Innholdsfortegnelse Hva Substance i Malta 2025 faktisk betyr De strengeste kravene fra internasjonale skattemyndigheter Operative aktiviteter på Malta: Slik bygger du reell substans Ansatte på Malta: Personellstrategier som gir compliance CRS og BEPS: Dette må du vite om de nye EU-reglene Malta vs. andre EU-jurisdiksjoner: Den ærlige sammenligningen Typiske feil i substansdokumentasjonen Din steg-for-steg sjekkliste for 2025 Ofte stilte spørsmål Jeg sitter her med min tredje cappuccino på Valletta-kontoret og ser på tre centimeter papirer – alt er substansdokumentasjon for ett eneste selskap. Hvis du trodde Malta bare var sol, sjø og lave skatter, har jeg dårlige nyheter til deg. Tiden for å opprette et postboksselskap her og så slappe av på stranden, er definitivt forbi. Siden 2019 følger internasjonale skattemyndigheter ekstremt nøye med på hva du egentlig gjør her. Og jeg mener virkelig nøye. Ingen grunn til bekymring – i dag forklarer jeg deg hvordan du bygger reell forretningssubstans på Malta, uten å få hetta ved neste CRS-rapportering (Common Reporting Standard – det internasjonale informasjonsutvekslingssystemet mellom skattemyndigheter). Substans på Malta 2025: Hva internasjonale skattemyndigheter faktisk sjekker La oss starte med den harde realiteten: Substans i Malta i 2025 betyr ikke lenger bare «å ha et kontor og stikke innom av og til». EUs skatteunndragelsesdirektiv (ATAD – Anti Tax Avoidance Directive) og OECD BEPS-reglene (Base Erosion and Profit Shifting – tiltak mot overskuddsflytting og grunnlagserosjon) har endret spillet fullstendig. De tre søylene for reell substans Når tyske, østerrikske eller sveitsiske skattemyndigheter kontrollerer, ser de spesielt på tre kjerneområder: Folk lokalt: Reelle ansatte med ekte ansettelseskontrakter som tar faktiske beslutninger Operative aktiviteter: Forretningsaktivitetene foregår faktisk på Malta Økonomisk realitet: Selskapet ditt må ha en forståelig grunn til å være på Malta Hva betyr egentlig Economic Substance Den maltesiske «Economic Substance Act» fra 2019 setter klare minimumskrav. Selskapet ditt må på Malta: Ha et rimelig antall kvalifiserte ansatte Ha passende driftskostnader Treffe sentrale ledelsesbeslutninger Utføre «Core Income Generating Activities» (CIGAs – kjerneinntektsgenererende aktiviteter) Høres abstrakt ut? Det er det også. Derfor sitter advokater og skatterådgivere her daglig og grubler over spørsmålet: “Hva er egentlig tilstrekkelig?” Substanstesten: Slik blir du kontrollert Se for deg at en inspektør fra det tyske Bundeszentralamt für Steuern banker på døra. Han vil se: Kontrollområde Hva de leter etter Typiske fallgruver Ansatte Ansettelseskontrakter, lønnsslipper, tilstedeværelse Nominerte styremedlemmer, kun fjernarbeidende team Forretningsaktivitet Forretningsdokumenter, møter, beslutninger Beslutninger tas i utlandet Kostnader Kontorkostnader, IT, reisekostnader Uforholdsmessig lave utgifter Lokaler Leiekontrakter, faktisk bruk Felleskontorer uten reell tilstedeværelse Min ærlige vurdering: Jeg har sett selskaper som trodde et virtuelt kontor til 200 euro i måneden var nok. Spoiler alert: Det holder ikke. Ikke i det hele tatt. De strengeste kravene fra internasjonale skattemyndigheter: Malta under lupen Nå blir det konkret og litt ubehagelig. Jeg viser deg hva skattemyndigheter egentlig forventer av ditt Malta-selskap. Tyskland: BZSt og substanskravene deres Det tyske Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) har nå tydelige retningslinjer. Ved holdingselskaper ser de spesielt på: Minimumsbemanning: For en holding med 10 millioner euro i eiendeler forventes minst 2-3 kvalifiserte fulltidsansatte Kvalifikasjonsnivå: Ikke bare assistenter – reelle fagfolk med beslutningsmyndighet Kostnadstest: Driftskostnadene bør være minst 0,5–1 % av forvaltet kapital Østerrike: BMF og “Look-through-tilnærmingen” De østerrikske kollegene er enda grundigere. BMF (Finansdepartementet) benytter “look-through”-tilnærmingen – de ser gjennom Malta-strukturen og spør: «Hvor skjer virksomheten egentlig?» Sveits: ESTV og «Substance over Form»-prinsippet Den sveitsiske skattemyndigheten (ESTV) sjekker etter prinsippet «substans foran form». Det betyr: Economic Nexus Test: Finnes det virkelig økonomisk sammenheng mellom virksomheten og Malta? Management Test: Tas sentrale beslutninger faktisk på Malta? Control Test: Hvem kontrollerer selskapet i praksis, og fra hvor? Den nye EU-meldeplikten: DAC6 og hva den betyr Siden 2020 må skatterådgivere og advokater melde aggressive skatteopplegg (DAC6 – Directive on Administrative Cooperation). Dette gjelder også visse Malta-strukturer. Meldeplikten gjelder for: Strukturer med minimal substans Automatiske skattefordeler uten reell forretningsaktivitet Kunstige transaksjoner for å unngå skatt Insider-tips: Jeg kjenner til tre selskaper som fikk brev fra tyske skattemyndigheter i 2023 – alle hadde for lite substans på Malta. Etterbetalingen? Seks-sifret beløp. CRS-rapportering: Hva rapporteres automatisk? Malta utveksler automatisk informasjon om: Informasjon Rapporteringsgrense Rapporteres til Kapitalinntekter Alle beløp Beneficiarens skattemessige hjemland Gevinst ved realisasjon Ingen spesifikk terskel Beneficiarens skattemessige hjemland Kontosaldo Over 1 000 USD (ca. 900 €) Kontoens skattemessige hjemland Ultimate Beneficial Owner Mer enn 25 % eierandel Alle relevante jurisdiksjoner Hva betyr det for deg? Åpenhet er ikke lenger valgfritt. Din hjemlige skattemyndighet vet – spørsmålet er om du følger reglene eller ikke. Operative aktiviteter på Malta: Veilederen til ekte substans Nå blir det praktisk. Jeg viser deg hvilke operative aktiviteter du kan og må legge til Malta for å bestå selv de strengeste kontrollene. Core Income Generating Activities (CIGAs): Kjerneaktivitetene Maltesisk lov skiller mellom ulike forretningsområder. Her er de viktigste CIGA’ene for typiske Malta-strukturer: Holdingselskaper Eierstyring: Aktiv overvåking og styring av datterselskaper Strategiske beslutninger: Investerings- og divesteringsbeslutninger Finansiell ledelse: Cash management, konsernfinansiering Risikostyring: Overvåke og styre risiko Service-selskaper IT-tjenester: Programvareutvikling, systemadministrasjon Markedsføring og salg: Lead-generering, kundesupport Administrative tjenester: HR, regnskap, compliance IP-forvaltning: Utvikling og utnyttelse av immaterielle rettigheter Minimumsstandard for substans etter forretningsmodell Basert på min erfaring med over 50 Malta-strukturer, er dette mine ærlige minimumsanbefalinger: Forretningsmodell Minimum ansatte Minimum kontorareal Estimert årskostnad Ren holding (<5 mill.) 2 fulltidsansatte 50-80 kvm 120.000-180.000 € Aktiv holding (>5 mill.) 3-4 fulltidsansatte 80-120 kvm 200.000-300.000 € IP-holding 2-3 spesialister 60-100 kvm 150.000-250.000 € Serviceselskap 5+ fulltidsansatte 100+ kvm 300.000+ € Dokumentasjon av operative aktiviteter Her skilles klinten fra hveten. Du må ha fullstendig dokumentasjon: Board Minutes: Protokoller for alle ledelsesbeslutninger (på engelsk, signert på Malta) Management Reports: Månedlige rapporter over forretningsutvikling Tidsregistrering: Bevis på at de ansatte faktisk jobber på Malta Utgiftsrapporter: Kvitteringer for alle operative utgifter Contract Management: Dokumentasjon på at kontrakter forhandles og inngås på Malta IT-infrastruktur og digital substans I en digital verden i 2025 hører IT-substans også med: Serverplassering: Kritiske IT-systemer bør være på Malta eller i EU E-postdomene: .mt eller .com.mt domene for offisiell kommunikasjon Cloud-tjenester: Foretrekk EU-baserte leverandører Backupsystemer: Sikkerhetskopiering i tråd med EU-GDPR-standarder Praktisk tips: Jeg sier til alle mine klienter: Gjør de viktigste møtene fysisk på Malta. Videomøter er greit for drift, men strategiske beslutninger bør skje i maltesisk styrerom. Outsourcing vs. egne ansatte: Finn balansen Du kan ikke outsource alt og samtidig hevde substans. Min tommelfingerregel: Område Kan outsources Må være internt Regnskap Ja (til maltesisk firma) Controlling og rapportering IT-support Ja (nivå 1-2) Strategiske IT-beslutninger Legal/Compliance Ja (eksterne advokater) Compliance management Ledelse Nei Alle strategiske beslutninger Hva betyr det for deg? Sett av minst 2-3 egne fulltidsansatte som dekker kjernefunksjonene. Resten kan du outsource smart. Krav til ansatte på Malta: Slik sikrer du compliance Nå blir det menneskelig – og dyrt. For uten ekte mennesker på Malta er hele substanshistorien bare papir. Her får du vite hvordan du finner, ansetter og leder ansatte på Malta uten å gå på en compliance-smell. Ulike ansattekategorier for substans Ikke alle ansatte teller like mye i substansvurderingen: Tier 1: Ledelse og beslutningstakere Managing Director: Må være maltesisk eller EU-resident Finansdirektør: Ansvarlig for alle finansielle avgjørelser Compliance Officer: Overvåker regelverksetterlevelse Tier 2: Fagspesialister Senioranalytikere: For investeringsbeslutninger i holdingselskap IT-spesialister: For teknologitunge selskaper Marketing/Sales Manager: For operativ virksomhet Tier 3: Administrativ støtte Executive Assistants: For daglig drift Regnskapsfører: For lokal regnskapsføring Kontorleder: For kontororganisering Lønnstilbud på Malta 2025 Her er den brutale sannheten om lønninger på Malta (brutto, inkl. sosiale kostnader): Stilling Junior (0-2 år) Mid-Level (3-5 år) Senior (5+ år) Managing Director €60.000-80.000 €80.000-120.000 €120.000-200.000+ Finance Manager €35.000-45.000 €45.000-65.000 €65.000-90.000 Compliance Officer €30.000-40.000 €40.000-55.000 €55.000-75.000 Business Analyst €28.000-35.000 €35.000-50.000 €50.000-70.000 Executive Assistant €22.000-28.000 €28.000-35.000 €35.000-45.000 Rekruttering på Malta: Hvor finner du de rette folkene Malta har kun 500 000 innbyggere – talentbasen er begrenset. Her er mine beviste kanaler: Lokal rekruttering JobsPlus: Det offentlige arbeidskontoret – god for administrative roller Malta Independent Jobs: Lokal jobbportal med stor rekkevidde LinkedIn Malta: For spesialistroller University of Malta: For nyutdannede og unge talenter EU-rekruttering Italia: Mange italienske fagfolk trekkes til Malta (språk + klima) Tyskland/Østerrike: For finans- og compliance-stillinger Øst-Europa: Polen og Tsjekkia for IT og backoffice Arbeidsrett og compliance på Malta Malta har relativt arbeidstakervennlige lover. Viktige punkter: Ansettelseskontrakt Prøvetidsregel: Maks 6 måneder for nye ansatte Oppsigelsestider: 1 uke (prøvetid) til 8 uker (etter 4 år) Minstelønn: €195,16 per uke (2025-nivå) Overtid: 1,5 ganger normal sats etter 40 t/uke Sosialkostnader og skatt Arbeidsgiveravgift: 10 % av brutto lønn Ansattavgift: 10 % av brutto lønn Inntektsskatt: 0–35 % (progressivt) Bonusordninger: 13. og 14. månedslønn vanlig Fjernarbeid og substans-compliance Nå blir det tricky: Fjernarbeid er lov på Malta, men problematisk for substansformål: Viktig: Ansatte som jobber mer enn 50 % remote, teller kun delvis i substansutregningen. Hundre prosent remote ansatte teller ikke. Hybridmodeller for substans 3-2-modell: 3 dager kontor, 2 dager hjemmekontor (teller 100 %) 4-1-modell: 4 dager kontor, 1 dag hjemmekontor (teller 100 %) 2-3-modell: 2 dager kontor, 3 dager hjemmekontor (teller 60 %) Utvikling og lojalitet hos ansatte Malta har høy turnover – spesielt innen finans og tech. Slik beholder du folkene: Konkurransedyktige goder: Privat helseforsikring, firmabil, lunsjkuponger Videreutdanning: Budsjett til kurs og sertifiseringer Fleksibel arbeidstid: Kjernetid 10–15, fleksible ytterkanter Karrierestige: Definert mulighet for opprykk Hva betyr det for deg? Regn med 15–20 % høyere personalkostnad enn planlagt, men invester i kvalitet og stabilitet. En god Managing Director koster deg 100 000 euro årlig – en dårlig kan koste deg compliance og langt mer. CRS og BEPS: Dette må du vite om de nye EU-reglene Nå blir det teknisk – men ikke stress: Jeg forklarer de internasjonale skattereglene slik at du faktisk skjønner dem. Common Reporting Standard (CRS): Den gjennomsiktige skatteyter Siden 2017 utveksler over 100 land automatisk skattedata. Malta er fullt med. Hva betyr det i praksis? Dette rapporteres automatisk Alle kapitalinntekter: Renter, utbytte, realisasjonsgevinster Kontosaldo: Årssaldo over 1 000 USD Forsikringsprodukter: Kontantverdi fra livsforsikringer Trust og stiftelser: Eierinformasjon om benefisiale eiere Hvor rapporteres det Maltesiske banker og myndigheter rapporterer automatisk til: Ditt skattemessige bostedsland Statsborgerskapsland (for US-personer) Alle land hvor du er skattemessig relevant BEPS (Base Erosion and Profit Shifting): Antiskatteunngåelses-våpenet OECD har utviklet 15 handlingspunkter mot skatteomgåelse. For Malta-strukturer er disse viktigst: Action 5: Skadelig skattepraksis Malta måtte endre sine skattesystemer. De viktigste endringene: Nexus-krav: IP-inntekter er bare begunstiget hvis utvikling faktisk skjer på Malta Substantial Activity: Kreves for alle preferanseregimer Dokumentasjonsplikt: Omfattende dokumentasjon er påkrevd Action 6: Hindring av treaty shopping Maltas dobbeltbeskatningsavtaler har nå Principal Purpose Test (PPT): Strukturer må ha et reelt forretningsformål Ren skattebesparelse holder ikke Substansen må samsvare med formålet for avtalen EU-Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD): Direkte konsekvenser ATAD I og II har påvirket maltesisk lov direkte: Controlled Foreign Company (CFC)-regler Siden 2019 gjelder strengere CFC-regler. Din maltesiske virksomhet kan anses som en CFC hvis: Du eier mer enn 50 % Selskapskatten er under 13,125 % (75 % av tysk sats) Mer enn 30 % av inntekten er passiv Generell omgåelsesklausul (GAAR) Malta har innført en generell regel mot misbruk: Disposisjoner uten reell substans kan nektes skattefordel Hovedformålet må ikke være skatteunngåelse Det må finnes en “valid commercial reason” Country-by-Country Reporting: Gjennomsiktighet for konsern Selskaper med over 750 millioner euro i omsetning må rapportere land-for-land: KPI Hva rapporteres Risiko ved avvik Omsetning Fordelt per land Transfer pricing-kontroll Resultat før skatt Per land og selskap Substansutfordring Betalt skatt Effektiv skatt BEPS-kontroll Antall ansatte Fulltidsansatte Tvil ved substans Praktiske compliance-tiltak for 2025 Basert på de nye reglene, her er dine aksjonspunkter: Umiddelbare tiltak Substans-audit: Sjekk din nåværende struktur mot de nye kravene Dokumentasjonsoppdatering: Sørg for at alle BEPS-krav er oppfylt CRS-compliance-sjekk: Gjennomgå alle rapporteringsforpliktelser Tax Residence Certificate: Skaff oppdatert skattebostedsertifikat Løpende tiltak Kvartalsvis substansgjennomgang: Overvåk compliance løpende Transfer pricing-dokumentasjon: Vedlikehold alle konserntransaksjoner løpende Styrereferater: Dokumenter alle viktige beslutninger på Malta Ansattetidsrapportering: Bevis på faktisk tilstedeværelse på Malta Viktig tips: Reglene endres fort. Det som er compliant i dag, kan bli problematisk i morgen. Jeg anbefaler kvartalsvise compliance-gjennomganger med spesialist. Malta vs. andre EU-jurisdiksjoner: Ærlig sammenligning 2025 Etter fem år på øya og utallige strukturprosjekter kan jeg ærlig si: Malta er ikke alltid det beste valget. Noen ganger – ja. Her kommer min usminkede sammenligning. Malta vs. Nederland: Substans-duellen Kriterium Malta Nederland Vinner Selskapskatt 35 % (effektivt 5–10 %) 25,8 % Malta Substanskrav Middels til høy Svært høy Malta Talentpool Begrenset (500 000 innb.) Stor (17 mill. innb.) Nederland Kontorkostnad €25–40/kvm/mnd €35–60/kvm/mnd Malta Rykte hos myndighetene Kritisk vurdert Akseptert Nederland Levekvalitet Sol, men begrenset Infrastruktur, men vær Uavgjort Malta vs. Irland: Den keltiske tigeren mot Middelhavs-Malta Irland er Maltas største konkurrent for EU-holdingselskaper: Irlands fordeler Skattesats: 12,5 % på forretningsinntekt Omdømme: Mindre problematisk hos tysk/østerrikske myndigheter Talentpool: 5 mill. innbyggere, sterk tech-bransje Infrastruktur: Bedre flyruter, moderne IT Maltas fordeler Fleksibilitet: Flere muligheter i skatteretten Kostnader: Lavere lønns- og kontorkostnader Klima: 300 soldager mot irsk gråvær EU-adgang: Samme EU-fordeler til lavere pris Malta vs. Luxembourg: David mot Goliat Luxembourg er det etablerte finanssenteret, Malta utfordreren: Når er Luxembourg bedre? Store strukturer: For volum over 100 mill. euro Institusjonelle investorer: Pensjonsfond og forsikringsselskap velger Luxembourg Regulatorisk stabilitet: 30 års erfaring som finanssenter Bank: Tilgang til topptier-banker Når er Malta bedre? Mindre strukturer: For volum under 50 mill. Operative selskaper: Ikke bare holdings, men ekte aktivitet Kostnadsnytte: Mye rimeligere etablering og drift Fleksibilitet: Raskere beslutninger, mindre byråkrati Malta vs. Kypros: Middelhavskonkurrentene Begge øyer konkurrerer om samme type kunder – her er forskjellene: Aspekt Malta Kypros EU-medlemskap Siden 2004, euro siden 2008 Siden 2004, euro siden 2008 Skatteregime Imputation system 12,5 % flat rate Russland-risiko Minimal Høy (krigen i Ukraina) Språk Maltese/engelsk Gresk/tyrkisk/engelsk Bank-omdømme Sterkt etter opprydding 2018 Problem siden 2020 Ærlig anbefaling: Når Malta – når ikke? Malta er ideelt for deg hvis: Du planlegger en holding-struktur med 5–100 mill. euro Du er villig til å etablere reell substans (2–4 fulltidsansatte) Du kan legge operative aktiviteter til Malta Lave løpende kostnader er viktigere enn topp omdømme Du og dine ansatte setter pris på middelhavsklimaet Malta er IKKE ideelt for deg hvis: Du vil ha en postboksselskap uten substans Strukturen forvalter mer enn 100 mill. euro Du kun har passiv inntekt Tyske/østerrikske myndigheter følger ekstra nøye med Du ikke vil bruke 150.000+ euro årlig på substanskostnader Min ærlige vurdering: Malta fungerer i 2025 – men bare for de som faktisk bygger ekte substans. Tiden for quick & dirty-strukturer er definitivt over. Fremtidsutsikter: Malta om 5 år Basert på trender i EU, er min prognose for Malta mot 2030: Strengere substanskrav: Ytterligere økning i minimumskravene Automatisert compliance: KI-basert substanskontroll Konsolidering: Færre, større og mer profesjonelle strukturer Spesialisering: Malta satser på bransjer som gaming, krypto og skipsregister Hva betyr det for deg? Velger du Malta, må du tenke langsiktig og investere fra start i profesjonell substans. Halvhjertede løsninger duger ikke i 2025. Typiske feil i substansdokumentasjon: Unngå disse compliance-fellene På de siste fem årene har jeg sett flere Malta-strukturer feile på grunn av dårlig dokumentasjon enn dårlig planlegging. Her er de største fellene – og hvordan du styrer unna. Feil #1: Styreprotokoll som alibiøvelse Ser dette altfor ofte: Selskaper lager styreprotokoller som er skrevet av advokater for advokater. Vanlige problemer Mall-språk: «The Board resolved to approve the quarterly management report» – uten konkret innhold Urealistiske beslutninger: To personer tar 20 store investeringsbeslutninger på en halvtime Mangler substans: Beslutninger uten lokal analyse eller innspill Tidsfeller: Styremøte 31/12 kl. 23:59 tar årsplanen Slik gjør du det riktig Reell tidsbruk: Viktige styremøter tar 2-4 timer Lokal analyse: Vis at lokale ansatte har bidratt Tiltak etter vedtak: Hver beslutning skal følges av klare handlinger Vedlegg: Referer til analyser, rapporter, beregninger Feil #2: «Spøkelsesansatte»-fellen Selskaper ansetter folk som teoretisk jobber på Malta, men praktisk aldri er synlige. Red flags for skattemyndighetene Mangler digitale spor: Ingen eposter fra lokale ansatte til eksterne Urealistiske tider: Alle viktige mailer sendes utenfor Maltas arbeidstid Mangler lokal kontakt: Ingen møter med maltiske rådgivere, banker eller myndigheter Malkommunikasjon: Alle mailer har samme stil (skrevet av ghostwriter?) Slik bygger du ekte ansattesubstans Lokal nettverksbygging: Ansatte bør være med på Malta Business Network-events Bankforhold: La lokale ansatte ha kontakt med banken Faglig utvikling: Send ansatte på lokale kurs Community involvement: Engasjer deg i lokale næringsforeninger Feil #3: Kaos i kostnadsfordeling Kostnadsdeling mellom ulike land er et minefelt. Her er de vanligste fellene: Feiltype Eksempel Risiko Løsning Urealistisk kostnadsgrunnlag €50 mill. holding med €30k kostnader Tvil om substans Sammenlign med lignende strukturer Inkonsistent fordeling IT-kostnader føres vekselvis på Malta og Tyskland Transfer pricing-problem Definer klare fordelingsnøkler Mangler dokumentasjon Kostnader uten kvitteringer eller begrunnelse Angrepspunkt for myndigheter Full dokumentasjon Kunstige utgifter Overpriset “rådgivning” fra søsterselskap Antimisbruksregler Markedspris (“arm’s length”) Feil #4: IT-infrastruktur overses I en digital verden setter alt spor. Typiske IT-compliance-feller: Digitale faresignaler Serverplassering: Alt står i Tyskland, ingenting på Malta E-postdomene: Forretningsmail går på .de-domene Cloud-tjenester: Data lagres utenfor EU Videomøter: Alle viktige møter skjer utenfor Malta Slik bygger du IT-substans Registrér .com.mt-domene: Offisiell kommunikasjon EU-baserte cloud-leverandører: Microsoft 365 eller Google Workspace med EU-data Lokal IT-service: Bruk maltiske IT-leverandører Backup-strategi: Viktige data lagres på Malta eller i EU Feil #5: Glemmer transfer pricing Mange Malta-strukturer feiler ikke på substans – men på transfer pricing. Typiske transfer pricing-feil Mangler sammenligningsgrunnlag: Internpriser uten analizse Inkonsistente metoder: Ulike prising for like tjenester Ingen skriftlige avtaler: Mangler kontrakter Feil risikofordeling: Høye gevinster uten tilsvarende funksjon/risko Best practice for transfer pricing Økonomisk analyse: Alle konserntransaksjoner må ha økonomisk begrunnelse Sammenligningsstudier: Bruk databaser som Bureau van Dijk eller Thomson Reuters Risikobedømming: Dokumenter hvilke selskap som bærer hvilke risiko Oppdatering årlig: Transfer pricing krever årlig review Feil #6: Glemmer compliance-oppfølging Den største feilen: Bygge substans én gang, og tro det går av seg selv. Compliance-monitorering sjekkliste Område Hyppighet Ansvarlig Dokumentasjon Ansatt-tilstedeværelse Månedlig HR Malta Tidsregistreringsrapporter Styrebeslutninger Kvartalsvis Company Secretary Board minutes Kostnadsfordeling Månedlig CFO Malta Kostnadssenter-rapporter CRS-compliance Årlig Skatterådgiver CRS-egenerklæring Substansgjennomgang Halvårlig Managing Director Substansrapport Praktisk tips: Jeg anbefaler alle mine klienter et “compliance-dashboard” – en månedlig én-siders oversikt over alle substans-KPIer. Da ser du straks når noe går galt. Feil #7: Kaos i selskapsstyring Malta-strukturer drives ofte uten profesjonell selskapsledelse. Det straffer seg ved kontroll. Corporate governance-grunnprinsipper Registrert kontor: Ikke bare adresse, men reell forretningsadresse Company Secretary: Profesjonell aktør, ikke praktikant Statutory Books: Komplette og oppdaterte selskapsdokumenter Annual Returns: Punktlig innlevering hos Malta Business Registry Hva betyr det for deg? God dokumentasjon er billig – dårlig dokumentasjon kan koste deg hele konstruksjonen. Invester i profesjonelle compliance-systemer fra start. Din steg-for-steg sjekkliste: Bygge substans på Malta Nå blir det praktisk. Her er din komplette veikart for å bygge ekte substans på Malta – compliant og effektivt. Fase 1: Strategi og strukturplanlegging (måned 1–2) Uke 1–2: Utarbeide business case Definer forretningsmodell Hvilke aktiviteter skal/kann flyttes til Malta? Hvor mye substans trengs som et minimum? Hva er den reelle «commercial reason»? Skatteplanlegging Konsulter skatterådgiver i hjemlandet Engasjer Malta Tax Advisor Lag transfer pricing-opplegg Budsjettering Etableringskost: €15 000–25 000 Løpende kostnader: €150 000–300 000 pr år Ansattkost: €100 000–200 000 pr. person Uke 3–4: Legal structure design Velg selskapsform Private Limited Company (standard) Public Limited Company (for større strukturer) Partnership (for spesielle modeller) Eierstruktur Direkte vs. indirekte eierskap Nominee-strukturer (hvis nødvendig) Planlegg exit-strategi Fase 2: Entity setup og registrering (måned 3) Uke 1: Selskapsstiftelse Reserver firmanavn Sjekk navn hos MFSA Sjekk domenetilgjengelighet (.com.mt anbefales) Søk om varemerke Directors og shareholders Managing Director må være bosatt på Malta Minst én maltesisk eller EU-director Engasjer Company Secretary Vedtekter Definer bred virksomhetsformål Fastsett autorisert aksjekapital Firma governance-regler Uke 2–3: Registrering og lisenser Malta Business Registry Send inn selskapsregistrering Motta Certificate of Incorporation Søk om MVA-registrering Skatteregistrering Registrering inntektsskatt Registrering trygd Forberede CRS-egenerklæring Uke 4: Bankoppsett Åpne bedriftskonto HSBC Malta eller Bank of Valletta (trygge valg) Velg corporate banking-pakke Sett opp nettbank og SEPA Finansiell infrastruktur Implementer regnskapsprogram (Sage, QuickBooks) Sett opp betalingssystemer Tegn relevante forsikringer Fase 3: Bygge operativ substans (måned 4–6) Måned 4: Kontor og IT-infrastruktur Kontorlokaler Minimum 50–80 kvm for 2–3 ansatte Valletta, Sliema eller St. Julian’s foretrukket Møterom og representabelt preg IT-setup Microsoft 365 eller Google Workspace (EU-sone) VPN for sikker kommunikasjon Backupsystemer på plass Cybersikkerhetstiltak Måned 5–6: Rekrutter ansatte Besett nøkkelstillinger Managing Director (bosatt Malta) Finance Manager/Controller Executive Assistant/Kontorsjef Rekrutteringsprosess Lag stillingsbeskrivelser Bruk lokale rekrutteringsbyråer Ansettelseskontrakter etter maltesisk lov Lag onboardingsprogram Fase 4: Operativ drift og compliance (fra måned 7) Månedlige oppgaver Styremøter Minst ett styremøte per kvartal på Malta Lag management reports Dokumenter strategiske beslutninger Økonomistyring Månedlig closing og rapportering Gjenomgå utgiftsfordeling Cash flow management Kvartalsvise oppgaver Compliance reviews Sjekk substanskrav Transfer pricing-gjennomgang Oppdater CRS-compliance Forretningsutvikling Bygg lokal nettverk Oppdatér markedsanalyse Strategiske planleggingsgjennomganger Årlige oppgaver Lovpålagt compliance Innsending av annual returns Forbered skattemelding Revisjon (om nødvendig) Strategiske vurderinger Evaluere forretningsmodell Gjennomgå substansnivå Oppdatere skatteplanlegging Critical Success Factors: Hva som virkelig teller Suksessfaktor Viktighet Typiske feil Best practice Kvalifisert personell Svært høy Billige «dummy»-direktører Reelle eksperter med dokumentert erfaring Dokumentasjon Svært høy Etterskuddsdokumentasjon Løpende dokumentasjon Lokal tilstedeværelse Høy Virtuelle kontorer Reelle kontorer med aktivitet Profesjonelle rådgivere Høy Gå for billigste løsning Bruk spesialister på Malta Løpende compliance Svært høy “Set and forget”-mentalitet Kontinuerlig monitorering Din go-live sjekkliste Før du setter Malta-strukturen i drift, må du sjekke disse punktene: □ Firmastruktur: Alle selskaper korrekt registrert og kapitalisert □ Skattecompliance: Alle registreringer gjort og første innsendelser levert □ Bank: Kontoer åpnet, nettbank oppsatt, første transaksjon testet □ Personell: Nøkkelansatte på plass, kontrakter signert, onboarding fullført □ Kontor: Innflyttet, IT fungerer, representabelt preg □ Dokumentasjon: Alle dokumenter på plass, første styrevedtak protokollert □ Substansplan: Klart løp for første 12 måneders drift □ Monitorering: Compliance-monitoreringssystem på plass Siste anbefaling: Planlegg raus tid og budsjett. En solid Malta-struktur tar 6–9 måneder og €200 000–400 000 første år. Men når den er oppe og går, har du en robust, compliant struktur for mange år fremover. Ofte stilte spørsmål om forretningssubstans på Malta Hvor mange ansatte trenger jeg som minimum for substans på Malta? For en enkel holdingstruktur trengs minst 2 fulltidsansatte, én med Malta-residens som Managing Director. For operative selskaper eller større holdings (over 50 millioner euro) bør man ha 3–4 kvalifiserte fulltidsansatte. Viktig: Ikke bare antallet, men kompetansen telles – en erfaren finanssjef teller mer på substans enn tre administrative assistenter. Hva er de realistiske årlige kostnadene for en compliant Malta-struktur? En profesjonell Malta-struktur med reell substans har normalt 150.000–300.000 euro i årlige driftskostnader. 60–70 % er lønnskostnader (€100.000–200.000 for 2–3 ansatte), 15–20 % går til kontor og IT (€20.000–40.000), og 10–15 % til rådgivning, revisjon og juss (€15.000–30.000). Disse kostnadene er avgjørende for compliance – billigere «løsninger» skaper ofte trøbbel med myndighetene. Kan mine ansatte jobbe delvis remote uten at substansen ryker? Hybrid-løsninger er mulig, men det er grenser. Ansatte som jobber mer enn 50 % hjemmefra teller bare delvis i substans-beregningen. 3-2-modell (3 dager Malta, 2 dager remote) er som regel ok og telles 100 %. Fulltid remote ansatte teller ikke. Viktig: Dokumenter tilstedeværelse nøye og sørg for at viktige beslutninger alltid tas fysisk på Malta. Hva skjer hvis tyske/østerrikske skattemyndigheter kontrollerer min Malta-struktur? Ved kontroll ser myndighetene på tre ting: reelle ansatte på Malta, dokumentert virksomhet på Malta og rimelige driftskostnader. De sjekker styreprotokoller, arbeidskontrakter, eposter, reisekostnader og faktisk bruk av kontorareal. En godt dokumentert struktur med substans klarer seg fint. Problemer oppstår kun ved postboksmodeller eller tvilsom dokumentasjon. Er Malta fortsatt et godt valg sammenliknet med andre EU-jurisdiksjoner i 2025? Malta er fortsatt attraktiv for visse strukturer i 2025, men ikke for alle. Ideelt for holdingselskaper (5–100 mill. euro), operative selskaper med aktivitet på Malta og der kostnadseffektivitet er viktigere enn maksimal anseelse. Ikke egnet for rene postboksselskaper, svært store holdings (>100 mill), eller virksomheter som ligger under ekstra lupen på hjemmebane. Nederland og Luxembourg gir bedre status – Malta gir mer fleksibilitet og lavere kost. Hvilke virksomheter passer best for substans på Malta? Særlig egnet: Deltakelse/holding, IT-tjenester og programvareutvikling, markedsføring og salg i Europa, treasury og cash management, og IP-forvaltning. Mindre egnet: rene passive investeringer, virksomhet kun mot partnere utenfor Europa, sterkt regulerte bransjer (bank, forsikring uten maltesisk lisens) og aktivitet som trenger nasjonale tillatelser i andre EU-land. Hvor lang tid tar det å bygge en compliant struktur på Malta? Fra første plan til full drift må du beregne 6–9 måneder. Selskapsstiftelse tar 2–3 uker, bankoppsett 4–8 uker, leie og utstyr av kontor 4–6 uker, rekruttering 8–12 uker. Prosessutvikling, IT og compliance settes opp parallelt. Hasteløsninger på 2–3 måneder gir nesten alltid compliance-problemer. Invester tiden fra start. Hva er de største risikoene for Malta-strukturer i 2025? Hovedrisikoene: utilstrekkelig substansdokumentasjon som ikke tåler tilsyn; endringer i EU-regelverk som rammer eksisterende strukturer; omdømmerisiko i hjemlandet; høye compliance-kostnader som spiser opp skattefordelen; og avhengighet av få nøkkelpersoner på et lite arbeidsmarked. Alt dette kan løses med profesjonell planlegging, nok budsjett og løpende compliance-monitorering. Kan jeg oppgradere eksisterende strukturer til kravene om ny substans? Ja, men det krever ofte store endringer. Eksisterende postboksløsninger må fullstendig ombygges: ansette reelle folk, flytte drift til Malta, profesjonalisere dokumentasjon og ofte endre selskapsstruktur. Oppgraderingskost er bare 20–30 % lavere enn ny etablering. Viktig: Start før myndighetene banker på døra. Reaktive “upgrades” under kontroll overbeviser sjelden. Hvordan dokumenterer jeg forretningsbeslutninger substansmessig riktig? Enhver viktig beslutning trenger et “Malta-avtrykk”: styreprotokoll med lokal input, vedlegg utarbeidet av Malta-ansatte, påfølgende tiltak utført lokalt og kommunikasjonslogger som viser implementering på Malta. Unngå dreiebok-språk og klønete timing. Tommelfingerregel: Hvis en ekstern kontrollør leser styreprotokollene, skal han forstå hvorfor besluttet – og hvordan det gjennomføres.
