Spis treści Struktury maltańskie: Dlaczego dokumentacja ratuje Ci życie Różne typy struktur maltańskich i ich specyfika Kontrola podatkowa na Malcie: Te dokumenty musisz mieć pod ręką Wymogi compliance: Abecadło obowiązków dowodowych Międzynarodowe kontrole podatkowe: Gdy wiele krajów chce zabrać głos Archiwum dokumentów: Jak długo i w jaki sposób przechowywać? 7 najdroższych błędów w dokumentacji maltańskiej Praktyczne wskazówki: Jak bezstresowo przejść każdą kontrolę Najczęstsze pytania dotyczące dokumentacji maltańskiej Struktury maltańskie: Dlaczego dokumentacja ratuje Ci życie Wyobraź sobie: siedzisz rano z kawą w Sliemie, sprawdzasz maile i trafiasz na uprzejmą wiadomość z Malta Revenue Authority. Chcą zobaczyć Twoje dokumenty z ostatnich trzech lat. Rutynowa kontrola.” Brzmi relaksująco? Po dwóch latach doświadczenia na Malcie mogę powiedzieć: dobra dokumentacja to nie tylko wymóg prawny, to Twój klucz do spokojnych nocy. Maltańskie urzędy bardzo poważnie traktują zasady compliance – a międzynarodowe organy podatkowe przyglądają się coraz baczniej. Co wyróżnia struktury maltańskie? Malta to nie tylko pogoda. Dzięki członkostwu w UE i strategicznemu położeniu wyspa daje unikalne korzyści dla biznesu międzynarodowego. Struktury maltańskie to firmy lub holdingi założone zgodnie z prawem Malty, często będące częścią złożonych schematów podatkowych na skalę międzynarodową. Najczęstsze typy struktur maltańskich: Holding maltański do transakcji kapitałowych Spółki licencyjne do zarządzania IP Trading companies do międzynarodowego obrotu Pojazdy inwestycyjne dla nieruchomości czy inwestycji finansowych Dlaczego dokumentacja na Malcie to kwestia przetrwania Malta może i jest mała, ale wymagania biurokratyczne są konkretne. Malta Revenue Authority (MRA) ściśle współpracuje z innymi urzędami podatkowymi w UE. Od czasu wprowadzenia automatycznej wymiany informacji (AEI) dane płyną między krajami jak w naczyniach połączonych. Co to oznacza dla Ciebie? Jeśli w dokumentacji są luki, konsekwencje grożą nie tylko na Malcie, lecz także w kraju, z którego pochodzisz. I uwierz: nie chcesz toczyć międzynarodowej dyskusji podatkowej. Różne typy struktur maltańskich i ich dokumentacyjne niuanse Nie każda struktura maltańska jest taka sama. Wszystko zależy od działalności firmy – dlatego obowiązki dokumentacyjne są różne. Oto najważniejsze warianty: Malta Holding Companies Holdingi to crème de la crème struktur maltańskich. Zarządzają udziałami w innych firmach i korzystają z maltańskiego zwolnienia z podatku od udziałów. Brzmi prosto? Wcale tak nie jest. Szczególne wymogi dokumentacyjne: Dowody posiadanych udziałów Umowy dywidendowe i potwierdzenia wypłat Potwierdzenia substancji (zarządzanie, kontrola, decyzje) Transfer Pricing do transakcji wewnątrz grupy Spółki licencyjne Te struktury zarządzają własnością intelektualną (IP), jak znaki towarowe, patenty czy oprogramowanie. Malta oferuje tu atrakcyjne zasady, ale dokumentacja bywa wymagająca. Potrzebne są specjalne dowody: Rejestr IP z historią rozwoju Umowy licencyjne i ustalenia dotyczące opłat Dowody faktycznego rozwijania IP na Malcie Ceny rynkowe dla opłat licencyjnych (Arms Length) Trading Companies Firmy handlowe realizują międzynarodowe transakcje przez Maltę. Tu urzędy szczególnie przyglądają się realnej substancji. Typ dokumentu Cel Czas przechowywania Umowy handlowe Potwierdzenie realnej działalności 7 lat Faktury/dokumenty Dowód przychodów i zysków 7 lat Dokumentacja pracownicza Potwierdzenie substancji W trakcie zatrudnienia + 6 lat Umowa najmu biura Obecność fizyczna W trakcie trwania + 7 lat Kontrola podatkowa na Malcie: Te dokumenty musisz mieć pod ręką Kontrola podatkowa na Malcie wygląda inaczej niż np. w Niemczech. Kontrolerzy są skrupulatni, ale przeważnie pragmatyczni. Jeśli dokumentacja jest poukładana, wszystko odbywa się rzeczowo. Bazowa dokumentacja (wymagana zawsze) Niezależnie od wybranej struktury maltańskiej, te dokumenty zawsze są wymagane: Pełna dokumentacja spółki Memorandum i Articles of Association Certificate of Incorporation Wyciągi z rejestru handlowego (aktualne i historyczne) Uchwały wspólników od założenia spółki Księgowość bez luk Wszystkie księgi główne (General Ledger) Dowody wszystkich operacji gospodarczych Wyciągi bankowe wszystkich rachunków Roczne bilanse i deklaracje podatkowe Dowody substancji Umowa najmu powierzchni biurowej Dowód lokalnego zarządu Protokóły z posiedzeń Zarządu Dokumentacja podejmowanych decyzji Dodatkowe dokumenty w zależności od działalności W zależności od profilu Twojej struktury maltańskiej, obowiązki dokumentacyjne są szersze. Tu bywa ciekawie – i czasem skomplikowanie. Przy transakcjach międzynarodowych (bardzo częste!): Dokumentacja cen transferowych według standardu OECD Master File i Local File (w strukturach grupowych) Country-by-Country Reporting (przy obrotach powyżej 750 mln €) Dowód rynkowych warunków transakcji grupowych Przy usługach finansowych: Licencja MFSA i wszystkie wymagane potwierdzenia Raporty Compliance Officer Dokumentacja AML/KYC Dokumenty dotyczące zarządzania ryzykiem Przechowywanie cyfrowe vs. papierowe Malta jest zaskakująco nowoczesna w kwestii dokumentów cyfrowych. Prawie wszystko można przechowywać elektronicznie, ale uwaga: wymogi są restrykcyjne. Warunki przechowywania cyfrowego: Niezmienność dokumentów (Timestamping) Spójna strategia backupowa Szybki dostęp dla kontrolerów (24-48 godzin) Czytelność przez cały okres przechowywania Praktyczna rada: Hybrydowe rozwiązanie sprawdza się najlepiej. Kluczowe dokumenty w oryginale, reszta cyfrowo w profesjonalnym systemie do zarządzania dokumentami. Wymogi compliance na Malcie: Abecadło obowiązków dowodowych Compliance na Malcie nie jest tylko mile widziane” – tu chodzi o przetrwanie. Maltańskie urzędy bardzo podniosły standardy w ostatnich latach. Od czasu dyskusji wokół Złotego Paszportu” w 2020 roku wszyscy patrzą na ręce bardziej uważnie. Economic Substance Requirements (ESR) To punkt, który wielu bagatelizuje. Malta jako kraj UE musi wykazać, że firmy są aktywne na Malcie nie tylko na papierze. Economic Substance Requirements wymagają realnej działalności gospodarczej. Co musisz udowodnić? Core Income Generating Activities (CIGA) na Malcie Decyzje podejmowane są na Malcie Działalność sterowana jest z Malty Odpowiedni personel i biuro na Malcie Odpowiednie wydatki operacyjne Wynagrodzenia lokalnych pracowników Wyposażenie biura i firmy Lokalne koszty operacyjne Fizyczna obecność Własne lub wynajęte biuro Wyposażenie na miejscu Regularne spotkania na Malcie Obowiązki raportowe i terminy Na Malcie bez raportowania ani rusz. Terminy są ścisłe, a za spóźnienia grożą solidne kary. Raport Termin Kara za spóźnienie Annual Return Do 31 stycznia €100 + €5 dziennie Tax Return Do 30 czerwca €465 + odsetki ESR Filing Do 30 czerwca €5.000 – €50.000 Transfer Pricing Na żądanie (30 dni) Szacowanie + kary Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) UE poprzez ATAD zaostrzyła reguły gry. Malta musiała wdrożyć te dyrektywy, co szczególnie w strukturach międzynarodowych ma duże znaczenie. Kluczowe obszary ATAD: Generalna klauzula przeciwko nadużyciom (GAAR) Przepisy CFC (Controlled Foreign Company) Podatek wyjściowy przy zmianie rezydencji Ograniczenie odsetek (Interest Limitation Rules) Co to oznacza? Struktura maltańska musi mieć realny cel gospodarczy. Czysta optymalizacja podatkowa bez substancji już nie przejdzie. Międzynarodowe kontrole podatkowe: Gdy wiele krajów chce zabrać głos Tu robi się naprawdę ciekawie – i nierzadko skomplikowanie. Malta jest w UE i ma umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania z ponad 70 krajami. To oznacza: informacje płyną automatycznie między urzędami podatkowymi. Automatyczna wymiana informacji (AEI) Od 2017 r. kraje UE automatycznie wymieniają informacje podatkowe. Malta przekazuje określone dane o Twojej strukturze do kraju pochodzenia – i odwrotnie. Co jest przekazywane automatycznie? Konta bankowe i odsetki (Common Reporting Standard) Transgraniczne schematy podatkowe (DAC6) Dywidendy, odsetki, tantiemy na rzecz zagranicznych podmiotów Country-by-Country Report w grupach kapitałowych Mutual Agreement Procedures (MAP) Jeśli dwa kraje mają odmienne zdanie co do opodatkowania, można wszcząć Mutual Agreement Procedure. To procedura dyplomatyczna między administracjami podatkowymi. Typowe przypadki MAP: Korekty cen transferowych Pytania o zakład podatkowy Podwójne opodatkowanie przy zmianie rezydencji Różna interpretacja zasad podatkowych (DBA) Równoczesne kontrole To koszmar każdego doradcy podatkowego: kilka krajów kontroluje jednocześnie Twoją strukturę międzynarodową. Malta aktywnie koordynuje takie kontrole z innymi krajami UE. Jak przebiega kontrola równoczesna? Wymiana informacji między urzędami Skonsultowane zawiadomienie o kontroli Jednoczesna prośba o dokumenty we wszystkich krajach Wspólne czynności kontrolne Uzgodniona ocena wyników Moja rada: Jeśli masz strukturę międzynarodową, przygotuj się, by odpowiadać kilku krajom naraz. Spójna dokumentacja we wszystkich jurysdykcjach to ogromna wartość. Archiwum dokumentów na Malcie: Jak długo i w jaki sposób przechowywać? Obowiązki przechowywania dokumentów na Malcie są jasno określone, choć dla różnych dokumentów mogą się różnić. Uwaga: Obowiązki międzynarodowe mogą oznaczać dłuższe terminy. Podstawowe okresy przechowywania Malta stosuje unijny standard z pewnymi swoimi regułami: Typ dokumentu Okres przechowywania Podstawa prawna Dokumenty księgowe 7 lat Companies Act Deklaracje podatkowe 7 lat Income Tax Act Dokumenty VAT 7 lat VAT Act Dokumenty korporacyjne Na czas nieokreślony Companies Act Umowy o pracę Zatrudnienie + 6 lat Employment Relations Act Dokumenty cen transferowych 10 lat Income Tax Act Międzynarodowe niuanse Jeśli Twoja struktura maltańska działa w różnych krajach, konieczne mogą być dłuższe okresy przechowywania. Niemcy wymagają np. 10 lat dla niektórych dokumentów. Kluczowe zasady: Zawsze stosuj najdłuższy obowiązujący okres W razie wątpliwości: przechowuj dłużej niż wymagane Trwające kontrole zatrzymują bieg terminu Termin może się wydłużyć ze względu na przepisy podlegające rewizji Praktyczne zarządzanie dokumentacją Po dwóch latach pracy na Malcie mogę polecić sprawdzony system: Model 3-stopniowy: Dokumenty bieżące (0-2 lata) W biurze fizycznie lub w bezpiecznej chmurze Szybki dostęp do bieżącej pracy Regularne cykle backupu Dokumenty półaktywne (2-7 lat) Profesjonalny system zarządzania dokumentami Szyfrowane przechowywanie Dostęp w ciągu 24-48 godzin Archiwum (7+ lat) Długoterminowe przechowywanie zgodne z przepisami Systemy odporne na awarie Dostęp do dokumentów w ciągu 5 dni roboczych Niszczenie a ochrona danych Wielu o tym zapomina: Po upływie okresów przechowywania należy właściwie zniszczyć dokumenty. Malta ma rygorystyczne przepisy o ochronie danych (GDPR), które obejmują także dokumenty firmowe. Bezpieczne niszczenie oznacza: Udokumentowane usuwanie/zniszczenie Certyfikowane firmy niszczące Pamiętaj o backupach Dokumentuj proces niszczenia 7 najdroższych błędów w dokumentacji maltańskiej Po dwóch latach praktyki na Malcie i rozmowach z przedsiębiorcami zebrałem listę najczęstszych – i najkosztowniejszych – błędów. Te pułapki kosztują nie tylko pieniądze, ale i nerwy. Błąd #1: Zaniedbanie dokumentowania substancji Błąd: Wiele osób sądzi, że samo zarejestrowanie spółki na Malcie wystarczy. Wymogi ESR są ignorowane lub traktowane powierzchownie. Konsekwencje: Kary od €5.000 do €50.000 i możliwa utrata korzyści podatkowych. Powtarzające się przewinienia grożą nawet rozwiązaniem spółki. Jak unikać: Dokumentuj lokalne działania z dużą precyzją Organizuj regularne posiedzenia Zarządu na Malcie Zatrudnij lokalnych pracowników lub korzystaj z profesjonalnych usługodawców Wynajmij prawdziwe biuro (nie tylko adres korespondencyjny) Błąd #2: Bagatelizowanie dokumentacji cen transferowych Błąd: Transakcje wewnątrz grupy bez odpowiedniej dokumentacji cen transferowych. To tylko niewielka kwota” – słyszę często. Konsekwencje: Korekty podatkowe (primary i secondary adjustments) + odsetki i kary. Przy większych kwotach wynik może być sześciocyfrowy. Jak unikać: Przygotuj dokumentację cen transferowych dla wszystkich transakcji grupowych Porównuj ceny rynkowe (benchmarking) Dokumentuj analizę ekonomiczną z wyprzedzeniem Aktualizuj dokumentację co roku Błąd #3: Niekompletna księgowość Błąd: Brak dokumentów, niepełne księgowania, luki w ewidencji. Posprzątamy to później” – to pułapka. Konsekwencje: Szacunki organów podatkowych zazwyczaj są niekorzystne. Dodatkowo – wykroczenie i utrudnione kontrole. Jak unikać: Wprowadzaj pełną rejestrację dokumentów Korzystaj z profesjonalnego oprogramowania księgowego Miesięczne uzgadnianie i kontrole Strategia backupu dla wszystkich dokumentów Błąd #4: Przekroczenie terminów raportowania Błąd: Terminy maltańskie bywają lekceważone lub zapominane. Szczególnie ESR Filing (do 30 czerwca) często zostaje przeoczony. Konsekwencje: Automatyczne kary bez litości. Opóźnienia ESR są bardzo kosztowne (€5.000+). Jak unikać: Stwórz kalendarz compliance ze wszystkimi terminami Ustaw przypomnienia na 4-6 tygodni przed terminem Przygotuj dokumenty z wyprzedzeniem Korzystaj z profesjonalnych usług compliance Błąd #5: Ignorowanie obowiązków międzynarodowych Błąd: Obowiązki DAC6, CRS czy Country-by-Country Reporting bywają pominięte lub źle oceniane. Konsekwencje: Kary w kilku krajach jednocześnie. Dodatkowo utrudnienia w przyszłych planach podatkowych. Jak unikać: Co roku weryfikuj wszystkie obowiązki międzynarodowe Wdróż system monitorowania transgranicznego Korzystaj z doradztwa specjalistycznego przy skomplikowanych przypadkach Dokumentuj wszystkie transakcje transgraniczne Błąd #6: Słaba strategia backupowa Błąd: Dokumenty przechowywane tylko w jednym miejscu lub nieprzemyślane kopie zapasowe. Wszystko jest w chmurze” – to za mało. Konsekwencje: Utrata danych = niewywiązanie się z obowiązków przechowywania. Skutkuje to szacowaniem i karami. Jak unikać: Zasada 3-2-1 backup: 3 kopie, 2 różne nośniki, 1 poza siedzibą Regularne testy odzyskiwania danych Geograficznie oddzielone lokalizacje backupu Dokumentacja całego procesu backupowego Błąd #7: Brak profesjonalnego doradztwa Błąd: Zrobimy to sami” lub doradztwo u niekompetentnych usługodawców. Prawo maltańskie jest złożone i często się zmienia. Konsekwencje: Utracone okazje, przeoczone ryzyka i kosztowne poprawki. Oszczędność na doradztwie zwykle kosztuje znacznie więcej. Jak unikać: Inwestuj w wykwalifikowanych doradców maltańskich Korzystaj z lokalnej wiedzy przy trudniejszych zagadnieniach Regularny compliance review Śledź zmiany prawa Praktyczne wskazówki: Jak bezstresowo przejść każdą kontrolę na Malcie Z własnego doświadczenia z maltańskimi urzędami i kontrolami międzynarodowymi mogę podać kilka złotych zasad. Te wskazówki są z życia, nie z podręczników. Zasada 90 dni do przygotowania do kontroli Kontrole na Malcie zapowiadane są zwykle 90 dni wcześniej. To wydaje się dużo, ale na solidne przygotowanie to niewiele. Twoja checklista na 90 dni: Pierwsze 30 dni – inwentaryzacja: Zidentyfikuj wszystkie żądane dokumenty Sprawdź kompletność posiadanych materiałów Wypisz brakujące dokumenty i zaplanuj ich zdobycie Stwórz zespół ds. kontroli (wewnętrzny i zewnętrzny) Kolejne 30 dni – przygotowanie dokumentów: Uzupełnij brakujące dokumenty Zaktualizuj dokumentację cen transferowych Zbierz i oceń dowody substancji Wstępne konsultacje z doradcą podatkowym/prawnym Ostatnie 30 dni – dopracowanie szczegółów: Ułóż wszystkie dokumenty w logicznej kolejności Sporządź kopie cyfrowe i papierowe Omów strategię kontroli z doradcami Briefing zespołu na dzień kontroli Idealny segregator kontrolny Maltańscy kontrolerzy cenią porządek i kompletność. Dobrze zorganizowany segregator kontrolny może znacząco skrócić czas kontroli. Sprawdzona struktura: Executive Summary (1-2 strony) Przegląd działalności firmy Kluczowe dane za ostatnie 3 lata Szczególne i wymagające wyjaśnienia kwestie Dokumentacja korporacyjna Ułożone chronologicznie od założenia spółki Zakładki dla operacji kapitałowych i zmian wspólników Organigram dla złożonych struktur Dokumentacja finansowa Roczne bilanse z raportami audytowymi Deklaracje podatkowe i decyzje Miesięczne rozliczenia za rok kontroli Dowody substancji Umowy najmu i zdjęcia biura Umowy pracownicze i dokumenty potwierdzające kwalifikacje Protokóły z Board Meetings Dokumentacja decyzji Tematy specjalne Transfer Pricing Documentation Transakcje z podmiotami powiązanymi International Tax Rulings Komunikacja z kontrolerami maltańskimi Kontrolerzy na Malcie to zazwyczaj profesjonaliści nastawieni rzeczowo. Właściwa komunikacja może dużo zmienić: Dos: Bądź proaktywny i transparentny Wyjaśniaj złożone kwestie w prosty sposób Dotrzymuj obietnic i terminów Dokumentuj wszystkie rozmowy pisemnie Donts: Nie ukrywaj istotnych informacji Nie stawaj się defensywny ani konfliktowy Nie próbuj przekonywać kontrolera na siłę Nie odpowiadaj niepełnie na pytania Mądre wykorzystanie technologii Odpowiednie narzędzia pozwalają mocno ograniczyć stres: Zarządzanie dokumentami: SharePoint lub podobne narzędzia do współpracy Kontrola wersji dla ważnych dokumentów Wyszukiwarka plików do szybkiego odnajdowania Kontrola dostępu według grup użytkowników Monitoring compliance: Narzędzia do zarządzania terminami Automatyczne przypomnienia o deadline’ach Systemy workflow dla powtarzalnych procesów Dashboard statusu compliance Po kontroli: Lessons Learned Po każdej kontroli zaplanuj analizę poprocesową: Co poszło dobrze, co można ulepszyć? Których dokumentów brakowało lub nie były kompletne? Czy pojawiły się niejasności przy trudniejszych zagadnieniach? Jak zoptymalizować proces przed kolejną kontrolą? Te wnioski wprowadź do systemu compliance. Każda kolejna kontrola będzie dzięki temu coraz łatwiejsza. Najczęstsze pytania dotyczące dokumentacji maltańskiej Ile trwa typowa kontrola podatkowa na Malcie? Standardowa kontrola na Malcie trwa zwykle od 2 do 4 tygodni przy prostych strukturach i od 6 do 12 tygodni przy złożonych międzynarodowych rozwiązaniach. Dużo zależy od kompletności Twojej dokumentacji – dobre przygotowanie skraca czas znacząco. Czy mogę przedłożyć dokumenty po niemiecku? Zasadniczo tak, ale na żądanie każdy dokument musi być przetłumaczony na angielski. Malta jako kraj UE akceptuje dokumenty po niemiecku, ale często wymaga poświadczonych tłumaczeń kluczowych materiałów. Moja rada: przygotowuj ważne umowy od razu dwujęzycznie. Co zrobić, jeśli nie mogę znaleźć dokumentu? Braki w dokumentacji są problematyczne, ale nie beznadziejne. Możesz wykorzystać dokumenty zastępcze – wyciągi z banku, archiwum mailowe czy zeznania świadków. Kluczowe: udokumentować próby odzyskania dokumentów. Maltańscy kontrolerzy wykazują zrozumienie przy udowodnionych stratach (np. awarie IT). Czy potrzebuję maltańskiego prawnika do kontroli? Niekoniecznie, ale przy złożonych przypadkach warto. Lokalny prawnik zna procedury kontroli i może pomóc przy sporach. W rutynowych sprawach często wystarczy kompetentny doradca podatkowy. Najważniejsza jest ekspercka wiedza o Malcie, a nie narodowość doradcy. Jak często Malta przeprowadza kontrole podatkowe? Malta stosuje podejście oparte na ryzyku. Nowe spółki są sprawdzane zwykle po 2-3 latach, potem zazwyczaj co 5-7 lat. Struktury międzynarodowe i podejrzane deklaracje podatkowe są kontrolowane częściej. Czy podpis elektroniczny jest na Malcie ważny prawnie? Tak, Malta w pełni uznaje kwalifikowane podpisy elektroniczne zgodnie ze standardem UE (eIDAS). Do większości dokumentów biznesowych wystarczy zwykły podpis elektroniczny. W przypadku aktu notarialnego lub niektórych uchwał korporacyjnych nadal może być wymagany podpis własnoręczny. Jaka jest różnica między Annual Return a Tax Return? Annual Return to zgłoszenie korporacyjne do rejestru spółek (Companies House) – dotyczy wspólników, dyrektorów i kapitału zakładowego. Tax Return to zeznanie podatkowe składane do Malta Revenue Authority. Mają różne terminy i zakres – nie myl ich! Czy mogę trzymać dokumenty w chmurze? Tak, ale pod pewnymi warunkami. Chmura musi być hostowana w UE (GDPR), zapewniać nienaruszalność danych i umożliwiać szybki dostęp. Ważne: potrzebny jest profesjonalny system backupów i udokumentowane standardy bezpieczeństwa. Jakie kary grożą za niekompletną dokumentację? Kary zależą od wykroczenia: spóźniony Annual Return to €100 plus €5 dziennie. ESR – już od €5.000 w górę. Poważne przewinienia compliance mogą kosztować do €50.000 i utratę ulg podatkowych. Powtarzające się błędy grożą rozwiązaniem spółki. Czy muszę dokumentować wydatki prywatne? Tylko jeśli są związane z biznesem. Przy wydatkach mieszanych (np. samochód, telefon) musisz wydzielić część prywatną od firmowej. Maltańscy kontrolerzy szczególnie dokładnie analizują koszty podróży, reprezentacji i rozrywki. Prowadź szczegółowe dowody celu służbowego.
