Inhoudsopgave Malta Trading Company: Wanneer handel een goudmijn wordt Fiscaal regime: Het Maltese volledige verrekeningssysteem ontrafeld Btw bij import-export: slim valkuilen vermijden Douane-afhandeling op Malta: Tussen EU-interne markt en derde landen-chaos Compliance-eisen: Papierwerk dat zich terugbetaalt Internationale distributie: Malta als logistiek knooppunt benutten Van idee tot trading company: Jouw stappenplan De duurste beginnersfouten – en hoe je ze voorkomt Veelgestelde vragen Stel je voor: je zit op je kantoor in Sliema, kijkt uit over de Middellandse Zee en hebt net een deal geregeld tussen een Duitse producent en een Noord-Afrikaanse distributeur. Klinkt als een droom? Voor mij is dit al drie jaar dagelijkse kost. Malta is intussen de geheime kampioen geworden voor internationale handelsbedrijven – en dat is geen toeval. Ik ken het wereldje hier inmiddels van binnen en van buiten. Van het eerste adviesgesprek bij Malta Enterprise tot aan de eerste miljoenen-deal hebben al tientallen ondernemers uit mijn netwerk de sprong gewaagd. Sommigen zijn gestruikeld (meestal door te voorkomen compliance-missers), anderen zagen hun fiscale last halveren en hun internationale reach verdubbelen. Het geheim? Malta biedt niet alleen 35% vennootschapsbelasting met mogelijke teruggaven tot 6/7, maar ook een strategische ligging tussen Europa, Afrika en het Midden-Oosten – goud waard voor import-export business. Maar let op: wie de fiscale details niet begrijpt of slordig omgaat met compliance, betaalt aan het eind het gelag. Malta Trading Company: Wanneer handel een goudmijn wordt Een handelsmaatschappij op Malta is in wezen een gewone Maltese Limited (Ltd.), gespecialiseerd in de in- en verkoop van goederen. Het verschil met een standaard holding of adviesbureau? Je handelt fysiek in producten – van Italiaanse leren jassen tot Duitse machineonderdelen en Aziatische elektronica. Wat maakt Malta zo aantrekkelijk voor trading companies? Hier de feiten op een rij: EU-lid sinds 2004: Vrij verkeer van goederen, geen douane tussen EU-landen Strategische ligging: 93 km van Sicilië, 333 km van Libië – ideaal voor handel tussen Afrika en Europa Engels als officiële taal: Internationale contracten zonder vertalingskosten Stabiel juridisch klimaat: Common law-systeem, EU-conforme handelswetgeving Moderne infrastructuur: Freeport Malta (één van de grootste overslaghavens in de Middellandse Zee) Wat betekent dat voor jou? Waar je in Duitsland met een trading-GmbH al snel een totale fiscale druk van 30-32% hebt, kun je op Malta met een slimme structuur uitkomen op slechts 5% effectief. Te mooi om waar te zijn? Nee – mits je de regels kent. Juridisch kader: Overzicht van de Malta Companies Act De basis is de Malta Companies Act (Chapter 386). Dit is vooral relevant voor trading companies: Aspect Eis Praktische betekenis Minimumkapitaal €1.164,69 Symbolisch – meestal €10.000-50.000 voor betrouwbaarheid Directeuren Minimaal 1 Hoeft niet op Malta woonachtig te zijn Aandeelhouders Minimaal 1 Natuurlijk of rechtspersoon Geregistreerd kantoor Adres op Malta Vaak via dienstverlener (€500-1.500/jaar) Handelslicentie Bij bepaalde producten Afhankelijk van productcategorie Het addertje? Je hebt economic substance nodig – dus daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten op Malta. Geen brievenbusfirma, maar een kantoor, lokale medewerkers of minstens regelmatige aanwezigheid. Meer hierover verderop. Malta vs. andere EU-locaties: De eerlijke vergelijking Ik hoor vaak: Waarom niet Ierland, Nederland of Cyprus? Hier zijn de feiten: Ierland: 12,5% vennootschapsbelasting klinkt geweldig, maar strenge transfer pricing-regels en hoge compliance-kosten maken het onaantrekkelijk voor kleinere trading bedrijven. Nederland: Ideaal voor holdings, maar 25% vennootschapsbelasting én complexe substance-eisen. Cyprus: 12,5% tarief, maar veel minder flexibel sinds de EU-anti-winstverschuivingsregels. Malta scoort door de combinatie van lage effectieve belastingtarieven, flexibele structuuropties en (nog) gematigde compliance-kosten. Voor trading bedrijven met een jaaromzet van €500.000 tot €50 miljoen vaak de beste keuze. Fiscaal regime: Het Maltese volledige verrekeningssysteem ontrafeld Nu wordt het spannend – en ingewikkeld. Het Maltese belastingsysteem is net een Zwitsers uurwerk: complex, maar briljant als je het begrijpt. Ik leg het uit zoals ik het heb geleerd – met echte cijfers en zonder juridisch jargon. De 35%-6/7-formule: Malta’s fiscale geheim Malta heft standaard 35% vennootschapsbelasting op winst. Op het eerste gezicht niet bijzonder. Maar – en dat is de crux – via het refund-systeem krijgen aandeelhouders een groot deel van die belasting bij winstuitkering terug, afhankelijk van de inkomstenbron: Inkomenssoort Teruggave Effectief tarief Typisch voor trading Buitenlandse bron 6/7 (85,7%) 5% Import uit derde landen Maltese bron 2/3 (66,7%) 11,7% Lokale leveranciers Passieve inkomsten 5/7 (71,4%) 10% Rente, licenties Niet-terugvorderbaar 0% 35% Bepaalde vastgoedinkomsten Wat betekent dat? Stel, jouw trading company maakt €100.000 winst op import van Chinese elektronica en export naar Duitsland: Vennootschapsbelasting: €35.000 (35% van €100.000) Winstuitkering: €65.000 aan jou als aandeelhouder Teruggave: €30.000 (6/7 van €35.000) Effectieve belastingdruk: €5.000 (5% van €100.000) Te mooi om waar te zijn? Dit kan – onder voorwaarden. Economic substance: De crux van echte bedrijfsactiviteiten Sinds 2019 geldt in Malta (en in de hele EU) het zogenoemde economic substance-vereiste. Je moet aantonen dat je onderneming niet alleen op papier bestaat, maar daadwerkelijk zaken doet. Voor trading companies betekent dit: Kernactiviteiten op Malta: Inkoop, verkoop, risicomanagement moeten lokaal geregeld worden Gekwalificeerd personeel: Minstens 1-2 voltijdswerknemers met relevante kwalificatie Voldoende uitgaven: Passende bedrijfskosten (kantoor, personeel, enz.) Fysieke aanwezigheid: Echt kantoor, geen brievenbus Uit ervaring: reken op €50.000-80.000 aan jaarlijkse vaste bedrijfskosten op Malta. Dit omvat een klein kantoor (€800-1.500/maand), één lokale medewerker (€25.000-35.000/jaar) plus compliancekosten. Verborgen fiscale voordelen voor internationale handelaren Dit bieden andere landen niet: 1. Participating Holdings Exemption Dividenden uit deelnemingen in andere EU-ondernemingen zijn volledig belastingvrij. Ideaal met meerdere trading-vestigingen in de EU. 2. Royalty-optimalisatie Licentie-inkomsten voor merken of patenten kunnen via Malta met slechts 10% effectief belastingtarief worden verwerkt. Interessant voor eigen merken. 3. Treaty Shopping Malta heeft belastingverdragen met meer dan 70 landen. Slim gebruikt kun je bronbelasting in derde landen verlagen of zelfs voorkomen. Voorbeeld uit mijn adviespraktijk: een Duitse ondernemer importeert machines uit China en verkoopt naar Noord-Afrika. Via de Maltese structuur bespaart hij niet alleen op Duitse vennootschapsbelasting, maar halveert ook de Chinese bronbelasting van 10% naar 5% door het Malta-China-verdrag. Btw bij import-export: slim valkuilen vermijden Btw (VAT) is voor trading companies hét thema waar zelfs ervaren ondernemers gaan zweten. In drie jaar tijd heb ik elke denkbare constructie voorbij zien komen – van simpele B2B-leveringen tot complexe driehoeks- en ketentransacties. Basisprincipes btw voor Maltese trading companies Malta past de EU-btw-richtlijn toe, maar kent nationale bijzonderheden: Btw-tarief Toepassing Belangrijkheid voor trading 18% (standaard) Meeste goederen en diensten Standaard voor trading-activiteiten 7% (verlaagd) Boeken, medicijnen, bepaalde voedingsmiddelen Nichemarkten 5% (verlaagd) Hotelovernachtingen, elektriciteit Meestal niet relevant 0% (nul-tarief) Export naar niet-EU, financiële diensten Zeer belangrijk voor export De drie belangrijkste btw-scenarios voor trading companies Scenario 1: Import uit derde land, verkoop in EU Het klassieke model: je importeert uit China, India of de VS en verkoopt aan EU-klanten. Voorbeeld: Import van €10.000 smartphones uit China, verkoop voor €15.000 aan Duitse retailer Import op Malta: €1.800 btw verschuldigd (18% over €10.000) Verkoop naar Duitsland: 0% btw (intracommunautaire levering) Afrekening: €1.800 voorbelasting terugvorderbaar, €0 omzetbelasting = €1.800 btw-teruggave Het resultaat? Je krijgt alle import-btw terug. Let op: de Duitse klant moet zelf btw afdragen via reverse charge. Scenario 2: EU-import, export naar derde land Je koopt in Duitsland of Italië en verkoopt naar Afrika of Azië. Aankoop in Duitsland: 0% btw (intracommunautair verwerving) Btw op Malta: 18% over aankoopbedrag in aangifte Export naar derde land: 0% btw (export) Btw-teruggave: De afgedragen btw wordt als voorbelasting verrekend Dit werkt neutraal – maar alleen bij correcte documentatie! Scenario 3: Drop-shipping zonder aanraaken van de goederen De koningsklasse: je verkoopt goederen die je nooit fysiek aanraakt. Legaal, maar btw-technisch een uitdaging. Regel: waar de goederen fysiek afgeleverd worden, bepaalt de btw-behandeling. Als jouw Maltese firma Chinese goederen direct aan een Franse klant levert, is het een Franse levering met Franse btw. Btw-registratie en -beheer: hoe het werkt Btw-registratie in Malta is verplicht zodra je jaaromzet €35.000 overschrijdt óf je EU-handel drijft. In de praktijk: registreer direct bij oprichting. Registratietijd: 2-4 weken Kosten: Geen registratiekosten Aangiftes: Maandelijks tot 15e van de volgende maand Jaarlijkse opgave: Uiterlijk 31 januari van het volgende jaar Mijn tip: gebruik het MOSS-systeem (Mini One Stop Shop) voor EU-brede B2C-verkoop. Hiermee kun je alle EU-btw via Malta regelen – een enorme administratieve voorsprong. Btw-compliance-valkuilen die echt pijnlijk zijn Deze fouten kosten trading companies regelmatig ettelijke tienduizenden euro’s: Ontbrekende exportbewijzen: Geen juiste bewijsstukken? 0%-export wordt ineens 18%-levering Onjuiste EU-btw-nummers: Ongeldig klantnummer? Geen belastingvrije levering meer Te late aangiften: €200-500 boete per te late btw-aangifte Intrastat vergeten: Verplicht bij goederen > €150.000/jr, boete tot €2.500 Wat betekent dit voor jou? Investeer vanaf de start in goede btw-software én een lokale fiscaal adviseur die trading snapt. Die €200-300 per maand zijn goedkoop vergeleken met de boetes bij fouten. Douane-afhandeling op Malta: Tussen EU-interne markt en derde landen-chaos Bij de douane scheiden de echte ondernemers zich van de rest. Ik heb trading companies gezien die maanden op hun vracht wachtten omdat ze de Maltese douaneregels onderschatten. Anderen halen met dezelfde regels hun doorlooptijden omlaag en verbeteren hun cashflow. Malta Freeport: Jouw poort naar de wereld De Malta Freeport is met 2,3 miljoen TEU per jaar een van de grootste containerhavens in de Med. Voor trading companies biedt dit unieke kansen: Douaneregeling Voordeel Kosten Typische toepassing Douane-entrepot Uitstel betaling rechten t/m doorverkoop €50-200/container/maand Grote volumes Vrije zone Bewerking zonder douanekosten €100-500/m²/jaar Veredeling, ompakken Transito-procedure Doorvoer zonder afwikkeling Borg 3-7% waarde Verder transport in EU ATA Carnet Tijdelijke invoer 0,5-3% waarde Beurzen, reparaties Douanetarieven en preferenties: besparen bij elke import Malta hanteert het EU-douanetarief. Maar via slimme inzet van preferentieakkoorden kun je rechten verlagen of vermijden. De belangrijkste douanevoordelen: GSP+ voor Pakistan, Sri Lanka: 0% op veel textiel/elektronica CETA-akkoord: Gereduceerde tarieven op Canadese goederen EPA-akkoorden: Voordelen voor Afrikaanse partners Turkse douane-unie: 0% op industriële goederen (met uitzonderingen) Praktijkvoorbeeld: Niet 12% invoerrecht op Chinese schoenen, maar slechts 4,2% via EU-Vietnam-akkoord – dat bespaart je bij een container van €50.000 zo €3.900. Douane-afhandeling stap voor stap Zo verloopt de douaneprocedure in de praktijk: Voorafmelding: Minimaal 24u voor aankomst via het EMCS-systeem Douaneaangifte: Elektronisch via Malta Customs of agent Documentencontrole: Factuur, paklijst, oorsprongsbewijs, licenties Fysieke controle: Bij 5-15% van de zendingen, afhankelijk van risicoprofiel Betalingen: Douane en btw vóór vrijgave Vrijgave goederen: Meestal binnen 2-6 uur bij correcte papieren Belangrijk: Malta Customs werkt volledig digitaal. Papieren documenten vertragen direct je zending. EORI-nummer en AEO-status: jouw douane-identiteit Zonder een EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) gebeurt er niets. Aanvragen duurt 1-2 weken, is gratis. Formaat: MT[bedrijfsnummer] De AEO-status (Authorized Economic Operator) is optioneel, maar erg waardevol: AEO-C (Customs): Vereenvoudigde procedures, minder controles AEO-S (Security): Minder veiligheidscontroles AEO-F (Full): Beide voordelen samen Vereisten: 3 jaar handelsgeschiedenis, schone compliance, >€500.000 jaaromzet. Lead time: 4-6 maanden. Maar het loont: 50-70% minder controles betekent snellere doorstroming en lagere opslagkosten. Verboden en beperkte goederen: waar het spannend wordt Malta kent strenge regels voor bepaalde goederen. Meest voorkomende valkuilen: Categorie Beperking Vereiste licentie Doorlooptijd Voedingsmiddelen Health Certificate Food Safety Commission 2-4 weken Medicijnen Marketing Authorization Medicines Authority 6-12 maanden Chemicaliën REACH-registratie Environment Protection Agency 4-8 weken Textiel (bepaald) CE-markering Malta Competition Authority 1-3 weken Elektronica EMC-conformiteit Malta Resources Authority 2-6 weken Mijn advies: check licentieverplichtingen voor je eerste import. Een overtreding kost je €10.000-50.000 plus inbeslagname van je goederen. Compliance-eisen: Papierwerk dat zich terugbetaalt Compliance op Malta is als tandenpoetsen: niet sexy, maar onmisbaar. Ik heb te veel trading companies gezien die hierop bezuinigden en later met boetes en bevroren rekeningen zaten. Het goede nieuws: gestructureerd werken maakt het betaalbaar en overzichtelijk. Company law compliance: De basis op orde Elke Maltese trading company moet wettelijke basisverplichtingen nakomen: Jaarlijkse verplichtingen (company law) Verplichting Deadline Kosten Boete bij overschrijding Jaarrekening 10 maanden na einde boekjaar €500-2.000 €233 + €6/dag Annual Return 31 januari €245 €100 + €20/maand Aandeelhoudersvergadering Uiterlijk 15 maanden na de vorige €0 (alleen notulen) €1.165 BOI-update Bij wijzigingen, uiterlijk binnen 14 dagen €100 €200-1.000 BOI staat voor Beneficial Ownership Information – een register waarin alle uiteindelijke belanghebbenden zijn ingeschreven. Klinkt bureaucratisch, maar onmisbaar voor banken. Fiscale compliance: deadlines die je nooit mag missen Het Maltese belastingjaar loopt gelijk met het kalenderjaar. Jouw belangrijkste data: Doorlopende fiscale verplichtingen Btw-aangifte: Maandelijks tot 15e van de volgende maand Voorlopige belasting (Provisional Tax): Voorschotten tot 30 april en 31 oktober Eindafrekening: Uiterlijk 30 juni volgend jaar Bronbelasting: Maandelijks bij betalingen naar het buitenland Social Security: Maandelijks voor lokale werknemers Pas op voor de Provisional Tax: tot 30 april moet je minstens 90% van de verwachte jaarbelasting vooruitbetalen. Schat je je winst te laag, volgt 8% rente over het verschil. Bank compliance: KYC en CDD uitgelegd Maltese banken zijn na de Panama Papers extreem voorzichtig geworden. Een zakelijke rekening openen voor trading companies is een waar gevecht. Wat banken verwachten: Businessplan: Gedetailleerd, met marktanalyse en financiële planning (10-20 paginas) Bron van middelen: Bewijs van kapitaal, bijv. bankafschriften Customer Due Diligence: Informatie over jouw voornaamste cliënten en leveranciers Transactiemonitoring: Verwachte omzet en betalingen Economic substance: Bewijs van echte activiteit op Malta Typische documenten voor het openen van de rekening: Document Vereiste Geldigheid Certificate of Incorporation Gecertificeerde kopie Actueel Memorandum & Articles Notarieel bekrachtigd Actueel Board Resolution Volmacht tot openen Max. 3 maanden Business License Indien vereist Geldig Financial Projections 3-jarenplan Actueel Doorlooptijd: 6-12 weken bij lokale banken, 2-4 weken bij internationale aanbieders. Minimuminleg: €10.000-50.000 afhankelijk van de bank. Anti-witwasregels: AML/CFT voor trading companies Malta neemt anti-witwasregels zeer serieus. Als trading company ben je extra in beeld omdat internationale goods flows klassieke witwasroutes zijn. Jouw AML-verplichtingen in één oogopslag: Customer Due Diligence: Identiteitscontrole bij alle partners Enhanced Due Diligence: Extra checks bij hoogrisicolanden Transaction Monitoring: Monitoren van verdachte transacties Record Keeping: Alle documenten 5 jaar bewaren Suspicious Activity Reports: Direct melden bij verdachte handelingen Red flags om meteen te melden: Contante betalingen boven €10.000 Handel met gesanctioneerde landen (Iran, Noord-Korea, etc.) Klanten die hun identiteit willen verhullen Leveringen naar andere adressen dan afgesproken Betalingen door derden zonder logische relatie Overtredingen kunnen flink in de papieren lopen: €5.000-€50.000 boete plus mogelijk intrekken van je vergunning. Economic substance: de praktijktoets De economic substance-eisen zijn sinds 2019 cruciaal voor Maltese trading companies. Hier valt of staat jouw fiscaliteit. Wat voldoende betekent (minimale eisen): Criteria Minimumeis Typische kosten Bewijs Gekwalificeerd personeel 1-2 voltijders €25.000-50.000/jaar Arbeidscontracten, loonstrookjes Fysieke aanwezigheid Echt kantoor €10.000-20.000/jaar Huurcontract, energierekeningen Operationele uitgaven Passende bedrijfslasten €50.000-100.000/jaar Boekhouding, bonnetjes Kernactiviteiten genereren Kernbusiness op Malta Niet specifiek bedrag Contracten, notulen De Malta Business Registry voert jaarlijks controles uit. Overtredingen? Boete van €5.000-€10.000 plus melding aan fiscaliteit woonland aandeelhouders. Wat betekent dat? Richt vanaf het begin een echte aanwezigheid op Malta in. Een remote-bedrijf met een Maltese lege huls werkt sinds 2019 niet meer – althans niet legaal. Internationale distributie: Malta als logistiek knooppunt benutten Dit is de kern van een succesvolle Maltese trading-structuur. Malta als distributiecentrum gebruiken is veel meer dan een fiscale truc – het is een strategische keuze die (mits goed uitgevoerd) zowel operationeel als fiscaal grote voordelen biedt. De Malta-hubstrategie: Waarom werkt het? Malta ligt niet voor niets op kruispunten van handelsroutes. De geografische en juridische voordelen vullen elkaar perfect aan: 5 dagen zeevaart naar 90% van de EU-havens 3 dagen vaarroute naar Noord-Afrika Directe vluchten naar alle belangrijke handelssteden Onbelemmerde toegang tot EU-markt, geen extra douaneprocedures Politieke stabiliteit Een concreet voorbeeld uit mijn netwerk: een Duitse ondernemer distribueert Koreaanse elektronica in Europa en Afrika. In plaats van drie aparte distributiecontracten (Europa, Noord-Afrika, Midden-Oosten) heeft hij één Maltese master-distributie opgezet. Resultaat: 30% lagere logistiekkosten, 50% minder compliance, 15% belastingvoordeel. Fiscale optimalisatie door slimme structuur Hier de drie beste structuren voor internationale distributie via Malta: Structuur 1: Single trading entity De eenvoudigste variant: een Maltese Ltd. koopt direct bij de producent en verkoopt aan eindklanten of distributeurs. Voordelen: Simpel, lage compliance-kosten, snel op te zetten Nadelen: Beperkte optimalisatie, alle risicos in één entiteit Ideaal bij: Jaaromzet €500.000-€5.000.000 Structuur 2: Principal + distributiemodel Een Maltese holding bezit de productrechten en verkoopt aan een Maltese trading company die de handelsactiviteiten uitvoert. Onderneming Functie Belastingdruk Risicoprofiel Malta Holding Ltd. IP-eigendom, merken 5% (bij juiste structuur) Laag Malta Trading Ltd. Fysieke handel 5-11,7% Midden Lokale distributeurs Eindklantcontact Lokale belastingen Hoog Structuur 3: Multi-jurisdiction hub Malta als master-distributeur met dochtermaatschappijen in de afzetmarkten. Deze structuur wordt door de pro’s gebruikt: Malta koopt van producent, verkoopt aan eigen dochters in Duitsland, Frankrijk, Polen. Dochters hebben minimale marges (3-5%), Malta pakt het grootste deel met lage belasting. Transfer pricing: De kunst van juiste prijsvorming Transfer pricing is de sleutel tot succesvolle internationale structuren. Sinds de OECD-BEPS-regels lastiger, maar niet onmogelijk. Belangrijkste transfer pricing methoden: Comparable Uncontrolled Price (CUP): Marktprijzen als referentie Resale price method: Afslag vanaf verkoopprijs voor distributiemarge Cost plus method: Op kostenbasis plus winstopslag Profit split method: Over winst verdelen naar waarde-bijdrage In de praktijk: Aankoop in China: €100.000 Verkoop Malta → Duitsland: €120.000 (20% marge voor trading-functie) Doorverkoop Duitsland: €125.000 (4% marge voor distributie) Eindklantprijs: €140.000 Marges moeten onderbouwd en gebenchmarkt zijn. Kosten: €5.000-15.000 per jaar voor transfer pricing documentatie, maar onmisbaar vanaf €5 miljoen omzet. Logistiek en fulfilment: van theorie naar praktijk Een fiscaal slimme structuur zonder goede logistiek is zinloos. Malta biedt hier verrassend veel opties: Optie 1: Malta Freeport als logistieke basis Opslagkosten: €2-5 per m² per maand Handling: €15-25 per ton Douane-afhandeling: €50-200 per zending Aansluiting: Directe verbindingen met 100+ havens wereldwijd Optie 2: Third-party logistics (3PL) Lokale fulfilment-partners verzorgen opslag, pick & pack en verzending. Typische kosten: €3-8 per order plus opslag. Optie 3: Hybride model met EU-satellieten Malta als importpoort, satellietopslag in Duitsland/Polen voor EU-distributie. Optimaliseert kosten en levertijden. Risicomanagement voor internationale distributeurs Met Malta als hub stijgt automatisch de complexiteit. Deze risico’s moet je beheersen: Valutarisico’s Inkoop in USD/RMB, verkoop in EUR/GBP – valutaverschillen kunnen je winst opeten. Oplossing: valutatermijncontracten of natuurlijke dekking (hedging) middels spreiding. Politieke risico’s Handelsembargo’s, douaneconflicten, Brexit – internationale politiek raakt je business direct. Oplossing: diversified suppliers en flexibele distributiekanalen. Compliance-risico’s Ieder land heeft eigen productstandaarden, importregels, fiscale eisen. Oplossing: lokale compliance-partners en robuuste documentatie. Kredietrisico’s Internationale klanten brengen hoger uitvalrisico. Oplossing: kredietverzekering, letters of credit, factoring. Wat betekent dat? Malta als distributiehub is geen quick win, maar vraagt professionele aanpak en continu management. Doe je het goed, heb je een onverslaanbaar concurrentievoordeel. Van idee tot trading company: Jouw stappenplan We worden concreet. Ik neem je mee door het hele oprichtingsproces – precies zoals ik het tientallen keren heb begeleid. Van eerste idee tot de eerste deal. Zonder mooipraterij, maar met alle valkuilen zodat jij ze vermijdt. Fase 1: Voorbereiding en planning (4-6 weken) Businesscase uitwerken Investeer pas na harde cijfers: Marktanalyse: Welke producten, markten, marges? Concurrentieanalyse: Wie zijn er al? Wat is jouw unique selling point? Financiële planning: Startkapitaal, vaste kosten, break-even-point Risicoanalyse: Wat kan misgaan? Hoe dek je dat af? Mijn vuistregel: je hebt minimaal €100.000-200.000 startkapitaal nodig voor een serieuze trading company. Ongeveer 30% hiervan gaat op aan opzet en eerste operationele kosten, de rest is werkkapitaal voor je eerste inkopen. Fiscale voorstructurering Hier maak je het verschil tussen succes en mislukking: Vraag Opties Fiscale impact Aandeelhoudersstructuur Direct belang vs. holding 5% vs. 11,7% effectieve belasting Business model Principal vs. agent Verschil in btw-afdracht Leverancierslanden EU of derde land Douane + preferenties Doellanden B2B vs. B2C Btw-registratieplicht Locatiebezoek Malta 3-4 dagen Malta-bezoek is verplicht. Niet voor vakantie, maar voor echte business-feel: Dag 1: Kantoorbezoeken in Sliema, St. Julians, Valletta Dag 2: Afspraak bij 2-3 dienstverleners Dag 3: Bankafspraken (vooraf plannen!) Dag 4: Malta Freeport rondleiding, logistieke partners Budget voor de trip: €2.000-3.000. Onmisbaar om de bedrijfscultuur echt te leren kennen. Fase 2: Oprichting van de vennootschap (2-4 weken) Company formation: stap voor stap Naamreservering (1-2 dagen): Naam checken bij Malta Business Registry Reserveren voor 30 dagen (€35) Tip: Kies een neutrale naam, geen “Trading” of “Import-Export” Memorandum & articles (2-3 dagen): Object clause zo breed mogelijk formuleren Authorised share capital: €50.000-100.000 (slechts €1.165 storten) Registered office-adres regelen Indienen bij Malta Business Registry (5-10 werkdagen): Form A (registratie) Memorandum & articles Directors’ declaration Registratiekosten: €245 Certificate of incorporation: Automatisch na goedkeuring Vanaf dan is de company rechtspersoonlijk Aandeelhoudersstructuur uitbreiden De standaardoprichting is slechts de eerste stap. Voor fiscale optimalisatie kies je meestal een holdingstructuur: Voorbeeldstructuur: Jij (Duitsland) → Malta Holding Ltd. → Malta Trading Ltd. Voordeel: Dividenden van trading naar holding zijn belastingvrij op Malta, uitkering holding aan jou slechts 5% bronbelasting dankzij het Duits-Malta DTA Fase 3: Operationele inrichting (4-8 weken) Bankrelatie opzetten: het lastigste onderdeel Bankrekeningen openen voor trading companies is een vak apart. Mijn ervaringen per bank: Bank Kans op goedkeuring Minimuminleg Doorlooptijd Bijzonderheden Bank of Valletta 60% €25.000 8-12 weken Strengste KYC, maar solide relatie HSBC Malta 40% €50.000 6-10 weken Internationaal georiënteerd, hoge inleg APS Bank 70% €10.000 4-8 weken Trading-vriendelijk, lokale service Citadel Commerce Bank 80% €15.000 2-4 weken Gespecialiseerd in zakelijk bankieren Licenties en registraties Niet alle tradingactiviteiten vereisen aparte vergunningen, maar sommige wel: Algemene handel: Geen speciale licentie nodig Voedselimport: Health Certificate van Food Safety Commission Geneesmiddelen: Marketing Authorization van Medicines Authority Financiële producten: MFSA-licentie (Malta Financial Services Authority) Telecomapparatuur: Type approval van Malta Communications Authority Btw- en EORI-registratie Btw-registratie (2-3 weken): Online via CFR-portal Geen kosten Meteen bij oprichting aanvragen EORI-nummer (1-2 weken): Via Malta Customs Portal Gratis Nodig voor import/export Intrastat-registratie: Automatisch bij btw-registratie Verplicht boven €150.000 omzet Fase 4: Team en infrastructuur (2-6 weken) Economic substance team opzetten Zonder echt team op Malta geen trading. Jouw opties: Functie Fulltime Parttime Uitbesteed Typische kosten Managing Director €35.000-50.000 €15.000-25.000 €8.000-15.000 Afhankelijk van ervaring Operations Manager €25.000-35.000 €12.000-18.000 €6.000-12.000 Kernfunctie trade Boekhouder/accountant €20.000-30.000 €8.000-15.000 €3.000-8.000 Compliance kritiek Administratief assistent €18.000-25.000 €8.000-12.000 €2.000-5.000 Support-functie Mijn advies: begin met 1 fulltime operations manager + 1 parttime accountant. Totaalkosten: €35.000-45.000 per jaar. Genoeg voor economic substance en operationeel beheer. Kantoor en IT-infrastructuur Serviced offices zijn vaak de beste startoplossing: Business centers Sliema: €600-1.200/maand voor 2-3 persoonskantoor Co-working spaces: €200-400/maand per werkplek Dedicated office Valletta: €400-800/maand, minder flexibel IT-budget: €5.000-10.000 voor een professionele setup (server, netwerk, software). Fase 5: Go-live en eerste transacties (2-4 weken) Supplier onboarding Je leveranciers moeten je Maltese structuur begrijpen én accepteren: Kredietaanvraag: Meestal 30-60 dagen betaaltermijn nodig voor cashflow Leveringsvoorwaarden: FOB, CIF of DAP? Wie betaalt transport en verzekering? Kwaliteitsgarantie: Inspectierecht en klachtenprocedure Force majeure: Vooral relevant bij Aziatische leveranciers Klantacquisitie B2B-klanten vragen zekerheid en transparantie: Company profile: Professionele bedrijfsbrochure met Malta-achtergrond Financiële positie: Bankverklaring en registratiebewijs Verzekeringen: Aansprakelijkheid en productverzekering Compliance certificaten: ISO-certificatie indien branche-relevant First deal checklist Bij de eerste transactie blijkt of je structuur goed werkt: Purchase order: Van Malta Trading Co. aan leverancier Sales contract: Van Malta Trading Co. aan klant Shipping instructions: Heldere leveringscondities Verzekeringspolis: Transportverzekering (marine cargo) Importdocumenten: Factuur, paklijst, vrachtbrief Douane-afhandeling: Gebruik EORI en btw-registratie Betalingsverkeer: Via Maltese bankrekening afwikkelen Wat betekent dat? Reken op minstens 3-4 maanden van eerste idee tot eerste deal. En plan €150.000-250.000 in voor opzet plus eerste 6 maanden operatie. Maar werkt alles, dan heb je een structuur die jaren meegaat. De duurste beginnersfouten – en hoe je ze voorkomt In drie jaar heb ik zo ongeveer elke denkbare fout gezien – meestal bij anderen, soms helaas bij mezelf. Deze missers kosten niet alleen geld, maar soms je hele structuur. Hier de topfouten met praktische tips om ze te vermijden. Fout #1: Economic substance onderschatten Klassieker: Ik doe wat remote werk vanuit Duitsland, dat is vast genoeg voor substance. Waarom dit misgaat: Het Malta Business Registry controleert streng. Bedrijven zonder echte lokale aanwezigheid worden direct gemeld – ook aan de Duitse fiscus. Wat het kost: €10.000-50.000 boete plus wellicht Duitse belastingaanslag over alle winsten. Zo vermijd je deze valkuil: Vanaf dag 1 een echte Maltese medewerker nemen (geen ‘papieren’ werknemers) Belangrijke managementbeslissingen aantoonbaar op Malta nemen Minimaal 1-2 dagen per maand fysiek op Malta zijn Bestuursvergaderingen regelmatig op Malta houden en vastleggen Fout #2: Slordige btw-compliance Klassieker: Btw is toch alleen een doorstroompost, dat kan niet echt fout gaan. Wat er misgaat: Import-export-btw is complex. Eén verkeerd tarief of ontbreken van bewijs maakt 0% plots 18%! Wat het kost: Bij €1 miljoen omzet kan een btw-fout €50.000-180.000 kosten. Reëel geval: Trading company importeert €500.000 aan textiel uit Pakistan, verkoopt door naar Duitsland voor €650.000. Exportbewijs incompleet → Malta Customs telt het als binnenlandse levering → €90.000 btw naheffing plus €15.000 boete. Zo voorkom je het: Professionele btw-software vanaf dag 1 (€200-500/maand) Maandelijkse check met lokale btw-adviseur Alle exportbewijzen dubbel archiveren (digitaal + papier) EU-btw-nummers steeds verifiëren via VIES Fout #3: Transfer pricing negeren Klassieker: We zijn nog klein, transfer pricing kijkt niemand naar. Waarom verkeerd: Vanaf €500.000 omzet kijken de belastingdiensten scherp naar je marges. Te hoge winstopslag op Malta? Reken op correctie. Wat het kost: Winstcorrectie plus 20% boete plus rente – dat tikt zo €100.000+ aan. Zo voorkom je het: Vanaf de start marktconforme marges (5-15% voor distributie) Vanaf €2 miljoen omzet transfer pricing documentatie regelen Benchmarkstudies voor jouw sector aanschaffen Elk prijsbesluit documenteren en onderbouwen Fout #4: Banking-relatie verwaarlozen Klassieker: Het gaat om een rekening openen, de rest zien we wel. Waarom verkeerd: Maltese banken volgen trading companies intensief; onverwachte transacties betekenen kans op blokkades. Voorbeeld: Trading company switcht zonder aankondiging van elektronica naar levensmiddelen. Bank blokkeert rekening omdat het afwijkt van business plan. Zes weken zonder account = bedrijf stil. Zo voorkom je het: Relatiemanager actief informeren (elk kwartaal updates) Business plan bij aanpassingen updaten Grote/ongewone transacties vooraf aankondigen Reservebankrekening bij 2e bank aanhouden Fout #5: Deadlines voor compliance missen Klassieker: Die deadlines zijn nog ver, dat redden we makkelijk. Waarom riskant: Maltese instanties zijn genadeloos met termijnen. Een vergeten Annual Return kan leiden tot opheffing van je bedrijf. De duurste deadline-blunders: Overtreding Directe boete Vervolgschade Worst case Btw-aangifte te laat €200-500 8% rente p.j. €5.000-20.000 Annual Return te laat €100 + €20/mnd Strike-off procedure Bedrijf opgeheven Te late jaarrekening €233 + €6/dag Bankrelatie risicovol Rekening beëindigd Economic substance rapport €5.000-10.000 Melding aan woonland Fiscale erkenning kwijt Zo voorkom je het: Compliancekalender met alle deadlines (digitaal + papier) Automatische reminders 4 weken en 1 week voor deadline Reservecontactpersoon voor noodgevallen Dienstverleners met gegarandeerde SLAs inschakelen Fout #6: Productaansprakelijkheid en verzekering onderschatten Klassieker: We verkopen alleen, dus nauwelijks aansprakelijkheidsrisico. Waarom fout: Als importeur ben je in de EU vaak het eerste aanspreekpunt bij defecten. Zeker bij elektronica uit Azië. Slechtste scenario: Trading company importeert laders uit China. Eén apparaat veroorzaakt woningbrand in Duitsland. Schade: €200.000. Chinese fabrikant onbereikbaar – trading company draait volledig op voor de schade. Hoe te beschermen: Productaansprakelijkheidsverzekering: €1.000-5.000/jr voor €1-5 mln dekking CE-conformiteit bij relevante producten checken Leveranciersafspraken met regresclausules Producttesten bij risicovolle categorieën (elektronica, speelgoed) Fout #7: Exit-strategie vergeten Klassieker: Waarom zou ik aan exit denken? We zijn net begonnen… Waarom belangrijk: Zaken veranderen, nieuwe wetten, privé-omstandigheden. Zonder exit-plan vast in Malta opgesloten. Typische exit-scenarios: Verkoop van de trading company aan concurrent Terugkeer naar Duitsland om privéredenen Fusie met een grotere onderneming Overstap naar andere fiscale structuur Belangrijke aandachtspunten vanaf dag 1: Clean corporate structure (geen verborgen afhankelijkheden) Overdraagbare contracten (niet persoonsgebonden) Gedocumenteerde processen en systemen Flexibele aandeelhoudersovereenkomsten Wat betekent dat? De meeste fouten komen niet voort uit onwil, maar door onwetendheid of gemakzucht. Besteed liever €20.000-30.000 méér aan professionele begeleiding dan later €100.000+ aan boetes te verliezen door compliance-blunders. Veelgestelde vragen Moet ik persoonlijk op Malta wonen om een trading company te runnen? Nee, je hoeft niet op Malta te wonen. Maar je hebt wel economic substance nodig – dus échte activiteiten op locatie. Dit betekent: lokale medewerkers, regelmatige aanwezigheid (minimaal 1-2 dagen per maand) en belangrijke managementbeslissingen op Malta nemen. Een puur remote-structuur vanuit Duitsland werkt sinds 2019 niet meer legaal. Wat zijn de minimale jaarlasten voor een Maltese trading company? Reken op €50.000-80.000 vaste kosten per jaar: €25.000-35.000 voor een lokale medewerker, €10.000-15.000 voor kantoor, €8.000-12.000 voor compliance en boekhouding, €5.000-10.000 voor verzekeringen en overige bedrijfsuitgaven. Daarnaast variabele kosten afhankelijk van je business volume. Welke goederen mag ik niet via Malta verhandelen? In principe kun je alles verhandelen, maar voor sommige categorieën heb je speciale licenties nodig: voedingsmiddelen (Health Certificate), medicijnen (Marketing Authorization), chemicaliën (REACH-registratie), wapens (wapenhandelsvergunning), tabak en alcohol (excise-licentie). Volledig verboden zijn illegale drugs, gestolen kunst en goederen uit gesanctioneerde landen. Kan ik direct profiteren van het 5%-belastingtarief? De 5% geldt alleen voor buitenlandse bronwinsten via het 6/7-verrekeningssysteem. Dit werkt alleen als je uitkeert en voldoet aan de substance-eisen. In de eerste jaren zit je vaak op 11,7% (Maltese bron), omdat je lokale structuur nog moet opbouwen. De 5% is het optimalisatiedoel, niet het startpunt. Hoelang duurt het openen van een Maltese zakelijke rekening? Voor trading companies: 6-12 weken bij lokale banken (Bank of Valletta, APS Bank), 4-8 weken bij gespecialiseerde zakenbanken (Citadel Commerce Bank). Je moet een gedetailleerd businessplan aanleveren, bewijzen van kapitaal en vaak een persoonlijk interview. Backup: EU-banken met Malta-IBAN (Revolut Business, Wise Business) als tijdelijke oplossing. Wat als de EU belastingregels veranderen? Malta moet alle EU-richtlijnen volgen, maar het basismodel (35% vpb met refunds) geldt al sinds 1994. De grootste wijziging was in 2019 (economic substance-eisen). Mogelijke risico’s: verdere aanscherping substance of EU-brede minimumbelasting. Malta zal echter altijd proberen concurrerend te blijven. Heb ik een Maltese directeur of aandeelhouder nodig? Nee, zowel directeuren als aandeelhouders hoeven niet Maltees of EU-burger te zijn. Als Duitser kun je 100% van de aandelen houden en zelf bestuurder zijn. Vereist is alleen een geregistreerd adres op Malta (meestal via een dienstverlener) en economische activiteit op Malta. Hoe werkt btw bij dropshipping via Malta? Complex! Als je goederen uit China direct aan een Franse klant levert zonder dat het Malta passeert, geldt het als Franse levering met Franse btw. Je moet je dan dus in Frankrijk registreren voor btw. Echt Malta-dropshipping werkt alleen als de goederen minstens formeel via Malta lopen (Freeport als overslagpunt). Welke verzekeringen heb ik als trading company nodig? Minimaal: beroepsaansprakelijkheid (€1.000-3.000/jr), productaansprakelijkheid (€2.000-5.000/jr), transportverzekering (0,1-0,5% van waarde), algemene aansprakelijkheid (€500-1.500/jr). Bij opslag in Malta extra: opstal- en voorraadverzekering. Totaalbudget: €5.000-15.000 per jaar, afhankelijk van volume. Kan ik mijn bestaande Duitse GmbH naar Malta verplaatsen? In theorie wel, in praktijk erg complex. Je hebt een grensoverschrijdende fusie onder EU-recht nodig, instemming van alle aandeelhouders, fiscale vrijstelling en vaak langdurig overleg met de Duitse fiscus. Meestal is een nieuwe Maltese bv met overdracht van activa eenvoudiger en sneller.
