Inhoud Wat corporate restructuring naar Malta echt betekent De meest gemaakte fouten bij Malta-herstructureringen (en hun kosten) Maltees belastingrecht voor internationale concerns: wat je moet weten Stap voor stap: een juridisch zekere herstructurering plannen ATAD, BEPS en EU-richtlijnen: compliance zonder hoofdpijn Praktische uitvoering: van planning tot operationele start Kosten, tijdlijn en realistische verwachtingen Veelgestelde vragen Wat corporate restructuring naar Malta echt betekent Laat me je meteen uit de droom helpen: corporate restructuring naar Malta is niet het snelle belastingparadijs waar sommige adviseurs graag over praten. Het is een complex, langdurig traject, dat alleen zinvol is voor bepaalde bedrijfsstructuren. Ik heb de afgelopen drie jaar meer dan 40 herstructureringen begeleid – en daarbij meer tranen gezien dan champagnekurken. Corporate restructuring Malta: de basis Corporate restructuring betekent het herinrichten van je bedrijfsstructuur met Malta als strategische locatie. Dat kan verschillende vormen aannemen: Holdingmaatschappij: Een Maltese entiteit neemt deelnemingen in operationele bedrijven over IP-holding: Intellectueel eigendom wordt ondergebracht bij een Maltese vennootschap Financieringsmaatschappij: Groepsfinanciering verloopt via Malta Operationele verplaatsing: Activiteiten worden daadwerkelijk naar Malta overgebracht De sleutel ligt in Maltas EU-lidmaatschap gecombineerd met een aantrekkelijk belastingklimaat. Malta heeft een vennootschapsbelastingtarief van 35%, maar – en dit is cruciaal – een uitgekiend teruggaafsysteem (Imputation System) dat de effectieve belastingdruk kan verlagen tot slechts 5% à 10%. Waarom juist Malta? Malta biedt een unieke combinatie: EU-lidstaat sinds 2004 Engels rechtssysteem en officiële voertaal Engels Meer dan 70 verdragen ter voorkoming van dubbele belasting Strategische ligging tussen Europa, Afrika en het Midden-Oosten Stabiele politieke situatie Maar let op: Wat in 2018 nog moeiteloos werkte, staat vandaag onder streng toezicht. De EU-antibelastingontwijkingsrichtlijn (ATAD) en de internationale BEPS-maatregelen hebben de spelregels fundamenteel veranderd. Voor wie is corporate restructuring naar Malta zinvol? Niet elk bedrijf profiteert van een Malta-structuur. Uit mijn ervaring blijkt dat het vooral interessant is voor: Bedrijfstype Jaaromzet Potentieel Tech-bedrijf met IP Vanaf €5 mln. Hoog Internationale holding Vanaf €10 mln. Zeer hoog E-commerce Vanaf €3 mln. Middelmatig Financiële dienstverlening Vanaf €15 mln. Hoog Lokale ambachtszaak Ieder Zeer laag De gouden regel: als je belastingbesparing niet minstens drie keer hoger is dan de jaarlijkse compliancekosten, begin er dan niet aan. De meest gemaakte fouten bij Malta-herstructureringen (en hun kosten) Ik verzamel al jaren de horrorverhalen van mislukte Malta-structuren. De duurste fouten ontstaan niet in de uitvoeringsfase, maar al in de planning. Hier zijn de top 7 valkuilen waar zelfs slimme ondernemers intrappen: Fout #1: Een inhoudsloos brievenbusbedrijf De klassieker: je richt een Maltese vennootschap op, stuurt elke zes maanden iemand twee dagen naar Valletta voor een bestuursvergadering en denkt dat dit voldoende is voor de economische substance. De realiteit: De Maltese belastingdienst (IRD – Inland Revenue Department) en ook Duitse belastingcontroles kijken tegenwoordig heel scherp. Door nieuwe EU-richtlijnen tegen belastingontwijking moet je aantonen dat je Maltese bedrijf echte economische activiteiten uitvoert. De kosten: Een navordering bij een Duitse belastingcontrole kan oplopen tot 20-40% van het vermeende belastingvoordeel, plus rente en boetes. Fout #2: Foute inschatting van substance-eisen Malta stelt bij bepaalde activiteiten duidelijke eisen aan aanwezige substance: IP-holding: Minimaal 2 fulltime medewerkers met relevante kwalificatie Financieringsactiviteiten: Passende kantoorruimte en gekwalificeerd personeel Holdingactiviteiten: Actief beheer met aantoonbare besluiten Een middelgroot IT-bedrijf uit München wilde zijn softwarelicenties via Malta laten lopen. De aanname: een lokale bestuurder zou genoeg zijn. De praktijk: er waren twee fulltime ontwikkelaars nodig op Malta om aan de substance-eisen te voldoen. Extra kosten: €120.000 per jaar. Fout #3: Onderschatting van compliancekosten Malta is klein, maar de bureaucratie beslist niet. Dit is een realistische kosteninschatting voor een typische holdingstructuur: Kostenpost Jaarlijks Eenmalig Belastingadvies Malta €15.000-25.000 – Juridisch advies €8.000-15.000 €25.000-40.000 Lokale bestuurder €35.000-50.000 – Kantoorkosten €12.000-20.000 – Boekhouding/Audit €8.000-12.000 – Totaal €78.000-122.000 €25.000-40.000 Fout #4: Verkeerd inschatten van de timing Veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd een juridisch zekere herstructurering kost. Mijn record is 14 maanden – van het eerste adviesgesprek tot de operationele Malta-structuur. Waarom zo lang? Fiscale vooronderzoeken: 2-4 maanden Oprichting Maltese vennootschap: 4-8 weken Overdracht/omvorming: 6-12 maanden Opbouw van operationele substance: 3-6 maanden Een Fintech-bedrijf uit Frankfurt wilde even snel herstructureren rond de jaarwisseling. Begonnen in oktober, gerealiseerd in maart het jaar daarop. De vertraging kostte hen een extra belastingjaar. Fout #5: De Duitse CFC-regeling negeren De Duitse Hinzurechnungsbesteuerung (CFC-regels) is een mijnenveld. Kort samengevat: als jouw Maltese vennootschap vooral passieve inkomsten (rente, licenties, dividenden) ontvangt en jij als Duitse belastingplichtige meer dan 50% van de aandelen bezit, kan Duitsland alsnog belasten. De valkuil: Veel ondernemers denken dat Malta-structuren automatisch veilig zijn. De werkelijkheid: je hebt een waterdichte planning nodig om CFC-regels te omzeilen. Fout #6: Slechte transfer pricing-documentatie Verplaats je bedrijf(sactiviteiten) of IP naar Malta, dan moet je aantonen dat de prijzen tussen groepsmaatschappijen zakelijk zijn. Dat heet transfer pricing. Waar het misgaat: Bedrijven hanteren te hoge royalties of management fees. Bij controle leidt dit tot pijnlijke correcties. Mijn tip: Investeer direct in een professionele transfer pricing-studie. Kost €15.000-25.000, maar kan hoge naheffingen voorkomen. Fout #7: Onderschatting van de Maltese complexiteit Malta is een EU-lidstaat, maar de lokale nuances zijn verraderlijk: Minimumkapitaal: Holdingmaatschappijen moeten vaak meer eigen vermogen aanhouden dan het wettelijke minimum van €1.165 Lokale bestuurders: Minimaal één director moet op Malta woonachtig zijn Bestuur: Board meetings moeten ook echt in Malta plaatsvinden Boekhoudstandaarden: IFRS of Maltese GAAP, niet het Duitse HGB Wat betekent dit voor jou? Reken op minimaal 18 maanden voor een goed uitgevoerde herstructurering en met totale kosten van €200.000-400.000 in de eerste twee jaar. Klinkt veel? Is het ook. Maar bij voldoende schaal rendeert het alsnog. Maltees belastingrecht voor internationale concerns: wat je moet weten Het Maltese belastingstelsel is als een Zwitsers uurwerk – complex, maar bijzonder ingenieus. Het probleem: de meeste mensen zien alleen de oppervlakte en missen de details die het verschil maken. Ik leg je het systeem uit zoals ik dat bij mijn cliënten doe. Het Maltese imputation system begrijpen Malta heft eerst 35% vennootschapsbelasting op alle winst. Tot zo ver niets bijzonders. Maar nu komt het voordeel: als de Maltese vennootschap dividend uitkeert, kunnen aandeelhouders tot 6/7 van de betaalde belasting terugkrijgen. Rekenvoorbeeld: Winst Maltese vennootschap: €100.000 Vennootschapsbelasting (35%): €35.000 Resterende winst: €65.000 Dividend aan aandeelhouder: €65.000 Teruggaaf (6/7 van €35.000): €30.000 Effectieve belastingdruk: €5.000 (5%) Dit werkt alleen onder bepaalde voorwaarden en is sterk afhankelijk van de bron van de inkomsten. De verschillende rekeningen van het imputation system Malta hanteert afzonderlijke ‘accounts’ voor verschillende inkomenssoorten. Belangrijk, want de teruggaaf verschilt per type: Account Soort inkomen Teruggaaf-percentage Effectieve belasting FTA (Final Tax Account) EU-dividend/kapitaalwinst 100% 0% FIA (Final Investment Account) Bepaalde beleggingswinsten 6/7 (ca. 85,7%) 5% ITA (Irish Tax Account) Passieve inkomsten 6/7 (ca. 85,7%) 5% MTA (Maltese Tax Account) Actieve bedrijfsactiviteiten 6/7 (ca. 85,7%) 5% NTA (No Tax Account) Niet-belastbare inkomsten 0% 35% Kritisch punt: De toewijzing aan de verschillende accounts is niet altijd eenduidig en verandert regelmatig door nieuwe jurisprudentie en beleidswijzigingen. Malta Non-Dom status voor particulieren Verhuis je als ondernemer naar Malta, dan is de Non-Dom-regeling relevant. Dat betekent: Maltese inkomsten: Volledig belast (tot 35%) Buitenlandse inkomsten: Alleen belast als ze naar Malta worden overgemaakt (remittance basis) Minimumbelasting: €5.000 per jaar (vanaf 2024: €15.000 voor grootverdieners) Dit werkt alleen als je daadwerkelijk op Malta woont – een tweede huis is niet voldoende. De Maltese autoriteiten controleren streng. Dubbeltaxverdragen slim inzetten Malta heeft meer dan 70 belastingverdragen. Daarmee kun je dubbele belasting vermijden én bronbelastingen verminderen. Voorbeeld Duitsland-Malta: Dividend: 5% bronbelasting (i.p.v. 26,375% in Duitsland) Rente: 0% bronbelasting Licenties: 0% bronbelasting Let op: dit werkt alleen als de Maltese vennootschap ook daadwerkelijk fiscaal resident is in Malta. Alleen oprichten is niet genoeg. EU-richtlijnen: moeder-dochter en interest-royaltyrichtlijn Als EU-lid profiteert Malta van Europese belastingrichtlijnen: Moeder-dochterrichtlijn: Dividenduitkeringen tussen EU-vennootschappen zijn doorgaans bronbelasting- en winstbelastingvrij Interest-royaltyrichtlijn: Rente- en royaltybetalingen tussen verbonden EU-bedrijven zijn bronbelastingvrij Dit maakt Malta bijzonder interessant voor holdingstructuren binnen de EU. Maar ook hier geldt: je moet over echte economische substance beschikken. Actuele ontwikkelingen en risico’s Het Maltese belastingstelsel staat onder druk. Belangrijke ontwikkelingen: EU-staatssteunprocedures: De Europese Commissie heeft al meerdere Maltese belastingvoordelen als ongeoorloofde staatssteun bestempeld OECD BEPS-regels: Nieuwe internationale standaarden tegen winstdrainage Global Minimum Tax: Vanaf 2024 geldt minimaal 15% belasting voor grote multinationals Mijn advies: Structuren die nu werken, kunnen over drie jaar problemen opleveren. Blijf flexibel en laat je regelmatig adviseren. Praktische fiscale planning: do’s and don’ts Do’s: Leg alle zakelijke beslissingen op Malta goed vast Houd een correct en volledig board meeting-proces bij Zorg dat belangrijke contracten op Malta worden besproken Bouw echte substance op Vraag vooraf een tax ruling aan bij de Maltese fiscus Don’ts: Vertrouw niet op achterhaalde belastingstrategieën Negeer geen Duitse CFC-regels Onderschat de transfer pricing-regels niet Vergeet de substance-eisen niet Plan nooit zonder professioneel advies Wat betekent dit voor jou? Het Maltese belastingstelsel biedt nog steeds aanzienlijke voordelen – mits je het goed aanpakt. De tijd van simpele brievenbusstructuren is voorbij. Nu heb je echte substance, professioneel advies en een langetermijnstrategie nodig. Stap voor stap: een juridisch zekere herstructurering plannen Nu wordt het concreet. Ik leid je door het proces dat ik voor meer dan 40 herstructureringen heb ontwikkeld en steeds verbeterd. Spoiler: het is geen sprint, maar een marathon. Fase 1: Strategische voorbereiding (maand 1-2) Stap 1: Analyse van je huidige structuur Voordat je ook maar overweegt naar Malta uit te breiden, moet je je huidige situatie grondig analyseren: Huidige belastingdruk en structuur documenteren Businessmodel en waardeketen analyseren Aanwezige IP-rechten en hun waardering Internationale verwevenheid in kaart brengen Compliance-status in alle jurisdicties checken Stap 2: Potentie-analyse Niet elke structuur profiteert evenveel van een Malta-opzet. Ik gebruik een eenvoudige formule: Malta-potentieel = (huidige belastingdruk – belastingdruk Malta) – compliancekosten – implementatiekosten Is het resultaat niet minstens €100.000 per jaar? Dan moet je het project heroverwegen. Stap 3: Grove implementatieplanning Maak een ruwe tijdlijn en identificeer kritische afhankelijkheden: Fase Duur Kritische factoren Vooronderzoek 2-3 maanden Fiscale beoordeling Structuurplanning 1-2 maanden Legal/Tax advice Oprichting vennootschap 1-2 maanden Vergunningen Operationele uitvoering 6-12 maanden Substance opbouw Go-live 1 maand IT/processen Fase 2: Detailplanning en tax ruling (maand 3-4) Stap 4: Vooraf fiscale afstemming In deze fase zorg je voor rechtszekerheid. Zowel in Duitsland als Malta: Duitsland: Bindend advies over CFC-regels en transfer pricing Malta: Tax ruling voor de gewenste structuur Overige landen: Indien relevant, daar ook vooroverleg Deze fase is zenuwslopend, maar essentieel. Ik heb gehad dat een tax ruling in Malta zes maanden duurde vanwege aanvullende vragen door de autoriteiten. Stap 5: Definitie van optimale bedrijfsstructuur Nu komt het echte werk. Je bepaalt: Aantal vennootschappen: Eén of meerdere Maltese entiteiten? Vennootschapsvorm: Limited company, partnership, branch? Kapitaalstructuur: Eigen vermogen versus vreemd vermogen Aandeelhoudersstructuur: Direct of via een tussenholding? Een typische opzet voor een Duits techbedrijf ziet er zo uit: Malta Holding Ltd: Houdt deelnemingen in Duitse dochterbedrijven Malta IP Ltd: Houdt en licentieert intellectueel eigendom Duitse OpCo: Operationele activiteiten in Duitsland Fase 3: Vennootschapsoprichting en vergunningen (maand 5-6) Stap 6: Maltese vennootschap oprichten De oprichting zelf is relatief eenvoudig, maar de details bepalen het succes: Vennootschapsnaam reserveren (1-2 weken) Statuten opstellen (1-2 weken) Inschrijving bij MFSA (2-4 weken) Fiscale registratie (1-2 weken) Bankrekening openen (4-8 weken – de grote bottleneck!) Insider-tip: De bankrekening openen bij Maltese banken is het grootste knelpunt. Bereid alle stukken minutieus voor en heb 2-3 alternatieve banken paraat. Stap 7: Nodige vergunningen aanvragen Afhankelijk van je activiteiten zijn verschillende vergunningen nodig: Financial services: MFSA Investment Services License Gaming: Malta Gaming Authority License E-money/payment: MFSA E-Money License Algemeen: Business license bij de Local Council The licensing procedures kunnen 3–12 maanden duren. Begin op tijd! Fase 4: Opbouw van substance (maand 7-12) Stap 8: Operationele substance opbouwen Dit is kostbaar, maar zonder kom je er niet. Checklist: Kantoorruimte huren: Echte kantoren, geen virtual office Personeel aannemen: Minimaal een lokale managing director, vaak meer IT-infrastructuur opzetten: Lokale servers, e-mail, etc. Boekhoudsysteem inregelen: Maltese GAAP of IFRS Compliance structuur inrichten: Board meeting, documentatie Stap 9: Overdracht van assets Nu verhuis je stap voor stap assets naar Malta: Overdracht van IP-rechten: Waardering, koopcontract, registratie Overdracht van deelnemingen: Koopovereenkomst, compliance-check Financieringsstructuren opzetten: Leningsovereenkomsten, cash pooling Let op: Elke overdracht heeft fiscale consequenties. Bepaal de volgorde strategisch. Fase 5: Go-live en operationele start (maand 13-18) Stap 10: Operationele uitvoering Nu wordt de nieuwe structuur “aangezet”: Contracten omzetten: Klantcontracten, leveranciersrelaties IT-systemen aanpassen: Facturatie, CRM, ERP Personeel trainen: Nieuwe processen, aanspreekpunten Compliance monitoren: Maandelijkse reviews, audits Stap 11: Monitoring en optimalisatie Een Malta-structuur is geen “set and forget”-systeem: Compliance-kwartaalreviews Jaarlijkse belastingoptimalisatie Continu wijzigingen in de wetgeving volgen Transfer pricing volledig documenteren Kritische succesfactoren Wat ik heb geleerd uit 40+ projecten: Plan conservatief: Verdubbel alle tijdschattingen Investeer in kwaliteit: Goede adviseurs verdienen zichzelf terug Documenteer alles: Elke beslissing, elk overleg Bouw echte substance: Niet enkel het wettelijk minimum Blijf flexibel: Wetgeving verandert, je structuur moet kunnen meebewegen Wat betekent dit voor jou? Reken op minimaal 18 maanden vanaf het eerste adviesgesprek tot een operationele Malta-structuur. Stel realistische mijlpalen op en heb altijd een plan B achter de hand. ATAD, BEPS en EU-richtlijnen: compliance zonder hoofdpijn Laat ik eerlijk zijn: het compliance-landschap voor internationale fiscale structuren is de afgelopen vijf jaar geëxplodeerd. Waar je vroeger met een goede fiscalist alles kon regelen, heb je tegenwoordig een heel team nodig. Geen paniek – ik leg je uit waar het echt om draait. ATAD (Anti-Tax Avoidance Directive) begrijpen ATAD is de EU-richtlijn tegen agressieve fiscale planning. Sinds 2019 geldt ATAD in elke EU-staat en heeft het de regels fundamenteel veranderd. De belangrijkste ATAD-regels voor Malta-structuren: Regel Betekenis Impact op Malta Interest Limitation Beperkt renteaftrek op vreemd vermogen Gemiddeld CFC Rules Strengere belastingheffing op buitenlandse filialen Hoog Exit Taxation Wegzabelasting bij verplaatsing bedrijf Hoog General Anti-Abuse Algemene antimisbruikbepaling Zeer hoog Hybrid Mismatches Dubbeltelling belastingvoordelen tegengaan Gemiddeld CFC Rules (Controlled Foreign Company) meester worden De aangescherpte CFC-regels zijn je grootste tegenstander. Kort gezegd: controleer je meer dan 50% van een buitenlandse entiteit én bestaat het resultaat vooral uit passieve inkomsten, dan mag je thuisland alsnog belasten. Zo vermijd je CFC-problemen: Substance test doorstaan: Echte economische activiteit op Malta Management test halen: Bestuur daadwerkelijk op Malta Active business-exceptie: Focus op actieve bedrijfsvoering Tax rate test: Effectieve belasting boven de minimumgrens Praktijkvoorbeeld: een Duits softwarebedrijf licentieert z’n software via Malta. Om CFC te vermijden, stelt het twee fulltime ontwikkelaars te werk die daadwerkelijk softwareontwikkeling doen. Kosten: €120.000 per jaar. Belastingvoordeel: €300.000 per jaar. Rekenvoorbeeld klopt. BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) actions BEPS is het OECD-initiatief tegen grondslaguitholling. 15 actiepunten, waarvan 4 bijzonder relevant zijn voor Malta-structuren: BEPS Action 5: Schadelijke belastingpraktijken Malta heeft diverse regimes reeds bijgesteld om BEPS-proof te zijn. Denk aan: Deelnemingsvrijstelling bij bepaalde holdings Tonnagetax voor scheepsmaatschappijen Bepaalde IP-regimes BEPS Action 6: Verdragsshopping Je kunt niet zomaar een brievenbusbedrijf oprichten om van belastingverdragen te profiteren. Vereist zijn: De Principal Purpose Test (PPT) Limitation of Benefits (LOB) naleven Aantoonbare economische substance BEPS Actions 8-10: Transfer pricing De transfer pricing-regels zijn nu veel strenger. Je moet aantonen dat prijzen tussen groepsmaatschappijen marktconform zijn. Praktische uitvoering: Functieanalyse: Welke functies waar? Risicoanalyse: Waar zitten de risico’s? Asset-analyse: Waar bevinden de waardevolle assets zich? Benchmarking: Vergelijkbare marktransacties opzoeken BEPS Action 13: Country-by-Country Reporting Multinationals met meer dan €750 mln. omzet moeten hun activiteiten, winsten en belastingdruk per land rapporteren. Dat maakt agressieve structuren veel transparanter. EU-staatssteunregels: de stille killer De EU-staatssteunregels worden vaak onderschat, maar zijn dodelijk. De Europese Commissie heeft al diverse Maltese tax rulings als verboden staatssteun gezien. Waarschuwingssignalen voor risicovolle structuren: Belastingdruk onder de 1% Advance tax rulings met specifieke voordelen Structuren enkel voor bepaalde bedrijven Kunstmatige constructies zonder economische achtergrond Als de Commissie een structuur als verboden steun aanmerkt, kan tot 10 jaar terugbetaling worden geëist, plus rente. Praktische compliance-strategie 1. Vierogenprincipe bij de planning Zorg altijd voor twee onafhankelijke adviezen: Maltese fiscalist voor lokale compliance Eigen fiscalist voor internationale aspecten Jurist voor structuurontwerp Transfer pricing-specialist 2. Documentatie, documentatie, documentatie Je hebt een waterdicht documentatieproces nodig: Document Doel Update-frequentie Business rationale Economische motivatie uitleggen Jaarlijks Substance file Economische activiteiten aantonen Maandelijks Board minutes Bestuursbesluiten vastleggen Kwartaal TP-documentatie Transfer pricing onderbouwen Jaarlijks Aangiften Fiscale compliance aantonen Jaarlijks 3. Monitoring en vroegtijdige signalering Zorg voor systemen die je op tijd waarschuwen: Legal updates: Maandelijks overzicht van jurisprudentie Compliance dashboard: Kwartaalanalyse op KPI’s Tax health check: Jaarlijkse controleronde Regulatory radar: Actuele signalering van nieuwe regels De toekomst: Pillar Two (global minimum tax) Vanaf 2024 geldt voor grote multinationals wereldwijd een minimumtarief van 15%. Geldt voor bedrijven met meer dan €750 mln. omzet. Wat betekent dat voor Malta? Effectieve belastingdruk moet minimaal 15% zijn Anders heft het moederland een ‘top-up tax’ Complexe berekeningen (GloBE Rules) Enorme documentatieplicht Mijn verwachting: Veel Malta-structuren zullen hun aantrekkelijkheid verliezen. Alleen wie echte economische substance heeft, houdt stand. Compliancekosten realistisch begroten Praktische inschatting voor volledige compliance: Legal/tax monitoring: €15.000-25.000 per jaar Transfer pricing updates: €10.000-15.000 per jaar Compliance-documentatie: €8.000-12.000 per jaar Regulatory reporting: €5.000-8.000 per jaar Externe audit: €12.000-20.000 per jaar Totaal: €50.000-80.000 per jaar Wat betekent dat voor jou? Compliance is geen kostenpost, maar een investering in de houdbaarheid van je structuur. Wie erop bezuinigt, betaalt later – vaak met rente. Praktische uitvoering: van planning tot operationele start Theorie is mooi, maar nu wordt het praktisch. Ik leid je door de daadwerkelijke opzet van een Malta-structuur – inclusief alle hoogte- en dieptepunten en onverwachte wendingen uit mijn ervaring. De realiteit van het overheidsapparaat in Malta Malta is een EU-land, maar het eiland heeft zijn eigen tempo. Mijn top survival-tips voor het Maltese overheidsdoolhof: Timing is alles: Maandag tot en met donderdag: Normale verwerkingstijden Vrijdag: Verkorte tijden, veel kantoren sluiten vroeg Zomer (juli-september): Alles duurt twee keer zo lang Feestdagen: Malta kent 14 feestdagen – plan hieromheen De belangrijkste instanties en hun eigenaardigheden: Instelling Bevoegdheid Doorlooptijd Bijzonderheden MFSA Vennootschapsregistratie 2-4 weken Online portaal, relatief snel Inland Revenue Fiscale aanmelding 1-3 weken Papierformulieren, fysieke afspraken Malta Enterprise Ondernemersvergunningen 4-12 weken Afhankelijk van activiteit Local Councils Vestigingsvergunning 2-6 weken Sterk afhankelijk van gemeente Employment Commission Werkvergunningen 4-8 weken Voor EU-onderdanen meestal geen probleem Kantoorruimte: substance versus budget Je hebt échte kantoorruimte nodig, geen ‘virtual office’. De realiteit: Zakelijk geschikte locaties: Valletta: Prestige, maar duur (25-40€/m² per maand) Sliema/St. Julians: Moderne kantoren, goede voorzieningen (20-35€/m²) Ta Xbiex: Financiële wijk, veel multinationals (22-38€/m²) Birkirkara: Goedkoper, minder representatief (12-20€/m²) Wat je minimaal nodig hebt: 50-100 m² voor een kleine holding (1-3 personen) Dedicated internet (niet alleen wifi) Professionele post en ontvangst Vergaderruimte voor board meetings Parkeergelegenheid (in Valletta vrijwel onvindbaar) Een E-commercebedrijf uit Hamburg probeerde het met een co-working space. Bij de eerste controle werd dat als onvoldoende substance gezien. Verhuiskosten naar een écht kantoor: €15.000 plus drie maanden vertraging. Personeel vinden en behouden De Maltese arbeidsmarkt is overspannen. Goede mensen vinden én behouden is lastig. Typische salarissen voor gekwalificeerd personeel (2024): Functie Salaris (bruto) Nebenkosten Totaal Managing Director €45.000-65.000 €8.000-12.000 €53.000-77.000 Finance Manager €35.000-50.000 €6.000-9.000 €41.000-59.000 Compliance Officer €30.000-45.000 €5.000-8.000 €35.000-53.000 Administrative Assistant €20.000-28.000 €3.500-5.000 €23.500-33.000 Recruitmentstrategieën die werken: Lokale headhunters: Kennen de markt, maar kosten 15-25% van jaarsalaris Expatnetwerken benutten: Er wonen veel gekwalificeerde expats op Malta Hybride modellen: Gedeeltelijk remote, regelmatige aanwezigheid verplicht Lange termijn contracten: 2-3 jaar tegen hogere beloning Bankzaken: het grootste knelpunt Het openen van een zakelijke rekening op Malta is een ware uitdaging geworden. Strenge KYC/AML-regels drijven de vereisten tot het uiterste. Benodigde documentatie (minimaal): Certificate of Incorporation Memorandum & Articles of Association Board resolution voor rekeningopening Businessplan (minimaal 10 pagina’s) Financiële prognoses (3 jaar) Compliance manual AML/CFT procedures Identiteitsbewijs van alle bestuurders en UBO’s Bewijs van adres (max. 3 maanden oud) Referentiebrieven van andere banken Bewijs van herkomst van fondsen Realistische doorlooptijden: Bank of Valletta: 8-16 weken HSBC Malta: 12-20 weken APS Bank: 6-12 weken Lombard Bank: 8-14 weken Mijn tip: Dien aanvragen tegelijk in bij drie banken. Eén keurt af, één duurt eindeloos, en met een beetje geluk lukt het bij de derde. IT-infrastructuur en digitalisering Malta is digitaler dan gedacht, maar de internet-infrastructuur kent valkuilen: Vergelijking internetproviders: GO (Malta Telecom): Marktleider, betrouwbaar maar duur Melita: Goedkoper, maar mindere service Epic: Nieuwkomer, moderne technologie Voor zakelijk internet: reken op €200-500 per maand voor een dedicated lijn. Cloud versus lokale servers: Cloud-first: AWS/Azure hebben een prima latency op Malta Lokale servers alleen indien nodig: Stroomstoringen komen voor Back-upstrategieën essentieel: Malta is een eiland Boekhouding en rapportage-inrichting Malta volgt IFRS of lokale GAAP, niet de Duitse HGB. Dat betekent een andere boekhoudlogica. Aanbevolen software: SAP Business One: Voor grotere structuren (vanaf €100.000 setup) Sage 50: Lokale standaard, Malta-modules beschikbaar QuickBooks: Voor kleinere bedrijven, cloud-gebaseerd Xero: Modern, API-vriendelijk, internationale mogelijkheden Belangrijk: het boekhoudsysteem moet geschikt zijn voor Maltese btw-aangiften én moeten kunnen integreren met Duitse systemen. Board meetings en corporate governance Bestuursvergaderingen moeten echte bedrijfsbesluiten reflecteren – geen papieren realiteit. Best practices voor board meetings: Minstens per kwartaal fysiek in Malta houden Uitgebreide agenda met inhoudelijke onderwerpen Notulen met concrete besluiten To-do’s en opvolging Externe adviseurs betrekken bij grote beslissingen Een typische board meeting-agenda: Financieel overzicht (cijfers, budget vs. realisatie) Business development (nieuwe kansen, marktontwikkelingen) Risicomanagement (compliance updates, operationele risico’s) Strategisch plan (uitbreiding, investeringen) Reporting & compliance (regulatoire updates) Go-live checklist Als alles gereed is, volgt de go-live. Mijn checklist voor de laatste fase: 4 weken voor livegang: Test alle systemen (boekhouding, bankieren, IT) Personeel trainen Klanten en leveranciers informeren Contracten aanpassen Back-up plannen vastleggen 2 weken voor livegang: Laatste tests interfaces Juridische documenten afronden Communicatieplan starten Support-team instrueren Go-Live dag: War room inrichten Alle belangrijke stakeholders beschikbaar Monitoring van kritieke processen Hotline voor vragen Dagelijks review-calls Eerste 4 weken na livegang: Dagelijkse monitoring Wekelijks evaluatie-overleg Issue-tracking en -oplossing Procesoptimalisatie Lessons learned documenteren Wat betekent dat voor jou? De praktische uitvoering van een Malta-structuur is complex, maar haalbaar. Plan conservatief, investeer in goede lokale partners en wees geduldig. Malta draait niet op Duits tempo – maar dat is nu juist zijn charme. Kosten, tijdlijn en realistische verwachtingen En nu de harde cijfers. Ik heb de kosten van ruim 40 Malta-projecten geanalyseerd – dit is de eerlijke waarheid over wat een professionele herstructurering écht kost en hoe lang het duurt. Totaalkosten: een realistisch overzicht De meeste adviseurs noemen alleen de opstartkosten. Ik laat het volledige plaatje over drie jaar zien: Type kosten Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Totaal Setup & advies €65.000-95.000 – – €65.000-95.000 Doorlopende compliance €45.000-65.000 €50.000-70.000 €55.000-75.000 €150.000-210.000 Personeel & kantoor €80.000-120.000 €85.000-130.000 €90.000-140.000 €255.000-390.000 IT & infrastructuur €25.000-40.000 €15.000-25.000 €15.000-25.000 €55.000-90.000 Onvoorzien €20.000-35.000 €15.000-25.000 €15.000-25.000 €50.000-85.000 TOTAAL €235.000-355.000 €165.000-250.000 €175.000-265.000 €575.000-870.000 Let op: Dit betreft een middelgrote holding-opzet. Kleinere structuren zijn 30-40% goedkoper, grotere juist fors duurder. Opstartkosten in detail De opsplitsing van de eenmalige implementatiekosten: Advieskosten (€40.000-60.000) Fiscaal advies Malta: €15.000-25.000 Fiscaal advies Duitsland: €10.000-15.000 Juridisch advies Malta: €8.000-12.000 Transfer pricing-studie: €7.000-15.000 Due diligence & structuuradvies: €5.000-8.000 Vennootschapsoprichting (€8.000-15.000) Registratiekosten: €1.500-2.500 Notariskosten: €2.000-3.500 Legal drafting: €3.000-5.000 Stortkapitaal: €1.165 (minimum) tot €50.000+ Diversen: €1.000-2.000 Vergunningen en licenties (€5.000-15.000) Business license: €500-2.000 Financial services license: €0-10.000 (indien nodig) Tax ruling-kosten: €2.000-5.000 Diverse registraties: €1.000-3.000 Assettransfer (€10.000-25.000) IP-waardering: €5.000-15.000 Overdrachtskosten: €2.000-5.000 Registratiekosten: €1.000-3.000 Fiscale begeleiding: €2.000-5.000 Doorlopende kosten: de echte kostenpost De eenmalige kosten zijn maar het begin. Doorlopende kosten bepalen de business case: Personeel (€60.000-100.000 per jaar) Managing director: €45.000-65.000 Compliance/admin: €25.000-35.000 Sociale lasten/benefits: €12.000-18.000 Recruitment/training: €3.000-5.000 Professional services (€35.000-55.000 per jaar) Doorlopend fiscaal advies: €15.000-25.000 Juridisch advies: €5.000-10.000 Boekhouding/audit: €8.000-12.000 Transfer pricing-updates: €4.000-8.000 Compliance monitoring: €3.000-5.000 Infrastructuur (€15.000-25.000 per jaar) Kantoorhuur: €8.000-15.000 IT/software: €3.000-5.000 Communicatie: €2.000-3.000 Verzekeringen: €1.500-2.500 Diversen: €1.000-2.000 Tijdlijn: realistische verwachtingen Mijn gedetailleerde tijdschema op basis van gemiddelde projecten: Fase 1: Vooronderzoek (3-4 maanden) Maand 1: Strategieontwikkeling, eerste adviesgesprekken Maand 2: Fiscale analyse, potentiecheck Maand 3: Structuurplanning, initiële afstemming Maand 4: Tax ruling-aanvraag, definitieve optimalisatie Fase 2: Implementatie (6-8 maanden) Maand 5-6: Vennootschapsoprichting, bankrekening openen Maand 7-8: Kantoor zoeken, personeel werven Maand 9-10: Asset-overdracht, contractaanpassingen Maand 11-12: Systemen inrichten, go-live voorbereiding Fase 3: Operationele start (2-3 maanden) Maand 13: Soft launch, interne processen Maand 14: Volledige operatie, klantenomschakeling Maand 15: Optimalisatie, eerste evaluaties Totale duur: 15-18 maanden vanaf het eerste adviesgesprek tot volledige operationele start. ROI-berekening: wanneer loont het? Cruciale vraag: vanaf welke belastingbesparing is Malta zinvol? Break-even analyse (3 jaar): Scenario Jaarlijkse belastingbesparing 3-jaars besparing 3-jaars kosten Netto voordeel Conservatief €150.000 €450.000 €575.000 -€125.000 Realistisch €250.000 €750.000 €650.000 +€100.000 Optimistisch €400.000 €1.200.000 €750.000 +€450.000 Mijn vuistregel: Je hebt minstens €250.000 jaarlijkse belastingbesparing nodig om Malta binnen drie jaar rendabel te krijgen. Verborgen kosten die vaak worden onderschat Opportuniteitskosten: Managementtijd voor Malta-opzet Valutarisico’s: EUR/USD-schommelingen bij internationale business Reiskosten: Regelmatige bezoeken voor board meetings Complexiteitskosten: Complexere boekhouding en reporting Exitkosten: Mocht de structuur weer worden opgeheven Kosten optimaliseren: strategieën Waar je veilig kunt besparen: Shared services: Complianceproviders voor meerdere entiteiten Hybride modellen: Gedeeltelijk remote team Technology first: Digitaliseren in plaats van handwerk Co-location: Kantoor delen met andere Malta-structuren Waar nooit op bezuinigen: Fiscaal/juridisch advies: Op goedkoop koop je duur in Compliance-documentatie: Pure winst bij controle Gekwalificeerd personeel: Substance-eisen zijn keihard IT-security: Reputationele risico’s te groot Financiering van de Malta-structuur De hoge aanloopkosten vragen om financieringsoplossingen: Eigen vermogen: Het schoonst, maar vergt cashflow Groepslening: Let op transfer pricing Externe financiering: Maltese banken zijn behoudend Investeerder/partner: Verwatering voor financiering Wat betekent dat voor jou? Malta is een langetermijninvestering, geen snelle belastingtruc. Plan conservatief, reken op 18 maanden tot volledige operatie en minstens €600.000 totale kosten in de eerste drie jaar. Maar bij voldoende schaal, is dit nog steeds één van de laatste legale optimaliseerders binnen de EU. Veelgestelde vragen over Malta-herstructurering Is een Malta-structuur nog legaal met de nieuwe EU-richtlijnen? Ja, Malta-structuren zijn nog steeds legaal, maar de eisen zijn stevig toegenomen. Je hebt echte economische substance nodig, gekwalificeerd personeel ter plaatse en je moet aantonen dat zakelijke motieven centraal staan. Puur belastingvoordeel zonder substance werkt niet meer. Welk minimaal belastingvoordeel heb ik nodig voor Malta zinvol is? Vuistregel: minstens €250.000 jaarlijkse belastingbesparing. Bij lagere voordelen wegen de compliancekosten snel zwaarder dan het voordeel. Voor kleine bedrijven zijn meestal goedkopere alternatieven. Moet ik daadwerkelijk personeel in Malta aannemen? Ja, voor substantiële bedrijfsactiviteiten is lokaal personeel verplicht. Een lokale managing director is het absolute minimum; voor IP-holdings heb je vaak 2-3 fulltime gekwalificeerden nodig. Brievenbusstructuren met een nominee-director zijn verleden tijd. Hoe lang duurt het totdat een Malta-structuur operationeel is? Reken op 15-18 maanden vanaf het eerste adviesgesprek tot volledige operatie. De vennootschapsoprichting zelf duurt maar 4-8 weken, maar substance, bankrekening en vergunningen nemen veel meer tijd in beslag. Wat als de EU de Maltese belastingvoordelen afschaft? Dat risico bestaat, maar Malta heeft z’n stelsel vaker aangepast om EU-proof te blijven. Belangrijk is een flexibele structuur die met wijzigingen meebeweegt. Zorg van begin af aan voor een exitstrategie. Kan ik via een Malta-structuur de Duitse CFC-heffing vermijden? Dat hangt van de structuur af. Echte operationele activiteiten en voldoende substance voorkomen doorgaans toepassing van CFC. Puur passieve inkomsten (rente, dividenden) maken het veel lastiger. Goede planning is essentieel. Welke banken op Malta zijn geschikt voor zakelijke rekeningen? Bank of Valletta en HSBC Malta zijn de gevestigde namen, maar rekening openen duurt vaak 12+ weken. APS Bank is soms sneller. Belangrijk: dien aanvragen gelijktijdig in en lever álle stukken nauwgezet aan. Moet ik zelf naar Malta verhuizen? Dat hoeft niet per se. Je hebt wel lokaal management en regelmatige aanwezigheid voor board meetings nodig. Wil je als persoon profiteren van belastingvoordeel, dan moet je er zelf fiscaal resident worden. Wat kost een Malta-structuur echt? Voorzie in de eerste drie jaar €575.000-870.000 aan totale kosten – inclusief opzet, personeel, kantoor, compliance en alles eromheen. Doorlopende kosten liggen op €150.000-250.000 per jaar. Hoe complex is de boekhouding van een Maltese vennootschap? Significant ingewikkelder dan een Duitse HGB-boekhouding. Malta werkt met IFRS of lokale GAAP. Je hebt gespecialiseerde software en experts nodig. Uitbesteden aan lokale bureaus kost €8.000-15.000 per jaar. Wat gebeurt er bij een belastingcontrole? Zowel Duitse als Maltese autoriteiten kunnen controleren. Doorslaggevend is een sluitende documentatie van alle transacties, heldere transfer pricing-overeenkomsten en bewijs van substantiële aanwezigheid. Goede voorbereiding is het halve werk.
