Innehållsförteckning Malta-strukturer: Varför dokumentation är din livlina Olika Malta-strukturer och deras särdrag Skatterevision på Malta: Dessa dokument måste du ha redo Compliance-krav: Grundläggande bevisföringsregler Internationella granskningar: När flera länder ska lägga sig i Dokumentarkiv: Hur länge och hur ska man spara? De 7 dyraste misstagen i Malta-dokumentationen Praktiska tips: Så klarar du varje revision utan stress Vanliga frågor om Malta-dokumentation Malta-strukturer: Varför dokumentation är din livlina Föreställ dig: Du sitter med din morgonkaffe i Sliema, kollar mejlen och hittar ett vänligt meddelande från Malta Revenue Authority. De vill gärna se dina dokument från de senaste tre åren. För en rutinmässig kontroll. Känns det avslappnat för dig? Efter två år av Malta-verklighet kan jag säga: God dokumentation är inte bara ett juridiskt krav, utan också din nyckel till lugna nätter. De maltesiska myndigheterna tar sina compliance-regler på största allvar – och även internationella skattemyndigheter blir allt mer observanta. Vad som gör Malta-strukturer så unika Malta är inte bara populärt för sitt klimat. Ön erbjuder, tack vare EU-medlemskap och strategiskt läge, unika fördelar för internationella affärer. Malta-strukturer är företag eller holdings som grundas enligt maltesisk lag och ofta ingår i komplexa internationella skatteupplägg. De vanligaste Malta-strukturerna: Malta-holdings för ägarandelar Licensbolag för hantering av immateriella rättigheter Trading-bolag för internationell handel Investeringsfordon för fastigheter eller finansiella investeringar Varför dokumentation är livsviktig på Malta Malta må vara litet, men de byråkratiska kraven har det i sig. Malta Revenue Authority (MRA) samarbetar nära med andra EU:s skattemyndigheter. Sedan automatiskt informationsutbyte (AEI) infördes flödar uppgifter mellan länder som vatten genom förbundna kärl. Vad betyder det för dig? Om din dokumentation har luckor riskerar du problem inte bara på Malta, utan kanske även i hemlandet. Och tro mig: En internationell skattekonflikt vill du helst undvika. Olika Malta-strukturer och deras dokumentations-särdrag Alla Malta-strukturer är inte likadana. Beroende på företagets verksamhet har du olika dokumentationskrav. Här är de viktigaste varianterna: Malta Holdingbolag Holdings är kronjuvelen i Maltas strukturer. De förvaltar aktieinnehav i andra företag och får fördelar av maltas participation exemption. Låter enkelt? Det är det inte. Särskilda dokumentationskrav: Bevis på ägarandelar i alla bolag Utdelningsavtal och utdelningsdokumentation Substansbevis (ledning, kontroll, beslutsfattande) Transfer pricing-dokumentation vid koncerninterna transaktioner Licensbolag Dessa strukturer hanterar immateriella rättigheter (IP) som varumärken, patent eller mjukvara. Malta erbjuder attraktiva regler, men dokumentationen är krävande. Särskilda bevis krävs: IP-register med utvecklingshistorik Licensavtal och royaltyöverenskommelser Bevis på faktisk IP-utveckling på Malta Armslängdsprincip för licensavgifter Tradingbolag Handelsföretag sköter internationell affärsverksamhet via Malta. Myndigheterna kontrollerar noga att verklig substans finns på plats. Dokumenttyp Syfte Förvaringstid Handelsavtal Bevis på verklig affärsverksamhet 7 år Fakturor/underlag Bevis på omsättning och vinst 7 år Medarbetarhandlingar Substansbevis Under anställning + 6 år Kontorskontrakt Fysisk närvaro Under löptid + 7 år Skatterevision på Malta: Dessa dokument måste du ha redo En revision på Malta fungerar annorlunda än du kanske är van vid från Tyskland. Revisorerna är grundliga, men ofta pragmatiska. Om du har dina handlingar i ordning blir allt en formell process. Bascidokumentation (alltid obligatorisk) Oavsett vilken Malta-struktur du driver behöver du alltid dessa dokument: Fullständiga bolagshandlingar Stadgar och bolagsordning Registreringsbevis Utdrag ur företagsregistret (aktuella och historiska) Beslut från aktieägare sedan grundandet Fullständig bokföring Huvudböcker (General Ledger) Underlag för alla affärshändelser Kontoutdrag för alla konton Årsredovisningar och inkomstdeklarationer Substansbevis Hyresavtal för kontorslokaler Bevis på lokal ledning Styrelseprotokoll Beslutsdokumentation Ytterligare dokument beroende på affärsmodell Beroende på vad din Malta-struktur sysslar med kan fler dokumentationskrav tillkomma. Här blir det ofta intressant – och ibland snårigt. Vid internationella transaktioner (vanligt!): Transfer pricing-dokumentation enligt OECD-standard Master File och Local File (för koncernstrukturer) Country-by-Country Reporting (vid omsättning över 750 milj. €) Armslängdsbevis för alla interna koncerntransaktioner För finansiella tjänster: MFSA-licens och alla kravdokument Rapporter från Compliance Officer AML/KYC-dokumentation Riskhanteringsunderlag Digital vs. fysisk förvaring Malta är förvånansvärt framåtlutade när det gäller digitala dokument. Du kan lagra nästan allt elektroniskt, men kraven är strikta. Krav för digital arkivering: Oföränderlighet hos dokumenten (timestamp) Spårbar backup-strategi Snabb åtkomst för revisorer (24-48 timmar) Dokumenten ska vara läsbara under hela förvaringsperioden Mitt praktiska tips: En hybridlösning är bäst. Viktiga originaldokument fysiskt, resten digitalt med ett professionellt dokumenthanteringssystem. Compliance-krav Malta: Grundläggande bevisföringsregler Compliance på Malta är inte bara nice to have – det är avgörande. Myndigheterna har de senaste åren skärpt reglerna rejält. Efter diskussionen om gyllene pass 2020 synas allt ännu mer noggrant. Economic Substance Requirements (ESR) Här kommer den tuffaste nöten som många underskattar. Malta måste som EU-land bevisa att bolag inte bara finns på pappret. Economic Substance Requirements kräver verklig affärsverksamhet. Vad måste du bevisa? Core Income Generating Activities (CIGA) på Malta Beslutsfattande sker på Malta Kärnverksamheter styrs från Malta Tillräcklig personal och lokaler på plats Skäliga rörelsekostnader Lokal personalens löner Kontors- och verksamhetsutrustning Lokalt relevanta driftskostnader Fysisk närvaro Eget eller hyrt kontor Utrustning på plats Regelbundna möten på Malta Rapporteringsskyldigheter och deadlines Inget fungerar på Malta utan korrekt rapportering. Tiderna är strikta och förseningar är kostsamma. Rapport Deadline Sanktionsavgift vid försening Annual Return Senast 31 januari €100 + €5 per dag Tax Return Senast 30 juni €465 + ränta ESR Filing Senast 30 juni €5 000 – €50 000 Transfer Pricing På begäran (30 dagar) Schablonbelopp + böter Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) EU har med ATAD skärpt spelreglerna. Malta har behövt införliva dessa regler, något som särskilt påverkar internationella strukturer. Viktiga ATAD-områden: General Anti-Abuse Rule (GAAR) – mot missbruk av upplägg Regler för Controlled Foreign Company (CFC) Utflyttningsbeskattning Ränteavdragsbegränsningar Vad innebär detta för dig? Din Malta-struktur måste ha en verklig affärsmässig anledning. Ren skatteplanering utan substans fungerar inte längre. Internationella granskningar: När flera länder ska lägga sig i Här blir det riktigt intressant – och ibland krångligt. Malta är EU-medlem och har dubbelbeskattningsavtal med över 70 länder. Det betyder: Information utbyts automatiskt mellan skattemyndigheter. Automatiskt informationsutbyte (AEI) Sedan 2017 utbyter EU-länder automatiskt skatteupplysningar. Malta rapporterar vissa uppgifter om din struktur till hemlandet – och tvärtom. Vad rapporteras automatiskt? Bankkonton och ränteintäkter (Common Reporting Standard) Gränsöverskridande skattearrangemang (DAC6) Utdelningar, räntor, royalties till utlandet Country-by-Country Reports för koncerner Mutual Agreement Procedures (MAP) Om två länder är oense om din beskattning kan Mutual Agreement Procedures inledas. Det är ett diplomatiskt förfarande mellan myndigheterna. Typiska MAP-fall: Transfer pricing-justeringar Frågor om fasta driftställen Dubbelbeskattning vid utflyttning Olika tolkningar av dubbelbeskattningsavtal Samtidiga revisioner Det är mardrömmen för varje skatterådgivare: Flera länder granskar samtidigt din internationella struktur. Malta samordnar sådana revisioner aktivt med andra EU-länder. Hur går en samtidig revision till? Informationsutbyte mellan myndigheter Samordnad revisionsanmälan Samtidig dokumentbegäran i alla länder Samordnade granskningsåtgärder Gemensam bedömning av resultatet Mitt råd: Har du en internationell struktur, var beredd på att flera länder kan ställa frågor samtidigt. En konsekvent dokumentation i alla jurisdiktioner är guld värd. Dokumentarkiv Malta: Hur länge och hur ska man spara? Förvaringskraven på Malta är tydligt reglerade men varierar beroende på dokumenttyp. Observera: Internationella krav kan innebära längre förvaringstider. Grundläggande förvaringstider Malta följer europeisk standard med vissa särdrag: Dokumenttyp Förvaringstid Rättslig grund Bokföringsunderlag 7 år Companies Act Inkomstdeklarationer 7 år Income Tax Act Momsdokument 7 år VAT Act Bolagshandlingar Obegränsat Companies Act Anställningsavtal Anställning + 6 år Employment Relations Act Transfer Pricing-dokumentation 10 år Income Tax Act Internationella särdrag Om din Malta-struktur är verksam i flera länder kan längre förvaringstider gälla. I Tyskland krävs till exempel 10 år för vissa handlingar. Viktiga principer: Följ alltid den längsta tillämpliga tidsfristen Vid osäkerhet: Lagra längre än nödvändigt Pågående revision stoppar förvaringstiden Efterkontroll kan förlänga krav på lagring Praktisk dokumenthantering Efter två år på Malta kan jag rekommendera ett välbeprövat system: 3-stegsmodellen: Aktuella dokument (0–2 år) Fysiskt på kontoret eller i säker molnlösning Snabb åtkomst för daglig verksamhet Regelbundna backup-cykler Semi-aktiva dokument (2–7 år) Professionellt dokumenthanteringssystem Krypterad lagring Åtkomst inom 24–48 timmar Arkivdokument (7+ år) Långtidsarkivering med rättssäkerhet Felsäkra system Åtkomst inom 5 arbetsdagar Destruktion och dataskydd Många glömmer: När förvaringstiden löpt ut ska dokument förstöras korrekt. Malta har strikta dataskyddsregler (GDPR), som även gäller affärsdokumentation. Säker destruktion innebär: Dokumenterad radering/destruktion Certifierade destruktionsfirmor Glöm inte backup-systemen Protokollföra destruktionen De 7 dyraste misstagen i Malta-dokumentationen Efter två år av Malta-praktik och många samtal med entreprenörer har jag sammanställt de vanligaste – och dyraste – misstagen. Dessa fallgropar kostar inte bara pengar, utan också nerver. Mistake #1: Bristande substansdokumentation Felet: Många tror att det räcker att starta ett Malta-bolag. Kraven på economic substance ignoreras eller behandlas ytligt. Konsekvenserna: Böter från €5 000 till €50 000 och möjlighet till förlorade skattefördelar. Vid upprepade brott kan bolaget likvideras. Så undviker du detta: Dokumentera alla lokala aktiviteter i detalj Håll styrelsemöten regelbundet på Malta Anställ lokal personal eller anlita kvalificerade tjänsteleverantörer Hyr riktiga kontorslokaler (inte bara en postadress) Mistake #2: Underskattar transfer pricing-dokumentation Felet: Koncerninterna affärer görs utan korrekt transfer pricing-dokumentation. Det är ju ändå bara småbelopp hör jag ofta. Konsekvenserna: Primary adjustments (vinstjustering), secondary adjustments (fiktiv utdelning) och ränta plus böter. Vid större summor kan det snabbt röra sig om sexsiffriga belopp. Så undviker du detta: Upprätta TP-dokumentation för alla interna koncerntransaktioner Använd jämförbara marknadspriser (benchmarking) Dokumentera den ekonomiska analysen i förväg Uppdatera dokumentationen årligen Mistake #3: Ofullständig bokföring Felet: Underlag saknas, bokföringen är ofullständig eller det finns luckor i dokumentationen. Vi tar hand om det senare är en farlig inställning. Konsekvenserna: Skatteverket gör ofta ogynnsamma uppskattningar. Dessutom risk för avgifter och komplicerade revisioner. Så undviker du detta: Implementera fullständig bevaring av alla underlag Använd professionell bokföringsprogramvara Månatliga avstämningar och kontroller Backup-strategi för samtliga underlag Mistake #4: Missade rapporteringsdeadlines Felet: Maltesiska deadlines underskattas eller glöms bort. Särskilt ESR-filen den 30 juni förbises ofta. Konsekvenserna: Omedelbara böter utan nåd. ESR-underlåtenhet har särskilt höga avgifter (€5 000+). Så undviker du detta: Upprätta en compliance-kalender med alla deadlines Lägg in påminnelser 4–6 veckor i förväg Förbered dokumenten i god tid Använd professionella compliance-tjänster Mistake #5: Ignorera internationella rapporteringsplikt Felet: DAC6, CRS-rapportering eller Country-by-Country Reporting förbises eller missbedöms. Konsekvenserna: Böter i flera länder samtidigt. Dessutom möjliga nackdelar vid framtida skatteupplägg. Så undviker du detta: Kontrollera alla internationella rapporteringskrav årligen Inför Cross-Border Monitoring Använd specialiserad rådgivning för komplexa fall Dokumentera alla gränsöverskridande affärer Mistake #6: Otillräcklig backup-strategi Felet: Dokument sparas bara på en plats eller så saknas backup-rutin helt. Det ligger ju i molnet räcker inte. Konsekvenserna: Vid dataförlust kan förvaringskraven inte uppfyllas. Det leder till osäkra uppskattningar och böter. Så undviker du detta: 3-2-1 backup-regeln: 3 kopior, 2 medier, 1 extern plats Regelbundna återställningstester Geografiskt åtskilda backup-platser Dokumentation av backup-processerna Mistake #7: Saknar professionell rådgivning Felet: Vi fixar det själva eller rådgivning av okvalificerade leverantörer. Maltas lagar är komplexa och förändras ständigt. Konsekvenserna: Missade möjligheter, förbisedda risker och dyra åtgärder i efterhand. Sparad rådgivningskostnad äts nästan alltid upp många gånger om. Så undviker du detta: Investera i kvalificerade Malta-rådgivare Använd lokal expertis vid komplexa frågor Regelbundna compliance-genomgångar Håll dig uppdaterad om lagändringar Praktiska tips: Så klarar du varje Malta-revision utan stress Med min erfarenhet från maltesiska myndigheter och internationella revisioner kan jag ge några guldvärda råd. Dessa tips kommer från verkligheten – inte från läroböcker. 90-dagarsregeln för revisionsförberedelse Malta-revisioner annonseras oftast 90 dagar i förväg. Det låter som gott om tid, men det räcker knappt för en ordentlig förberedelse. Din 90-dagars checklista: Första 30 dagarna – inventering: Identifiera alla efterfrågade dokument Kontrollera fullständigheten hos befintliga handlingar Lista saknade dokument och planera anskaffning Sätt ihop revisionsteamet (internt + externt) Andra 30 dagarna – dokumentframställning: Skapa eller begär in saknade dokument Uppdatera transfer pricing-dokumentation Samla och bedöm substansbevis Förstahandskonsultation med skatterådgivare/advokat Sista 30 dagarna – finslipning: Strukturera alla dokument i logisk ordning Skapa digitala och fysiska kopior Stäm av strategi tillsammans med rådgivare Genomför teambriefing inför revisionsdagen Den perfekta revisionsmappen Malta-revisorer uppskattar struktur och fullständighet. En välorganiserad mappe kan förkorta revisionstiden avsevärt. Rekommenderad struktur: Executive Summary (1–2 sidor) Översikt över verksamheten Viktigaste nyckeltal senaste 3 åren Eventuella särskilda eller komplexa förhållanden Bolagsrättsliga handlingar Kronologiskt sorterade sedan grundandet Flikar för kapitalåtgärder och ägarbyten Organisationsschema vid komplexa strukturer Finansdokumentation Årsredovisningar med revisionsrapporter Skattedeklarationer och besked Månadsavslut för revisionsåret Substansbevis Hyreskontrakt och kontorsfoton Anställningsavtal och kvalifikationsbevis Styrelseprotokoll Beslutsdokumentation Särskilda ämnen Transfer pricing-dokumentation Affärer med närstående Internationella skattebesked Kommunikation med Malta-revisorer Malta-revisorer är oftast professionella och sakliga. Bra kommunikation kan göra stor skillnad: Dos: Var proaktiv och transparent Förklara komplexa ärenden på ett tydligt sätt Följ upp utlovade åtgärder och deadlines Dokumentera alla samtal skriftligt Donts: Utelämna inte relevant information Bli inte defensiv eller konfrontativ Försök inte övertala revisorn Lämna inte ofullständiga svar Använd teknologin smart Rätt verktyg kan spara dig mycket stress: Dokumenthantering: SharePoint eller liknande system för samarbete Versionshantering av viktiga dokument Sökfunktioner för snabb åtkomst Rättighetshantering för olika användargrupper Compliance-övervakning: Deadline-hanteringsverktyg Automatiska påminnelser Workflow-system för återkommande processer Dashboard för compliance-status Efter revisionen: Lessons Learned Efter varje revision är en genomgång viktig: Vad gick bra, vad kan förbättras? Vilka dokument saknades eller var ofullständiga? Fanns det missförstånd gällande komplexa frågor? Hur kan processen optimeras inför nästa revision? Dessa erfarenheter bygger på ditt löpande compliance-system. Så blir varje revision lite enklare än den förra. Vanliga frågor om Malta-dokumentation Hur lång tid tar en typisk revision på Malta? En standardrevision på Malta tar vanligtvis 2–4 veckor för enklare strukturer och 6–12 veckor för komplexa internationella upplägg. Tiden beror mycket på hur komplett din dokumentation är. Bra förberedelse ger en snabbare process. Kan jag lämna in dokument på tyska? Grundprincipen är ja, men alla dokument måste kunna översättas till engelska vid behov. Malta accepterar tyska dokument som EU-land, men kräver ofta auktoriserade översättningar på viktiga handlingar. Mitt tips: Gör viktiga avtal tvåspråkiga direkt. Vad händer om jag inte hittar vissa dokument? Saknade handlingar är problematiska, men inte en katastrof. Ofta kan ersättningshandlingar användas, t.ex. kontoutdrag, e-posthistorik eller vittnesintyg. Viktigt: Dokumentera dina försök att återskaffa handlingarna. Malta-revisorer visar förståelse vid bevisade förluster (exempelvis IT-problem). Behöver jag en maltesisk advokat vid revision? Inte absolut nödvändigt, men ofta klokt vid komplexa fall. En lokal jurist kan processerna och kan bistå vid tvister. Vid rutingranskningar räcker ofta en kvalificerad skatterådgivare. Det viktiga är Malta-expertis, inte rådgivarens nationalitet. Hur ofta genomför Malta skatterevisioner? Malta arbetar riskbaserat. Nystartade bolag granskas ofta efter 2–3 år, därefter vart 5–7 år. Internationella strukturer eller avvikande deklarationer leder till tätare revisioner. Är digitala signaturer juridiskt giltiga på Malta? Ja, Malta erkänner kvalificerade elektroniska signaturer enligt EU-standard (eIDAS). Enklare digitala signaturer räcker till många affärsdokument. För notariella akter eller särskilda bolagsbeslut krävs dock ibland ännu fysiska signaturer. Vad är skillnaden mellan Annual Return och Tax Return? Annual Return är en bolagsrättslig inlämning till Companies House om ägare, direktörer och aktiekapital. Tax Return är deklarationen till Malta Revenue Authority. De har olika deadlines och olika innehåll – blanda inte ihop dem! Kan jag lagra mina handlingar i molnet? Ja, men under strikta förutsättningar. Molntjänsten ska vara EU-baserad (GDPR), garantera oföränderlig lagring och möjliggöra snabb åtkomst. Viktigt: Du behöver en professionell backupstrategi och ska kunna dokumentera säkerhetsrutinerna. Vilka böter kan ges för ofullständig dokumentation? Böter varierar beroende på överträdelse: Försenad Annual Return kostar €100 plus €5 per dag. ESR-överträdelser börjar på €5 000. Vid allvarliga compliance-brott kan det bli upp till €50 000 samt indragna skattefördelar. Upprepade överträdelser kan leda till likvidation av bolaget. Måste jag dokumentera privata utgifter? Endast om de är affärsrelaterade. Vid blandade utgifter (t.ex. bil, mobil) måste du särskilja privat och affärsmässig användning. Malta-revisorer är särskilt noga med rese-, representations- och måltidskostnader. För detaljerade bevis på affärssyfte.
