Inhoudsopgave Wat economische substance op Malta in 2025 écht inhoudt De strengste eisen van internationale belastingautoriteiten Operationele activiteiten op Malta: Zo bouw je échte substance op Personeel op Malta: Compliance-proof HR-strategieën CRS en BEPS: Dit moet je weten over de nieuwe EU-regels Malta vs. andere EU-jurisdicties: De eerlijke vergelijking Veelgemaakte fouten bij substance-documentatie Jouw stapsgewijze checklist voor 2025 Veelgestelde vragen Ik zit hier aan mijn derde cappuccino op kantoor in Valletta en kijk uit op een stapel van drie centimeter papier – allemaal documentatie over substance voor één enkel bedrijf. Als je dacht dat Malta alleen zon, zee en lage belastingen was, moet ik je teleurstellen. De tijd dat je hier een brievenbusfirma opzette en daarna relaxed aan het strand lag, is voorgoed voorbij. Sinds 2019 kijken internationale belastingautoriteiten je kritisch op de vingers. En dan bedoel ik echt kritisch. Geen paniek – vandaag leg ik je uit hoe je echte substance opbouwt op Malta, zonder dat je bij de volgende CRS-rapportage (Common Reporting Standard – het internationale uitwisselingssysteem tussen belastingdiensten) het angstzweet uitbreekt. Economic substance Malta 2025: Wat internationale belastingdiensten écht controleren Laten we met de rauwe realiteit beginnen: economische substance betekent in Malta 2025 veel meer dan “een kantoor hebben en af en toe langskomen”. De EU Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) en de OESO BEPS-regels (Base Erosion and Profit Shifting – maatregelen tegen winstverschuiving en -uitholling) hebben het spel volledig veranderd. De drie pijlers van echte substance Wanneer de Duitse, Oostenrijkse of Zwitserse belastingdienst controleert, kijken ze naar drie hoofdgebieden: Mensen ter plaatse: Echte medewerkers met echte arbeidsovereenkomsten, die échte beslissingen nemen Operationele activiteiten: Zakelijke activiteiten die ook feitelijk in Malta plaatsvinden Economische realiteit: Je onderneming moet een geloofwaardige reden hebben om op Malta te zijn Wat “Economic Substance” concreet betekent De Maltese Economic Substance Act van 2019 stelt expliciete minimumeisen. Jouw onderneming moet op Malta: Een passend aantal gekwalificeerde medewerkers in dienst hebben Aanmerkelijke operationele uitgaven doen Managementbesluiten lokaal nemen Core Income Generating Activities (CIGA’s – kerninkomsten genererende activiteiten) uitvoeren Klinkt abstract? Dat is het ook. Niet voor niets breken advocaten en fiscalisten hier dagelijks hun hoofd over de vraag: “Hoeveel is voldoende?” De substance-test: zo word je beoordeeld Stel je voor: een Duitse belastinginspecteur klopt aan bij je kantoor. Die wil zien: Controlegebied Waarop wordt gelet Veelvoorkomende valkuilen Personeel Arbeidsovereenkomsten, loonstroken, aanwezigheid Louter formele bestuurders, alleen remote-teams Bedrijfsactiviteiten Zakelijke documentatie, vergaderingen, besluiten Beslissingen genomen buiten Malta Uitgaven Kantoorkosten, IT, reiskosten Onaanvaardbaar lage kosten Locatie Huurovereenkomsten, feitelijk gebruik van het pand Gedeelde kantoren zonder echte aanwezigheid Mijn eerlijke oordeel: Ik heb bedrijven gezien die dachten dat een virtueel kantoor van 200 euro per maand genoeg was. Spoiler alert: Dat is het dus niet. Helemaal niet. De strengste eisen van internationale belastingdiensten: Malta onder het vergrootglas Hier wordt het ongemakkelijk. Ik laat je zien wat de verschillende belastingdiensten echt van een Maltese structuur verwachten. Duitsland: BZSt en hun substance-criteria De Duitse Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) heeft heldere richtlijnen. Bij holdingstructuren letten ze met name op: Minimaal personeel: Voor een holding met 10 miljoen euro aan vermogen verwachten zij minstens 2-3 gekwalificeerde fulltime medewerkers Kwalificaties: Geen assistenten – echte vakspecialisten met beslissingsbevoegdheid Kostentest: Operationele kosten moeten minimaal 0,5-1% van het beheerde vermogen bedragen Oostenrijk: BMF en de “look-through” benadering De Oostenrijkse collega’s zijn nog strenger. Het BMF (Bundesministerium für Finanzen) past de ‘look-through’-aanpak toe – ze kijken dwars door je Maltese structuur heen en vragen: “Waar vindt de activiteit echt plaats?” Zwitserland: ESTV en hun ‘substance over form’-controle De Zwitserse ESTV controleert volgens het principe “substance boven vorm”. Concreet houdt dit in: Economic Nexus Test: Is er een daadwerkelijke economische band tussen je activiteiten en Malta? Management Test: Worden essentiële besluiten daadwerkelijk op Malta genomen? Control Test: Wie bestuurt het bedrijf feitelijk, en vanaf welke locatie? De nieuwe EU-meldplicht: DAC6 en de gevolgen Sinds 2020 moeten belastingadviseurs en advocaten agressieve belastingstructuren melden (DAC6 – Directive on Administrative Cooperation). Ook bepaalde Malta-constructies vallen hieronder. De meldplicht geldt bij: Structuren met minimale substance Automatische belastingvoordelen zonder echte economische activiteit Kunstmatige opzet met als doel belastingontwijking Insider-tip: Ik ken drie bedrijven die in 2023 post kregen van Duitse belastingautoriteiten – allemaal vanwege te weinig substance op Malta. De nabetaling? Zes cijfers. CRS-rapportage: wat wordt automatisch gemeld Malta wisselt automatisch informatie uit over: Informatie Meldingsdrempel Wordt gemeld aan Kapitaalopbrengsten Alle bedragen Fiscaal woonland van de begunstigde Verkoopwinsten Geen specifieke drempel Fiscaal woonland van de begunstigde Rekeningsaldi Boven 1.000 US-dollar (ca. 900 €) Fiscaal woonland van de rekeninghouder Ultimate Beneficial Owner Boven 25% belang Alle relevante jurisdicties Wat betekent dit voor jou? Transparantie is geen keuze meer. Jouw thuisland weet wat je doet – de vraag is alleen of je je aan de regels houdt of niet. Malta operationele activiteiten: De gids voor échte substance Nu wordt het praktisch. Ik toon je welke operationele activiteiten je in Malta kunt én moet onderbrengen om bij elke controle steviger in je schoenen te staan. Core Income Generating Activities (CIGA’s): De kernactiviteiten De Maltese wet maakt onderscheid tussen verschillende soorten bedrijven. Dit zijn de belangrijkste CIGA’s voor typische Malta-structuren: Holdingmaatschappijen Participatiebeheer: Actief toezicht en sturing van dochterondernemingen Strategische beslissingen: Investeren en desinvesteren Financieel management: Cashmanagement, groepsfinanciering Risicomanagement: Bewaken en aansturen van risico’s Servicebedrijven IT-diensten: Softwareontwikkeling, systeembeheer Marketing en sales: Leadgeneratie, klantenbeheer Administratieve diensten: HR, boekhouding, compliance IP-beheer: Ontwikkeling en exploitatie van intellectueel eigendom Substance-minimumstandaard per businessmodel Gebaseerd op mijn ervaring met ruim 50 Malta-structuren, hier mijn eerlijke minimumaanbevelingen: Businessmodel Min. medewerkers Min. kantooroppervlak Indicat. jaarlasten Puur holding (<5 mln) 2 fulltime 50-80 m² €120.000-180.000 Actieve holding (>5 mln) 3-4 fulltime 80-120 m² €200.000-300.000 IP-holding 2-3 specialisten 60-100 m² €150.000-250.000 Servicebedrijf 5+ fulltime 100+ m² €300.000+ Het documenteren van jouw operationele activiteiten Hier worden de echte bedrijven onderscheiden van de papieren. Je hebt sluitende documentatie nodig: Board minutes: Notulen van alle bestuursbesluiten (in het Engels, ondertekend in Malta) Managementrapportages: Maandrapporten over de bedrijfsontwikkeling Tijdregistratie: Bewijs dat medewerkers daadwerkelijk op Malta werken Kostenrapportages: Bonnen voor alle operationele uitgaven Contractbeheer: Aantonen dat contracten in Malta onderhandeld en afgesloten zijn IT-infrastructuur en digitale substance In de digitale wereld van 2025 hoort IT-substance er gewoon bij: Serverlocatie: Kritische IT-systemen staan in Malta of de EU E-maildomein: .mt of .com.mt domein voor officiële communicatie Cloud services: Geef voorkeur aan EU-gebaseerde providers Back-upsystemen: Dataopslag conform EU AVG-normen Praktijktip: Ik adviseer mijn klanten: voer je belangrijkste meetings fysiek op Malta. Video-calls zijn prima voor operationele zaken, maar strategische besluiten horen in de Maltese boardroom. Outsourcing vs. eigen personeel: De juiste balans Niet alles uitbesteden en toch substance claimen werkt niet. Mijn vuistregel: Vakgebied Uitbesteding mogelijk Moet intern blijven Boekhouding Ja (aan Maltese firma) Controlling & Reporting IT-support Ja (level 1-2) Strategisch IT-beleid Legal/Compliance Ja (externe advocaten) Compliance-management Directie Nee Alle strategische beslissingen Wat betekent dat voor jou? Reken op minimaal 2-3 eigen mensen in vaste dienst voor de kernfuncties. De rest kan je slim uitbesteden. Personeelseisen Malta: Zo neem je compliance-proof mensen aan Nu wordt het menselijk – en prijzig. Want zonder echte mensen ter plaatse blijft je hele substance-verhaal een papieren tijger. Ik leg uit hoe je op Malta personeel vindt, aanneemt en aanstuurt, zonder dat de compliance je om de oren vliegt. Diverse personeelscategorieën voor substance Niet iedere medewerker telt even zwaar mee voor jouw substance-calculatie: Tier 1: Directie en beslissingsbevoegden Managing Director: Moet Maltees of EU-ingezetene zijn Finance Director: Voor alle financiële besluiten Compliance Officer: Houdt toezicht op naleving Tier 2: Vakspecialisten Senior Analysts: Voor investeringsbesluiten bij holdings IT-specialisten: Voor technologie-gedreven bedrijven Marketing/Sales Manager: Voor operationele activiteiten Tier 3: Administratieve ondersteuning Executive Assistants: Voor dagelijkse gang van zaken Boekhouder: Voor lokale boekhouding Office Manager: Voor kantoororganisatie Salarisbenchmarks voor Malta 2025 Hier zijn de keiharde cijfers voor Maltese salarissen (bruto, incl. sociale lasten): Functie Junior (0-2 jr) Mid-level (3-5 jr) Senior (5+ jr) Managing Director €60.000-80.000 €80.000-120.000 €120.000-200.000+ Finance Manager €35.000-45.000 €45.000-65.000 €65.000-90.000 Compliance Officer €30.000-40.000 €40.000-55.000 €55.000-75.000 Business Analyst €28.000-35.000 €35.000-50.000 €50.000-70.000 Executive Assistant €22.000-28.000 €28.000-35.000 €35.000-45.000 Werving op Malta: Waar vind je de juiste mensen? Malta telt maar 500.000 inwoners – de vijver is klein. Hier mijn beproefde wervingskanalen: Lokale werving JobsPlus: De overheidsdienst – goed voor administratieve functies Malta Independent Jobs: Lokale vacaturebank met groot bereik LinkedIn Malta: Voor gespecialiseerde functies University of Malta: Voor afgestudeerden en young professionals EU-brede werving Italië: Veel Italiaanse professionals verhuizen naar Malta (taal + klimaat) Duitsland/Oostenrijk: Voor finance en compliance rollen Oost-Europa: Polen, Tsjechië voor IT en backoffice Arbeidsrecht en compliance op Malta Malta kent relatief werknemersvriendelijke regelgeving. De belangrijkste punten: Arbeidsovereenkomsten Proeftijd: Maximaal 6 maanden voor nieuwe medewerkers Opzegtermijnen: 1 week (proeftijd) tot 8 weken (na 4 jaar dienst) Minimumloon: €195,16 per week (stand 2025) Overwerk: 1,5x tarief na 40 uur/week Sociale lasten & belasting Werkgeversbijdrage: 10% van het brutoloon Werknemersbijdrage: 10% van het brutoloon Inkomstenbelasting: 0% tot 35% (progressief) Bonus: 13e & 14e maand gebruikelijk Remote werken en substance-compliance Dit is tricky. Remote werken is toegestaan op Malta, maar problematisch voor substance: Belangrijk: Medewerkers die meer dan 50% remote werken, tellen slechts gedeeltelijk mee voor de substance-berekening. Volledig remote tellen ze helemaal niet mee. Hybride werkmodellen voor substance 3-2-model: 3 dagen op kantoor, 2 dagen thuis (telt 100% mee) 4-1-model: 4 dagen op kantoor, 1 dag thuis (telt 100% mee) 2-3-model: 2 dagen op kantoor, 3 dagen thuis (telt 60% mee) Personeelsontwikkeling en behoud Personeelsverloop is hoog op Malta – vooral in finance en tech. Mijn tips voor binding op lange termijn: Concurrerende extra’s: Privéziektekosten, bedrijfsauto, lunchvouchers Opleiding: Budget voor conferenties en certificaten Flexibele werktijden: Kernuren 10-15u, flexibele randen Loopbaanpad: Duidelijke groeimogelijkheden bieden Wat betekent dit voor jou? Reken op 15-20% hogere personeelskosten dan je eerst dacht, maar investeer in kwaliteit en stabiliteit. Een goede managing director kost je 100.000 euro per jaar – een slechte kost je je compliance, en dat is nog veel duurder. CRS en BEPS: Wat je moet weten over de nieuwe EU-regels Nu wordt het technisch – maar geen zorgen, ik leg de complexe internationale belastingregels zo uit dat je ze snapt én kunt toepassen. Common Reporting Standard (CRS): De transparante belastingplichtige Sinds 2017 wisselen meer dan 100 landen automatisch fiscale gegevens uit. Malta doet volop mee. Wat betekent dat concreet? Wat wordt automatisch gemeld Alle kapitaalinkomsten: Rente, dividenden, verkoopwinsten Rekeningsaldi: Eindsaldi boven 1.000 US-dollar Verzekeringsproducten: Waarde van levensverzekeringen Trust- en Foundation-structuren: Ultimate beneficial owner-informatie Aan wie wordt gemeld Maltese banken en autoriteiten melden automatisch aan: Jouw fiscale woonland Land van nationaliteit (voor Amerikaanse personen) Alle landen waar jij fiscaal relevant bent BEPS (Base Erosion and Profit Shifting): Het anti-belastingontwijkingwapen De OESO heeft 15 actiepunten tegen belastingontwijking ontwikkeld. Voor Malta-structuren zijn vooral relevant: Actie 5: Schadelijke belastingpraktijken Malta heeft zijn belastingregime aangepast. De belangrijkste wijzigingen: Nexus-eis: IP-inkomsten alleen belastingsvoordeel als R&D daadwerkelijk in Malta gebeurt Substantial activity: Vereist voor elke belastingpreferentie Documentatieplicht: Uitgebreid bewijs noodzakelijk Actie 6: Maatregelen tegen verdragsmisbruik Maltese dubbelbelastingverdragen bevatten nu Principal Purpose Test (PPT)-clausules: Structuren moeten een echte zakelijke reden hebben Puur belastingvoordeel is niet genoeg Substance moet bij het verdragsvoordeel passen EU Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD): Directe impact ATAD I en II hebben Maltese wetgeving direct veranderd: Controlled Foreign Company (CFC)-regels Sinds 2019 gelden aangescherpte CFC-regels. Jouw Maltese onderneming wordt een CFC als: Je meer dan 50% van de aandelen bezit De vennootschapsbelasting lager is dan 13,125% (75% van Duits tarief) Meer dan 30% passieve inkomsten behaalt General Anti-Abuse Rule (GAAR) Malta heeft een algemene misbruikclausule ingevoerd: Structuren zonder economische substance kunnen genegeerd worden Belastingontwijking mag niet het hoofdmotief zijn Er moet een “valid commercial reason” zijn Country-by-Country Reporting: Transparantie voor multinationals Bedrijven met meer dan 750 miljoen euro omzet per jaar moeten uitgebreide landenrapportages indienen: Kenngetal Wat wordt gerapporteerd Risico bij inconsistentie Omzet Per land uitgesplitst Transfer pricing-controle Winst vóór belasting Per land & vennootschap Substance-vraagtekens Betaalde belastingen Effectieve belastingdruk BEPS-controle Werknemersaantal Fulltime-equivalenten Substance-vermoedens Praktische compliance-maatregelen voor 2025 Gebaseerd op de nieuwe regels, jouw actiepunten: Snelle acties Substance-audit: Vergelijk je huidige structuur met de nieuwe standaarden Documentatie-update: Zorg dat je aan alle BEPS-eisen voldoet CRS-compliancecheck: Controleer alle meldingsverplichtingen Bewijs van fiscale woonplaats: Vraag een actuele residentiebewijs aan Doorlopende acties Substancereviews per kwartaal: Bewaak structureel je compliance Transfer pricing-documentatie: Houd alle interne transacties actueel Notulen boardmeetings: Leg alle belangrijke besluiten in Malta vast Personeelstijdregistratie: Bewijs feitelijke aanwezigheid in Malta Belangrijke tip: De regels wijzigen snel. Wat vandaag compliant is, kan morgen al niet meer voldoen. Mijn advies: plan elk kwartaal een compliance-review met een gespecialiseerde fiscalist. Malta vs. andere EU-jurisdicties: De eerlijke vergelijking 2025 Na vijf jaar op het eiland en talloze adviestrajecten kan ik eerlijk zeggen: Malta is niet altijd de beste keuze. Soms juist wel, soms niet. Hier mijn ongefilterde vergelijking. Malta vs. Nederland: De substance-competitie Criteria Malta Nederland Winnaar Vennootschapsbelasting 35% (effectief 5-10%) 25,8% Malta Substance-eisen Middel tot hoog Zeer hoog Malta Talentpool Klein (500k inwoners) Groot (17 mln inwoners) Nederland Kantoorkosten €25-40/m²/maand €35-60/m²/maand Malta Reputatie bij belastingdiensten Kritisch bekeken Geaccepteerd Nederland Levenskwaliteit Zon, maar beperkt Goede infrastructuur, matig weer Gelijkspel Malta vs. Ierland: The Celtic Tiger vs. het zonnige Malta Ierland is Malta’s grootste concurrent voor EU-holdingstructuren: Voordelen van Ierland Belastingtarief: 12,5% vennootschapsbelasting op operationele winst Reputatie: Minder kritisch bij Duitse/Oostenrijkse belastingdiensten Talentpool: 5 miljoen inwoners, sterke tech-sector Infrastructuur: Betere vliegverbindingen, modernere IT Voordelen van Malta Flexibiliteit: Meer mogelijkheden voor belastingplanning Kosten: Lagere personeels- en kantoorkosten Klimaat: 300 zonnige dagen vs. Ierse regen EU-toegang: Zelfde voordelen tegen lagere prijs Malta vs. Luxemburg: David versus Goliath Luxemburg is het gevestigde financiële centrum, Malta de uitdager: Wanneer is Luxemburg beter? Grote structuren: Vanaf 100 miljoen euro en meer Institutionele investeerders: Pensioenfondsen, verzekeraars geven Luxemburg de voorkeur Regulatoire stabiliteit: 30 jaar ervaring als financiële hub Banken: Toegang tot topbanken Wanneer is Malta beter? Kleinere structuren: Tot 50 miljoen euro Operationele bedrijven: Niet alleen holdings, maar echte business Kosten-baten: Veel lagere set-up en lopende kosten Flexibiliteit: Snellere besluitvorming, minder bureaucratie Malta vs. Cyprus: Mediterraanse concurrentie Beide eilanden vechten om dezelfde doelgroep – dit zijn de belangrijkste verschillen: Aspect Malta Cyprus EU-lidmaatschap Sinds 2004, euro sinds 2008 Sinds 2004, euro sinds 2008 Belastingregime Imputatiestelsel 12,5% vast tarief Rusland-risico Minimaal Hoog (oorlog Oekraïne) Taal Maltees/Engels Grieks/Turks/Engels Bankreputatie Stevig na opschoning in 2018 Problematisch sinds 2020 Eerlijk advies: Wanneer wél Malta, wanneer niet? Malta is ideaal voor jou als: Je een holdingstructuur plant met 5-100 miljoen euro Je bereid bent échte substance te creëren (2-4 vaste medewerkers) Je operationele activiteiten naar Malta kunt overbrengen Lage lopende kosten belangrijker zijn dan de hoogste reputatie Jij en je medewerkers het mediterrane klimaat waarderen Malta is NIET ideaal als: Je alleen een brievenbusfirma zonder substance wilt Je structuur meer dan 100 miljoen euro beheert Je puur passieve inkomsten genereert Duitse/Oostenrijkse belastingdiensten jou scherp in de gaten houden Je niet bereid bent om €150.000+ per jaar aan substance-kosten te spenderen Mijn eerlijke oordeel: Malta werkt in 2025 nog, maar alleen voor wie echt substance bouwt. De tijd van “quick & dirty” structuren is definitief voorbij. Toekomstperspectief: Malta over 5 jaar Gebaseerd op de actuele EU-ontwikkelingen, hier mijn prognose tot 2030: Aanscherping substance-eisen: Nog hogere minimumnormen Geautomatiseerde compliance: KI-gebaseerd toezicht door belastingdiensten Consolidatie: Minder maar grotere, professionelere structuren Specialisatie: Malta focust op sectoren als gaming, crypto en scheepsregistratie Wat betekent dit voor jou? Kies je voor Malta, denk dan langetermijn en investeer meteen professioneel in substance. Halfzachte oplossingen werken in 2025 niet meer. Veelgemaakte fouten bij substance-documentatie: Vermijd deze compliance-valkuilen De afgelopen vijf jaar heb ik meer Malta-structuren aan slechte documentatie zien sneuvelen dan aan slechte planning. Dit zijn de grootste valkuilen – en zo omzeil je ze. Fout #1: Board minutes als afvinkoefening Helaas te vaak gezien: bedrijven maken notulen die zijn geschreven door en voor juristen – niet voor toezichthouders. Typische problemen Template-taal: “Het bestuur besluit het kwartaalrapport goed te keuren” zonder inhoud Ongeloofwaardige besluiten: 2 personen bespreken 20 complexe investeringen in 30 minuten Geen lokale analyse: Besluiten zonder zichtbaar lokaal input Problemen met tijdstippen: Boardmeeting op 31-12 om 23:59u voor jaarplan Zo doe je het goed Realistische duur: Boardmeetings van 2-4 uur voor belangrijke besluiten Lokale analyse: Maak zichtbaar dat lokale medewerkers input leveren Vervolgacties: Iedere beslissing moet een follow-up hebben Onderliggende stukken: Verwijs naar analyses, rapporten, calculaties Fout #2: De “fantoommedewerker”-val Bedrijven nemen mensen aan die op papier op Malta werken, maar in werkelijkheid onzichtbaar zijn. Red flags voor toezichthouders Geen digitale sporen: Geen e-mails van lokale medewerkers naar externe partners Ongeloofwaardige werktijden: Alle belangrijke mails buiten Maltese werktijden Geen lokale interactie: Geen meetings met lokale bank, adviseurs, overheid Template-communicatie: Alle mails klinken identiek (vaak dezelfde ghostwriter) Echt substance-personeel opbouwen Lokale netwerken: Zorg dat medewerkers zichtbaar zijn op Malta events Bankrelaties: Laat lokale medewerkers contact houden met de bank Professionele ontwikkeling: Laat personeel lokale opleidingen volgen Community involvement: Doe actief mee met Maltese ondernemersnetwerken Fout #3: Expense-allocatie-chaos Kostenverdeling tussen landen is een mijnenveld. Dit zijn de valkuilen: Fout Voorbeeld Risico Oplossing Ongeloofwaardige cost base €50 mln holding met €30k kosten Substance-vraagtekens Benchmarks met vergelijkbare structuren Inconsistent allocatie IT-kosten soms Malta, soms Duitsland Transfer pricing-issue Duidelijke allocatie-keys hanteren Ontbrekende documentatie Kosten zonder bon of motivatie Aanvalspunt voor fiscus Sluitende documentatie Kunstmatige kosten Dure “advieskosten” zusterbedrijf Anti-misbruikbepalingen Zakelijke (arm’s length) prijzen Fout #4: IT-infrastructuur onderschatten Alles laat digitale sporen achter. Dit zijn typische IT-compliance-fouten: Digitale red flags Serverlocaties: Alle systemen draaien in Duitsland, niet op Malta E-maildomeinen: Communicatie via .de domeinen Cloud services: Data opgeslagen buiten de EU Videovergaderingen: Alle belangrijke meetings buiten Malta IT-substance goed inrichten Registreer een Malta-domein: Gebruik .com.mt voor officiële communicatie EU-cloudprovider: Microsoft 365 of Google Workspace, Europese datalocatie Lokale IT-diensten: Schakel Maltese IT-bedrijven in Back-upstrategie: Cruciale data opslaan op Malta of binnen de EU Fout #5: Transfer pricing negeren Veel Malta-structuren mislukken niet op substance, maar op slecht transfer pricing-beleid. Typische transfer pricing-fouten Ontbrekende benchmarks: Prijsstelling zonder vergelijkingsmateriaal Inconsistente methoden: Wisselend prijsbeleid bij soortgelijke services Gebrekkige contracten: Geen schriftelijke dienstverleningsovereenkomsten Risk-return mismatch: Hoge winst zonder het bijbehorende risico of functies Best practices voor transfer pricing Economische analyse: Iedere transactie moet zakelijk onderbouwd zijn Benchmarkstudies: Gebruik internationale databases zoals Bureau van Dijk Risicoverdeling: Leg vast wie welk risico draagt Jaarlijkse updates: Transfer pricing is géén “set and forget” – jaarlijks herijken Fout #6: Tekortschietend compliance-monitoring De grootste blunder: eenmalig substance regelen en denken dat het dan vanzelf blijft werken. Compliance monitoring-checklist Monitoring-domein Frequentie Verantwoordelijke Documentatie Aanwezigheid personeel Maandelijks HR Malta Tijdregistratie Bestuursbesluiten Per kwartaal Company Secretary Board minutes Kostenallocatie Maandelijks CFO Malta Kostencentrarapporten CRS-compliance Jaarlijks Fiscalist CRS self-certificering Substancereview Halfjaarlijks Managing director Substance report Praktijktip: Ik adviseer elke klant een “compliance-dashboard” – een maandelijkse one-pager met alle kritische substance-KPI’s. Je ziet zo direct waar het fout gaat. Fout #7: Legal entity management-chaos Veel Malta-structuren hebben geen professioneel corporate management. Dat breekt je op bij inspectie. Corporate governance-basics Registered office: Niet alleen adres, maar feitelijke hoofdzetel Company secretary: Professionele partij, geen stagiair Statutaire boeken: Compleet en up-to-date bijhouden Annual returns: Op tijd indienen bij Malta Business Registry Wat betekent dit voor jou? Goede documentatie is niet duur – slechte documentatie kan je hele structuur kosten. Investeer vanaf het begin in professionele compliance-systemen. Jouw stapsgewijze checklist: substance opbouwen op Malta Na alle theorie nu de praktijk. Hier is jouw complete roadmap om compliant en succesvol échte substance op Malta te bouwen. Fase 1: Strategie en structuurplanning (maand 1-2) Week 1-2: Businesscase uitwerken Businessmodel definiëren Welke activiteiten kunnen/moeten naar Malta? Hoeveel substance is minimaal vereist? Wat is de échte commerciële reden? Fiscale planning maken Raadpleeg je fiscalist in het thuisland Neem een Maltese belastingadviseur aan Ontwerp transfer pricing-structuur Budget opstellen Setupkosten: €15.000-25.000 Lopende kosten: €150.000-300.000 per jaar Personeelskosten: €100.000-200.000 p.p. Week 3-4: Juridische structuur ontwerpen Vennootschapsvorm kiezen Private Limited Company (standaard) Public Limited Company (voor grotere bedrijven) Partnership (voor specifieke cases) Shareholding-structuur Directe vs. indirecte participatie Nominee-structuren (indien nodig) Exitstrategie alvast meenemen Fase 2: Entity setup & registratie (maand 3) Week 1: Oprichting van de vennootschap Naamreservering Naam laten checken bij MFSA Beschikbaarheid domeinnaam checken (.com.mt aanbevolen) Merkonderzoek uitvoeren Directie en aandeelhouders Managing director woonachtig in Malta Minimaal één Maltese of EU-directeur Company secretary benoemen Statuten & doelomschrijving Ruime omschrijving van het doel Authorised share capital vaststellen Inrichten corporate governance Week 2-3: Registratie en vergunningen Malta Business Registry Indienen registratie Certificate of incorporation ontvangen BTW-registratie aanvragen Belastingregistratie Inkomstenbelastingregistratie Sociale zekerheidsregistratie Voorbereiden CRS self-certificering Week 4: Bankzaken opzetten Rekening openen HSBC Malta of Bank of Valletta (bewezen opties) Kies voor een corporate bankingpakket Online banking & SEPA instellen Financiële infrastructuur Boekhoudsoftware implementeren (Sage, QuickBooks) Betalingsverkeer inrichten Verzekeringen afsluiten Fase 3: Operationele substance opbouwen (maand 4-6) Maand 4: Kantoor en IT-infrastructuur Kantoorruimte Minimaal 50-80 m² voor 2-3 personen Voorkeur voor Valletta, Sliema of St. Julians Vergaderruimtes en professionele uitstraling IT-inrichting Microsoft 365 of Google Workspace (EU-regio) VPN voor veilige communicatie Back-upsystemen implementeren Cybersecuritymaatregelen nemen Maand 5-6: Recruitment Sleutelposities vullen Managing director (Maltees ingezetene) Finance manager/controller Executive assistant/office manager Recruitmentproces Functieprofielen opstellen Lokale recruiters inschakelen Arbeidsovereenkomsten volgens Maltees recht Onboardingtraject uitwerken Fase 4: Operationele fase & compliance (vanaf maand 7) Maandelijkse taken Bestuursactiviteiten Minstens één kwartaalvergadering op Malta Managementrapportages maken Strategische besluiten documenteren Financieel beheer Maandafsluiting en rapportage Expense allocation reviews Cashflowmanagement Kwartaal taken Compliance-reviews Check substance-eisen Transfer pricing review Update CRS-compliance Business development Bouwen aan lokaal netwerk Up-to-date marktanalyse Herziening strategisch plan Jaarlijkse taken Statutaire compliance Indienen annual returns Voorbereiden belastingaangiften Audit (indien verplicht) Strategische review Evaluatie businessmodel Check adequaatheid substance Actualiseren fiscale planning Kritieke succesfactoren: Hier draait het écht om Succesfactor Belang Veelvoorkomende fout Best practice Gekwalificeerd personeel Zeer hoog Goedkope “dummy directors” Echte experts met bewezen staat van dienst Documentatie Zeer hoog Achteraf alles bijwerken Realtimedocumentatie Lokale aanwezigheid Hoog Virtuele kantoren Echte kantoren met aanwezigheid Professionele adviseurs Hoog Goedkoopste kiezen Gespecialiseerde Malta-experts Continue compliance Zeer hoog “Set and forget”-mentaliteit Doorlopend monitoren Jouw Go-Live-checklist Voordat je jouw Malta-structuur “live” zet, check deze punten: □ Juridische structuur: Alle entiteiten correct opgericht en gekapitaliseerd □ Fiscale compliance: Alle registraties afgerond, eerste aangiften ingediend □ Bankzaken: Rekeningen geopend, onlinebankieren werkt, eerste transacties gedaan □ Personeel: Sleutelfiguren aangenomen, contracten ondertekend, onboarding voltooid □ Kantoor: In gebruik, IT functioneel, professionele uitstraling □ Documentatie: Alle bedrijfsdocumenten aanwezig, boardminutes voor eerste besluiten opgesteld □ Substanceplan: Heldere planning voor eerste 12 maanden operatie □ Monitoring: Compliance-monitoringsysteem geïmplementeerd Laatste tip: Plan ruim qua tijd en budget. Een goed opgezette Malta-structuur kost 6-9 maanden en 200.000-400.000 euro in het eerste jaar. Maar draait hij eenmaal, dan heb je een solide, compliant structuur voor jaren vooruit. Veelgestelde vragen over economische substance op Malta Hoeveel personeel heb ik minimaal nodig voor echte substance op Malta? Voor een eenvoudige holdingstructuur zijn minimaal 2 fulltime medewerkers nodig, waarvan één als managing director die op Malta woont. Voor operationele bedrijven of grotere holdings (>50 miljoen euro) zijn 3-4 gekwalificeerde fulltimers aan te bevelen. Het draait niet alleen om aantallen – een ervaren finance manager telt meer dan drie administratieve assistenten voor substance-beoordeling. Wat zijn de realistische jaarkosten voor een compliant Malta-structuur? Voor een professionele structuur met echte substance op Malta moet je rekenen op 150.000-300.000 euro operationele kosten per jaar. Daarvan is 60-70% personeelskosten (100.000-200.000 euro voor 2-3 mensen), 15-20% voor kantoor en IT (20.000-40.000 euro) en 10-15% voor dienstverlening zoals fiscaal, audit en legal support (15.000-30.000 euro). Goedkoper proberen leidt meestal tot problemen met de fiscus. Mogen mijn werknemers deels remote werken zonder de substance te riskeren? Hybride werken kan, maar met duidelijke randvoorwaarden. Werknemers die meer dan 50% remote werken, tellen slechts deels mee voor de substance – het 3-2-model (3 dagen Malta, 2 remote) wordt meestal volledig geaccepteerd. Volledig remote wordt niet meegerekend. Belangrijk: registreer aanwezigheid volledig en leg vast dat alle belangrijke beslissingen fysiek op Malta genomen worden. Wat gebeurt er als de Duitse of Oostenrijkse fiscus mijn Malta-structuur onderzoekt? Bij controle letten ze op drie zaken: echte mensen ter plaatse, aantoonbare activiteiten in Malta én voldoende operationele kosten. Ze beoordelen boardminutes, arbeidscontracten, e-mails, reis- en huisvestingskosten en het daadwerkelijke gebruik van het kantoor. Een goed opgezet en gedocumenteerd bedrijf doorstaat deze controles makkelijk. Problemen ontstaan alleen bij brievenbusfirma’s of ongeloofwaardige administratie. Is Malta in 2025 nog een goede keuze vergeleken met andere EU-jurisdicties? Malta blijft in 2025 aantrekkelijk voor bepaalde structuren, maar niet voor alles. Ideaal is Malta voor middelgrote holdings (5-100 miljoen euro), operationele bedrijven met echte Maltese connectie en organisaties waar kostenefficiëntie zwaarder weegt dan reputatie. Niet aanbevelenswaardig is Malta voor brievenbusfirma’s, heel grote holdings (>100 miljoen euro) of bedrijven al in de spotlights van belastingdiensten. Nederland of Luxemburg bieden meer reputatie, Malta meer flexibiliteit en lagere kosten. Welke economische activiteiten zijn het meest geschikt voor substance op Malta? Met name geschikt zijn: participatiebeheer en holdingactiviteiten, IT-diensten en softwareontwikkeling, marketing & sales voor Europese markten, treasury- en cashmanagementfuncties en IP-management. Minder geschikt: puur passieve beleggingen zonder management, zaken alleen met niet-Europese partners, streng gereguleerde sectoren zoals banking of verzekering (zonder de vereiste licenties), en activiteiten die elders verplichte vergunningen nodig hebben. Hoe lang duurt het om een compliant Malta-structuur op te zetten? Reken van eerste plannen tot volledig operationeel op 6-9 maanden. Incorporatie van de vennootschap: 2-3 weken, bankzaken 4-8 weken, kantoor huren & inrichten 4-6 weken, werven 8-12 weken. Parallel werk je aan processen, IT en compliance. Snel-snel set-ups in 2-3 maanden leiden vaak tot later complianceproblemen. Reserveer liever de tijd voor een solide start. Wat zijn de grootste risico’s bij Malta-structuren in 2025? De belangrijkste risicos zijn: onvoldoende substance-documentatie die bij controles onderuitgaat; wijzigingen in EU-anti-belastingontwijkingsregels die bestaande structuren raken; imagorisico’s bij Duitse/Oostenrijkse fiscus; hoge lopende compliancekosten die het belastingvoordeel aantasten; en afhankelijkheid van een klein aantal sleutelfiguren in een kleine arbeidsmarkt. Deze risico’s minimaliseer je met professionele planning, voldoende budget en continu monitoren van compliance. Kan ik bestaande structuren upgraden naar de nieuwe substance-eisen? Ja, maar meestal zijn daarvoor ingrijpende aanpassingen nodig. Bestaande brievenbusfirma’s moeten vaak volledig hervormd worden: echte mensen aannemen, processen naar Malta halen, documentatie op orde, en soms ook de juridische structuur aanpassen. De upgrade-kosten liggen vaak maar 20-30% lager dan een volledige nieuwe opzet. Belangrijk: begin met upgraden vóór de fiscus zich meldt. Een reactieve upgrade tijdens een controle is meestal ongeloofwaardig. Hoe documenteer ik bedrijfsbesluiten substance-conform? Ieder belangrijk besluit heeft een “Malta-footprint” nodig: boardminutes met lokaal input, bijlagen van Maltese medewerkers, opvolgacties door het team daar, en communicatie die aantoont dat het besluit op Malta wordt uitgevoerd. Vermijd sjabloontaal en onrealistisch tijdbestek. Goeie richtlijn: een externe inspecteur moet uit de notulen begrijpen waarom een besluit is genomen en hoe het wordt opgevolgd.
