Spis treści Czym naprawdę jest economic substance na Malcie w 2025 roku Najostrzejsze wymagania międzynarodowych organów podatkowych Działalność operacyjna na Malcie: Jak zbudować realną substancję Pracownicy na Malcie: Strategie kadrowe zgodne z compliance CRS i BEPS: Co musisz wiedzieć o nowych przepisach UE Malta vs. inne jurysdykcje UE: Uczciwe porównanie Najczęstsze błędy w dokumentacji substancji Twoja checklista krok po kroku na 2025 Najczęściej zadawane pytania Siedzę w biurze w Valletcie przy trzeciej filiżance cappuccino, patrząc na trzycentymetrowy stos papierów — cała dokumentacja substancji dla jednej firmy. Jeśli myślisz, że Malta to tylko słońce, morze i niskie podatki, mam dla Ciebie kiepską wiadomość. Czas, gdy można tu było założyć firmę-skrzynkę pocztową i spokojnie leżeć na plaży, definitywnie się skończyły. Od 2019 roku międzynarodowe organy podatkowe przyglądają się bardzo uważnie, co rzeczywiście tutaj robisz. I mam na myśli naprawdę uważnie. Spokojnie — dziś wyjaśnię Ci, jak zbudować realną substancję gospodarczą na Malcie, by następny raport CRS (Common Reporting Standard — międzynarodowy system wymiany informacji podatkowej) nie przyprawił Cię o zimny pot. Substancja gospodarcza Malty 2025: Co naprawdę kontrolują międzynarodowe organy podatkowe Zacznijmy od twardych realiów: economic substance na Malcie w 2025 roku to już nie tylko mieć biuro i czasem tam zaglądać”. Dyrektywa UE o przeciwdziałaniu unikaniu opodatkowania (ATAD – Anti Tax Avoidance Directive) i reguły OECD BEPS (Base Erosion and Profit Shifting — przeciwdziałanie erozji podstawy opodatkowania i przenoszeniu zysków) całkowicie zmieniły zasady gry. Trzy filary realnej substancji Kiedy niemieckie, austriackie lub szwajcarskie organy podatkowe przeprowadzają kontrolę, patrzą na trzy kluczowe obszary: Ludzie na miejscu: Prawdziwi pracownicy z autentycznymi umowami o pracę i realnymi uprawnieniami decyzyjnymi Działalność operacyjna: Rzeczywista działalność biznesowa prowadzona na Malcie Ekonomiczna rzeczywistość: Twoja firma musi mieć przekonujący powód do istnienia właśnie na Malcie Co konkretnie oznacza Economic Substance Maltańska ustawa o substancji gospodarczej z 2019 roku precyzuje minimalne wymogi. Twoja firma na Malcie musi: Zatrudniać adekwatną liczbę wykwalifikowanych pracowników Posiadać odpowiednie wydatki operacyjne Zapewniać, że kluczowe decyzje zarządcze zapadają na Malcie Realizować Core Income Generating Activities (CIGA — podstawowe działania generujące dochód) Brzmi abstrakcyjnie? I takie jest. Właśnie dlatego prawnicy i doradcy podatkowi na Malcie głowią się codziennie nad pytaniem: Ile to jest tak naprawdę ‘adekwatnie’?” Substance Test: Tak wygląda kontrola Wyobraź sobie, że do Twoich drzwi puka inspektor z niemieckiego Bundeszentralamt für Steuern. Chce zobaczyć: Obszar kontroli Czego szukają Typowe pułapki Pracownicy Umowy o pracę, listy płac, obecność Nominalni dyrektorzy, wyłącznie zdalne zespoły Działalność gospodarcza Dokumenty firmowe, spotkania, decyzje Decyzje podejmowane poza Maltą Wydatki Koszty biura, IT, podróże służbowe Nierealne, zbyt niskie koszty Lokale Umowy najmu, faktyczne wykorzystanie Biura wirtualne bez fizycznej obecności Szczerze: Widziałem już firmy, które sądziły, że wirtualne biuro za 200 euro miesięcznie wystarczy. Spoiler: Nie wystarczy. Ani trochę. Najbardziej rygorystyczne wymogi organów finansowych: Jak Malta wypada pod lupą Tu robi się niewygodnie. Pokazuję, czego naprawdę oczekują różne organy podatkowe od Twojej firmy na Malcie. Niemcy: BZSt i ich kryteria substancji Niemieckie Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ma jasne wytyczne. W przypadku holdingów zwracają szczególną uwagę na: Minimalny poziom personelu: Dla holdingów z aktywami 10 mln euro oczekuje się co najmniej 2-3 wykwalifikowanych pracowników na pełen etat Poziom kwalifikacji: Nie tylko asystenci — faktyczni eksperci z uprawnieniami decyzyjnymi Test kosztowy: Koszty operacyjne powinny stanowić minimum 0,5-1% zarządzanych aktywów Austria: BMF i podejście look-through Austriaccy urzędnicy są jeszcze bardziej drobiazgowi. BMF (Bundesministerium für Finanzen) stosuje podejście look-through” — patrzą przez maltańską strukturę i pytają: Gdzie to naprawdę się dzieje?” Szwajcaria: ESTV i zasada Substance over Form Szwajcarska Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kieruje się zasadą substancja ponad formą”. W praktyce oznacza to: Test powiązania ekonomicznego: Czy istnieje realny związek działalności z Maltą? Test zarządzania: Czy kluczowe decyzje naprawdę zapadają na Malcie? Test kontroli: Kto faktycznie zarządza firmą i skąd? Nowy obowiązek raportowania w UE: DAC6 i skutki Od 2020 roku doradcy i prawnicy muszą zgłaszać agresywne struktury podatkowe (DAC6 – Dyrektywa o Współpracy Administracyjnej). Dotyczy to również wybranych struktur maltańskich. Obowiązek raportowania pojawia się przy: Strukturach z minimalną substancją Automatycznych korzyściach podatkowych bez realnej działalności Sztucznych rozwiązaniach służących optymalizacji podatkowej Insider: Znam trzy firmy, które w 2023 otrzymały pismo z niemieckich organów podatkowych — wszystkie miały zbyt małą substancję na Malcie. Dopłaty? Sześciocyfrowe. CRS-Reporting: Co jest raportowane automatycznie Malta automatycznie wymienia informacje o: Informacja Próg zgłoszenia Dokąd przekazywane Dochody kapitałowe Każda kwota Kraj rezydencji podatnika Zyski ze zbycia Brak progu Kraj rezydencji podatnika Saldo na koncie Powyżej 1 000 USD (≈ 900 €) Kraj rezydencji właściciela konta Ultimate Beneficial Owner Powyżej 25% udziałów Wszystkie właściwe jurysdykcje Co to oznacza dla Ciebie? Przejrzystość nie jest już opcją — Twoja rodzima administracja podatkowa wie wszystko. Pytanie tylko, czy spełniasz wymogi. Działalność operacyjna na Malcie: Praktyczny przewodnik po substancji Przechodzimy do praktyki. Oto jakie działalności możesz i musisz prowadzić na Malcie, by Twoja substancja wytrzymała każdą kontrolę. Core Income Generating Activities (CIGA): Kluczowe działania Maltańskie prawo rozróżnia różne typy działalności. Oto najważniejsze CIGA dla typowych struktur na Malcie: Spółki holdingowe Zarządzanie udziałami: Aktywna kontrola i nadzór nad spółkami zależnymi Decyzje strategiczne: Decyzje o inwestycjach i dezinwestycjach Zarządzanie finansami: Zarządzanie środkami, finansowanie grupy Zarządzanie ryzykiem: Nadzór i kontrola ryzyka Spółki usługowe Usługi IT: Rozwój oprogramowania, administracja systemami Marketing i sprzedaż: Generowanie leadów, obsługa klientów Usługi administracyjne: HR, księgowość, compliance Zarządzanie własnością intelektualną: Rozwój i komercjalizacja IP Minimalna substancja dla wybranych modeli biznesowych Na bazie doświadczeń z ponad 50 strukturami na Malcie, moje uczciwe minimum wygląda tak: Model biznesowy Minimalna liczba pracowników Minimalna powierzchnia biura Szacunkowe koszty roczne Czysty holding (<5 mln) 2 pełny etat 50-80 m² 120 000–180 000 € Aktywny holding (>5 mln) 3-4 pełny etat 80-120 m² 200 000–300 000 € IP-holding 2-3 specjalistów 60-100 m² 150 000–250 000 € Spółka usługowa 5+ pełny etat 100+ m² 300 000+ € Dokumentacja działalności operacyjnej Tu widać prawdziwe różnice. Musisz mieć kompletną dokumentację: Board Minutes: Protokóły decyzji zarządu (po angielsku, podpisane na Malcie) Raporty menedżerskie: Miesięczne raporty z działalności Ewidencja czasu pracy: Udokumentowanie obecności pracowników na Malcie Raporty wydatków: Dowody na wszystkie koszty operacyjne Zarządzanie kontraktami: Potwierdzenie, że umowy są negocjowane i podpisywane na Malcie Infrastruktura IT i substancja cyfrowa W cyfrowym świecie 2025 roku liczy się także substancja IT: Lokalizacja serwerów: Kluczowe systemy powinny być na Malcie lub w UE Oficjalna domena e-mail: .mt lub .com.mt dla komunikacji biznesowej Cloud Services: Preferuj chmury unijne Systemy backupu: Zgodność z wymogami EU-DSGVO Porada z praktyki: Wszyscy klienci słyszą ode mnie: najważniejsze spotkania odbywajcie osobiście na Malcie. Wideokonferencje OK na codzień, ale decyzje strategiczne — tylko w sali boardroom na Malcie. Outsourcing a pracownicy własni: Jak znaleźć balans Nie możesz outsourcować wszystkiego i powoływać się na substancję. Moja zasada: Obszar Możliwe do outsourcowania Musi być in-house Księgowość Tak (maltańska firma) Controlling i reporting IT-support Tak (Level 1-2) Strategiczne decyzje IT Legal/Compliance Tak (zewnętrzni prawnicy) Zarządzanie compliance Zarząd Nie Wszystkie decyzje strategiczne W praktyce? Minimum 2-3 własnych pracowników na pełen etat do funkcji kluczowych. Resztę możesz rozsądnie outsourcować. Wymagania wobec pracowników na Malcie: Jak zatrudniać zgodnie z compliance Schodzimy do poziomu ludzi — i kosztów. Bez prawdziwych pracowników substancja to tylko papier. Oto jak rekrutować, zatrudniać i zarządzać pracownikami na Malcie, nie ryzykując compliance. Typy pracowników a substancja Nie każdy pracownik liczy się tak samo dla Twojej substancji: Tier 1: Zarząd i osoby decyzyjne Managing Director: Musi być rezydentem Malty lub UE Finance Director: Decyzje finansowe Compliance Officer: Nadzór nad przestrzeganiem przepisów Tier 2: Specjaliści Senior Analyst: Klucz do decyzji inwestycyjnych Specjalista IT: Dla firm technologicznych Menedżer marketingu/sprzedaży: Do działań operacyjnych Tier 3: Wsparcie administracyjne Executive Assistant: Obsługa bieżąca Księgowy: Lokalna księgowość Office Manager: Organizacja biura Stawki wynagrodzeń na Malcie 2025 Oto brutalna prawda o pensjach na Malcie (kwoty brutto, z ZUS): Stanowisko Junior (0-2 lata) Mid-Level (3-5 lat) Senior (5+ lat) Managing Director €60 000–80 000 €80 000–120 000 €120 000–200 000+ Finance Manager €35 000–45 000 €45 000–65 000 €65 000–90 000 Compliance Officer €30 000–40 000 €40 000–55 000 €55 000–75 000 Business Analyst €28 000–35 000 €35 000–50 000 €50 000–70 000 Executive Assistant €22 000–28 000 €28 000–35 000 €35 000–45 000 Rekrutacja na Malcie: Gdzie szukać ludzi Malta liczy tylko 500 000 mieszkańców — zasoby talentów są ograniczone. Moje sprawdzone kanały rekrutacji: Lokalna rekrutacja JobsPlus: urzędowa agencja pracy — dobre do ról administracyjnych Malta Independent Jobs: lokalny portal o dużym zasięgu LinkedIn Malta: dla ról specjalistycznych University of Malta: absolwenci i młodzi profesjonaliści Rekrutacja w całej UE Włochy: wielu Włochów wybiera Maltę (język + klimat) Niemcy/Austria: najczęściej na stanowiska finansowe i compliance Europa Wschodnia: Polska, Czechy — IT i back-office Prawo pracy i compliance na Malcie Prawo pracy na Malcie jest przyjazne dla pracownika. Najważniejsze punkty: Umowy o pracę Okres próbny: Maks. 6 miesięcy Okres wypowiedzenia: 1 tydzień (okres próbny) do 8 tygodni (po 4 latach) Płaca minimalna: €195,16 tygodniowo (stan na 2025) Nadgodziny: 150% stawki po 40 godzinach/tyg. Składki społeczne i podatki Składka pracodawcy: 10% wynagrodzenia brutto Składka pracownika: 10% wynagrodzenia brutto Podatek dochodowy: 0–35% (progresywnie) Bonusy: 13. i 14. pensja powszechna Praca zdalna a compliance substancji Tutaj zaczynają się schody. Praca zdalna jest dozwolona, ale problematyczna z punktu widzenia substancji: Ważne: Pracownicy pracujący ponad 50% zdalnie liczą się tylko proporcjonalnie do oceny substancji. Pracownicy w pełni zdalni nie liczą się wcale. Modele hybrydowe zgodne z substancją Model 3-2: 3 dni w biurze, 2 dni home office (wlicza się 100%) Model 4-1: 4 dni w biurze, 1 dzień home office (100%) Model 2-3: 2 dni w biurze, 3 dni home office (60%) Rozwój i retencja pracowników Na Malcie jest duża rotacja, szczególnie w finansach i IT. Moje wskazówki na dłuższą współpracę: Konkurencyjne benefity: prywatna opieka medyczna, samochód służbowy, bony lunchowe Szkolenia: budżet na konferencje i certyfikacje Elastyczność czasu pracy: core hours 10–15, elastyczne godziny na start/koniec Ścieżka kariery: jasno określone możliwości awansu A więc: załóż 15–20% wyższe koszty kadrowe niż początkowo planowałeś, ale inwestuj w jakość i stabilizację. Dobry Managing Director kosztuje 100 000 euro rocznie — słaby kosztuje compliance, a przez to znacznie więcej. CRS i BEPS: Co musisz wiedzieć o nowych przepisach UE Tu robi się technicznie — ale spokojnie, wyjaśnię Ci międzynarodowe zasady podatkowe tak, że będą jasne i praktyczne. Common Reporting Standard (CRS): Przejrzystość podatnika Od 2017 roku ponad 100 krajów automatycznie wymienia dane podatkowe. Malta w pełni uczestniczy. Co to dla Ciebie oznacza? Co jest automatycznie raportowane Wszelkie dochody kapitałowe: odsetki, dywidendy, zyski ze zbycia Salda kont: Stan na koniec roku dla rachunków powyżej 1 000 USD Produkty ubezpieczeniowe: wartość wykupu polis na życie Struktury trust/foundation: informacje o beneficjentach Dokąd trafiają raporty Maltańskie banki i organy przesyłają dane do: Kraju Twojej rezydencji podatkowej Kraju obywatelstwa (dla osób z USA) Wszystkich krajów, gdzie masz obowiązki podatkowe BEPS (Base Erosion and Profit Shifting): Broń przeciw agresywnej optymalizacji OECD opracowała 15 punktów w walce z optymalizacją. Dla struktur maltańskich szczególnie ważne: Akcja 5: Nieuczciwe praktyki podatkowe Malta musiała zmienić swoje reżimy podatkowe. Główne zmiany: Wymóg nexus: Dochody z IP preferencyjnie tylko przy realnych pracach B+R na Malcie Substantial Activity: Wymagane przy wszystkich preferencyjnych stawkach Obowiązkowa dokumentacja: Potrzebne pełne uzasadnienie Akcja 6: Zapobieganie treaty shopping Maltańskie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mają teraz klauzule PPT: Struktura musi mieć realny cel biznesowy Sama optymalizacja podatkowa nie wystarczy Substancja musi uzasadniać korzystanie z umowy EU Anti Tax Avoidance Directive (ATAD): Konsekwencje praktyczne ATAD I i II zmieniły maltańskie prawo prosto z poziomu UE: Reguły CFC (Controlled Foreign Company) Od 2019 obowiązują ostrzejsze reguły CFC. Maltańska spółka może być CFC, jeśli: Posiadasz ponad 50% udziałów Podatek CIT wynosi mniej niż 13,125% (75% niemieckiej stawki) Ponad 30% przychodów to pasywny dochód General Anti-Abuse Rule (GAAR) Malta wprowadziła ogólną klauzulę przeciwko nadużyciom: Struktury bez realnej substancji mogą być podważone Głównym motywem nie może być wyłącznie optymalizacja podatkowa Musi istnieć valid commercial reason” Country-by-Country Reporting: Przejrzystość dla grup międzynarodowych Firmy o obrotach powyżej 750 mln euro muszą składać szczegółowe raporty lokalnie: Wskaźnik Zakres raportowania Ryzyko przy niespójności Przychód Podział na kraje Kontrola transfer pricing Zysk przed podatkiem Na kraj/spółkę Weryfikacja substancji Podatki zapłacone Efektywna stawka Kontrola BEPS Liczba pracowników Przeliczone na pełny etat Pytania o substancję Praktyczne kroki compliance na 2025 Oto Twoje najważniejsze działania zgodnie z nowymi regułami: Działania natychmiastowe Audyt substancji: Porównaj swoją strukturę z nowymi wymaganiami Aktualizacja dokumentacji: Sprawdź, czy spełniasz wymogi BEPS Sprawdź compliance CRS: Zweryfikuj wszystkie obowiązki raportowe Certyfikat rezydencji podatkowej: Uzyskaj aktualne potwierdzenie rezydencji Działania ciągłe Przeglądy substancji co kwartał: Regularnie monitoruj zgodność Dokumentacja transfer pricing: Aktualizuj wszystkie transakcje wewnątrzgrupowe Protokóły posiedzeń zarządu: Dokumentuj decyzje zapadające na Malcie Ewidencja czasu pracy: Dokumentuj realną pracę na Malcie Uwaga: Zasady zmieniają się szybko. To, co dziś jest ok, jutro może być problemem. Zalecam kwartalne przeglądy compliance z wyspecjalizowanym doradcą podatkowym. Malta vs. inne jurysdykcje UE: Uczciwe porównanie 2025 Po pięciu latach na Malcie i dziesiątkach projektów mogę szczerze powiedzieć: Malta nie zawsze jest najlepszym wyborem. Czasem tak, czasem nie. Oto mój subiektywny bilans. Malta vs. Holandia: Kto wygrywa pojedynek o substancję Kryterium Malta Holandia Zwycięzca Podatek CIT 35% (efektywnie 5-10%) 25,8% Malta Wymogi substancji Średni/wysoki Zdecydowanie wysoki Malta Baza talentów Ograniczona (500 tys. mieszkańców) Duża (17 mln) Holandia Koszty biura €25–40/m²/miesiąc €35–60/m²/miesiąc Malta Opinia organów podatkowych Krytyczny nadzór Akceptowana Holandia Jakość życia Słońce, ale ograniczenia Infrastruktura, ale pogoda Remis Malta vs. Irlandia: Celtic Tiger kontra śródziemnomorska Malta Irlandia to największy konkurent Malty w strukturach holdingowych w UE: Zalety Irlandii Stawka podatkowa: 12,5% CIT od dochodów handlowych Reputacja: Rzadziej podważana przez niemieckie/austriackie urzędy Baza talentów: 5 mln mieszkańców, rozbudowany sektor IT Infrastruktura: Lepsze połączenia lotnicze, nowoczesne IT Zalety Malty Elastyczność: Więcej opcji podatkowych Koszty: Niższe płace i niższe koszty biur Klimat: 300 dni słońca, irlandzka szaruga odpada Dostęp do UE: Te same atuty unijne, a taniej Malta vs. Luksemburg: Dawid kontra Goliat Luksemburg to uznane centrum finansowe, Malta to ambitny challenger: Kiedy warto wybrać Luksemburg Duże struktury: Powyżej 100 mln euro aktywów Inwestorzy instytucjonalni: Fundusze emerytalne i ubezpieczyciele wybierają Luksemburg Stabilność regulatora: 30 lat doświadczenia jako hub finansowy Bankowość: Dostęp do czołowych banków Kiedy lepsza jest Malta Mniejsze struktury: Do 50 mln euro Spółki operacyjne: Realna działalność, nie tylko holding Koszty: Zdecydowanie niższe koszty wdrożenia i utrzymania Elastyczność: Szybsze decyzje, mniej biurokracji Malta vs. Cypr: Śródziemnomorska konkurencja Obie wyspy walczą o ten sam profil klienta — oto kluczowe różnice: Aspekt Malta Cypr Członkostwo w UE od 2004, euro od 2008 od 2004, euro od 2008 System podatkowy System imputacji 12,5% stawka liniowa Ryzyko Rosja Minimalne Wysokie (efekt wojny w Ukrainie) Języki maltański/angielski grecki/turecki/angielski Renoma bankowości Stabilna po czyszczeniu 2018 Problematyczna od 2020 Moja uczciwa rada: kiedy Malta się opłaca, a kiedy nie? Malta to dobry wybór, jeśli: Planujesz strukturę holdingową z wolumenem 5–100 mln euro Jesteś gotów stworzyć realną substancję (2–4 etaty na pełen etat) Możesz przenieść realną działalność operacyjną na Maltę Liczą się niskie koszty stałe bardziej niż renoma Cenisz śródziemnomorski klimat dla siebie i zespołu Malta NIE jest dla Ciebie, jeśli: Chcesz tylko firmę-skrzynkę pocztową bez substancji Twoja struktura zarządza powyżej 100 mln euro Osiągasz wyłącznie przychody pasywne Niemieckie/austriackie organy już obserwują krytycznie Nie zamierzasz wydać minimum 150 000 € rocznie na substancję Szczerze: Malta działa w 2025 roku, ale tylko dla tych, którzy naprawdę inwestują w substancję. Czasy Quick & Dirty” minęły bezpowrotnie. Prognoza: Malta za 5 lat Patrząc na trendy UE, oto prognoza dla Malty do 2030 roku: Zaostrzenie wymogów substancji: Jeszcze wyższe minima Automatyzacja compliance: Sztuczna inteligencja w ocenie substancji przez urzędy Konsolidacja rynku: Mniej struktur, lecz większych i profesjonalnych Specjalizacja: Malta skoncentruje się na branżach takich jak gaming, crypto, rejestracja statków Wnioski? Jeśli stawiasz na Maltę, planuj z myślą długoterminową i inwestuj profesjonalnie od początku. Połowiczne rozwiązania nie będą już działać w 2025. Najczęstsze błędy w dokumentacji substancji: Unikaj tych pułapek compliance W ostatnich pięciu latach widziałem więcej struktur na Malcie upadających przez brak dokumentacji niż przez brak planu. Oto poważne błędy — i rady, jak ich unikać. Błąd #1: Protokóły zarządu napisane pod publiczkę To zdarza się non stop: Board Minutes wyglądają tak, jakby były napisane przez prawnika dla innego prawnika. Typowe problemy Szablonowy język: The Board resolved to approve the quarterly management report — bez konkretów Nierealne decyzje: 2-osobowy zarząd podejmuje 20 inwestycji w 30 minut Brak lokalnej substancji: Decyzje bez analizy lub inputs z Malty Problemy z timingiem: Posiedzenie 31.12 o 23:59 uchwala plan na rok Jak zrobić to dobrze Realistyczny timing: Spotkania 2–4 godzin na ważne decyzje Lokalna analiza: Wskaż udział lokalnego personelu Follow-up: Każda decyzja to konkretny następny krok Dokumenty wsparcia: Odnieś się do analiz, raportów, kalkulacji Błąd #2: Pułapka phantom employee Firmy zatrudniają teoretycznych pracowników na Malcie, którzy w praktyce nie istnieją. Czerwone flagi dla urzędów Brak cyfrowych śladów: Brak e-maili od lokalnych pracowników do kontrahentów Nierealne godziny pracy: Kluczowe maile poza godzinami pracy na Malcie Brak kontaktów lokalnych: Brak spotkań z bankami, doradcami itd. Komunikacja szablonowa: Wszystkie maile pisane tym samym stylem (ten sam ghostwriter?) Jak budować autentyczną substancję kadrową Lokalny networking: Pracownicy powinni bywać na Malta Business Network Relacje bankowe: Pozwól pracownikom lokalnym załatwiać sprawy z bankami Rozwój zawodowy: Wysyłaj ludzi na szkolenia na Malcie Zaangażowanie w community: Angażuj się w lokalne stowarzyszenia biznesowe Błąd #3: Chaos w alokacji kosztów Rozliczenie kosztów między jurysdykcjami to pole minowe. Oto najczęstsze pułapki: Typ błędu Przykład Ryzyko Rozwiązanie Nierealna baza kosztowa Holding €50 mln, koszty €30k Wątpliwości co do substancji Benchmark z innymi strukturami Niespójne rozliczenie Koszty IT raz Malta, raz Niemcy Problemy transfer pricing Jasne klucze alokacji Brak dokumentacji Koszty bez faktur lub uzasadnienia Pole do ataku dla urzędu Pełna dokumentacja Sztuczne koszty Przesadzona konsultacja” siostrzanej spółki Anti-avoidance rules Ceny rynkowe (arm’s length) Błąd #4: Zaniedbanie infrastruktury IT W cyfrowym świecie wszystko zostawia ślad. Klasyczne pułapki IT-compliance: Cyfrowe czerwone flagi Lokalizacja serwerów: Kluczowe systemy stoją w Niemczech, nie na Malcie Domena mailowa: Komunikacja biznesowa idzie przez .de Usługi w chmurze: Dane przechowywane w centrach poza UE Wideospotkania: Istotne rozmowy poza Maltą Jak zbudować prawdziwą substancję IT Zarejestruj domenę Malta: Używaj .com.mt dla komunikacji oficjalnej Chmura UE: Microsoft 365 lub Google Workspace z EU data residency Lokalne usługi IT: Zleć IT firmom z Malty Backup: Przechowuj dane na Malcie/UE Błąd #5: Braki w transfer pricingu Wiele struktur na Malcie upada nie przez substancję, a przez słabe transfer pricing. Typowe błędy transfer pricing Brak benchmarków: Stawki w transakcjach wewnątrzgrupowych bez analizy rynkowej Niespójne metody: Inne wyceny dla podobnych usług Brak dokumentacji: Brak formalnych umów serwisowych Nierówność ryzyk/zysków: Wysokie zyski bez ryzyka lub funkcji Najlepsze praktyki TP Analiza ekonomiczna: Każdy transfer wymaga uzasadnienia Badania benchmarkingowe: Używaj baz Bureau van Dijk, Thomson Reuters Analiza ryzyka: Udokumentuj, która spółka ponosi które ryzyka Coroczne aktualizacje: Transfer pricing wymaga przeglądów, nie działa ustaw i zapomnij” Błąd #6: Dziury w monitoringu compliance Największy błąd: raz zbudowana substancja i wiara, że będzie działać sama z siebie”. Compliance Monitoring — lista kontrolna Obszar monitoringu Częstotliwość Odpowiedzialny Dokumentacja Obecność pracowników Miesięcznie HR Malta Raporty czasu pracy Decyzje zarządu Kwartalnie Company Secretary Board Minutes Rozliczenie kosztów Miesięcznie CFO Malta Raporty kosztowe CRS Compliance Rocznie Doradca podatkowy CRS Self-Certification Przegląd substancji Półrocznie Managing Director Raport substancji Praktyczny tip: Wszystkim polecam Dashboard Compliance” — jednokolumnowy, miesięczny overview kluczowych KPI substancji. Od razu widzisz, gdzie jest problem. Błąd #7: Chaos z zarządzaniem podmiotami Struktury maltańskie są często prowadzone bez profesjonalnego corporate management. To zemści się przy kontroli. Podstawy corporate governance Registered Office: Nie tylko adres, ale realna siedziba Company Secretary: Profesjonalny serwis, nie stażysta Statutowe księgi: Pełna i aktualna dokumentacja Annual Returns: Terminowe zgłoszenia do Malta Business Registry Wniosek? Dobra dokumentacja kosztuje niewiele — zła może kosztować całą strukturę. Inwestuj w compliance od początku. Twoja checklista krok po kroku: Budowa substancji na Malcie Dość teorii — czas na praktykę. Oto Twoja kompletna mapa drogowa do budowy realnej i zgodnej z przepisami struktury maltańskiej. Faza 1: Strategia i planowanie struktury (miesiące 1–2) Tydzień 1–2: Tworzenie biznes case Zdefiniowanie modelu biznesowego Jakie działania możesz/chcesz przenieść na Maltę? Ile substancji minimalnie potrzebujesz? Jaki jest realny powód ekonomiczny? Stworzenie planu podatkowego Skonsultuj się z doradcą w kraju macierzystym Zatrudnij doradcę podatkowego z Malty Opracuj strukturę transfer pricing Sporządzenie budżetu Koszty setupu: €15 000–25 000 Koszty operacyjne: €150 000–300 000 rocznie Koszty personalne: €100 000–200 000 na osobę Tydzień 3–4: Projektowanie struktury prawnej Wybór formy spółki Private Limited Company (standard) Public Limited Company (dla dużych struktur) Partnership (dla specyficznych modeli) Struktura akcjonariatu Udziały bezpośrednie vs. pośrednie Struktury nominee (jeśli potrzeba) Strategia wyjścia Faza 2: Zakładanie podmiotu i rejestracja (miesiąc 3) Tydzień 1: Rejestracja spółki Rezerwacja nazwy Sprawdź dostępność nazwy u MFSA Sprawdź dostępność domeny (.com.mt polecana) Przeprowadź research znaków towarowych Dyrektorzy i akcjonariusze Managing Director rezydent Malty Min. jeden dyrektor z Malty lub UE Zleć role Company Secretary Statut i umowa spółki Szeroko sformułowany przedmiot działalności Ustalenie kapitału zakładowego Regulacje corporate governance Tydzień 2–3: Rejestracje i licencje Malta Business Registry Złożenie wniosku o rejestrację Uzyskanie Certificate of Incorporation Złożenie wniosku o VAT Rejestracja podatkowa Income Tax Registration Social Security Registration Przygotowanie CRS Self-Certification Tydzień 4: Otwarcie rachunku bankowego Otwarcie konta bankowego HSBC Malta lub Bank of Valletta (najlepsze opcje) Wybierz pakiet bankowości firmowej Aktywuj online banking i SEPA Infrastruktura finansowa Wdrożenie oprogramowania księgowego (Sage, QuickBooks) Uruchomienie obsługi płatności Wykup polis ubezpieczeniowych Faza 3: Budowa substancji operacyjnej (miesiące 4–6) Miesiąc 4: Biuro i infrastruktura IT Powierzchnia biurowa Min. 50–80 m² dla 2–3 osób Preferuj Valletta, Sliema, St. Julians Sala konferencyjna i profesjonalny wygląd Setup IT Microsoft 365 lub Google Workspace (region UE) VPN dla bezpiecznej komunikacji Systemy backupu Cyberbezpieczeństwo Miesiące 5–6: Rekrutacja Zatrudnienie kluczowych stanowisk Managing Director (rezydent Malty) Finance Manager/Controller Executive Assistant/Office Manager Proces rekrutacyjny Stworzenie opisów stanowisk Zlecenie do lokalnych agencji Umowy o pracę zgodnie z prawem maltańskim Program wdrożenia (onboarding) Faza 4: Operacje i compliance (od miesiąca 7) Zadania miesięczne Aktywności zarządu Min. jedno posiedzenie zarządu na kwartał na Malcie Tworzenie raportów managerskich Dokumentacja decyzji strategicznych Zarządzanie finansami Zamknięcia i raportowanie miesięczne Przeglądy alokacji kosztów Zarządzanie cash flow Zadania kwartalne Compliance Reviews Check substancji Przegląd transfer pricing Aktualizacja compliance CRS Business Development Rozbudowa sieci lokalnej Aktualizacja analiz rynku Przegląd strategii Zadania roczne Compliance statutowe Zgłoszenie Annual Returns Sporządzenie deklaracji podatkowej Audyt (jeśli wymagany) Przeglądy strategiczne Ocena modelu biznesowego Przegląd adekwatności substancji Aktualizacja planowania podatkowego Krytyczne czynniki sukcesu: To naprawdę się liczy Czynnik sukcesu Znaczenie Typowe błędy Best Practice Wykwalifikowani pracownicy Bardzo wysokie Tani dummy directorzy Prawdziwi eksperci z doświadczeniem Dokumentacja Bardzo wysokie Dokumentacja ex post Real-time Documentation Obecność lokalna Wysokie Biura wirtualne Prawdziwe biuro, realna obecność Profesjonalni doradcy Wysokie Wybór najtańszej opcji Specjaliści od Malty Stały compliance Bardzo wysokie Mentalność ustaw i zapomnij Monitorowanie na bieżąco Twoja Go-Live Checklista Zanim uruchomisz strukturę maltańską, sprawdź te punkty końcowe: □ Struktura prawna: Wszystko prawidłowo zarejestrowane i dokapitalizowane □ Compliance podatkowe: Wszelkie rejestracje, pierwsze zwrotki złożone □ Bankowość: Konto otwarte, online banking działa, pierwsze przelewy zrealizowane □ Kadra: Kluczowi pracownicy zatrudnieni, umowy podpisane, onboarding gotowy □ Biuro: Biuro gotowe, IT działa, profesjonalny wizerunek zapewniony □ Dokumentacja: Komplet dokumentów statutowych, pierwsze Board Minutes □ Plan substancji: Jasny plan operacji na najbliższe 12 m-cy □ Monitoring: System compliance monitoring wdrożony Końcowa rekomendacja: Planuj z zapasem czasu i budżetu. Dobrze działająca struktura na Malcie wymaga 6–9 miesięcy oraz 200 000–400 000 € w pierwszym roku. Ale gdy już działa – masz stabilną, zgodną strukturę na lata. Najczęściej zadawane pytania o substancję gospodarczą na Malcie Ilu pracowników potrzebuję, aby uznać substancję na Malcie za realną? Dla prostego holdingu wymagane są minimum 2 pełnoetatowe osoby, w tym jeden Managing Director z rezydencją na Malcie. Dla firm operacyjnych lub większych holdingów (powyżej 50 mln euro) — 3–4 wykwalifikowanych pracowników na pełen etat. Liczy się nie tylko liczba, ale też kompetencje — doświadczony Finance Manager cenniejszy niż trzech asystentów administracyjnych do oceny substancji. Jakie są realistyczne roczne koszty prowadzenia zgodnej z compliance struktury na Malcie? Za profesjonalną strukturę maltańską z realną substancją należy przyjąć 150 000–300 000 euro kosztów operacyjnych rocznie. 60–70% to koszty pracownicze (100–200 tys. euro za 2–3 osoby), 15–20% koszty biura i IT (20–40 tys. euro) i 10–15% usługi profesjonalne (doradztwo podatkowe, audyt, prawne – 15–30 tys. euro). Niższe koszty to zwykle problemy z compliance. Czy pracownicy mogą częściowo pracować zdalnie, nie ryzykując substancji? Praca hybrydowa jest dopuszczalna w określonych granicach. Pracownicy pracujący ponad 50% zdalnie liczeni są proporcjonalnie. Model 3–2 (3 dni Malta, 2 dni zdalnie) zwykle uznawany — pełne 100%. Osoby w pełni zdalne — nie liczą się wcale. Dokumentuj obecność i zadbaj, by kluczowe decyzje zapadały fizycznie na Malcie. Jak wyglądają kontrole niemieckich/austriackich organów w mojej maltańskiej strukturze? Organy kontrolują przede wszystkim: realnych pracowników na miejscu, udokumentowaną działalność na Malcie oraz adekwatne koszty operacyjne. Oglądane są Board Minutes, umowy o pracę, maile, wydatki na podróże i realne wykorzystanie biura. Dobrze udokumentowana, rzeczywista struktura przechodzi bez problemu. Problemy występują tylko przy firmach-skrzynkach oraz niewiarygodnej dokumentacji. Czy Malta w 2025 nadal jest dobrym wyborem na tle innych jurysdykcji UE? Malta w 2025 jest atrakcyjna dla wybranych struktur: średniej wielkości holdingi (5–100 milionów €), aktywna działalność z realnym związkiem z Maltą, a także tam, gdzie ważniejsza jest efektywność kosztowa niż prestiż. Nie nadaje się natomiast do firm-skrzynek, bardzo dużych holdingów (ponad 100 mln euro), ani dla podmiotów już mocno obserwowanych przez urzędy. Holandia czy Luksemburg to renoma, Malta — elastyczność i niższe koszty. Jakie aktywności najlepiej się nadają do substancji na Malcie? Najlepsze: zarządzanie holdingiem, IT i rozwój oprogramowania, marketing i sprzedaż na rynki UE, treasury i cash management, zarządzanie IP. Gorzej: czysty pasywny dochód bez własnego managementu, działalność wyłącznie poza Europą, sektory wysoko regulowane (np. bankowość, ubezpieczenia) bez odpowiednich licencji, operacje wymagające koncesji w innych krajach UE. Ile trwa budowa zgodnej z przepisami struktury na Malcie? Od planowania do pełnej działalności — 6–9 miesięcy. Założenie spółki 2–3 tygodnie, otwarcie rachunku 4–8 tygodni, znalezienie i uruchomienie biura 4–6 tygodni, rekrutacja 8–12 tygodni. Równolegle rozwój procesów, setup IT, systemy compliance. Przyspieszone budowy w 2–3 miesiące to niemal zawsze przyszłe problemy z compliance. Największe ryzyka struktur maltańskich 2025? Najważniejsze to: nieadekwatna dokumentacja substancji, wprowadzenie nowych reguł antyoptymalizacyjnych UE, ryzyka wizerunkowe w Niemczech/Austrii, wysokie koszty compliance (mogą zjeść korzyści podatkowe), zależność od kilku kluczowych osób w niewielkim talent pool. Ograniczasz je dobrą strategią, właściwym budżetem i stałym monitoringiem compliance. Czy mogę dostosować istniejącą strukturę do nowych wymogów substancji? Tak, ale zwykle potrzeba poważnych zmian: prawdziwe zatrudnienie, przeniesienie realnych procesów na Maltę, profesjonalizacja dokumentacji, często zmiana formy prawnej. Koszty takiego upgrade’u to tylko o 20–30% mniej niż budowa od nowa. Ważne: zacznij jeszcze zanim zainteresuje się Tobą urząd. Naprawa podczas kontroli jest mało wiarygodna. Jak udokumentować decyzje zarządcze zgodnie z wymogami substancji? Każda ważna decyzja zarządcza musi mieć ślady maltańskie”: Board Minutes z lokalnymi inputami, dokumenty wsparcia od pracowników, follow-upy z odpowiedzialnymi na Malcie i zapis korespondencji pokazujący, że wdrożenie dzieje się tu na miejscu. Unikaj szablonów i sztucznego timings. Dobra zasada: niezależny audytor po Board Minutes od razu rozumie powód i wdrożenie decyzji.
