Innholdsfortegnelse Hvorfor du trenger profesjonelle kontraktsmaler for ditt Malta-selskap Directors Agreement Malta: Den viktigste avtalen for din virksomhet Arbeidskontrakter på Malta: Slik setter du dem opp – fra fjernarbeid til fulltid Andre viktige kontraktsmaler for Malta-selskaper Hvor du finner pålitelige kontraktsmaler for Malta Ofte stilte spørsmål om Malta-kontraktsmaler Du har startet ditt Malta-selskap og tenker nå: Kontrakter? Det kan jeg da raskt sette sammen selv. Stopp! Jeg vet at det er fristende å spare på kontraktsmaler. Men tro meg: Etter to år på øya og utallige samtaler med gründere som måtte gjøre dyre endringer i kontraktene sine, kan jeg kun si én ting: Invester i profesjonelle juridiske dokumenter fra dag én. Malta er et EU-land med engelsk som offisielt språk – men det gjelder egne lover her, som skiller seg fra ditt hjemland. Spesielt når det gjelder Directors Agreements, arbeidskontrakter og aksjonæravtaler finnes det feller som senere kan koste deg dyrt. Hvorfor du trenger profesjonelle kontraktsmaler for ditt Malta-selskap Før jeg forklarer de viktigste kontraktstypene, la oss være ærlige: Malta er verken Tyskland, Sveits eller Østerrike. Det merker du senest når du møter en maltesisk advokat for første gang og får høre at din internasjonale standardkontrakt rett og slett ikke fungerer her. Forstå de juridiske særegenhetene i Malta Malta følger et Common Law-system (ligner Storbritannia), mens de fleste EU-land bruker Civil Law. Dette betyr: Presedens og dommerpraksis har mer betydning her enn i Tyskland eller Østerrike. Kontraktene dine må ta hensyn til dette. Et eksempel fra virkeligheten: En tysk bedriftseier brukte sine vanlige oppsigelsesklausuler i maltesiske arbeidskontrakter. Resultatet? Ett år senere stod han foran Industrial Tribunal (maltesisk arbeidsrett) og måtte utbetale en femsifret kompensasjon fordi klausulene hans ikke var gyldige i henhold til maltesisk lov. Typiske kostnadsfeller ved hjemmelagde kontrakter Her er de vanligste dyre feilene jeg ser blant Malta-nybegynnere: Feil tvisteløsningsklausuler: Du ønsker ikke å ende i en maltesisk rettssak hvis du kan unngå det – men klausulen må være juridisk vanntett Uklare oppsigelsesfrister: På Malta gjelder andre frister enn i Tyskland (oppsigelsestid opptil 3 måneder er vanlig) Glemte Tax Residence-klausuler: Uten riktig formulering risikerer du negative skattemessige konsekvenser Manglende compliance-bestemmelser: Malta tar AML (Anti-Money Laundering) svært alvorlig – dette må reflekteres i kontraktene dine Hva skiller Malta fra andre EU-land? De største forskjellene finner du innen tre områder: Aspekt Malta Tyskland/Østerrike Rettsystem Blanding av Common Law og Civil Law Ren Civil Law Offisielle språk Maltese og engelsk Tysk Kontraktsspråk Oftest engelsk, av og til maltesisk Tysk Rettsprosess Ofte langvarig (1-3 år) Mer strukturert, men også tidkrevende Directors Agreement Malta: Den viktigste avtalen for din virksomhet Directors Agreement er kontrakten mellom ditt maltesiske selskap og deg som daglig leder. Høres enkelt ut? Det er det ikke. Denne kontrakten regulerer ikke bare arbeidsoppgaver og godtgjørelse, men også sentrale skattemessige aspekter ved din Malta-struktur. Hva bør en Directors Agreement inneholde? En profesjonell Directors Agreement for Malta bør omfatte: Duties and Responsibilities: Klart definerte oppgaver som direktør Remuneration Structure: Hvordan og når får du utbetalt lønn? Tax Residence Clauses: Kritisk for skattemessig optimalisering Confidentiality Provisions: Beskyttelse av sensitive selskapsdata Termination Procedures: Hvordan avsluttes samarbeidet Indemnity Clauses: Vern mot personlig ansvar Særlig viktig: Tax Residence-klausulene. Hvis du mottar Directors Fees som ikke-maltesisk resident, kan ulike skatteregler gjelde. Feil utformet kontrakt kan føre til uønsket skatteplikt på Malta. Unngå vanlige feil i Directors Agreements Typiske feller jeg ser igjen og igjen: Utydelig Ordinarily Resident-definisjon: Malta skiller mellom Resident og Ordinarily Resident – dette kan være forskjellen mellom 35 % og 5 % skatt Manglende Substance Requirements: Din Directors Agreement må vise reell forretningsvirksomhet på Malta Glemte MFSA-compliance: Regulerte selskaper har skjerpede krav Feil valuta-klausuler: Euro, USD eller maltesisk lira (historisk) – dette må avklares Mal vs. skreddersydd kontrakt Realiteten: En grunnmal koster 200–500 euro, mens en skreddersydd kontrakt fra toppadvokat koster 2.000–5.000 euro. Til å begynne med holder det ofte med en profesjonell mal, men sørg for at en maltesisk advokat gjennomgår den. Mitt tips: Start med en god mal og få den tilpasset av en lokal advokat for 300–500 euro. Dette er det perfekte mellomnivået mellom kostnad og trygghet. Arbeidskontrakter på Malta: Slik setter du dem opp – fra fjernarbeid til fulltid Planlegger du å ansette medarbeidere på Malta? Da bør du vite: Maltesisk arbeidsrett er mer arbeidstaker-vennlig enn mange tror. Her gjelder ikke det tyske Fire at Will-prinsippet, men klare beskyttelsesregler. Maltesisk arbeidsrett i korte trekk Dette er de viktigste punktene for arbeidskontraktene dine: Prøvetidsordning: Maksimum 6 måneder i nye stillinger Oppsigelsestid: Avhenger av ansettelsens lengde, 1–12 uker Minstelønn: For tiden 195,92 euro per uke (per 2024) Ferie: Minst 24 arbeidsdager per år Sykepermisjon: Inntil 12 ukers betalt sykefravær i året Noe mange ikke vet: Malta har svært spesifikke regler for Redundancy (oppsigelser grunnet driftsforhold). Du kan ikke bare nedbemanne uten å følge visse prosedyrer. Spesielt for internasjonale ansatte Hvis du ansetter EU-borgere eller tredjelandsstatsborgere innebærer det egne vurderinger: Ansatt-type Work Permit påkrevd? Særregler EU-borgere Nei Fri arbeidsrett, men ID-kort etter 3 måneder EØS-borgere Nei Behandles likt som EU-borgere Tredjestatsborgere Ja Employment License kreves, komplisert prosess Remote Workers Kommer an på Nomad Residence Permit mulig Mal for ulike arbeidsmodeller Kontraktsklausulene dine må tilpasses arbeidsmodellen: Fulltid på kontoret: Standard arbeidskontrakt med alle lovbestemmelser Remote/hybrid: Ekstra klausuler om arbeidsplass, utstyr og datasikkerhet Deltid: Pro-rata-beregning av alle fordeler, tydelig fastsatt arbeidstid Frilans/kontraktør: Service Agreement i stedet for Employment Contract (viktig for skatt!) En typisk feil: Å behandle frilansere som ansatte. Malta sjekker nøye at det faktisk er reelt selvstendig oppdrag og ikke skjult ansettelse. Andre viktige kontraktsmaler for Malta-selskaper I tillegg til Directors Agreement og arbeidskontrakter trenger ditt Malta-selskap flere juridiske dokumenter. Her er de viktigste: Aksjonæravtaler Dersom du ikke er eneste eier, er en Shareholder Agreement (aksjonæravtale) uunnværlig. På Malta regulerer denne: Voting Rights: Hvordan fattes beslutninger? Transfer Restrictions: Hvem kan selge aksjer til hvem? Exit Strategies: Hva skjer ved konflikt eller uttreden? Dividend Policies: Hvordan utbetales overskudd? Tag-Along/Drag-Along Rights: Vern for minoritetsaksjonærer Særpreg Malta: I internasjonale selskapsstrukturer må ofte flere jurisdiksjoner tas hensyn til. Tyske og amerikanske investorer har ulike skattemessige behov. Service Agreements for internasjonale kunder Sannsynligvis vil ditt Malta-selskap tilby tjenester til internasjonale kunder. Disse Service Agreements må utformes svært presist: Scope of Work: Nøyaktig beskrivelse av tjenester Payment Terms: Valuta, tidspunkt, forsinkelsesrente Intellectual Property: Hvem eier resultatene? Liability Limitations: Ansvarsbegrensning i tråd med maltesisk lov Dispute Resolution: Hvor og hvordan avgjøres tvister? Viktig: Har du EU-kunder må du sikre GDPR-compliance. Malta er svært strenge på personvern. Leiekontrakt for kontorlokaler For mange Malta-selskaper er fysisk kontor obligatorisk (Substance Requirements). Det finnes spesielle punkter i maltesiske leiekontrakter: Aspekt Malta-standard Tips Depositum 2–6 måneders husleie Alltid dokumenter skriftlig Kontraktsvarighet Som regel 3–5 år Forhandle break-klausuler Oppsigelsestid 3–6 måneder Viktig for internasjonale strukturer Felleskostnader Ofte ikke inkludert Sjekk ekstra for fellesarealer, strøm mv. Hvor du finner pålitelige kontraktsmaler for Malta La oss komme til det praktiske: Hvor får du gode kontraktsmaler uten å bruke en formue? Etter to års erfaring kan jeg anbefale ulike veier – avhengig av budsjett og hvor kompleks selskapet ditt er. Advokatfirmaer vs. nettbaserte maler Sannheten er: For 90 % av Malta-selskaper er profesjonelle maler fra anerkjente kilder tilstrekkelig. Bare ved komplekse strukturer (flere land, regulerte bransjer, store transaksjonsvolum) trenger du skreddersydde kontrakter fra start. De beste advokatfirmaene på Malta: Ganado Advocates (for store internasjonale avtaler) Camilleri Preziosi (sterke på selskapsrett) GTG Advocates (egnet for teknologiselskaper) Fenech & Fenech Advocates (tradisjonelle, men solide) Nettplattformer for malverk: Malta Business Registry (offisielle grunnmaler) MFSA Templates (for regulerte formål) Kostnad og verdi sammenliknet Her er en realistisk kostnadsoversikt: Kontraktstype Grunnmal Jur. gjennomgang Skreddersydd Directors Agreement 200–400€ 300–600€ 1.500–3.000€ Arbeidskontrakt 100–200€ 200–400€ 800–1.500€ Shareholder Agreement 300–500€ 500–800€ 2.000–5.000€ Service Agreement 150–300€ 250–500€ 1.000–2.500€ Mine anbefalinger for oppstarten Basert på mine erfaringer med Malta-selskaper, er dette mitt veikart: Fase 1 (Startup): Profesjonelle maler + lokal advokat for gjennomgang (budsjett: 1.000–2.000€) Fase 2 (Vekst): Skreddersy de viktigste kontraktene (budsjett: 3.000–5.000€) Fase 3 (Skalering): Komplett skreddersydd kontraktspakke (budsjett: 10.000€+) Min generelle anbefaling: Invester tidlig i en god maltesisk advokat for en grunnleggende konsultasjon. Én times samtale koster 200–400 euro, men kan spare deg for titusenvis i etterarbeid. Insider-tips: Mange maltesiske advokater tilbyr Company Formation Packages som inkluderer basisavtaler. Dette er ofte rimeligere enn å kjøpe enkeltstående dokumenter. Ofte stilte spørsmål om Malta-kontraktsmaler Kan jeg bruke tyske kontraktsmaler for mitt maltesiske selskap? Nei, det er ingen god idé. Maltesisk lov skiller seg betydelig fra tysk rett. Tyske klausuler kan være ugyldige eller til og med skadelige for deg. Må Directors Agreement være på engelsk eller maltesisk? Engelsk er fullt ut tilstrekkelig og foretrukket, siden det er forretningsspråket på Malta. Maltesisk er kun nødvendig om alle parter ønsker det. Hvor ofte bør jeg oppdatere kontraktsmalene? Minst hver 2.–3. år eller ved relevante lovendringer. Malta tilpasser jevnlig skatte- og selskapslovgivningen i tråd med EU. Hva skjer om jeg jobber uten Directors Agreement? Det er risikabelt. Du har da ikke noe klart juridisk rammeverk for virksomheten din, noe som kan gi både skattemessige og ansvarsmessige problemer. Trenger jeg ulike arbeidskontrakter for EU- og ikke-EU-ansatte? Ja, absolutt. Visum- og arbeidstillatelseskravene er helt ulike og må reflekteres i kontrakten. Kan jeg bare kopiere og bruke online kontraktsmaler? Teoretisk mulig, men risikabelt. Gratis maler er ofte utdaterte eller ufullstendige. Invester heller i gjennomprøvde maler. Hva koster det å bruke feil kontrakter? Det kan bli svært dyrt. Etterbetalinger, ekstra skatter eller ugyldige kontrakter kan fort koste femsifrede beløp. Må jeg ha Directors Agreement selv om jeg er eneste eier? Dersom du er Director for ditt eget Malta-selskap anbefales det absolutt – spesielt for skatteoptimalisering. Hvordan finner jeg en god maltesisk advokat for kontrakter? Anbefalinger fra andre næringsdrivende, Malta Chamber of Commerce eller Malta Business Registry har lister over kvalifiserte advokater. Kan jeg inngå kontrakter på tysk? Juridisk mulig, men ikke praktisk. Maltesiske domstoler og myndigheter arbeider på engelsk og maltesisk. Tyske avtaler må oversettes.
