Spis treści VAT Malta: Co musisz wiedzieć jako międzynarodowy przedsiębiorca Rejestracja VAT na Malcie: Instrukcja krok po kroku Formularze VAT Malta: Jakie dokumenty są naprawdę potrzebne Rozliczenie VAT na Malcie: Terminy, procedury i typowe pułapki VAT Malta dla obywateli UE: Specyfika i korzyści Koszty VAT na Malcie: Ile kosztuje doradztwo podatkowe i rejestracja Najczęstsze błędy przy VAT na Malcie: Czego nauczyłem się przez dwa lata Najczęściej zadawane pytania VAT Malta: Co musisz wiedzieć jako międzynarodowy przedsiębiorca Doskonale pamiętam swój pierwszy dzień w Malta Business Registry. Godzina 9:15, pod pachą stos dokumentów i naiwna nadzieja, że rejestrację VAT załatwię od ręki. Spoiler: jednak nie. Ale to właśnie Malta – i dlatego piszę dla ciebie ten artykuł. VAT (Value Added Tax) na Malcie, czyli po polsku: podatek od wartości dodanej – to jednocześnie błogosławieństwo i przekleństwo dla przedsiębiorców z zagranicy. Przekleństwo, bo biurokracja bywa tu bardzo zawiła. Błogosławieństwo, bo Malta oferuje jedną z najniższych stawek VAT w UE – 18%, a sama rejestracja jako unijny przedsiębiorca daje wymierne korzyści. VAT na Malcie – podstawy: najważniejsze fakty Oto co musisz wiedzieć od razu: Standardowa stawka VAT: 18% (niższa niż w Niemczech – 19%) Stawka obniżona: 5% na wybrane towary i usługi Limit obrotów do rejestracji: €14,000 rocznie na Malcie Próg EU: €35,000 rocznie dla usług na terenie UE Terminy rozliczeń: kwartalnie lub miesięcznie (zależnie od wielkości obrotu) Co to oznacza w praktyce? Jeśli jesteś przedsiębiorcą z Niemiec, Austrii czy Szwajcarii i przenosisz firmę na Maltę, rejestracja VAT jest nieunikniona. Ale – i tu tkwi sedno – korzystasz z uproszczeń dostępnych dla firm z UE, które nie obejmują przedsiębiorców spoza Unii. Kiedy musisz zarejestrować się do VAT na Malcie? Obowiązek rejestracji pojawia się, gdy: Jesteś rezydentem Malty i twoje obroty przekraczają €14,000 rocznie Świadczysz usługi na rzecz innych państw UE i przekraczasz próg €35,000 Importujesz lub eksportujesz towary do/z Malty Chcesz zgłosić się dobrowolnie (często opłacalne ze względu na odliczenie VAT naliczonego) Praktyczny przykład: Moja znajoma Sarah, UX-designerka z Monachium, przeprowadziła się w 2023 roku do Sliemy. Firma online prosperowała, ale zarejestrowana była w Niemczech. Po zameldowaniu się na Malcie i dalszej pracy dla klientów unijnych, musiała w ciągu 30 dni zgłosić się do Malta VAT Department. To kosztowało ją sporo nerwów, ale się opłaciło – dzięki sprytnej optymalizacji VAT oszczędza dziś ok. €2,800 rocznie. VAT Malta vs niemiecki Umsatzsteuer – porównanie Aspekt VAT Malta Niemiecki USt Stawka podstawowa 18% 19% Rozliczenie Z reguły kwartalnie Miesięcznie od €7,500 Mały przedsiębiorca Do €14,000 Do €22,000 Próg UE €35,000 €10,000 Czas rozpatrzenia 4–8 tygodni 2–4 tygodnie Wielka przewaga Malty: wyższe progi UE = mniej skomplikowanych procedur OSS (One-Stop-Shop) dla małych firm. Do tego komunikacja odbywa się po angielsku – zbawienie dla tych, którzy kiedykolwiek wypełniali niemieckie formularze podatkowe. Rejestracja VAT na Malcie: Instrukcja krok po kroku Po przejściu przez rejestrację VAT zarówno mojej firmy, jak i kilkunastu znajomych, mogę cię zapewnić: to jest do zrobienia. Uciążliwe – ale wykonalne. Oto mój sprawdzony przewodnik, który oszczędzi ci tygodni frustracji. Krok 1: Zbierz dokumenty (2–3 tygodnie wcześniej) Zanim w ogóle pojawisz się w VAT Department, musisz mieć: Certyfikat rejestracji firmy: Najpierw firma musi być zarejestrowana na Malcie Memorandum & Articles of Association: Umowa spółki Formularz A (Roczne sprawozdanie): Jeśli firma ma już ponad rok Zaświadczenie o koncie bankowym: IBAN maltański lub unijny Umowa najmu lub prawa własności: jako potwierdzenie siedziby Dowód osobisty wszystkich dyrektorów: wystarczy dokument UE Biznesplan: Jedna strona wystarczy, jeśli jest konkretnie Pro-tip: Konto bankowe często jest wąskim gardłem. HSBC Malta zakłada konto nawet 3–4 tygodnie, BOV jest szybszy, ale ostrożniej podchodzi do klientów zagranicznych. Krok 2: Wypełnij formularz VAT1 Formularz VAT1 to twój główny wniosek. 8 stron, przynajmniej 2–3 godziny pracy. Najważniejsze punkty: Sekcja A: Dane firmy (przepisać z certyfikatu rejestracji) Sekcja B: Charakter działalności (bądź szczegółowy – nie ogólnikowy) Sekcja C: Szacunki przychodów (realistycznie, ale nie zaniżaj) Sekcja D: Okres rozliczeniowy (na początek polecam kwartalnie) Częsty błąd: określanie działalności jedynie jako Consulting. To za mało. Zamiast tego napisz: Doradztwo w zakresie marketingu cyfrowego dla firm z UE, specjalizacja: strategie social media i zarządzanie kampaniami. Krok 3: Złóż wniosek VAT Department znajdziesz w Floriana, Evans Building, Merchant Street. Godziny otwarcia: 8:00–12:30 i 13:15–17:00. Tak, mają aż 45 minut przerwy obiadowej. Insider-tip: Idź przed 10:00 lub po 15:00. W okolicach południa panuje tam chaos. I weź swój długopis – nigdy nie mają na miejscu. Otrzymasz potwierdzenie z numerem referencyjnym. Ten numer jest na wagę złota – bez niego nie sprawdzisz statusu swojego wniosku. Krok 4: Rozpatrzenie i ewentualne pytania Oficjalnie: 4–6 tygodni. W praktyce: – Proste sprawy: 4–5 tygodni – Skomplikowane struktury: 6–10 tygodni – Problematyczne aplikacje: 12+ tygodni Status sprawdzisz online na taxservices.gov.mt lub osobiście. Maile zdarza się, że są ignorowane – welcome to Malta. Krok 5: Odbierz numer VAT Gdy wszystko pójdzie dobrze, otrzymasz: – VAT Certificate: Oficjalny dokument z twoim numerem MT – Numer VAT: Format MT12345678 (MT + 8 cyfr) – Dane do logowania: Do portalu online Numer VAT musi pojawić się na wszystkich fakturach, stronach internetowych i dokumentach firmowych. Nie zapomnij – kary są wysokie. Przyspieszenie procesu rejestracji VAT: Co faktycznie działa Po dwóch latach na Malcie mogę śmiało powiedzieć, że te elementy naprawdę mają wpływ: Kompletność dokumentacji: Brak jednego stempla wydłuża wszystko o 2–3 tygodnie Dokumenty po angielsku: Niemieckie/włoskie papiery wymagają tłumaczenia Lokalny adres firmy: Skrzynki pocztowe i co-working są badane ze szczególną uwagą Zaangażowany doradca podatkowy: Kosztuje €800-1,200, ale oszczędza nerwy i czas Wnioski? Planuj realnie 6–8 tygodni i zacznij możliwie wcześnie. Najgorsze są przestoje przez brak numeru VAT i niemożność wystawienia faktur. Formularze VAT Malta: Jakie dokumenty są naprawdę potrzebne Przyznaję: za pierwszym razem byłem bliski poddania się. Nie przez zawiłość przepisów, ale przez ilość papierologii. Malta kocha biurokrację – ale spokojnie, przeprowadzę cię przez ten labirynt. VAT1: Główny formularz rejestracyjny VAT1 to twój kluczowy dokument, zdecydowanie najważniejszy w całym procesie. 8 stron decydujących o twojej VAT-przyszłości. Omówienie sekcja po sekcji: Sekcja A (str. 1–2): Dane firmy, adres, osoby kontaktowe Sekcja B (str. 3–4): Przedmiot działalności i kategorie produktów Sekcja C (str. 5–6): Prognozy obrotów i handel z UE Sekcja D (str. 7–8): Okres rozliczeniowy i podpisy Krytyczne: W części B musisz wskazać kody NACE – unijne klasyfikacje branżowe. Consulting to za mało – wymagane są konkretne kody typu 62.02.0 Computer consultancy activities. VAT7: Zgłoszenia zmian VAT7 składasz zawsze, gdy coś się zmienia: – Adres firmy – Przedmiot działalności – Wspólnicy – Konto bankowe – Okres rozliczeniowy Uwaga: zmiany musisz zgłosić w ciągu 30 dni. W przeciwnym razie grożą kary od €125 do €1,165. Formularze VAT Return: Miesięczne/kwartalne rozliczenia W zależności od przyjętej częstotliwości rozliczeń: Formularz Zastosowanie Termin złożenia VAT Return (kwartalnie) Rozliczenia do €700,000 obrotu rocznie 21. dnia następnego miesiąca VAT Return (miesięcznie) Powyżej €700,000 obrotu rocznie 21. dnia następnego miesiąca VAT Return (rocznie) Tylko małe firmy do €14,000 31 stycznia Formularze uzupełniające: Administracyjny balast Często potrzebujesz dodatkowo: POA (Pełnomocnictwo): Jeśli reprezentuje cię doradca podatkowy Bank Verification Letter: Potwierdzenie konta Umowa najmu/tytuł własności: Dowód siedziby firmy VIES Declaration: Dla transakcji w UE Intrastat: Przy obrotach towarowych powyżej €50,000 rocznie Wypełnianie formularzy: Moja checklist’a Po wielu poprawkach stworzyłem własną listę, która oszczędzi ci kursów do VAT Department: Uzupełnij każde pole: Nawet jeśli wydaje się opcjonalne Spójność danych: Nazwa identycznie jak w rejestrze Pełen IBAN: Np. MT84 MALT 0110 0000 0000 0000 0123 456 Data brytyjska: DD/MM/YYYY – nie po polsku! Podpis oryginalny: Kopie często są odrzucane Pieczęć firmy: Jeśli jest – zawsze używaj Pro-tip: Rób kopie wszystkiego. VAT Department czasem gubi dokumenty, a wtedy zostajesz z niczym. Cyfrowe vs papierowe składanie dokumentów Malta powoli się cyfryzuje. Część formularzy można już przesłać online: Online: – VAT Returns (miesięczne/kwartalne) – VAT7 (zmiany) – Drobne zmiany administracyjne Tylko papierowo: – VAT1 – pierwsza rejestracja – Złożone zmiany struktury firmy – Odwołania i reklamacje Portal… działa. Nie jest piękny, ale praktyczny. Dane logowania dostaniesz pocztą – tak, tradycyjną. Pułapki formularzowe: Co może pójść źle? Najczęstsze błędy, które widziałem u znajomych: Zły kod NACE: Skutkuje pytaniami i opóźnieniami Nierealistyczne prognozy obrotu: Za niskie = kontrola, za wysokie = wyższe zabezpieczenia Brak podpisów: Wymagane od wszystkich dyrektorów Nieaktualny adres firmy: Adres w rejestrze i VAT muszą być zgodne Błędy walutowe: Wszystko w euro, nawet jeśli płacisz w innej walucie Co to znaczy w praktyce? Poświęć czas na poprawne wypełnienie. Wniosek z błędami kosztuje więcej czasu, niż staranne załatwienie formalności od razu. Rozliczenie VAT na Malcie: Terminy, procedury i typowe pułapki Pierwsze rozliczenie VAT na Malcie to jak pierwszy dzień w nowej szkole – teoretycznie wiesz, co masz zrobić, ale praktyka wygląda inaczej. Po dwóch latach i wielu nauczkach pokażę ci, jak naprawdę wygląda rozliczanie VAT na Malcie. Terminy VAT: Zero kompromisów Malta nie zna żartów, jeśli chodzi o terminy VAT. Są nieprzekraczalne: Rodzaj rozliczenia Okres rozliczeniowy Termin złożenia Termin płatności Kwartalnie Sty–mar, kwi–cze, lip–wrz, paź–gru 21. dnia następnego miesiąca Jednocześnie ze złożeniem deklaracji Miesięcznie Każdy miesiąc kalendarzowy 21. dnia następnego miesiąca Jednocześnie ze złożeniem deklaracji Rocznie Kalendarzowy rok 31 stycznia 31 stycznia Rzeczywistość: 21. dnia to świętość. Gdy przypada w niedzielę, termin NIE przechodzi na poniedziałek – wszystko musi być złożone już w piątek. Przekonałem się o tym, gdy zapłaciłem €465 kary za opóźnienie. Wypełnianie VAT Return: Krok po kroku VAT Return na Malcie jest mniej skomplikowany niż niemiecki, ale ma swoje pułapki: Box 1 – Sprzedaż ze stawką podstawową (18%): Wszelka sprzedaż i usługi na Malcie lub dla odbiorców maltańskich. Podajesz kwoty netto, nie brutto. Box 2 – Sprzedaż ze stawką obniżoną (5%): Wyłącznie wybrane towary jak książki, leki, prąd. Dla usługodawców zwykle pusta. Box 3 – Dostawy do UE: Sprzedaż do krajów UE – z ważnym numerem VAT odbiorcy. Box 4 – Eksport poza UE: Eksport poza Unię. Zazwyczaj 0% VAT, ale wymagane potwierdzenia. Box 5 – Całkowity wykazany VAT: Liczone automatycznie: (Box 1 × 18%) + (Box 2 × 5%) Box 6–8 – VAT naliczony (zakupy): VAT od twoich zakupów – rozdziel według stawek 18%, 5% i zakupów z UE. Typowe pułapki przy rozliczeniach VAT Z moich i znajomych doświadczeń – te błędy zdarzają się regularnie: Zapomniany Reverse Charge: Usługi B2B dla krajów UE powinny być w Box 3, nie Box 1 Nieujęcie użytku prywatnego: Prywatne użycie firmowego auta czy telefonu podlega VAT Zignorowanie progów UE: Po przekroczeniu €35,000 obrotu zaczynają się schody Zły kurs przeliczenia walut: Kurs EBC w dniu wykonania usługi, nie zapłaty Niepełna dokumentacja: Malta bardzo rygorystycznie sprawdza – brak VAT-Number dostawcy = brak prawa do odliczenia VAT Online czy papier? Gdzie składać VAT Return Możesz rozliczyć VAT zarówno online, jak i papierowo – z różnymi konsekwencjami: Zgłoszenie online (polecam): – Portal: taxservices.gov.mt – Natychmiastowe potwierdzenie – Automatyczne obliczenia – Płatności elektroniczne – Możliwe nawet o 23:59 w dzień terminu Zgłoszenie papierowe: – Osobiście w VAT Department – Godziny otwarcia: 8:00–12:30 i 13:15–17:00 – Paragon jako potwierdzenie – Wciąż wymagane w skomplikowanych przypadkach Rada: Korzystaj z portalu online. Może nie jest piękny, ale zaoszczędzi ci podróży do Floriana. Płatność VAT: Przelew czy portal? Malta dopuszcza różne formy płatności: Płatność online na portalu: Polecenie zapłaty z maltańskiego rachunku Przelew bankowy: Na rachunek VAT Department Czek: Teoretycznie możliwe, praktycznie anachronizm Gotówka: Do €500 w VAT Department Ważne: W tytule przelewu zawsze musi być twój numer VAT, inaczej przelew nie będzie prawidłowo zaksięgowany. Opóźnienia: Kary i odsetki Malta wykazuje zero tolerancji dla spóźnialskich: Opóźnienie Kara Dodatkowe odsetki 1–30 dni €125 8% w skali roku 31–60 dni €250 8% w skali roku 61–90 dni €465 8% w skali roku Powyżej 90 dni €750 8% w skali roku Do tego mogą zablokować ci konto bankowe lub odebrać licencję na działalność. Znam niemieckiego przedsiębiorcę, który po 6 miesiącach zaległości musiał zakładać firmę na nowo. Kontrole VAT: Na co musisz być przygotowany Malta kontroluje równie rygorystycznie jak niemiecki urząd. Powody kontroli: – Losowy wybór – Wysokie zwroty VAT – Skargi lub doniesienia – Nienaturalne wahania obrotów – Nowe firmy (najwięcej kontroli!) Kontrolowane dokumenty: – Pełna księgowość (co najmniej 6 lat) – Oryginały dokumentów do zwrotu VAT – Wyciągi bankowe – Umowy i korespondencja – Przy handlu w UE: dokumenty dostawy i frachtowe Co to znaczy? Od początku prowadź porządne archiwum. Chaotyczny Excel nie wystarczy – zainwestuj w dobrą księgowość lub lokalnego doradcę podatkowego. VAT Malta dla obywateli UE: Specyfika i korzyści Jako obywatel UE na Malcie masz ogromną przewagę nad przedsiębiorcami spoza UE – pod warunkiem, że znasz zasady gry. Po dwóch latach prowadzenia unijnych transakcji z numerem VAT Malta mogę powiedzieć: to gamechanger, choć nie wszystko dzieje się samo. Korzyści z jednolitego rynku UE na Malcie Mając maltański numer VAT stajesz się częścią jednolitego rynku UE. Praktycznie oznacza to: Reverse Charge: Sprzedaż B2B do UE bez maltańskiego VAT Odliczenie VAT: Koszty firmowe z całej UE dają prawo do odliczenia VAT Dostęp do VIES: Błyskawiczna weryfikacja numerów VAT kontrahentów OSS: Uproszczone rozliczenie dla sprzedaży B2C Ułatwienia Intrastat: Meldunki dopiero od €50,000 obrotu rocznego Reverse Charge: Twój najlepszy przyjaciel Reverse Charge (odwrócony VAT) to perła systemu VAT w UE. Jako firma z Malty, świadcząc usługi dla innych firm z UE, wystawiasz fakturę z 0% maltańskiego VAT. Praktyka: Doradzasz firmie z Niemiec za €10,000. Zamiast doliczać €1,800 maltańskiego VAT, wystawiasz netto €10,000 z adnotacją Reverse Charge – VAT płatny przez nabywcę. Niemiecki klient rozlicza swój podatek od wartości dodanej (19%) w swoim kraju, a równocześnie go odlicza. Win-win. Weryfikacja numerów VAT w UE: jak korzystać z VIES VIES (VAT Information Exchange System) to twoje zabezpieczenie przed oszustwem. Każdy numer VAT w UE sprawdzisz za darmo: Wejdź na ec.europa.eu/taxation_customs/vies Podaj kraj i numer VAT Zweryfikuj poprawność Zapisz wynik jako dowód Ważne: Bez ważnej weryfikacji VIES nie możesz zastosować Reverse Charge. Jeśli nie sprawdzisz numeru, musisz naliczyć VAT na Malcie. OSS: Uproszczenie sprzedaży B2C do UE One-Stop-Shop (OSS), wdrożony od 2021 roku, to wybawienie dla wszystkich sprzedających do konsumentów w UE. Bez OSS (koszmar): – Rejestracja VAT w każdym kraju UE, gdzie masz klientów B2C – 27 deklaracji VAT – 27 różnych terminów płatności – Osobna księgowość w każdym kraju Z OSS (rozwiązanie): – Rejestracja tylko przez Maltę – Jedna deklaracja kwartalnie – Zbiorcza płatność do urzędu maltańskiego – Malta rozdziela środki pomiędzy kraje klienta Próg OSS to €10,000 obrotu B2C na wszystkie kraje UE razem. Po przekroczeniu tej kwoty naliczasz VAT wg stawek państwa klienta – ale rozliczasz to przez system OSS na Malcie. Zwroty VAT z krajów UE Jako maltańska firma możesz odzyskać VAT zapłacony w innych krajach UE. Są dwa sposoby: Elektronicznie (polecane): – Wniosek przez maltański portal VAT – Maksymalny czas rozpatrzenia: 4 miesiące – Zwrot na konto maltańskie Wersja papierowa (przestarzała): – Formularz 8th Directive Claim – Czas oczekiwania: 6–12 miesięcy – Częste dodatkowe pytania Transakcje unijne – dokumentacja Aby mieć święty spokój, musisz skrupulatnie dokumentować transakcje w UE: Typ transakcji Wymagane dokumenty Czas przechowywania Usługi B2B Potwierdzenie VIES, umowa, faktura 6 lat Sprzedaż B2C (OSS) Dowód dostawy, dane klienta, faktury 6 lat Dostawy towarów WZ, transport, CMR 6 lat Zwroty VAT UE Oryginalne faktury z VAT 6 lat Progi unijne: kiedy zaczynają się komplikacje Malta oferuje wysokie progi unijne, ale uważaj – po ich przekroczeniu robi się trudno: Sprzedaż B2C na odległość: – €35,000 łącznego obrotu w UE – Potem OSS lub rejestracja VAT w krajach klientów Usługi B2B: – Nie ma progu – od 1 euro obowiązuje reverse charge Zgłoszenia Intrastat: – €50,000 obrotu towarowego rocznie – Następnie obowiązkowe miesięczne raporty Brexit: UK to teraz kraj trzeci Od Brexitu Wielka Brytania stała się podatkowo krajem trzecim: Brak Reverse Charge: Sprzedaż do UK z maltańskim VAT lub UK VAT importowym Brak weryfikacji VIES: Brytyjskie numery VAT nie działają w systemie Formalności celne: Przy handlu towarem – pełne zgłoszenia celne Odseparowany OSS: UK ma własny system dla sprzedaży B2C Przekłada się to na zdecydowanie większą złożoność współpracy z UK. Znam wielu przedsiębiorców, którzy z tej przyczyny wycofali się z rynku brytyjskiego. Co to oznacza dla ciebie? Unijna integracja Malty to ogromna przewaga, ale tylko jeśli wszystko robisz prawidłowo. Zainwestuj w dobrą księgowość i nie bój się skorzystać z profesjonalnej pomocy przy bardziej złożonych sprawach. Koszty VAT na Malcie: Ile kosztuje doradztwo podatkowe i rejestracja Przyznam: pierwsze wyceny doradców podatkowych na Malcie mnie przeraziły. Ale po dwóch latach mogę uczciwie powiedzieć – to się opłaca. Oto prawdziwe liczby z życia. Koszt rejestracji VAT: samodzielnie czy z doradcą? Wariant DIY: Opłaty urzędowe: €0 (Malta nie pobiera opłaty rejestracyjnej VAT) Tłumaczenia: €50–150 (jeśli dokumenty nie są po angielsku) Dojazdy/parkingi: €20–40 (kilka wyjazdów do urzędów) Własny czas: 15–25 godzin Suma kosztów: €70–190 Z doradcą podatkowym: Honorarum: €800–1,200 Opłaty urzędowe: €0 Tłumaczenia: W cenie usług Twój czas: 2–3 godziny (tylko podpisy) Suma kosztów: €800–1,200 Bieżące doradztwo VAT: Ile kosztuje obsługa? Większość doradców pracuje w systemie abonamentów miesięcznych lub kwartalnych: Typ firmy Kwartalnie Miesięcznie Dodatkowe usługi Mała firma €150–250 €100–150/miesiąc €50–80/godz. Średnia firma €300–500 €200–350/miesiąc €80–120/godz. Grupa/korporacja €500–1,000 €400–700/miesiąc €120–200/godz. Co zazwyczaj wchodzi w cenę: – Przygotowanie i złożenie VAT Return – Konsultacje w sprawach VAT – Komunikacja z VAT Department – Standardowa korespondencja Płatne dodatkowo: – Audyty VAT (€150–300/godz.) – Złożone struktury UE – Rejestracja i obsługa OSS – Spory z urzędem – Dodatkowe doradztwo poza abonamentem Koszty oprogramowania: Księgowość i zarządzanie VAT Dostępne są rozwiązania międzynarodowe i lokalne: Oprogramowanie międzynarodowe: – Xero: €25–50/miesiąc, dobra integracja z Maltą – QuickBooks: €15–35/miesiąc, ograniczone wsparcie lokalne – Sage: €30–80/miesiąc, bardzo dobre dopasowanie do Malty – FreshBooks: €15–30/miesiąc, dla freelancerów Maltańskie systemy: – WinTax: €40–60/miesiąc, doskonała integracja z Maltą – Flexibee Malta: €35–55/miesiąc, również na obrót UE – AccountsIQ: €45–75/miesiąc, dla większych firm Rada: Xero to najlepszy kompromis funkcjonalności i ceny. Integracja z Maltą jest dobra, a łatwo znajdziesz doradców pracujących w tym systemie. Ukryte koszty: O tym rzadko się mówi Moje doświadczenie pokazuje, że zawsze pojawiają się dodatkowe koszty – na początku nikt ich nie przewiduje: Zwroty VAT z UE: €50–150 za wniosek (przez doradcę) Rejestracja OSS: €200–400 jednorazowo Raporty Intrastat: €100–200/kwartał Zmiana numeru VAT: €150–300 (przy zmianach struktury firmy) Obsługa kar: €200–500 (jeśli masz opóźnienia w terminach) Tłumaczenia bieżące: €30–50 za dokument Dobry doradca podatkowy: Na co zwrócić uwagę? Na Malcie działa ok. 200 licencjonowanych doradców podatkowych – nie wszyscy są jednakowi. Moja lista kontrolna: Niezbędne kwalifikacje: – ACCA lub MIA: oficjalna licencja maltańska – Status VAT Agent: prawo reprezentowania firmy – Znajomość UE: doświadczenie w obsłudze spraw transgranicznych – Komunikatywność po angielsku/niemiecku: brak barier językowych Dobre sygnały: – Stała cena za standardowe usługi – Jasne SLA (Service Level Agreements) – Proaktywne przypominanie o terminach – Referencje od podobnych klientów Czerwone flagi: – Brak przejrzystego cennika – Obietnice optymalizacji podatków na granicy prawa – Zbyt niska cena (poniżej €600 za rejestrację VAT) – Brak oficjalnej licencji Samodzielnie czy outsourcing? Kiedy co się opłaca? Po dwóch latach na Malcie podzieliłbym to tak: Samodzielnie, jeśli: – Prosta struktura spółki (1–2 wspólników) – Mało handlu z UE (poniżej €100,000 rocznie) – Dużo czasu własnego – Dobra znajomość angielskiego i formularzy Z doradcą, jeśli: – Struktura holdingowa lub skomplikowana – Intensywny handel z UE lub OSS – Mało czasu na biurokrację – Niepewność w przepisach podatkowych Model mieszany (moja rekomendacja): – Rejestracja z doradcą (€800–1,200) – Bieżące VAT Return samodzielnie (oprogramowanie: €30–50/miesiąc) – Dodatkowe porady ad hoc (€80–120/godz.) – Doroczny audyt finalny (€300–500) Kalkulacja zwrotu (ROI): Kiedy doradztwo się opłaca? Przykład z życia – Sarah, UX-designerka: Sarah, UX-designerka: – Obroty roczne: €180,000 – Doradca VAT: €2,400/rok – Oszczędzone kary dzięki terminowości: €1,200 – Optymalizacje zwrotów VAT: €800 – Oszczędzony własny czas: 60 godzin x €75 = €4,500 – Netto: €4,100/rok na plusie Wniosek? Powyżej €150,000 obrotu rocznie profesjonalny doradca VAT niemal zawsze się opłaca. Przy niższych obrotach wszystko zależy od twojego czasu i podejścia do ryzyka. Najczęstsze błędy przy VAT na Malcie: Czego nauczyłem się przez dwa lata Mógłbym napisać całą książkę o błędach VAT na Malcie – ale ci to oszczędzę. Oto top-10 wpadek, które sam popełniłem albo widziałem u znajomych. Czasem kosztowały tylko nerwy, czasem – dużo pieniędzy. Błąd #1: Zbyt niskie prognozy przy rejestracji Co poszło nie tak: Wiele osób zaniża prognozy sprzedaży, by być niewidocznym. Konsekwencje: – VAT Department jest podejrzliwy przy gwałtownych wzrostach obrotów – Możliwe wymogi depozytów gwarancyjnych €2,000–5,000 – Dokładne kontrole już w pierwszym roku Wniosek: Bądź realistą, nie przesadzaj w żadną stronę. 50% odchylenia w górę jest akceptowalne. Błąd #2: Nieprawidłowa lub brak weryfikacji unijnego numeru VAT Co się stało: Zastosowanie Reverse Charge bez sprawdzenia w VIES. Przykład: Znajomy wystawił fakturę na €45,000 dla domniemanego klienta z Niemiec z nieprawidłowym numerem VAT. Po kontroli musiał dopłacić €8,100 VAT + €2,400 kary. Prawidłowa procedura: Każdy numer VAT w UE sprawdzaj w VIES Zapisz screen potwierdzenia W razie wątpliwości – doliczaj VAT maltański Błąd #3: Nieopodatkowanie użytku prywatnego Na czym polega błąd: Prywatne użytkowanie służbowego auta, telefonu czy internetu bez korekty VAT. Jak to wygląda na Malcie: Prywatny użytek firmowych środków to dostawa na własną rzecz – VAT 18% nalicza się od wartości tego świadczenia. Symulacja: – Auto: €300/miesiąc – Telefon prywatny: €50/miesiąc – Internet domowy: €40/miesiąc – Dodatkowy VAT miesięcznie: €70.20 Rocznie to €842 dodatkowego VAT – niemało. Błąd #4: Błędna aplikacja OSS przy sprzedaży B2C w UE Błąd: Stosowanie stawek VAT maltańskiego dla wszystkich sprzedaży B2C w UE zamiast lokalnych stawek klientów przez OSS. Efekt: Przedsiębiorca e-commerce sprzedał za €80,000 do Niemiec i policzył 18% VAT maltańskiego zamiast 19% niemieckiego. Sankcje: €800 dopłaty VAT plus €1,200 niemieckich kar. Prawidłowo: – Sprzedaż B2C: stosuj stawkę VAT kraju klienta – Po przekroczeniu €10,000/państwo: rejestracja OSS – Rozliczenie kwartalne przez portal maltański Błąd #5: Spóźnione zgłoszenie zmian (VAT7) Błąd: Zmiana adresu, konta czy udziałowców bez VAT7. Kara: €125–750 w zależności od czasu. Znam przypadek, gdzie spóźniono się o 4 miesiące z adresowaniem – koszt: €465 kary za jedno pismo. Zasada 30 dni: WSZYSTKIE zmiany zgłaszaj przez VAT7 w max 30 dni. Ustaw powiadomienia w kalendarzu. Błąd #6: Brak kompletnej księgowości Błąd: Excel wystarczy – niestety, nie na Malcie. Co wymaga Malta: – Chronologiczny zapis wszystkich transakcji – Oryginały dokumentów do zwrotu VAT – Wyodrębniony VAT należny i naliczony – Uzgodnienia miesięczne z rachunkiem bankowym Kontroler oczekuje: – Szczegółowych rozliczeń sprzedażowych – Każdej faktury zakupowej z VAT – Dowodów działalności (umowy, maile) – Przy handlu UE: dowodów wysyłki Wskazówka: Od początku zainwestuj w księgowość elektroniczną. €50/miesiąc to mniej niż €5,000 kosztów kontroli. Błąd #7: Nieuwzględnienie zmian po Brexicie Błąd: Po 2021 dalej Reverse Charge przy firmach z UK. Od 1 stycznia 2021 r. UK to kraj trzeci. Sprzedaż – z maltańskim VAT lub procedura importu VAT przez klienta. Prawidłowo po Brexicie: – Sprzedaż do UK: 18% VAT maltański lub – Klient rozlicza UK Import VAT (przy towarze) – Nie ma już VIES – Oddzielna dokumentacja Błąd #8: Przeliczenie waluty po złym kursie Błąd: Przeliczenie po kursie z dnia płatności zamiast wykonania usługi. Zasada na Malcie: Kurs EBC z dnia wykonania usługi. Przykład: – Faktura $10,000 z 15 marca (kurs: 0,85) – Płatność 15 kwietnia (kurs: 0,90) – Właściwa kwota VAT: €8,500 (kurs z marca) W przypadku wahań kursowych mogą być to duże różnice. Błąd #9: Odliczenie VAT bez poprawnej faktury Na czym polega błąd: Odliczanie VAT z prywatnych lub niepełnych paragonów. Malta wymaga: – Pełnej faktury z VAT – Numeru VAT dostawcy (w UE) – Uzasadnienie gospodarcze – Potwierdzenia zapłaty (wyciąg bankowy) Najczęściej odrzucane: – Restauracje bez spotkania biznesowego – Paliwo bez dowodu użytkowania służbowego auta – Amazon bez związku z działalnością – Faktury UE bez numeru VAT Błąd #10: Spóźnienie z VAT Return przy zwrocie Błąd: Założenie, że prawo do zwrotu przedłuża termin złożenia deklaracji. Rzeczywistość: Zwroty też mają termin – do 21. dnia miesiąca. Spóźnienie = kara, NAWET jeśli należy ci się zwrot. Dodatkowo: Zwrot i tak się opóźnia o kolejne 4–8 tygodni przez opóźnienie deklaracji. Checklista zapobiegawcza: Jak nie popełniać tych błędów Przypomnienia w kalendarzu: 21. dzień każdego miesiąca = deadline VAT Rutyna VIES: Sprawdzaj każdy unijny numer VAT i zapisuj dowód Księgowość na bieżąco: Nigdy na ostatnią chwilę kwartalnie Zmiany zgłaszaj natychmiast: VAT7 w 30 dni Dokumentuj użytek prywatny: Auto, telefon itp. rozliczaj prawidłowo Obce waluty rozliczaj codziennie: Kurs EBC w dniu usługi Pełna dokumentacja: Tylko kompletne faktury do odliczenia UK oddzielnie: Zasady po Brexicie Pilnuj progów OSS: €10,000 na każde państwo Zasięgnij porady: Lepiej zapytać zbyt wcześnie niż za późno Wniosek? Maltański VAT nie jest czarną magią, ale diabeł tkwi w szczegółach. Zainwestuj w systemy i nie wahaj się korzystać z pomocy ekspertów przy trudniejszych tematach. Najczęściej zadawane pytania o VAT na Malcie Czy muszę rejestrować się do VAT na Malcie, jeśli sprzedaję tylko usługi dla klientów w UE? Tak, jeśli jesteś rezydentem Malty i przekraczasz €35,000 rocznego obrotu z usług w UE, obowiązuje cię rejestracja. Przy niższych obrotach możesz rozważyć dobrowolną rejestrację dla możliwości odliczenia VAT. Ile trwa rejestracja VAT na Malcie w praktyce? Oficjalnie 4–6 tygodni, w rzeczywistości 6–8 tygodni przy kompletnej dokumentacji. W trudniejszych przypadkach lub przy brakach w dokumentach nawet 10–12 tygodni. Czy mogę jako przedsiębiorca z Niemiec zgłosić się do VAT na Malcie online? Nie, pierwsza rejestracja (VAT1) musi być złożona osobiście lub przez lokalnego przedstawiciela. Kolejne VAT Returns możesz potem składać online. Ile kosztuje spóźnienie z VAT Return na Malcie? Kary zależne od opóźnienia: €125 (1–30 dni), €250 (31–60 dni), €465 (61–90 dni) i €750 (powyżej 90 dni), plus 8% rocznych odsetek od zaległości. Czy potrzebuję maltańskiego doradcy podatkowego do rejestracji VAT? Niekoniecznie, ale jest to zalecane. Rejestracja z doradcą kosztuje €800–1,200, ale minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień. Przy większej złożoności współpracy z UE profesjonalna pomoc jest niemal nieodzowna. Jak działa Reverse Charge w kontaktach z UE? Przy sprzedaży B2B do innych krajów UE naliczasz 0% VAT maltańskiego, jeśli odbiorca ma ważny numer VAT UE. Klient rozlicza VAT w swoim kraju. Warunkiem jest pozytywna weryfikacja numeru w VIES. Kiedy muszę się zarejestrować do OSS? OSS dotyczy sprzedaży B2C – gdy przekroczysz próg €10,000 łącznej sprzedaży. Wtedy naliczasz VAT kraju klienta, ale rozliczasz przez Maltę. Czy mogę odzyskać zapłacony VAT z innych krajów UE przez Maltę? Tak, w elektronicznej procedurze zwrotu. Składasz wniosek przez maltański portal VAT, rozpatrzenie trwa maks. 4 miesiące. Warunek: wydatek na cele firmowe i kompletna dokumentacja. Jakie są zmiany w VAT Malta po Brexicie? Od 2021 r. UK to kraj trzeci. Brak Reverse Charge, brak weryfikacji w VIES. Sprzedaż do UK rozliczasz jak do kraju spoza UE. W przypadku B2C – odrębna rejestracja OSS dla UK. Jakie oprogramowanie do VAT polecasz na Malcie? Xero (€25–50/miesiąc) ma najlepszą integrację z maltańskim VAT i kompatybilność międzynarodową. Lokalne alternatywy to WinTax (€40–60/miesiąc) lub Sage Malta (€30–80/miesiąc) dla działalności wyłącznie na Malcie.
