Inhoudsopgave VAT Malta: Wat je als internationale ondernemer moet weten VAT-registratie in Malta: Stap-voor-stap handleiding Malta VAT formulieren: Welke documenten je écht nodig hebt VAT-aangifte Malta: Deadlines, processen en typische valkuilen Malta btw voor EU-ondernemers: Bijzonderheden en voordelen VAT Malta Kosten: Wat de belastingadvies en registratie kosten Veelgemaakte fouten bij de Malta VAT: Wat ik in twee jaar geleerd heb Veelgestelde vragen VAT Malta: Wat je als internationale ondernemer moet weten Ik herinner mij mijn eerste dag bij de Malta Business Registry nog precies. 9:15 uur s ochtends, gewapend met een stapel papieren en de naïeve hoop dat mijn VAT-registratie “wel even snel gedaan” zou zijn. Spoiler: dat was het niet. Maar dat is Malta – en daarom schrijf ik dit artikel voor jou. De VAT (Value Added Tax) op Malta – in het Nederlands: btw – is voor internationale ondernemers een vloek en een zegen tegelijk. Een vloek, want de bureaucratie kan soms echt kafkaësk zijn. Een zegen, omdat Malta met 18% een van de laagste btw-tarieven in de EU heeft en registratie als EU-ondernemer flinke voordelen biedt. Malta VAT-basis: de belangrijkste feiten op een rij Hier de feiten die je direct moet kennen: Standaard VAT-tarief: 18% (lager dan Duitsland met 19%) Verlaagd tarief: 5% voor bepaalde goederen en diensten Registratiedrempel: €14.000 jaaromzet op Malta EU-drempel: €35.000 voor EU-brede diensten Aangiftetermijnen: Per kwartaal of per maand (afhankelijk van de omzet) Wat betekent dit voor jou? Wanneer je als Duitse, Oostenrijkse of Zwitserse ondernemer naar Malta verhuist en hier zakendoet, kun je niet om VAT-registratie heen. Maar – en dat is het beslissende punt – je profiteert van EU-regelingen waar ondernemers van buiten de EU geen toegang toe hebben. Wanneer moet je je registreren voor Maltese VAT? De registratieplicht geldt als: Je woont op Malta en draait meer dan €14.000 omzet per jaar Je levert EU-brede diensten en overschrijdt de €35.000-drempel Je importeert goederen naar Malta of exporteert vanuit Malta Je je vrijwillig wilt registreren (vaak slim voor btw-teruggaaf) Een praktijkvoorbeeld: Mijn kennis Sarah, UX-designer uit München, verhuisde in 2023 naar Sliema. Haar online business draaide al goed – maar in Duitsland. Toen ze haar adres naar Malta verplaatste en bleef werken voor EU-klanten, moest ze zich binnen 30 dagen melden bij het Malta VAT Department. Het kostte haar de nodige zenuwen, maar het loonde: dankzij slimme VAT-planning bespaart ze nu zo’n €2.800 per jaar. Malta VAT vs. Duitse Mehrwertsteuer: een directe vergelijking Aspect Malta VAT Duitse btw Standaardtarief 18% 19% Aangifte Standaard per kwartaal Maandelijks vanaf €7.500 Kleine ondernemers Tot €14.000 Tot €22.000 EU-drempel €35.000 €10.000 Doorlooptijd 4-8 weken 2-4 weken Het grote voordeel van Malta: hogere EU-drempels betekent minder ingewikkelde OSS-regelingen (One-Stop-Shop) voor kleinere ondernemingen. Bovendien verloopt de communicatie in het Engels – een opluchting voor wie ooit Duitse belastingformulieren heeft ingevuld. VAT-registratie in Malta: Stap-voor-stap handleiding Na de VAT-registratie voor mezelf en inmiddels een dozijn bekenden te hebben geregeld, kan ik je beloven: het is te doen. Intensief, ja. Maar mogelijk. Hier mijn beproefde stap-voor-stap gids, die je weken frustratie scheelt. Stap 1: Documenten verzamelen (2-3 weken van tevoren) Voor je in de buurt van het VAT Department komt, heb je deze documenten nodig: Company Registration Certificate: Je bedrijf moet eerst op Malta geregistreerd zijn Memorandum & Articles of Association: Statuten Form A (Annual Return): Voor bedrijven ouder dan één jaar Bankverklaring: Moet een Maltese of EU-brede IBAN zijn Huurcontract of eigendomsbewijs: Voor je zakelijk adres ID-kaart van alle bestuurders: EU-identiteitsbewijzen zijn voldoende Businessplan: Eén pagina is genoeg, maar wees gedetailleerd Pro-tip: Het bankrekeningnummer is vaak het knelpunt. HSBC Malta doet er minstens 3-4 weken over voor een rekening, BOV is sneller maar strenger voor internationale klanten. Stap 2: VAT1-formulier invullen Het VAT1-formulier is je hoofdaanvraag. Acht pagina’s, waarvoor je ongeveer 2-3 uur nodig hebt. Belangrijkste punten: Sectie A: Bedrijfsgegevens (letterlijk overnemen van je registratiebewijs) Sectie B: Zakelijke activiteiten (wees specifiek, niet vaag) Sectie C: Omzetramingen (realistisch, maar niet te laag) Sectie D: Aangifteperiode (per kwartaal aanbevolen voor starters) Veelgemaakte fout: veel ondernemers vullen alleen “Consulting” in bij bedrijfsactiviteit. Dat is onvoldoende. Schrijf bijvoorbeeld: “Digital Marketing Consultancy voor EU-bedrijven, gespecialiseerd in social media strategieën en campagnebeheer”. Stap 3: Aanvraag indienen Het VAT Department zit in Floriana, Evans Building, Merchant Street. Openingstijden: 8:00-12:30 uur en 13:15-17:00 uur. Ja, ze nemen echt 45 minuten lunchpauze. Insider-tip: Ga voor 10:00 uur of na 15:00 uur. Tijdens de lunch en het begin van de middag is het chaos. Neem een pen mee – vreemd genoeg hebben ze daar nooit pennen. Je krijgt een bon met referentienummer. Bewaar dat nummer goed – zonder dit kun je je aanvraagstatus niet volgen. Stap 4: Doorlooptijd en follow-ups Officieel duurt de procedure “4-6 weken”. In werkelijkheid: – Eenvoudige gevallen: 4-5 weken – Complexe structuren: 6-10 weken – Problematische aanvragen: 12+ weken Je status kun je online checken via taxservices.gov.mt of je kunt langslopen. E-mails worden vaak genegeerd – welkom op Malta. Stap 5: VAT-nummer ontvangen Als alles goed gaat ontvang je: – VAT-certificaat: Officieel document met jouw MT-nummer – VAT-nummer: Formaat MT12345678 (MT + 8 cijfers) – Login-gegevens: Voor het online portaal Vermeld je VAT-nummer op alle facturen, websites en zakelijke correspondentie. Vergeet het niet – de boetes zijn fors. VAT-registratie versnellen: Wat echt helpt Na twee jaar Malta-ervaring kan ik zeggen: deze zaken versnellen het proces daadwerkelijk: Compleet dossier: Een ontbrekende stempel kost je 2-3 weken extra Documenten in het Engels: Duitse/Italiaanse stukken moeten worden vertaald Lokale bedrijfsadres: Postbussen of co-working ruimtes worden strenger bekeken Belastingadviseur inschakelen: Kost €800-1.200 maar spaart tijd en zenuwen Wat betekent dit voor jou? Reken realistisch op 6-8 weken en begin op tijd. Er is niets frustrerender dan geen facturen mogen sturen door een ontbrekend VAT-nummer. Malta VAT formulieren: Welke documenten je écht nodig hebt Ik geef toe: de eerste keer had ik bijna opgegeven. Niet vanwege de complexiteit, maar door de enorme hoeveelheid formulieren. Malta is dol op papierwerk – maar geen zorgen, ik leid je door de jungle. VAT1: Het kern-registratieformulier Het VAT1-formulier is jouw hoofdverzoek en verreweg het belangrijkste document. Acht pagina’s die bepalend zijn voor je VAT-toekomst. Sectie voor sectie overzicht: Sectie A (pagina 1-2): Bedrijfsgegevens, adres, contactpersonen Sectie B (pagina 3-4): Zakelijke activiteit en productcategorieën Sectie C (pagina 5-6): Omzetprognoses en EU-handel Sectie D (pagina 7-8): Aangifteperiode en handtekeningen Kritisch punt: In Sectie B moet je NACE-codes opgeven. Dit zijn EU-wijde economische sectorclassificaties. “Consulting” is te vaag – je hebt specifieke codes nodig zoals “62.02.0 Computer consultancy activities”. VAT7: Wijzigingsmeldingen Het VAT7-formulier heb je nodig wanneer er iets verandert: – Bedrijfsadres – Activiteiten – Aandeelhouders – Bankrekening – Aangifteperiode Belangrijk: Alle wijzigingen moeten binnen 30 dagen gemeld worden. Anders riskeer je boetes tussen €125 en €1.165. VAT Return-formulieren: Je maandelijkse/kwartaal-invullers Afhankelijk van je gekozen aangifteperiode gebruik je: Formulier Gebruik Inleverdatum VAT Return (Quarterly) Kwartaalopgave tot €700.000 jaaromzet 21ste van de volgende maand VAT Return (Monthly) Maandopgave vanaf €700.000 jaaromzet 21ste van de volgende maand VAT Return (Annual) Alleen voor kleine ondernemers onder €14.000 31 januari Overige formulieren: De administratieve last Naast de hoofdformulieren heb je vaak nodig: POA (Power of Attorney): Indien een belastingadviseur je vertegenwoordigt Bank Verification Letter: Bevestiging van je zakelijke rekening Lease Agreement/Eigendomsbewijs: Bewijs van jouw zakelijk adres VIES-verklaring: Voor EU-brede handel Intrastat-formulieren: Bij handel in goederen boven €50.000 per jaar Formulieren correct invullen: mijn checklist Na talloze correctierondes heb ik een checklist ontwikkeld die je overbodige bezoekjes aan het VAT Department bespaart: Alle velden invullen: Ook de optionele Consistente gegevens: Bedrijfsnaam exact zoals in het register Volledig IBAN: MT84 MALT 0110 0000 0000 0000 0123 456 Datum UK-formaat: DD/MM/JJJJ, niet Duits Originele handtekeningen: Kopieën worden vaak geweigerd Bedrijfsstempel: Gebruik die altijd indien voorhanden Pro-tip: Maak overal kopieën van. Het VAT Department raakt geregeld documenten kwijt, en je wilt niet met lege handen staan. Digitaal vs. papier indienen Malta wordt langzaam moderner. Sommige formulieren kun je inmiddels online indienen: Online mogelijk: – VAT Returns (maandelijks/kwartaals) – VAT7-wijzigingen – Kleine administratieve aanpassingen Alleen op papier: – VAT1 eerste registratie – Complexe wijzigingen in de bedrijfsstructuur – Bezwaren en beroepsprocedures Het online portaal is… bruikbaar. Niet elegant, wel functioneel. Je krijgt je inloggegevens per post – ja, echt per post. Valkuilen bij formulieren: Wat kan misgaan De meest gemaakte fouten die ik zie bij bekenden: Verkeerde NACE-codes: Leidt tot navragen en vertraging Onrealistische omzetramingen: Te laag = extra controle, te hoog = hogere zekerheden Ontbrekende handtekeningen: Moet van alle bestuurders zijn Oud bedrijfsadres: Register en VAT moeten overeenstemmen Valutafouten: Alles in euro, ook als je thuismunt anders is Wat betekent dit voor jou? Neem tijd voor de formulieren. Een foutieve aanvraag kost meer tijd dan direct zorgvuldig invullen. VAT-aangifte Malta: Deadlines, processen en typische valkuilen Je eerste VAT-aangifte op Malta is als je eerste dag op een nieuwe school – je weet in theorie wat je moet doen, maar in de praktijk loopt het altijd anders. Na twee jaar en talloze learning moments laat ik zien hoe de VAT-aangifte in Malta écht werkt. VAT-deadlines: Geen uitzonderingen Malta is onverbiddelijk qua VAT-deadlines. De data staan in steen gebeiteld: Aangiftetype Periode Inlevertermijn Betaaltermijn Kwartaal Jan-mrt, apr-jun, jul-sep, okt-dec 21ste van de volgende maand Gelijk met indiening Maandelijks Elke kalendermaand 21ste van de volgende maand Gelijk met indiening Jaarlijks Kalenderjaar 31 januari 31 januari Reality check: De 21ste is heilig. Valt die op een zondag? De termijn wordt NIET verlengd naar maandag – je moet al op vrijdag indienen. Ik heb dat pijnlijk geleerd toen ik ooit €465 boete moest betalen door te laat indienen. VAT Return invullen: stap voor stap Het VAT Return-formulier is minder complex dan het Duitse, maar heeft zijn eigenaardigheden: Box 1 – Uitgaande omzet (standaard 18%): Alle verkopen en diensten op Malta of aan Maltese klanten. Let op: nettobedragen, geen brutobedragen. Box 2 – Uitgaande omzet (verlaagd 5%): Alleen voor specifieke producten zoals boeken, medicijnen, elektriciteit. Voor dienstverleners meestal leeg. Box 3 – EU-leveringen: Verkopen naar andere EU-landen. Let op: de VAT-nummer van de koper moet geregistreerd zijn. Box 4 – Export buiten de EU: Export naar derde landen. Meestal 0% VAT, maar bewijs vereist. Box 5 – Totaal aangegeven VAT: Wordt automatisch berekend: (Box 1 x 18%) + (Box 2 x 5%) Boxes 6-8 – Voorbelasting: De door jou betaalde VAT op aankopen, gescheiden naar 18%, 5% en EU-aankopen. Typische valkuilen bij de VAT-aangifte Uit mijn eigen ervaring en die van mijn netwerk – deze fouten gebeuren vaak: Reverse charge vergeten: B2B-diensten aan andere EU-landen horen in Box 3, niet Box 1 Privégebruik vergeten: Ook privégebruik van bedrijfsauto of -telefoon is VAT-plichtig EU-drempel negeren: Boven €35.000 EU-omzet wordt het ingewikkeld Verkeerde wisselkoers: ECB-koers op leverdatum, niet betaaldatum Ontbrekende documenten: Malta controleert streng – ontbreekt de VAT-nummer van de leverancier, dan wordt voorbelasting geschrapt Online versus papier: waar dien je VAT Return in? Beide opties zijn mogelijk op Malta, ieder met eigen voor- en nadelen: Online indienen (aanrader): – Portal: taxservices.gov.mt – Onmiddellijke bevestiging – Automatische berekeningen – Elektronisch betalen – Tot 23:59 uur mogelijk Op papier indienen: – Persoonlijk bij het VAT Department – Openingstijden: 8:00-12:30 en 13:15-17:00 uur – Bewijs van indiening met bonnetje – Bij complexe gevallen soms vereist Mijn tip: Gebruik het online portaal. Niet het mooiste systeem, maar functioneel en bespaart ritjes naar Floriana. VAT-betaling: Overschrijven of online betalen? Malta accepteert verschillende betaalmethodes: Online betalen via het portaal: Automatische incasso van Maltese rekening Bankoverschrijving: Naar de rekening van het VAT Department Cheque: Theoretisch mogelijk, in de praktijk nauwelijks gebruikt Contant: Alleen tot €500, bij het VAT Department Belangrijk: De betalingsreferentie moet je VAT-nummer bevatten, anders kan de betaling niet correct verwerkt worden. Te late indiening: Boetes en rente Malta is streng bij te late betalingen: Te laat Boete Extra rente 1-30 dagen €125 8% op jaarbasis 31-60 dagen €250 8% op jaarbasis 61-90 dagen €465 8% op jaarbasis Meer dan 90 dagen €750 8% op jaarbasis Ze kunnen bovendien je bankrekening bevriezen of je bedrijfslicentie intrekken. Ik ken een Duitse ondernemer die na zes maanden achterstand zijn Maltese vennootschap opnieuw moest opzetten. VAT-controles: Waar kun je op rekenen? Malta controleert systematischer dan bijvoorbeeld de Duitse Belastingdienst. Redenen voor controle: – Willekeurige steekproef – Opvallende voorbelasting-teruggaven – Klachten of tips – Onverklaarbare omzetfluctuaties – Nieuwe bedrijven (grotere kans) Waarop letten de inspecteurs: – Volledige boekhouding (minimaal 6 jaar bewaren) – Originele bonnen voor alle VAT-teruggaven – Bankafschriften – Contracten en correspondentie – Bij EU-handel: Leverings- en vrachtbewijzen Wat betekent dit voor jou? Houd je administratie vanaf dag één op orde. Een chaotisch Excel-sheet is onvoldoende – investeer in goede boekhoudsoftware of een lokale adviseur. Malta btw voor EU-ondernemers: Bijzonderheden en voordelen Als EU-ondernemer op Malta heb je een enorme voorsprong op bedrijven van buiten de EU – mits je de regels kent. Na twee jaar EU-interne opdrachten met een Maltese VAT-nummer kan ik je verzekeren: het is een gamechanger, maar geen garantie op succes. Voordelen binnen de EU-markt: Wat Malta je biedt Met een Maltese VAT-nummer maak je deel uit van de Europese interne markt. Concreet betekent dit: Reverse charge: B2B-verkopen naar andere EU-landen zonder Maltese VAT Voorbelasting aftrek: EU-brede zakelijke aankopen fiscaal aftrekbaar VIES-toegang: Direct controleren van EU-VAT-nummers OSS-mogelijkheid: Vereenvoudigde afdracht voor B2C-verkopen Intrastat-versoepelingen: Pas relevant bij €50.000 goederenhandel Reverse charge-procedure: jouw beste vriend De reverse charge-procedure (verleggingsregeling) is het kroonjuweel van het EU-VAT-systeem. Wanneer je als Maltees bedrijf diensten verkoopt aan een ander EU-bedrijf, factureer je 0% Maltese VAT. Praktijkvoorbeeld: Je adviseert een Duits bedrijf voor €10.000. In plaats van €1.800 Maltese VAT te rekenen, factureer je netto €10.000 met de vermelding Reverse Charge – VAT payable by recipient”. De klant betaalt de Duitse btw (19%) aan zijn belastingdienst, en mag deze tegelijkertijd als voorbelasting aftrekken. Win-win voor beide partijen. EU-VAT-nummers controleren: Het VIES-systeem optimaal benutten Het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) beschermt je tegen fraude. Elk EU-VAT-nummer kun je gratis controleren: Ga naar ec.europa.eu/taxation_customs/vies Voer land en VAT-nummer in Direct bevestiging over de geldigheid Sla het resultaat op als bewijs Let op: Een geldige VIES-bevestiging is vereist voor reverse charge. Zonder deze controle moet je alsnog Maltese VAT rekenen bij EU-B2B-transacties. OSS-procedure: B2C-verkopen binnen de EU vereenvoudigen De One-Stop-Shop (OSS) procedure werd in 2021 ingevoerd en is een uitkomst voor wie verkoopt aan EU-consumenten. Zonder OSS (de nachtmerrie): – VAT-registratie in elk EU-land met B2C-verkopen – 27 verschillende VAT-aangiftes – 27 verschillende betalingstermijnen – Lokale boekhouding per land Met OSS (de oplossing): – Eénmalige registratie via Malta – Slechts één formulier per kwartaal – Eén keer betalen aan Malta – Malta verdeelt het geld naar de andere landen De OSS-drempel bedraagt €10.000 aan B2C-omzet voor alle EU-landen samen. Daarboven moet je het lokale VAT-tarief van het klantland rekenen – maar wel via het Maltese OSS-systeem afdragen. Voorbelasting aftrekken: EU-brede teruggaven Als Maltees bedrijf kun je in de EU betaalde VAT terugvragen. Dat kan op twee manieren: Elektronische procedure (aanrader): – Online aanvraag via het Maltese VAT-portaal – Maximale verwerkingstijd: 4 maanden – Terugbetaling direct naar je Maltese rekening Papieren procedure (ouderwets): – Formulier 8th Directive Claim – Afhandeling: 6-12 maanden – Regelmatig vragen en oponthoud EU-handel goed documenteren Voor soepele EU-zaken is strakke administratie onmisbaar: Type transactie Benodigde bewijsstukken Bewaartermijn B2B-diensten VIES-bevestiging, contract, factuur 6 jaar B2C-verkopen (OSS) Leveringsbewijs, klantgegevens, facturen 6 jaar Goederenzendingen Pakbon, transportbewijs, CMR 6 jaar Voorbelasting EU Originele facturen met VAT 6 jaar EU-drempels: wanneer wordt het ingewikkeld? Malta hanteert ruime EU-drempels, maar let op – als je ze overschrijdt wordt het snel gecompliceerd: B2C-afstandsverkopen: – €35.000 voor alle EU-landen samen – Daarna OSS-verplichting of lokale registratie B2B-diensten: – Geen drempel – vanaf de eerste euro reverse charge Intrastat-meldingen: – €50.000 goederen per jaar – Daarna maandelijks statistiekrapporteren Brexit-gevolgen: het VK is nu derde land Sinds Brexit is het Verenigd Koninkrijk fiscaal een derde land. Dit betekent: Geen reverse charge: UK-verkopen met Maltese VAT of UK-import-VAT Geen VIES-controle: UK-VAT-nummers zijn ongeldig in het systeem Douaneformaliteiten: Volledige inklaring nodig bij goederenhandel Eigen OSS: Het VK heeft een eigen systeem voor B2C-verkopen Praktisch gezien: zakendoen met het VK is aanzienlijk lastiger geworden. Ik ken ondernemers die hun UK-activiteiten hebben stopgezet. Wat betekent dit voor jou? De EU-integratie van Malta is een enorme troef, maar alleen als je het correct aanpakt. Investeer in je administratie en wees niet bang om bij ingewikkelde structuren een expert in te schakelen. VAT Malta Kosten: Wat de belastingadvies en registratie kosten Ik geef het toe: bij de eerste offertes voor VAT-advies op Malta schrok ik flink. Maar na twee jaar kan ik zeggen – ja, het kost wat, maar het loont. Hier de eerlijke cijfers uit de praktijk. VAT-registratie kosten: Zelf doen vs. adviseur Doe-het-zelf variant: Overheidskosten: €0 (Malta rekent geen registratierecht) Vertalingen: €50-150 (indien Duitse papieren vertaald moeten worden) Reis-/parkeerkosten: €20-40 (meerdere bezoeken) Tijdsinvestering: 15-25 uur Totaalkosten: €70-190 Met belastingadviseur: Advieshonorarium: €800-1.200 Overheidskosten: €0 Vertalingen: Inbegrepen Tijdsinvestering: 2-3 uur voor handtekeningen Totaalkosten: €800-1.200 Doorlopende VAT-advies: Wat kost de reguliere begeleiding? De meeste adviseurs werken met maandabonnementen of kwartaaldeclaraties: Bedrijfstype Kwartaal VAT Maandelijkse VAT Extra diensten Kleine ondernemer €150-250 €100-150/maand €50-80/uur Middenbedrijf €300-500 €200-350/maand €80-120/uur Grotere groepen €500-1.000 €400-700/maand €120-200/uur Meestal inbegrepen: – Opstellen en indienen van VAT Return – Basisadvies VAT-vragen – Communicatie met het VAT Department – Standaardcorrespondentie Extra kosten: – VAT-controles (€150-300/uur) – Complexe EU-structuren – OSS-registratie en -verwerking – Geschillen met instanties – Ad-hoc advies buiten abonnement Softwarekosten: Boekhouding en VAT-beheer Op Malta kun je kiezen uit lokale en internationale software: Internationale software: – Xero: €25-50/maand, goede Malta-integratie – QuickBooks: €15-35/maand, beperkte lokale opties – Sage: €30-80/maand, zeer Malta-specifiek – FreshBooks: €15-30/maand, geschikt voor freelancers Lokale Maltese software: – WinTax: €40-60/maand, perfecte Malta-integratie – Flexibee Malta: €35-55/maand, ook voor EU-handel – AccountsIQ: €45-75/maand, voor grotere bedrijven Mijn tip: Xero is de beste balans tussen gebruiksgemak en prijs. De Malta-integratie is prima, en je vindt er makkelijk adviseurs voor. Verborgen kosten: Reken hiermee Uit ervaring komen er altijd kosten bij die je niet verwacht: EU-VAT-teruggaven: €50-150 per aanvraag (via adviseur) OSS-registratie: €200-400 eenmalig Intrastat-meldingen: €100-200/kwartaal VAT-nummer wijzigen: €150-300 (bij structuurwijziging) Boetevermijding: €200-500 (bij het missen van deadlines) Doorlopende vertalingen: €30-50 per document Belastingadviseur kiezen: Hoe herken je de goede? Malta telt ongeveer 200 erkende belastingadviseurs, maar niet allemaal zijn ze even goed. Mijn persoonlijke checklist: Vereist: – ACCA- of MIA-lidmaatschap: Officiële Maltese erkenning – VAT Agent-status: Gemachtigd tot VAT-vertegenwoordiging – EU-expertise: Ervaring met grensoverschrijdende zaken – Engels/Duits: Communicatie zonder misverstanden Positieve signalen: – Vaste prijzen voor standaarddiensten – Heldere SLA’s (service level agreements) – Proactieve communicatie over deadlines – Referenties van vergelijkbare bedrijven Red flags: – Onduidelijke tariefstructuur – Beloven “belastingtrucs” – Heel lage tarieven (onder €600 voor VAT-registratie) – Geen officiële erkenning Zélf doen vs. uitbesteden: Wanneer loont wat? Na twee jaar Malta zou ik het zo aanpakken: Zelf doen bij: – Simpele bedrijfsstructuur (1-2 vennoten) – Weinig EU-handel (onder €100.000 per jaar) – Ruime eigen tijd beschikbaar – Goede kennis van Engels en formulieren Adviseur inschakelen bij: – Complexe groepsstructuren – Veel EU-handel of OSS nodig – Weinig tijd voor administratie – Twijfel bij fiscale vragen Hybride model (mijn aanrader): – Registratie met adviseur (€800-1.200) – Doorlopende VAT Returns zelf doen (software €30-50/maand) – Ad-hoc advies bij complexe vragen (€80-120/uur) – Jaarlijkse check-up met adviseur (€300-500) ROI-berekening: Wanneer loont advies? Een praktijkvoorbeeld uit mijn omgeving: Sarah, UX-designer: – Jaaromzet: €180.000 – VAT-adviseur: €2.400/jaar – Bespaarde boetes door tijdige indiening: €1.200 – Optimaal teruggevraagde EU-VAT: €800 – Bespaarde eigen tijd: 60 uur à €75 = €4.500 – Nettovoordeel: €4.100/jaar Wat betekent dit voor jou? Vanaf ongeveer €150.000 jaaromzet loont professioneel VAT-advies bijna altijd. Daaronder hangt het af van je tijd en risicobereidheid. Veelgemaakte fouten bij de Malta VAT: Wat ik in twee jaar geleerd heb Ik zou er een heel boek over kunnen schrijven, maar dat bespaar ik je. Hier de top-10-fouten die ik zelf maakte of bij anderen zag – soms alleen zenuwslopend, andere keren echt duur. Fout #1: Te lage omzet inschatten bij registratie De fout: Veel mensen geven expres een lage omzet op om “onder de radar te blijven”. Gevolgen: – Het VAT Department wordt achterdochtig bij plots hoge omzetten – Mogelijke waarborg van €2.000-5.000 vereist – Grondige controles vanaf het eerste jaar Mijn les: Wees realistisch en licht optimistisch. Houd ruimte voor groei maar overdrijf niet. Tot 50% hoger omzet dan begroot wordt meestal geaccepteerd. Fout #2: EU-VAT-nummers niet of verkeerd controleren De fout: Reverse charge toepassen zonder geldige VIES-bevestiging. Wat gebeurde er: Een kennis verkocht voor €45.000 aan een zogenaamd Duitse klant met ongeldig VAT-nummer. Na controle moest hij alsnog €8.100 Maltese VAT en €2.400 boete betalen. De oplossing: ELK EU-VAT-nummer via VIES verifiëren Screenshot van de bevestiging bewaren Bij twijfel: toch Maltese VAT rekenen, liever zekerheid dan spijt Fout #3: Privégebruik niet aangeven De fout: Bedrijfsauto, telefoon, internet privé benutten zonder VAT-correctie. De feiten: Malta ziet privégebruik van bedrijfsbezittingen als levering aan jezelf. Dit moet je aangeven en wordt belast met 18% VAT. Voorbeeld: – Privégebruik auto: €300/maand – Telefoon privé: €50/maand – Internet thuis: €40/maand – Maandelijkse extra VAT: €70,20 Dat is €842 extra VAT per jaar – niet niks. Fout #4: Onjuiste OSS-toepassing bij B2C-verkopen De fout: Altijd Maltese VAT berekenen op EU-B2C-verkopen, in plaats van het landtarief. Wat ging mis: Een e-commerce ondernemer verkocht voor €80.000 digitale producten naar Duitsland en rekende 18% Maltese VAT i.p.v. 19% Duitse VAT via OSS. Naheffing: €800 extra VAT plus €1.200 Duitse boetes. Hoe het hoort: – B2C-verkopen: lokaal VAT-tarief toepassen – Boven €10.000 per land: OSS-registratie – Per kwartaal afrekenen via Maltese portal Fout #5: Te late wijzigingsmeldingen (VAT7) De fout: Adres, bankrekening of aandeelhouders wijzigen zonder tijdige VAT7-melding. De boete: €125-750 afhankelijk van laattijdigheid. Ik ken een geval waarbij de adreswijziging vier maanden te laat werd gemeld – kostte €465 boete voor één vergeten formulier. De 30-dagen regel: ALLE wijzigingen binnen 30 dagen per VAT7 melden. Zet reminders in je agenda. Fout #6: Incomplete boekhouding De fout: “Mijn Excel-sheet is wel goed genoeg” – spoiler: niet dus. Malta verwacht: – Chronologische verwerking van alle transacties – Originele bonnetjes voor alle VAT-teruggaven – Gescheiden input- en output VAT-administratie – Maandelijkse afstemming met bankafschriften Gevraagd bij VAT-controle: – Gedetailleerde omzetoverzichten – Alle inkomende facturen met VAT – Bewijs van activiteiten (contracten, e-mails) – Bij EU-handel: leveringsbewijzen Mijn tip: Investeer vanaf dag één in goede boekhoudsoftware. €50/maand is goedkoper dan €5.000 controlekosten. Fout #7: Brexit-overgang verkeerd ingeschat De fout: In 2021 nog steeds reverse charge toepassen aan UK-bedrijven. Sinds 1 januari 2021 is het VK een derde land. Verkoop daarheen betekent Maltese VAT toevoegen of UK-importprocedures volgen. Correcte post-Brexit aanpak: – VK-verkopen: 18% Maltese VAT of – Klant betaalt UK-import-VAT (bij goederen) – Geen VIES-check meer mogelijk – Afzonderlijke administratie vereist Fout #8: Wisselkoers van verkeerde datum De fout: Buitenlandse valuta omrekenen op betaaldatum in plaats van leveringsdatum. Malta-regel: ECB-koers op de leverdatum is leidend, niet die bij betaling. Voorbeeld: – Factuur $10.000 op 15 maart (ECB-koers: 0,85) – Betaling op 15 april (ECB-koers: 0,90) – Rekeneenheid voor VAT: €8.500 (maartkoers) Bij schommelende valuta kan dat flink schelen. Fout #9: Voorbelasting zonder geldige factuur De fout: Privérekeningen of incomplete bonnen als voorbelasting opvoeren. Malta-eisen voor voorbelasting: – Volledige factuur met VAT-vermelding – VAT-nummer van leverancier (bij EU-transacties) – Zakelijk karakter aantoonbaar – Betaling aangetoond (bankafschrift) Vaak afgewezen: – Restaurantbonnen zonder zakelijke reden – Tankbonnen zonder bedrijfsauto – Amazon-aankopen zonder zakelijk nut – EU-facturen zonder VAT-nummer Fout #10: Te laat indienen bij teruggaaf De fout: Denken dat teruggaaf-aanspraken voor uitstel zorgen. De realiteit: Ook bij teruggaven geldt de deadline: uiterlijk de 21ste van de volgende maand inleveren. Te laat indienen = boete, OOK als je geld terugkrijgt. Extra vervelend: Je krijgt je teruggaaf pas na 4-8 weken extra vertraging. Preventiechecklist: Zo voorkom je deze fouten Agendanotities: 21ste van elke maand = VAT-deadline VIES-routine: Elk EU-VAT-nummer controleren en screenshot bewaren Maandelijkse boekhouding: Niet pas per kwartaal alles bijwerken Wijzigingen meteen melden: VAT7 binnen 30 dagen indienen Privégebruik registreren: Auto, telefoon etc. juist verwerken Dagelijkse wisselkoersen: ECB-koers op leverdatum pakken Volledige bonnen: Alleen complete facturen voor voorbelasting gebruiken VK apart verwerken: Brexit-regels sinds 2021 hanteren OSS-drempel bewaken: €10.000 per EU-land goed monitoren Professioneel advies: Liever één keer te veel vragen dan te weinig Wat betekent dit voor jou? Malta-VAT is geen rocket science, maar details maken het verschil tussen succes en dure lessen. Investeer in goede systemen en schakel professionele hulp in bij vragen. Veelgestelde vragen over de Malta VAT Moet ik mij in Malta voor VAT registreren als ik alleen EU-diensten lever? Ja, als je op Malta gevestigd bent en meer dan €35.000 omzet met EU-diensten draait, ben je registratieplichtig. Ook bij lagere omzet kan een vrijwillige registratie voor btw-teruggaaf zinvol zijn. Hoe lang duurt de VAT-registratie in Malta echt? Officieel 4-6 weken, in de praktijk 6-8 weken bij volledige documenten. Complexe gevallen of ontbrekende stukken kunnen het tot 10-12 weken verlengen. Kan ik als Duitse ondernemer de Malta VAT online aanvragen? Nee, de eerste registratie (VAT1) moet persoonlijk of via een lokale vertegenwoordiger worden ingediend. Doorlopende VAT Returns kun je later wel online indienen. Wat kost een te late VAT Return op Malta? Boetes zijn progressief: €125 (1-30 dagen), €250 (31-60 dagen), €465 (61-90 dagen) en €750 (meer dan 90 dagen), plus 8% rente per jaar over openstaande bedragen. Heb ik een Maltese belastingadviseur nodig voor VAT-registratie? Niet verplicht, maar zeker aan te raden. De registratie kost met adviseur €800-1.200, maar voorkomt veel fouten en vertraging. Bij complexe EU-zaken is hulp eigenlijk onmisbaar. Hoe werkt de reverse charge bij transacties binnen de EU? Bij B2B-verkopen aan andere EU-landen reken je 0% Maltese VAT als de klant een geldig EU-VAT-nummer heeft. De klant draagt de VAT in zijn eigen land af. VIES-controle is vereist als bewijs. Wanneer moet ik mij voor het OSS-systeem registreren? Het OSS-systeem geldt voor B2C-verkopen als je de €10.000-drempel in totaal overschrijdt. Je past dan het lokale VAT-tarief van het klantland toe, maar draagt het af via Malta. Kan ik in de EU betaalde VAT in Malta terugvragen? Ja, via de elektronische teruggaafprocedure. Je dient het verzoek in via het Maltese VAT-portaal; de afhandeling duurt maximaal 4 maanden. Vereist: zakelijk gebruik en complete documenten. Wat verandert er voor Malta VAT na de Brexit? Het VK is sinds 2021 een derde land. Geen reverse charge, geen VIES-controle. VK-verkopen vallen onder Maltese VAT of UK-importprocedures. Afzonderlijke OSS-registratie voor UK-B2C-verkopen is nodig. Welke boekhoudsoftware is aan te bevelen voor Malta VAT? Xero (€25-50/maand) biedt de beste Malta-integratie in combinatie met internationale mogelijkheden. Lokale alternatieven zijn WinTax (€40-60/maand) of Sage Malta (€30-80/maand) voor puur Maltese zaken.
