Innholdsfortegnelse Malta-strukturer: Hvorfor dokumentasjon er din livredder De ulike Malta-strukturene og deres særtrekk Skatterevisjon Malta: Disse dokumentene må du ha klar Compliance-krav: Det grunnleggende om bevisplikter Internasjonale skatterevisjoner: Når flere land har et ord med i laget Dokumentarkiv: Hvor lenge og hvordan bør de oppbevares? De 7 dyreste feilene ved Malta-dokumentasjon Praktiske tips: Slik kommer du stressfritt gjennom enhver revisjon Ofte stilte spørsmål om Malta-dokumentasjon Malta-strukturer: Hvorfor dokumentasjon er din livredder Se det for deg: Du sitter og nyter morgenkaffen din i Sliema, sjekker e-posten, og finner en vennlig melding fra Malta Revenue Authority. De vil gjerne se regnskapsdokumentene dine for de siste tre årene. For en “rutinemessig kontroll”. Høres dette avslappende ut for deg? Etter to år med Malta-hverdag kan jeg si: God dokumentasjon er ikke bare juridisk nødvendig, men din nøkkel til rolige netter. De maltesiske myndighetene tar sine compliance-regler på største alvor – og internasjonale skattemyndigheter følger nøye med. Hva gjør Malta-strukturer så spesielle Malta er ikke bare populært for været. Øya gir, med EU-medlemskap og strategisk beliggenhet, unike fordeler for internasjonal business. Malta-strukturer er selskaper og holdings stiftet etter maltesisk lov, og er ofte en del av komplekse internasjonale skatteplaner. De vanligste Malta-strukturene: Malta-holdings for investeringer Lisensieringsselskaper for IP-forvaltning Trading-selskaper for internasjonal handel Investeringskjøretøy for eiendom eller finansielle investeringer Hvorfor dokumentasjon er avgjørende i Malta Malta er lite, men byråkratikravene er store. Malta Revenue Authority (MRA) samarbeider tett med andre EU-skatter. Siden innføringen av automatisk informasjonsutveksling (AEI) flyter opplysninger mellom landene som vann i forbundne rør. Hva betyr det for deg? Dersom det mangler dokumenter, får du ikke bare problemer i Malta, men kanskje også i hjemlandet ditt. Tro meg – en internasjonal skattediskusjon vil du helst unngå. De ulike Malta-strukturene og deres dokumentasjonssærtrekk Ikke alle Malta-strukturer er like. Avhengig av hva virksomheten din driver med, vil du ha forskjellige dokumentasjonskrav. Her er de viktigste variantene: Malta Holding Companies Holdingselskaper er gullstandarden blant Malta-strukturer. De forvalter eierandeler i andre selskaper og nyter godt av maltas fritak for investeringer. Høres lett ut? Det er det ikke. Særskilte dokumentasjonskrav: Deltakelsesbevis for alle selskaper du eier Avtaler om utbytte og utbetalingsdokumentasjon Substansbevis (ledelse, kontroll, beslutninger) Transfer Pricing-dokumentasjon ved konserninterne transaksjoner Lisensieringsselskaper Disse strukturene forvalter immaterielle rettigheter (IP) som varemerker, patenter eller programvare. Malta har attraktive regler, men dokumentasjonskravene er omfattende. Spesifikke bevis som kreves: IP-register med utviklingshistorikk Lisensavtaler og royalty-avtaler Dokumentasjon på faktisk IP-utvikling i Malta Armlengdepriser for lisensbetalinger Trading Companies Handelsselskaper gjør internasjonal business gjennom Malta. Her sjekker myndighetene ekstra nøye om det er reell substans i virksomheten. Dokumenttype Formål Oppbevaringstid Handelsavtaler Bevis på reell forretningsvirksomhet 7 år Fakturaer/kvitteringer Bevis på omsetning og gevinst 7 år Personalpapirer Substansbevis Under ansettelse + 6 år Kontorleieavtale Fysisk tilstedeværelse Leieperiode + 7 år Skatterevisjon Malta: Disse dokumentene må du ha klar En skatterevisjon i Malta foregår litt annerledes enn du kanskje er vant til fra Tyskland. Kontrollørene er grundige, men som regel pragmatiske. Har du orden i papirene, blir det saklig og ryddig. Grunnleggende dokumentasjon (alltid påkrevd) Uansett hvilken Malta-struktur du har, må du alltid fremvise disse dokumentene: Fullstendige selskapsdokumenter Stiftelsesdokument og vedtekter Inkorporeringssertifikat Firmaregisterutskrifter (gjeldende og historiske) Aksjonærvedtak siden etablering Fullstendig regnskapsdokumentasjon Alle hovedbøker (General Ledger) Bilag for alle transaksjoner Kontoutskrifter for alle bankkontoer Årsregnskap og selvangivelser Substansbevis Leieavtale for kontorlokaler Dokumentasjon på lokal ledelse Protokoller fra styremøter Beslutningsdokumentasjon Ekstra dokumenter etter forretningsmodell Avhengig av hva virksomheten din gjør, kan det kreves ekstra dokumentasjon. Her blir det interessant – og til tider utfordrende. Ved internasjonale transaksjoner (svært vanlig!): Transfer Pricing-dokumentasjon iht. OECD-standard Master File og Local File (for konsern) Country-by-Country Report (omsetning over €750 mill.) Armlengdebevis for alle konserninterne transaksjoner Ved finansielle tjenester: MFSA-lisens og alle kravdokumenter Compliance Officer-rapporter AML/KYC-dokumentasjon Risikostyringsdokumentasjon Digital versus fysisk oppbevaring Malta er overraskende fremoverlent når det gjelder digitale dokumenter. Nesten alt kan oppbevares elektronisk, men merk: Kravene er strenge. Krav til digital arkivering: Dokumentene må være uforanderlige (tidsstempling) Sporbar backup-strategi Rask tilgang for kontrollører (24–48 timer) Lesbarhet hele oppbevaringsperioden Mitt praktiske tips: En hybrid løsning fungerer best. Viktige originaldokumenter fysisk, resten digitalt i et profesjonelt dokumenthåndteringssystem. Compliance-krav Malta: Det grunnleggende om bevisplikter Compliance i Malta er ikke bare “kjekt å ha”– det handler om å overleve. De maltesiske myndighetene har de siste årene hevet kravene enda et hakk. Etter Golden Passport-diskusjonen i 2020 følges alt nøye opp. Economic Substance Requirements (ESR) Dette er den store bøygen mange undervurderer. Som EU-land må Malta vise at selskaper faktisk driver virksomhet – ikke bare eksisterer på papiret. Economic Substance Requirements krever reell drift. Hva må du bevise? Kjerneinntektsgivende aktivitet (CIGA) i Malta Beslutningstaking skjer på Malta Kjernevirksomheten styres fra Malta Tilstrekkelig ansatte og lokaler i Malta Tilstrekkelige driftskostnader Lønninger til lokale ansatte Kontor- og bedriftsutstyr Lokalrelevante driftskostnader Fysisk tilstedeværelse Egne eller leide kontorlokaler Utstyr på plass Regelmessige møter på Malta Rapporteringsplikter og frister Ingenting skjer i Malta uten riktig rapportering. Fristene er absolutte – og forsinkelser blir straffet dyrt. Rapport Frist Straff ved forsinkelse Annual Return Innen 31. januar €100 + €5 per dag Tax Return Innen 30. juni €465 + renter ESR Filing Innen 30. juni €5.000 – €50.000 Transfer Pricing Ved forespørsel (30 dager) Skjønn + bøter Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) EU har med ATAD skjerpet reglene. Malta måtte implementere disse direktivene, noe som særlig gjelder internasjonale strukturer. Viktige ATAD-områder: Generell anti-misbruksregel (GAAR) – mot utnyttelse av regler Controlled Foreign Company (CFC)-regler Exit-skatt ved utflytting Rentebegrensningsregler Hva betyr dette for deg? Strukturen din i Malta må ha et reelt forretningsgrunnlag. Ren skatteplanlegging uten substans fungerer ikke lenger. Internasjonale skatterevisjoner: Når flere land har et ord med i laget Her blir det virkelig spennende – og noen ganger komplisert. Malta er EU-medlem og har dobbeltbeskatningsavtaler med over 70 land. Det betyr at informasjon flyter automatisk mellom skattevesenene. Automatisk informasjonsutveksling (AEI) Siden 2017 har EU-landene automatisk utvekslet skatteinformasjon. Malta rapporterer visse opplysninger om strukturen din til ditt hjemland – og motsatt. Hva rapporteres automatisk? Bankkonti og renteinntekter (Common Reporting Standard) Grenseoverskridende skatteopplegg (DAC6) Utbytte, renter, royalties til utlandet Country-by-Country-rapporter for konsern Mutual Agreement Procedures (MAP) Om to land vurderer skatten din ulikt, kan det igangsettes Mutual Agreement Procedures. Dette er et diplomatisk oppgjør mellom skattemyndighetene. Typiske MAP-saker: Transfer Pricing-justeringer Fast driftssted-spørsmål Dobbeltbeskatning ved utflytting Ulik tolkning av DBA-regler Simultane revisjoner Dette er enhver skatterådgivers mareritt: Flere land reviderer strukturen din samtidig. Malta koordinerer slike revisjoner aktivt med andre EU-land. Hvordan foregår en simultan revisjon? Informasjonsutveksling mellom skattemyndigheter Koordinert varsel om revisjon Samtidig forespørsel om dokumenter i alle land Samordnede kontrolltiltak Felles vurdering av resultatene Mitt råd: Har du en internasjonal struktur, forbered deg på spørsmål fra flere land samtidig. Konsistent dokumentasjon i alle jurisdiksjoner er gull verdt. Dokumentarkiv Malta: Hvor lenge og hvordan bør de oppbevares? Lagringspliktene i Malta er tydelig angitt, men det finnes variasjoner avhengig av dokumenttype. Merk: Internasjonale krav kan innebære lengre oppbevaring. Grunnleggende oppbevaringsfrister Malta følger den europeiske standarden, med enkelte særregler: Dokumenttype Oppbevaringsfrist Rettshjemmel Regnskapsdokumenter 7 år Companies Act Selvangivelser 7 år Income Tax Act MVA-dokumenter 7 år VAT Act Selskapsdokumenter Ubegrenset Companies Act Arbeidskontrakter Ansettelse + 6 år Employment Relations Act Transfer Pricing-dokumenter 10 år Income Tax Act Internasjonale særregler Dersom strukturen din opererer i flere land, kan det være krav om lengre lagring. I Tyskland kreves f.eks. 10 år for visse dokumenter. Viktige prinsipper: Følg alltid den lengste aktuelle fristen Er du i tvil: Behold dokumentene lenger enn nødvendig Løpende kontrollsaker stopper fristen Etterkontroll kan forlenge oppbevaringen Smidig dokumenthåndtering Med to års Malta-erfaring anbefaler jeg et velprøvd system: 3-trinnsmodellen: Aktuelle dokumenter (0–2 år) Fysisk på kontor eller i sikker sky Lynrask tilgang til daglig bruk Regelmessig sikkerhetskopi Semi-aktive dokumenter (2–7 år) Profesjonelt dokumenthåndteringssystem Kryptert lagring Tilgang innen 24–48 timer Arkivdokumenter (7+ år) Langtidsarkiveres i tråd med regelverket Robuste systemer Tilgang innen 5 arbeidsdager Makulering og personvern Hva mange glemmer: Etter utløpt oppbevaring må dokumenter destrueres riktig. Malta har strenge personvernregler (GDPR) som gjelder også for forretningsdokumenter. Sikker makulering innebærer: Dokumentert sletting/destruksjon Sertifiserte makuleringsfirmaer Ikke glem backup-systemene Loggføring av destruksjonen De 7 dyreste feilene ved Malta-dokumentasjon Etter to år i praksis på Malta og mange samtaler med entreprenører har jeg samlet en liste over de vanligste – og dyreste! – feilene. Disse fellene koster ikke bare penger, men også nattesøvn. Feil #1: Å nedprioritere substansdokumentasjon Feilen: Mange tror det holder å stifte et Malta-selskap. Kravene til faktisk forretningssubstans ignoreres eller behandles overflatisk. Konsekvens: Bøter fra €5.000 til €50.000, i tillegg til tap av skattefordeler. Ved gjentatte overtredelser kan selskapet tvangsavvikles. Slik unngår du det: Dokumenter alle lokale aktiviteter detaljert Avhold styremøter regelmessig på Malta Ansett lokale medarbeidere eller bruk kvalifisert tjenesteleverandør Leie ekte kontorlokaler (ikke kun postadresse) Feil #2: Å undervurdere Transfer Pricing-dokumentasjon Feilen: Konserninterne transaksjoner gjennomføres uten ordentlig Transfer Pricing-dokumentasjon. “Det er jo bare småsummer”, sies det ofte. Konsekvens: Primærjusteringer (gevinstkorreksjon), sekundærjusteringer (fiktivt utbytte), renter og bøter. Ved større summer kan det bli seks-sifrede summer raskt. Slik unngår du det: Lag TP-dokumentasjon for alle interne transaksjoner Bruk markedsbaserte referansepriser (benchmarking) Dokumentér økonomisk analyse på forhånd Oppdater dokumentasjonen årlig Feil #3: Ufullstendig regnskap Feilen: Manglende bilag, ufullstendige bokføringer eller hull i dokumentasjonen. «Sorterer det senere» er en farlig strategi. Konsekvens: Skatteetaten gjør skjønnsfastsettelser – som sjelden er til din fordel. I tillegg venter overtredelser og mer krevende kontroller. Slik unngår du det: Innfør system for fullstendig bilagsføring Bruk profesjonell regnskapsprogramvare Månedlig avstemming og kontroll Sikkerhetskopier alle bilag Feil #4: Å miste kontroll på rapporteringsfrister Feilen: Frister i Malta undervurderes eller glemmes. ESR-innleveringen 30. juni overses ofte. Konsekvens: Umiddelbare bøter uten slingringsmonn. ESR-forseelser er særlig kostbare (€5.000+). Slik unngår du det: Bruk compliance-kalender med alle frister Sett påminnelser 4–6 uker før fristen Forbered dokumenter i god tid Bruk profesjonell compliance-tjeneste Feil #5: Å overse internasjonale rapporteringsplikter Feilen: DAC6-plikt, CRS-rapportering og Country-by-Country reporting overses eller vurderes feil. Konsekvens: Bøter i flere land samtidig. Samt ulemper ved fremtidig skatteplanlegging. Slik unngår du det: Gå gjennom alle internasjonale plikter årlig Innfør cross-border-overvåking Bruk spesialisert rådgivning for komplekse saker Dokumenter alle grenseoverskridende transaksjoner Feil #6: Utilstrekkelig backup-strategi Feilen: Dokumenter lagres kun ett sted, eller backup er mangelfull. “Alt ligger jo i skyen” er ikke nok. Konsekvens: Lagringspliktene kan ikke oppfylles ved datatap. Dette gir skjønnsligning og bøter. Slik unngår du det: 3-2-1 backup-regel: 3 kopier, 2 ulike medier, 1 utenfor kontoret Regelmessig gjenopprettingstest Geografisk adskilte backup-steder Dokumentasjon av backup-prosesser Feil #7: Manglende profesjonell rådgivning Feilen: “Vi gjør det selv” eller bruk av ukvalifiserte leverandører. Malta-lovgivning er kompleks og endres fort. Konsekvens: Tapte muligheter, oversette risikoer og dyre etterjusteringer. Besparelser på rådgivning koster oftest dyrt på sikt. Slik unngår du det: Invester i kvalifiserte Malta-rådgivere Bruk lokal ekspertise for komplekse spørsmål Regelmessig compliance-gjennomgang Hold deg oppdatert på lovendringer Praktiske tips: Slik kommer du gjennom enhver Malta-revisjon uten stress Basert på erfaring med maltesiske myndigheter og internasjonale kontroller har jeg noen gullregler. Disse tipsene kommer fra virkeligheten – ikke læreboka. 90-dagersregelen for revisjonsforberedelse Malta-revisjoner varsles stort sett 90 dager i forveien. Det høres mye ut, men tiden er knapp for god forberedelse. Din 90-dagers sjekkliste: Første 30 dager – kartlegging: Identifiser alle forespurte dokumenter Sjekk at alt du har er komplett Lag en oversikt over manglende dokumenter og planlegg innhenting Sett sammen revisjonsteamet (internt + eksternt) Andre 30 dager – produksjon: Få tak i eller produsér manglende dokumenter Oppdater Transfer Pricing-dokumentasjon Samle og vurder substansbevis Første gjennomgang med revisor/advokat Siste 30 dager – finpuss: Strukturer alle dokumenter i logisk rekkefølge Lag både digitale og fysiske kopier Avstem revisjonsstrategi med rådgiverne Brief teamet for revisjonsdag Den perfekte revisjonsmappen Malta-revisorer setter pris på struktur og helhet. En godt organisert mappe kan kutte revisjonstiden betydelig. Testet struktur: Executive summary (1–2 sider) Oversikt over virksomheten Viktigste nøkkeltall siste 3 år Spesielle og forklaringskrevende forhold Selskapsdokumentasjon Kronologisk fra stiftelse Skilleark for kapitalendringer og aksjonærskifter Organisasjonskart ved komplekse strukturer Finansdokumenter Årsregnskap med revisjonsberetning Selvangivelser og skattevedtak Månedsregnskap for kontrollåret Substansbevis Leieavtale og bilder av kontorene Arbeidskontrakter og kvalifikasjonsbevis Styremøteprotokoller Beslutningsdokumentasjon Spesialtemaer Transfer Pricing-dokumentasjon Transaksjoner med nærstående Internasjonale skattemessige avgjørelser Kommunikasjon med Malta-kontrollør Malta-revisorer er som regel profesjonelle og saklige. God kommunikasjon er halve jobben: Dos: Vær proaktiv og åpen Forklar komplekse forhold tydelig Hold alle avtaler og frister Før protokoll over alle møter og samtaler Donts: Ikke skjul relevant informasjon Ikke bli defensiv eller konfronterende Unngå å prøve å overtale kontrolløren Levere aldri ufullstendige svar Bruk teknologi smart Riktige verktøy kan spare deg for mye hodebry: Dokumenthåndtering: SharePoint eller lignende for samarbeid Versjonskontroll for viktige dokumenter Søkefunksjon for rask tilgang Tilgangsstyring for ulike brukergrupper Compliance-overvåking: Verktøy for friststyring Automatiske påminnelser Workflow-systemer for repeterende prosesser Dashboard for compliance-status Etter revisjonen: Lær av erfaringene Etter hver revisjon bør du følge opp grundig: Hva gikk bra, hva kan forbedres? Hvilke dokumenter manglet eller var ufullstendige? Var det misforståelser på komplekse områder? Hvordan kan prosessen bli enda bedre neste gang? Disse innsiktene bygger inn i compliance-systemet ditt. Slik går hver ny revisjon litt enklere enn den forrige. Ofte stilte spørsmål om Malta-dokumentasjon Hvor lang tid tar en vanlig Malta-skatterevisjon? En standard revisjon i Malta tar normalt 2–4 uker for enkle strukturer og 6–12 uker for komplekse internasjonale oppsett. Tiden avhenger sterkt av hvor komplett dokumentasjonen din er. God forhåndsplanlegging gjør revisjonen mye raskere. Kan jeg levere inn dokumenter på tysk? I utgangspunktet ja, men alt må kunne oversettes til engelsk på forespørsel. Malta aksepterer tyske dokumenter som EU-land, men krever ofte attesterte oversettelser for viktige papirer. Mitt tips: Få viktige avtaler på to språk med en gang. Hva skjer om jeg ikke finner et dokument? Manglende dokumentasjon er problematisk, men ikke umulig. Du kan ofte bruke erstatningsdokumenter, som bankutskrifter, e-posthistorikk eller vitneforklaringer. Viktig: Dokumentér alle forsøk på å skaffe nytt. Malta-kontrollører viser forståelse ved dokumentert tap (for eksempel IT-problemer). Trenger jeg en maltesisk advokat ved revisjon? Ikke obligatorisk, men anbefalt ved komplekse saker. En lokal advokat kjenner revisjonsrutinene og kan megle ved uenighet. Ved rutinemessige revisjoner holder det ofte med en kvalifisert skatterådgiver. Malta-ekspertise er avgjørende – ikke nasjonaliteten. Hvor ofte gjennomfører Malta skatterevisjoner? Malta har risikobasert revisjon. Nye selskaper kontrolleres ofte etter 2–3 år, deretter gjerne hvert 5–7. år. Internasjonale strukturer eller påfallende selvangivelser gir oftere kontroll. Er digitale signaturer juridisk gyldige i Malta? Ja, Malta godtar kvalifiserte elektroniske signaturer i henhold til EU-standard (eIDAS). Enkle digitale signaturer er tilstrekkelig for de fleste forretningsdokumenter. For notarialbekreftelser og enkelte selskapsvedtak kreves fortsatt fysisk signatur. Hva er forskjellen på Annual Return og Tax Return? Annual Return er en selskapsmelding til firmaregisteret (Companies House) om aksjonærer, styremedlemmer og kapital. Tax Return er en skattemelding til Malta Revenue Authority. De har ulike frister og innhold – ikke forveksl dem! Kan jeg lagre dokumenter i skyen? Ja, men med strenge krav. Skyen må være EU-basert (GDPR), sikre uforanderlig lagring og gi rask tilgang. Viktig: Du må ha et profesjonelt reserveopplegg og dokumentere sikkerhetsløsningene. Hvilke bøter gis for mangelfull dokumentasjon? Bøtene varierer: Forsinket Annual Return koster €100 pluss €5 daglig. ESR-feil starter på €5.000. Alvorlige compliance-brudd kan føre til bøter på inntil €50.000 og tap av skattefordeler. Gjentatte overtredelser kan bety selskapstvangen. Må jeg dokumentere private utgifter også? Bare hvis de er relevante for virksomheten. For blandede kostnader (f.eks. bil, mobil) må du skille privat fra forretningsmessig bruk. Malta-kontrollører sjekker nærmere på reiser, representasjon og bevertning. Dokumentér alltid forretningsformålet nøye.
