Innholdsfortegnelse VAT Malta: Dette må du vite som internasjonal næringsdrivende VAT-registrering på Malta: Trinn-for-trinn guide Malta VAT-skjemaer: Hvilke dokumenter du faktisk trenger VAT-rapportering på Malta: Frister, prosesser og fallgruver Maltesisk merverdiavgift for EU-borgere: Særregler og fordeler VAT Malta kostnader: Hva rådgivning og registrering faktisk koster Typiske feil med Malta VAT: Dette lærte jeg på to år Ofte stilte spørsmål VAT Malta: Dette må du vite som internasjonal næringsdrivende Jeg husker fremdeles min første dag på Malta Business Registry. Klokken var 09:15, jeg stilte opp med en bunke papirer og det naive håpet om at VAT-registreringen min skulle gå på et blunk. Spoiler: Det gjorde den ikke. Men sånn er Malta – og nettopp derfor skriver jeg denne artikkelen til deg. VAT (Value Added Tax) på Malta – altså mva – er for internasjonale næringsdrivende både et mareritt og en velsignelse. Mareritt fordi byråkratiet innimellom føles helt kafkask. Velsignelse fordi Malta har en av de laveste VAT-satsene i EU med 18 %, og fordi registrering gir deg flere fordeler som EU-borger. Malta VAT: De viktigste nøkkeltallene Her er faktaene du trenger å vite med én gang: Standard VAT-sats: 18 % (lavere enn Tyskland med 19 %) Redusert sats: 5 % på enkelte varer og tjenester Registreringsgrense: €14 000 årlig omsetning på Malta EU-grense: €35 000 for tjenester over hele EU Rapporteringsfrister: Kvartalsvis eller månedlig, avhengig av omsetning Hva betyr det for deg? Flytter du som tysk, østerriksk eller sveitsisk næringsdrivende til Malta og driver virksomhet her, MÅ du forholde deg til VAT-registrering. Men – og dette er poenget – du får glede av smidige, EU-felles løsninger som ikke gjelder for næringsdrivende utenfor EØS. Når må du registrere deg for maltesisk VAT? Plikten til å registrere inntrer når: Du er bosatt på Malta og har mer enn €14 000 i årlig omsetning Du leverer tjenester EU-vidt og overstiger €35 000-grensen Du importerer varer til eller eksporterer varer fra Malta Du ønsker å registrere deg frivillig (ofte lønnsomt for inngående avgift) Et konkret eksempel: Min venninne Sarah, UX-designer fra München, flyttet i 2023 til Sliema. Nettbutikken hennes gikk bra – men fra Tyskland. Da hun flyttet folkeregistreringen til Malta og fortsatte med EU-kunder, måtte hun melde seg til Malta VAT Department innen 30 dager. Det kostet nerver, men betalte seg: Med smart VAT-planlegging sparer hun nå rundt €2 800 i året. Malta VAT vs. tysk Umsatzsteuer: Direkte sammenligning Aspekt Malta VAT Tysk mva Standardsats 18 % 19 % Rapportering Normalen er kvartalsvis Månedlig fra €7 500 Småbedrifter Opp til €14 000 Opp til €22 000 EU-grense €35 000 €10 000 Saksbehandlingstid 4-8 uker 2-4 uker Maltas store fordel: Høyere EU-grense gir færre kompliserte OSS-prosesser for små foretak. Dessuten foregår det meste på engelsk – en lettelse hvis du har slitt deg gjennom tyske skjema tidligere. VAT-registrering på Malta: Trinn-for-trinn guide Har nå hjulpet både meg selv og over et dusin venner med VAT-registrering – og jeg lover deg: Det er fullt mulig. Kjedelig? Ja. Gjørbart? Absolutt. Her er min gjennomprøvde guide, slik at du sparer deg for ukesvis med frustrasjon. Trinn 1: Samle dokumentasjonen (2-3 uker før oppstart) Før du nærmer deg VAT-kontoret trenger du dette: Firmaattest: Bedriften må først være registrert på Malta Selskapsvedtekter: Vedtekter (Memorandum & Articles of Association) Form A (Annual Return): Hvis selskapet er eldre enn ett år Bankbekreftelse: Må være maltesisk/IBAN EU-konto Leiekontrakt/Eierbevis: For å dokumentere forretningsadresse ID for alle styremedlemmer: EU-identitet er nok Forretningsplan: Én side holder – men detaljert Pro-tips: Bankkontoen er ofte flaskehalsen. HSBC Malta bruker minst 3-4 uker for å åpne konto, mens BOV går raskere men er mer selektive overfor utenlandske kunder. Trinn 2: Fylle ut VAT1-skjemaet VAT1-skjemaet er hovedsøknaden. 8 sider; regn 2–3 timer. Husk: Seksjon A: Firmadetaljer (kopier fra firmaattesten) Seksjon B: Forretningsvirksomhet (vær spesifikk, ikke generisk) Seksjon C: Omsetningsestimat (realistisk, ikke for lavt) Seksjon D: Rapporteringstid (kvartalsvis anbefales for nyetablerte) Vanlig feil: Mange skriver kun Consulting under aktivitet. Det holder ikke. Skriv heller: Digital markedsføringsrådgivning for EU-selskaper, spesialisert på sosiale medier og kampanjehåndtering. Trinn 3: Lever søknaden VAT-kontoret ligger i Floriana, Evans Building, Merchant Street. Åpningstider: 08:00–12:30 og 13:15–17:00. Ja, de har faktisk 45 minutters lunsjpause. Insider-tips: Gå før kl. 10 eller etter kl. 15. Midt på dagen og rett etter pause er det kaos. Husk egen penn – de har aldri penner der. Du får kvittering med referansenummer – den er gull verdt. Uten den kan du ikke spore søknadens status. Trinn 4: Saksbehandlingstid og oppfølging Offisielt tar behandlingen 4–6 uker. I praksis: – Enkle saker: 4–5 uker – Komplekse selskaper: 6–10 uker – Problematiske saker: 12+ uker Du kan sjekke status på taxservices.gov.mt eller stikke innom. E-poster ignoreres ofte – velkommen til Malta. Trinn 5: Motta VAT-nummer Når alt er i orden, får du: – VAT-sertifikat: Offisielt dokument med MT-nummeret ditt – VAT-nummer: Format MT12345678 (MT + 8 tall) – Innloggingsinformasjon: Til onlineportalen VAT-nummeret må stå på alle fakturaer, nettsider og forretningspapirer. Ikke glem det – bøtene er høye. Hvordan få fortgang på VAT-registreringen Etter to år på Malta kan jeg si: Dette gjør prosessen raskere: Fullstendig dokumentasjon: Mangler det et stempel, mister du gjerne 2–3 uker Engelskspråklige dokumenter: Tyske eller italienske papirer må oversettes Lokal forretningsadresse: Postbokser og delte kontorplasser granskes ekstra Regnskapsfører: Koster €800–1 200, men sparer deg for tid og hodebry Hva betyr det? Sett av 6–8 uker og start tidlig. Det er utrolig demotiverende å ikke kunne sende fakturaer på grunn av manglende VAT-nummer. Malta VAT-skjemaer: Hvilke dokumenter du faktisk trenger Jeg innrømmer det: Første gang vurderte jeg faktisk å gi opp – ikke fordi det var for vanskelig, men fordi det var SÅ mange skjemaer. Malta elsker papirarbeid – men slapp av, jeg guider deg gjennom jungelen. VAT1: Kjerne-registreringsskjemaet VAT1-skjemaet er hovedsøknaden og det viktigste dokumentet. 8 sider avgjør VAT-framtiden din! Seksjon for seksjon: Seksjon A (side 1–2): Foretaksinfo, adresse, kontaktpersoner Seksjon B (side 3–4): Forretningsaktiviteter og produktkategorier Seksjon C (side 5–6): Omsetningsprognose og EU-handel Seksjon D (side 7–8): Rapportering og signaturer Viktig punkt: I Seksjon B må du oppgi NACE-koder – EUs bransjeklassifisering. Consulting er for vagt – bruk detaljerte koder som 62.02.0 Computer consultancy activities. VAT7: Endringsmeldinger VAT7-skjemaet må brukes hver gang noe endres: – Firmaadresse – Forretningsaktivitet – Aksjonærer – Bank – Rapporteringstid Viktig: Endringer må meldes innen 30 dager. Brudd gir bot mellom €125 og €1 165. VAT Return-skjemaer: Hver måned/kvartal Avhengig av rapporteringsperiode bruker du: Skjema Formål Frist VAT Return (Kvartalsvis) Kvartalsrapport under €700 000 i omsetning 21. i måneden etter VAT Return (Månedlig) For omsetning over €700 000 21. i måneden etter VAT Return (Årlig) Kun for småbedrifter under €14 000 31. januar Tilleggsskjemaer – for ekstra krav Som oftest trenger du også: POA (fullmakt): Hvis revisor representerer deg Bankbekreftelse: Bevis på bedriftskonto Leiekontrakt/Eierbevis: Verifiserer adresse VIES-erklæring: Ved EU-handel Intrastat-skjema: Ved varetrafikk over €50 000 pr år Fylle ut skjemaer riktig: Min sjekkliste Etter utallige runder har jeg laget denne sjekklisten så du slipper mange bomturer: Alltid fyll ut ALLE felt: Også de valgfrie Konsistente opplysninger: Firma må matche registreringen nøyaktig Korrekt IBAN: MT84 MALT 0110 0000 0000 0000 0123 456 Brittisk datoformat: DD/MM/YYYY, ikke tysk rekkefølge Originalsignaturer: Kopier godtas sjelden Firma-stempel: Bruk alltid om du har Pro-tips: Ta alltid kopier! VAT-avdelingen roter ofte bort papirer, og så står du der uten bevis. Digital vs. analog innsending Malta moderniseres litt og litt. Noen skjemaer kan du nå levere digitalt: Online mulig: – VAT Returns (måned/kvartal) – VAT7-endringer – Enkelte administrative oppdateringer Bare på papir: – VAT1 første registrering – Komplekse selskapsendringer – Klager og innsigelser Online-portalen er… brukbar. Ikke vakker, men fungerer. Innlogging sendes pr. post – ja, post. Typiske skjema-tabber De vanligste tabbene jeg har sett: Feil NACE-kode: Gir ekstra spørsmål og forsinkelser Urealistisk omsetningsprognose: For lavt = etterkontroll / for høyt = høyere krav til sikkerheter Manglende signaturer: Må være fra alle styremedlemmer Utdatert adresse: Må matche registrert adresse Feil valuta: Alltid euro, uansett hjemland Hva betyr det for deg? Ta deg tid med skjemaene! Dårlig utfylt søknad koster mye mer tid enn å gjøre det grundig fra starten. VAT-rapportering på Malta: Frister, prosesser og typiske fallgruver Første VAT-rapport på Malta føles som første dag på ny skole – du vet prinsipielt hva som skal skje, men alt går likevel annerledes. Etter to år og mange learning moments forklarer jeg deg hvordan det faktisk fungerer. VAT-frister: Ufravikelige datoer Malta spøker ikke med VAT-frister. Datoene er hugget i stein: Type rapportering Regnskapsperiode Leveringsfrist Betalingsfrist Kvartalsvis Jan–mar, apr–jun, jul–sep, okt–des 21. i måneden etter Samtidig med innlevering Månedlig Hver kalendermåned 21. i måneden etter Samtidig med innlevering Årlig Kalenderår 31. januar 31. januar Realitets-sjekk: 21. er urokkelig. Treffer fristen en søndag, SKJER det ikke noe utsettelse – du må ha alt klart fredag. Jeg fikk en €465 bot for å ha ventet til mandag – lær av min feil. Slik fyller du ut VAT Return – steg for steg VAT Return-skjemaet er mindre tungt enn det tyske, men har sine fellestrekk: Boks 1 – Utgående omsetning (standard, 18 %): Alle salg og tjenester på Malta eller til maltesiske kunder. Obs: oppgi netto! Boks 2 – Utgående omsetning (redusert, 5 %): Kun visse varer (bøker, medisiner, strøm). Ofte blank for tjenesteytere. Boks 3 – EU-leveranser: Salg til andre EU-land. Kjøpers VAT-nummer må finnes. Boks 4 – Eksport utenfor EU: Tredjelandseksport. Ofte 0 % VAT, men du må ha dokumentasjon. Boks 5 – Total VAT beregnet: Beregnes automatisk: (Boks 1 × 18 %) + (Boks 2 × 5 %) Boks 6 til 8 – Inngående avgift: Din betalte VAT på innkjøp – fordelt på 18 %, 5 % og EU-kjøp. Typiske fallgruver i VAT-rapporteringen Min og venners erfaring – disse feilene skjer støtt: Glemmer Reverse Charge: B2B-tjenester til EU skal føres i boks 3, ikke boks 1 Overser privat bruk: Privat bruk av firmabil/mobil utløser også VAT! Ikkje tatt høyde for EU-grensene: Over €35 000 EU-salg = mer komplekst regime Feil valutakurs: Bruk ECB-kurs ved tjenestetidspunkt, ikke betalingsdag Manglende dokumentasjon: Malta er pirkete – mangler leverandørens VAT-nr., får du ikke fradrag Online eller papir? Innlevering av VAT Return Malta godtar begge metoder, men her er forskjeller: Online-innlevering (anbefalt): – Portal: taxservices.gov.mt – Bekreftelse med én gang – Automatisk utregning – Elektronisk betaling – Du kan levere sent på kvelden Innlevering på papir: – Levere fysisk til VAT-kontoret – Åpent: 08:00–12:30 og 13:15–17:00 – Kvittering på stedet – Brukes mest ved kompliserte saker Mitt råd: Bruk onlineportalen. Den er ikke lekker, men sparer deg for turen til Floriana. Betaling: Bankoverføring eller nettbetaling Malta tilbyr flere løsninger: Online-betaling i portalen: Trekker direkte fra maltesisk bankkonto Bankoverføring: Til kontoen til VAT Department Sjekk: Teoretisk mulig, men lite brukt Kontant: Kun opp til €500 på VAT-kontoret Viktig: Betalingsreferansen må inneholde VAT-nummer. Mangler det, risikerer du feilposting. For sent levert: Bøter og renter Malta er streng om du kommer for sent: Forsinkelse Bot Årlig rente 1–30 dager €125 8 % p.a. 31–60 dager €250 8 % p.a. 61–90 dager €465 8 % p.a. Over 90 dager €750 8 % p.a. De kan også fryse kontoen din eller trekke tilbake lisenser. Jeg kjenner en tysk næringsdrivende som måtte restarte hele selskapet sitt etter 6 mnds utsettelse. VAT-kontroller: Hva kan du forvente? Malta fører jevnlig kontroll, enda oftere enn tysk revisjon. Typiske kontrollårsak: – Stikkprøver – Store refusjoner – Klager/hint – Store fee-uhyppig svingninger – Nye selskaper (høyere sjanse) Hva kontrollerne vil se: – Komplett regnskap (minst 6 år) – Originalbilag for alle VAT-krav – Bankutskrifter – Kontrakter og korrespondanse – Ved EU-handel: bevis på levering/transport Hva betyr det? Før orden fra dag én. Kaotisk Excel holder ikke – skaff regnskapsprogram eller maltesisk regnskapsfører. Maltesisk merverdiavgift for EU-borgere: Særregler og fordeler Som EU-borger på Malta har du enorme fordeler fremfor virksomheter fra tredjeland – hvis du kjenner reglene. Etter to år med EU-handel og maltesisk VAT-nummer, kan jeg love: Det er en gamechanger, men krever kjennskap. EU-interne fordeler: Dette gir Malta deg Med et maltesisk VAT-nummer er du en del av EUs indre marked. Konkrete fordeler: Reverse Charge: B2B-salg til andre EU-land uten maltesisk VAT Inngående fradrag: EU-kjøp av varer/tjenester kan fradragsføres VIES-tilgang: Sjekk EU VAT-numre i sanntid OSS-ordning: Forenklet rapportering for B2C-salg Intrastat-forenklinger: Relevante kun over €50 000 varehandel Reverse Charge-metoden: Din beste venn Reverse Charge – omvendt avgiftsplikt – er selve kronen i EU VAT-systemet. Selger du tjenester til EU-bedrifter fra Malta, fakturerer du 0 % maltesisk VAT. Eksempel i praksis: Du gir rådgivning til et tysk firma for €10 000. I stedet for å legge på €1 800 VAT, fakturerer du €10 000 netto med teksten Reverse Charge – VAT payable by recipient. Den tyske kunden innberetter og fradragsfører tysk mva (19 %) på egen hånd. En vinn–vinn situasjon. Sjekk av EU-VAT-nummer: Slik bruker du VIES-systemet VIES-systemet (VAT Information Exchange System) er ditt skjold mot svindel. Slik sjekker du: Gå til ec.europa.eu/taxation_customs/vies Velg land og skriv inn VAT-nummer Umiddelbart svar på gyldighet Lagre skjermdump som dokumentasjon Viktig: Gyldig VIES-kontroll er påkrevd for Reverse Charge. Uten, må du fakturere med maltesisk VAT selv til EU-bedrifter. OSS-ordning: Gjør B2C-salg i EU enkelt One-Stop-Shop (OSS) ble innført i 2021 og er en lettelse for dem som selger til forbrukere i EU. Uten OSS (et mareritt): – VAT-registrering i HVERT EU-land der du har kundesalg – 27 forskjellige VAT-rapporter – 27 betalingsfrister – Lokal regnskap i hvert enkelt land Med OSS (løsningen): – Kun én registrering via Malta – Ett samlet skjema kvartalsvis – Én betaling til Malta – Malta viderefordeler til andre land OSS-grensen er €10 000 B2C-salg til hele EU pr. år. Går du over, må du bruke kundelandets VAT-sats – men du rapporterer og betaler til Malta sentralt. Fradrag av VAT på tvers av EU Maltesiske selskaper kan få refundert VAT betalt i EU-land – på to måter: Elektronisk (anbefalt): – Søk digitalt via Maltas VAT-portal – Maksimal behandlingstid: 4 måneder – Refusjon rett inn på maltesisk konto Papir (gammeldags): – Skjema: 8th Directive Claim – 6–12 mnd behandlingstid – Ofte oppfølgingsspørsmål og tregere prosess Dokumentasjon av EU-handel Skal alt gå knirkefritt i EU-salget, trenger du god dokumentasjon: Forretningstype Påkrevde bevis Oppbevaringstid B2B-tjenester VIES-bekreftelse, kontrakt, fakturaer 6 år B2C-salg (OSS) Leveringsbevis, kundedata, fakturaer 6 år Varesalg Fraktbrev, transportbevis, CMR 6 år Fradrag EU Originalregninger med VAT 6 år EU-grensene – når blir det komplisert? Malta har generøse EU-grenser, men trår du over øker kompleksiteten: B2C-fjernhandel: – €35 000 samlet til EU-land – Over, MÅ du bruke OSS eller lokal registrering B2B-tjenester: – Ingen grense – Reverse Charge gjelder fra første euro Intrastat-rapportering: – €50 000 varehandel pr. år – Da må du levere månedlig statistikk Brexit: UK er nå tredjeland Etter Brexit er UK et tredje land skattemessig. Det betyr: Ikke Reverse Charge: Til UK må du bruke maltesisk VAT eller håndtere britisk import-VAT Ingen VIES-sjekk: UK VAT-nummer er ikke lenger gyldig i systemet Tollplikt: Varehandel reguleres fullt ut som import/eksport Eget OSS-system: UK har selvstendig løsning for B2C-salg I praksis: UK-handel har blitt mye mer byråkratisk. Flere jeg kjenner har derfor gitt opp markedet der. Hva betyr dette for deg? EUs fellesregler gir Malta store fordeler – hvis du følger dem riktig. Prioriter ordentlige systemer og ikke nøl med å bruke regnskapsfører om du har kompliserte EU-strukturer. VAT Malta kostnader: Hva rådgivning og registrering faktisk koster Jeg innrømmer det: De første prisoverslagene jeg fikk fra VAT-eksperter på Malta ga meg litt sjokk. Men etter to år ser jeg – ja, det koster, men det er ofte verdt det. Her er brutalt ærlige tall fra virkeligheten. Kostnad for VAT-registrering: Gjøre det selv vs. bruke rådgiver Gjør-det-selv-varianten: Offentlige gebyrer: €0 (Malta tar ingen registreringsavgift) Oversettelser: €50–150 (om tyske dokumenter må oversettes) Reise/parkering: €20–40 (flere turer til kontoret) Tidsforbruk: 15–25 timer Totalkostnad: €70–190 Med rådgiver: Rådgivningshonorar: €800–1 200 Offentlige gebyrer: €0 Oversettelser: Inkludert i honoraret Tidsforbruk: 2–3 timer (kun signering) Totalkostnad: €800–1 200 Løpende VAT-oppfølging: Hva koster fortløpende rådgivning? De fleste revisorer på Malta har månedlig honorar eller kvartalsvis fakturering: Foretakstype Kvartalsvis VAT Månedlig VAT Ekstrapris Liten bedrift €150–250 €100–150/mnd €50–80/time Mellomstor €300–500 €200–350/mnd €80–120/time Konsern €500–1 000 €400–700/mnd €120–200/time Inkludert pleier å være: – Fylling og innlevering av VAT Return – Standard rådgivning om VAT – Kontakt med VAT Department – Vanlig korrespondanse Kommer i tillegg: – Kontroller (€150–300/time) – Komplekse EU-strukturer – OSS-registrering og –oppfølging – Klagesaker – Ad hoc-rådgivning Kostnader til programvare: Regnskap og VAT-håndtering På Malta kan du velge mellom lokale og internasjonale løsninger: Internasjonalt: – Xero: €25–50/mnd, god tilpasning for Malta – QuickBooks: €15–35/mnd, litt færre lokale funksjoner – Sage: €30–80/mnd, veldig Malta-spesifikk – FreshBooks: €15–30/mnd, bra for frilansere Lokale maltesiske løsninger: – WinTax: €40–60/mnd, perfekt Malta-tilpasning – Flexibee Malta: €35–55/mnd, støtter EU-handel – AccountsIQ: €45–75/mnd, for større virksomheter Mitt råd: Xero gir best balanse mellom funksjon og pris. Malta-støtten er bra, og du finner lett revisorer som bruker det. Skjulte kostnader – typiske overraskelser Egne erfaringer: Disse utgiftene dukker opp overraskende ofte: EU-VAT-refusjon: €50–150 pr. søknad (med rådgiver) OSS-registrering: €200–400 engangskostnad Intrastat-rapport: €100–200/kvartal Endring av VAT-nummer: €150–300 (ved selskapsendringer) Bøte-håndtering: €200–500 (om du bommer på frister) Løpende oversettelser: €30–50 pr. dokument Hvordan velge stein-sikre rådgivere Det finnes ca. 200 godkjente skatterådgivere på Malta. Men ikke alle er like. Min sjekkliste: Må-ha kvalifikasjoner: – ACCA eller MIA-medlem: Offisiell Malta-godkjenning – VAT-agentstatus: Offentlig godkjenning som VAT-representant – EU-kompetanse: Erfaring med grenseoverskridende saker – Engelsk/tysk: Må kunne kommunisere flytende Gode tegn: – Fastpriser på standardoppdrag – Tydelige SLAs (Service Level Agreement) – Proaktiv info om frister – Referanser fra lignende kunder Røde flagg: – Ingen åpen prisstruktur – Lover skattetilpasning – Ekstremt lave priser (under €600 for VAT-registrering) – Ikke autorisert Gjøre selv eller outsource – hva lønner seg? Etter to år på Malta konkluderer jeg slik: Gjør selv hvis: – Enkel selskapsstruktur (1–2 eiere) – Lite EU-handel (under €100 000/år) – Mye tid selv – God engelsk og skjema-erfaring Bruk rådgiver hvis: – Komplekse konsernløsninger – Omfattende EU-handel eller OSS-behov – Lite tid til administrasjon – Usikker på skattemessige spørsmål Kombinasjonsløsning (min anbefaling): – Registrering med rådgiver (€800–1 200) – Løpende VAT Return selv (programvare: €30–50/mnd) – Ad hoc-rådgivning ved behov (€80–120/time) – Årlig gjennomgang med rådgiver (€300–500) Når lønner det seg å bruke rådgiver? Praktisk eksempel fra venninnen min: Sarah, UX-designer: – Årlig omsetning: €180 000 – VAT-rådgiver: €2 400/år – Sparte bøter pga. riktige frister: €1 200 – Optimalisert VAT-refusjon: €800 – Sparte egne timer: 60 x €75 = €4 500 – Netto gevinst: €4 100/år Hva betyr det for deg? Over omtrent €150 000 i omsetning lønner alltid rådgiver seg. Under det, avhenger det av egen tid og risikovilje. Typiske feil med Malta VAT: Dette lærte jeg på to år Jeg kunne skrevet en hel bok om VAT-tabber på Malta – men det slipper du. Her får du topp 10 blemmer jeg og andre faktisk har gjort. Noen kostet nerver, andre penger på ordentlig. Feil #1: Urealistisk omsetningsprognose ved registrering Feilen: Mange oppgir altfor lav omsetning for å “unngå oppmerksomhet”. Konsekvensene: – VAT-kontoret blir ekstra oppmerksom på brå omsetningshopp – Kan kreve sikkerhetsstillelse på €2 000–5 000 – Nærmere gjennomgang allerede første året Min lærdom: Vær ærlig og litt optimist. Planlegg vekst – men overdriv ikke. 50 % margin opp aksepteres greit. Feil #2: Ikke eller feil sjekking av EU VAT-nummer Feilen: Bruker Reverse Charge uten gyldig VIES-kontroll. Hva skjedde: En bekjent solgte varer for €45 000 til en “tysk” kunde med ugyldig VAT-nummer. Ble pålagt å etterbetale €8 100 i VAT + €2 400 i bot. Løsningen: Sjekk ALLE EU VAT-nummer i VIES Lagre skjermbilde Ved tvil: fakturer med maltesisk VAT heller enn å risikere feil Feil #3: Ikke skattlegge privat bruk Feilen: Privat bruk av firmabil, mobil, internett – uten å rapportere VAT. Virkeligheten: Privat bruk regnes som “egen leveranse” og utløser VAT. Må inn i VAT Return og beskattes med 18 %. Eksempel: – Firmabil til privat: €300/mnd – Mobil privat: €50/mnd – Hjemmeinternett: €40/mnd – Månedlig ekstra VAT: €70,20 Totalt €842 pr. år – betydelig for mange små selskaper. Feil #4: Feil OSS-praksis for B2C-salg Feilen: Maltesisk VAT på alle B2C-salg til EU, i stedet for lokale takster. Hva gikk galt: En nettgründer solgte digitale produkter for €80 000 til Tyskland og brukte 18 % maltesisk mva – ikke 19 % tysk via OSS. Resultat: Etterbetaling av €800 + tysk bot på €1 200. Riktig fremgangsmåte: – B2C: bruk VAT-sats fra kundens land – Over €10 000 per land: OSS-registrering – Kvartalsvis rapportering via maltesisk portal Feil #5: Sene endringsmeldinger (VAT7) Feilen: Endret adresse, bank eller eiere uten å sende VAT7. Bot: €125–750, avhengig av hvor sent du melder fra. Kjenner en som ventet fire måneder med å melde adresseendring – måtte ut med €465 i bot. 30-dagersregelen: ALLE endringer må meldes med VAT7 innen 30 dager. Sett varsling i kalenderen! Feil #6: Ufullstendig regnskap Feilen: “Holder med Excel!” Nei, ikke på Malta. Krav: – Kronologisk oversikt over alle transaksjoner – Originalbilag for all VAT – Skille på inngående og utgående VAT – Månedlig bankavstemmelse Kreves ved kontroll: – Utfyllende omsetningsoversikt – Inngående VAT-regninger – Bevis på aktivitet (kontrakter, epost) – Ved EU-salg: leveransebevis Mitt råd: Invester i gode systemer fra dag én. €50/mnd er billigere enn €5 000 for kontroll. Feil #7: Brexit misforstått Feilen: Brukte Reverse Charge til UK etter 2021. Etter 1. januar 2021 klassifiseres UK som tredjeland. VAT påføres enten i Malta eller følger britiske importregler. Korrekt etter Brexit: – Salg til UK: enten 18 % maltesisk VAT eller – Kunde håndterer UK-import-VAT (ved varer) – Ikke VIES-sjekk – Egen dokumentasjon kreves Feil #8: Feil valutakurs brukt Feilen: Omregning på betalingstidspunkt, ikke utføringsdag. Malta-regel: Bruk ECB-kurs ved inntektsdato, ikke betalingsdato. Eksempel: – Faktura: $10 000, 15. mars (EBB: 0,85) – Betaling: 15. april (EBB: 0,90) – For VAT: €8 500 (mars-kursen) Store svingninger kan gi store feil! Feil #9: Fradrag for VAT uten gyldig faktura Feilen: Brukte private eller ufullstendige bilag til inngående VAT-fradrag. Krav for fradrag: – Fullført regning med VAT – Leverandørens VAT-nr. (ved EU-kjøp) – Forretningsmessig formål må kunne dokumenteres – Betaling gjennomført (bankbevis) Ofte avvist: – Restaurantregninger uten bevis for jobbmåltid – Drivstoff til privat bruk – Amazon-kjøp uten næringsrelevans – EU-fakturaer uten VAT-nr. Feil #10: Sen VAT Return ved krav om tilbakebetaling Feilen: Tror man får mer tid når man har fradrag. Realiteten: Også ved tilbakebetaling MÅ rapporteringen være levert innen 21. i måneden etter. Forsinkelse gir bot, SELV OM du skal ha penger igjen. Ekstra surt: Refusjon blir forsinket ytterligere 4–8 uker. Forebyggingssjekkliste: Slik unngår du de vanligste fellene Varsel i kalenderen: 21. hver måned er VAT-frist VIES-rutine: Sjekk og lagre alle EU VAT-nr. Månedlig regnskap: Ikke vent til kvartalsslutt Meld endringer straks: VAT7 innen 30 dager Rapporter privat bruk: Firmabil/mobil må med Oppdater valutakurs daglig: bruk ECB for utføringsdato Kun komplette bilag: Ikke bruk ufullstendige fakturaer til innkjøpsfradrag Behandle UK separat: Følg Brexit-reglene etter 2021 Følg OSS-takene: Hold kontroll på €10 000/land Spør profesjonelle: Rådfør deg ofte heller enn å ta sjanser Hva betyr dette? VAT på Malta er ikke trolldom, men detaljer avgjør om det blir suksess eller dyre lærepenger. Invester i gode systemer og ikke vær redd for å søke råd ved komplekse spørsmål. Ofte stilte spørsmål om Malta VAT Må jeg registrere meg for VAT på Malta hvis jeg bare selger tjenester i EU? Ja, hvis du er bosatt på Malta og omsetter for over €35 000 årlig på EU-tjenester, er du pliktig til å registrere deg. Selv under grensen kan det lønne seg med frivillig registrering for å kunne trekke fra inngående avgift. Hvor lang tid tar egentlig VAT-registrering på Malta? Formelt 4–6 uker, i praksis 6–8 uker dersom alt er i orden. Komplekse saker eller mangelfulle papirer kan dra ut til 10–12 uker. Kan jeg søke VAT på Malta online som tysk næringsdrivende? Nei, førsteregistrering (VAT1) må leveres fysisk eller via lokal representant. Påfølgende VAT Returns kan leveres digitalt. Hva koster forsinket VAT Return på Malta? Bøtene er trinnvise: €125 (1–30 dager), €250 (31–60 dager), €465 (61–90 dager) og €750 (over 90 dager), pluss 8 % årlig rente på utestående beløp. Trenger jeg maltesisk revisor for VAT-registrering? Ikke påbudt, men anbefales. Prisen med rådgiver er €800–1 200, men sparer deg for dyre feil og forsinkelser. Har du kompliserte EU-strukturer, er profesjonell hjelp nærmest uunnværlig. Hvordan fungerer Reverse Charge i EU? Ved B2B-salg til andre EU-land fakturerer du 0 % maltesisk VAT hvis kunden har gyldig EU VAT-nummer. Kunden må innberette VAT i sitt land. VIES-kontroll er påkrevd som dokumentasjon. Når må jeg registrere meg for OSS-ordningen? OSS gjelder for B2C-salg hvis du overstiger €10 000 grensen samlet i EU. Da skal du bruke kundenlandets VAT-sats, men betale via Malta. Kan jeg trekke fra VAT betalt i EU på Malta? Ja – via elektronisk returordning. Søknad sendes i Maltas onlineportal, og behandlingen tar maks 4 måneder. Forutsetninger: forretningsbruk og komplette bilag. Hva endres for maltesisk VAT etter Brexit? UK er tredjeland siden 2021. Ikke lenger Reverse Charge, og ingen VIES-sjekk mulig. UK-salg må enten avgiftsberegnes på Malta eller håndteres med britisk import-VAT. OSS krever nå separat registrering for B2C UK-salg. Hvilke regnskapsprogram anbefales for Malta VAT? Xero (€25–50/mnd) har best Malta-støtte og er internasjonalt kompatibelt. Lokale alternativer: WinTax (€40–60/mnd) eller Sage Malta (€30–80/mnd) for rene maltesiske selskap.
