Business First One-Stop-Shop Malta: Kompletny przewodnik dla międzynarodowych przedsiębiorców 2025

Dlaczego Business First One-Stop-Shop to Twój gamechanger przy zakładaniu firmy na Malcie

Wyobraź sobie, że możesz założyć swoją maltańską spółkę bez konieczności biegania po dziesięciu różnych urzędach. Nie musisz się zastanawiać, czy pierwsze jest rejestracja w rejestrze handlowym, czy zdobycie numeru podatkowego. Bez trzech tygodni czekania na wizytę w Malta Financial Services Authority (MFSA – maltański urząd nadzoru finansowego). Zbyt piękne, żeby było prawdziwe?

Witaj w Business First One-Stop-Shop. To maltańska odpowiedź na biurokratyczny koszmar, przez który międzynarodowi przedsiębiorcy musieli przechodzić przez lata. Ja doświadczyłem obu światów: raz klasycznej drogi z chaosem terminów i papierologią, raz uproszczonego procesu przez Business First. Różnica? Jak dzień do nocy.

One-Stop-Shop został wprowadzony w 2020 roku przez rząd Malty po skargach zbyt wielu potencjalnych inwestorów na skomplikowaną procedurę zakładania firm. Przeciętny czas zakładania spółki skrócił się z 21 do 7–10 dni roboczych. Dla Ciebie oznacza to: mniej stresu, mniej latania po urzędach, szybciej do celu.

Dlaczego w ogóle wybrać Maltę do założenia firmy?

Malta daje Ci jako kraj UE dostęp do wspólnego rynku, obowiązuje tu język angielski jako urzędowy oraz atrakcyjny system podatkowy. Istnieje system zwrotów, dzięki któremu efektywna stawka podatku CIT dla zagranicznych udziałowców może znacznie spaść. Dodatkowo korzystasz z ponad 70 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Ale – i to duży ale” – te benefity nic Ci nie dadzą, jeśli utkniesz już na etapie rejestracji. Tutaj wchodzi na scenę Business First.

Dla kogo przeznaczony jest One-Stop-Shop?

Business First idealnie sprawdzi się, jeśli:

• Chcesz założyć maltańską spółkę Limited (private company)
• Działasz jako międzynarodowy inwestor lub przedsiębiorca
• Zależy Ci na oszczędności czasu i nerwów
• Jesteś gotów zapłacić za efektywność procedury
• Wolisz język angielski w pracy

Co to oznacza w praktyce? Dostajesz jednego dedykowanego opiekuna zamiast pięciu różnych urzędów. Wszystkie dokumenty przekazujesz w jednym miejscu. Otrzymujesz na bieżąco informacje o postępie spraw. Kuszące? Wejdźmy głębiej w temat.

Czym dokładnie jest Business First One-Stop-Shop Malta?

Business First nie jest oddzielnym urzędem, lecz skoordynowaną platformą kilku maltańskich instytucji. Cała koncepcja polega na tym, że wszelkie urzędowe etapy zakładania firmy przechodzą przez jeden punkt kontaktowy. Masz swojego Business Relationship Managera (BRM – osobisty opiekun), który prowadzi Cię przez cały proces zakładania firmy.

Jakie instytucje biorą udział?

W tle na Twoją rzecz pracują:

• Malta Business Registry (MBR): rejestracja spółki i jej wpis do rejestru handlowego
• Inland Revenue Department (IRD): przydzielanie numerów podatkowych i rejestracja podatkowa
• Department of Social Security: ubezpieczenia społeczne dla pracowników
• Malta Enterprise: wsparcie inwestorów i przedsiębiorstw
• Malta Financial Services Authority (MFSA): w przypadku działalności regulowanej
• Malta Development Bank: doradztwo finansowe

Normalnie musiałbyś odwiedzać wszystkie te instytucje osobno. Z Business First Twój BRM koordynuje za Ciebie wszystkie wizyty i wnioski. Oszczędzasz sobie przerzucania spraw pomiędzy urzędami.

Kto może skorzystać z Business First?

Usługa skierowana jest do firm o Substantial Business Presence – czyli wykazujących realną działalność na Malcie. Oznacza to konkretnie:

Kryteria te eliminują spółki-wydmuszki i promują prawdziwe firmy. Malta stawia na jakość, a nie ilość rejestracji.

Czym Business First NIE jest

Ważna uwaga: Business First nie jest kompleksową usługą wszystko w jednym”. Otrzymujesz:

• NIE: doradztwa prawnego ani podatkowego
• NIE: pomocy w znalezieniu biura lub pracowników
• NIE: automatycznych zgód bez weryfikacji
• NIE: gwarancji sukcesu wniosku

Co zyskujesz: koordynację, przyspieszenie spraw i centralnego opiekuna. Resztę musisz zorganizować samodzielnie lub z pomocą zewnętrznych doradców.

Business First Services: Przegląd pełnej oferty

Pokażę Ci, co konkretnie Business First może dla Ciebie zrobić. Usługa podzielona jest na trzy główne etapy: Pre-Registration (przed rejestracją), Registration (sam proces zakładania) oraz Post-Registration (wsparcie po rejestracji).

Pre-Registration: Doradztwo przed startem

Zanim założysz firmę, Business First pomaga w przygotowaniu:

1. Initial Business Meeting: Bezpłatna pierwsza konsultacja w sprawie Twojego przedsięwzięcia
2. Regulatory Guidance: Które licencje są potrzebne dla Twojej branży?
3. Tax Incentive Information: Przegląd dostępnych ulg podatkowych
4. Location Services: Informacje o parkach biznesowych i lokalizacjach biur

Ten etap nic nie kosztuje i może później oszczędzić Ci wielu kłopotów. Moja rada: skorzystaj z Initial Business Meeting nawet jeśli uważasz, że już wszystko wiesz.

Registration: Właściwy proces rejestracji

W tym miejscu zaczyna się konkretny proces. Business First koordynuje wszystkie kroki rejestracji spółki:

Post-Registration: Wsparcie po rejestracji

Po rejestracji Business First nadal oferuje wsparcie:

• Ongoing Support: Twój BRM jest dostępny przez 12 miesięcy
• Compliance Reminders: Przypomnienia o terminach i obowiązkach
• Additional Licenses: Pomoc przy późniejszych wnioskach o licencje
• Expansion Support: Wsparcie przy rozwoju biznesu

Usługi specjalne dla wybranych branż

W zależności od branży Business First oferuje dodatkowe usługi:

Finanse: Przyspieszony tryb dla licencji MFSA, wsparcie compliance, kontakty do lokalnych dostawców usług

Gaming oraz iGaming: Pomoc w uzyskaniu licencji Malta Gaming Authority (MGA), konsultacje techniczne i compliance, networking z klastrem gamingowym

Blockchain i Crypto: Wsparcie przy licencjach Virtual Financial Assets (VFA – kryptowaluty i tokeny blockchain), doradztwo DLT Framework

Lotnictwo: Koordynacja z Malta Aviation Authority, wsparcie przy wynajmie hangarów i lokalizacjach

Co to zmienia? Otrzymujesz wsparcie nie tylko w zakresie zakładania firmy, ale i branżowe doradztwo – co bywa kluczowe w sektorach regulowanych.

Krok po kroku: Jak właściwie skorzystać z Business First One-Stop-Shop

Dostatecznie dużo teorii. Pokażę Ci, jak cały proces wygląda w praktyce – krok po kroku, z wszystkimi pułapkami, które sam przeżyłem lub widziałem u innych.

Faza 1: Przygotowanie (2–4 tygodnie przed złożeniem wniosku)

Krok 1: Sprawdzenie kwalifikacji

Zanim cokolwiek zainwestujesz, sprawdź, czy w ogóle kwalifikujesz się do Business First. Kryteria znajdziesz na stronie, ale jedno krótkie połączenie telefoniczne z zespołem Business First rozwieje wątpliwości szybciej niż długie namysły.

Krok 2: Zebranie dokumentów

Skompletuj wszystkie wymagane dokumenty. Lista jest długa, ale trzeba ją wypełnić w całości:

• Paszporty wszystkich udziałowców i dyrektorów
• Potwierdzenie adresu (nie starsze niż 3 miesiące) dla wszystkich osób
• Biznesplan (nie musi być perfekcyjny, ale rzeczowy)
• Projekcje finansowe na 3 lata
• CV wszystkich dyrektorów
• Formularze due diligence (udostępnia Business First)
• Potwierdzenie pochodzenia środków

Moja rada: od razu przetłumacz i poświadcz wszystkie dokumenty na angielski. Zaoszczędzisz czas i nerwy później.

Krok 3: Umówienie wstępnej rozmowy biznesowej

Umów się na bezpłatne pierwsze spotkanie przez portal online. Czas oczekiwania: zwykle 1–2 tygodnie. Spotkanie trwa 60–90 minut i odbywa się w Valletta (lub wirtualnie, jeśli nie ma Cię jeszcze na Malcie).

Faza 2: Składanie wniosku (1–2 tygodnie)

Krok 4: Przydzielenie Business Relationship Managera

Po pierwszym spotkaniu dostajesz swojego opiekuna BRM. To najważniejsza osoba kontaktowa na najbliższe miesiące. Warto zbudować z nim dobrą relację – to się opłaca.

Krok 5: Złożenie kompletu dokumentów

Wszystkie wymagane pliki składasz przez portal online. Zwróć uwagę na:

1. Kompletność (brak choćby jednego dokumentu wydłuża wszystko)
2. Czytelność (niewyraźne skany zostaną odrzucone)
3. Aktualność (żadne dokumenty starsze niż 3 miesiące)
4. Spójność (nazwiska muszą być identyczne wszędzie)

Krok 6: Proces due diligence

Równolegle trwa weryfikacja wszystkich osób związanych ze spółką. Zajmuje to 3–5 dni roboczych. Jeśli pojawią się pytania – odpowiadaj szybko, opóźnienia tutaj wpływają na całość procedury.

Faza 3: Skoordynowana rejestracja (1–2 tygodnie)

Krok 7: Równoległa obsługa wszystkich wniosków

To tu widać, jak działa Business First. Zamiast sekwencyjnie – wszystkie kroki są realizowane równolegle:

Krok 8: Wsparcie przy otwieraniu konta bankowego

Równocześnie z rejestracją Business First pomaga w otwarciu konta firmowego. Ustala terminy, sprawdza dokumenty i podpowiada, jak przygotować się do rozmowy z bankiem. To wielka pomoc, bo maltańskie banki są bardzo ostrożne.

Faza 4: Zakończenie i onboarding (1 tydzień)

Krok 9: Przekazanie dokumentów

Dostajesz komplet dokumentów rejestracyjnych:

• Certyfikat rejestracji spółki
• Umowa spółki (Memorandum and Articles of Association)
• Certyfikaty udziałów
• Zaświadczenia rejestracji podatkowej
• Dokumentacja ubezpieczeniowa
• Kalendarz compliance na pierwszy rok

Krok 10: Briefing po rejestracji

Twój BRM tłumaczy Ci wszystkie bieżące obowiązki: terminy rozliczeń podatkowych, składki na ubezpieczenia, daty rocznych sprawozdań. To uchroni Cię przed niemiłymi niespodziankami w pierwszym roku działalności.

Co, jeśli pojawią się problemy?

Nie wszystko zawsze idzie gładko. Typowe pułapki i rozwiązania:

Problem: Due diligence się nie powiodło
Rozwiązanie: Dostarczyć dodatkowe dokumenty, rozważyć alternatywną strukturę

Problem: Nazwa spółki zajęta
Rozwiązanie: Przygotować alternatywy (zawsze 3–5 wariantów)

Problem: Bank odrzuca wniosek o konto
Rozwiązanie: Business First znajduje inne banki; banki z UE stanowią alternatywę

Zaletą Business First jest to, że Twój opiekun już widział te sytuacje setki razy i wie, jak reagować.

Koszty i ramy czasowe zakładania firmy na Malcie: Czego naprawdę możesz się spodziewać

Schodzimy do konkretów: ile to kosztuje i ile naprawdę trwa? Oto szczera prawda, łącznie ze wszystkimi ukrytymi” wydatkami, o których mało kto mówi.

Opłaty za usługę Business First

Sama usługa Business First kosztuje EUR 2.500 za rejestrację firmy (stan na 2024). To sporo, ale zobacz, co w tym otrzymujesz:

Płacisz więc EUR 2.255 ekstra za koordynację spraw i bieżące wsparcie. Czy to dużo? To zależy, ile cenisz swój własny czas.

Dodatkowe koszty, które Cię czekają

Business First nie obejmuje wszystkich wydatków. Oto lista dodatkowych kosztów:

• Registered Office: EUR 600–1.200 rocznie (jeśli nie masz własnego biura)
• Company Secretary: EUR 800–1.500 rocznie (wymóg prawny)
• Usługi księgowe: EUR 2.000–5.000 rocznie (zależnie od złożoności)
• Porady prawne: EUR 200–400 za godzinę (przy złożonych strukturach)
• Apostille i tłumaczenia: EUR 100–300 (dla dokumentów zagranicznych)
• Opłaty bankowe za otwarcie konta: EUR 100–500 (w zależności od banku)

Łączny koszt pierwszego roku: EUR 6.000–11.000 (wliczając Business First)

Realistyczne ramy czasowe

Business First reklamuje 7–10 dni roboczych. Jak wygląda rzeczywistość?

Optymalny scenariusz (wszystko idzie gładko):

1. Przygotowanie: 2 tygodnie
2. Od pierwszego spotkania do złożenia wniosku: 1 tydzień
3. Due diligence: 3–5 dni
4. Rejestracja: 7–10 dni
5. Przekazanie dokumentów: 2–3 dni

Łącznie: 4–5 tygodni

Realistyczny scenariusz (niewielkie przeszkody):

1. Przygotowanie: 3–4 tygodnie (uzupełnianie dokumentów)
2. Od spotkania do złożenia wniosku: 2 tygodnie (czekanie na termin)
3. Due diligence: 1–2 tygodnie (dodatkowe pytania)
4. Rejestracja: 10–15 dni
5. Przekazanie dokumentów: 1 tydzień

Łącznie: 7–9 tygodni

Najgorszy scenariusz (wszystko pod górkę):

1. Przygotowanie: 6–8 tygodni (wielokrotne uzupełnienia)
2. Od spotkania do wniosku: 3–4 tygodnie
3. Due diligence: 3–4 tygodnie (skomplikowane pytania)
4. Rejestracja: 15–20 dni
5. Przekazanie dokumentów: 1–2 tygodnie

Łącznie: 13–17 tygodni

Ukryte koszty, o których się nie mówi

Kilka pułapek kosztowych, o których sam dowiedziałem się dopiero później:

Koszty podróży: Często konieczne są kilkukrotne wyjazdy na Maltę. Budżet: EUR 500–1.500 za wyprawę (hotel, lot, wyżywienie).

Koszt utraconych możliwości: Twój czas też ma wartość. Przygotuj się na 40–60 godzin własnej pracy, nawet przy Business First.

Follow-up Services: Po rejestracji ciągle potrzebujesz usług (księgowość, compliance, rozliczenia). To kolejne EUR 3.000–8.000 rocznie.

Opłaty za utrzymanie konta bankowego: Maltańskie banki wymagają wysokich depozytów (EUR 25.000–100.000) i mają spore opłaty (EUR 50–200 miesięcznie).

Porównanie kosztów: Business First vs. klasyczna ścieżka

Podsumowując: Business First pozwala zaoszczędzić pieniądze, jeśli swój czas wyceniasz na więcej niż EUR 40–50 za godzinę.

Najczęstsze błędy w Business First Malta – i jak ich uniknąć

Przeprowadziłem już wielu przedsiębiorców przez proces Business First. Zawsze pojawiają się te same błędy – kosztują czas, nerwy i czasem nawet szansę na założenie firmy. Oto top 10, byś nie powielał tych samych potknięć.

Błąd 1: Niekompletne przygotowanie dokumentów

Co się dzieje: Myślisz, że masz wszystko, a przy wizycie nagle brakuje trzech ważnych dokumentów. Proces się zatrzymuje, a Ty czekasz kolejne 2–3 tygodnie na nowy termin.

Jak tego uniknąć: Korzystaj z oficjalnej checklisty Business First i odhacz każdy punkt dwa razy. Mój sposób: zeskanuj i prześlij wszystkie dokumenty do wstępnej weryfikacji swojemu BRM już przed pierwszym spotkaniem.

Praktyczna rada: Przygotuj sobie listę w Excelu z dokumentami, datami ważności i statusem. Masz kontrolę i nie czekają Cię niemiłe niespodzianki.

Błąd 2: Zbyt optymistyczne założenia co do szybkości procesu

Co się dzieje: Zakładasz, że całość zamknie się w reklamowanych 7–10 dniach i obiecujesz ważnym klientom lub inwestorom zbyt krótkie terminy. Jeśli potem coś się przesunie – jesteś w trudnej sytuacji.

Jak tego uniknąć: Zawsze licz się z 6–8 tygodniami łącznie. 7–10 dni dotyczy samej rejestracji, nie całego przygotowania.

Błąd 3: Błędna ocena kwalifikacji do programu

Co się dzieje: Inwestujesz czas i wysiłek, by dopiero dowiedzieć się, że w ogóle nie kwalifikujesz się do Business First.

Jak tego uniknąć: Przed rozpoczęciem inwestowania w przygotowania porozmawiaj szczerze z Business First o swoich planach. Nie lukruj rzeczywistości – i tak wszystko zostanie sprawdzone.

Najczęstsze powody odmowy:

• Zbyt mało planowanych pracowników (poniżej 2 pełnoetatowych)
• Model biznesowy zbyt pasywny (czysta holdingowa struktura)
• Niejasne źródło środków
• Problemy przy weryfikacji due diligence

Błąd 4: Zaniedbywanie relacji z BRM

Co się dzieje: Traktujesz Business Relationship Managera jak zwykłego urzędnika. Odpowiadasz na maile z opóźnieniem, dosyłasz dokumenty po kawałku, czekasz pasywnie na informacje.

Jak tego uniknąć: Buduj prawdziwą współpracę. Odpowiadaj w ciągu 24h, pytaj proaktywnie o statusy, sam oferuj pomoc przy problemach.

Błąd 5: Zbytnie uproszczenie kwestii otwarcia konta bankowego

Co się dzieje: Zakładasz, że Business First automatycznie otworzy Ci konto. W rzeczywistości umawiają tylko spotkania i doradzają. Decyzja zawsze należy do banku.

Jak tego uniknąć: Przygotuj się do rozmowy z bankiem równie rzetelnie jak do rejestracji firmy. Jeśli możesz, korzystaj z usług typu Bank Introduction.

Szczególnie ostrożne są maltańskie banki wobec:

• Niejasnych modeli biznesowych
• Międzynarodowych transakcji bez maltańskich powiązań
• Niewielkiej lokalnej aktywności
• Skomplikowanych struktur właścicielskich

Błąd 6: Ignorowanie obowiązków compliance

Co się dzieje: Skupiasz się tylko na rejestracji i zapominasz o ciągłych obowiązkach. Po roku pojawiają się kary i monity.

Jak tego uniknąć: Skorzystaj w pełni z briefingu po rejestracji. Stwórz sobie kalendarz compliance, by pilnować wszystkich terminów.

Najważniejsze obowiązki roczne:

1. Annual Return: Do 31 stycznia (EUR 100 kary miesięcznie za opóźnienie)
2. Tax Return: Do 30 czerwca następnego roku
3. Sporządzenie audytu: Jeśli obrót przekroczy EUR 700.000
4. Składki ZUS (Social Security): Miesięcznie do 15 dnia

Błąd 7: Odkładanie doradztwa podatkowego na potem

Co się dzieje: Zakładasz spółkę, nie myśląc wcześniej o optymalizacji podatkowej. Często nie da się już później zmienić ważnych decyzji.

Jak tego uniknąć: Zatrudnij maltańskiego doradcę podatkowego jeszcze przed rejestracją. Wybór struktury na początku zdeterminuje podatki na lata.

Błąd 8: Nierealistyczne planowanie kosztów

Co się dzieje: Planujesz tylko opłatę Business First (EUR 2.500) i jesteś zaskoczony dodatkowymi kosztami.

Jak tego uniknąć: Przygotuj budżet przynajmniej EUR 10.000 na pierwszy rok (ze wszystkimi usługami, podróżami i setupem).

Błąd 9: Zbyt luźne podejście do wytycznych dotyczących substance”

Co się dzieje: Uważasz, że wystarczą biuro i dwóch pracowników. Tymczasem Malta coraz częściej sprawdza, czy rzeczywiście jest działanie gospodarcze.

Jak tego uniknąć: Od początku zaplanuj realną działalność: wykwalifikowani pracownicy, faktyczne decyzje podejmowane na Malcie, lokalni klienci lub partnerzy.

Błąd 10: Brak strategii wyjścia

Co się dzieje: Myślisz tylko o rejestracji, nie o ewentualnych problemach lub zmianie planów w przyszłości.

Jak tego uniknąć: Ustal zawczasu: jak wygląda likwidacja spółki? Jak przenieść własność? Co w przypadku zmian regulacyjnych?

Co to zmienia dla Ciebie? Wszystkich tych błędów da się uniknąć, jeśli dobrze się przygotujesz i będziesz zadawać właściwe pytania. Korzystaj z wiedzy Business First, ale nie polegaj na niej bezrefleksyjnie.

Alternatywy dla Business First One-Stop-Shop: Kiedy klasyczna ścieżka jest lepsza

Business First nie zawsze jest najlepszą opcją. Czasem klasyczna procedura jest korzystniejsza lub tańsza. Oto sytuacje, kiedy lepiej zrezygnować z Business First.

Kiedy Business First NIE jest właściwym wyborem

1. Budżet poniżej EUR 10.000

Jeśli Twój budżet jest bardzo ograniczony, EUR 2.500 za Business First może być zbyt dużą kwotą. Klasyczna droga to tylko EUR 245 podstawowej opłaty i Twój czas.

2. Prosta struktura, brak presji czasu

Zakładasz prostą spółkę Limited, nie masz niestandardowych wymagań i możesz czekać 3–4 miesiące? Wtedy możesz wszystko załatwić samodzielnie.

3. Mieszkasz już na Malcie

Jako rezydent znasz lokalne realia i masz czas na bieganie po urzędach. Przewaga czasowa Business First wtedy traci na znaczeniu.

4. Bardzo niszowe lub problematyczne modele biznesowe

Business First jest nastawiony na mainstreamowe biznesy. Przy bardzo nietypowych lub ryzykownych przedsięwzięciach i tak będziesz potrzebował wyspecjalizowanych prawników.

Alternatywa 1: Samodzielne założenie firmy ze wsparciem lokalnym

Możesz wszystko zrobić samemu, kupując tylko niezbędne usługi:

Zalety: Dużo taniej, masz większą kontrolę
Wady: Więcej własnej pracy, brak koordynacji pomiędzy urzędami

Alternatywa 2: Kancelarie prawne

Lokalne kancelarie oferują podobne usługi do Business First, często elastyczniej:

Topowe kancelarie dla zagranicznych zakładających spółki:

• Ganado Advocates (specjalizacja: usługi finansowe)
• CSB Group (międzynarodowe struktury)
• WH Partners (gaming i tech)
• Mamo TCV Advocates (tradycyjny biznes)

Koszt: EUR 3.000–8.000 zależnie od złożoności
Czas: 2–4 tygodnie (podobnie jak Business First)

Kiedy wybrać tę opcję:

• Zaawansowane struktury międzynarodowe
• Działalność regulowana
• Szczególne wymogi podatkowe
• Potrzebujesz stałego doradztwa

Alternatywa 3: Corporate Service Provider

Specjalistyczne firmy oferują gotowe pakiety dla przedsiębiorstw międzynarodowych:

Typowy pakiet:

• Założenie spółki
• Biuro rejestrowe (12 miesięcy)
• Company Secretary
• Przekazywanie korespondencji
• Podstawowa księgowość
• Pomoc w otwarciu konta

Koszt: EUR 2.500–4.000 w pierwszym roku
Czas: 2–3 tygodnie

Znani usługodawcy: Dixcart, Sovereign Group, IMS Corporate Services

Alternatywa 4: Rejestracja firmy w innym kraju UE zdalnie

W niektórych przypadkach spółka maltańska wcale nie jest najkorzystniejsza. Inne kraje UE mogą oferować podobne zalety:

Drzewo decyzyjne: Która opcja najlepsza dla Ciebie?

Wybierz Business First jeśli:

• Masz budżet powyżej EUR 10.000
• Liczy się czas (poniżej 2 miesięcy)
• Nie mieszkasz na Malcie
• Standardowy model biznesowy
• Chcesz jednego opiekuna do wszystkiego

Wybierz DIY jeśli:

• Budżet poniżej EUR 5.000
• Masz czas (3+ miesiące)
• Mieszkasz już na Malcie
• Prosta struktura wystarczy
• Chcesz maksymalnej kontroli kosztów

Wybierz kancelarię jeśli:

• Złożona struktura międzynarodowa
• Działalność regulowana
• Szczególne kwestie podatkowe
• Potrzebujesz stałego doradztwa prawnego
• Budżet powyżej EUR 15.000

Wybierz inne państwa UE jeśli:

• Przewagi Malty dla Ciebie nie są kluczowe
• Liczy się prostota rejestracji
• Szukasz innych preferencji podatkowych
• Bardziej zależy Ci na lokalnym rynku

I co z tego wynika? Business First to świetne narzędzie, ale nie jedyne rozwiązanie. Przeanalizuj szczerze sytuację i wybierz ścieżkę adekwatną do Twoich celów i zasobów.

Moje doświadczenia z Business First: Jak to wygląda w praktyce

Teoria teorią, ale jak w praktyce działa Business First? Korzystałem z tego rozwiązania dwa razy jako klient i raz jako doradca. Oto mój szczery raport – z wszystkimi wzlotami i upadkami.

Pierwsze doświadczenie 2021: Trudny początek

Moje pierwsze zakładanie spółki przez Business First było dalekie od ideału – głównie przez moje zbyt optymistyczne założenia i braki w przygotowaniu.

Co nie zadziałało:

Zbagatelizowałem wymagania dokumentacyjne. Na pierwszej rozmowie dowiedziałem się, że wszystkie niemieckie dokumenty wymagają apostille – nikt mi tego wcześniej nie powiedział. Dwie tygodnie opóźnienia tylko przez jedną informację, której nie znałem.

Potem pojawił się wątek due diligence. Mój background jako byłego bankiera wywołał dodatkowe pytania. Zespół zajmujący się compliance wymagał szczegółowych wyjaśnień dotyczących moich poprzednich pracodawców. Kolejne dwa tygodnie zwłoki.

Co poszło dobrze:

Mój BRM (Sarah) była rewelacyjna. Gdy tylko okazało się, że wszystko się wydłuża, zorganizowała cotygodniowe statusy i informowała mnie o każdym kroku. Skontaktowała mnie też z lokalną kancelarią, która pomogła z dokumentacją do due diligence.

Finał: 11 tygodni zamiast obiecywanych 2–3 tygodni. Ale: firma została poprawnie założona, wszystkie formalności zamknięte. Bez Business First trwałoby to pewnie 4–5 miesięcy.

Drugie podejście 2023: Tym razem profesjonalnie

Przy drugiej firmie byłem lepiej przygotowany i wiedziałem, co jest najważniejsze.

Przygotowania (4 tygodnie):

• Wszystkie dokumenty wcześniej zapostillowane i przetłumaczone
• Profesjonalny biznesplan (10 stron, nie 50)
• Rzetelnie przygotowane projekcje finansowe
• Wypełnione z wyprzedzeniem formularze due diligence
• 3 alternatywne nazwy dla firmy

Proces (6 tygodni):

Tym razem wszystko poszło płynnie. Wstępne spotkanie online (byłem w Niemczech), kompletna dokumentacja cyfrowa, BRM odpowiadał na maile w 24h.

Szczegół: Założyłem firmę gamingową. Business First koordynował nie tylko ze standardowymi urzędami, ale i z Malta Gaming Authority. Samodzielnie nie byłbym w stanie tego ogarnąć tak sprawnie.

Wynik: 6 tygodni od rozmowy wstępnej do gotowej firmy. Pełna koordynacja urzędów, wniosek pre-application do MGA, dwa konta bankowe otwarte.

Jako doradca: jeszcze inna perspektywa

W 2024 pomagałem klientowi z Niemiec w przejściu przez Business First jako doradca. Dało mi to spojrzenie z innej strony.

Najtrudniej: otwarcie konta bankowego

Mimo wsparcia Business First, cztery banki dały odmowę. Powód: model fintech wydawał się im zbyt ryzykowny. Business First mógł doradzić i pośredniczyć, ale nie dało się tego zagwarantować.

Rozwiązanie: Skorzystaliśmy z konta w banku UE (N26 Business), maltańskie otworzyliśmy dopiero po uruchomieniu działalności.

Pozytywne zaskoczenie: wsparcie po rejestracji

Miłe zaskoczenie: wsparcie nie kończy się po rejestracji. Nawet po 6 miesiącach BRM odpowiadał na pytania dotyczące compliance i łączył z dostawcami usług.

Naga prawda: czego Business First NIE zapewnia

Po trzech rejestracjach wiem, gdzie są limity:

Business First NIE może:

• Zagwarantować otwarcia konta bankowego
• Rozwiązać problemów z due diligence (może tylko doradzić)
• Spełnić nierealistycznych terminów
• Zastąpić porady podatkowej lub prawnej
• Gwarantować uzyskania licencji

Business First jest świetny w:

• Koordynacji urzędów
• Ustawieniu realnych oczekiwań
• Dostarczaniu kontaktów do usługodawców
• Przeprowadzaniu przez biurokrację
• Rozwiązywaniu problemów na bieżąco

Mój wniosek po trzech latach

Jeśli dobrze się przygotujesz, Business First jest wart każdej wydanej złotówki. EUR 2.500 to dobra inwestycja w oszczędność czasu i spokój. Ale to nie czarodziejska różdżka – kluczowe są przygotowanie i realistyczne oczekiwania.

Moje Top 3 porady:

1. Zainwestuj czas w przygotowanie: Dodatkowy tydzień przygotowań oszczędza miesiąc opóźnień
2. Zbuduj relację z BRM: To naprawdę usprawnia proces
3. Korzystaj też z wsparcia po rejestracji: 12-miesięczny support jest bezcenny

Skorzystam z Business First ponownie? Zdecydowanie. Na kolejne przedsięwzięcie już to zaplanowałem.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące Business First One-Stop-Shop

Ile naprawdę trwa proces Business First?

Oficjalnie Business First podaje 7–10 dni roboczych na samą rejestrację. W rzeczywistości cały proces (wraz z przygotowaniem i kompletowaniem dokumentów) zajmuje 6–8 tygodni. Przy skomplikowanych strukturach lub trudnym due diligence nawet 10–12 tygodni.

Ile kosztuje Business First poza EUR 2.500?

EUR 2.500 obejmuje tylko koordynację. Dodatkowo musisz doliczyć: registered office (EUR 600–1.200/rok), company secretary (EUR 800–1.500/rok), księgowość (EUR 2.000–5.000/rok), ewentualnie doradztwo prawne (EUR 200–400/godz.). Przygotuj budżet min. EUR 6.000–10.000 na pierwszy rok.

Czy Business First gwarantuje otwarcie konta bankowego?

Nie. Business First pomaga w umawianiu spotkań, sprawdza dokumenty i doradza przed rozmową z bankiem. Ostateczna decyzja należy do banku. Maltańskie banki są bardzo ostrożne i często odrzucają wnioski – zwłaszcza w fintechu lub modelach międzynarodowych.

Jakie dokumenty są potrzebne do Business First?

Będziesz potrzebować: paszportów wszystkich udziałowców i dyrektorów, potwierdzenia adresu (max. 3 miesiące), biznesplanu, projekcji finansowych na 3 lata, CV dyrektorów, wypełnionych formularzy due diligence oraz potwierdzenia pochodzenia środków. Wszystkie zagraniczne dokumenty muszą być apostillowane i przetłumaczone na angielski.

Czy kwalifikuję się do Business First?

Business First jest przeznaczone dla firm mających Substantial Business Presence” na Malcie. To znaczy: minimum 2 wykwalifikowanych pełnoetatowych pracowników, realna działalność (nie sama holdingowa struktura), fizyczne biuro i jasne źródło środków. Spółki-wydmuszki są wykluczone.

Co dzieje się po założeniu spółki?

Otrzymujesz 12 miesięcy wsparcia post-registration od swojego BRM. To obejmuje: przypomnienia o compliance, pomoc przy kolejnych licencjach, kontakty do usługodawców i ogólne doradztwo przy rozwoju biznesu. Ten support jest w cenie usługi.

Czy mogę skorzystać z Business First, jeśli nie mieszkam na Malcie?

Tak, to najczęstsza sytuacja! Initial Meeting może być przeprowadzony online, wszystkie dokumenty składasz cyfrowo. Na Maltę musisz przyjechać tylko na podpisy końcowe i do otwarcia konta bankowego. Wielu klientów mieszka w Niemczech, Austrii czy innych krajach UE.

Jakie są alternatywy dla Business First?

Możesz założyć spółkę samodzielnie (tylko EUR 245 opłaty), skorzystać z lokalnych kancelarii (EUR 3.000–8.000) albo wybrać Corporate Service Provider (EUR 2.500–4.000). Przy prostych strukturach i braku presji czasowej opcja DIY jest realna.

Czy Business First pomaga w sprawach regulowanych działalności?

Tak, Business First koordynuje także z organami jak Malta Financial Services Authority (MFSA) czy Malta Gaming Authority (MGA). Nie mogą jednak zagwarantować licencji – usprawniają i wspierają proces.

Jakie są najczęstsze powody opóźnień?

Top 5 przyczyn to: brak kompletu/apostille dokumentów, kłopoty w due diligence, problemy z otwarciem konta bankowego, dodatkowe pytania organów przy działalności regulowanej oraz nierealistyczne oczekiwania aplikantów.