Innholdsfortegnelse Hvorfor 6 måneder er realistisk (og 3 måneder er ønsketenkning) Forhåndsavklaring og Grunnleggende: Hva du må vite før måned 1 Måned 1: Juridiske grunnprinsipper for din Malta-flytting Måned 2: Skattestruktur og EU-Compliance Måned 3: Bygg operativ infrastruktur i Malta Måned 4: Ansatte, HR og arbeidsrett på Malta Måned 5: Finalisering og systemtester Måned 6: Go-live for din selskapsflytting De 7 vanligste fallgruvene ved Malta-flyttingen Realisme i utgiftsoversikt: Hva du kan forvente FAQ om selskapsflytting til Malta Hvorfor 6 måneder for selskapsflytting til Malta er realistisk (og 3 måneder er ønsketenkning) Har du bestemt deg for å flytte selskapet ditt til Malta? Gratulerer med et modig valg! Men la meg slå hull på én illusjon med én gang: Det finnes ikke noe som heter bare fikse dette kjapt. Jeg hører stadig om gründere som tror man kan gjøre alt unna på 6-8 uker. Spoiler: Det ender oftest i kaos, dyre feilrettinger og noen ekstra grå hår. Etter to år med Malta-erfaring og utallige samtaler med folk som har tatt spranget, kan jeg forsikre deg: 6 måneder er realistisk, 12 måneder er komfortabelt, 3 måneder er rent stress-maraton. Hvorfor maltesiske myndigheter har sin egen tidsregning Malta spiller etter egne regler. Det som tar 2 uker i Tyskland, tar gjerne 6 uker her. Ikke på grunn av latskap – det maltesiske systemet er rett og slett mer grundig og byråkratisk enn du tror. Malta Business Registry (MBR) bruker ofte 4-6 uker bare på Company Formation, selv om det står 10-15 arbeidsdager på nettet. Og husk: Hvert steg er avhengig av det forrige. Uten maltesisk selskapsregistrering ingen bankkonto. Uten bankkonto ingen VAT-registrering. Uten VAT-nummer ingen EU-compliance. Ser du mønsteret? 6-månedersplanen i korte trekk Måned Hovedoppgaver Kritisk tid Tidsbuffer Forhåndsavklaring Skatterådgivning, juridisk sjekk 4-6 uker Høy Måned 1 Company Formation, Registered Office 4-8 uker Middels Måned 2 Skatte- og VAT-registrering 3-6 uker Lav Måned 3 Bank, IT, kontoroppsett 4-8 uker Høy Måned 4 HR-oppsett, ansatt-overføringer 6-10 uker Middels Måned 5 Systemintegrasjon, testing 2-4 uker Lav Måned 6 Go-live, oppfølging 2-4 uker Middels Hva betyr dette for deg? Planlegg for 6 måneder, regn med 8, bli glad hvis du klarer det på 5. Da slipper du unødvendig stress, svidde broer i Tyskland og dyre hasteprosesser på Malta. Forhåndsavklaring og Grunnleggende: Hva du må vite før måned 1 Før du overfører én eneste euro til Malta, må du få klarhet i tre fundamentale spørsmål. Jeg har møtt for mange som først etter Company Setup har oppdaget at Malta slett ikke er ideell skattemessig for dem. Det svir. Er Malta det riktige stedet for din virksomhet? Malta passer ikke for alle. Malta-skatteregimet gir størst fordeler for: Holding-strukturer med eierinteresser (6/7-refusjonssystemet) IP-tunge selskaper (Patent Box, 0-5% skatt) Trading-selskaper med internasjonale kunder E-handel og digitale tjenesteytere Finansielle tjenesteytere (med riktig lisens) Malta er IKKE ideelt for: Ren Tyskland-business (fast driftssted gir risiko) Håndverkerbedrifter med lokale kunder Selskaper med under 500.000€ i årsomsetning (kostnad > nytte) Tysk skatteoptimalisering: Exit-skatt og uttreden Nå blir det teknisk: Når du flytter med virksomheten til Malta, vil det tyske skattekontoret ha sin del. Exit-skatt etter § 6 AStG slår inn hvis du flytter skjulte reserver over 500.000€ ut av landet. Ved såkalt Entstrickung (§ 4g EStG) føres verdier til virkelig verdi i regnskapet. Høres komplisert ut? Det er det også. Derfor må du ha en tysk skatterådgiver som kan Malta – ikke hvem som helst. Juridisk due diligence: Hva må avklares på forhånd? Fagområde Kritiske spørsmål Tidsbruk Selskapsrett Andelshaverstruktur, ledelse 2-3 uker Skatterett Exit-skatt, dobbeltbeskatning 3-4 uker Arbeidsrett Ansatt-overføring, oppsigelser 2-4 uker Kontraktsrett Kundeavtaler, leverandører 1-2 uker Hva betyr det for deg? Invester 3.000-5.000€ i profesjonell rådgivning FØR du starter. Det sparer deg for titusener senere på feilretting. Måned 1: Etablere de juridiske grunnlag for Malta-flyttingen Nå er vi i gang! Måned 1 er grunnmuren for alt som kommer. Her legges de juridiske byggesteinene for ditt Malta-prosjekt. Helt ærlig: Denne måneden er den mest frustrerende – men også den viktigste. Malta Company Formation: Velg riktig selskapsform I Malta har du tre hovedvalg for selskapstype: Private Limited Company – standard for 99% av alle flyttinger Public Limited Company – kun relevant for store selskaper Partnership – mest aktuelt for lokale virksomheter Private Limited Company er veien å gå. Hvorfor? Den tilsvarer tysk GmbH, krever kun 1.165€ i minimumskapital, og er anerkjent over hele EU. Pluss: Du kan etablere alt 100% remote. Registered Office på Malta: Mer enn bare en adresse Her gjør mange sin første nybegynnerfeil. Mange tenker: Jeg tar bare det billigste Registered Office til 300€/år. Dårlig idé. Din Registered Office må nemlig: Motta og videreformidle forretningspost Være tilgjengelig ved myndighetsbesøk Fremstå profesjonell (bankene sjekker dette!) Være i tråd med Malta Business Registry Reelle kostnader: 1.200-2.400€ per år for et ordentlig Registered Office med service. Billigere løsninger gir ofte problemer. Memorandum og Articles of Association: Selskapets juridiske DNA Disse dokumentene definerer hva selskapet ditt kan gjøre, og hvordan det skal fungere. Standardmaler dekker vanligvis det meste, men spesielle forretningsmodeller krever skreddersydde Articles. Viktige punkter: Objects Clause – hva har firmaet ditt lov til? (Bedre for bredt enn for snevert) Share Structure – Ordinary Shares er ofte tilstrekkelig Director Powers – hvem kan bestemme hva? Dividend Policy – avgjørende for 6/7-refusjonssystemet Company Secretary og Compliance Officer må utnevnes Malta krever en lokal Company Secretary. Ikke valgfritt, men et lovkrav. Denne personen sørger for: Oppgave Hyppighet Bøter ved brudd Annual Return Filing Årlig 500-5.000€ Beneficial Ownership Register Løpende 1.000-10.000€ Board Resolutions Ved behov Compliance-risiko Statutory Books Løpende 500-2.000€ Hva betyr dette for deg? Sett av 2.000-4.000€ i året til en god Company Secretary. Billigleverandører straffer deg fort ved første compliance-check. Tidsplan måned 1: Hva skal skje når Uke 1-2: Navnereservasjon hos Malta Business Registry Uke 2-3: Ferdigstille Memorandum & Articles Uke 3-4: Innsending av Company Formation Uke 4-6: Vente på Certificate of Incorporation Uke 6-8: Utnevne Company Secretary, første styrevedtak Er dette realistisk? Ja. Er det intenst? Absolutt. Er det verdt det? Uten tvil – hvis du gjør det rett. Måned 2: Skattestruktur og EU-Compliance for Malta Nå blir det skattemessig. Her avgjøres det om du senere får glede av Maltas berømte 6/7-system, eller om du ender opp med å betale 35% skatt som en vanlig EU-bedrift. Spoiler: Det kan utgjøre flere hundre tusen euro i forskjell – hvert år. VAT-registrering på Malta: Raskere enn du tror Gode nyheter: VAT-registrering på Malta går fortere enn i Tyskland. 2-3 uker er normalt, forutsatt at alt av dokumenter er i orden. Du trenger VAT-nummer hvis: Konsolidert EU-omsetning er over 35.000€ Du selger B2B-tjenester til andre EU-land Du importerer eller eksporterer varer Du ønsker å bruke VAT-refusjon (anbefales sterkt) Insider-tips: Søk om VAT-nummeret umiddelbart, selv om du ikke trenger det enda. Bankene liker å se det, og etterregistrering tar ofte mye lengre tid. Income Tax Return og Non-Resident Certificate Nå blir det teknisk: Malta beskatter i utgangspunktet alle selskaper med 35%. MEN – og det er et stort men – du får opptil 6/7 tilbake gjennom 6/7-refusjonssystemet. Sånn fungerer det: Inntektstype Skattesats Refusjon Effektiv belastning Foreign Source Income 35% 6/7 5% Trading Income 35% 6/7 5% Passive Interest 35% 5/7 10% Maltese Source 35% 2/3 ~12% Viktig: Refusjonen får du kun om overskudd utbetales som utbytte. Derfor er rett dividend policy i company articles så viktig. EU-Compliance: VIES, Intrastat og andre pålagte rapporteringer Som EU-selskap får du flere plikter. Viktigst er: VIES-rapportering for B2B-omsetning i EU (kvartalsvis) Intrastat for varehandel over 400.000€ Economic Substance Requirements for bestemte aktiviteter EU-DAC6-rapportering ved grensekryssende strukturer Høres komplisert ut? Det er det ofte også. Derfor trenger du en maltesisk skatterådgiver som kan dette i søvne. Dobbeltbeskatningsavtale Tyskland-Malta: Din venn DBA Tyskland-Malta er på din side. Den sørger for at du ikke betaler full skatt i begge land. Men – du må oppfylle alle vilkårene. Viktige punkter: Management and Control skal reelt ligge på Malta Economic Substance – virkelig virksomhet må være i Malta Director Meetings må avholdes på Malta Key Business Decisions skal faktisk tas i Malta Hva betyr dette for deg? Du må virkelig flytte til Malta, eller tilbringe mye tid der. Postboks-selskaper fungerer ikke lenger. Economic Substance Requirements: EUs nye sheriff Siden 2019 har Economic Substance Requirements endret spillereglene. Malta-selskaper må ha reell tilstedeværelse, spesielt for: Holding-aktiviteter IP-lisensiering Finansielle tjenester Shipping-business Konkret betyr det: Tilstrekkelig antall Malta-ansatte Signifikante forretningsutgifter på Malta Reell ledelse fra Malta Ordentlige kontorfasiliteter Hovedregel: Ved 1 million € i overskudd bør du ha minst 100.000€ i Malta-substans. Hva betyr det i praksis? Malta er ikke lenger et skatteparadis for hjemmekontor-gründere. Du må utføre reelt arbeid fra Malta. Måned 3: Bygg operativ infrastruktur på Malta profesjonelt Nå blir det praktisk! Måned 3 er der papirarbeid blir til reell virksomhet. Bank, kontor, IT – nå merker du raskt om Malta faktisk passer for deg, eller om du har lurt deg selv. Bank på Malta: Jakten på firmakontoen La meg være ærlig: Det er betydelig vanskeligere å åpne en maltesisk bedriftskonto nå enn for noen år siden. Bankene er blitt svært forsiktige etter flere skandaler. Rekkefølgen på dine sjanser: Bank Sannsynlighet for godkjenning Minimumsinnskudd Spesielle forhold HSBC Malta 70% 25.000€ Internasjonal renomme Bank of Valletta 60% 10.000€ Ledende lokalt APS Bank 50% 5.000€ Mindre, lokal aktør Lombard Bank 40% 15.000€ Spesielt for selskaper Dette vil bankene se: Forretningsplan på engelsk (10–15 sider holder) Finansielle prognoser for 2–3 år Referanser fra din tyske bank Economic Substance – ekte tilstedeværelse på Malta Ren historikk – ingen compliance-problemer Insidertips: Still personlig til møtene. Nettbaserte banksøknader blir avslått i 9 av 10 tilfeller. Bankene vil se og vurdere deg. Kontoroppsett Malta: Mer enn bare et skrivebord Du trenger et reelt kontor på Malta. Ikke bare for Economic Substance, men også for bank, myndigheter og din egen troverdighet. Dine alternativer: Serviced Office – 800–1.500€/måned, fleksibelt, profesjonelt Co-Working Space – 300–600€/måned, nettverk, mindre representativt Eget kontor – 1.200–3.000€/måned, full kontroll Hjemmekontor – funker kun i unntakstilfeller For de fleste anbefales Serviced Office de første 1–2 årene. Hvorfor? Profesjonell adresse for bank/myndigheter Møterom tilgjengelig ved behov Resepsjonstjeneste for post og henvendelser Fleksibilitet om du vokser Beste steder for kontor: Sliema/St. Julians – internasjonalt, dyrt, svært representativt Ta Xbiex – finansnæringens klynge Valletta – historisk, representativt, mindre praktisk Mriehel – rimeligere, mindre internasjonalt IT-infrastruktur og digitale tjenester på Malta Maltas IT-infrastruktur er bedre enn sitt rykte, men annerledes enn i Tyskland. Sannheten: Internett & tilkobling: GO (hovedleverandør) – fiber inntil 1 Gbit/s, vanligvis stabilt Melita – kabel/fiber, godt alternativ Mobilt internett – 4G/5G nærmest overalt, godt backup Vanlige hastigheter: 100–500 Mbit/s typisk, 1 Gbit/s i business-bygninger. Cloud og hosting: AWS/Azure har begge Malta-tilstedeværelse GDPR automatisk oppfylt (EU-lokasjon) Lokale hosting-aktører sjelden nødvendig Bokføring og økonomistyring Malta har egne bokføringsstandarder, og du må sette opp et system som også kan tilpasses tyske krav. Anbefalt programvare: Programvare Kostnad/måned Fordeler Ulemper Sage Business Cloud 80-200€ Malta-kompatibelt, tysk språk Dyrt, omfattende QuickBooks 40-80€ Enkelt, internasjonalt Mindre Malta-spesifikk Xero 60-120€ Skybasert, sterk API Læringskurve Viktig: Regnskapet må fylle både maltesiske og tyske krav – noe få standardsystemer klarer fullt ut. Forsikring og risikostyring På Malta trenger du andre forsikringer enn i Tyskland. De viktigste: Professional Indemnity – for rådgivning/tjenester (3.000–8.000€/år) Public Liability – grunnleggende dekning (1.000–3.000€/år) Employers Liability – obligatorisk ved ansatte Cyber Insurance – stadig viktigere (2.000–5.000€/år) D&O Insurance – for direktører (3.000–10.000€/år) Hva betyr dette for deg? Regn med 8.000–15.000€ årlig for solid forsikringsdekning. Å kutte hjørner her blir dyrt om noe skjer. Måned 4: Håndtere ansatte, HR og arbeidsrett på Malta Måned 4 dreier seg om HR. Her finner du ut om dine tyske ansatte blir med, om du må rekruttere lokalt, eller om remote er riktig. Spoiler: Hver løsning har sine utfordringer. Overføre ansatte til Malta: Hva lar seg gjøre, hva ikke? Den gode nyheten: EUs fri bevegelighet gjør ansatt-flytting teoretisk lett. Den dårlige: Det er mye mer komplisert i praksis. Juridiske rammer: EU-borgere trenger ikke arbeidstillatelse på Malta Sosialforsikring flyttes med A1-bevis Skattestatus endres etter 183+ dager på Malta Tyske arbeidsavtaler kan som regel brukes videre Praktiske utfordringer: Boligmarked – det er boligmangel, særlig for familier Skoler – internasjonale skoler er dyre og gjerne fulle Levekostnader – ofte høyere enn mange tyske byer Språk – Maltesisk/engelsk ikke for alle Ansattprofil Overførings-suksess Typiske utfordringer Singles, 25–35, tech 80% Bolig, lønn, nettverk Par uten barn 60% To jobbmuligheter, større bolig Familier med barn 30% Skole, bolig, barnepass 50+ år 40% Ny kultur, helse Arbeidsrett på Malta: Hva skiller seg fra Tyskland? Maltas arbeidsrett følger EU-regler, men har noen særpreg. De største forskjellene: Arbeidstid og ferie: 48-timers uke er standard (ikke 40 timer som ofte i Tyskland) 24 dager minimumsferie (Tyskland: ofte 20–30) Overtid etter 40t/uke med 25% tillegg 6 måneder prøvetid mulig (Tyskland: maks 6) Oppsigelsesvern: Etter 6 måneder: 1 uke oppsigelse Etter 2 år: 2 uker oppsigelse Etter 5 år: 4 uker oppsigelse Sluttpakker er sjelden, kun ved overtallighet Sosialforsikring på Malta: Bidragstype Arbeidsgiver Ansatt Tak Social Security 10% 10% Maks 837€/år Maternity Fund 0,55% 0,55% Samme som Social Security Privat helseforsikring Frivillig Anbefalt 1.000–3.000€/år Rekruttering på Malta: Hvor finner du folk? Det er knapt med arbeidskraft på Malta. Ledigheten er under 3 %, og gode fagfolk er både sjeldne og dyre. Rekrutteringskanaler etter suksess: Nettverk/anbefalinger (60% suksess) Rekrutteringsbyråer (40% suksess) LinkedIn/Online (30% suksess) Jobs.mt (20% suksess) Aviser (10% suksess) Typiske årslønner 2025 (brutto): Juniorutvikler: 25.000–35.000€ Seniorutvikler: 40.000–60.000€ Marketing Manager: 30.000–45.000€ Office Manager: 25.000–35.000€ Regnskapsfører: 28.000–42.000€ Merk: Topptalenter koster ofte mer på Malta enn i Tyskland – grunnen? Konkurranse fra iGaming, fintech m.m. Remote Work og hybridmodeller Mange Malta-flyttinger fungerer hybrid: daglig ledelse på Malta, delvis fjernteam i Tyskland/EU. Hva som funker: 25% Malta-tilstedeværelse, 75% remote (ofte nok for Economic Substance) Kvartalsvise møter på Malta Kjernestillinger (ledelse, finansiell styring) på Malta Utvikling/drift remote Hva som er risikabelt: 100% remote uten Malta-tilstedeværelse Viktige beslutninger tatt utenfor Malta Mindre enn 10% av arbeidstiden i Malta Expat-miljø og nettverk Malta har et meget aktivt expat-miljø. Nyttig både for rekruttering og business/tilpasning. Viktige nettverk: Malta Business Network – månedlige møter Chamber of Commerce – offisiell næringslivs-hub Malta AI & Blockchain Association – for teknologibedrifter German-Maltese Business Circle – tysktalende forum Hva betyr dette for deg? Bruk tid på nettverksbygging. Malta er lite – alle kjenner alle og anbefalinger åpner dører. Måned 5: Finalisering og testing av Malta-strukturen Måned 5 er virkelighetssjekken. Her ser du om alle systemene spiller sammen, og om setupen faktisk fungerer. For mange har først under go-live oppdaget at viktige koblinger mangler. End-to-end-testing: Fra faktura til skatt Nå er det praksis som gjelder. Du må gjennomgå hele prosesskjeden – fra første kundefaktura til ferdig skatt. Testscenarier du bør simulere: EU B2B-transaksjon: Faktura med Malta-VAT til tysk forretningskunde Utenfor EU: Eksportfaktura til UK/USA-kunde Internfakturering: Faktura mellom tysk og maltesisk selskap Utbytteutbetaling: Utbytte med 6/7-refusjon Ansatt onboarding: Integrering av ny Malta-ansatt Sjekk bankintegrasjonen: SEPA-overføringer begge veier Flervalutahåndtering (USD, GBP, EUR) Online-banking-API til regnskap Kortbetalinger for kunder Compliance-meldinger til tyske/maltesiske myndigheter Compliance-management: Full kontroll over rapporteringsplikt Malta har følelsen av 47 ulike rapporteringsplikter (egentlig 12, men føles som fler). Her er de viktigste: Melding Hyppighet Frist Bot VAT Return Kvartalsvis 15. i påfølgende måned 100–500€ Income Tax Return Årlig 30. juni 500–5.000€ Annual Return (MBR) Årlig 31. mai 500–2.000€ Finansregnskap Årlig 18 mnd etter regnskapsårslutt 1.000–10.000€ Beneficial Ownership Ved endring Umiddelbart 5.000–50.000€ Automatisering er din venn: Kalenderpåminnelser for alle frister Automatisk dataoverføring mellom systemer Backup-ansvarlige for kritiske meldinger Eksterne tjenesteytere for komplekse rapporteringer Beredskapsplaner og driftssikkerhet Malta er en øy. Noen ganger går strømmen, internettet faller ut, eller bankene streiker. Du må ha backup-planer. Kritiske reservesystemer: Internett: To leverandører + mobilbackup Bank: Minst to banker med online-tilgang Strøm: UPS for vitale systemer Personell: Rutiner for nøkkelpersoner Data: Daglige sikkerhetskopier utenfor Malta Test verstefall-scenarier: Hva gjør du om du ikke kan reise til Malta på 4 uker? Hvordan går businessen hvis Malta-kontoret ikke kan brukes? Hvem kan fatte avgjørelser ved krise? Hvordan får du tilgang på midler om en bank har problemer? Måling av fremgang & KPI-er Du trenger nøkkeltall for å måle Malta-flyttingens suksess – ikke bare økonomisk, men også operativt. Finansielle KPI-er: KPI Benchmark Mål år 1 Mål år 2 Effektiv skatteprosent 15-25% (Tyskland) 8-12% 5-8% Setup-kostnad vs. besparelse N/A Break-even ROI 200%+ Compliance-kostnader 20.000–40.000€ 25.000–45.000€ 20.000–35.000€ Bankeffektivitet Samme dag betaling 1–2 dager Samme dag Operasjonelle KPI-er: Time-to-market: Hvor raskt kan du lansere nye tjenester? Respons til myndigheter: Hvor fort svarer du på offentlige henvendelser? Ansattetilfredshet: Er Malta-ansatte fornøyd? Kundeopplevelse: Merker kundene flyttingen negativt? Dokumentasjon og kunnskapsdeling Du vil glemme hvorfor du tok visse avgjørelser. Dokumenter alt viktig. Viktige dokumentasjonsområder: Setup-beslutninger: Hvorfor valgt bank, skatteopplegg, kontor? Compliance-kalender: Hvem gjør hva når? Tjenesteleverandørers kontaktinfo: Advokat, regnskapsfører, bankforbindelse Beredskapsprosedyrer: Hva skjer ved compliance-problemer? Finansflyt: Hvordan beveger penger seg mellom selskaper? Hva betyr dette for deg? Måned 5 er den viktigste testfasen. Bedre med feil nå enn i live-drift senere. Måned 6: Go-live for selskapsflytting til Malta Nå gjelder det! Måned 6 er øyeblikket du har jobbet mot. Nå skrur du på Malta-setupen og går i gang med reell daglig drift. Etter 6 måneders forberedelser bør alt gå på skinner. Bør… Soft Launch vs. Hard Cutover: Riktig go-live-strategi Du har to alternativer for go-live, men de fleste velger feil. Hard Cutover (Big Bang): Bestemt dato: Alt skjer via Malta Raskt, men risikabelt Funker kun med perfekt forarbeid En feil = stor krise Soft Launch (Fasevis) – ANBEFALT: Trinnvis flytting over 4–6 uker Først nye kunder, så eksisterende kunder Feil kan rettes opp uten dramatikk Innkjøringsperiode gir bedre læring Min soft-launch-plan for 90% av tilfellene: Uke Flytting Risiko Fokus 1–2 Interne prosesser, nye avtaler Lav Systemstabilitet 3–4 Mindre nye kunder, testfakturaer Middels Fakturafiltrering 5–6 Store nye kunder Middels Kundeopplevelse 7–8 Migrering av eksisterende kunder Høy Endringsledelse Kundeinformasjon: Hvordan forklare flyttingen Kundene dine må informeres om Malta-flyttingen. Men hvordan? Mange tabber seg ut akkurat her. Hva som IKKE funker: Vi er i Malta på grunn av skatt (høres ut som skatteflukt) Ingenting endres for deg (tydelig feil – nytt VAT-nummer, IBAN osv.) Ingen info (kundene merker det uansett) Hva som funker – meldingstips: Fokus på vekst: Vi ekspanderer i EU-markedet Kundeverdi: Bedre service for EU-kunder Stabilitet: Samme team, samme kvalitet Transparens: Nye fakturadetaljer fra og med X Eksempel på kundemail (fungerer for 80%): Kjære kunder, på grunn av vår vekst i Europa flytter vi vårt EU-hovedkontor til Malta. Dette gir oss muligheten til å betjene dere enda bedre og tilby nye tjenester. For dere endres så å si ingenting: Samme kontaktpersoner, samme kvalitet, samme servicenivå. Fra og med [dato] vil dere motta faktura fra [Malta Company Name] med maltesisk VAT-nummer. Alle eksisterende avtaler fortsetter å gjelde uendret. Ta kontakt om det er noe dere lurer på. Tysk fortsettelse: Avvikle eller opprettholde? Hva skjer med det tyske selskapet? Tre muligheter: Alternativ 1: Avvikling (helt ut) Full nedleggelse av tysk GmbH Ryddig, men endelig løsning Gevinst ved avvikling kan utløse skatt Riktig hvis du går all-in på Malta Alternativ 2: Ruhende selskap GmbH forblir, men er inaktiv Kostnad: 2.000–4.000€/år Fleksibilitet for eventuell retur Mindre administrasjon Alternativ 3: Service-selskap GmbH yter tjenester til Malta-selskapet Intercompany-fakturering mulig Mer komplekst, men fleksibelt Best for større grupper Anbefaling i 70 % av tilfellene: Alternativ 2 (Ruhende) første året, så ta valg senere. Overvåkning og feilhåndtering i startfasen De første 4 ukene er kritiske. 90 % av feilene oppstår nå. Du trenger et system for å løse ting raskt. Daglig sjekk uke 1–2: Bank: Fungerer alle betalingsstrømmer? VAT: Kommer fakturaene riktig frem? Systemer: Alt integrert? Team: Operasjonelle utfordringer? Kunder: Klager eller spørsmål? Typiske Week-1-problemer og løsninger: Problem Frekvens Quick fix Varig løsning SEPA-betalinger forsinket 80% Bruk annen bank Optimaliser bankoppsett VAT-validering mislykkes 60% Manuell retting Systemoppdatering Kunder forstår ikke faktura 50% Personlige samtaler Oppgradere mal Compliance-innsending glemt 30% Ettersende + bot Automatisering Success Metrics: Hvordan vet du at det fungerer? Etter 30 dager bør du ha nådd disse tallene: Operasjonelle KPI-er: Kundeklager: Under 5% av kundebasen Betalingsforsinkelser: Under 2% av transaksjoner Systernedetid: Under 1% (utenom planlagt vedlikehold) Compliance-brudd: Null kritiske feil Finansielle KPI-er: Kassaflyt: Normalisert etter to uker Skatteffektivitet: Første 6/7-refusjon utbetalt Bankkostnader: Under 0,3 % av omsetning Setup-ROI: Synlig etter 6 måneder Støtte og optimalisering etter go-live Måned 6 er begynnelsen, ikke slutten. På de første 6 månedene vil mye fortsatt justeres. Kontinuerlige forbedringsområder: Prosessautomasjon: Hva kan automatiseres? Kostnadskutt: Hvor er unødige utgifter? Compliance-effektivitet: Hvordan forenkle rapportering? Team-utvikling: Hvilke ferdigheter trenger Malta-teamet? Hva betyr dette for deg? Måned 6 er bare starten på din Malta-reise. Den reelle optimaliseringen kommer nå. De 7 vanligste fallgruvene når du flytter selskapet til Malta Etter to år som Malta-rådgiver har jeg sett alle fellene. Her er de 7 som rammer 80 % av alle flytteprosjekter – og hvordan du unngår dem. Fallgruve #1: Å undervurdere Economic Substance Problemet: Mange tror Malta-flytting = ny postboks pluss noen businessreiser til Valletta. Feil! Siden Economic Substance-kravene i 2019 kreves reell aktivitet. Vanlige feilvurderinger: Jeg reiser til Malta fire ganger i året – det holder. Et servicerkontor til 500€/måned er nok. Alle viktige avgjørelser tar jeg likevel i Tyskland. Virkeligheten: Minst 25 % av tiden din må jobbes fra Malta, lokale ansatte må ha kjernefunksjoner og all strategi må besluttes fra Malta. Slik unngår du det: Planlegg ekte Malta-tilstedeværelse. Minst én nøkkelperson (helst daglig leder) bør bo hovedsakelig på Malta. Fallgruve #2: Bank-mareritt på grunn av dårlig forarbeid Problemet: Malta-banking er vanskelig har blitt et meme. Ofte er det manglende forberedelser – ikke bankenes feil. Typiske feil: Send søknad uten forretningsplan Urealistiske finansprognoser Ingen referanse fra tysk bank For lite i innskudd Bare én bank forsøkes Riktig prosedyre: Forretningsplan på engelsk (10–15 sider) 3-års finansprognoser Referansebrev fra tysk bank Ha minst 25.000+€ klar Søk hos 2–3 banker samtidig Møt personlig på banken Fallgruve #3: VAT-kaos i EU-handel Problemet: EU-VAT er komplisert, Malta-VAT enda mer. Mange selskaper går på dyre smeller. Typiske VAT-feil: Feil VAT mellom B2B og B2C OSS (One Stop Shop) forveksles med vanlig VAT Glemmer Reverse Charge på tjenester VIES-validering av kunders VAT mangler Eksempelfeil: Tysk software-firma fakturerer fransk B2B-kunde med 19% Malta-VAT istedenfor 0% (reverse charge). Kunden nekter betaling (får ikke VAT-refusjon). Etterretting tar tid og koster. Løsningen: Kjøp inn VAT-ekspert på Malta. 2.000 € for rådgivning kan spare deg for 20.000 € i feil senere. Fallgruve #4: Ansatt-overføring feiler Problemet: Våre beste ansatte blir med! – en klassisk overvurdering. Realitets-sjekk: Ansatttype Overførings-suksess Hovedårsaker til nei Singles, 25–30 år 70% Lønn, karriereperspektiv Par uten barn 50% Partner finner ikke jobb Familier med barn 20% Skole, bolig, sosiale forhold 50+ år 30% Helse, familie, vaner Slik planlegger du realistisk: Regn med 50 % overføring for kjerneansatte Innvilg lønnsøkning for Malta-flytt Bistå med flytting (bolig, skole, transport) Bygg parallelt opp lokalt Malta-team Fallgruve #5: Compliance-kaos grunnet dårlig oversikt Problemet: Malta virker å ha 1.000 rapporteringsplikter (det er faktisk 15, men fordelt på ulike tidspunkter og formater). Typisk crash-scenario: VAT-rapport glemt → 500€ bot. Årsrapport for sent → 2.000€. Beneficial Ownership ikke meldt → 10.000€. Etter 12 mnd: 15.000€ i unødvendige bøter. Anti-kaos-plan: Compliance-kalender med alle frister Automatiske varsler 4 uker før Backup-ansvar for kritiske meldinger Tjenesteleverandører for komplisert compliance Månedlige gjennomganger av åpne punkter Fallgruve #6: Likviditetsproblemer grunnet banking-forsinkelser Problemet: Tyske bedrifter er vant med same-day banking. Malta er annerledes. Realistiske banktider på Malta: SEPA-overføring: 1–2 dager (ikke direkte) Internasjonale overføringer: 2–5 dager Nye mottakere: 2–3 dager Endring av kredittgrense: 1–2 uker Likviditetsbuffer: Ha alltid 5–10 dager mer likviditet enn i Tyskland. Ved viktige betalinger: Ha backup-bank tilgjengelig. Fallgruve #7: Overvurdering av skattebesparelse Problemet: Malta = 5% skatt er markedsføring, ikke realitet. Den faktiske skattebelastning avhenger av mange faktorer. Reell skattemessig belastning (år 1–2): Forretningsmodell Effektiv skatt Betingelser IP-lisensiering 0–5% Patent Box + Economic Substance Trading Company 5–8% 6/7 refund + Foreign Source Tjenester i EU 8–12% Solid struktur Blandet business 10–15% Noe Malta-kilde Ofte glemt: Setup-kostnad: 50.000–100.000€ år 1 Løpende compliance: 25.000–40.000€ årlig Economic Substance: 50.000–150.000€ årlig Alternativkostnad: Tid, ledelsesfokus, fleksibilitet Hva betyr det for deg? Malta-flytting lønner seg fra ca. 500.000€ i årlig overskudd. Under dette spises skattefordeler ofte opp av kostnader. Realisme i utgiftsoversikt: Hva du må regne med ved flytting til Malta Helt ærlig: Å flytte til Malta er ikke billig. Jeg har sett mange som startet med 20.000€ i budsjett og landet på 80.000€ første året. Her får du de faktiske kostnadene. Setup-kostnader (år 0): Det store sjokket Kostnader som påløper før du omsetter ett øre på Malta: Kostnadstype Minimum Reelt Premium Kommentar Company Formation 2.500€ 4.500€ 8.000€ Inkl. juridisk, Registered Office Bankoppsett 1.000€ 3.000€ 10.000€ Rådgivning + minimumsinnskudd Tax & VAT Registration 1.500€ 3.500€ 6.000€ Skatterådgiver + søknader Legal Structuring 5.000€ 12.000€ 25.000€ M&A, artikler, compliance Kontoroppsett 3.000€ 8.000€ 20.000€ Depositum og utstyr IT & systemer 2.000€ 5.000€ 15.000€ Software, integrasjon Relokalisering (personlig) 5.000€ 15.000€ 35.000€ Flytte, bolig, registrering Advisory & Consulting 8.000€ 18.000€ 40.000€ Skatt, juss, strategi Total setup-kostnad: 28.000€ – 77.000€ – 159.000€ De fleste havner mellom 60.000–90.000€ i setup. Mindre betyr ofte feil investering. Løpende kostnader (årlig): De skjulte slukene Dette løper på hvert eneste år du driver på Malta: Kostnadstype Minimum/år Reelt/år Premium/år Company Secretary 1.800€ 3.500€ 8.000€ Registered Office 600€ 1.800€ 4.000€ Regnskap & bokføring 6.000€ 12.000€ 25.000€ Tax Compliance 4.000€ 8.000€ 15.000€ Legal & Regulatory 3.000€ 8.000€ 20.000€ Bankkostnader 1.200€ 3.000€ 8.000€ Kontorleie 6.000€ 15.000€ 36.000€ Forsikring 3.000€ 6.000€ 15.000€ IT & Software 2.400€ 6.000€ 15.000€ Total løpende kostnad: 28.000€ – 63.300€ – 146.000€ per år Economic Substance: Den nye kostnadsdriveren Siden 2019 er EUs substanskrav den største utgiften. Du må bygge reell aktivitet: Lønnskostnader Malta: Stilling Bruttolønn/år Arbeidsgiverkostnader Totalkostnad Daglig leder 60.000€ 8.000€ 68.000€ Finanssjef 45.000€ 6.000€ 51.000€ Office Manager 30.000€ 4.000€ 34.000€ Utvikler (senior) 55.000€ 7.000€ 62.000€ Minimum substans for typisk holding: 1 daglig leder + 1 finanssjef = ca. 120.000€/år ROI-beregning: Når lønner Malta seg? Den viktigste regnestykket: Når er Malta verdt det? Break-even (forenklet): Årlig overskudd DE-skatt (30%) Malta-skatt (8%) Malta-kostnad Nettogevinst 200.000€ 60.000€ 16.000€ 80.000€ -36.000€ 500.000€ 150.000€ 40.000€ 100.000€ +10.000€ 1.000.000€ 300.000€ 80.000€ 120.000€ +100.000€ 2.000.000€ 600.000€ 160.000€ 150.000€ +290.000€ Hovedregel: Malta lønner seg som oftest først fra ca. 500.000€ i årlig fortjeneste. Under dette spises fort fortjenesten opp av kostnader. Skjulte kostnader: Ofte utelatt Disse overses ofte: Alternativkostnad: Din tid til Malta-management (20–40 timer/md) Reisekostnad: Hyppige Malta-turer (10.000–20.000€/år) Doble kostnader: Parallell drift i Tyskland og Malta Korreksjonskostnad: Feilretting, særlig år 1 Valutarisiko: EUR/USD svingninger ved global handel Fleksibilitetstap: Mindre rom for spontane beslutninger Sparing: Hvor og hvor ikke? Spar her (lav risiko): Kontorplassering (Mriehel vs. Sliema gir 50 % sparing) Kontoroppsett (serviced vs. eget kontor) Bank (lokal vs. internasjonal) Programvare (standard vs. premium-løsning) Ikke spar her (høy risiko): Jurister (dårlig rådgivning = dyrt i ettertid) Skatterådgivning (feil struktur = store tap) Company Secretary (compliance-feil koster dyrt) Economic Substance (for lite = skatterisiko) Hva betyr dette for deg? Sett av minimum 80.000€ for første år, og minst 60.000€ løpende. Alt under gir nesten alltid høyere kostnader over tid. FAQ om selskapsflytting til Malta Hvor lang tid tar en full selskapsflytting til Malta? Realisme: 6–8 måneder for et profesjonelt prosjekt. Alt under 4 måneder blir ofte stressende og fullt av feil. Selve Company Formation tar 4–8 uker, bankingen 6–10 uker, skattemessig setup ytterligere 4–6 uker. I tillegg kommer tid til substans, kontor og ansatt-integrasjon. Hvilke skattefordeler gir Malta egentlig? Malta skattlegger alle selskaper 35 %, men med 6/7-refusjon kan du få igjen opptil 6/7 av betalt skatt. Ved Foreign Source Income og Trading Income gir dette 5 % effektiv skatt. IP-lisensiering med Patent Box kan gi 0–5 %. NB: Refusjon kun ved utbytte og med full Economic Substance. Trenger jeg virkelig Economic Substance på Malta? Ja, det er pliktig for EU-compliance siden 2019. Du må ha reell virksomhet: nok ansatte, reelle kontorfasiliteter, lokal ledelse og betydelig forbruk på Malta. Postboksselskaper gjelder ikke lenger. Hovedregel: 1 mill € overskudd → 100.000€ i substans. Er det vanskelig å opprette bankkonto på Malta? Ja, bankene er blitt svært forsiktige siden 2018. 40–70 % suksess, avhengig av bank. Du trenger solid businessplan, finansprognoser, referanser og 15.000–25.000€ depositum. Personlig oppmøte er nødvendig – nettbaserte søknader avslås ofte. Sett av 6–10 uker. Hva skjer med min GmbH i Tyskland ved flytting? Tre alternativer: 1) Avvikle (helt ut, men endelig), 2) Ruhende drift (ca. 3.000€/år, fleksibelt), 3) Bruke som serviceselskap for Malta AS. De fleste velger 2 det første året for å beholde fleksibilitet. NB: Exit-skatt og entstrickung må sjekkes på forhånd. Kan tyske ansatte bli med til Malta? EU-rettslig ja, men praksis er vanskelig. Suksessrater: Singles 70%, par 50%, familier bare 20%. Hovedhinder: bolig, skole til barna, partner-jobb, høyere levekostnader. Gi lønnsøkning og hjelp til flytting. Hybridmodell (delvis Malta, delvis remote) funker ofte best. Når er Malta lønnsomt? Hovedregel: Fra 500.000€ i overskudd eller mer er Malta interessant. Setup: 60.000–90.000€, løpende: 60.000–80.000 €/år inkl. substans. Under dette spises skattegevinst ofte opp. På 2 mill € i overskudd kan du spare 300.000€/år netto. Hvilke løpende compliance-plikter har jeg? Kvartalsvise VAT-rapporter, årlig inntektsoppgave, årsrapport til Malta Business Registry, regnskap, Beneficial Ownership-oppdatering. I tillegg EU-rapporter som VIES, Intrastat for større volumer. Bøter: 500–50.000€. God Company Secretary (3.000–5.000€/år) sparer mye trøbbel. Hvordan fungerer 6/7-refusjonssystemet i praksis? Først betaler du 35 % selskapsskatt. Ved utbytte får du 6/7 tilbake (ved Foreign Source og Trading Income). Eksempel: 100.000 € overskudd → 35.000 € skatt → 30.000 € refusjon → 5.000 € effektiv (5 %). NB: Du må søke om refusjonen, tar 3–6 måneder. Kan jeg styre Malta-selskapet remote fra Tyskland? Juridisk utfordrende grunnet substanskrav og fast driftssted. Minimum 25 % av egen working time må være på Malta og beslutningene tas der. 100 % remote går ikke lenger. Hybrid er mulig, men lokale kjerneansatte/ledelse må være på plass.
