Spis treści Dlaczego Twoja maltańska firma potrzebuje profesjonalnych wzorów umów Directors Agreement Malta: Najważniejsza umowa dla Twojej spółki Umowy o pracę na Malcie: Od pracy zdalnej po etat – jak je właściwie przygotować Inne ważne wzory umów dla firm na Malcie Gdzie znaleźć wiarygodne wzory umów na Maltę Często zadawane pytania o wzory umów na Maltę Założyłeś swoją firmę na Malcie i myślisz sobie: Umowy? Przecież szybko sam coś napiszę.” Stop! Wiem, że pokusa oszczędzenia na szablonach umów jest duża. Ale uwierz mi: po dwóch latach na wyspie i dziesiątkach rozmów z przedsiębiorcami, którzy musieli drogo poprawiać źle sporządzone dokumenty, mogę Ci tylko doradzić: od początku inwestuj w profesjonalne dokumenty prawne. Malta należy do UE i obowiązuje tu język angielski – ale mimo to mają tu zastosowanie specyficzne przepisy różniące się od tych z Twojego kraju pochodzenia. Szczególnie przy Directors Agreements, umowach o pracę i umowach wspólników czają się pułapki, które mogą Cię później słono kosztować. Dlaczego Twoja maltańska firma potrzebuje profesjonalnych wzorów umów Zanim wyjaśnię Ci najważniejsze rodzaje umów, bądźmy szczerzy: Malta to nie Niemcy, nie Szwajcaria, ani Austria. Przekonasz się o tym najpóźniej, gdy po raz pierwszy spotkasz się z maltańskim prawnikiem, który wyjaśni Ci, że międzynarodowy standardowy kontrakt” tutaj nie zadziała. Zrozumieć maltańską specyfikę prawną Malta korzysta z systemu Common Law (podobnie jak Wielka Brytania), podczas gdy większość krajów UE funkcjonuje na bazie Civil Law. W praktyce oznacza to, że precedensy i prawo sędziowskie mają większe znaczenie niż np. w Niemczech czy Austrii. Twoje umowy muszą to uwzględniać. Przykład z biznesu: Niemiecki przedsiębiorca zastosował swoje typowe klauzule wypowiedzenia w maltańskich umowach o pracę. Efekt? Rok później stanął przed Industrial Tribunal (maltański sąd pracy) i musiał zapłacić pięciocyfrowe odszkodowanie, ponieważ jego klauzule były według maltańskiego prawa nieważne. Typowe koszty-czyhające przy samodzielnych umowach Oto najczęstsze, kosztowne błędy popełniane przez nowicjuszy na Malcie: Nieprawidłowe klauzule jurysdykcyjne: Nie chcesz trafiać przed maltańskie sądy, jeśli da się tego uniknąć – ale klauzula musi być szczelna prawnie Niejasne okresy wypowiedzenia: Na Malcie obowiązują inne terminy niż w Niemczech (okresy wypowiedzenia nawet do 3 miesięcy są powszechne) Brak klauzul o rezydencji podatkowej: Bez właściwej formuły ryzykujesz niekorzystne rozliczenia podatkowe Brak postanowień compliance: Malta bardzo poważnie traktuje AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) – Twoje umowy muszą to odzwierciedlać Czym Malta różni się od innych krajów UE? Największe różnice występują w trzech obszarach: Aspekt Malta Niemcy/Austria System prawny Mieszanka Common Law + Civil Law Czyste Civil Law Języki urzędowe Maltański i angielski Niemiecki Język umowy Zazwyczaj angielski, czasem maltański Niemiecki Procedury sądowe Często długotrwałe (1–3 lata) Bardziej ustrukturyzowane, ale również czasochłonne Directors Agreement Malta: Najważniejsza umowa dla Twojej spółki Directors Agreement to umowa pomiędzy Twoją maltańską firmą a Tobą jako dyrektorem. Brzmi prosto? Wcale nie. Ten kontrakt reguluje nie tylko Twoje zadania i wynagrodzenie, ale też kluczowe zagadnienia podatkowe całej maltańskiej struktury. Co powinno zawierać Directors Agreement? Profesjonalny Directors Agreement dla Malty musi uwzględniać następujące elementy: Duties and Responsibilities: Jasno określone zadania dyrektora Remuneration Structure: Sposób i terminy wypłaty wynagrodzenia Tax Residence Clauses: Kluczowe dla optymalizacji podatkowej Confidentiality Provisions: Ochrona wrażliwych danych firmy Termination Procedures: Sposoby zakończenia współpracy Indemnity Clauses: Ochrona przed osobistą odpowiedzialnością Szczególnie ważne: klauzule dotyczące rezydencji podatkowej. Jeśli jako nierezydent Malty otrzymujesz Directors Fees, możesz podlegać różnym reżimom podatkowym. Źle skonstruowany kontrakt może sprawić, że przypadkowo powstanie obowiązek podatkowy na Malcie. Najczęstsze błędy w Directors Agreements Te błędy widuję najczęściej: Niejasna definicja Ordinarily Resident”: Malta różnicuje Resident” i Ordinarily Resident” – to może oznaczać 35% zamiast 5% podatku Brak wymagań dotyczących ‘substance’: Directors Agreement musi wykazywać realną działalność gospodarczą na Malcie Brak zgodności z MFSA: Dla firm regulowanych obowiązują dodatkowe wymogi Złe klauzule walutowe: Euro, USD czy historyczna lira maltańska – musi to być jednoznacznie określone Szablon czy umowa szyta na miarę? Rzeczywistość jest taka: podstawowy szablon kosztuje 200–500 euro, a kontrakt przygotowany przez top prawnika 2 000–5 000 euro. Na początek profesjonalny wzór wystarczy, ale koniecznie pokaż go maltańskiemu prawnikowi. Moja rada: Zacznij od porządnego wzoru i daj go do dopracowania lokalnemu prawnikowi za 300–500 euro. To optymalne połączenie kosztów i bezpieczeństwa. Umowy o pracę na Malcie: Od pracy zdalnej po etat – jak je właściwie przygotować Planujesz zatrudnić pracowników na Malcie? Powinieneś wiedzieć: maltańskie prawo pracy jest bardziej przyjazne pracownikom, niż Ci się wydaje. Nie obowiązuje tu niemiecka zasada Fire at Will”, tylko wyraźne zabezpieczenia pracowników. Przegląd maltańskiego prawa pracy Najważniejsze punkty dla Twoich kontraktów: Okres próbny: Maksymalnie 6 miesięcy dla nowych stanowisk Okresy wypowiedzenia: W zależności od stażu od 1 do 12 tygodni Płaca minimalna: Obecnie 195,92 euro tygodniowo (stan na 2024 r.) Urlop: Minimum 24 dni robocze rocznie Zwolnienie lekarskie: Do 12 tygodni płatnego zwolnienia w ciągu roku Wielu nie wie: Malta ma bardzo konkretne zasady dotyczące Redundancy” (zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy). Nie można po prostu zredukować etatów” bez przeprowadzenia odpowiednich procedur. Szczególne zasady dla pracowników międzynarodowych Zatrudniając obywateli UE lub państw trzecich, musisz wziąć pod uwagę dodatkowe kwestie: Typ pracownika Potrzebne pozwolenie na pracę? Szczególne regulacje Obywatel UE Nie Dowolny wybór miejsca pracy, ale ID Card po 3 miesiącach Obywatel EOG Nie Traktowani jak obywatele UE Obywatel państwa trzeciego Tak Employment License obowiązkowe, proces skomplikowany Pracownik zdalny Zależy Możliwa Nomad Residence Permit Szablon dla różnych modeli zatrudnienia W zależności od modelu pracy potrzebne są różne klauzule umowne: Pełen etat na miejscu: Standardowa umowa o pracę z wszystkimi wymaganymi przepisami Zdalnie/hybrydowo: Dodatkowe klauzule dotyczące miejsca pracy, sprzętu i ochrony danych Część etatu: Proporcjonalne naliczanie wszystkich benefitów, jasne zasady czasu pracy Freelancer/kontraktor: Umowa o świadczenie usług zamiast umowy o pracę (kluczowe dla podatków!) Częsty błąd: Traktowanie freelancera jak pracownika. Maltyjska administracja dokładnie sprawdza, czy to rzeczywista działalność na własny rachunek, czy ukryte etatowanie. Inne ważne wzory umów dla firm na Malcie Oprócz Directors Agreement i umów o pracę, są jeszcze inne dokumenty, które potrzebujesz do prowadzenia swojej firmy na Malcie. Oto najważniejsze: Umowa wspólników (Shareholder Agreements) Jeśli nie jesteś jedynym udziałowcem, umowa wspólników jest niezbędna. Na Malcie taki kontrakt reguluje: Voting Rights: Jak podejmowane są decyzje? Transfer Restrictions: Kto i komu może sprzedać udziały? Exit Strategies: Co jeśli dojdzie do sporu lub ktoś chce odejść? Dividend Policies: Jak dzieli się zyski? Tag-Along/Drag-Along Rights: Ochrona drobnych udziałowców Specyfika Malty: Przy strukturach międzynarodowych często trzeba uwzględnić różne systemy prawne. Niemiecki i amerykański inwestor mają inne wymagania podatkowe. Umowy o świadczenie usług dla klientów międzynarodowych Twoja firma na Malcie najpewniej będzie świadczyć usługi na rzecz zagranicznych klientów. Te umowy muszą być szczególnie dobrze dopracowane: Scope of Work: Dokładnie zdefiniowane usługi Payment Terms: Waluta, terminy, odsetki za zwłokę Intellectual Property: Kto jest właścicielem rezultatów pracy? Liability Limitations: Ograniczenia odpowiedzialności według prawa maltańskiego Dispute Resolution: Gdzie i jak rozwiązywać spory? Ważne: Jeśli współpracujesz z klientami z UE, musisz zadbać o zgodność z GDPR. Malta bardzo rygorystycznie podchodzi do ochrony danych. Umowy najmu biura Fizyczne biuro jest dla wielu maltańskich spółek obowiązkowe (wymogi substance). Umowy najmu mają swoje maltańskie szczególności: Aspekt Standard Malty Wskazówki Kaucja 2–6 czynszów miesięcznych Zawsze dokumentowana na piśmie Czas trwania Zazwyczaj 3–5 lat Negocjuj klauzule wyjścia Okres wypowiedzenia 3–6 miesięcy Ważne przy międzynarodowej strukturze Koszty dodatkowe Często nie wliczone Sprawdź oddzielnie części wspólne, media itp. Gdzie znaleźć wiarygodne wzory umów na Maltę Czas na praktykę: gdzie zdobyć dobre wzory umów, nie wydając fortuny? Po dwóch latach takich doświadczeń mogę polecić różne drogi – zależnie od budżetu i stopnia złożoności Twojej firmy. Profesjonalne kancelarie vs. wzory online Prawda jest taka: dla 90% firm na Malcie wystarczą profesjonalne wzory z renomowanych źródeł. Tylko przy naprawdę złożonych strukturach (kilka krajów, branże regulowane, wysokie wolumeny transakcji) od pierwszego dnia potrzebujesz kontraktów szytych na miarę. Najlepsze kancelarie prawne na Malcie: Ganado Advocates (duże transakcje międzynarodowe) Camilleri Preziosi (silna w Corporate Law) GTG Advocates (dobra dla tech-firm) Fenech & Fenech Advocates (klasyka, solidność) Platformy online z szablonami: Malta Business Registry (oficjalne wzory podstawowe) MFSA Templates (dla branż regulowanych) Koszty i korzyści – porównanie Oto realistyczny przegląd cen: Typ umowy Podstawowy wzór Recenzja prawnicza Szyty na miarę Directors Agreement 200–400€ 300–600€ 1 500–3 000€ Employment Contract 100–200€ 200–400€ 800–1 500€ Shareholder Agreement 300–500€ 500–800€ 2 000–5 000€ Service Agreement 150–300€ 250–500€ 1 000–2 500€ Moje rekomendacje na start Na podstawie mojego doświadczenia z maltańskimi firmami – oto mój plan działania: Faza 1 (startup): Profesjonalne wzory + lokalny prawnik do recenzji (budżet: 1 000–2 000€) Faza 2 (wzrost): Indywidualizacja najważniejszych umów (budżet: 3 000–5 000€) Faza 3 (skala): Pełny zestaw umów szytych na miarę (budżet: 10 000€+) Mój uniwersalny tip: już na początku zainwestuj w dobrego maltańskiego prawnika na ogólną konsultację. Godzina rozmowy to 200–400 euro, ale możesz zaoszczędzić tysiące na poprawkach. Tip z branży: Wielu maltańskich prawników oferuje Company Formation Packages” z bazowymi umowami. To często tańsze niż kupowanie wszystkiego osobno. Często zadawane pytania o wzory umów na Maltę Czy mogę używać niemieckich szablonów umów dla maltańskiej firmy? Nie, to zły pomysł. Prawo maltańskie znacząco różni się od niemieckiego. Klauzule z Niemiec mogą być na Malcie nieważne lub nawet szkodliwe. Czy Directors Agreement musi być po angielsku czy maltańsku? Angielski w zupełności wystarcza i jest preferowany, bo to język biznesu na Malcie. Maltański wymagany jest tylko, jeśli każda ze stron sobie tego życzy. Jak często należy aktualizować wzory umów? Co najmniej co 2–3 lata albo kiedy zmienią się istotne przepisy. Malta regularnie dostosowuje prawo podatkowe i korporacyjne do unijnego. Co grozi, jeśli nie mam Directors Agreement? To ryzykowne. Nie masz wtedy wyraźnych podstaw prawnych do swojej funkcji, co może prowadzić do problemów podatkowych i z odpowiedzialnością osobistą. Czy muszę mieć różne umowy o pracę dla pracowników z UE i spoza UE? Tak, zdecydowanie. Wymogi wizowe i pozwolenia na pracę są zupełnie inne i muszą być uwzględnione w kontrakcie. Czy mogę po prostu skopiować wzory kontraktów z internetu? Teoretycznie tak, w praktyce to ryzyko. Darmowe wzory często są nieaktualne lub niepełne. Lepiej zainwestować w sprawdzone szablony. Ile może kosztować używanie złych umów? Bardzo dużo. Dopłaty za naruszenia prawa pracy, dopłaty podatkowe czy nieważne kontrakty mogą kosztować nawet pięciocyfrowe sumy. Czy jednoosobowa spółka musi mieć Directors Agreement? Jeśli pełnisz funkcję dyrektora w swojej maltańskiej spółce, Directors Agreement jest wskazany – zwłaszcza ze względów podatkowych. Jak znaleźć dobrego maltańskiego prawnika ds. umów? Polecenia innych przedsiębiorców, Malta Chamber of Commerce czy Malta Business Registry mają listy kwalifikowanych prawników. Czy mogę zawierać umowy po niemiecku? Prawnie możliwe, ale mało praktyczne. Maltańskie sądy i urzędy pracują po angielsku i maltańsku. Umowy po niemiecku wymagają tłumaczenia.
