Innholdsfortegnelse Malta substance requirements 2025: Hva har endret seg Economic substance test: De 5 hovedkriteriene for Malta-selskaper Malta holding substance requirements: Særregler for holdingselskaper Compliance-standarder 2025: Dokumentasjon og bevisføring Praktisk gjennomføring: Slik oppfyller du substanskravene Vanlige compliance-feil og hvordan unngå dem Fremtidsutsikter: Hva mer 2025 vil bringe Ofte stilte spørsmål Kjenner du deg igjen? Du tror Malta-selskapet ditt går som smurt, men plutselig tikker det inn et brev fra de maltesiske skattemyndighetene. Nå må du bevise at selskapet ditt ikke bare finnes på papiret, men har faktisk økonomisk substans på Malta. Velkommen til realiteten med strengere compliance-standarder i 2025. Etter to år på øya og utallige samtaler med skatterådgivere, entreprenører og frustrerte bedriftsledere, kan jeg love deg én ting: Tiden for postkasseselskaper er definitivt forbi. Skal du drive et Malta-selskap i dag, må du kunne dokumentere reell substans – ellers risikerer du store problemer med internasjonale skattemyndigheter. Den gode nyheten? Med rett forberedelse og innsikt i dagens regelverk er dette fullt mulig. Den dårlige? Uvitenhet blir dyrt i 2025. Malta substance requirements 2025: Hva har endret seg Året 2025 fører med seg de strengeste substanskravene til Malta-selskaper noensinne. Det som før ble akseptert som skatteoptimalisering, granskes nå på en helt ny måte. Nye EU-direktiver og konsekvenser Den EU Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) har virkelig satt press på Malta. Fra januar 2025 gjelder det skjerpede regler for anerkjennelse av maltesiske selskaper innenfor EU. Hva betyr det for deg? Selskapet må kunne dokumentere faktisk drift på Malta – ikke bare en registrering. Her er hovedendringene i korthet: Minimum economic activity test: Selskaper må bevise en minimum forretningsaktivitet i forhold til sine inntekter Skjerpede dokumentasjonskrav: Mer omfattende dokumentplikt på alle forretningsaktiviteter Real business purpose test: Hver transaksjon må ha et reelt økonomisk formål Kvartalsvis compliance rapportering: Rapporter til Malta-myndighetene hver kvartal OECD BEPS-oppdateringer for Malta OECD Base Erosion and Profit Shifting (BEPS)-initiativet har snudd Malta sitt skattesystem på hodet. Som EU-medlem må Malta gjennomføre alle BEPS-tiltak – noe som får direkte følger for selskapsstrukturen din. Særlig aktuelt er Action 5 (Harmful Tax Practices): Malta har måttet endre sitt IP-box regime og innføre strengere nexus-regler. Hvis du håndterer immaterielle eiendeler via Malta, må du vise at utviklingsaktivitetene faktisk foregår på øya. Skjerpede economic substance requirements Economic substance requirements (ESR) er selve hjertet i det nye compliance-regimet. Tidligere holdt det med en lokal direktør og en postadresse – nå krever Malta målbar økonomisk aktivitet. Det nye ESR-rammeverket bygger på fem pilarer jeg forklarer nærmere i neste del. Spoiler: Et virtuelt kontor i Sliema er langt fra nok. Hva betyr dette for deg? Beregn minst 6–12 måneders forberedelsestid for å bygge opp reell substans. Korte løsninger fungerer ikke lenger. Economic substance test: De 5 hovedkriteriene for Malta-selskaper Economic substance test er alfa og omega for ditt maltesiske selskap. Følgende fem kriterier avgjør om selskapet får status som substansielt, eller om det blir avvist som omgåelse av skatteregler. Ledere og kontroll på Malta Kjernen av ledelse og kontroll betyr at viktige beslutninger må tas fysisk på Malta. CEO trenger ikke være på kontoret hver dag, men selskapets strategiske avgjørelser må fattes på stedet. Dette innebærer konkret: Minst 6 styremøter årlig på Malta Protokollføring av viktige forretningsbeslutninger Bevis for at styremedlemmer faktisk var til stede på Malta Lokal kontroll over bankkontoer og investeringsbeslutninger Jeg kjenner en tysk gründer som gjennomførte styremøtene sine via Zoom fra München. Det gikk tre år – så spurte Malta-myndighetene. Resultat: over 150.000 euro i etterberegnet skatt. Reell forretningsaktivitet i forhold til inntekter Adequate business activity-kriteriet er det vanskeligste. Malta undersøker om selskapets aktivitet står i rimelig forhold til inntektene. Et selskap med fem millioner euro i omsetning kan ikke drives med bare en deltidsassistent. Årlig omsetning Minimum forretningsaktivitet Typiske kostnader Inntil 500.000€ 1 heltidsansatt 35.000–45.000€ 500.000€ – 2 mill. € 2–3 ansatte + ledelse 80.000–120.000€ 2 mill. € – 10 mill. € 5+ ansatte + toppledelse 200.000–350.000€ Over 10 mill. € Full lokal operasjon 500.000€+ Kvalifiserte ansatte på stedet Adequate employees betyr ikke bare «varme kropper», men også relevant fagkompetanse. Maltas myndigheter følger nøye med på om dine ansatte virkelig har kvalifikasjonene virksomheten trenger. For et IT-holdingselskap holder det ikke med bare en regnskapsfører – du trenger også noen med teknisk kompetanse. For et eiendomsselskap trengs ikke bare en jurist, men også eiendomsekspertise. Praktisk tips: Dokumenter de ansattes kvalifikasjoner nøye. CV, sertifikater, kursbevis – alt som viser at du har de riktige folkene. Tilstrekkelige driftskostnader på Malta Kriteriet adequate operating expenditure sjekker om kostnadene dine på Malta står i stil til forretningsaktiviteten. Et konsulentselskap med to millioner euro i omsetning som bare har 30.000 euro i Malta-kostnader, vekker mistanke. Vanlige driftsutgifter inkluderer: Lønn (hovedposten) Kontorleie og felleskostnader IT-infrastruktur og programvarelisenser Professional services (advokat, regnskapsfører) Markedsføring og forretningsutvikling Reisekostnader for Malta-relatert virksomhet Fysisk tilstedeværelse og forretningslokaler Fysisk tilstedeværelse må reflektere aktiviteten din. Et delt kontor i Valletta kan være nok for et lite konsulentselskap, men ikke for en stor trading-virksomhet. De maltesiske myndigheter ser på: Kontorareal som passer til antall ansatte Utstyr som matcher virksomheten Reell bruk (ikke bare postboks) Lange leiekontrakter som tegn på seriøs drift Hva betyr dette for deg? Sett av minst 1.500–3.000 euro i måneden til hensiktsmessige kontorlokaler i sentrale strøk. Billige løsninger avsløres raskt. Malta holding substance requirements: Særregler for holdingselskaper Malta-holdingselskaper er spesielt i søkelyset til skattemyndighetene. Hvorfor? Her ligger det største potensialet for skatteplanlegging – og dermed også størst risiko for misbruk. Minimum substans for passive inntekter For passive inntekter som utbytte, renter eller lisensinntekter stilles det lavere substanskrav. Men obs: «Lavere» betyr ikke «ingen». Malta krever for holdingselskaper minst: Et kvalifisert styre med minst én Malta-basert direktør Tilstrekkelig administrativ infrastruktur Dokumenterte investeringsstrategier og due diligence-prosesser Regelmessig overvåkning av eierskapsstrukturen Det virker kanskje lett, men har sine feller. Jeg har sett et tilfelle der en tilsynelatende enkel holding fikk store problemer grunnet manglende møtereferater fra investeringskomiteen. Administrativ substans vs. operativ substans Malta skiller mellom administrativ substans og operasjonell substans. Rene holdingselskaper kan greie seg med mindre operasjonell substans, men må kunne vise til desto sterkere administrativ struktur. Substanstype Ren holding Operativ holding Minimum bemanning 1–2 kvalifiserte ansatte 3+ ansatte (avhengig av aktivitet) Styremøter Kvartalsvis Månedlig Dokumentasjon Fokus på investeringer Fokus på drift Årlige kostnader 60.000–100.000€ 150.000€+ Styremøter og beslutningsprosesser Board composition i Malta-holdingen din er avgjørende. En maltesisk nominee-direktør som bare godkjenner alt, holder ikke lenger. Lokale styremedlemmer må ha og utøve reell beslutningsmyndighet – dokumentert. Best practice for styremøter: Forberedelse: Send ut agenda minst 48 timer i forkant Deltakelse: Fysisk tilstedeværelse på Malta dokumenteres Referat: Detaljerte føringer på alle beslutninger Oppfølging: Tiltak og vedtak må realiseres i etterkant En skatterådgiver i Valletta sa til meg: Kvaliteten på styremøtene avgjør kvaliteten på substansen din. Det stemmer svært godt. Hva betyr dette for deg? Invester i kvalifiserte lokale styremedlemmer og profesjonelle styreprosesser. Det koster mer – men kan spare deg millioner i etterberegnet skatt. Compliance-standarder 2025: Dokumentasjon og bevisføring Dokumentasjonen er ryggraden i substansstrategien din. Uten solide dokumenter er selv den beste drift verdiløs. Maltas compliance-standarder for 2025 er nådeløse: Alt som ikke er dokumentert, anses ikke å ha skjedd. Hvilke dokumenter trenger du? Essential documentation for Malta-selskaper omfatter nå langt mer enn før. Her er hele sjekklisten jeg har satt opp gjennom årene: Corporate governance-dokumenter: Vedtekter og organisasjonsavtaler (alltid oppdatert) Styremøteprotokoller med detaljerte beslutninger Generalforsamlingsreferater Utnevnelse og fratreden av styremedlemmer Signaturfullmaktsmatriser Opptegnelser for forretningsaktivitet: Detaljerte forretningsplaner og oppdateringer Kontrakter med kunder, leverandører og tjenesteytere Fakturaoversikter og betalingsdokumentasjon Bankutskrifter med forretningsmessig begrunnelse Due diligence-rapporter for alle større transaksjoner Arbeidsforhold og drift: Arbeidsavtaler og stillingsbeskrivelser Lønningslister og skatterapportering Leiekontrakt på kontorlokaler og strømregninger Dokumentasjon på IT-infrastruktur Forsikringspoliser Pro-tips: Bruk et digitalt dokumenthåndteringssystem. Papirkaos er sjanseløst ved revisjon. Rapporteringsplikt overfor Malta-myndighetene Malta har skjerpet sine reporting requirements betydelig i 2025. Det kreves ikke bare årlig, men også kvartalsvis rapportering. Kvartalsrapporter skal inneholde: Oppsummering av forretningsaktivitet med nøkkeltall Antall ansatte og lønnskostnader Omsetning og driftskostnader generert fra Malta Styremøtereferat og hovedvedtak Transaksjoner mellom tilknyttede parter (ekstra viktig) Årlig rapport innbefatter: Reviderte årsregnskaper Economic substance-return (ESR) Transfer pricing-dokumentasjon Country-by-country-report (hvis relevant størrelse) Informasjon om reelle eiere CBC-rapportering og internasjonal åpenhet Country-by-country reporting (CbC) er pliktig for store Malta-selskaper. Ved konsolidert omsetning på over 750 millioner euro må du redegjøre detaljert for hvor gevinster skapes og skatt betales. CbC-rammeverket krever: Omsetning: Skilt på tilknyttet/ikke-tilknyttet part Resultat: Før skatt per jurisdiksjon Skatt: Betalt og påløpt Nøkkelindikatorer: Ansatte, eiendeler m.m. Også hvis du ligger under 750 millioners-grensen, bør du forberede deg. OECD diskuterer allerede å senke grensen til 200 millioner euro. Hva betyr dette for deg? Begynn tidlig med strukturert dokumentasjon. Etterarbeid blir dyrt og gir ofte hull. Praktisk gjennomføring: Slik oppfyller du substanskravene Nok teori – la oss bli konkrete. Hvordan oppfyller du substanskravene i praksis uten å sprenge budsjettet? Etter to år med prøving og feiling har jeg noen snarveier å dele. Ansatte på Malta: Fast ansatt vs. service provider Bemanning er største kostnadsdriver. Fulltidsansatte på Malta er dyrt – men myndighetene ser skeptisk på service providere. Løsningen? Finne riktig balanse. Fast ansettelse lønner seg for: Nøkkelroller (CEO, CFO, operasjonsleder) Oppgaver som krever reell kontroll Compliance- og risikostyring Kundeoppfølging og forretningsutvikling Service provider fungerer for: Administrative oppgaver (HR, lønn, enkel bokføring) IT-support og vedlikehold Juridisk og skattemessig rådgivning (etablerte firma) Markedsføring og PR Realistiske lønnskostnader for kvalifiserte ansatte på Malta: Stilling Bruttolønn p.a. Totale kostnader Operasjonsleder 45.000–65.000€ 55.000–80.000€ Compliance-officer 35.000–50.000€ 45.000–65.000€ Administrasjonsassistent 25.000–35.000€ 30.000–45.000€ Forretningsutvikler 40.000–60.000€ 50.000–75.000€ Leie av kontorlokaler: Hva er nok? Når det gjelder kontor gjelder: Kvalitet foran kvantitet. Et profesjonelt 100kvm kontor i sentral beliggenhet gir bedre inntrykk enn 200kvm i et anonymt industriområde. Topplokasjoner for forretning: Valletta: Prestisje – dyrt (30–50€/kvm) Sliema/St. Julians: Business-hub, god infrastruktur (25–40€/kvm) Ta Xbiex: Velkjent businessområde (20–35€/kvm) Gzira: Fremvoksende, moderate priser (18–30€/kvm) Viktig: Følg med på felleskostnader og strøm. Det som markedsføres som 25€/kvm kan fort ende på 35€/kvm. Viktige krav til Malta-kontoret: Separate rom for konfidensielle samtaler Profesjonell IT-infrastruktur Møterom for styremøter Tilstrekkelig sikkerhet (viktig for compliance) Parkering (ikke undervurder Maltas trafikkutfordringer) Styresammensetning og lokale direktører Valg av lokal direktør er avgjørende. En billig nominee-direktør kan koste deg millioner hvis han/hun svikter i revisjonen. Kvalitetskriterier for Malta-direktører: Relevant bransjeerfaring (ikke bare jus eller regnskap) Dokumentert bosetting på Malta God vandel Tilgjengelighet for jevnlige styremøter Forståelse for din forretning Kostnadsoversikt for kvalifiserte styremedlemmer: Senior fagpersoner: 25.000–50.000€ årlig Eksperter uten daglig drift: 15.000–30.000€ årlig Spesialkompetanse: 5.000–15.000€ ekstra Min anbefaling: Ikke spar inn på styret. En erfaren, lokal forretningsmann med forståelse er gull verdt. Kostnadsplan for reell substans La oss være ærlige: Ekte substans koster. Her er en realistisk kostnadsoversikt etter selskapsstørrelse: Liten virksomhet (opptil 1 mill. € omsetning): Kontorlokaler: 30.000–50.000€ Lønnskostnader: 60.000–100.000€ Profesjonelle tjenester: 15.000–25.000€ IT og utstyr: 8.000–15.000€ Totalt: 113.000–190.000€ årlig Mellomstor virksomhet (1–10 mill. € omsetning): Kontorlokaler: 50.000–80.000€ Lønnskostnader: 150.000–300.000€ Profesjonelle tjenester: 25.000–50.000€ IT og utstyr: 15.000–30.000€ Totalt: 240.000–460.000€ årlig Hva betyr dette for deg? Sett av minst 10–15 % av Malta-omsetningen til substanskostnader. Alt under det virker mistenkelig. Vanlige compliance-feil og hvordan unngå dem På to år på Malta har jeg sett de fleste tenkelige compliance-feilene. Gode nyheter: De fleste kan unngås hvis du vet hva du skal se etter. Gjenkjenne og unngå fiktiv substans Fiktiv substans river ned all compliance. Maltas skattemyndigheter har fått nesen opp for dette og lukter gjennomskuede samlebåndsløsninger på lang avstand. Røde flagg som avsløres raskt: Styremøter som alltid varer nøyaktig 15 minutter Ansatte som jobber for 20 andre selskaper samtidig Kontorer som minner mer om tannlegepraksis fra 80-tallet Transaksjoner kun mellom konsernselskaper Management fees som alltid er runde tall (f.eks. 100.000€, aldri 97.346€) Slik bygger du ekte substans: Start with why: Definer klare forretningsmål for dine Malta-aktiviteter Tenk langsiktig: Planlegg for 3–5 år fremover Invester i folk: Dyktige ansatte er din beste complianceforsikring Dokumentér alt: Men det må være ekte, ikke konstruert Vær konsekvent: Historien må henge sammen Lukke dokumentasjonsgap Documentation gaps er en klassiker blant compliance-feil. Du har reell substans, men kan ikke dokumentere den? Da har du et problem. Typiske dokumentasjonsmangler: Manglende protokoller fra viktige styrevedtak Ufullstendige personalopplysninger Slarvet finansiell rapportering Manglende due diligence-dokumentasjon Hull i kommunikasjonshistorikken Mitt velprøvde dokumentasjonssystem: Dokumenttype Oppdateringsfrekvens Oppbevaringstid Styremøteprotokoller Etter hvert møte Permanent Finansielle opptegnelser Månedlig 7 år Personalmapper Ved endringer 5 år etter avslutning Kontraktsdokumentasjon Ved inngåelse/endring Kontraktstid + 3 år Timing ved substansoppbygging Tidsfeil er særlig skjebnesvangert: Du bygger opp substans først når myndighetene spør. Det tolkes som tilståelse og gjør vondt verre. Den gylne regelen: Substans må etableres før økonomiske aktiviteter starter – ikke etterpå. Optimal tidslinje for substansoppbygging: Måned 1–2: Selskapsstiftelse og grunnleggende utstyr Måned 3–4: Kontor med første ansettelser Måned 5–6: Styre på plass og operative aktiviteter i gang Måned 7–8: Dokumentasjonssystem og rutiner Måned 9–12: Full operativ substans Fra måned 13: Første større forretningstransaksjoner Hastejobber funker dårlig. Et italiensk holdingselskap jeg kjenner prøvde å bygge opp substans på tre måneder. Resultat: 2 millioner euro i skattekrav. Hva betyr dette for deg? Planlegg langsiktig og bygg substans systematisk. Tålmodighet lønner seg – utålmodighet er kostbart. Fremtidsutsikter: Hva mer 2025 vil bringe Maltas compliance-landskap endrer seg i rekordfart. Å tro at dagens regler er slutten på reisen, er en stor feil. Her er hovedendringene vi kan vente oss fremover. Pillar Two-implementering på Malta Pillar Two (OECDs globale minimumsskatt) vil totalt forandre Maltas skatteregime. Fra 2025 vil 15%-minsteskatt gjelde for multinasjonale konsern med omsetning over 750 millioner euro. Hva betyr dette for Malta-selskaper: Substans er konge: Kun selskaper med reell økonomisk aktivitet kan få unntak Kompliserte utregninger: Test av effektiv skattesats blir et mareritt for rådgivere Etterbeskatning: Hvis Malta-skatten ikke holder, betaler morselskapet mellomlegget Safe harbours: Enkelte aktiviteter unntas – kun hvis substansen kan dokumenteres DAC6 og rapporteringskrav EU Directive on Administrative Cooperation (DAC6) skjerper inn rapporteringsplikten for grenseoverskridende skatteordninger. Fra 2025 må Malta dele mye mer informasjon med andre EU-land. Utvidede rapporteringskrav inkluderer: Grenseoverskridende ordninger med bestemte kjennetegn Aggressiv skatteplanlegging Informasjon om reelle eiere i sanntid Transaksjoner med tilknyttede parter over visse terskler Altså: Maltastrukturen din blir mer gjennomsiktig enn noensinne. Diskresjon blir luksus kun de færreste kan tillate seg. Brexits betydning for UK–Malta-strukturer Brexit-effekten treffer UK–Malta-strukturer med forsinkelse. Mange dobbeltbeskatningsavtaler må reforhandles, og EU-regler gjelder ikke lenger automatisk. Konkrete konsekvenser: Kildeskatt: Høyere skattetrekk mellom UK og Malta Substanskrav: UK gransker Malta-selskaper enda grundigere Regelverksforskjeller: Forskjellig compliance-standard utvikler seg Migrasjonspress: Mange UK–Malta-strukturer flytter til Irland eller Nederland Et London-family office jeg rådgir måtte avvikle hele Malta-strukturen grunnet Brexit-relaterte compliance-kostnader. 15 års møysommelige forberedelser – borte på et blunk. Hva betyr dette for deg? 2025 blir året for strukturrydding. Venter du, blir det bare dyrere senere. Ofte stilte spørsmål Hva er minimumskostnadene for reell substans i et Malta-selskap? For et lite Malta-selskap (opptil 1 mill. € omsetning) må du regne med minst 100.000–150.000 € årlig for ekte substans. Det inkluderer kontorlokaler, kvalifiserte ansatte, lokale styremedlemmer og profesjonelle tjenester. Større selskaper trenger ofte 200.000–500.000 € i året. Kan jeg selv være direktør i Malta-selskapet mitt som ikke-bosatt? Ja, men du må dokumentere at viktige forretningsbeslutninger faktisk tas på Malta. Det innebærer jevnlig fysisk tilstedeværelse på styremøter og dokumenterte beslutningsprosesser på stedet. En Malta-basert direktør er nesten alltid nødvendig i tillegg. Er delt kontor nok for fysisk tilstedeværelse? Det avhenger av virksomheten. For små konsulentselskaper kan et profesjonelt delt kontor være nok – for større operasjoner ikke. Kontoret må matche forretningsomfanget og faktisk brukes. Rene postbokser er definitivt ikke godkjent lenger. Hvor ofte må jeg holde styremøter på Malta? Minst kvartalsvis, helst månedlig i større selskap. Viktigst er at sentrale forretningsbeslutninger gjøres fysisk på Malta. Møtene må dokumenteres, og deltakerne faktisk ha vært til stede på Malta. Hva skjer ved brudd på substanskravene? Konsekvensene er strenge: Tap av skattefordeler, etterbetaling med renter, bøter mellom 5.000 og 50.000 euro, og i verste fall internasjonal dobbeltbeskatning. Malta deler også informasjon om manglende compliance med andre EU-skattmyndigheter. Kan jeg bruke service provider til å dekke ansattkrav? Til dels, men sentrale roller må dekkes av egne ansatte. Service providers fungerer for administrative oppgaver, men ikke for ledelse og kontroll. Balansen mellom egne ansatte og tjenesteleverandører må være rimelig. Hvordan dokumenterer jeg Malta-substansen min riktig? Bruk et digitalt dokumentstyringssystem med styremøteprotokoller, arbeidsavtaler, leieavtaler, fakturaer og bankbilag. Dokumentér forretningsaktiviteten jevnlig og hold compliance-rapporter oppdaterte. Det som ikke er dokumentert, anses ikke å ha skjedd. Gjelder substanskravene også små Malta-selskaper? Ja, men i mildere form. Også små selskaper må dokumentere reell økonomisk aktivitet. Kravene er proporsjonale med virksomhetens størrelse, men fullstendig substansløse løsninger godkjennes ikke lenger. Kan jeg fortsatt redde en eksisterende Malta-struktur? Det kommer an på. Handler du raskt og bygger substans systematisk, er det ofte mulig å rette opp. Start med en ærlig vurdering sammen med kvalifiserte rådgivere, og gjennomfør deretter konsekvent. Skjønnmaling fungerer ikke – myndighetene merker det med en gang. Lønner det seg fortsatt å bruke Malta i 2025? For selskaper med reell økonomisk aktivitet – definitivt ja. Malta tilbyr fortsatt attraktive skattefordeler, EU-tilgang og stabilt rettssystem. Men tiden for rimelige løsninger er forbi. Er du villig til å investere i substans, kan Malta fortsatt være meget lønnsomt.
