Noll euro. Mindre bra: Det tar tid. Räkna med minst 2–4 veckor, ibland längre om kompletteringar krävs. Vad innebär det för dig? Ansök om Tax ID så tidigt som möjligt, gärna redan från Tyskland/Österrike/Schweiz. Du kan göra ansökan online och behöver inte resa till Malta. Det fysiska kortet kan du hämta under första besöket på Malta eller få det skickat till en maltesisk adress. VAT-registrering på Malta: När det är obligatoriskt och hur det fungerar VAT-registreringen på Malta skiljer sig från Tyskland. Här finns ingen småföretagare-regel med 22 000 euro-gräns, utan tydliga regler beroende på affärsmodell. Om vi ska vara ärliga: De maltesiska momsreglerna är ibland ännu mer företagsvänliga. När måste du registrera dig för VAT på Malta? Omsättningsgränsen är 35 000 euro per år. Det låter högt, men det finns undantag: EU-omfattande tjänster: Från första euron om du säljer till EU-kunder Digitala tjänster: Vid B2C-försäljning till EU-kunder momspliktig direkt Varuförsäljning: Regler skiljer sig beroende på mottagarland Frivillig registrering: Alltid möjligt, även under gränsen Malta VAT-nummer: Det här behöver du veta Det maltesiska VAT-numret börjar alltid med MT följt av åtta siffror. Exempel: MT12345678. Med detta nummer kan du göra affärer inom EU utan att behöva lägga på maltesisk moms (Reverse Charge-förfarande). VAT-registrering på Malta: Så går ansökan till Här blir det lite knepigare än med Tax ID. Du har två alternativ: Alternativ Förutsättning Handläggningstid Kostnad Standardregistrering Maltesisk företagsadress 2–6 veckor Kostnadsfri Förenklad registrering EU-medborgare, digitala tjänster 1–2 veckor Kostnadsfri Dessa dokument krävs för VAT-registrering på Malta VAT 1-formulär: Huvuddokumentet (finns online) Registreringsbevis: Certificate of Incorporation eller liknande Malta Tax ID: Därför behöver du denna först Företagsadress på Malta: Hyreskontrakt eller adressbevis Affärsplan: Kort beskrivning av din verksamhet Bankunderlag: Bevis på företagskonto (kan vara maltesiskt eller inom EU) Malta VAT-satser i korthet Malta har ett relativt enkelt momssystem med tydliga procentsatser: Standardsats: 18 % (lägre än Tysklands 19 %) Reducerad sats: 5 % för vissa varor och tjänster Nollsatst: 0 % för export och särskilda tjänster Undantagna: Skattebefriade (finansiella tjänster, försäkringar m.m.) Vad innebär det för dig? Om du främst säljer tjänster till andra EU-företag betalar du oftast ingen VAT på Malta (Reverse Charge). Det gör bokföringen mycket enklare än i Tyskland. VAT Returns på Malta: Tidsfrister och hantering På Malta lämnar du VAT-rapporter kvartalsvis. Deadlines är fasta: Q1 (jan-mars): Inlämning senast 15 maj Q2 (apr–juni): Inlämning senast 15 augusti Q3 (juli–sept): Inlämning senast 15 november Q4 (okt–dec): Inlämning senast 15 februari Fördel: Allt går digitalt via Malta VAT-portalen. Du laddar upp en Excel-fil eller fyller i datan online. Mycket smidigare än tysk Elster-mjukvara. Resident vs. Non-Resident status: Vilka intyg du behöver Här blir det klurigt men också intressant. Din skattemässiga status på Malta avgör inte bara hur mycket skatt du betalar, utan även vilka dokument du måste ha. Här reder jag ut de viktigaste skillnaderna – utan juridiskt fikonspråk. Malta Tax Resident: Vad det innebär Du räknas som skatteresident på Malta om ett av följande stämmer in på dig: 183-dagarsregeln: Du vistas mer än 183 dagar om året på Malta Centrum för livsintressen: Din huvudsakliga bostad är på Malta Affärsledning: Du styr ditt företag från Malta Som skatteresident måste du deklarera din globala inkomst på Malta. Det kanske låter negativt, men tack vare det maltesiska systemet är slutnotan ofta lägre än i ditt hemland. Non-Resident status: Alternativet Som Non-Resident beskattas du bara på inkomster som uppstår på Malta eller förs över dit. Det kan vara intressant om ditt företag är internationellt strukturerat. Intyg för Resident-status – så ansöker du För många affärer behöver du ett officiellt intyg om din status. Så här gör du: Ansök hos IRD: Formulär Certificate of Tax Residence Lämna in dokument: Bevis på vistelse, folkbokföringsintyg, hyreskontrakt Handläggningstid: 2–4 veckor Kostnad: 25 euro per certifikat Domicile vs. Residence: Skillnaden Detta förvirrar många. Residence är din skattemässiga hemvist, Domicile är din permanenta livsbas. För de flesta internationella entreprenörer räcker det med Residence. Domicile spelar främst roll för dig som vill bosätta dig på Malta för gott. Vad betyder det för dig? Planera din status strategiskt. Om du mest reser mellan olika EU-länder kan Non-Resident vara billigare. Blir Malta din nya huvudadress, är Resident ofta fördelaktigt. Dra nytta av dubbelbeskattningsavtal Malta har dubbelbeskattningsavtal med nästan alla EU-länder. Det betyder: Du betalar inte dubbel skatt. Vilket land som beskattar vad styrs av respektive avtal. Hemland Särskilda regler Viktiga dokument Tyskland Utflyttningsbeskattning vid ägarandel >1 % Avregistreringsintyg, Tax Residence Certificate Österrike 6-månaders regel för Residence Meldezettel, Residence Certificate Schweiz Komplexa källskatteregler Deklaration, Certificate of Tax Residence Den maltesiska deklarationen: Deadlines och dokument under första året Den första maltesiska deklarationen är som att hoppa i kallt vatten – nervöst i början, men fullt hanterbart när man vet hur. Det maltesiska systemet är mer strukturerat än det tyska, men har sina egna fallgropar. Tidsfrister för maltesisk deklaration: Detta behöver du veta Malta har fasta deadlines utifrån beskattningsår (kalenderår): Individer (privatpersoner): 30 juni året efter Företag: 31 mars året efter Första deklarationen: Samma deadlines, men ofta överseende vid sen inlämning första gången Exempel: För beskattningsåret 2024 måste du som företagare lämna in senast 31 mars 2025. Det är tidigare än i Tyskland, men med mindre pappersarbete. Vilka formulär behöver du första året? Det beror på din status. Här är de viktigaste: Status Huvudformulär Kompletterande blanketter Individuell Resident FS3 (Individual Return) FS5 (Foreign Income), FS7 (Capital Gains) Individuell Non-Resident FS4 (Non-Resident Return) Beroende på inkomster Företag FS1 (Company Return) FS2 (Computation), olika bilagor Dessa dokument behöver du till din första maltesiska deklaration Här är en checklista som jag själv saknade första gången: Inkomstintyg: Alla inkomstkällor under året Kostnadsunderlag: Företagsutgifter och avdragsgilla kostnader Kontoutdrag: Alla konton (både maltesiska och utländska) Fakturor och kvitton: För alla affärstransaktioner Utländska skattekvitton: Om du betalat skatt i andra länder Fastighetsdokument: Om du äger eller hyr fastighet Lämna in Malta Tax Return online Det bästa: Malta är digitalt. Deklarationen lämnar du via Malta.gov.mt-portalen. Systemet heter Digital Malta och är betydligt mer användarvänligt än Elster. Så gör du steg för steg: Logga in: Med ditt Tax ID och eID Välj formulär: Beroende på din status Fyll i uppgifter: Steg för steg genom systemet Ladda upp dokument: PDF-uppgifter på bilagor Skicka in: Digital signering och sänd iväg Skatterådgivning på Malta: När lönar det sig? Första året rekommenderar jag alla att ta professionell hjälp. Maltesiska skatterådgivare tar 500–2 000 euro per deklaration, men de kan alla knep och hjälper dig att undvika fallgropar. Vad betyder detta för dig? Räkna med åtminstone 1–2 månaders förberedelse för din första deklaration på Malta. Samla alla dokument strukturerat och tveka inte att anlita experthjälp – det är en investering som snabbt betalar sig. Vanliga misstag vid första Malta-deklarationen Felaktig inkomstklassificering: Malta skiljer strikt på olika inkomstslag Bortglömda utländska inkomster: Vissa utlandsinkomster måste anges även som Non-Resident Saknade översättningar: Dokument på annat språk än engelska måste översättas Sen inlämning: Böter från 100 euro och uppåt Vanliga fallgropar med maltesiska skattedokument – och hur du undviker dem Efter två år på Malta och många samtal med andra entreprenörer känner jag igen de klassiska fallgroparna. Det goda är: alla går att undvika, bara du vet vad du ska passa dig för. Fallgrop #1: Ofullständiga förstaansökningar Detta händer nästan alla: Du skickar in din ansökan om Tax ID och efter tre veckor får du ett mail: Ytterligare dokument krävs. Boom: tre veckors väntan till. Så undviker du detta: Lämna hellre in ett dokument för mycket än för lite Alla dokument måste vara på engelska eller med auktoriserad översättning Adresser ska stämma exakt (inklusive gemener/versaler) Dokument ska vara högst 3 månader gamla Fallgrop #2: Felbedömning av Resident-status Många tänker: Jag är bara på Malta några månader per år, alltså Non-Resident. Men Malta bryr sig inte enbart om antalet dagar, utan även om varifrån du driver ditt företag. Verkligheten: Om du styr ditt maltesiska företag från Malta räknas du som Resident – oavsett antal dagar fysiskt på plats. Så gör du rätt: Kolla din status med en maltesisk skatteexpert Dokumentera varifrån du styr verksamheten Vid gränsfall: Be om ett officiellt svar (ruling) från IRD Fallgrop #3: VAT-registrering för tidigt eller för sent Jag har sett allt: Entreprenörer utan VAT-nummer vid 100 000 euro i omsättning och andra som registrerar med 5 000 euro och får onödigt krångliga VAT-deklarationer. Situation Korrekt beslut Varför B2B EU-tjänster Registrera direkt Reverse Charge möjligt B2C digitala tjänster Registrera direkt VAT från första euron Lokala tjänster på Malta Från 35 000 € omsättning Först då obligatoriskt Endast kapitalinkomster Ingen registrering Ingen moms på investeringar Fallgrop #4: Missade anmälningsplikter Malta älskar anmälningar. Att glömma en anmälan kan snabbt kosta 200–500 euro i böter. Dessa anmälningar får du inte glömma: Adressändring: Måste rapporteras till IRD inom 30 dagar Börja verksamhet: Särskild anmälan utöver registrering Ändring i ägarstruktur: För företag inom 30 dagar Avsluta verksamheten: Anmäl i tid innan avslut Fallgrop #5: Felaktig dokumenthantering Malta kräver att du sparar alla skatterelaterade dokument minst sex år. Och detta på Malta, eller åtminstone digitalt tillgängligt. Du måste spara: Alla fakturor (ingående och utgående) Kontoutdrag på samtliga konton Avtal och kontrakt Kvitton för företagskostnader Korrespondens med myndigheter Vad betyder det för dig? Sätt upp ett digitalt klassificeringssystem redan från start. Jag själv använder Google Drive i kombination med ett bokföringsprogram. Allt digitalt, sökbart och säkert. Fallgrop #6: Underskattade översättningskostnader Tyska, österrikiska eller schweiziska dokument måste översättas till engelska. Inte av dig själv, utan av auktoriserad översättare. Dessa dokument krävs ofta i engelsk översättning: Företagsregistreringsbevis Födelseattester Vigselbevis Examensbevis (vid vissa ansökningar) Bankreferenser Kostnad: 50–150 euro per dokument. Planera in detta i din budget. Din checklista: Dessa skattedokument behöver du verkligen det första året Nu är det dags för det praktiska: en checklista att bocka av. Jag har sorterat den efter prioritet – ta ett steg i taget så behåller du överblicken. Fas 1: Direkt efter ankomst (första 30 dagarna) □ Ansök om Malta Tax ID Online-ansökan via Malta.gov.mt Behövliga dokument: Pass, adressbevis från hemlandet Handläggningstid: 2–4 veckor Kostnad: Kostnadsfri □ Ordna en maltesisk adress Nödvändigt för företagsetablering Kan vara privat- eller företagsadress Serviceföretag erbjuder även Virtual Office-adresser □ Öppna lokalt bankkonto Inte obligatoriskt för skattedokument, men mycket praktiskt Underlättar alla andra myndighetskontakter HSBC, BOV eller BNF är etablerade alternativ Fas 2: Registrera verksamheten (första 60 dagarna) □ VAT-registrering (om nödvändigt) Kolla: Är jag VAT-pliktig? EU B2B-tjänster: Ofta direkt rekommenderat att registrera Fyll i och skicka in VAT 1-formulär Handläggningstid: 2–6 veckor □ Anmäl företagsverksamhet hos IRD Separat steg från Tax ID Beskriv din affärsverksamhet Ange förväntad inkomstnivå □ Klargör resident status Är du Tax Resident eller Non-Resident? Rådgör vid osäkerhet med skatteexpert Om det behövs: ansök om Residence Certificate Fas 3: Löpande compliance (var 3:e månad) □ Lämna in VAT Returns (om VAT-registrerad) Kvartalsvis, senast 15:e i andra månaden Online via Malta VAT-portalen Skicka in även vid nollrapport □ Håll bokföringen uppdaterad Samla alla kvitton och arkivera digitalt Månatlig översyn rekommenderas Förbered inför årsavslut Fas 4: Årsavslut (senast mars/juni året efter) □ Förbered deklarationen Samla alla inkomstbevis Dokumentera företagsutgifter Glöm inte utländska inkomster □ Lämna in deklarationen Företag: senast 31 mars Privatpersoner: senast 30 juni Vid första deklarationen: anlita gärna skatterådgivare Dokument du ALLTID ska ha tillgängliga Dokument Varför viktigt När/användning Malta Tax ID-kort Skattemässig identifikation Bank, avtal, myndigheter VAT Certificate Affärer inom hela EU B2B-fakturor, EU-inköp Residence Certificate Skattemässig hemvist Banker, dubbelbeskattning Certificate of Incorporation Registreringsbevis för bolaget Alla affärsärenden Kostnadsöversikt för första året Så att du vet vad som väntar: Malta Tax ID: 0 € VAT-registrering: 0 € Residence Certificate: 25 € per exemplar Översättningar: 200–800 € (beroende på dokument) Skatterådgivning första deklaration: 500–2 000 € Löpande bokföring: 100–500 € per månad Vad innebär det för dig? Budgetera 1 000–3 000 euro för skattecompliance det första året. Det är en investering som snabbt lönar sig eftersom du gör rätt från början. Vanliga frågor Hur lång tid tar det att få alla maltesiska skattedokument? Från Tax ID till full skatteregistrering tar det normalt 2–3 månader. Tax ID är flaskhalsen (2–4 veckor), därefter går allt annat relativt snabbt. Behöver jag en maltesisk skatterådgivare för dokumenten? För grundregistreringen (Tax ID, VAT) kan du göra det själv. Vid första deklarationen eller komplexa ärenden rekommenderas en lokal skatterådgivare. Investeringen på 500–1 500 € sparar ofta både tid och pengar. Kan jag ansöka om maltesiska skattedokument från Tyskland? Tax ID och VAT-registrering kan du ansöka om online varifrån som helst. Vissa dokument måste dock hämtas personligen eller kräver en maltesisk adress för leverans. Vad händer om jag missar maltesiska skattefrister? Böterna startar på 100 € och ökar snabbt. Vid första förseningen är Malta ofta förstående, men räkna inte med det. Planera alltid 4–6 veckor marginal. Vilka maltesiska skattedokument behöver jag till min tyska bank? Tyska banker kräver oftast Malta Tax ID, ett Residence Certificate och för företag ett Certificate of Incorporation. Vissa vill även se en aktuell deklaration eller ett Good Standing Certificate. Är maltesiska skattedokument automatiskt giltiga i hela EU? I princip ja, eftersom Malta är EU-medlem. Vissa länder kan dock kräva ytterligare intyg eller apostille. Vid tveksamhet: fråga myndigheten i aktuellt land. Hur ofta måste jag förnya mina maltesiska skattedokument? Tax ID och VAT-nummer gäller tillsvidare. Residence Certificates är oftast giltiga i 1–2 år. Good Standing Certificates bör förnyas årligen. Vad kostar komplett skatteregistrering på Malta? De officiella avgifterna är minimala (endast 25 € för Residence Certificate). Huvudkostnader uppstår för översättningar (200–800 €) och eventuell skatterådgivning (500–2 000 € första året). Kan jag bedriva verksamhet inom hela EU med maltesiska skattedokument? Ja, med maltesiskt VAT-nummer kan du sälja EU-omfattande. För B2B-tjänster gäller Reverse Charge, för B2C gäller olika regler beroende på land. Måste jag fortfarande ha tyska skattedokument om jag har Malta Resident status? För avregistrering i Tyskland behöver du tyska dokument. Därefter normalt inte längre, förutom övergångsår eller om dubbelbeskattningsavtal kräver det. Kolla med din skatterådgivare.
