Rapportageverplichtingen nakomen: Wat thuislanden willen weten over Maltese bedrijven

Wat zijn meldplichten bij Malta-vennootschappen en waarom zijn ze belangrijk?

Stel je voor: je hebt een bedrijf op Malta opgericht, maar je thuisland gedraagt zich als een jaloerse ex-partner. Ze willen precies weten waar je mee bezig bent, met wie je zaken doet en of er misschien toch belastingvoordelen worden verstopt. Daar draait het om bij meldplichten – ook wel reporting obligations genoemd.

De Common Reporting Standard (CRS) eenvoudig uitgelegd

De Common Reporting Standard (CRS) is het internationale verdrag waardoor financiële gegevens automatisch tussen landen worden uitgewisseld. Sinds 2017 doet Malta mee – wat betekent: je Maltese bank informeert automatisch jouw thuisland over relevante rekeninggegevens. Het systeem werkt als het digitale roddelcircuit onder belastingdiensten – maar dan gestructureerd en wettelijk verplicht.

Wat dit voor jou betekent: Jouw thuisbelastingdienst hoort over je Maltese zakelijke rekeningen, ook als jij niets zelf aanmeldt. De tijd dat buitenlandse rekeningen geheim bleven is echt voorbij. Volgens de OESO wisselen inmiddels meer dan 100 jurisdicties informatie uit – Malta, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland zijn allemaal van de partij.

Beneficial Ownership Register – wie zit er écht achter?

Het Beneficial Ownership-register is Malta’s antwoord op de EU-witwasrichtlijn. Hierin wordt vastgelegd wie er economisch achter een bedrijf schuilgaat – niet enkel wie er formeel als directeur geregistreerd staat. Je bent al economisch eigenaar (beneficial owner) bij een belang van 25% of meer in de onderneming.

Registratie is sinds 2018 verplicht en kost 100 euro per jaar. Vergeet je de registratie of een update, dan kunnen de boetes oplopen tot 10.000 euro. Ik ken ondernemers die dit op de harde manier hebben geleerd – een dure les die je makkelijk kunt vermijden.

Verschillen tussen EU- en niet-EU-thuislanden

Nu wordt het interessant: EU-burgers profiteren van geharmoniseerde regels, terwijl niet-EU-landen vaak hun eigen koers varen. Als EU-burger met een Malta-bedrijf geldt de EU-administratieve bijstandsrichtlijn – je gegevens stromen praktisch automatisch tussen de autoriteiten.

Zwitzerland is trouwens een bijzonder geval: Geen EU-lid, maar via bilaterale akkoorden volledig geïntegreerd in het CRS-systeem. Swiss Made werkt ook bij meldplichten behoorlijk precies.

Deze informatie willen jouw thuisautoriteiten weten over jouw Malta-bedrijf

Laten we eerlijk zijn: Jouw thuisautoriteiten zijn in jouw Malta-vennootschap geïnteresseerd als een detective in een onopgeloste zaak. Ze willen niet alleen weten dát het bedrijf bestaat, maar ook wat erachter zit. Na talloze gesprekken met adviseurs en uit eigen ervaring kan ik je zeggen: Transparantie loont – verstoppertje spelen wordt duur.

Basisgegevens van de vennootschap en economische eigenaren

We beginnen bij de basis. Je thuisautoriteiten willen eerst de kerngegevens van je Maltese onderneming kennen:

• Bedrijfsnaam en registratienummer (Company Registration Number bij de Malta Business Registry)
• Geregistreerd adres op Malta – en ja, alleen het postadres van je service provider is niet voldoende
• Oprichtingsdatum en rechtsvorm (Limited Liability Company is standaard)
• Bedrijfsdoel zoals vastgelegd in de statuten (Articles of Association)
• Economische eigenaren vanaf 25% belang met volledige persoonsgegevens

Het bijzondere: Malta heeft sinds 2018 een openbaar register van economische eigenaren. In theorie kunnen je thuisautoriteiten deze info zelf raadplegen – maar ze ontvangen het ook graag via officiële meldkanalen.

Financiële kengetallen en bedrijfsactiviteiten

Nu wordt het spannend, want hier draait het om geld. De autoriteiten willen begrijpen of je Malta-bedrijf daadwerkelijke substance heeft of slechts een brievenbus is voor belastingvoordeel:

1. Jaaromzet en winst volgens de Maltese belastingrapporten
2. Aantal medewerkers op Malta – belangrijk bewijs van substance
3. Soort bedrijfsactiviteit met concrete voorbeelden
4. Omzet uitgesplitst per land (vooral belangrijk voor je thuisland)
5. Operationele uitgaven op Malta – huur, salarissen, lokale dienstverleners

Een tip uit de praktijk: Duitse autoriteiten letten extra op de verhouding tussen Maltese bedrijfskosten en totale omzet. Is die lager dan 10%, dan komen er snel kritische vragen over de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten ter plaatse.

Bankrelaties en vermogensbestanddelen

Door CRS loopt de uitwisseling van bankinformatie grotendeels automatisch tussen Malta en je thuisland. Toch vragen veel autoriteiten om extra details:

Speciaal aandachtspunt: Als jij als aandeelhouder van de Malta-vennootschap regelmatig grotere bedragen naar je Duitse privérekening overmaakt, wil de fiscus weten of dit salaris, dividend of een verkapte winstuitkering is. De grenzen vervagen snel als de documentatie niet klopt.

Meldplichten per thuisland: Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland vergeleken

Nu wordt het praktisch – elk land heeft zo z’n eigen ideeën over hoe en wanneer je je Malta-bedrijf moet melden. Het is als met stekkers in Europa: theoretisch dezelfde stroom, maar je hebt in elk land toch een andere adapter nodig.

Duitsland: Wat het Bundesfinanzministerium wil weten

Duitsland is extra grondig als het gaat om Malta-bedrijven – typisch Duits dus. Het Bundesfinanzministerium (BMF) verlangt verschillende meldingen, afhankelijk van de fiscale kwalificatie van jouw Malta-bedrijf:

Hinzurechnungsbesteuerung volgens AO §138: Valt je Malta-bedrijf onder de Hinzurechnungsbesteuerung (passieve inkomsten >80%), dan moet je het aangeven in Anlage AUS van de belastingaangifte. Deadline is 31 mei van het volgende jaar.

• Volledige winst- en verliesrekening van het Malta-bedrijf
• Balans per 31 december
• Bewijs van de daadwerkelijke bedrijfsleiding (board meetings in Malta?)
• Specificatie van inkomsten naar actief/passief

Meldplicht buitenlandse vennootschappen: Ongeacht de fiscale behandeling moet je een belang van meer dan 10% melden bij het Bundeszentralamt für Steuern. Deadline: vier weken na verwerving van het belang.

Praktische tip: De Duitse fiscus toetst graag of je Malta-bedrijf werkelijk substance heeft. Denk aan: lokale medewerkers, kantoorruimte (niet alleen een postadres), lokale klanten en daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten op locatie. Alleen een brievenbusvennootschap wordt snel als Duitse vaste inrichting aangemerkt.

Oostenrijk: BMF-eisen en bijzonderheden

Oostenrijk pakt het thema Malta-vennootschappen iets relaxter aan dan Duitsland, maar de regels zijn helder. Het Oostenrijkse Bundesministerium für Finanzen (BMF) richt zich vooral op correcte belastingheffing:

Buitenlandsbelastingwet (AStG): Net als in Duitsland bestaat er in Oostenrijk een Hinzurechnungsbesteuerung. Sinds de EU-toetreding van Malta in 2004 staat Malta op de ‘witte lijst’, wat betekent dat Oostenrijkers hun Malta-bedrijf doorgaans regulier kunnen belasten.

1. Melding in de inkomstenbelastingaangifte: Belangen van meer dan 10% in buitenlandse kapitaalvennootschappen moeten worden gerapporteerd in Anlage M
2. Deadline: 30 september van het volgend jaar (bij elektronische indiening)
3. Bijzonderheid: Malta-vennootschappen worden vaak forfaitair belast als lokale belastingheffing kan worden aangetoond

Oostenrijk is soepel met het erkennen van Maltese vennootschapsbelasting. Dankzij het dubbelbelastingverdrag Malta-Oostenrijk kan dubbele belasting meestal eenvoudig worden vermeden.

Zwitserland: Eidgenössische Steuerverwaltung en kantonale verschillen

Zwitserland is nuchter doch precies als het over Malta-bedrijven gaat. De Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) behandelt Malta als gelijkwaardige partner, waardoor de meldplichten overzichtelijk blijven:

Meldplicht bij gekwalificeerde belangen: Vanaf 10% belang in een Malta-bedrijf geldt de meldplicht. Goed nieuws: Malta-dividenden kunnen onder voorwaarden belastingvrij zijn (deelnemingsvrijstelling).

CRS-rapportage: Zwitserland is sinds 2017 volledig aangesloten op het CRS-systeem. Dat betekent: automatische uitwisseling van informatie met Malta over financiële rekeningen.

Belangrijk voor Zwitsers: Woon je op Malta, maar ben je nog belastingsplichtig in Zwitserland (korter dan 183 dagen per jaar op Malta), dan wordt het Malta-bedrijf vaak als ‘gecontroleerde buitenlandse vennootschap’ belast. Dit kan duur uitpakken als de Maltese belasting als te laag wordt aangemerkt.

Stapsgewijs: Zo voldoe je correct aan je meldplichten

Genoeg theorie – tijd voor de praktijk. Ik laat je zien hoe je je meldplichten systematisch aanpakt, zodat je geen deadlines mist of het overzicht verliest. Na twee jaar Malta-ervaring weet ik: Organisatie is alles, paniek helpt niet.

Voorbereiding: Deze documenten heb je nodig

Voor je begint met melden verzamel je het best alle relevante documenten. Het is net als koken – zonder de juiste ingrediënten komt er niets fatsoenlijks op tafel:

Basis bedrijfsdocumenten:

• Certificate of Incorporation (oprichtingsakte)
• Memorandum and Articles of Association (statuten)
• Form BO (Beneficial Ownership registratie)
• Company Registration Certificate (actueel)
• Actueel Certificate of Good Standing

Financiële documenten:

• Gecontroleerde jaarrekening (indien vereist)
• Malta Tax Return (ITR) van het laatste boekjaar
• Bankafschriften van alle zakelijke rekeningen
• BTW-aangifte (indien btw-plichtig)
• Loonadministratie (indien personeel)

Bewijze van bedrijfsactiviteiten:

• Huurcontract voor kantoorruimte (indien aanwezig)
• Contracten met lokale dienstverleners
• Notulen van bestuursvergaderingen op Malta
• Facturen aan Maltese klanten (substance-bewijs)

Praktische tip: Richt een digitaal archief in voor al je documenten. Maltese autoriteiten werken steeds digitaler, maar je thuisland wil vaak nog papieren kopieën. Met een goede structuur bespaar je later veel tijd.

Belangrijke deadlines en termijnen

Malta hanteert eigen deadlines, je thuisland weer andere – en soms overlappen die lastig. Dit is jouw jaarplanning met alle belangrijke data:

Speciale termijnen:

1. Vierweken-termijn Duitsland: Nieuwe belangen boven 10% binnen vier weken melden aan het Bundeszentralamt für Steuern
2. CRS-rapportage: Gaat automatisch, maar banken rapporteren uiterlijk 31 mei aan Malta Revenue
3. BTW-kwartaalaangifte: Steeds uiterlijk op de 15e van de maand na kwartaalafsluiting

Mijn persoonlijke truc: Ik heb alle deadlines in Google Calendar gezet – met automatische herinneringen vier weken en één week vooraf. Zo kom je nooit in tijdnood.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Van je eigen fouten leer je – van andermans fouten leer je sneller. Dit zijn de vijf meest voorkomende valkuilen die ik bij anderen heb gezien:

Fout 1: Onvolledige BO-registerinformatie
Probleem: Je meldt enkel de directe aandeelhouders, niet de uiteindelijke economische eigenaren.
Oplossing: Bij gelaagde structuren moet je doorzoeken tot de natuurlijke persoon.

Fout 2: Onjuiste substance-bewijzen
Probleem: Je huurt een virtueel kantoor en denkt dat dit voldoende is.
Oplossing: Minimaal een klein fysiek kantoor met eigen brievenbus. Kosten: circa 200-400 euro per maand.

Fout 3: Vermengen van privérekening en zakelijke rekeningen
Probleem: Je boekt even 5.000 euro van de bedrijfsrekening naar je privérekening ‘als voorschot’.
Oplossing: Elke transactie tussen bedrijf en privépersoon moet netjes worden gedocumenteerd en goedgekeurd.

Fout 4: Te late meldingen
Probleem: Je mist de deadline met twee dagen en denkt ‘zo erg zal het niet zijn’.
Oplossing: Boetes voor te laat melden lopen snel op. Vraag liever een verlenging aan.

Fout 5: Onvoldoende board minutes
Probleem: Je aandeelhoudersvergaderingen verlopen via WhatsApp.
Oplossing: Officiële notulen, minstens één keer per jaar fysiek op Malta. Kost een vlucht, bespaart gedoe met de autoriteiten.

Malta Company Service Provider: Wanneer heb je professionele hulp nodig?

En dan de belangrijkste vraag: Doe je alles zelf of schakel je professionele hulp in? Na twee jaar Malta-ervaring zeg ik eerlijk: Het hangt ervan af. Sommige dingen zijn echt simpel, andere zijn zo complex dat zelfs doorgewinterde fiscalisten het lastig krijgen.

Wat kun je zelf doen?

Heeft je Malta-vennootschap een eenvoudige structuur en ben je financieel handig, dan kun je veel taken zelf uitvoeren. Dit zijn taken die niet-professionals prima aankunnen:

Eenvoudige administratieve taken:

• Updates van het Beneficial Ownership-register (online via registry.mita.gov.mt)
• Verzamelen en archiveren van alle documenten
• Communicatie met Maltese banken
• Eenvoudige BTW-aangifte (bij weinig transacties)
• Notuleren van routinematige bestuursbesluiten

Voorwaarden voor de doe-het-zelf-aanpak:

1. Je hebt tijd en geduld voor Maltese formaliteiten
2. Je bedrijfsstructuur is simpel (één onderneming, één doel)
3. Omzet onder 500.000 euro per jaar
4. Maar één thuisland betrokken
5. Je spreekt vloeiend Engels en begrijpt juridisch Duits

Realiteitscheck: Ik ken ondernemers die het eerste jaar alles zelf deden en meer tijd kwijt waren dan gepland. Reken op minimaal 2-3 dagen administratie per maand.

Wanneer een lokale partner loont

Soms ontkom je niet aan professionele ondersteuning. Zodra één van de volgende punten geldt, loont het om een lokale expert in te schakelen:

Complexe fiscale structuren:

• Meerdere vennootschappen in verschillende landen
• Holdingstructuren met Malta als tussenholding
• Internationale medewerkers of klanten
• Vastgoedinvesteringen via het Malta-bedrijf
• Licentie- of IP-activiteiten

Hoge compliance-eisen:

• Omzet boven 1 miljoen euro (controleplicht)
• Gereguleerde activiteiten (financiële diensten, gaming)
• Meerdere thuislanden met verschillende meldplichten
• Controle door Duitse/Oostenrijkse/Zwitserse belastingdienst

Een Maltese Certified Public Accountant (CPA) kost je tussen 2.000 en 5.000 euro per jaar voor een standaard Malta-bedrijf. Dat is veel geld, maar doorgaans goedkoper dan boetes of fiscale naheffingen.

Kosten en baten in vergelijking

Laten we eerlijk rekenen. Dit zijn de typische tarieven voor verschillende service-niveaus bij Malta Company Service Providers:

Wat krijg je voor je geld (bij betrouwbare providers):

• Lokaal adres en telefoonnummer
• Directe communicatie met Malta Revenue en overheden
• Vertaling van alle officiële correspondentie
• Afstemming met je thuisland-fiscalist
• Vroegtijdige waarschuwing bij wetswijzigingen
• Vertegenwoordiging bij overheidstermijnen

Mijn tip: Start met een standaard servicepakket en schaal op of af naargelang je structuur verandert. De meeste goede providers zijn flexibel en passen zich aan aan jouw wensen.

Red flags bij service providers:

• Beloven belastingvrije winsten zonder substance-check
• Geen lokaal kantoor of personeel
• Pakketten onder 1.000 euro per jaar
• Geen ervaring met jouw thuisland
• Geen direct aanspreekpunt

De waarheid is: Een goede Maltese service provider is als een goede huisarts – je beseft pas wat je hebt als je hem nodig hebt. Beter €500 meer uitgeven voor iemand die ook om 19:00 nog opneemt als de Duitse fiscus belt.

Veelgestelde vragen over de meldplicht voor Malta-bedrijven

Moet ik mijn Malta-vennootschap melden, ook als er nog geen omzet is?
Ja, alleen al het bezit van 10% of meer is in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland meldplichtig. In Duitsland zelfs direct bij verwerving van het belang, los van de bedrijfsactiviteit.

Wat gebeurt er als ik vergeet te melden?
Verzuimboetes en sancties zijn hier de norm, geen uitzondering. In Duitsland varieert dat snel van 5.000 tot 25.000 euro, afhankelijk van de hoogte en duur van de omissie.

Voldoet het als mijn Duitse belastingadviseur de Malta-vennootschap meldt?
Slechts deels. Je Duitse belastingadviseur kan de binnenlandse melding doen, maar Maltese compliance-taken (BO-register, ITR-indiening) moet je lokaal regelen.

Hoe weet ik of mijn Malta-bedrijf echte substance heeft?
Vuistregel: Minimaal 10% van de bedrijfskosten moet op Malta zelf worden gemaakt. Denk aan lokale huur, salarissen, leveranciers en andere operationele kosten ter plaatse.

Kan ik Maltese belasting verrekenen in mijn thuisland?
In principe wel, dankzij dubbelbelastingverdragen. Let wel: Verrekening geldt alleen voor echte betaalde belastingen, niet voor terugbetalingen via het Maltese refundsysteem.

Wat is de Common Reporting Standard en wat betekent dit voor mij?
CRS is automatische gegevensuitwisseling tussen belastingdiensten. Je Maltese bank rapporteert je rekeningsaldi – ongeacht het saldo – rechtstreeks aan je thuisland, zonder dat je daar bericht van krijgt.

Moet ik als Zwitser op andere meldplichten letten dan EU-burgers?
De basisregels zijn gelijk, maar Zwitserland kent eigen formulieren en soms andere deadlines. Ook kunnen kantonale bijzonderheden gelden, afhankelijk van je woonplaats.

Hoe vaak moet ik fysiek naar Malta voor bestuursvergaderingen?
Wettelijk volstaat één keer per jaar, maar voor geloofwaardige substance zijn 2-3 bezoeken aanbevolen. Notulen via videoconferentie zijn mogelijk, maar minder overtuigend bij controles.

Kan ik mijn Malta-bedrijf vanuit Duitsland besturen?
Technisch kan het, maar fiscus-technisch problematisch. Vindt de feitelijke leiding in Duitsland plaats, dan wordt de onderneming vaak als Duitse vaste inrichting aangemerkt.

Welke documenten moet ik altijd paraat hebben?
Certificate of Incorporation, actuele BO-registeruittreksel, laatste ITR, bankafschriften en de notulen van de afgelopen twee jaar. Dit vraagt de fiscus het vaakst op.