Kontrola podatkowa w kraju ojczystym: Twoje prawa w przypadku spółek maltańskich – strategie obrony podczas audytu

Co się dzieje podczas kontroli podatkowej twojej spółki na Malcie?

Kontrola podatkowa spółki z Malty przebiega inaczej niż standardowej niemieckiej GmbH. To dlatego, że twój macierzysty urząd skarbowy najpierw musi ustalić, czy i w jaki sposób w ogóle ma dostęp do maltańskiej firmy.

Powody kontroli: Dlaczego akurat ty?

Często są to kontrole losowe albo branżowe. W przypadku spółek z Malty występują jednak też specyficzne czynniki:

• Wątpliwości co do substancji: Urząd wątpi, czy twoja firma faktycznie działa na Malcie
• Zmiana zarządu: Nagle jesteś wpisany jako dyrektor
• Podejrzane transakcje: Duże przepływy środków między Niemcami a Maltą
• Wskazówki od osób trzecich: Zgłaszają się partnerzy biznesowi lub byli pracownicy
• Automatyczna wymiana informacji: Malta automatycznie przekazuje dane twojej spółki Niemcom

Rodzaje kontroli: Co cię czeka

W przypadku spółek maltańskich najczęściej spotykam się z trzema typami kontroli:

Pierwszy szok: Co oznacza zarządzenie o kontroli?

Zarządzenie o kontroli (Außenprüfungsordnung – AO) jest niczym postanowienie sądu: prawnie wiążące i nie do negocjacji. Zazwyczaj zawiera:

1. Okres kontroli (najczęściej wstecz 3-5 lat)
2. Rodzaje podatków podlegających kontroli
3. Nazwisko kontrolującego
4. Podstawę prawną kontroli

W przypadku maltańskich spółek często pojawia się też wzmianka o kontroli rozliczenia podatku zagranicznego wg §§ 7–14 AStG” (Außensteuergesetz). To fachowy termin na sprawdzamy, czy twoja maltańska firma to tylko skrzynka pocztowa”.

Twoje prawa podczas kontroli: To musisz wiedzieć

Wielu przedsiębiorców sądzi, że są bezradni wobec urzędu skarbowego. To nieprawda. Masz konkretne prawa, które szczegółowo wyjaśnię.

Prawo do uczciwego postępowania: Twój podstawowy parasol ochronny

Urząd skarbowy musi przestrzegać surowych reguł postępowania. W przypadku spółek z Malty mają one szczególne znaczenie, ze względu na złożoność spraw międzynarodowych:

• Obowiązek wyjaśnienia: Kontrolujący musi ci wyjaśnić, co i dlaczego kontroluje
• Prawo do wysłuchania: Masz prawo ustosunkować się do wszystkich zarzutów
• Wgląd do akt: Możesz wglądać w całą dokumentację kontroli
• Prawo do współpracy z doradcą: Możesz zaangażować doradcę podatkowego

Porada z praktyki: Domagaj się od początku pisemnych protokołów z każdej rozmowy. Przy sprawach międzynarodowych kontrolujący często zapominają, co dokładnie mówili.

Prawo do odpowiedniego czasu na kontrolę

Tu robi się ciekawie: Przy spółkach maltańskich często potrzebujesz dodatkowego czasu na zgromadzenie dokumentów z Malty. Urząd powinien wyznaczać odpowiednie terminy” (§ 200 AO).

W praktyce oznacza to:

• Minimum 2 tygodnie na dokumenty z Niemiec
• 4–6 tygodni na dokumenty z Malty
• Przedłużenie w razie potrzeby tłumaczenia
• Uwzględnienie maltańskich świąt i wakacji

Twoje prawo do ochrony zaufania

To potężne narzędzie, o którym mało kto wie. Jeśli do tej pory działałeś zgodnie z prawem – a potem orzecznictwo się zmieniło – możesz się powołać na ochronę zaufania.

W praktyce maltańskiej dotyczy to np.:

• Zmian wymogów dotyczących substancji
• Nowej interpretacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
• Zaostrzenia zasad CFC (kontroli zagranicznych spółek)

Granice uprawnień kontrolnych: Czego urząd nie może robić

Także niemiecki urząd ma swoje granice, szczególnie przy spółkach z Malty:

Strategie obrony w audycie: Tak się przygotujesz

Najlepszą obroną jest dobra organizacja. Z mojego 15-letniego doświadczenia: Ci, którzy podejdą do tematu metodycznie, niemal zawsze wychodzą z kontroli obronną ręką.

Zasada 48 godzin: Co zrobić natychmiast po otrzymaniu zawiadomienia

Po otrzymaniu zarządzenia masz zazwyczaj tylko kilka dni na pierwsze kroki. Moja checklista na start:

1. Przeanalizuj dokładnie zawiadomienie: Co właściwie jest sprawdzane?
2. Skontaktuj się z doradcą podatkowym: Od razu, nie jak będzie czas”
3. Przeglądnij dokumenty: Co masz? Czego brakuje?
4. Powiadom partnerów na Malcie: Prawnik, doradca podatkowy, sekretarz na miejscu
5. Ustal strategię komunikacji: Kto rozmawia z kontrolującym?

Strategia dokumentacyjna: Co musisz mieć pod ręką

Dla maltańskich spółek kontrolujący prawie zawsze żądają tych dokumentów. Przygotuj je zawczasu:

• Dokumenty korporacyjne: Akt założycielski, umowy wspólników, protokoły
• Dowód substancji: Umowy najmu, umowy o pracę, kontrakty z zarządem
• Dokumenty operacyjne: Faktury, umowy, korespondencja
• Dokumenty finansowe: Sprawozdania roczne, wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe
• Dokumenty kontrolne: Minutes of Board, uchwały zarządu, dokumentacja cen transferowych

Profesjonalna rada: Stwórz w Excelu listę wszystkich dokumentów z datą, lokalizacją i maltańskim odpowiedzialnym. Oszczędzisz godziny podczas kontroli.

Obrona substancji: Twój fundament

Sercem każdej maltańskiej kontroli jest kwestia substancji gospodarczej: Czy twoja spółka ma faktyczną działalność na Malcie? Tu rozgrywa się wszystko.

Trzy filary obrony substancji:

Strategia komunikacyjna: Jak rozmawiać z kontrolującym

Sposób, w jaki rozmawiasz z kontrolującym, często przesądza o wyniku. Moje zasady:

• Uprzejmie, ale stanowczo: Grzeczność pomaga, służalczość szkodzi
• Rzeczowo: Bez emocjonalnych wybuchów, nawet przy prowokacjach
• Dokumentacja: Każde spotkanie niech będzie protokołowane
• Stawiaj granice: Uprzejmie odmawiaj odpowiedzi na niedozwolone pytania
• Profesjonalne delegowanie: Trudne pytania przekazuj doradcy podatkowemu

Wykorzystaj umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania Malta: Twoja tarcza

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (DBA) między Niemcami a Maltą to twoje najważniejsze narzędzie prawne. Wielu przedsiębiorców jej nie zna lub nie korzysta z niej właściwie.

Najważniejsze postanowienia DBA w twojej obronie

Umowa Niemcy-Malta (2001, ostatnia zmiana 2018) precyzyjnie określa, kto co opodatkowuje. Kluczowe artykuły dla ciebie:

• Artykuł 4 (rezydencja podatkowa): Gdzie twoja spółka jest rezydentem podatkowym?
• Artykuł 7 (dochody przedsiębiorstw): Kto i gdzie opodatkowuje dochód?
• Artykuł 26 (wymiana informacji): Jakie dane może zażądać Niemcy?
• Artykuł 27 (pomoc w egzekucji podatków): Zakres współpracy organów

Tie-Breaker-Test: Gdy oba kraje roszczą sobie prawa

Czasem zarówno Niemcy, jak i Malta chcą opodatkować twoją firmę. Wtedy stosuje się tzw. Tie-Breaker z art. 4 ust. 3 DBA:

Spółka jest rezydentem tego państwa, w którym znajduje się rzeczywiste miejsce zarządu.

W praktyce znaczy to: Gdzie zapadają kluczowe decyzje biznesowe? Urząd sprawdza:

1. Gdzie odbywają się posiedzenia zarządu?
2. Gdzie podejmowane są decyzje strategiczne?
3. Gdzie mieszkają osoby uprawnione do podejmowania decyzji?
4. Gdzie negocjowane i podpisywane są umowy?

Wymiana informacji – bez paniki

Wielu maltańskich przedsiębiorców obawia się automatycznej wymiany informacji. Tymczasem DBA ściśle reguluje, co może sprawdzić Niemcy, a co nie:

Procedura porozumienia wzajemnego (MAP): Gdy dochodzi do sporu

Jeśli Niemcy i Malta nie mogą się dogadać, możesz złożyć wniosek o uruchomienie procedury porozumienia wzajemnego (MAP). To rodzaj arbitrażu pomiędzy organami podatkowymi obu krajów.

MAP ma sens w przypadkach takich jak:

• Podwójne opodatkowanie mimo DBA
• Spór o rezydencję podatkową
• Dyskusje o zakładzie podatkowym
• Spory w zakresie cen transferowych

Wniosek musisz złożyć w ciągu 3 lat od pierwszego działania skutkującego podwójnym opodatkowaniem.

Typowe obszary kontroli w maltańskich spółkach

Z setek postępowań kontrolnych znam ulubione punkty zaczepienia niemieckich urzędów skarbowych. Jeśli je znasz – możesz przygotować się celowo.

Obszar kontroli #1: Pozorna samozatrudnienie i zakład podatkowy

Klasyka: Pracujesz z Niemiec dla swojej firmy z Malty, a urząd stwierdza: jesteś pozornym samozatrudnionym” albo istnieje niemiecki zakład podatkowy”.

Decydujące czynniki:

• Miejsce pracy: Gdzie faktycznie wykonujesz obowiązki?
• Podległość: Kto decyduje o twojej pracy?
• Ryzyko gospodarcze: Czy faktycznie je ponosisz?
• Środki trwałe: Do kogo należą komputer, biuro itp.?

Moja rada: Pracuj maksymalnie 50% czasu w Niemczech i skrupulatnie dokumentuj pobyty na Malcie. To eliminuje 80% problemów z zakładem podatkowym.

Obszar kontroli #2: Ceny transferowe i rynkowość rozliczeń

Gdy twoja spółka z Malty robi interesy z podmiotami z Niemiec (własnymi też) – urząd bada ceny: czy są rynkowe czy sztucznie zaniżone/podwyższone?

Typowe sporne kwestie:

• Opłaty za zarządzanie pomiędzy niemiecką a maltańską spółką
• Opłaty licencyjne za prawa IP
• Umowy pożyczek i wysokość odsetek
• Umowy o usługi między spółkami

Obszar kontroli #3: Substancja i ekonomiczna rzeczywistość

To największy przeciwnik: Czy twoja maltańska spółka prowadzi realną działalność gospodarczą – a nie jest tylko narzędziem pod optymalizację podatkową?

Kontrola substancji odbywa się w trzech wymiarach:

Obszar kontroli #4: Rozliczenie CFC (zagraniczne spółki kontrolowane)

Niemieckie przepisy CFC (§§ 7–14 AStG) to najostrzejsza broń fiskusa przeciw spółkom maltańskim. Stosuje się je, jeśli:

1. Masz ponad 50% udziałów w maltańskiej spółce ORAZ
2. Spółka uzyskuje dochód pasywny” ORAZ
3. Opodatkowanie na Malcie jest poniżej 25%

Dochód pasywny to m.in.:

• Odsetki i dywidendy
• Opłaty licencyjne bez realnych działań R&D
• Dochód z nieruchomości
• Zyski kapitałowe

Trzy najczęstsze błędy kontrolujących przy spółkach z Malty

Tak, kontrolujący też się mylą. Warto je znać i wykorzystać:

1. Ignorowanie prawa maltańskiego: Stosują niemieckie prawo do spraw maltańskich
2. Pominięcie postanowień DBA: Lekceważą zapisy umowy
3. Płytka analiza substancji: Skupiają się tylko na Niemczech, nie na Malcie

Gdy robi się poważnie: Zorganizuj profesjonalną obronę

Czasem działania własne nie wystarczą. Jeśli sprawa się komplikuje lub pojawiają się kwestie prawne – potrzebujesz fachowców. Wyjaśniam, kogo w jakiej sytuacji zaangażować.

Optymalny zespół doradców przy kontroli maltańskiej

Skuteczna obrona firmy z Malty wymaga co najmniej trzech ekspertów:

Kiedy potrzebujesz prawnika

Nie każda kontrola wymaga zaangażowania prawnika. Ale w tych sytuacjach powinieneś zwrócić się o pomoc natychmiast:

• Grozi postępowanie karne: Podejrzenie oszustwa podatkowego
• Bardzo wysokie zaległości: Spór o ponad 100 000€
• Spory na tle umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania: Niemcy i Malta nie są zgodne
• Błędy proceduralne: Urząd nie przestrzega przepisów
• Pojawia się prawo unijne: Możliwe naruszenie swobód UE

Koordynacja między Niemcami a Maltą

Najtrudniejsze w kontroli firmy z Malty jest współpraca pomiędzy dwoma krajami. Moja checklista do perfekcyjnej koordynacji:

1. Wypracowanie spójnej strategii: Obaj doradcy muszą przekazywać takie same informacje
2. Synchronizacja dokumentacji: Dokumenty muszą być spójne
3. Kontrola komunikacji: W każdym kraju wyznacz jedną osobę kontaktową
4. Zgranie terminów: Koordynuj terminy na Malcie i w Niemczech

Analiza koszt-korzyść: Ile warta jest dobra obrona?

Profesjonalna obrona w kontroli kosztuje 15 000–50 000€, zależnie od stopnia złożoności. To sporo – ale rachunek zwykle wychodzi na plus:

Przykład z praktyki: Klient miał dopłacić 180 000€ podatku. Po 18 miesiącach postępowania i 35 000€ kosztów doradztwa, zapłacił łącznie 25 000€. Oszczędność: 155 000€ minus 35 000€ = 120 000€ netto.

Najczęstsze błędy doradców przy kontrolach maltańskich

Niestety nie każdy doradca jest równie fachowy. Na te oznaki miej szczególną uwagę:

• Tylko niemieckie spojrzenie: Doradca ignoruje maltańskie prawo
• Brak doświadczenia z Maltą: Doradca nie zna lokalnych realiów
• Uogólnienia: Spółki z Malty to zawsze problem”
• Brak strategii: Doradca tylko reaguje, nie planuje z wyprzedzeniem
• Słaba komunikacja: Nie rozumiesz, co się dzieje

Po kontroli: Postępowanie z zaległymi podatkami i odwołaniami

Kontrola zakończona, masz raport końcowy. Teraz zaczyna się druga połowa gry: Jak postępować z wynikiem?

Jak czytać raport pokontrolny

Raport ma nieraz 50–100 stron pełnych prawniczego żargonu. Naprawdę istotnych jest tylko kilka punktów:

• Całkowita kwota dopłaty: Ile masz dopłacić?
• Podstawa prawna: Dlaczego urząd tego żąda?
• Ustalenia faktyczne: Co kontrolujący stwierdził?
• Ocena: Jak zinterpretowano fakty?

Termin 30 dni: Twoja odpowiedź po raporcie

Po otrzymaniu raportu masz 30 dni na zajęcie stanowiska. Warto tę możliwość w pełni wykorzystać – bo urząd często jeszcze przyjmuje argumenty.

Struktura skutecznej odpowiedzi:

1. Sprostowanie faktów: Co zostało źle zrozumiane?
2. Zarzuty prawne: Czy prawo zastosowano błędnie?
3. Nowe argumenty: Co wydarzyło się od czasu kontroli?
4. Propozycja ugody: Jak można rozwiązać spór?

Odwołanie – wykorzystaj je strategicznie

Jeśli urząd zostaje przy swoim stanowisku, przychodzi decyzja ostateczna. Masz miesiąc na odwołanie. Przy maltańskich spółkach warto je złożyć, bo:

• Pracownicy komórek odwoławczych są często lepiej wykwalifikowani
• Masz więcej czasu na uzasadnienia prawne
• Możesz powołać się na nowe orzecznictwo
• Możliwy jest tryb ugodowy

Różne strategie odwoławcze

W zależności od sytuacji możesz obrać różne strategie:

Skarga do sądu finansowego: Ostateczność

Jeśli odwołanie jest nieskuteczne – pozostaje sąd finansowy. Przy maltańskich spółkach czasami warto, bo:

• Sędziowie finansowi są często bardziej otwarci na sprawy międzynarodowe
• Pytania z obszaru umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania są lepiej rozpatrywane
• Wyroki uwzględniają przepisy UE
• Możesz stworzyć precedens

Uwaga: Skarga sądowa trwa 2–4 lata i kosztuje 20 000–100 000€. Opłaca się zwykle przy sporach powyżej 250 000€.

Wstrzymanie egzekucji: Kupujesz czas

Nawet gdy złożysz odwołanie, musisz zapłacić zaległości – chyba że skutecznie zawnioskujesz o wstrzymanie egzekucji. Uzyskasz je, jeśli:

• Są poważne wątpliwości co do legalności decyzji
• Natychmiastowa egzekucja oznaczałaby nadmierne obciążenie
• Zapewnisz zabezpieczenie (najczęściej 110% kwoty dopłaty)

W przypadku spółek z Malty to często działa, bo stan prawny jest skomplikowany i niejednoznaczny.

Najczęściej zadawane pytania

Czy niemiecki urząd skarbowy może w ogóle kontrolować moją firmę na Malcie?

Tak, niemiecki urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę twojej spółki z Malty, jeśli istnieje niemiecki obowiązek podatkowy. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy jako obywatel Niemiec jesteś dyrektorem lub firma uzyskuje dochód z Niemiec. Urząd korzysta wtedy z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i może zażądać pomocy od Malty.

Ile trwa kontrola podatkowa spółek z Malty?

Kontrola podatkowa maltańskiej spółki trwa przeciętnie dłużej, bo sytuacje międzynarodowe są bardziej złożone. Standardowa kontrola terenowa to 6–12 miesięcy, w spółkach z Malty często 12–24 miesiące. Gdy urząd korzysta z pomocy Malty, może potrwać nawet 2–3 lata.

Ile kosztuje profesjonalna obrona podczas kontroli spółki z Malty?

Profesjonalna obrona kosztuje 15 000–50 000€, zależnie od złożoności sprawy. To dużo, ale przy typowych sporach na 100 000–500 000€ profesjonalna obrona niemal zawsze się zwraca. Planuj co najmniej 200 godzin doradztwa.

Jakie dokumenty muszę przedstawić niemieckiemu urzędowi?

Musisz przedłożyć wszystkie dokumenty istotne podatkowo w Niemczech: umowy spółki, bilanse roczne, umowy z zarządem, umowy najmu biura na Malcie oraz dowody na substancję w Malcie. Czysto maltańskie sprawy wewnętrzne ujawniasz wyłącznie na konkretne żądanie.

Czy mogę przenieść kontrolę na Maltę?

Nie, kontroli nie możesz przenieść na Maltę. Niemcy badają niemieckie obowiązki podatkowe i kontrola odbywa się zasadniczo w Niemczech. Możesz natomiast żądać, by maltańskie dokumenty zostały należycie uwzględnione oraz by ewentualne tłumaczenia zapewnił urząd skarbowy na własny koszt.

Co się stanie, jeśli odmówię współpracy?

Całkowita odmowa współpracy oznacza, że urząd dokona szacowania, zwykle bardzo niekorzystnego. Przy firmach z Malty urzędy często szacują cały zysk jako podlegający opodatkowaniu w Niemczech. Lepiej współpracować – ale zdecydowanie korzystać ze swoich praw.

Kiedy powinienem zaangażować prawnika?

Prawnika powinieneś zatrudnić, gdy grozi ci postępowanie karne, zaległości przekraczają 100 000€ lub pojawiają się skomplikowane kwestie związane z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania. Również w razie błędów proceduralnych warto mieć wsparcie. Specjalista kosztuje 200–500€ za godzinę, ale często chroni cię przed dużo większymi kwotami.

Jak duże jest ryzyko postępowania karnego przy spółkach z Malty?

Postępowania karne przy maltańskich spółkach są rzadsze, niż się powszechnie sądzi. W niektórych przypadkach się zdarzają, najczęściej w razie jawnego nadużycia lub zatajenia dokumentacji. Przy prawidłowej dokumentacji i przejrzystej współpracy ryzyko jest niskie.

Czy mogę w trakcie kontroli dokonać korekt?

Tak, w trakcie kontroli nadal możesz złożyć czynny żal lub dokonać korekt. Pokazuje to twoją gotowość do współpracy i może wpłynąć łagodząco na ewentualne sankcje. W przypadku spółek z Malty dotyczy to często poprawek substancji albo umów transferowych.

Jak daleko wstecz może sięgać kontrola podatkowa?

Zasadniczo urząd skarbowy może kontrolować dochody z ostatnich 4 lat (przedawnienie). W razie rażącego niedbalstwa okres ten wydłuża się do 5 lat, a przy intencjonalnym zaniżaniu podatków – do 10 lat. Dla spółek maltańskich urząd zwykle sprawdza maksymalny możliwy okres, podejrzewając nadużycie.