Inhoudsopgave Waarom Malta zo interessant is voor internationale uitzendingen De juridische basis: Wat je moet weten A1-verklaring Malta: Jouw sleutel tot legale uitzending Arbeidsrecht Malta: Deze regels gelden voor uitgezonden medewerkers Fiscaal perspectief bij uitzending naar Malta: Dubbele belasting vermijden Uitzending naar Malta: Stappenplan Kosten en inspanning: Wat een uitzending naar Malta echt kost De 8 meest voorkomende fouten bij uitzendingen naar Malta (en hoe je ze voorkomt) Checklist uitzending personeel naar Malta: Alles in één oogopslag Veelgestelde vragen over uitzending naar Malta Overweeg je om een medewerker naar Malta uit te zenden? Dan ken je waarschijnlijk de voordelen al: EU-lidmaatschap, Engelstalige omgeving, aantrekkelijke fiscale regelingen en een locatie die zowel voor Europese als Mediterrane zaken strategisch perfect ligt. Maar – en dat zeg ik uit drie jaar ervaring met internationale uitzendingen – tussen het idee en de juridisch waterdichte uitvoering liggen meer valkuilen dan je in eerste instantie denkt. Ik heb zelf meegemaakt hoe even snel voor zes maanden naar Malta veranderde in een half jaar papierwerk met Duitse en Maltese instanties. A1-verklaringen die ineens ongeldig bleken, arbeidscontracten die niet voldeden aan Maltese eisen, en fiscale advieskosten die het budget overstegen. Precies daarom schrijf ik dit artikel: jij moet leren van mijn fouten en jouw uitzending vanaf het begin goed regelen. We kijken samen naar de juridische valkuilen, hoe je de sociale zekerheid regelt en welke praktische stappen écht werken. Waarom Malta zo interessant is voor internationale uitzendingen Malta is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een van de aantrekkelijkste locaties voor internationale uitzendingen van personeel. De redenen zijn duidelijk, maar er zijn ook details die niet iedereen kent. De strategische voordelen van Malta voor bedrijven Sinds 2004 is Malta EU-lid en profiteert het van het vrije verkeer van werknemers – in theorie kunnen jouw medewerkers daar werken zonder werkvergunning. In de praktijk is het wat gecompliceerder, want bepaalde meldplichten en arbeidsrechtelijke eisen blijven gelden. Malta is vooral interessant door zijn rol als brug tussen Europa en Noord-Afrika. Is jouw bedrijf in beide regios actief, dan kun je vanuit Malta beide markten bedienen. De tijdzone (UTC+1) sluit perfect aan bij Europese handel, terwijl de geografische nabijheid tot Noord-Afrika culturele en logistieke voordelen biedt. Fiscale prikkels voor uitzendende bedrijven Malta lokt met een van de laagste vennootschapsbelastingtarieven in de EU (35% standaard, maar via het teruggaaf-systeem vaak effectief slechts 5-10%). Voor uitgezonden medewerkers zijn er speciale Non-Dom-regelingen, die bij een langer verblijf interessant kunnen zijn. Maar let op: van deze fiscale voordelen profiteer je alleen als de uitzending correct gestructureerd is. Een verkeerde verblijfsduur of activiteitenplanning kan ervoor zorgen dat zowel in Duitsland als in Malta belastingplicht ontstaat. Praktische voordelen voor uitgezonden medewerkers Engels als officiële voertaal maakt de integratie een stuk eenvoudiger dan in andere Zuid-Europese landen. Het onderwijssysteem volgt Britse standaarden, interessant voor gezinnen met kinderen. De kosten van levensonderhoud liggen onder die van Duitse steden, al zijn ze de laatste jaren gestegen. Kostenpost Malta vs. Duitsland Opmerking Huur (2-kamer centraal) -20% tot -30% Sterk afhankelijk van locatie Restaurants -15% tot -25% Toeristische gebieden duurder Openbaar vervoer -60% tot -70% Gratis bussen voor inwoners Gas/Water/Licht +10% tot +20% Hoge airco-kosten De juridische basis: Wat je als uitzendend bedrijf moet weten Voor we dieper in de praktijk duiken, moeten we de juridische basis helder hebben. Hier gaat het vaak mis – en hier ontstaan de meeste dure fouten. Uitzendingsrecht vs. detachering: het essentiële verschil De Europese Detacheringsrichtlijn (EU 2018/957) bepaalt welke arbeidsvoorwaarden gelden voor uitgezonden medewerkers. Het is cruciaal onderscheid te maken tussen een echte uitzending en een detachering naar een lokale vestiging. Echte uitzending betekent: jouw medewerker behoudt het Duitse arbeidscontract, werkt tijdelijk in Malta. De Duitse werkgever blijft formeel werkgever, maar moet minimaal voldoen aan Maltese eisen voor loon, werktijden en veiligheid. Detachering naar Maltese vestiging betekent: de medewerker wordt formeel overgenomen door een Maltese werkgever (ook als dit jouw eigen dochterbedrijf is). Dan gelden volledig Maltese arbeidswetten. In de meeste gevallen raad ik echte uitzending aan, omdat die flexibeler en juridisch eenvoudiger is – zolang je de regels kent. EU-werknemersvrijheid: grenzen en meldplichten In theorie mag elke EU-burger in Malta werken. In de praktijk moet je als uitzendend bedrijf een paar stappen doorlopen: Melding bij Jobsplus Malta: Uiterlijk bij aanvang van de werkzaamheden A1-verklaring voor sociale verzekering (zie hierna) Fiscale registratie bij langdurig verblijf Werkplek-compliance volgens Maltese normen Goed nieuws: bij goede voorbereiding blijft dit administratief. Slecht nieuws: vergeet je iets, dan lopen de kosten snel op. Welke Duitse wetten blijven gelden Bij een uitzending (geen detachering) blijven belangrijk Duitse wetten van kracht: Arbeidscontractenrecht: In principe onder Duits recht Sociale zekerheid: Met A1-verklaring in Duitsland Gegevensbescherming: AVG geldt EU-breed identiek Ontslagbescherming: Volgt Duitse standaarden Tegelijk ben je verplicht Maltese minimale eisen rond werktijd, minimumloon en veiligheid te respecteren. Dit leidt af en toe tot interessante juridische discussies – overleg vooraf met een specialist scheelt veel gedoe. A1-verklaring Malta: Jouw sleutel tot legale uitzending De A1-verklaring is het belangrijkste document bij uitzending naar Malta. Zonder loop je risico op naheffingen in beide landen, boetes en in het ergste geval strafrechtelijke gevolgen. Ik leg uit hoe je dit aanvraagt en wat er allemaal fout kan gaan. Wat is de A1-verklaring en waarom heb je die nodig? De A1-verklaring is een EU-breed document dat bevestigt welk socialezekerheidsregime geldt voor je uitgezonden medewerker. Hiermee voorkom je dubbele premiebetaling. Concreet: met een geldige A1-verklaring blijft jouw medewerker premies in Duitsland betalen en niet in Malta. Zonder A1-verklaring moet je in beide landen afdragen – en dat wordt fors duurder. A1-verklaring aanvragen: stappenplan Je vraagt deze aan bij de Duitse verbindingsinstantie Zorgverzekering – Buitenland (DVKA). Klinkt lastig, maar het is goed te doen als je het gestructureerd aanpakt: Formulier downloaden: Via DVKA-website, het actuele formulier A1 Volledig invullen: Alle info over medewerker, bedrijf en geplande werkzaamheden Bewijsstukken verzamelen: Arbeidscontract, uitzendovereenkomst, bedrijfsactiviteiten Op tijd indienen: Minstens 4-6 weken voorafgaand aan de uitzending Reken op verwerkingstijd: 2-4 weken bij complete aanvraag Praktische tip: Dien liever een dag te vroeg in dan te laat. DVKA is grondig, maar niet snel. Onvolledige dossiers brengen flinke vertragingen. Voorwaarden voor de A1-verklaring Malta Niet elke uitzending voldoet automatisch. De belangrijkste voorwaarden: Criterium Eis Praktijktip Tijdelijke duur Maximaal 24 maanden Verlenging mogelijk maar lastig Organisatorische verbondenheid Medewerker blijft onder Duitse werkgever vallen Leg het instructierecht vast Bedrijfsactiviteiten Uitzendend bedrijf moet actief zijn in Duitsland Toon omzet en personeel in Duitsland aan Aard van de werkzaamheden Moet binnen de bedrijfsactiviteiten vallen Projectomschrijving en doelstelling vastleggen Veelgemaakte fouten bij aanvraag van de A1 Uit mijn ervaring stranden de meeste A1-aanvragen op vermijdbare fouten: Onduidelijke uitzendduur: “Eerst zes maanden, misschien langer” is niet concreet genoeg. Je hebt een einddatum nodig. Gebrekkige onderbouwing: DVKA wil snappen waarom precies deze medewerker naar Malta moet. Vage functieomschrijving: “Algemene ondersteuning” is te vaag. Omschrijf taken en projecten specifiek. Twijfel over terugkeer: Lijkt het dat de medewerker permanent verhuist, dan wordt de aanvraag afgewezen. Mijn advies: Investeer tijd in een sluitende aanvraag. Achteraf corrigeren kost veel meer stress en geld dan een goede voorbereiding. Wat als de A1-verklaring wordt geweigerd of ingetrokken? Wordt de A1 afgewezen of bestaat achteraf twijfel over de rechtmatigheid, dan wordt het serieus. Maltese instanties kunnen met terugwerkende kracht sociale premies claimen, de Duitse zorgverzekering kan uitkeringen terugvorderen. Ik maakte eens mee dat een bedrijf €18.000 moest terugbetalen omdat de A1 ongeldig werd verklaard: de uitgezonden medewerker was in Malta zelfstandig geworden – en schond daarmee de uitzendingseisen. Daarom: documenteer de uitzending tot in detail en houd geregeld contact met je medewerker. Worden er omstandigheden gewijzigd, meld dat direct bij de DVKA. Arbeidsrecht Malta: Deze regels gelden voor uitgezonden medewerkers Ook met een geldige A1-verklaring en Duits arbeidscontract moet je aan bepaalde Maltese arbeidsstandaarden voldoen. De Detacheringsrichtlijn zorgt ervoor dat lokale minimumeisen altijd gelden voor uitgezonden personeel. Maltese minimumloon en beloningsnormen Malta voerde in 2024 een wettelijk minimumloon in van €835 bruto per maand voor voltijders. Dat lijkt laag, maar let op: uitgezonden medewerkers vallen vaak onder hogere branchespecifieke minimumlonen. Soms wordt het ingewikkeld door toeslagen en aanvullende voordelen. Volgens Maltese wet zijn diverse toelagen verplicht: Cost of Living Allowance (COLA): Jaarlijkse inflatiecorrectie Bonusbetalingen: 13e en soms 14e maand in bepaalde sectoren Overwerktoeslag: 150% van het basisloon vanaf het 41e uur per week Zondagwerk: 200% van het basisloon Praktische tip: Laat een Maltese arbeidsrecht-expert bevestigen welke minimumvoorwaarden voor jouw branche gelden. Die €200 advies scheelt je later forse naheffingen. Werkuren en vakantie volgens Maltese wet Malta volgt in principe de EU-normen, maar heeft wat bijzonderheden: Aspect Maltese regeling Duitse regeling Wat geldt bij uitzending Werkweek 40 uur Variabel, meestal 40 uur Let op de Maltese bovengrens Jaarlijkse vakantie Minimaal 24 werkdagen Minimaal 24 werkdagen Pas betere regeling toe Ziekteverlof Loon doorbetaling volgens schema 6 weken 100% loondoorbetaling Duitse regeling vaak gunstiger Opzegging Variabele termijnen Afhankelijk van dienstjaren Duitse normen blijven gelden Arbeidsveiligheid en gezondheidsbescherming Dit is belangrijk: Maltese veiligheidsregels gelden volledig voor uitgezonden medewerkers. Dit betekent concreet: Occupational Health and Safety Authority (OHSA) compliance: Werkplekken moeten voldoen aan Maltese veiligheidsnormen Medische keuringen: Soms ter plaatse verplicht Veiligheidstrainingen: Volgens Maltese richtlijnen Ongevallenverzekering: Naast Duitse dekking vaak ook lokaal vereist Zorg dat je dit vooraf mondeling en schriftelijk met de Maltese opdrachtgever regelt. Het is gênant als je medewerker niet naar binnen mag vanwege ontbrekende veiligheidstraining. Specifiek voor managers en specialisten Voor uitgezonden managers en specialisten gelden deels andere regels. Malta heeft speciale programmas voor hooggekwalificeerden, met uitgebreide rechten. Belangrijk is het onderscheid tussen uitzending in arbeidsrechtelijke zin en een bevoorrechte verblijfsvergunning. Die laatste biedt fiscale voordelen maar wijzigt niets aan de algemene plicht Maltese arbeidsnormen na te leven. Fiscaal perspectief bij uitzending naar Malta: Dubbele belasting vermijden De fiscale valkuilen van een uitzending naar Malta kunnen je budget torpederen als je ze niet goed aanpakt. Duits en Maltees belastingrecht verschillen enorm – maar bieden soms kansen voor optimalisatie. Wanneer ontstaat belastingplicht in Malta? Malta hanteert het principe van fiscale woonplaats. Doorslaggevend is waar zich het gewone verblijf van je medewerker bevindt. De grenzen zijn duidelijker dan je denkt: Minder dan 183 dagen verblijf: In principe geen Maltese belastingplicht Langer dan 183 dagen: Volle belastingplicht in Malta voor wereldinkomen Uitzondering voor Non-Dom status: Alleen Maltees inkomen belast Let goed op: de 183-dagen-regel klinkt eenvoudig, maar trips naar Duitsland of weekends op Sicilië tellen gewoon mee. Adviseer medewerkers om alle aanwezigheid strikt te registreren. Dubbelbelastingverdrag Duitsland-Malta Het DTA tussen Duitsland en Malta regelt wie mag belasten bij dubbele heffing. Voor uitgezonden medewerkers gelden speciale bepalingen: Scenario Belastingrecht Voorwaarde Korte uitzending (< 183 dagen) Duitsland Duitse werkgever betaalt loon Lange uitzending (> 183 dagen) Malta Werkzaamheden hoofdzakelijk in Malta Grensganger-regeling Complex Regelmatig terug naar Duitsland Belangrijk: Het DTA beschermt je niet automatisch tegen dubbele belasting. Je moet zelf de juiste documentatie en verzoeken indienen. Fiscale optimalisatie bij uitzending naar Malta Malta biedt legale mogelijkheden – maar dit vereist specialistisch advies: Non-Dom status: Alleen lokale inkomsten belast voor gekwalificeerden 15%-regeling voor leidinggevenden: Speciale tarieven voor High Net Worth Individuals Teruggaaf-systeem: Kan werkelijke bedrijfslasten fors verlagen Holdingstructuren: Interessant voor internationale groepen Let op: werkt alleen bij goede structuur en langetermijnplanning. Eén fout kan leiden tot naheffingen en boetes. Praktische fiscale compliance voor uitzendende bedrijven Als uitzendend bedrijf heb je een aantal fiscale plichten die je niet mag vergeten: Loonbelasting-aangifte in Duitsland: Blijft gelden voor uitgezonden medewerker Melding bij Maltese belastingdienst: Bij langdurig verblijf Documenteren van de uitzending: Voor toekomstige controles Teruggaaf aanvragen: Voor teveel betaalde belasting Mijn tip: Neem vanaf het begin een belastingadviseur in de arm die met beide stelsels bekend is. Die kosten vallen in het niet bij het risico van fouten. Typische valkuilen en hoe ze te vermijden De duurste fouten bij uitzendingen naar Malta gebeuren op fiscaal gebied: Vergeten van deadlines: Maltese aangiftes hebben andere termijnen dan Duitse Foute indeling: Uitzending vs. detachering maakt een enorm verschil Incompleet dossier: Verblijfsdagen, uren, reiskosten Vergeten sociale zekerheid: Fiscale en sociale status moeten overeenstemmen Praktijkvoorbeeld: Een middelgroot bedrijf zendt een ontwikkelingsmanager tien maanden uit naar Malta, zonder advies. Resultaat: €15.000 naheffing in Malta, €8.000 extra advieskosten en zes maanden gedoe met twee fiscussen. Uitzending naar Malta: Stappenplan Nu wordt het concreet. Ik loop het volledige proces met je door – van eerste idee tot afronding. Deze gids is gebaseerd op echte ervaringen en houdt rekening met alle valkuilen die ik de laatste jaren ben tegengekomen. Fase 1: Voorbereiding en planning (8-12 weken voor uitzending) Week 1-2: Fundamentele keuzes maken Doel van uitzending bepalen: Specifiek project, tijdspad, succescriteria Medewerker selecteren: Vakinhoudelijke en persoonlijke geschiktheid, gezinssituatie Juridische structuur kiezen: Uitzending vs. detachering vs. nieuwe aanstelling Budget vaststellen: Salaris, toeslagen, reiskosten, compliance Week 3-4: Juridische basis leggen Juridisch advies inwinnen: Specialist in internationaal arbeidsrecht Fiscale begeleiding inschakelen: Dubbele belasting, optimalisatie Verzekeringen checken: Ziekte, ongevallen, aansprakelijkheid Uitzendingsovereenkomst opstellen: Aanvulling op arbeidscontract Week 5-8: Aanvragen regelen A1-verklaring aanvragen: Bij DVKA met compleet dossier Vooroverleg belasting: Met Duitse en Maltese instanties Werkplek-compliance controleren: Maltese veiligheidsnormen Meldingen voorbereiden: Jobsplus Malta, Commissioner for Revenue Fase 2: Directe voorbereiding (4-6 weken voor uitzending) Administratieve voorbereiding Huisvesting regelen: (Korte/lange termijn), nutsvoorzieningen Vervoer organiseren: Huurauto, OV, fietsverhuur Bankrekening openen: Aan te raden bij een langer verblijf Zorgverzekering activeren: EHIC-kaart, privé aanvullend Voorbereiding van de medewerker Culturele briefing: Zakenetiquette, feestdagen, taboes Taaltrainingen: Basis Maltees, business English opfrissen Integratie gezin: School, kinderopvang, partnerbaan Fiscale instructie: Verblijfsdagen registreren, bonnetjes verzamelen Fase 3: Start van de uitzending (eerste 4 weken) Eerste week: Arriveren en inschrijven Arriveren en wennen: Huis betrekken, oriënteren Inschrijvingen regelen: Residence Permit (lang verblijf), fiscal code Werkplek inrichten: IT, toegang, veiligheidstraining Eerste contacten opbouwen: Team, klanten, lokale partners Week 2-4: Integratie en start werkzaamheden Start project: Taken en mijlpalen vastleggen Regelmatige check-ins: Met Duitsland en lokaal team Compliance monitoren: Werktijden, Maltese normen Documentatie starten: Verblijfsdagen, werkzaamheden, uitgaven Fase 4: Voortdurende begeleiding tijdens uitzending Maandelijkse taken Verblijfsdagen noteren: Voor fiscale/sociale zekerheid Controle werktijd: Houd maximaal aan Voortgang project evalueren: Doelrealisatie, bijsturing Tevredenheid medewerker peilen: Work-life balance, gezinsintegratie Kwartaalreviews A1-verklaring verlengen: Indien nodig en mogelijk Fiscale situatie evalueren: Voorschotten, optimalisatie Verzekeringen actualiseren: Nieuwe risicos, gewijzigde situaties Terugkeer plannen: Bij naderend einde Fase 5: Terugkeer en afronding Laatste weken voor terugkeer Project afronden: Overdracht, documentatie, kennisoverdracht Uitschrijvingen regelen: Maltese instanties, verhuurder, nutsbedrijven Fiscale afronding opstarten: Certificaten verzamelen, teruggaaf aanvragen Herintegratie plannen: Werkplek in Duitsland, re-integratie Na terugkeer Volledige uitschrijving: Malta Revenue, Jobsplus, verhuurder Belastingaangiftes: In beide landen, DTA benutten Ervaringen vastleggen: Voor toekomstige uitzendingen Lessons learned: Wat ging goed, wat kan anders? Kosten en inspanning: Wat een uitzending naar Malta echt kost De echte kosten van een uitzending gaan veel verder dan het basissalaris. Ik splits alle posten voor je uit – van de voor de hand liggende tot de verborgen kosten die je budget kunnen opblazen. Directe personeelskosten Het basissalaris is pas het begin. Voor een aantrekkelijke uitzending moet je extra kosten incalculeren: Kostenpost Per maand (€) Eenmalig (€) Opmerking Basissalaris (voorbeeld) 4.500 – Duits niveau behouden Buitenlandtoeslag 500-1.000 – 10-20% van het basissalaris gangbaar Huurtoeslag 800-1.500 – Afhankelijk van locatie en standaard Aanvullende verzekeringen 150-300 – Ziektekosten, aansprakelijkheid buitenland Reizen naar huis – 200-400 Per reis, 6-8x per jaar Verhuizing – 2.000-5.000 Afhankelijk van omvang Realistische begroting: Reken op minstens 40-60% bovenop het Duitse basissalaris voor een 12 maanden durende uitzending naar Malta. Compliance- en advieskosten Juridische en fiscale zekerheid kost óók geld – maar veel minder dan de gevolgen van fouten: Juridisch advies: 2.000-5.000 euro eenmalig, 500-1.000 euro per jaar Fiscaal advies: 1.500-3.000 euro per jaar per medewerker A1-verklaring: Geen directe kosten, wel tijdsinvestering Maltese registraties: 300-800 euro afhankelijk van complexiteit Doorlopende compliance: 200-500 euro per maand (voor administratie/meldingen) Verborgen kosten die vaak worden vergeten Hier ligt het grootste besparingspotentieel, maar ook de grootste valkuil: Productiviteitsverlies: Eerste 2-3 maanden lagere output door gewenning Dubbele infrastructuur: Werkplek in zowel Duitsland als Malta Reiskosten tussen locaties: Veelvuldig heen en weer reizen Valutarisico: Relevant bij langdurig verblijf Teamcommunicatie: Extra tools en procedures voor remote samenwerking Nood-terugkeer: Voer een post onvoorzien in voor onverwachte repatriëring Kostenvergelijk: uitzending vs. alternatieven Overweeg voor je beslist altijd alternatieven: Optie Jaarkosten (€) Voordelen Nadelen Uitzending eigen medewerker 80.000-120.000 Vertrouwd, snel en met kennis Hoge kosten, veel regels Lokale werving Malta 35.000-60.000 Lage kosten, lokale kennis Lange werving, cultuurverschillen Freelancer/contractor 50.000-80.000 Flexibel, geen compliance Minder sturing, fiscale risicos Zakenreizen i.p.v. uitzending 20.000-40.000 Weinig bureaucratie Niet efficiënt op langere termijn ROI van een uitzending naar Malta berekenen Een uitzending moet zich terugverdienen. Bereken de Return on Investment eerlijk: Directe kosten: Totaal van bovengenoemde posten Kanskosten: Wat levert de medewerker op in Duitsland? Verwachte opbrengst: Nieuwe markten, projecten, samenwerkingen Risicofactoren: Kans op problemen en bijbehorende kosten Vuistregel uit de praktijk: Een uitzending naar Malta loont zich vanaf een verwacht projectresultaat van minimaal €300.000-500.000 of bij strategische doelen die lastig te kwantificeren zijn. Budgetplanning en kostencontrole Plan altijd een marge in – bij uitzendingen naar Malta loopt zelden alles volgens schema: Planning: +20% marge op advies- en voorbereidingskosten Lopende kosten: +15% voor onvoorziene uitgaven Noodfonds: 5.000-10.000 euro voor vervroegde terugkeer of juridische issues Controleer de kosten maandelijks en documenteer alles zorgvuldig. Dit helpt je bij de belasting én toekomstige uitzendingen. De 8 meest voorkomende fouten bij uitzendingen naar Malta (en hoe je ze voorkomt) In drie jaar ervaring met internationale uitzendingen heb ik bijna elke fout zelf gemaakt of bij anderen gezien. Dit zijn de acht valkuilen die je zeker wilt vermijden. Fout 1: Te laat starten met overheidsaanvragen Het probleem: Je plant uitzending in april en vraagt de A1 pas in maart aan. De DVKA heeft 4-6 weken nodig, Maltese instanties willen vroegtijdige meldingen en zonder geldige documenten kan je medewerker niet legaal starten. De consequenties: Vertraging in project, extra reiskosten, gestreste medewerker, juridische onzekerheid. Zo voorkom je het: Begin minimaal 8-12 weken van tevoren. Maak een checklist met deadlines en werk terug vanaf de geplande startsdatum. Fout 2: Verkeerde indeling: uitzending vs. detachering Het probleem: Je behandelt het Malta-avontuur als uitzending, terwijl het juridisch een detachering is – of omgekeerd. Dit verschil is wezenlijk voor sociale zekerheid, belasting en arbeidsrecht. De consequenties: Ongeldige A1, dubbele sociale lasten, naheffingen van €10.000+, strafrechtelijke risicos. Zo voorkom je het: Laat een specialist de juridische structuur vooraf beoordelen. Die €500 aan advies bespaart je snel duizenden euros achteraf. Fout 3: Onduidelijke registratie van verblijfsdagen Het probleem: Je medewerker houdt geen nauwkeurige registratie bij. Bij een fiscale controle kan hij niet bewijzen of hij >183 dagen in Malta was. De consequenties: Belastingplicht in beide landen, lastige restitutieprocedures, extra advieskosten. Zo voorkom je het: Start direct met digitale tracking. Apps als TaxTracker of een simpele Excel met boardingpass-fotos werken prima. Fout 4: Maltese arbeidsnormen negeren Het probleem: Je denkt dat het Duitse arbeidscontract je indekt en negeert Maltese minimumlonen, werktijden of veiligheidsnormen. De consequenties: Boetes van de Maltese arbeidsinspectie, nabetalingen van minimumlonen, ongelukken zonder correcte verzekering. Zo voorkom je het: Maak een compliance-checklist voor Maltese normen. Controleer regelmatig of alles klopt. Fout 5: Integratie van het gezin onderschatten Het probleem: Je kijkt alleen naar de medewerker, maar vergeet partner en kinderen. Geen schoolplaats, partner kan niet aan het werk, gezin niet happy. De consequenties: Vervroegde terugkeer, ontevreden medewerker, verlies van investering, imago-schade. Zo voorkom je het: Betrek het gezin meteen. Informeer over scholen, kansen voor partners en help sociale netwerken opbouwen. Fout 6: Geen duidelijkheid over terugkeerregeling Het probleem: Uitzending wordt afgesproken voor “minimaal zes maanden, misschien langer”. Noch jij noch de medewerker weet precies wanneer of onder welke voorwaarden terugkeer plaatsvindt. De consequenties: Juridische onzekerheid over de A1, fiscale problemen en planningsonduidelijkheid. Zo voorkom je het: Definieer duidelijke criteria: einddatum, (deel)project, extensions vooraf afspreken. Fout 7: Maltese bureaucratie onderschatten Het probleem: Je focust op Duitse regels en onderschat het lokale: formulieren alleen in het Maltees, andere openingstijden, trage procedure. De consequenties: Vertraging, extra vertaal- en advieskosten, stress voor medewerker. Zo voorkom je het: Huur een lokale adviseur of partner in. Die €1.000-2.000 besparen veel tijd en zorgen. Fout 8: Gebrek aan succes- en risicocontrole Het probleem: Na de start verloopt alles “vanzelf”. Je monitort het project, compliance of tevredenheid niet. De consequenties: Problemen worden te laat zichtbaar, kleine overtredingen worden grote risicos, het rendement blijft onduidelijk. Zo voorkom je het: Bouw vaste check-ins in: wekelijks voor project, maandelijks compliance, per kwartaal strategische evaluatie. Bonustip: Wat als het toch misgaat? Zelfs met de beste voorbereiding kan er iets misgaan. Dan is snel en transparant handelen cruciaal: Probleem tijdig erkennen: Wegduiken helpt niet Experts inschakelen: Juridisch/fiscaal advies, ook als het geld kost Overheden direct informeren: Vaak zijn ze begripvol bij eerlijke communicatie Ervaringen vastleggen: Voor volgende uitzendingen Ik heb meegemaakt dat een klein foutje bij de A1-verklaring leidde tot maanden onderhandelen met de Duitse en Maltese instanties. Maar door transparantie en professionele ondersteuning bleef de schade beperkt. Checklist uitzending personeel naar Malta: Alles in één oogopslag Deze checklist is jouw leidraad voor een succesvolle uitzending naar Malta. Ik heb hem gebaseerd op meer dan 20 echte uitzendingen en steeds verder aangescherpt. 8-12 weken voor uitzending Fundamentele keuzes □ Doel en duur van uitzending bepaald □ Medewerker gekozen en geïnformeerd □ Juridische structuur (uitzending/detachering) vastgesteld □ Globale begroting gemaakt □ Integratie van gezin onderzocht Externe advies □ Specialist internationaal arbeidsrecht benaderd □ Belastingadviseur met Malta-ervaring gevonden □ Verzekeringen (ziekte, ongeval, aansprakelijkheid) gecheckt □ Lokale partner/adviseur in Malta gekozen 6-8 weken voor uitzending Overheidsaanvragen □ A1-verklaring bij DVKA aangevraagd □ Fiscaal vooroverleg Duitsland/Malta aangevraagd □ Werkplek-veiligheidscheck Malta uitgevoerd □ Uitzendingsovereenkomst opgesteld Praktische voorbereiding □ Huisvesting in Malta geregeld □ Vervoer gepland □ Ziektekostenverzekering geactiveerd (EHIC + privé) □ Voorbereiding bankrekening openen (bij lang verblijf) 2-4 weken voor uitzending Voorbereiding medewerker □ Culturele briefing gegeven □ Zakelijke cultuur en lokale bijzonderheden besproken □ Taallessen geregeld (indien nodig) □ Fiscale toelichting (tracken verblijfsdagen, bonnetjes) □ Noodcontacten en -procedures vastgelegd Laatste afstemming □ A1-verklaring ontvangen en gecontroleerd □ Uitzendingsovereenkomst getekend □ Reisplanning afgerond □ IT-apparatuur en toegangsrechten geregeld Eerste week in Malta Aankomst en registratie □ Huisvesting betrokken, nutsvoorzieningen geactiveerd □ Bij Jobsplus Malta gemeld □ Belastingnummer aangevraagd (bij lang verblijf) □ Werkplek ingericht, veiligheidstraining gevolgd □ Bankrekening geopend (indien gepland) Start werkzaamheden □ Eerste contacten met lokaal team gelegd □ Projectwerkzaamheden gestart □ Regelmatige check-ins met Duitsland opgezet □ Tracken verblijfsdagen gestart Doorlopende begeleiding (maandelijks) Compliance-monitoring □ Verblijfsdagen bijgehouden □ Werktijden en Maltese normen geverifieerd □ Projectvoortgang geëvalueerd □ Tevredenheid medewerker gecheckt □ Uitgaven en budget bewaakt Kwartaalreviews □ Geldigheid A1-verklaring gecontroleerd □ Fiscale situatie beoordeeld □ Verzekeringen geactualiseerd □ Voorbereiding terugkeer (indien voorzien) Voorbereiding terugkeer (4-6 weken voor vertrek) Projectafronding □ Overdracht en kennisdeling ingepland □ Documentatie afgerond □ Lokale contacten voor nazorg vastgelegd □ Ervaringen en successen vastgelegd Administratieve afronding □ Uitschrijvingen bij Maltese instanties voorbereid □ Verhuurder en nutsleveranciers geïnformeerd □ Fiscale afronding gestart □ Terugreis/transport geregeld Na terugkeer Definitieve afronding □ Volledige uitschrijving in Malta □ Belastingaangiftes in beide landen gereed □ DTA-procedures voor teruggaaf benut □ Eindafrekening gemaakt □ Herintegratie van medewerker in Duitsland Lessons learned □ Ervaringen vastgelegd □ ROI van uitzending geëvalueerd □ Verbeterpunten benoemd voor volgende uitzendingen □ Contacten en relaties in Malta onderhouden Noodchecklist Voor het geval er iets fout gaat: □ Contactgegevens van alle adviseurs/instanties paraat □ Noodbudget voor extra advies of spoed-terugkeer □ Escalatieplan bij juridische of fiscale problemen □ Communicatieplan voor crisissituaties Pro-tip: Maak een digitale versie van deze checklist met deadlines en verantwoordelijken. Tools als Asana of Trello zijn ideaal voor projectmanagement. Veelgestelde vragen over uitzending naar Malta Hoe lang duurt het aanvragen van een A1-verklaring voor Malta? De DVKA heeft doorgaans 2-4 weken nodig voor volledige dossiers. Bij onvolledige documenten kan de verwerking tot 6-8 weken duren. Plan daarom minstens 6 weken in en lever alle benodigde stukken (arbeidscontract, uitzendovereenkomst, bewijs van bedrijfsactiviteiten) direct aan. Moet mijn uitgezonden medewerker belasting betalen in Malta? Dat hangt af van de verblijfsduur. Bij minder dan 183 dagen per jaar ontstaat in principe geen belastingplicht in Malta. Langer dan 183 dagen leidt tot fiscale residentie en daarmee belastingplicht in Malta. Het DTA bepaalt dan welk land mag belasten. Laat altijd een belastingadviseur beoordelen. Welke Maltese arbeidswetten gelden voor uitgezonden Duitse medewerkers? De EU-detacheringsrichtlijn schrijft naleving van Maltese minimumnormen voor op gebied van loon (nu €835 p/m), werkuren (max. 40 per week), overwerkvergoeding en veiligheid. Duitse arbeidsvoorwaarden blijven geldig als die gunstiger zijn voor de werknemer. Moet mijn medewerker een werkvergunning aanvragen voor Malta? EU-burgers hebben geen werkvergunning nodig voor Malta. Een melding bij Jobsplus Malta blijft verplicht. Bij verblijf van meer dan 90 dagen moet aanvullend een Residence Registration Card worden aangevraagd. Niet-EU-burgers hebben een werkvisum nodig. Wat gebeurt er bij afwijzing van de A1-verklaring? Bij afwijzing moet de medewerker in Malta socialezekerheidspremies betalen, naast die in Duitsland. Dit kan een dubbele last van €15.000-25.000 per jaar betekenen. Een nieuwe aanvraag met verbeterde documentatie of juridisch advies is dan noodzakelijk. Voorkom problemen door vooraf goed te checken of aan de voorwaarden voldaan is. Hoe hoog zijn de totale kosten van een uitzending van 12 maanden naar Malta? Reken op 40-60% bovenop het Duitse basissalaris. Bij een basissalaris van €60.000 bedragen de totale jaarlijkse kosten €85.000-95.000. Inclusief buitenlandtoeslag, huurtoeslag, aanvullende verzekeringen, compliance en reizen naar huis. Eenmalige kosten (verhuizing, advies) komen daar nog bij. Mogen gezinsleden mee naar Malta? Ja, EU-burgers hebben vrij verkeer, ook voor hun gezin. Kinderen kunnen naar Maltese (Engelstalige) scholen, partners mogen werken. Houd rekening met extra kosten voor privéscholen (€2.000-8.000 per jaar), grotere woning en eventueel taallessen. Wat is het verschil tussen uitzending en detachering naar Malta? Bij uitzending blijft het Duitse arbeidscontract van kracht, bij detachering gaat de medewerker over naar een Maltese werkgever (ook bij dochters). Uitzending maakt Duitse sociale zekerheid (A1) mogelijk, detachering leidt tot Maltese premieplicht. Zowel fiscaal als juridisch zijn de verschillen groot. Hoe monitor ik de Maltese arbeidsnormen? Maak een maandelijkse compliance-checklist: houdt werkuren bij (max. 40u/pw), vergoed overwerk juist (150% vanaf 41e uur), voldoe aan veiligheidsnormen. De Maltese arbeidsinspectie kan onaangekondigd controleren. Lokale HR-partners helpen bij de uitvoering. Kan een uitzending naar Malta verlengd worden? Ja, maar met restricties. A1-verklaringen kunnen maximaal tot 24 maanden verlengd worden. Langer verblijf geldt als definitieve verplaatsing van de werkplek. Dit leidt tot verplichtingen t.a.v. Maltese sociale zekerheid en belasting. Plan verlengingen tijdig en controleer de juridische gevolgen.
