Een vaste inrichting in het thuisland vermijden: Wat Maltese vennootschappen van internationale ondernemers moeten weten – PE Risk Management

Wat is een vaste inrichting en waarom Malta-ondernemers moeten opletten

Weet je wat mij na twee jaar Malta het meest verbaast? Dat ik nog steeds ondernemers tegenkom die denken dat een Maltese vennootschap een vrijbrief is voor onbeperkte belastingoptimalisatie. “Ik heb toch een Maltese Ltd., Duitsland kan me niks meer maken,” hoorde ik nog vorige week op een terras in Sliema. Spoiler alert: Toch wel.

Het probleem heet vaste inrichting (in het Engels: Permanent Establishment, ofwel PE) en het is de nachtmerrie van elke internationale ondernemer. Want zodra jouw Maltese vennootschap een vaste inrichting in Duitsland (of elders) creëert, zijn de Maltese belastingvoordelen verleden tijd.

Wanneer ontstaat een vaste inrichting in Duitsland?

Een vaste inrichting ontstaat zodra je onderneming een vaste bedrijfsinrichting heeft van waaruit (geheel of gedeeltelijk) zakelijke activiteiten worden uitgevoerd. Dat klinkt onschuldig, maar het venijn zit in de details:

• Vaste bedrijfsinrichting: Niet alleen kantoren, maar ook opslagplaatsen, werkplaatsen, bouwplaatsen (vanaf 12 maanden) of zelfs slechts een bureau vallen hieronder
• Ruimtelijk verband: De inrichting moet geografisch te lokaliseren zijn
• Duurzaam gebruik: In principe vanaf 6 maanden, bij belangrijke zaken soms ook korter
• Zakelijke activiteit: Er moet daadwerkelijk ondernemingsactiviteit plaatsvinden, niet alleen administratief werk

En helemaal verraderlijk: Ook een thuiswerkplek kan een vaste inrichting vormen. Werk jij vanuit je appartement in München regelmatig voor je Maltese Ltd., dan loop je al snel PE-risico’s.

OECD-Richtlijnen en hun gevolgen

De OECD (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) heeft in 2017 de regels aangescherpt. Sindsdien geldt: Substance over Form – niet de juridische vorm telt, maar de werkelijke economische substantie.

“Het is niet belangrijk waar je bedrijf is geregistreerd, maar waar het daadwerkelijk wordt geleid en gecontroleerd.” – OECD Model Tax Convention, 2017

Dat betekent voor jou: Leid je je Maltese vennootschap vanaf je Duitse keukentafel, dan maakt het de Belastingdienst niks uit dat hij officieel in Valletta geregistreerd is.

Wat betekent dit voor jou? Je moet kunnen aantonen dat je Maltese vennootschap echt vanuit Malta wordt geleid en daar echte economische substantie heeft. Anders speel je een duur kansspel.

PE Risk Management: De grootste valkuilen voor Maltese vennootschappen

Ik heb het zelf meegemaakt: Een Duitse klant kwam vol trots met zijn “perfect gestructureerde” Malta-holding langs – trots als een pauw op zijn 5% belastingdruk. Drie maanden later kreeg hij een vaste-inrichting-controle thuisbezorgd. Waarom? Omdat hij over het hoofd zag dat zijn Duitse verkoopagent als vaste vertegenwoordiger zijn PE-risico torenhoog maakte.

De vaste vertegenwoordiger: Je onzichtbare vijand

Een vaste inrichting ontstaat niet alleen via bedrijfsinrichtingen, maar ook door vaste vertegenwoordigers. Dat zijn mensen die:

• Regelmatig contracten afsluiten in naam van jouw onderneming
• Deze bevoegdheid regelmatig uitoefenen
• Niet zelfstandig zijn (dus geen echte makelaars of commissionairs)

Klassieke valkuilen:

Het Management and Control-probleem

Nu wordt het echt penibel: Vindt de feitelijke leiding van jouw Malta-Ltd. in werkelijkheid in Duitsland plaats, dan wordt het bedrijf daar belastingplichtig – ook zonder formele vaste inrichting.

Dat gebeurt sneller dan je denkt:

1. Board meetings vinden regelmatig in Duitsland plaats
2. Strategische besluiten worden vanaf de keukentafel in Duitsland genomen
3. Dagelijkse aansturing loopt vanuit Duitsland
4. Bancaire zaken en kerncontracten worden in Duitsland beheerd

Ik had een cliënt die dacht dat één jaarlijkse board meeting op Malta genoeg was. Mispoes. Toen de Duitse Belastingdienst zijn e-mails checkte en zag dat hij dagelijks beslissingen vanuit München nam, was het meteen gedaan.

Digitale sporen: Je onzichtbare verklikker

Onderschrijf nooit hoe nauwkeurig moderne belastingdiensten zijn. Je digitale voetafdrukken vertellen meer over de echte business dan het mooiste Malta-adres:

• IP-adressen bij onlinebankieren en e-mailtoegang
• Mobiele connectiedata en GPS-tracking
• Creditcardtransacties en hun geografische toewijzing
• Video call-logs van Skype, Teams of Zoom
• Cloudtoegang en tijdstempels van documenten

Wat betekent dit voor jou? Je hebt een waterdichte documentatie van je Malta-activiteiten nodig en moet alle grensgevallen haarfijn gescheiden houden. Dat is bewerkelijk, maar goedkoper dan een navordering met rente.

Substance Requirements: Zo bewijs je echte zakelijke activiteit op Malta

We komen bij de kern van het verhaal: de economische substantie (Economic Substance). Niet gewoon een mooie term op de factuur van je fiscalist, maar echt je levensverzekering tegen PE-problemen.

Malta heeft in 2019 de eisen voor economische substantie ingevoerd – niet vrijwillig, maar onder druk van de EU. Sindsdien is een brievenbus-BV op Malta niet meer genoeg.

Wat Malta onder “echte substantie” verstaat

De Maltese autoriteiten toetsen vier kerngebieden:

1. Core Income Generating Activities (CIGA): De waardecreërende activiteiten moeten op Malta plaatsvinden
2. Adequate number of employees: Je moet gekwalificeerd personeel in Malta hebben
3. Adequate operating expenditure: Aanzienlijke operationele kosten in Malta
4. Physical presence: Echte fysieke aanwezigheid, niet alleen een postadres

Kantoorruimte vs. Virtual Office: Wat telt er écht?

Hier wordt het kaf van het koren gescheiden. Ik zie vaak ondernemers denken dat een virtual office van €200 per maand genoeg is. Spoiler: Dat is het niet.

Mijn tip: Investeer liever in een echt kantoor met tenminste één gekwalificeerde Maltese werknemer, dan te moeten betalen voor belastingnavorderingen. Een goede office manager op Malta kost je €30.000-40.000 per jaar, maar kan je miljoenen aan fiscale problemen besparen.

Eisen aan personeel: Kwalificatie gaat boven kwantiteit

Malta is pragmatisch: het gaat niet om het aantal werknemers, maar hun kwalificatie en echte functie. Waar het om draait:

• Professionele kwalificatie: Het personeel moet gekwalificeerd zijn voor de functie
• Fulltime vs. parttime: Fulltimers geven meer substance-waarde
• Beslissingsbevoegdheid: Kunnen ze echte besluiten nemen?
• Documentatie: Arbeidscontracten, bewijzen van kwalificatie, takenoverzichten

Een Maltese CPA als parttime CFO levert meer substantie dan drie ongeschoolde assistenten. Kwaliteit boven kwantiteit, zoals altijd.

Documentatieverplichtingen: Het papierwerk dat je redt

Nu wordt het minder sexy, maar des te belangrijker: Je moet onomstotelijk kunnen aantonen dat jouw Maltese Ltd. echte substantie heeft. Mijn checklist:

• Huurcontracten en energierekeningen voor kantoor
• Arbeidsovereenkomsten en loonstroken voor alle werkenden
• Notulen van bestuursvergaderingen (op Malta!)
• Reisbewijzen voor verblijf van de directie op Malta
• Bankafschriften van Maltese rekeningen
• Operationele bewijzen: Facturen, contracten, correspondentie vanuit Malta
• IT-logs: Bewijs van toegang tot systemen vanuit Malta

Wat betekent dit voor jou? Begin met deze documentatie vanaf dag 1. Achteraf bij elkaar sprokkelen wat je had moeten hebben, is kostbaar en vaak hopeloos. Ik heb klanten €50.000 zien betalen voor forensisch uitzoekwerk om hun Maltese substantie te bewijzen.

Fiscale woonplaats vs. vaste inrichting: Het verschil dat miljoenen kan kosten

Nu wordt het filosofisch – maar wel heel duur. Veel ondernemers halen fiscale woonplaats en vaste-inrichtingsontwijking door elkaar. Een vergelijking tussen appels en peren, alleen zijn de peren hier peperduur.

Fiscale woonplaats: Waar “woont” jouw onderneming?

De fiscale woonplaats van je Malta-Ltd. wordt volgens Maltese wet bepaald door vooral:

• Plaats van oprichting: Waar het bedrijf is opgericht (Malta ✓)
• Plaats van leiding en controle: Waar de feitelijke leiding zit

Hier is al het eerste struikelblok: Ook een Maltese Ltd. kan haar fiscale woonplaats kwijtraken als zij feitelijk vanuit Duitsland wordt bestuurd. Dat heet vertrekbelasting – iets waar elke fiscalist slapeloze nachten van krijgt.

Dubbelbelastingverdrag: Jouw schild met gaten

Het dubbelbelastingverdrag (DBV) tussen Duitsland en Malta moet dubbele belasting voorkomen. Theoretisch mooi, praktisch niet waterdicht:

Het DBV beschermt alleen tegen dubbele belasting, niet tegen het ontstaan van een vaste inrichting.

Concreet: Sticht jouw Malta-Ltd. een vaste inrichting in Duitsland, dan worden de winsten van die inrichting in Duitsland belast – ongeacht wat er in het DBV staat.

Tie-Breaker Rules: Als twee landen om jouw winst vechten

Wat als zowel Malta als Duitsland jouw bedrijf als fiscaal inwoner zien? Dan gelden de Tie-Breaker Rules uit het DBV:

1. Plaats van feitelijke leiding: Waar worden de belangrijkste besluiten genomen?
2. Overlegprocedure: De Belastingdiensten van beide landen trekken samen op

In de praktijk: Beiden kijken waar het echte management plaatsvindt. En raad eens wie meestal wint? Precies – het land met de beste informatie en de grootste fiscale honger.

Substance over Form: Het mantra van de moderne belastingcontrole

Met BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) heeft de OECD duidelijk kleur bekend: Formele structuren zonder economische substantie tellen niet meer. Dat betekent voor jou:

Wat betekent dit voor jou? Je kunt de mooiste Malta-structuur bouwen – als de economische realiteit in Duitsland ligt, levert het je fiscaal niets op. Sterker nog: Je betaalt voor een internationale structuur zonder belastingvoordeel.

Praktische checklist: Deze maatregelen beschermen tegen vaste-inrichting-problemen

Genoeg theorie. Hier is je battle-tested checklist, samengesteld na honderden Malta-structuren. Deze punten hebben al veel ondernemers dure verrassingen bespaard:

Snelle acties: Het minimum voor de start

Documentatie (week 1-2):

• ☐ Afzonderlijk Malta-e-mailadres aanmaken (@malta-domein)
• ☐ Maltees mobiel nummer en lokale bankrekening
• ☐ Huurcontract voor écht kantoor op Malta (geen virtual office)
• ☐ Malta-verblijfsagenda bijhouden (bewijs fysieke aanwezigheid)
• ☐ Bedrijfsprocessen documenteren: Wat gebeurt waar?

Operationele scheiding (week 3-4):

• ☐ Belangrijke contracten alleen via Maltese vennootschap afsluiten
• ☐ Klantcommunicatie via Malta-adressen voeren
• ☐ Bank- en betalingsverkeer via Maltese rekeningen
• ☐ IT-systemen en cloud-accounts vanuit Malta-IPs gebruiken
• ☐ Board meetings uitsluitend op Malta houden

Middellange-termijn: Substance stap voor stap opbouwen

Personeel en competenties (maand 2-6):

Infrastructuur en systemen (maand 3-12):

• ☐ Eigen IT-infrastructuur op Malta (server, VPN, lokale back-ups)
• ☐ Malta-gebaseerde boekhoudsoftware en documentbeheer
• ☐ Lokale dienstverleners (advocaat, accountant, bank)
• ☐ Operationele bedrijfsprocessen naar Malta halen
• ☐ Customer Relationship Management vanuit Malta

Lange termijn: Bulletproof structuur

Governance en control (jaar 1-2):

• ☐ Board of Directors met Maltees meerderheidsbelang
• ☐ Directie minstens 183 dagen/jaar in Malta
• ☐ Strategische planning en budgettering op Malta
• ☐ Investeringsbeslissingen door Malta-board
• ☐ Risk management en compliance vanuit Malta

Zakelijke substantie (jaar 2+):

• ☐ Core Income Generating Activities in Malta
• ☐ Ontwikkeling intellectueel eigendom op Malta
• ☐ Klantenservice en support vanuit Malta
• ☐ Marketing en salesactiviteiten op Malta
• ☐ Treasury en cash management vanuit Malta

Red Flags: Op deze alarmsignalen moet je letten

Komen deze situaties bij jou voor, dan is het alle hens aan dek:

1. Managementvergaderingen vinden regelmatig buiten Malta plaats
2. Belangrijke contracten worden zonder Malta-betrokkenheid getekend
3. Bankzaken lopen vooral via buitenlandse rekeningen
4. Directie brengt minder dan 90 dagen/jaar op Malta door
5. Operationele besluiten worden structureel buiten Malta genomen
6. IT-systemen worden hoofdzakelijk vanuit buitenland aangestuurd
7. Klantcommunicatie verloopt via buitenlandse adressen/nummers

Wat betekent dit voor jou? Deze checklist is geen leuk extraatje, maar je verzekeringspolis tegen miljoenen aan navorderingen. Elke afgevinkte regel verlaagt je PE-risico aantoonbaar.

Malta-holding optimaal structureren: Compliance zonder kopzorgen

Tijd voor de finale: Hoe bouw je een Malta-structuur die zelfs de strengste fiscus overtuigt? Na vier jaar op het eiland en talloze structuren kan ik je geruststellen: Het is haalbaar, maar niet gratis.

Holding vs. Operating Company: De juiste rolverdeling

Klassieke fout: Eén Malta-vennootschap die alles doet – holding, operations en asset management. Dat werkt als een Zwitsers zakmes: handig in theorie, matig in praktijk.

Beproefde structuur:

• Malta Holding Ltd.: Alleen voor het houden van deelnemingen, minimale operations
• Malta Operating Ltd.: Operationele business met echte waardecreatie
• Service Provider: Onafhankelijke Maltese partners voor administratie

Deze scheiding werkt: De holding heeft minder substantie nodig (alleen participatiebeheer), terwijl de werkmaatschappij de volledige substance moet tonen.

Belastingplanning vs. substantie: De juiste balans

Hier komt de waarheid die weinig adviseurs uitspreken: Optimale belastingplanning en minimale substance gaan niet samen. Je moet balanceren tussen belastingbesparing en compliance-kosten.

Timingstrategieën: Wanneer wat implementeren?

Je hoeft niet vanaf dag 1 alles perfect op orde te hebben. Slimme structuren groeien met je business:

Fase 1 (maand 1-6): Fundering

• Malta-bedrijf oprichten met echt kantoor
• Een gekwalificeerde office manager aannemen
• Bedrijfsprocessen naar Malta halen
• Basiscompliance structuren optuigen

Fase 2 (maand 6-18): Groei

• Meer personeel afhankelijk van de groei
• Core income activiteiten stapsgewijs naar Malta
• IT-systemen optimaliseren
• Professionalisering van governance-structuren

Fase 3 (jaar 2+): Optimalisatie

• Volledige operationele zelfstandigheid
• Geavanceerde belastingplannen
• Multi-jurisdictionele structuren
• Integratie van een family office

Kosten-batenanalyse: Vanaf wanneer is Malta de moeite waard?

De harde waarheid: Malta-structuren zijn niet voor iedereen geschikt. Mijn eerlijke inschatting vanaf wanneer het loont:

• Minimaal omzet/winst: €500.000 per jaar
• Sweet spot: €1-10 miljoen per jaar
• Maximale complexiteit: Vanaf €50 miljoen (dan zijn andere jurisdicties vaak beter)

Break-even-berekening:

1. Duitse belastingdruk: 30-35% op winst
2. Malta-belastingdruk (met teruggave): 5-10%
3. Belastingbesparing: 20-30% van de winst
4. Malta compliance-kosten: €50.000-100.000 per jaar
5. Break-even: Bij ongeveer €300.000 winst/jaar

Wat betekent dit voor jou? Zit je onder de €300.000 jaarwinst, dan is Malta te duur. Daarboven wordt het écht interessant – maar alleen met professionele uitvoering.

Veelgestelde vragen over PE Risk Management Malta

Kan een Maltese vennootschap een vaste inrichting in Duitsland hebben zonder dat ik het door heb?

Jazeker, dat is een van de meest kostbare fouten. Een vaste inrichting ontstaat vaak geleidelijk – via thuiswerken, reguliere zakelijke activiteiten of vaste vertegenwoordigers in Duitsland. Daarom zijn preventieve documentatie en heldere processen zo belangrijk.

Is een virtual office in Malta voldoende voor de substance requirements?

Nee, zeker niet. Een virtual office is puur een postadres zonder economische substantie. Je hebt minimaal echte kantoorruimte nodig, met regelmatig gebruik en gekwalificeerde medewerkers ter plaatse. De Malta Financial Services Authority controleert dit heel nauwkeurig.

Hoeveel dagen moet ik persoonlijk op Malta verblijven?

Er is geen vaste regel, maar ik adviseer minstens 90-120 dagen per jaar voor bestuurders. Belangrijker is dat strategische besluiten en board meetings aantoonbaar op Malta plaatsvinden. Kwaliteit gaat boven kwantiteit als het om fysieke aanwezigheid gaat.

Wat gebeurt er bij een controle door de Duitse Belastingdienst op vaste inrichting?

De fiscus kijkt naar de werkelijke bedrijfsactiviteit, niet naar de formele opzet. Ze analyseren e-mails, reisbewegingen, besluitvorming en digitale sporen. Zonder sluitende documentatie van je Malta-activiteiten wordt het prijzig – belastingnavordering plus rente en boetes zijn mogelijk.

Mogen Maltese medewerkers ook remote werken?

Ja, maar met beperking. Core Income Generating Activities moeten fysiek op Malta plaatsvinden. Remote werken is voor ondersteunende taken toegestaan, maar de waardecreërende activiteiten vragen om fysieke aanwezigheid. Documenteer remote werktijden zorgvuldig.

Hoe onderscheid ik holding- en operationele activiteiten?

Holding-activiteiten = passief beheer van deelnemingen, ontvangst van dividenden, strategisch toezicht. Operationeel = actieve bedrijfsvoering, klantencontact, productontwikkeling en operationele besluiten. Voor operationeel werk heb je fors meer substantie op Malta nodig.

Vanaf welke bedrijfsomvang is een Malta-structuur zinvol?

De break-even ligt rond de €300.000 winst per jaar. Daaronder zijn de compliancekosten (€50.000-100.000 p/j) meestal hoger dan het belastingvoordeel. De sweet spot is tussen €1-10 miljoen jaarlijkse winst – dan is de kosten-batenverhouding optimaal.

Wat zijn de grootste red flags bij Malta-structuren?

De grootste alarmbellen: board meetings buiten Malta, contracten zonder Malta-betrokkenheid, vooral buitenlandse IT-toegang, management <90 dagen/jaar op Malta en structurele operationele besluiten van buitenaf. Deze situaties leiden bijna zeker tot PE-problemen.

Kan ik bestaande Duitse structuren naar Malta overplaatsen?

Ja, maar let op exit-heffingen. Bij het verplaatsen van bedrijfsactiva of relevante deelnemingen kunnen fors wat belastingen verschuldigd zijn. Het is essentieel om dit gefaseerd aan te pakken en professioneel te begeleiden. Nooit zonder goed plan verplaatsen!

Hoe bewijs ik echte zakelijke substantie op Malta bij een controle?

Met volledige documentatie: huurcontracten, arbeidsovereenkomsten, notulen, reisbewijzen, bankafschriften, operationele documenten en IT-logs. Alles moet aantonen dat waardecreërende activiteiten echt in Malta plaatsvinden. Preventieve documentatie is goedkoper dan achteraf alles reconstrueren.