Innehållsförteckning Varför du behöver professionella avtalsmallar för ditt Malta-bolag Directors Agreement Malta: Det viktigaste avtalet för ditt företag Anställningsavtal på Malta: Från distans till heltid – rätt utformat Fler viktiga avtalsmallar för Malta-bolag Här hittar du pålitliga avtalsmallar för Malta Vanliga frågor om Malta-avtalsmallar Du har startat ditt Malta-bolag och tänker nu: Avtal? Dem kan jag snabbt skriva ihop själv. Vänta! Jag vet hur lockande det är att spara in på avtalsmallar. Men tro mig: Efter två år på ön och otaliga samtal med entreprenörer som tvingats göra dyra korrigeringar i sina avtal, måste jag säga: Investera redan från början i professionella juridiska dokument. Malta är visserligen ett EU-land med engelska som officiellt språk – men ändå gäller här särskilda lagar som skiljer sig från ditt hemland. Särskilt i Directors Agreements, anställningsavtal och aktieägaravtal finns det fallgropar som kan bli väldigt dyra för dig längre fram. Varför du behöver professionella avtalsmallar för ditt Malta-bolag Innan jag förklarar vilka avtalsformer som är viktigast, låt oss vara ärliga: Malta är inte Tyskland, inte Schweiz och inte Österrike. Det märker du direkt när du första gången sitter hos en maltesisk advokat och han förklarar att ditt internationella standardavtal inte fungerar här. Förstå Maltas juridiska särdrag Malta följer ett common law-system (likt Storbritannien), medan de flesta EU-länder har civilrätt. Det innebär att prejudikat och domstolsbeslut har större betydelse än i Tyskland eller Österrike. Dina avtal måste ta hänsyn till detta. Ett exempel från verkligheten: En tysk företagare använde sina vanliga uppsägningsklausuler i maltesiska anställningsavtal. Resultatet? Ett år senare fick han stå till svars inför Industrial Tribunal (maltesisk arbetsdomstol) och betala ut ett femsiffrigt avgångsvederlag – eftersom hans klausuler var ogiltiga enligt maltesisk lag. Typiska kostnadsfällor med hemmagjorda avtal Här är de vanligaste och dyraste misstagen jag ser bland Malta-nybörjare: Fel jurisdiktionsklausuler: Du vill undvika att hamna inför maltesisk domstol om det går – men klausulen måste vara juridiskt korrekt Otydliga uppsägningstider: På Malta gäller andra tider än i Tyskland (Notice periods på upp till 3 månader är vanliga) Glömda skatterättsliga klausuler: Utan rätt formulering riskerar du skattemässiga nackdelar Saknade compliance-bestämmelser: Malta tar AML (Anti-Money Laundering) på största allvar – dina avtal måste reflektera detta Vad skiljer Malta från andra EU-länder? De största skillnaderna finns inom tre områden: Aspekt Malta Tyskland/Österrike Rättssystem Kombinerad Common Law och Civil Law Ren Civil Law Officiella språk Maltese och engelska Tyska Avtalsspråk Oftast engelska, ibland maltesiska Tyska Domstolsprocesser Ofta långdragna (1-3 år) Mer strukturerade, men också tidskrävande Directors Agreement Malta: Det viktigaste avtalet för ditt företag Directors Agreement är avtalet mellan ditt Malta-bolag och dig som director. Låter enkelt? Det är det inte. Avtalet reglerar inte bara dina arbetsuppgifter och arvode, utan också avgörande skattemässiga aspekter av din Malta-struktur. Vad ska ingå i ett Directors Agreement? Ett professionellt Directors Agreement för Malta bör inkludera: Duties and Responsibilities: Tydligt definierade uppgifter som director Remuneration Structure: Hur och när du får betalt Tax Residence Clauses: Viktigt för skatteoptimering Confidentiality Provisions: Skydd av känslig företagsinformation Termination Procedures: Hur samarbetet kan avslutas Indemnity Clauses: Skydd mot personligt ansvar Särskilt viktigt: Tax Residence-klausuler. Om du som icke-maltabosatt får directors fees kan flera olika skatteregler bli aktuella. En felaktigt formulerad klausul kan innebära att du oväntat blir skattskyldig på Malta. Vanliga misstag med Directors Agreements Dessa fallgropar ser jag ofta: Otydlig Ordinarily Resident-definition: Malta skiljer på Resident och Ordinarily Resident – kan avgöra om du betalar 35% eller 5% i skatt Bristande Substance-krav: Ditt Directors Agreement måste visa på faktisk affärsverksamhet på Malta Glömd MFSA-compliance: För reglerade bolag gäller extra krav Felaktig Valutaklausul: Euro, USD eller maltesisk lira (historiskt) – måste förtydligas Mall eller skräddarsytt avtal? Här är verkligheten: En grundmall kostar dig 200–500 euro, ett skräddarsytt avtal från en topprankad advokat 2 000–5 000 euro. För startfasen räcker ofta en professionell mall – men låt alltid en maltesisk jurist granska den. Mitt tips: Börja med en bra mall och låt en lokal advokat göra nödvändiga anpassningar för 300–500 euro. Det är sweet spot mellan kostnad och trygghet. Anställningsavtal på Malta: Från distans till heltid – rätt utformat Planerar du att anställa personal på Malta? Då bör du veta: Maltesisk arbetsrätt är mer arbetstagarskyddande än många tror. Här gäller inte den tyska Fire at Will-principen, utan tydliga skyddsbestämmelser. Överblick: Maltas arbetsrätt De viktigaste punkterna för dina anställningsavtal: Provanställning: Max 6 månader för nya roller Uppsägningstider: Beroende på anställningstid 1–12 veckor Minimilön: För närvarande 195,92 euro per vecka (2024) Semester: Minst 24 arbetsdagar per år Sjuklön: Upp till 12 veckors betald sjukfrånvaro per år Det många inte vet: Malta har mycket specifika regler för Redundancy (uppsägning av ekonomiska skäl). Du kan inte bara downsiza utan att följa tydliga procedurer. Särskilda regler för internationella medarbetare Om du anställer EU- eller tredjelandsmedborgare tillkommer ytterligare överväganden: Mitarbetartyp Arbetstillstånd krävs? Särskilt att tänka på EU-medborgare Nej Fri arbetsmarknad, men ID-kort inom 3 månader EES-medborgare Nej Behandlas som EU-medborgare Tredjelandsmedborgare Ja Employment License krävs, krånglig process Distansarbetare Beroende på Nomad Residence Permit möjligt Mall för olika arbetsmodeller Beroende på arbetsmodell krävs olika avtalsklausuler: Heltid på plats: Standardanställningsavtal med alla lagstadgade krav Distans/hybrid: Tillägg med arbetsplats, utrustning och dataskydd Deltid: Förmåner proportionerliga, tydlig timreglering Frilansare/uppdragstagare: Serviceavtal istället för anställningsavtal (viktigt för skatten!) Ett vanligt misstag: Att behandla frilansare som anställda. På Malta kontrolleras det noga om det råder verklig självständighet eller om det är förtäckt anställning. Fler viktiga avtalsmallar för Malta-bolag Förutom Directors Agreement och anställningsavtal behövs även andra dokument för ditt Malta-bolag. Här är en översikt: Aktieägaravtal (Shareholder Agreements) Om du inte är ensam ägare är ett aktieägaravtal helt avgörande. På Malta reglerar detta avtal exempelvis: Voting Rights: Hur fattas beslut? Transfer Restrictions: Vem får sälja aktier till vem? Exit Strategies: Vad händer vid konflikt eller utträde? Dividend Policies: Hur delas vinsten ut? Tag-Along/Drag-Along Rights: Skydd för minoritetsägare Särskilt för Malta: Vid internationella strukturer måste ofta flera rättssystem tas i beaktning. En tysk och en amerikansk investerare har olika skattebehov. Serviceavtal för internationella kunder Ditt Malta-bolag kommer sannolikt att tillhandahålla tjänster för internationella kunder. Dessa serviceavtal måste vara särskilt välformulerade: Scope of Work: Tydligt definierade tjänster Payment Terms: Valuta, betalningstid, dröjsmålsränta Intellectual Property: Vem äger arbetsresultaten? Liability Limitations: Begränsning av ansvar enligt maltesisk lag Dispute Resolution: Var och hur hanteras tvister? Viktigt: Om du jobbar med EU-kunder måste du säkerställa GDPR-efterlevnad. Malta tar dataskydd på största allvar. Hyresavtal för kontorslokaler Ett fysiskt kontor är ofta ett krav för Malta-bolag (substance requirements). Vid hyresavtal finns maltesiska särdrag: Aspekt Malta-standard Tips Deposition 2–6 månaders hyror Alltid skriftligt dokumenterat Hyrestid Oftast 3–5 år Förhandla breakklausuler Uppsägningstid 3–6 månader Viktigt vid internationella strukturer Driftskostnader Ofta exkluderade Kontrollera gemensamma ytor, el mm separat Här hittar du pålitliga avtalsmallar för Malta Nu till den praktiska frågan: Var får du tag på bra avtalsmallar utan att behöva betala en förmögenhet? Efter två års erfarenhet kan jag rekommendera olika vägar – beroende på din budget och strukturens komplexitet. Professionella advokatbyråer vs. online-mallar Sanningen är: För 90% av alla Malta-bolag räcker professionella mallar från erkända källor. Bara vid komplexa strukturer (flera länder, reglerad bransch, stora transaktioner) behövs skräddarsydda avtal från dag ett. De bästa advokatbyråerna på Malta: Ganado Advocates (för stora internationella transaktioner) Camilleri Preziosi (stark inom affärsjuridik) GTG Advocates (bra för tech-bolag) Fenech & Fenech Advocates (klassisk, men pålitlig) Online-plattformar för mallar: Malta Business Registry (officiella grundmallar) MFSA Templates (för reglerade områden) Kostnader och nytta i jämförelse Här är en realistisk kostnadsöversikt: Avtalstyp Enkel mall Advokatgranskning Skräddarsytt Directors Agreement 200–400€ 300–600€ 1 500–3 000€ Anställningsavtal 100–200€ 200–400€ 800–1 500€ Aktieägaravtal 300–500€ 500–800€ 2 000–5 000€ Serviceavtal 150–300€ 250–500€ 1 000–2 500€ Mina rekommendationer för starten Baserat på min erfarenhet av Malta-bolag, här är min vägkarta: Fas 1 (Startup): Professionella mallar + lokal advokat för granskning (budget: 1 000–2 000€) Fas 2 (Tillväxt): Anpassning av de viktigaste avtalen (budget: 3 000–5 000€) Fas 3 (Skala upp): Helt skräddarsydd avtalsportfölj (budget: 10 000€+) Mitt generella råd: Investera tidigt i en bra maltesisk advokat för grundläggande rådgivning. En timmes samtal kostar 200–400 euro men kan spara dig tusentals euro i senare korrigeringar. Insider-tips: Många maltesiska advokater erbjuder Company Formation Packages, där grundavtal ingår. Ofta billigare än att köpa alla separat. Vanliga frågor om Malta-avtalsmallar Kan jag använda tyska avtalsmallar för mitt Malta-bolag? Nej, det är ingen bra idé. Maltesisk lag skiljer sig väsentligt från tysk rätt. Tyska klausuler kan vara ogiltiga eller till och med skadliga. Måste mitt Directors Agreement vara på engelska eller maltesiska? Engelska är fullt tillräckligt och rekommenderat, eftersom det är affärsspråket på Malta. Maltesiska behövs bara om alla parter önskar det. Hur ofta ska jag uppdatera mina avtalsmallar? Minst vart 2–3 år eller vid ändringar i relevant lagstiftning. Malta anpassar kontinuerligt skatte- och bolagsrätt efter EU-direktiv. Vad händer om jag jobbar utan Directors Agreement? Det är riskabelt. Utan tydligt juridiskt ramverk för din roll riskerar du både skattemässiga och juridiska problem. Behöver jag olika anställningsavtal för EU- och icke-EU-personal? Ja, absolut. Kraven på visum och arbetstillstånd är helt olika och måste hanteras i avtalet. Kan jag bara kopiera och använda online-avtalsmallar? Teoretiskt ja, men i praktiken riskabelt. Gratis mallar är ofta föråldrade eller ofullständiga. Investera hellre i granskade mallar. Vad kostar det att använda felaktiga avtal? Det kan bli mycket dyrt. Efterbetalningar för arbetsrätt, skatteskulder eller ogiltiga avtal kan snabbt landa på femsiffriga belopp. Måste jag som egenföretagare också ha ett Directors Agreement? Om du är director i ditt eget Malta-bolag är ett Directors Agreement rekommenderat – särskilt för skattemässig optimering. Hur hittar jag en bra maltesisk advokat för avtal? Rekommendationer från andra företagare, Malta Chamber of Commerce eller Malta Business Registry har listor på kvalificerade jurister. Kan jag ingå kontrakt på tyska? Lagligt möjligt, men opraktiskt. Maltesiska domstolar och myndigheter arbetar på engelska och maltesiska. Tyska avtal måste översättas.
