Substanssjekkliste Malta 2025: Oppfyll alle internasjonale krav

Hva er Substance Requirements i Malta?

Substance Requirements – eller substanskrav på norsk – er regler som skal sørge for at selskapet ditt i Malta ikke bare eksisterer på papiret. EU-rett og OECD krever at selskaper har faktisk økonomisk aktivitet i landet hvor de er skattemessig hjemmehørende.

Hvorfor finnes disse kravene egentlig?

Kort svar: For å bekjempe skatteomgåelse. Lengre svar: Siden EUs ATAD-direktiv (Anti-Tax Avoidance Directive) fra 2016 og OECDs BEPS-initiativer (Base Erosion and Profit Shifting), må EU-land som Malta dokumentere at selskaper med hjemmeadresse der virkelig har reell virksomhet.

Hva betyr det for deg? Du kan ikke bare opprette et postboksselskap i Valletta og håpe ingen undersøker nærmere. Malta vil se at virksomheten din er lokalt forankret – med ansatte, kontorer og reelle beslutningsprosesser.

Hvem omfattes av Malta Substance Requirements?

I prinsippet gjelder kravene alle selskaper i Malta, men følgende selskapsformer kontrolleres ekstra nøye:

• Holdingselskaper med eierskap i utenlandske datterselskaper
• IP-selskaper (Intellectual Property) som forvalter lisenser
• Finansbedrifter og forsikringsforetak
• Shipping-selskaper med internasjonale ruter
• Trading-selskaper med grensekryssende virksomhet

Mitt råd: Selv om du bare planlegger et operativt selskap, bør du tenke på substanskravene fra start. Å oppfylle dem i ettertid er dyrere og mer komplisert.

De tre pilarene i maltesisk substans

Malta fokuserer på tre hovedområder:

1. Physical Presence (Fysisk tilstedeværelse): Kontor, utstyr, lokal infrastruktur
2. Economic Activity (Økonomisk aktivitet): Omsetning, transaksjoner, verdiskaping
3. Human Resources (Personellressurser): Kvalifiserte ansatte, beslutningstagere i Malta

Malta Substance Requirements 2025: De gjeldende kravene i detalj

Siden januar 2025 gjelder strengere regler i Malta. Malta Financial Services Authority (MFSA) har strammet inn retningslinjene og kontrollerer nå tettere. Her får du oversikten over hva som har endret seg, og hvordan det påvirker planleggingen din.

Fysisk tilstedeværelse: Mer enn en postadresse

Selskapet ditt i Malta krever en adekvat forretningsadresse. Hva som er adekvat avhenger av virksomheten:

Viktig: En ren postadresse hos en Company Service Provider holder ikke lenger i 2025. Du må ha et reelt arbeidssted hvor dine ansatte faktisk kan jobbe daglig.

Krav til personale: De riktige hodene på plass

Nå blir det konkret: Malta krever kvalifiserte ansatte som jobber på stedet og tar beslutninger. Minstekravene (pr. 2025):

• Minst 2 fulltidsansatte med maltesiske arbeidskontrakter
• Minst 1 Director med bosted i Malta
• Kvalifikasjon tilpasset virksomheten (dokumentasjon nødvendig)
• Markedsmessig lønn (Malta-benchmark: minst 35,000 EUR/år for kvalifiserte stillinger)

Hva betyr det for deg? Du kan ikke bare ansette to praktikanter og håpe det holder. MFSA sjekker CV-er, kvalifikasjoner og lønnsslipper.

Operative krav: Dokumenter reell virksomhet

Malta forventer at du driver faktisk verdiskaping lokalt. Dette omfatter blant annet:

• Core Income-Generating Activities (CIGA) lokalt
• Regelmessige styremøter i Malta (min. 4 ganger per år)
• Lokale bankforbindelser og operasjonelle kontoer
• Compliance-infrastruktur (regnskap, revisjon, juss)

Praktisk tips: Dokumenter alt nøye. Hvert møte, hver beslutning, hver operasjonell aktivitet. Ved en substansrevisjon må du kunne vise til full dokumentasjon.

Economic Substance Test Malta: Slik består du kontrollen

Economic Substance Test er selve kjernen i maltesisk substans-kontroll. Her forklarer jeg hvordan testen fungerer, og hvilke grep du kan ta for å være på den sikre siden.

Tretrinns testoppsett

Malta tester selskapssubstansen din i tre trinn – som en stresstest for bedriften:

Trinn 1: Relevance Test (Relevanstest)

Først vurderes om virksomheten din i det hele tatt er substans-relevant. Det kommer an på aktivitetene dine:

• Ikke-relevante aktiviteter: Rent lokal detaljhandel, lokale tjenester
• Relevante aktiviteter: Grenseoverskridende handel, IP-forvaltning, holdingfunksjoner
• High-risk-aktiviteter: Ren IP-holding uten operativ drift

Hva betyr det for deg? Jo mer internasjonalt du jobber, desto grundigere undersøker Malta.

Trinn 2: Minimum Substance Test (Minimumskrav-Test)

Nå blir det tall – Malta elsker statistikk:

Trinn 3: Adequate Substance Test (Tilstrekkelighetstest)

Kongesdisiplinen: Malta ser på om substansnivå og virksomhet henger sammen. En holding med 100 millioner euro og 2 ansatte? Ikke troverdig.

Hovedregler for tilstrekkelig substans:

• Per 50 mill. EUR forvaltet kapital: 1 ekstra kvalifisert ansatt
• Per 10 mill. EUR omsetning: 1 ekstra leder
• Operasjonelle kostnader: Minst 0,1% av forvaltet kapital

Hva betyr det for deg? Jo større virksomhet, desto mer må du investere i maltesisk substans. Det finnes ingen øvre grense – men et minimumskrav for troverdighet.

Substans-sjekkliste Malta: Din trinn-for-trinn-guide

Nok teori – nå blir det praktisk. Her får du min sjekkliste for å bygge substans i Malta, punkt for punkt. Denne bruker jeg selv med klientene mine.

Fase 1: Forberedelse og planlegging (måned 1-2)

Etablere juridiske rammer

1. Fullføre selskapsregistreringen
   • Ferdigstill Memorandum & Articles of Association
   • Registrering i Malta Business Registry
   • Søk om skattenummer (VAT-registrering)
2. Etablere compliance-struktur
   • Engasjer maltesisk skatterådgiver (Kostnad: 3.000–8.000 EUR/år)
   • Velg revisjonsselskap
   • Utnevn Company Secretary
3. Forbered bankforbindelser
   • Start prosessen med konto i maltesisk bank
   • Klargjør due diligence-dokumentasjon
   • Lag forretningsplan for banken

Fase 2: Fysisk infrastruktur (måned 2-3)

Sikre kontorlokaler

Å finne kontor i Malta krever tålmodighet – sett av minst 4–6 uker:

Sjekkliste for kontorutstyr:

• Internett (min. 100 Mbit/s) ✓
• Telefonsystem med maltesisk nummer ✓
• Arbeidsplass for alle ansatte ✓
• Møterom (også delt fellesrom er ok) ✓
• Sikkerhetssystem (særlig for IP-selskap) ✓
• Postboks og resepsjonstjeneste ✓

Fase 3: Personale og organisasjon (måned 3-4)

Finne de rette medarbeiderne

Rekruttering på Malta er krevende – markedet er lite og konkurransepreget. Min erfaring:

• Local Director: 60.000–120.000 EUR/år (avhengig av erfaring)
• Operations Manager: 35.000–50.000 EUR/år
• Administrative Assistant: 20.000–30.000 EUR/år
• Compliance Officer: 45.000–65.000 EUR/år

Insider-tips: Bruk maltesiske rekrutteringsbyråer som Konnekt eller Reed. De kjenner markedet og hva som er realistisk lønnsnivå.

Få kontroll på Employment Compliance

1. Utarbeid arbeidskontrakter i tråd med maltesisk lov
2. Registrer trygd for alle ansatte
3. Privat helse­forsikring (ofte forventet, ikke pliktig)
4. Etabler lønnssystem

Fase 4: Operativ implementering (måned 4-6)

Lokaliser forretningsprosessene

Nå gjelder det – skap faktisk verdiskaping i Malta:

• Beslutningsprosesser: Strategiske avgjørelser må tas i Malta
• Kontraktsinngåelser: Viktige avtaler bør forhandles fra Malta
• Risikostyring: Compliance og risikohåndtering lokalt
• Controlling: Økonomistyring og rapportering fra Malta

Dokumentasjon og compliance

Malta stiller strenge krav til dokumentasjon. Føre nøye bok over:

• Styremøtereferater (minst kvartalsvis)
• Tilstedeværelseslister for viktige møter
• Dokumentasjon av beslutninger
• Tidsføring for ansatte
• Oversikter over driftskostnader

Malta Holding substanskrav: Særregler for holdingselskaper

Holdingselskaper er selve kjernen i den maltesiske selskapsverdenen – men også i fokus for substanskontroller. Her får du reglene som gjelder spesielt for holdingselskaper.

Pure Holdings vs. Mixed Holdings

Malta skiller tydelig mellom to typer holdingselskaper:

Pure Equity Holdings (Rene holdingselskap)

Kun eierandeler – ingen operativ virksomhet:

• Reduserte substanskrav: 1–2 kvalifiserte ansatte er nok
• Fokus på governance: Styremøter og tilsyn i sentrum
• Kostnadseffektivt: Driftskostnadene kan være lavere

Mixed Holdings (Blandet virksomhet)

Innehaverandel + aktiv drift:

• Fullt substanskrav: Som operative selskaper
• Ekstra compliance: For hver virksomhetsgren
• Høyere kostnader: Men også mer fleksibilitet

Hva betyr det for deg? Velg bevisst retning. En Pure Holding er billigst, men mindre fleksibel.

Skaler substans etter kapital

Malta forventer mer substans jo større kapitalen er:

IP-Holdings: Særregel

Intellectual Property Holdings overvåkes særlig nøye etter OECDs DEMPE-prinsipper (Development, Enhancement, Maintenance, Protection, Exploitation):

• Utviklingsaktivitet må finne sted i Malta
• IP-forvaltning krever spesialkompetanse
• Lisenforhandlinger skal foregå fra Malta
• Risk-assumption må skje lokalt

Advarsel: Rene IP-boxes uten reell utviklingsaktivitet godtas praktisk talt ikke etter 2025. Malta kontrollerer ekstra nøye her.

Typiske feil ved Malta Substance Requirements – og hvordan du unngår dem

Etter tre år som rådgiver kjenner jeg fellene ut og inn. Her er de fem vanligste feilene – og hvordan du styrer unna dem.

Feil 1: Å betrakte substans som ettertanke

Klassikeren: Først etablere selskapet, så tenke på substans.

Hvorfor det mislykkes: Å bygge substans tar 6–12 måneder. Uten plan blir det dyrt og kaotisk.

Min løsning: Planlegg substans fra dag én. Sett av 150.000–300.000 EUR første året.

Feil 2: Feil personalstrategi

Klassikeren: Å ansette billige praktikanter eller dyre spesialister uten Malta-tilknytning.

Hvorfor det mislykkes: Malta kontrollerer kvalifikasjoner og lønnsnivå. Under- eller overbetaling oppdages raskt.

Min løsning: Tilby lønn på nivå med Malta, rekrutter lokale talenter, dokumenter kompetanse.

Feil 3: Pseudo-møter og skinnbeslutninger

Klassikeren: Formelle styremøter holdes, men avgjørelser tas et helt annet sted.

Hvorfor det mislykkes: Malta sjekker ikke bare referater, men substansen i beslutningene.

Min løsning: Legg reell beslutningsmyndighet til Malta. Direktørene må faktisk kunne bestemme.

Feil 4: Dokumentasjonsmangler

Klassikeren: Ingen god dokumentasjon av maltesisk aktivitet.

Hvorfor det mislykkes: Du må kunne bevise alt i en revisjon. Uten dokumentasjon – ingen godkjenning.

Min løsning: Systematisk dokumentasjon fra dag én. Digitalt, komplett, revisjonsklart.

Feil 5: Å undervurdere løpende kostnader

Klassikeren: Kun budsjettere etableringskostnader, men overse løpende substans-kostnader.

Hvorfor det mislykkes: Substans koster kontinuerlig. Uten budsjett kollapser strukturen.

Min løsning: Realistisk budsjett for 3–5 år. Substans er ingen engangskostnad.

Red Flags: Hva Malta avslører med én gang

• Lønn under markedsnivå (Malta kjenner egne lønnsbånd)
• Ansatte uten rett kompetanse for virksomheten
• Driftskostnader under 5% av omsetning (urealistisk lavt)
• Ingen lokale bankforbindelser til tross for maltesisk tilhørighet
• Styremøter alltid til samme tid og uten reell agenda
• Beslutninger tas per e-post istedenfor på møter

Kostnader og innsats: Hva det virkelig koster å oppfylle substanskravene

Nå er det på tide å snakke helt åpent: Hva koster det egentlig å drive et substansielt selskap på Malta? Her får du tallene – uten forskjønning.

Etableringskostnader (år 1, engang)

Løpende årlige kostnader

Dette er de faste kostnadene som avgjør økonomien i Malta-strukturen:

Personalkostnader (den største utgiften)

• Local Director: 70.000–120.000 EUR/år (brutto)
• Operations Manager: 40.000–55.000 EUR/år
• Administrative støtte: 25.000–35.000 EUR/år
• Sosialavgifter: +10% på alle lønninger

Minimum personalkostnad: 140.000–220.000 EUR/år

Driftskostnader

Total Cost of Ownership (TCO) – Den ærlige prislappen

År 1 (med oppstartskostnader):

• Liten løsning: 218.500 EUR
• Standard: 357.000 EUR
• Premium: 529.000 EUR

Fra år 2 (kun løpende kostnader):

• Liten løsning: 185.000–265.000 EUR pr år
• Standard: 229.000–309.000 EUR pr år
• Premium: 399.000–579.000 EUR pr år

Når lønner det seg å ha selskap i Malta?

Det store spørsmålet. Her er mine tommelfingerregler fra praksis:

• Minimum årsomsetning: 2–3 millioner EUR (ellers spiser kostnadene opp besparelsene)
• Optimalt nivå: 5–50 millioner EUR i årlig omsetning
• Break-even skattebesparelse: Minst 300.000 EUR/år

Realitetssjekk: Dersom årlig skattebesparelse er under 200.000 EUR, er Malta trolig for dyrt. Da kan en enklere løsning i Norge/Tyskland være bedre.

Kostnadsfeller og skjulte utgifter

Dette blir ofte glemt i kalkylen:

• Reisekostnader: 15.000–30.000 EUR/år for regelmessige Malta-reiser
• Alternative kostnader: Tid brukt på oppstart og ledelse
• Compliance-oppdateringer: Hyppige endringer i regelverket
• Utgangskostnader: Hvis strukturen skal avvikles

Praktiske sparetips

1. Bruk delte tjenester: Del compliance-funksjoner med andre selskaper
2. Bygg gradvis: Ikke alt på en gang – utvid stegvis
3. Lokal leverandør: Maltesiske tjenesteleverandører er ofte rimeligere enn internasjonale
4. Digital infrastruktur: Skybaserte løsninger kutter kontorkostnader

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Kan jeg oppfylle Substance Requirements med felleskontor?

For mindre holdingselskaper (under 10 mill. EUR forvaltet kapital) er felleskontor i prinsippet mulig, men du må ha egne arbeidsplasser og tilgang til møterom. Fra og med 2025 er ren postadresse ikke tilstrekkelig.

Hvor mange ansatte må jeg minst ha i Malta?

Minst 2 fulltidsansatte med maltesiske arbeidskontrakter, hvorav minst én Director med bosted i Malta. For større selskaper (over 50 mill. EUR eiendeler) gjelder høyere krav.

Hva skjer hvis jeg ikke oppfyller substanskravene?

Malta kan nekte skattemessig anerkjennelse, pålegge bøter eller til og med trekke tilbake selskapslisensen. I tillegg risikerer du etterberegning i andre land hvis substansen blir bestridt.

Kan jeg la Malta-ansatte jobbe remote?

Nei, det er en vanlig misforståelse. Ansatte må fysisk arbeide i Malta og ha sitt livssentrum der. Hjemmekontor er kun tillatt unntaksvis.

Hvor ofte må styret møtes i Malta?

Minst 4 ganger i året, oftere for større selskaper. Viktig: De strategiske beslutningene må faktisk fattes i disse møtene – ikke bare godkjennes i etterkant.

Hvilken kompetanse må Malta-ansatte ha?

Kompetansen må passe til virksomheten. For et IP-holdingselskap kreves IP-eksperter, for et trading-selskap salgsproffer. Malta sjekker CV og vitnemål.

Kan jeg flytte eksisterende ansatte til Malta?

Ja, men de må ta skattemessig bosted i Malta og ha maltesisk arbeidskontrakt. Ren utsending holder ikke for substanskravene.

Hva koster det realistisk å oppfylle substanskravene?

Beregn 200.000–400.000 EUR årlig for en standardstruktur, inkl. ansatte, lokaler og compliance. Første året tilkommer ca. 50.000–100.000 EUR i oppstartskostnader.

Hvor lang tid tar det å bygge et substansielt Malta-selskap?

Beregn 6–12 måneder. Selve selskapsstiftelsen går fort, men rekruttering, kontor og compliance-oppsett tar tid.

Må jeg som aksjonær bo i Malta?

Nei, men minst én Director må ha fast bosted i Malta. Denne må også ha reell beslutningsmyndighet, ikke bare være formell styreleder.