Inhoudsopgave Malta-structuren: Waarom documentatie je reddingsboei is De verschillende Malta-structuren en hun bijzonderheden Controle Malta: Deze documenten moet je paraat hebben Compliance-verplichtingen: De basis van bewijslast Internationale controles: Als meerdere landen meekijken Documentenarchief: Hoe lang en hoe bewaren? De 7 duurste fouten bij Malta-documentatie Praktische tips: Zo kom je ontspannen elke controle door Veelgestelde vragen over Malta-documentatie Malta-structuren: Waarom documentatie je reddingsboei is Stel je voor: Je zit ’s ochtends rustig met een kop koffie in Sliema, checkt je e-mail en ontvangt een vriendelijk bericht van de Malta Revenue Authority. Ze willen graag je documenten van de afgelopen drie jaar zien. Voor een ‘routinecontrole’. Klinkt dat relaxed voor jou? Na twee jaar Malta-werkelijkheid kan ik je vertellen: Een goede documentatie is niet alleen wettelijk vereist, maar ook jouw ticket naar een goede nachtrust. De Maltese autoriteiten nemen hun compliance-regels zeer serieus – en internationale belastingdiensten kijken steeds kritischer mee. Wat Malta-structuren zo bijzonder maakt Malta is niet alleen geliefd vanwege het weer. Dankzij EU-lidmaatschap en de strategische ligging biedt het eiland unieke voordelen voor internationale handel. Malta-structuren zijn ondernemingen of holdings die volgens Maltees recht zijn opgericht en vaak deel uitmaken van complexe internationale belastingplannen. De meest voorkomende Malta-structuren: Malta-holdings voor deelnemingen Licentiebedrijven voor IP-beheer Trading companies voor internationale handel Investeringsvehikels voor vastgoed of financiële investeringen Waarom documentatie in Malta essentieel is Malta is klein, maar de bureaucratische eisen zijn fors. De Malta Revenue Authority (MRA) werkt nauw samen met andere EU-belastingdiensten. Sinds de automatische uitwisseling van informatie (AEI) stromen gegevens tussen landen als water door communicerende vaten. Wat betekent dit voor jou? Als je documentatie gaten vertoont, krijg je niet alleen problemen in Malta, maar mogelijk ook in je thuisland. Geloof me: een internationale belastingdiscussie wil je liever vermijden. De verschillende Malta-structuren en hun documentatie-eisen Niet elke Malta-structuur is hetzelfde. Afhankelijk van wat jouw bedrijf doet, heb je verschillende documentatieverplichtingen. Hier de belangrijkste varianten: Malta Holding Companies Holdings zijn de koninginnen onder de Malta-structuren. Zij houden deelnemingen in andere ondernemingen en profiteren van de Maltese deelnemingsvrijstelling. Klinkt eenvoudig? Dat is het niet. Specifieke documentatie-eisen: Deelnemingsbewijzen voor alle deelnemingen Dividendafspraken en uitkeringsbewijzen Substantiebewijzen (management, controle, besluiten) Transfer pricing-documentatie bij concerninterne transacties Licentiebedrijven Deze structuren beheren intellectueel eigendom (IP) zoals merken, patenten of software. Malta biedt hier aantrekkelijke regelingen, maar de documentatie is complex. Vereiste specifieke bewijzen: IP-register met ontwikkelingsgeschiedenis Licentie- en royaltyovereenkomsten Bewijs van daadwerkelijke IP-ontwikkeling in Malta Zakelijke prijsstelling (“arm’s length”) voor royalty’s Trading Companies Handelsbedrijven voeren internationale transacties uit via Malta. Hierbij kijkt de fiscus extra naar de werkelijke substantie. Documenttype Doel Bewaartermijn Handelscontracten Bewijs van reële bedrijfsactiviteiten 7 jaar Facturen/bewijzen Omzet- en winstbewijs 7 jaar Personeelsdossiers Substantiebewijs Tijdens dienstverband + 6 jaar Kantoorhuurcontract Fysieke aanwezigheid Gedurende looptijd + 7 jaar Controle Malta: Deze documenten moet je paraat hebben Een controle in Malta verloopt anders dan je misschien uit Nederland (of Duitsland) kent. De inspecteurs zijn grondig, maar meestal pragmatisch. Als jouw administratie op orde is, blijft het zakelijk en overzichtelijk. Basisdocumentatie (altijd verplicht) Welke vorm je Malta-structuur ook heeft, deze documenten zijn altijd vereist: Volledige vennootschapsdocumenten Memorandum en statuten van oprichting Oprichtingscertificaat Uittreksels ondernemingsregister (actueel en historisch) Aandeelhoudersbesluiten sinds oprichting Boekhouding volledig sluitend Alle grootboeken Bewijzen van alle transacties Bankafschriften van alle rekeningen Jaarrekeningen en belastingaangiften Substantiebewijzen Huurcontract voor bedrijfsruimte Bewijs van lokale directie Notulen bestuursvergaderingen Documentatie van besluitvorming Aanvullende documenten afhankelijk van bedrijfsmodel Afhankelijk van de activiteiten van jouw Malta-structuur kunnen aanvullende eisen gelden. Dit wordt interessant – en soms complex. Bij internationale transacties (zeer vaak!): Transfer pricing-documentatie volgens OESO-standaard Master file en local file (bij concerns) Country-by-country reporting (omzet > €750 mln) Zorgvuldig bewijs van arm’s length-principes Bij financiële dienstverlening: MFSA-vergunning en bewijzen van naleving Compliance officer-rapporten AML/KYC-documentatie Risicomanagement-documenten Digitaal vs. fysiek bewaren Malta is verrassend vooruitstrevend met digitale documenten. Je mag vrijwel alles elektronisch bewaren, maar let op: de regels zijn streng. Voorwaarden voor digitale archivering: Documenten moeten onveranderbaar zijn (timestamping) Aantoonbare back-up-strategie vereist Snelle toegang voor controleurs (24-48 uur) Leesbaarheid gedurende de volledige bewaartermijn Praktijkadvies: Een hybride model werkt het best. Belangrijke originelen fysiek, de rest digitaal en goed beheerd in een professioneel systeem. Compliance-verplichtingen Malta: De basis van bewijslast Compliance in Malta is geen ‘nice to have’ – het is pure noodzaak. De Maltese overheid heeft de eisen de afgelopen jaren fors aangescherpt. Sinds de ‘Golden Passport’-discussie in 2020 kijkt iedereen scherper mee. Economic Substance Requirements (ESR) Dit is het grootste struikelblok: onderschat het niet. Als EU-land moet Malta aantonen dat bedrijven hier niet alleen op papier bestaan. De ESR eisen echte zakelijke activiteiten. Wat moet je aantonen? Kerninkomstenactiviteiten (CIGA) in Malta Besluitvorming vindt plaats in Malta Kernactiviteiten worden vanuit Malta aangestuurd Voldoende personeel en kantoorruimte in Malta Passende bedrijfskosten Salarissen van lokaal personeel Kantoor- en bedrijfsinventaris Lokale operationele kosten Fysieke aanwezigheid Eigen of gehuurde kantoorruimte Bedrijfsinventaris ter plaatse Regelmatige vergaderingen in Malta Meldplichten en deadlines In Malta draait alles om tijdig rapporteren. De deadlines zijn strikt en te laat reageren is direct duur. Rapportage Deadline Boete bij te laat Annual Return Uiterlijk 31 januari €100 + €5 per dag Tax Return Tot 30 juni €465 + rente ESR-indiening Tot 30 juni €5.000 – €50.000 Transfer Pricing Op verzoek (30 dagen) Schatting + boetes Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) De EU heeft de spelregels aangescherpt met ATAD. Malta moest deze richtlijn doorvoeren, vooral belangrijk voor internationale structuren. Belangrijke ATAD-onderdelen: General Anti-Abuse Rule (GAAR) – tegen misbruik Regels voor gecontroleerde buitenlandse vennootschappen (CFC) Exit taxation bij emigratie Renteaftrekbeperking (interestlimiet) Wat betekent dat voor jou? Je Malta-structuur heeft een echte zakelijke reden nodig. Pure fiscale optimalisatie zonder inhoud werkt niet meer. Internationale controles: Als meerdere landen meekijken Hier wordt het echt spannend – en soms ingewikkeld. Malta is EU-lid en heeft belastingverdragen met meer dan 70 landen. Dat betekent: informatie wordt automatisch uitgewisseld tussen belastingdiensten. Automatische uitwisseling van informatie (AEI) Sinds 2017 wisselen EU-landen automatisch belastinggegevens uit. Malta rapporteert bepaalde gegevens over jouw structuur aan je thuisland – en andersom. Wat wordt automatisch gemeld? Bankrekeningen en rente-inkomsten (Common Reporting Standard) Grensoverschrijdende belastingstructuren (DAC6) Dividenden, rente, royalty’s naar het buitenland Country-by-country rapportages bij concerns Mutual Agreement Procedures (MAP) Als twee landen het oneens zijn over je belasting, kan een Mutual Agreement Procedure starten. Dit is een diplomatiek proces tussen belastingautoriteiten. Typische MAP-casussen: Transfer pricing-correcties Vaste inrichting-vraagstukken Dubbele belasting bij emigratie Verschillende interpretaties van belastingverdragen Simultane controles Dit is de nachtmerrie van elke fiscalist: Meerdere landen controleren gelijktijdig jouw internationale structuur. Malta stemt deze controles actief af met andere EU-landen. Hoe verloopt een simultane controle? Uitwisseling van informatie tussen belastingdiensten Gecoördineerde aankondiging van de controle Gelijke documentatieverzoeken in alle landen Afgestemde auditwerkzaamheden Gezamenlijke evaluatie van de uitkomsten Mijn advies: Bij een internationale structuur moet je voorbereid zijn op vragen uit meerdere landen tegelijkertijd. Consistente documentatie in alle jurisdicties is goud waard. Documentenarchief Malta: Hoe lang en hoe bewaren? In Malta zijn de bewaarplichten duidelijk geregeld, maar er zijn verschillen per documenttype. Let op: Internationale verplichtingen kunnen tot langere bewaartermijnen leiden. Algemene bewaartermijnen Malta volgt de Europese standaard met enkele bijzonderheden: Documenttype Bewaartermijn Wettelijke basis Boekhoudkundige documenten 7 jaar Companies Act Belastingaangiften 7 jaar Income Tax Act BTW-documenten 7 jaar VAT Act Vennootschapsdocumenten Onbeperkt Companies Act Arbeidsovereenkomsten Dienstverband + 6 jaar Employment Relations Act Transfer Pricing Docs 10 jaar Income Tax Act Internationale bijzonderheden Als je Malta-structuur in meerdere landen actief is, kunnen langere bewaartermijnen van kracht zijn. Nederland of Duitsland eist bijvoorbeeld soms 10 jaar voor bepaalde documenten. Belangrijke principes: Houd altijd de langste geldende termijn aan Bij twijfel: liever langer bewaren dan strikt nodig Lopende controles verlengen bewaartermijnen Navorderingsperiodes kunnen archivering verlengen Praktisch documentbeheer Na twee jaar Malta-ervaring kan ik dit beproefde systeem aanraden: Het 3-stappenmodel: Actuele documenten (0-2 jaar) Fysiek op kantoor of in een beveiligde cloud Direct beschikbaar voor de dagelijkse praktijk Regelmatige back-upcycli Semi-actieve documenten (2-7 jaar) In professioneel documentmanagementsysteem Versleutelde opslag Retrievable binnen 24-48 uur Archief (7+ jaar) Lange termijn archivering met rechtszekerheid Fail-safe systemen Retrievable binnen 5 werkdagen Vernietiging en privacy Wat vaak vergeten wordt: Na afloop van de verplichte bewaartermijn moet je documenten correct vernietigen. Malta heeft strenge privacyregels (GDPR) die ook voor bedrijfsdocumenten gelden. Veilige vernietiging betekent: Geregistreerde vernietiging Gecertificeerde vernietigingsbedrijven inschakelen Ook back-ups meenemen Vernietigingsproces schriftelijk vastleggen De 7 duurste fouten bij Malta-documentatie Na twee jaar Malta en veel gesprekken met ondernemers heb ik de meest voorkomende – en kostbare – fouten verzameld. Deze valkuilen kosten niet alleen geld, maar ook energie. Fout #1: Substantiedocumentatie verwaarlozen De fout: Veel ondernemers denken dat een Malta-vennootschap oprichten voldoende is. De Economic Substance Requirements worden genegeerd of half ingevoerd. De gevolgen: Boetes van €5.000 tot €50.000 en mogelijk verlies van fiscale voordelen. Bij herhaling zelfs liquidatie van de vennootschap. Zo voorkom je het: Documenteer alle lokale activiteiten uitvoerig Houd bestuursvergaderingen regelmatig in Malta Neem lokaal personeel aan of schakel gekwalificeerde dienstverleners in Huur een echt kantoor (geen postadres) Fout #2: Transfer pricing-documentatie onderschatten De fout: Concerninterne transacties worden zonder ordentelijke TP-documentatie afgewikkeld. “Het gaat maar om een klein bedrag” hoor ik vaak. De gevolgen: Primair correcties (winstaanpassingen), secundaire correcties (gefingeerde uitdelingen) plus boetes en rente. Snel zes cijfers bij grotere bedragen. Zo voorkom je het: Stel voor elke concerntransactie TP-documentatie op Gebruik marktconforme prijzen (benchmarking) Documenteer vooraf je economische analyse Update je documentatie jaarlijks Fout #3: Onvolledige boekhouding De fout: Bewijzen ontbreken, boekingen zijn onvolledig of er zijn hiaten in de administratie. “Dat ordenen we later” is levensgevaarlijk. De gevolgen: Schattingen van de fiscus pakken bijna nooit in je voordeel uit. Plus overtredingen en lastige controles. Zo voorkom je het: Werk met een sluitend bewijsmanagement Gebruik professionele boekhoudsoftware Maandelijkse reconciliaties en controles Back-up strategie voor alle documenten Fout #4: Deadlines missen bij rapportage De fout: Malta-deadlines worden onderschat of vergeten. Vooral de ESR-rapportage op 30 juni wordt vaak gemist. De gevolgen: Automatische boetes zonder coulance. ESR-fouten zijn extra duur (€5.000+). Zo voorkom je het: Maak een compliancekalender met alle deadlines Zet reminders 4-6 weken vooraf Bereid documenten vroegtijdig voor Schakel professionele compliance-experts in Fout #5: Internationale meldplichten negeren De fout: DAC6, CRS-rapportage of country-by-country-verplichtingen raken ondergesneeuwd of verkeerd ingeschat. De gevolgen: Boetes in meerdere landen tegelijk. Plus mogelijk beperkingen bij toekomstige structuren. Zo voorkom je het: Check elk jaar alle internationale meldplichten Implementeer monitoring van grensoverschrijdende transacties Schakel specialistisch advies bij complexe situaties Documenteer alle internationale transacties Fout #6: Geen goede back-upstrategie De fout: Documenten staan maar op één plek of de back-upmethode schiet tekort. “Alles is toch in de cloud” volstaat niet. De gevolgen: Bij dataverlies kun je niet aan de bewaarplicht voldoen. Dat leidt tot schattingen en boetes. Zo voorkom je het: 3-2-1 back-upregel: 3 kopieën, 2 media, 1 extern Regelmatig recovery-tests uitvoeren Geografisch gescheiden backuplocaties Documenteer je back-upprocessen Fout #7: Ontbreken van professionele begeleiding De fout: “We doen het zelf”, of advies door ongeschikte dienstverleners. Malta-wetgeving is complex en verandert snel. De gevolgen: Gemiste kansen, onnodige risico’s en dure herstelwerkzaamheden. Besparing op advies kost uiteindelijk een veelvoud. Zo voorkom je het: Investeer in gekwalificeerde Malta-adviseurs Gebruik lokale expertise bij complexe vragen Regelmatige compliance reviews Blijf op de hoogte van wetswijzigingen Praktische tips: Zo kom je ontspannen elke Malta-controle door Op basis van mijn ervaring met Maltese autoriteiten en internationale controles geef ik je graag een aantal gouden regels mee. Deze tips komen direct uit de praktijk – geen theorie. De 90-dagenregel voor controlevoorbereiding Malta-controles worden meestal 90 dagen van tevoren aangekondigd. Dat lijkt ruim, maar is krap voor een goede voorbereiding. Jouw 90-dagen-checklist: Eerste 30 dagen – inventariseren: Identificeer alle gevraagde documenten Check volledigheid van de administratie Lijst ontbrekende stukken en plan opvragen/aanvragen Stel het controleteam samen (intern & extern) Tweede 30 dagen – documenten verzamelen: Maak of vraag ontbrekende stukken op Update transfer pricing-documentatie Verzamel en beoordeel substantiebewijs Eerste overleg met fiscalist/advocaat Laatste 30 dagen – afronding: Documenten logisch ordenen Maak digitale en fysieke kopieën Afstemmingsgesprek met adviseurs over de strategie Brief het team voor de controleredag De ideale controledocumentatie Maltese controleurs waarderen structuur en volledigheid. Een goed georganiseerde ordner maakt jouw controle veel sneller. Praktische opbouw: Executive summary (1-2 pagina’s) Overzicht van de bedrijfsactiviteiten Belangrijkste cijfers afgelopen 3 jaar Uitzonderingen en bijzondere gevallen toelichten Juridische vennootschapsdocumenten Chronologisch vanaf oprichting Tabbladen voor kapitaal- en aandeelhouderswijzigingen Organigram bij complexe organisatiestructuren Financiële administratie Jaarrekeningen met accountantsrapporten Belastingaangiften en aanslagen Maandrapportages van het controlejaar Substantiebewijzen Huurcontracten en kantoorfoto’s Arbeidsovereenkomsten en diploma’s personeel Notulen bestuursvergaderingen Besluitvormingsdocumentatie Specifieke thema’s Transfer pricing-documentatie Transacties met verbonden partijen Internationale belastingafspraken Communicatie met Maltese controleurs Inspecteurs in Malta zijn meestal professioneel en zakelijk. Goede communicatie maakt veel verschil: Do’s: Wees proactief en transparant Leg complexe zaken helder uit Kom afspraken en deadlines na Leg alle besprekingen schriftelijk vast Don’ts: Verzwijg geen relevante informatie Stel je niet defensief of aanvallend op Probeer de controleur niet te overtuigen Lever geen onvolledige antwoorden aan Technologie slim inzetten De juiste tools besparen je veel stress: Documentbeheer: SharePoint of vergelijkbare systemen voor samenwerking Versiebeheer bij belangrijke documenten Zoekfuncties voor snel terugvinden Toegangsrechten afgestemd op gebruikersgroepen Compliance monitoring: Tools voor deadlinebeheer Automatische herinneringen Workflow-systemen voor terugkerende processen Dashboard voor compliance-status Na de controle: lessen trekken Na elke controle hoort een evaluatie: Wat ging goed, wat kan beter? Welke documenten ontbraken of waren incompleet? Waren er onduidelijkheden bij complexe onderwerpen? Hoe kan het proces efficiënter voor de volgende keer? Deze inzichten neem je mee in je compliance-systeem. Zo wordt elke controle een beetje eenvoudiger dan de vorige. Veelgestelde vragen over Malta-documentatie Hoe lang duurt een typische Malta-controle? Een standaardcontrole in Malta duurt meestal 2-4 weken bij eenvoudige structuren en 6-12 weken bij complexe internationale opzet. De duur hangt sterk af van de volledigheid van je documentatie. Wie goed voorbereid is, is sneller klaar. Mag ik documenten ook in het Duits aanleveren? In principe wel, maar vaak moeten stukken indien nodig naar het Engels vertaald worden. Malta accepteert als EU-land Duitse documenten, maar vraagt geregeld om gewaarmerkte vertalingen van belangrijke stukken. Mijn tip: stel belangrijke contracten meteen tweetalig op. Wat gebeurt er als ik documenten niet kan vinden? Ontbrekende documenten zijn lastig, maar niet hopeloos. Vaak kun je vervangende stukken zoals bankafschriften, e-mailcorrespondentie of getuigenverklaringen gebruiken. Belangrijk: leg vast wat je gedaan hebt om documenten terug te vinden. Maltese controleurs tonen begrip bij aantoonbaar verlies (bijv. door IT-problemen). Heb ik een Maltese advocaat nodig bij controles? Niet verplicht, maar vaak wel raadzaam bij complexe dossiers. Een lokale advocaat kent het controleproces en kan bemiddelen bij geschillen. Voor routinecontroles volstaat vaak een gekwalificeerde fiscalist. Essentieel is Malta-expertise, niet per se de nationaliteit. Hoe vaak voert Malta controles uit? Malta werkt risicogericht. Nieuwe vennootschappen worden vaak na 2-3 jaar gecontroleerd, daarna meestal elke 5-7 jaar. Internationale structuren of opvallende belastingaangiften zorgen voor extra controles. Zijn digitale handtekeningen in Malta rechtsgeldig? Ja, Malta erkent gekwalificeerde elektronische handtekeningen conform EU-norm (eIDAS). Voor veel bedrijfsdocumenten voldoen ook standaard digitale handtekeningen. Notariële aktes of bepaalde besluiten vereisen nog wel een papieren handtekening. Wat is het verschil tussen de Annual Return en de Tax Return? De Annual Return is een juridische melding aan het handelsregister (Companies House) over aandeelhouders, bestuurders en aandelenkapitaal. De Tax Return is de aangifte voor de Malta Revenue Authority. Ze hebben verschillende deadlines en inhoud – haal ze niet door elkaar! Mag ik mijn documenten in de cloud opslaan? Ja, maar onder strikte voorwaarden. De cloud moet in de EU worden gehost (GDPR), permanente opslag zonder wijziging garanderen en snelle toegang bieden. Belangrijk: je hebt een professioneel back-upplan nodig en moet de beveiligingsnormen kunnen aantonen. Welke boetes staan op onvolledige documentatie? De boetes variëren per overtreding: Te late Annual Returns kosten €100 plus €5 per dag. ESR-fouten starten bij €5.000. Ernstige schendingen kunnen oplopen tot €50.000 én verlies van fiscale voordelen. Herhaaldelijke overtredingen kunnen tot liquidatie van de vennootschap leiden. Moet ik ook privé-uitgaven documenteren? Alleen als ze zakelijk relevant zijn. Bij gemengde uitgaven (zoals auto, telefoon) moet je privé en zakelijk splitsen. Malta-inspecteurs kijken kritisch naar reis-, representatie- en entertainmentkosten. Noteer altijd duidelijk het zakelijke doel.
