Innehållsförteckning Varför 6 månader är realistiskt (och 3 månader önsketänkande) Förhandsgranskning och grunder: Vad du måste veta före månad 1 Månad 1: Rättsliga grunder för din Malta-flytt Månad 2: Skatteväxling och EU-efterlevnad Månad 3: Bygga operativ infrastruktur på Malta Månad 4: Personal, HR och arbetsrätt Malta Månad 5: Slutskede och systemtester Månad 6: Go-Live för din företagsflytt De 7 vanligaste fallgroparna vid Malta-flytt Realistisk kostnadsöversikt: Vad som väntar dig FAQ om företagsflytt till Malta Varför 6 månader för företagsflytt till Malta är realistiskt (och 3 månader bara önsketänkande) Har du bestämt dig för att flytta ditt företag till Malta? Grattis till beslutet! Men låt mig ta ner dig på jorden direkt: det finns inget som heter bara göra det snabbt här. Jag hör ständigt företagare som tror att det hela kan fixas på 6-8 veckor. Spoiler: Det slutar oftast i kaos, dyra efterjusteringar och gråa hår. Efter två år av Malta-erfarenhet och otaliga samtal med entreprenörer som tagit steget kan jag försäkra dig: 6 månader är realistiskt, 12 månader är lugnt, 3 månader är ren stress. Varför maltesiska myndigheter har sin egen tidräkning Malta funkar annorlunda. Det som tar två veckor i Tyskland tar gärna 6 veckor här. Inte av lathet – det maltesiska systemet är bara mer grundligt och byråkratiskt än du tror. Malta Business Registry (MBR) tar till exempel ofta 4-6 veckor på sig för företagsbildande, trots att det står 10-15 arbetsdagar online. Sen är det så här: varje steg är beroende av det föregående. Utan maltesisk företagsregistrering inget bankkonto. Utan bankkonto ingen VAT-registrering. Utan VAT-nummer ingen EU-efterlevnad. Förstår du spelet? 6-månadersplanen i korthet Månad Huvuduppgifter Kritisk väg Tidsmarginal Förhandsgranskning Skatterådgivning, juridisk granskning 4-6 veckor Hög Månad 1 Företagsbildande, registrerat kontor 4-8 veckor Medel Månad 2 Skatteregistrering, VAT 3-6 veckor Låg Månad 3 Bank, IT-setup, kontor 4-8 veckor Hög Månad 4 HR-setup, personalöverföringar 6-10 veckor Medel Månad 5 Systemintegration, tester 2-4 veckor Låg Månad 6 Go-Live, efterstöd 2-4 veckor Medel Vad betyder det för dig? Planera för 6 månader, räkna med 8, gläds om det tar 5. Så slipper du stress, brända broar i Tyskland och dyra bråttom-lösningar på Malta. Förhandsgranskning och grunder: Vad du måste veta före månad 1 Innan du skickar en enda euro till Malta bör du reda ut tre fundamentala frågor. Jag känner för många företagare som först efter företagsetableringen har insett att Malta inte alls är skattemässigt optimalt för dem. Surt. Är Malta rätt för ditt företag? Malta funkar inte för alla. Malta-skattefördelarna kommer främst vid: Holding-strukturer med ägarposter (6/7-refundsystem) IP-tunga företag (Patent Box, 0–5 % skatt) Trading-bolag med internationella kunder E-handel och digitala tjänster Finansiella tjänster (med rätt licens) Malta fungerar INTE optimalt för: Bara Tysklandsaffärer (fast driftställe-risk) Hantverksföretag med lokal kundbas Bolag under 500.000 € omsättning (ansträngning > nytta) Tysk skatteoptimering: Utflyttningsskatt och ‘entstrickung’ Nu blir det tekniskt: När du flyttar ditt bolag till Malta så vill det tyska skattekontoret ha sin del. Utflyttningsskatt (§ 6 AStG) utlöses om du flyttar dolda reserver över 500.000 € utomlands. Vid ‘entstrickung’ (§ 4g EStG) värderas tillgångarna till marknadsvärde. Låter krångligt? Det är det också. Därför behöver du en tysk skatterådgivare som förstår Malta – inte en dussinrådgivare. Legal Due Diligence: Vad som måste granskas i förväg Område Kritiska frågor Tidsåtgång Bolagsrätt Ägarstruktur, ledning 2-3 veckor Skatterätt Utflyttningsskatt, dubbelbeskattning 3-4 veckor Arbetsrätt Personalöverföring, uppsägning 2-4 veckor Avtalsrätt Kund- och leverantörsavtal 1-2 veckor Vad betyder det för dig? Investera 3.000–5.000 € i professionell rådgivning INNAN du börjar. Det kan spara dig tiotusentals euro i korrigeringar senare. Månad 1: Skapa rättsliga grunder för din Malta-flytt Nu börjar det på riktigt! Månad 1 är grunden för allt. Här lägger du de juridiska fundamenten som ditt Malta-äventyr vilar på. Ska jag vara ärlig? Denna månad är den mest frustrerande, men också den absolut viktigaste. Företagsbildande på Malta: Välj rätt bolagsform I Malta har du tre huvudalternativ för bolagsform: Private Limited Company – det självklara valet för 99 % av alla flyttar Public Limited Company – bara relevant för stora strukturer Partnership – mest för lokala verksamheter Private Limited Company är din bästa vän. Varför? Den motsvarar det tyska GmbH, kräver bara 1.165 € i aktiekapital och erkänns i hela EU. Dessutom kan du bilda den till 100 % på distans. Registered Office i Malta: Mer än bara en adress Här gör många nybörjare sitt första misstag. Många tänker: Jag tar bara den billigaste registrerade adressen för 300 €/år. Dålig idé. Din Registered Office måste nämligen: Ta emot och vidarebefordra affärspost Vara tillgänglig vid myndighetsbesök Ha seriöst intryck (bankerna kollar upp detta!) Följa Malta Business Registrys regler Realistiska kostnader: 1.200–2.400 €/år för en ordentlig Registered Office med service. Billigare lösningar går oftast fel. Founder Memorandum & Articles of Association: Det juridiska DNA:t Dessa dokument anger vad ditt företag får göra och hur det styrs. Standardmallar funkar oftast, men för speciella affärsmodeller behöver du skräddarsydda statutes. Viktiga punkter: Objects Clause – vad får bolaget göra? (Hellre för brett än för snävt) Share Structure – vanliga aktier räcker oftast Director Powers – vem får fatta vilka beslut? Dividend Policy – centralt för 6/7-återbetalningen Utse Company Secretary och Compliance Officer Malta kräver en lokal Company Secretary. Det är inte valfritt, utan obligatoriskt. De tar hand om: Uppgift Frekvens Påföljd vid miss Annual Return Filing Årligen 500–5.000 € Beneficial Ownership Register Löpande 1.000–10.000 € Board Resolutions Vid behov Compliance-risk Statutory Books Löpande 500–2.000 € Vad betyder det för dig? Budgetera 2.000–4.000 € per år för en bra Company Secretary. Billiga aktörer straffar sig vid första compliance-kontrollen. Tidslinje för månad 1: Vad måste hända när? Vecka 1–2: Namnreservation hos Malta Business Registry Vecka 2–3: Slutför Memorandum & Articles Vecka 3–4: Skicka in företagsbildande Vecka 4–6: Vänta på Certificate of Incorporation Vecka 6–8: Utse Company Secretary, första board resolutions Realistiskt? Ja. Stressigt? Definitivt. Lönar det sig? Ja – om du gör rätt från början. Månad 2: Skatteväxling och EU-efterlevnad för Malta Månad 2 handlar om skatten. Här avgörs om du senare får utbytet av Maltas berömda 6/7-system eller om du sitter med vanlig EU-skatt på 35 %. Spoiler: Skillnaden rör sig om flera hundratusen euro per år. VAT-registrering Malta: Snabbare än du tror God nyhet först: VAT-registreringen i Malta går betydligt fortare än i Tyskland. 2–3 veckor är normalt om papperen är i ordning. Du behöver VAT-nummer om: Din EU-omsättning överstiger 35.000 € Du säljer B2B-tjänster till andra EU-länder Du importerar eller exporterar varor Du vill utnyttja VAT-återbetalning (mycket rekommenderat) Insider-tips: Ansök om VAT-nummer direkt, även om du inte behöver det direkt. Bankerna uppskattar det, och sena ansökningar tar längre tid. Income Tax Return & Non-Resident Certificate Nu till det tekniska: Malta beskattar alla företag med 35 %. MEN – och det är det stora men – via 6/7-refundsystemet får du tillbaka upp till 6/7 av skatten. Så här funkar det: Vinsttyp Skattesats Refund Effektiv belastning Foreign Source Income 35 % 6/7 5 % Trading Income 35 % 6/7 5 % Passive Interest 35 % 5/7 10 % Maltesisk källa 35 % 2/3 ~12 % Viktigt: Refund betalas endast ut om vinster tas ut som utdelning. Därför är rätt dividend policy i dina bolagsstatuter avgörande. EU-Compliance: VIES, Intrastat och annat smått & gott Som EU-bolag har du fler skyldigheter. De viktigaste: VIES-rapporter för EU-B2B-försäljning (kvartalsvis) Intrastat-rapporter vid varuhandel över 400.000 € Economic Substance Requirements för vissa verksamheter EU-DAC6-rapporter vid gränsöverskridande strukturer Låter snårigt? Det är det. Därför behövs en maltesisk skatterådgivare som kan detta i sömnen. Dubbelbeskattningsavtal Tyskland-Malta DBA Tyskland-Malta är din vän. Det gör att du inte får full skatt både i Tyskland och Malta. Men akta: du måste uppfylla kraven. Kritiska punkter: Management and Control måste vara på Malta Economic Substance – verklig verksamhet på plats krävs Director Meetings ska äga rum på Malta Key Business Decisions måste fattas på Malta Vad betyder det för dig? Du måste faktiskt flytta till Malta eller vara där väldigt regelbundet. Brevlådeföretag funkar inte längre. Economic Substance Requirements: EU:s nya sheriff Sedan 2019 har Economic Substance Requirements förändrat allt. Maltaföretag måste kunna visa verklig substans, särskilt inom: Holding-verksamhet IP-licensiering Finanstjänster Shipping-bolag Konkret innebär det: Rimligt antal Malta-anställda Reella företagarkostnader på Malta Verklig ledning i Malta Passande kontorslokaler Tumregel: Vid 1 miljon € vinst bör du investera minst 100.000 € i Malta-substans. Vad betyder det för dig? Malta är inte längre någon skatteparadislösning för hemmajobbare. Du måste verkligen flytta verksamheten operativt. Månad 3: Bygg upp operativ infrastruktur på Malta professionellt Nu blir det praktiskt! Månad 3 är när byråkratin blir riktig affärsverksamhet. Bank, kontor, IT – här ser du om Malta faktiskt passar ditt företag eller om du bara inbillat dig det. Bank på Malta: Kampen om företagskontot Låt mig börja med dåliga nyheter: Att få ett maltesiskt företagskonto är idag mycket svårare än för några år sedan. Bankerna är mycket försiktigare efter diverse skandaler. Dina alternativ i ordning efter chans till framgång: Bank Beviljandegrad Minsta insättning Särskilda villkor HSBC Malta 70 % 25.000 € Internationellt anseende Bank of Valletta 60 % 10.000 € Marknadsledare lokalt APS Bank 50 % 5.000 € Mindre, lokal bank Lombard Bank 40 % 15.000 € För större företag Vad bankerna vill se: Affärsplan på engelska (10–15 sidor räcker) Ekonomiska prognoser för 2–3 år Referenser från din tyska bank Economic Substance – faktisk Malta-närvaro Ren historik – inga compliance-bekymmer Insider-tips: Gå till mötena personligen. 90 % av onlineansökningar avslås. Bankerna vill se och bedöma dig på plats. Kontorsupplägg Malta: Mer än bara ett skrivbord Du behöver ett riktigt kontor på Malta. Inte bara för Economic Substance, utan också för bank, myndigheter och trovärdighet. Dina alternativ: Serviced Office – 800–1.500 €/månad, flexibelt och proffsigt Co-working Space – 300–600 €/månad, nätverk, mindre representativt Eget kontor – 1.200–3.000 €/månad, maximal kontroll Hemmakontor – fungerar bara i undantagsfall För de flesta rekommenderar jag Serviced Office de första 1–2 åren. Varför? Proffsig adress för bank & myndigheter Mötesrum för viktiga träffar Reception & posthantering Flexibilitet när verksamheten växer Bästa områden för kontor: Sliema/St. Julians – internationellt, dyrt men representativt Ta Xbiex – finanskluster, affärsinriktat Valletta – historiskt, representativt men mindre praktiskt Mriehel – billigare, mindre internationellt IT-infrastruktur och digitala tjänster Malta Maltas IT-infrastruktur är bättre än sitt rykte, men annorlunda än i Tyskland. Så här ser det ut: Internet & uppkoppling: GO (huvudleverantör) – fiber upp till 1 Gbit/s, vanligtvis stabilt Melita – kabel/fiber, bra alternativ Mobilt internet – 4G/5G överallt, perfekt backup Typiska hastigheter: 100–500 Mbit/s är normalt, 1 Gbit/s i business-lokaler Cloud & hosting: AWS/Azure finns på Malta GDPR-efterlevnad direkt via EU-hub Lokala leverantörer sällan nödvändiga Bokföring och ekonomiadministration Malta har andra bokföringsstandarder än Tyskland. Du behöver lokalt system som ändå funkar ihop med tyska processer. Rekommenderad programvara: Program Kostnad/månad Fördelar Nackdelar Sage Business Cloud 80–200 € Malta-godkänd, finns på tyska Dyr, överbelastad QuickBooks 40–80 € Enkelt, internationellt Mindre Malta-specifikt Xero 60–120 € Molnbaserat, stark API Inlärningskurva Obs: Din bokföring måste uppfylla både maltesiska och tyska krav. De flesta standard-system fixar inte båda perfekt. Försäkringar och riskhantering I Malta behövs andra försäkringar än i Tyskland. De viktigaste: Professional Indemnity – för rådgivning/tjänster (3.000–8.000 €/år) Public Liability – grundskydd (1.000–3.000 €/år) Employers Liability – obligatoriskt med personal Cyber Insurance – blir allt viktigare (2.000–5.000 €/år) D&O Insurance – för VD och styrelse (3.000–10.000 €/år) Vad betyder det för dig? Räkna med 8.000–15.000 €/år för vettigt försäkringsskydd. Billigare kan bli dyrt när det verkligen gäller. Månad 4: Hantera personal, HR och arbetsrätt Malta framgångsrikt Månad 4 är HR-intensiv. Här avgörs om dina tyska anställda följer med, om du hittar nya på Malta eller om du jobbar hybrid. Spoiler: Alla varianter har sina fallgropar. Skicka personal till Malta: Vad funkar? Bra nyhet: EU:s fria rörlighet gör personalflytt i teorin enkel. Dåliga nyheten: I praktiken är det krångligare än man tror. Rättsliga ramar: EU-medborgare behöver inget arbetstillstånd i Malta Socialavgift flyttas via A1-intyg Skatteresidens flytt efter 183+ dagars vistelse på Malta Tyska arbetsavtal kan ofta tas över Praktiska hinder: Bostadsmarknad – brist på lägenheter, särskilt för familjer Skolor – internationella skolor är dyra och ofta fulla Levnadskostnader – ofta högre än i tyska städer Språkbarriär – maltesiska/engelska inte självklart för alla Personalprofil Lyckandefrekvens Typiska utmaningar Singlar 25–35, tech 80 % Boende, lön, nätverk Par utan barn 60 % Två jobb, större boende Familjer med barn 30 % Skola, boende, barnomsorg 50+ år 40 % Ny miljö, hälsa Arbetsrätt Malta: Vad skiljer mot Tyskland Maltas arbetsrätt följer EU men har sina egenheter: Arbetstid & semester: 48-timmarsvecka är standard (inte 40h som ofta i Tyskland) 24 dagars semesterminimum (Tyskland: 20-30 vanligt) Övertid från 40h/vecka med 25 % tillägg 6 månaders provanställning (Tyskland: max 6 månader) Uppsägningsskydd: Efter 6 mån: 1 veckas uppsägningstid Efter 2 år: 2 veckors uppsägning Efter 5 år: 4 veckor Avgångsvederlag ovanligt (utom vid arbetsbrist) Sociala avgifter Malta: Avgift Arbetsgivare Anställd Tak Social Security 10 % 10 % Max 837 €/år Maternity Fund 0,55 % 0,55 % Som Social Security Private Health Insurance Frivilligt Rekommenderas 1.000–3.000 €/år Rekrytering Malta: Var hittar du kompetent personal? Arbetsmarknaden på Malta är mycket tight. Arbetslösheten ligger under 3 %, kvalificerade personer är sällsynta och dyra. Rekryteringskanaler efter framgångsfrekvens: Nätverk/rekommendationer (60 % framgång) Rekryteringsbyråer (40 %) LinkedIn/Online (30 %) Jobs.mt (20 %) Tidningsannonser (10 %) Realistiska löner 2025 (brutto/år): Juniorutvecklare: 25.000–35.000 € Seniorutvecklare: 40.000–60.000 € Marknadschef: 30.000–45.000 € Kontorschef: 25.000–35.000 € Redovisningsekonom: 28.000–42.000 € Obs: Topptalanger kostar ofta mer än i Tyskland! Orsak: Konkurrens från iGaming, fintech & andra högavlönade branscher. Distans- och hybridarbete Många Malta-flyttar funkar hybrid: Ledning på Malta, team delvis på distans i Tyskland eller EU. Vad funkar: 25 % Malta-närvaro, 75 % remote (räcker oftast för Economic Substance) Kvartalsvisa möten på Malta Nyckelroller (VD, finans) på Malta Utveckling/operationer remote Vad är riskabelt: 100 % remote utan Malta-substans Viktiga affärsbeslut utanför Malta Mindre än 10 % arbetstid på Malta Expat-community & nätverk Malta har en aktiv expat-scen. Den hjälper vid rekrytering, affärsutveckling och personlig integration. Viktiga nätverk: Malta Business Network – månadsevent Chamber of Commerce – officiell affärshub Malta AI & Blockchain Association – för techbolag German-Maltese Business Circle – tyskspråkigt nätverk Vad betyder det för dig? Lägg tid på nätverkande. Malta är litet – alla känner alla och rekommendationer öppnar alla dörrar. Månad 5: Slutförande och systemtester av din Malta-struktur Månad 5 är verklighetstestet. Här prövar du om alla system samspelar och om din Malta-struktur verkligen fungerar. Jag har sett många företagare upptäcka först vid Go-Live att viktiga gränssnitt brister. End-to-end tester: Från faktura till skatt Nu blir det operativt. Du ska köra hela processkedjan en gång – från första kundfakturan till bokföringen. Testfall att genomföra: EU-B2B-affär: Faktura med Malta-VAT till tysk kund Utanför EU: Exportfaktura till UK/USA-kund Intra-koncernöverföring: Faktura mellan tyska och maltesiska enheter Utdelningsbetalning: Vinstutdelning med 6/7-refund Nyanställningsprocess: Helt integrera ny Malta-anställd Kontrollera bankintegration: SEPA-överföringar åt båda håll Flera valutor (USD, GBP, EUR) Onlinebank-API till bokföring Kreditkortshantering till kund Compliance-rapporter till tyska/maltesiska myndigheter Compliance management: Ha koll på alla rapportskyldigheter Malta har känslan av 47 olika rapportkrav. Okej, det är bara 12, men det känns som 47. Här är de viktigaste: Rapport Frekvens Deadline Sanktionsavgift VAT Return Kvartalsvis 15:e nästkommande månad 100–500 € Income Tax Return Årligen 30 juni 500–5.000 € Annual Return (MBR) Årligen 31 maj 500–2.000 € Finansiella rapporter Årligen 18 mån efter bokslut 1.000–10.000 € Beneficial Ownership Vid ändring Omedelbart 5.000–50.000 € Automatisering är din vän: Kalenderpåminnelser för alla deadlines Automatisk dataöverföring mellan system Backup-ansvar för kritiska rapporter Externa leverantörer för komplexa krav Beredskapsplaner & kontinuitetshantering Malta är en ö. Ibland går strömmen, ibland är internet nere och ibland strejkar bankerna. Ha backup-planer! Kritiska backup-system: Internet: Två leverantörer + mobil backup Bank: Minst två banker med onlineåtkomst El: UPS för kritiska system Personal: Vikarieplanering för nyckelroller Data: Dagliga backuper utanför Malta Testa worst-case: Vad händer om du inte kan åka till Malta på 4 veckor? Hur funkar företaget om Malta-kontoret är otillgängligt? Vem fattar beslut vid akuta lägen? Hur får du ut pengar om en bank har problem? Definiera performance-monitoring & KPI:er Du behöver nyckeltal som talar om ifall Malta-flytten är framgångsrik – inte bara ekonomiskt utan även operativt. Finansiella KPI:er: KPI Bänkmark Mål år 1 Mål år 2 Effektiv skattesats 15–25 % (Tyskland) 8–12 % 5–8 % Setup-kostnad jämfört med besparing N/A Break-even ROI 200 %+ Compliance-kostnader 20.000–40.000 € 25.000–45.000 € 20.000–35.000 € Bankeffektivitet Same-day transfers 1–2 dagar Same-day Operativa KPI:er: Time-to-market: Hur snabbt lanserar du nya tjänster? Regulatorisk svarstid: Hur fort svarar du myndigheter? Medarbetarnöjdhet: Hur trivs Malta-flyttade anställda? Kundpåverkan: Känner kunderna av flytten negativt? Dokumentation & kunskapshantering Du kommer glömma varför du tog vissa beslut. Dokumentera allt som är viktigt! Viktiga dokumentationsområden: Setup-beslut: Varför denna bank, skattesetup, kontor? Compliance-kalender: Vem gör vad och när? Kontakter till servicepartners: Advokater, skatterådgivare, banker Krishanteringsrutiner: Vad göra vid compliance-problem? Finansiella processer: Hur funkar penningflöde mellan bolag? Vad betyder det för dig? Månad 5 är den viktigaste testmånaden – bättre hitta problemen nu än i skarpt läge. Månad 6: Go-Live för din företagsflytt till Malta Nu smäller det! Månad 6 är sanningens ögonblick. Nu rullar ditt Malta-setup ut och verklig verksamhet börjar. Efter sex månaders förberedelse borde allt gå smidigt. Borde… Soft Launch eller Big Bang: Rätt Go-Live-strategi Du har två alternativ. De flesta väljer fel. Hard Cutover (Big Bang): Stoppdatum X: Allt går via Malta Snabbt men riskabelt Funkar bara med perfekt förberedelse Ett fel = stora problem Soft Launch (Fasindelad) – REKOMMENDERAS: Stegvis migrering under 4–6 veckor Först nya kunder, sen befintliga Fel kan rättas utan drama Inlärningskurva beaktas Min soft-launch-plan i 90 % av fallen: Vecka Vad flyttas Risknivå Fokus 1–2 Interna processer, nya avtal Låg Systemstabilitet 3–4 Små nya kunder, testfakturor Medel Fakturaflöden 5–6 Viktiga nykunder Medel Kundupplevelse 7–8 Befintliga kunder migreras Hög Change management Kundkommunikation: Hur du förmedlar flytten Kunderna måste informeras om Malta-flytten. Hur? Många företagare gör här kommunikativa katastrofer. Vad INTE fungerar: Vi är nu på Malta för skatterna (låter som skatteflykt) Inget ändras för dig (uppenbart fel – nytt VAT-nummer, IBAN etc.) Ingen info alls (kunder märker det ändå) Vad fungerar – messaging-ram: Expansion: Vi växer på EU-marknaden Kundfördelar: Bättre service för EU-kunder Stabilitet: Samma team, samma kvalitet Transparens: Nya fakturauppgifter från X Exempel på kundmail (fungerar i 80 % av fallen): Kära kunder, i takt med vår tillväxt i Europa flyttar vi vårt EU-huvudkontor till Malta. Detta gör att vi kan serva er ännu bättre och introducera nya tjänster. För er ändras praktiskt taget ingenting: samma kontaktpersoner, samma kvalitet, samma service. Från och med [datum] får ni fakturor från [Malta Company Name] med maltesiskt VAT-nummer. Alla befintliga avtal gäller fortsatt. Vid frågor – hör gärna av er! Tyska enheten: Likvidera eller behålla? Vad händer med ditt tyska bolag? Du har tre alternativ: Alternativ 1: Likvidation (clean exit) Full likvidation av GmbH Rakt men slutgiltigt Likvidationsvinster kan bli beskattade Bra för 100 % Malta-fokus Alternativ 2: Vilande bolag GmbH finns kvar men är inaktivt Kostnad: ca 2.000–4.000 €/år Flexibilitet för framtida retur Mindre compliance-arbete Alternativ 3: Servicebolag GmbH levererar tjänster till Malta-bolaget Transaktioner mellan bolag möjliga Mer komplext men flexibelt Bra för större strukturer Min rekommendation i 70 % av fallen: Alternativ 2 (vilande bolag) första året, sedan ta beslut. Uppföljning och felsökning första veckorna De första 4 veckorna är kritiska. Här dyker 90 % av alla problem upp. Du behöver snabba lösningsprocesser. Dagliga kontroller vecka 1–2: Bank: Fungerar alla överföringar? VAT: Kommer fakturor rätt? System: Rullar integrationerna? Team: Operativa problem? Kunder: Klagomål/frågor? Typiska vecka-1-problem och lösningar: Problem Frekvens Snabblösning Permanenta åtgärder SEPA dröjer 80 % Använd alternativ bank Optimera bankstruktur VAT-validering misslyckas 60 % Manuell korrigering Systemuppdatering Kund förstår ej faktura 50 % Personliga samtal Revidera mall Compliance-rapport missad 30 % Efterrapport + avgift Automatisering Success metrics: När vet du att det fungerar? Efter 30 dagar bör du uppnå dessa riktmärken: Operativa mått: Kundklagomål: Under 5 % av kundbasen Betalningsförseningar: Under 2 % Systemavbrott: Under 1 % utom planerad service Compliance-problem: Inga kritiska Ekonomiska mått: Kassaflöde: Balans inom två veckor Skatteffektivitet: Första 6/7-refund klar Bankkostnader: Under 0,3 % av omsättningen Setup ROI: Synligt efter 6 månader Support och optimering efter Go-Live Månad 6 är inte slutet, utan början. Under första halvåret live kommer du att optimera massor. Löpnade förbättringsområden: Processautomatisering: Vad kan automatiseras? Kostnadsoptimering: Dolda kostnader? Compliance-effektivitet: Förenkla rapportering? Teamutveckling: Nya kompetenser i Malta-teamet? Vad betyder det för dig? Månad 6 är bara starten på din Malta-resa. Den riktiga finliret börjar nu. De 7 vanligaste fallgroparna vid företagsflytt till Malta Efter två år som Malta-konsult och otaliga flyttprojekt har jag lärt mig var fällorna finns. Här är de 7 vanligaste fallgroparna – och hur du undviker dem. Fallgrop #1: Underskatta Economic Substance Problemet: Många tror att Malta-flytt = en ny adress och några affärsflyg till Valletta. Fel! Sedan Economic Substance-kraven 2019 kräver Malta verklig affärsverksamhet. Typiska felslut: Jag åker till Malta 4 gånger om året, det räcker Ett serviced office för 500 €/mån är tillräckligt Alla viktiga beslut fattar jag ändå i Tyskland Verkligheten: Du behöver minst 25 % av arbetstiden på Malta, egna Malta-anställda för kärnfunktioner och alla strategiska beslut ska tas där. Så undviker du det: Planera från början för genuin Malta-närvaro. Minst en nyckelperson (gärna VD) ska huvudsakligen leva på Malta. Fallgrop #2: Bankkaos p.g.a. dålig förberedelse Problemet: Malta-banking är omöjligt har blivit en meme. Ofta beror det dock på dåliga ansökningar, inte på bankerna. Typiska fel: Ansökningar utan affärsplan Orealistiska prognoser Ingen referens från tysk bank Struntar i minimiinsättning Testar bara en bank Så gör du rätt: Affärsplan på engelska (10–15 sidor) Treårsprognos Referensbrev från tysk bank Ha minst 25.000 € redo Sök till 2–3 banker samtidigt Gå på plats till möten Fallgrop #3: VAT-kaos i EU-affärer Problemet: EU-moms är komplext, Malta-moms ännu mer. Många får dyra slappedagar av felmomshantering. Vanliga moms-fällor: Fel moms vid B2B/B2C OSS (One Stop Shop) kontra vanlig VAT-registrering Reverse charge för tjänster inte använt Glömmer VIES-validering av kundens VAT-nummer Exempel: Tysk mjukvarufirma säljer till fransk B2B-kund. Fakturerar 19 % maltesisk moms istället för 0 % (reverse charge). Kunderna betalar inte, då de ej får momsavdrag. Efterkorrigeringar tar tid och nerver. Lösningen: Anlita en VAT-expert. 2.000 € för rätt momsrådgivning kan spara dig 20.000 € i krångel senare. Fallgrop #4: Personalöverföringar misslyckas Problemet: Våra nyckelpersoner följer med till Malta – en av de vanligaste missbedömningarna. Reality check: Personaltyp Lyckandefrekvens Varför tackar de nej? Singlar, 25–30 70 % Lön, karriärmöjligheter Par utan barn 50 % Partner hittar inget jobb Familjer med barn 20 % Skola, boende, umgänge 50+ år 30 % Hälsa, familj, vanor Planera realistiskt: Räkna med 50 % transfer av nyckelpersoner Planera löneökningar för Malta-flyttar Erbjud relocation-stöd (boende, skola, flytt) Bygg samtidigt lokalt Malta-team Fallgrop #5: Compliance-kaos av dålig organisation Problemet: Malta har visserligen bara 15 rapportkrav – men de kommer vid olika tider och i olika format. Typiskt kaos: VAT-rapport glöms → 500 € avgift. Annual Return sent → 2.000 € avgift. Beneficial Ownership oskickad → 10.000 € avgift. Efter 12 månader: 15.000 € böter för missar som lätt hade kunnat undvikas. Anti-kaos-strategi: Compliance-kalender med alla deadlines Automatiska påminnelser 4 veckor innan Backup-ansvariga för kritiska rapporter Servicepartners för komplex compliance Månadskoll av öppna punkter Fallgrop #6: Kassaflödesproblem på grund av banking-fördröjningar Problemet: Tyska företagare är vana vid instant banking. Malta funkar inte riktigt så. Typiska banktider Malta: SEPA-överföring: 1–2 dagar (inte samma dag) Internationellt: 2–5 dagar Lägga till ny mottagare: 2–3 dagar Kreditlimit-ändringar: 1–2 veckor Kassaflödesmarginal: Ha alltid 5–10 dagar mer likviditet än i Tyskland. Vid kritiska betalningar: backup-bank. Fallgrop #7: Överskatta skattebesparingen Problemet: Malta = 5 % skatt är marknadsföring, inte verklighet. Effektiv skatt styrs av många faktorer. Realistisk skatt (år 1–2): Affärsmodell Effektiv skattesats Förutsättningar IP-licensiering 0–5 % Patent Box + substans Trading Company 5–8 % 6/7-refund + foreign source Tjänster EU 8–12 % Rätt struktur Blandad verksamhet 10–15 % Delvis Malta-källa Ofta glöms: Uppstartskostnad: 50.000–100.000 € första året Löpande compliance: 25.000–40.000 €/år Economic Substance: 50.000–150.000 €/år Alternativkostnad: Tid, fokus, flexibilitet Vad betyder det för dig? Malta-lösningen lönar sig från ca 500.000 € i årsresultat. Annars äter kostnaderna oftast upp fördelen. Realistisk kostnadsöversikt: Vad som väntar dig vid Malta-flytt Ska jag vara ärlig? Malta-flytt är inte billigt. Jag hör ständigt företagare som börjar med 20.000 € budget och hamnar på 80.000 € första året. Här är den brutala kostnadsbilden. Setupkostnader (år 0): Den stora chocken Kostnader du får innan du tjänat en krona på Malta: Kostnadspost Minimum Realistiskt Premium Kommentarer Bolagsbildning 2.500 € 4.500 € 8.000 € Inkl. jurist, adress Bank-setup 1.000 € 3.000 € 10.000 € Rådgivning + insats Skatte-/VAT-registrering 1.500 € 3.500 € 6.000 € Rådgivare + ansökan Juridisk struktur 5.000 € 12.000 € 25.000 € M&A, bolagsordning, compliance Kontorsetablering 3.000 € 8.000 € 20.000 € Deposit + utrustning IT & system 2.000 € 5.000 € 15.000 € Programvara, integration Flytt (personal) 5.000 € 15.000 € 35.000 € Flytt, boende, registrering Rådgivning & konsultation 8.000 € 18.000 € 40.000 € Skatt, juridik, strategi Totala setupkostnader: 28.000 € – 77.000 € – 159.000 € De flesta medelstora flyttar hamnar på 60.000–90.000 € första året. Den som snålar riskerar extra kostnader längre fram. Löpande kostnader (årligen): De dolda kostnadstjuvarna Kostnader du har varje år så länge du opererar på Malta: Kostnadspost Minimum / år Realistiskt / år Premium / år Company Secretary 1.800 € 3.500 € 8.000 € Registered Office 600 € 1.800 € 4.000 € Bokföring 6.000 € 12.000 € 25.000 € Skatte-efterlevnad 4.000 € 8.000 € 15.000 € Jurist/redovisning 3.000 € 8.000 € 20.000 € Bankavgifter 1.200 € 3.000 € 8.000 € Kontorshyra 6.000 € 15.000 € 36.000 € Försäkring 3.000 € 6.000 € 15.000 € IT & mjukvara 2.400 € 6.000 € 15.000 € Totala löpande kostnader: 28.000 € – 63.300 € – 146.000 € per år Economic Substance-kostnader: Den nya storkostnaden Sedan 2019 är Economic Substance den dyraste posten. Du måste bygga upp verklig verksamhet på Malta: Personal-kostnader Malta: Position Bruttolön / år Arbetsgivarkostnad Total kostnad Managing Director 60.000 € 8.000 € 68.000 € Finanschef 45.000 € 6.000 € 51.000 € Kontorschef 30.000 € 4.000 € 34.000 € Seniorutvecklare 55.000 € 7.000 € 62.000 € Minimikrav för substans (typisk holding): 1 VD + 1 finanschef = ca 120.000 €/år ROI: När lönar sig Malta? Den viktiga frågan: När är Malta värt jobbet? Break-even-kalkyl (förenklad): Årsresultat DE skatt (30 %) Malta skatt (8 %) Malta kostnader Nettofördel 200.000 € 60.000 € 16.000 € 80.000 € –36.000 € 500.000 € 150.000 € 40.000 € 100.000 € +10.000 € 1.000.000 € 300.000 € 80.000 € 120.000 € +100.000 € 2.000.000 € 600.000 € 160.000 € 150.000 € +290.000 € Tumregel: Malta är lönsamt vid ca 500.000 € vinst. Under det överväger kostnaderna oftast skatteeffekten. Dolda kostnader: Det man ofta glömmer Dessa poster missas ofta i kalkylen: Alternativkostnad: Din tid för Malta-hantering (20–40h/mån) Resekostnad: Regelbundna Maltaresor (10.000–20.000 €/år) Dubbelkostnad: Ofta löper tyska & maltesiska kostnader parallellt Korrigeringskostnad: Fel-åtgärder, särskilt första året Valutarisk: EUR/USD-svängningar i internationell handel Flexibilitetsförlust: Spontana affärsbeslut blir svårare Kostnadsbesparingar: Var du kan spara (och INTE spara) Spara riskfritt: Kontorsadress (Mriehel istället för Sliema – halva priset) Kontorsupplägg (Serviced office vs eget) Bank (lokala banker vs internationella) Mjukvara (standard- vs premiumlösningar) INTE spara på riskområden: Juridisk rådgivning (dålig rådgivning = dyrt) Skatterådgivning (fel struktur = enorma merkostnader) Company Secretary (compliance-böter är höga) Economic Substance (för lite substans = skatterisk) Vad betyder det för dig? Räkna med minst 80.000 € första året och 60.000 € löpande. Lägger du dig under det blir det oftast dyrare i slutänden. FAQ om företagsflytt till Malta Hur lång tid tar en komplett företagsflytt till Malta? Realistiskt 6–8 månader för en professionell flytt. Allt under 4 månader är stressigt och felbenäget. Enbart företagsbildning tar 4–8 veckor, bankkonto ytterligare 6–10 veckor och skattesetup 4–6 veckor. Därutöver behövs tid för substans, kontor och personalintegration. Vilka skattefördelar ger Malta i verkligheten? Malta beskattar bolag med 35 %, men via 6/7-refundsystemet får du tillbaka upp till 6/7 av skatten. På Foreign Source Income och Trading Income innebär det 5 % effektiv skatt. Med IP-licensiering genom Patent Box kan man nå 0–5 %. Viktigt: Refund får du bara vid utdelning och ordentlig substans. Måste jag ha verklig substans på Malta? Ja, sedan 2019 är det EU-krav. Du måste ha äkta verksamhet på plats: relevant personal, riktiga kontorsytor, maltesisk ledning och betydande utgifter. Brevlådeföretag duger ej. Tumregel: Vid 1 miljon € vinst krävs minst 100.000 € substans. Är det svårt att öppna bankkonto på Malta? Ja, sedan 2018 är bankerna mycket försiktiga. Beviljandefrekvensen ligger på 40–70 % beroende på bank. Du behöver affärsplan, ekonomiska prognoser, referenser och ofta minst 15.000–25.000 € i startinsättning. Personliga möten är obligatoriska – onlineansökan avslås oftast. Räkna med 6–10 veckor för bankprocessen. Vad händer med mitt tyska GmbH vid Malta-flytt? Du har tre alternativ: 1) Likvidation (rent men slutgiltigt), 2) vilande bolag (ca 3.000 €/år, flexibel lösning), 3) som servicebolag till Malta-enheten. De flesta väljer 2 första året för att behålla flexibilitet. Viktigt: kontrollera utflyttningsskatt och entstrickung i förväg. Kan mina tyska anställda följa med till Malta? EU-lagligt ja, praktiskt svårt. Framgångsgrad: singlar 70 %, par 50 %, familjer bara 20 %. Huvudproblem: bostäder, skolor, jobb för partner, högre levnadskostnader. Planera med löneökning och relocation-stöd. Hybridmodeller (delvis Malta, delvis remote) funkar ofta bättre. Vid vilken vinstnivå lönar sig Malta? Tumregel: från 500.000 € årsresultat blir Malta intressant. Setupkostnad: 60.000–90.000 €, löpande kostnader: 60.000–80.000 €/år inkl. substans. Mindre vinst = kostnad äter ofta upp skattefördelen. Vid 2 miljoner € vinst sparar du ca 300.000 €/år netto. Vilka löpande compliance-plikter har jag på Malta? Kvartalsvis VAT-deklaration, årlig inkomstdeklaration, annual return till Malta Business Registry, finansiella rapporter, BO-register. Därtill EU-anmälningar som VIES och ibland Intrastat. Böter vid miss: 500–50.000 €. En bra Company Secretary kostar 3.000–5.000 €/år men besparar dig problem. Hur funkar 6/7-refundsystemet i praktiken? Du betalar först 35 % bolagsskatt. Vid utdelning får du tillbaka 6/7 (på Foreign Source och Trading). Exempel: 100.000 € vinst → 35.000 € skatt → 30.000 € refund → 5.000 € nettoskatt (5 %). Viktigt: Ansök om refund, tar 3–6 månader. Kan jag driva Malta-verksamheten på distans från Tyskland? Rättsligt problematiskt p.g.a. substanskraven och fast driftställe-risk. Du måste vara på Malta minst 25 % av tiden och fatta alla viktiga beslut där. 100 % remote går inte längre. Hybrid går, men kräver Malta-närvaro och lokala nyckelpersoner.
