Inhoudsopgave Wat je als internationale ondernemer in Malta fiscaal te wachten staat Malta Tax ID: Het eerste en belangrijkste document VAT-Registratie in Malta: Wanneer het verplicht is en hoe het werkt Resident vs. Non-Resident Status: Welke verklaringen je nodig hebt De Maltese belastingaangifte: Deadlines en documenten in het eerste jaar Veelvoorkomende valkuilen bij Malta belastingdocumenten – en hoe je ze vermijdt Jouw checklist: Deze belastingdocumenten heb je echt nodig in het eerste jaar Veelgestelde vragen Als ik terugdenk aan mijn eerste dag als ondernemer op Malta, zie ik mezelf zitten tegenover een stapel formulieren – allemaal in het Engels, sommige met Maltese toevoegingen, en eerlijk gezegd had ik geen idee waar ik moest beginnen. Tax Compliance klonk voor mij toen als iets buitenaards. Nu, twee jaar Malta-ervaring verder, weet ik: de belastingpapieren zijn lang niet zo ingewikkeld als ze lijken. Je moet alleen weten welke je echt nodig hebt en in welke volgorde. In dit artikel laat ik je precies dat zien: een pragmatische stapsgewijze gids voor alle belastingdocumenten die je als internationale ondernemer in je eerste jaar op Malta nodig hebt. Geen theorie, maar pure praktijk – zodat jij niet dezelfde fouten maakt als ik toen. Wat je als internationale ondernemer in Malta fiscaal te wachten staat Malta is niet voor niets een magneet voor internationale ondernemers. Het belastingstelsel voldoet aan de EU-normen, maar is veel ondernemersvriendelijker dan in Duitsland, Oostenrijk of Zwitserland. Met de juiste structuur kan de effectieve vennootschapsbelasting dalen tot 5% – geen wonder dat hier zoveel mensen zich vestigen. Het Maltese belastingsysteem in een notendop Het belastingsysteem van Malta draait om het zogenaamde Full Imputation System – een term die ingewikkeld klinkt, maar eigenlijk behoorlijk slim is. Bedrijven betalen eerst 35% vennootschapsbelasting, maar krijgen als aandeelhouder een groot deel daarvan terug. Voor EU-burgers is dat doorgaans 30% van de betaalde belasting, waardoor je effectieve belastingdruk rond de 5% uitkomt. Wie moet zich in Malta fiscaal registreren? Die vraag stelde ik mezelf als eerste. Het antwoord is eenvoudiger dan je denkt: Je hebt een Maltese onderneming opgericht: Automatisch belastingplichtig in Malta Je runt je bedrijf vanuit Malta: Ook als de onderneming elders is ingeschreven Je verblijft meer dan 183 dagen per jaar op Malta: Dan ben je belastingresident Je hebt je Domicile naar Malta verplaatst: Dat is wat ingewikkelder en meestal alleen relevant voor langdurige residents Wat betekent dit voor jou? Als je van plan bent je bedrijf vanuit Malta te runnen of hier een onderneming wilt opzetten, ontkom je niet aan fiscale registratie op Malta. Gelukkig maar – het opent de deur naar een van de meest efficiënte belastingstelsels van Europa. De belangrijkste Maltese belastingautoriteiten Voor we in de details duiken: ken je tegenpartij. In Malta heb je vooral met twee instanties te maken: Autoriteit Bevoegdheid Belangrijk voor Inland Revenue Department (IRD) Inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting Tax ID, belastingaangiften VAT Department Belasting over toegevoegde waarde (VAT) VAT-registraties, VAT-aangiften Overigens: beide zijn een stuk digitaler ingericht dan de Duitse belastingdienst. Vrijwel alles loopt via het online Malta.gov.mt portaal – een verademing als je ooit in Duitsland met ambtelijke procedures te maken hebt gehad. Malta Tax ID: Het eerste en belangrijkste document Zonder Malta Tax ID gebeurt er helemaal niets. Het is jouw persoonlijke belastingnummer en de basis voor alles wat volgt. Mijn tip: vraag dit direct aan – zelfs vóór het oprichten van een bedrijf, als je dat van plan bent. Wat is de Malta Tax ID precies? De Tax ID (officieel Tax Identification Number of afgekort TIN) is een achtcijferig nummer dat jou uniek identificeert binnen het Maltese belastingsysteem. Het begint meestal met 20 of 21, gevolgd door nog zes cijfers. Voorbeeld: 20123456. Malta Tax ID aanvragen: Stap voor stap De aanvraag is verrassend eenvoudig, al kost het wat tijd. Zo werkt het: Online aanvragen via Malta.gov.mt: Registreer jezelf op het portaal en vul het formulier Application for Tax Number in Documenten uploaden: Paspoort, adresbewijs uit je thuisland, Maltees adres (indien aanwezig) Wachttijd: 2-4 weken is normaal, soms sneller ID-kaart ophalen: Je ontvangt een fysieke kaart met jouw nummer Welke documenten heb je nodig voor de Malta Tax ID Paspoort: Kopie van alle relevante paginas Adresbewijs uit het thuisland: Niet ouder dan 3 maanden (energienota, bankafschrift, bewijs van inschrijving) Maltees adres: Indien je die hebt (huurcontract of adresbewijs) Geboorteakte: Soms vereist, neem zekerheidshalve mee Praxistip: Heb je nog geen Maltees adres? Je kunt de Tax ID toch al aanvragen. Later geef je een adreswijziging door – geen enkel probleem. Kosten en verwerkingstijd Malta Tax ID Goed nieuws: De Tax ID is gratis. Kost: nul euro. Minder goed: Het kan even duren. Reken op minstens 2-4 weken, soms langer als je documenten opnieuw moeten worden ingediend. Wat betekent dit voor jou? Vraag de Tax ID zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur vanuit Nederland/België/Duitsland. De aanvraag gaat volledig online – je hoeft niet naar Malta te reizen. De fysieke kaart haal je op bij je eerste bezoek aan Malta of laat deze naar een Maltees adres sturen. VAT-Registratie in Malta: Wanneer het verplicht is en hoe het werkt De VAT-registratie in Malta werkt anders dan in Duitsland. Hier is er geen kleineondernemersregeling met een grens van 22.000 euro, maar heldere regels afhankelijk van je businessmodel. En eerlijk? De Maltese VAT-regels zijn soms juist gunstiger voor ondernemers. Wanneer moet je je voor VAT in Malta registreren? De grens ligt bij 35.000 euro omzet per jaar. Klinkt hoog, maar er zijn uitzonderingen: EU-brede dienstverlening: Vanaf de eerste euro, als je aan EU-klanten verkoopt Digitale diensten: Bij B2C-verkoop aan EU-klanten direct VAT-plichtig Goederenverkopen: Andere regels per land van bestemming Vrijwillige registratie: Kan altijd, ook onder de limiet Malta VAT-nummers: Dit moet je weten Het Maltese VAT-nummer begint altijd met MT en heeft vervolgens 8 cijfers. Bijvoorbeeld: MT12345678. Hiermee kun je binnen de EU zakendoen zonder Maltese VAT te betalen (reverse charge-procedure). VAT-Registratie Malta: Zo vraag je het aan Hier wordt het iets complexer dan bij de Tax ID. Je hebt twee opties: Variant Voorwaarde Doorlooptijd Kosten Standaardregistratie Maltese zakelijke adres 2-6 weken Gratis Vereenvoudigde registratie EU-burger, digitale diensten 1-2 weken Gratis Welke documenten heb je nodig voor de Malta VAT-registratie VAT 1-formulier: Het hoofdformulier (online beschikbaar) Bedrijfsoprichtingsbewijs: Certificate of Incorporation of gelijkwaardig Malta Tax ID: Daarom moet je die eerst aanvragen Zakelijk adres op Malta: Huurcontract of adresbevestiging Businessplan: Korte beschrijving van je activiteiten Bankdocumenten: Bewijs van zakelijke rekening (kan Maltees of elders in de EU zijn) Overzicht van de Malta VAT-tarieven Malta heeft een relatief simpel VAT-systeem met duidelijke tarieven: Standaardtarief: 18% (lager dan het Duitse tarief van 19%) Verlaagd tarief: 5% voor bepaalde goederen en diensten Nultarief: 0% voor export en specifieke diensten Vrijgesteld: Geen VAT (financiële diensten, verzekeringen, enz.) Wat betekent dit voor jou? Verkoop je vooral diensten aan andere EU-bedrijven, dan betaal je op Malta meestal helemaal geen VAT (reverse charge). Dat maakt de boekhouding een stuk eenvoudiger dan in Duitsland. VAT Returns in Malta: Termijnen en procedure In Malta dien je je VAT Returns ieder kwartaal in. De deadlines zijn vastgesteld: Kwartaal 1 (jan-maart): Inleveren tot 15 mei Kwartaal 2 (apr-juni): Inleveren tot 15 augustus Kwartaal 3 (juli-sept): Inleveren tot 15 november Kwartaal 4 (okt-dec): Inleveren tot 15 februari Voordeel: Alles verloopt digitaal via het Malta VAT Portal. Je uploadt een Excelbestand of vult de gegevens direct in. Veel relaxter dan de Duitse Elster-software. Resident vs. Non-Resident Status: Welke verklaringen je nodig hebt Hier wordt het ingewikkeld én interessant. Jouw fiscale status in Malta bepaalt niet alleen hoeveel belasting je betaalt, maar ook welke documenten je nodig hebt. Ik leg je het verschil uit – zonder juridisch jargon, beloofd. Malta Tax Resident: Wat betekent dat? Je bent belastingresident in Malta als één van de volgende geldt: 183-dagenregel: Je bent meer dan 183 dagen per jaar op Malta Hoofdverblijf: Jouw hoofdwoning is op Malta Zakelijke leiding: Je runt je bedrijf vanuit Malta Als Tax Resident betaal je belasting over je wereldwijde inkomen op Malta. Dat klinkt misschien als een nadeel, maar dankzij het slimme Maltese systeem ben je vaak alsnog voordeliger uit dan in je thuisland. Non-Resident Status: Het alternatief Als Non-Resident betaal je alleen belasting in Malta over inkomsten die daar zijn gegenereerd of naartoe zijn overgemaakt. Interessant als je bedrijf internationaal opereert. Resident Status Certificaat aanvragen Voor veel zaken heb je een officieel bewijs van je status nodig. Zo werkt het: Aanvragen bij het IRD: Formulier Certificate of Tax Residence Documenten indienen: Bewijs van verblijf, inschrijving, huurcontract Doorlooptijd: 2-4 weken Kosten: 25 euro per certificaat Domicile vs. Residence: Het verschil Dat zorgt voor verwarring. Residence is je fiscale woonplaats; Domicile is je permanente levenscentrum. Voor de meeste internationale ondernemers volstaat Residence. Domicile is alleen van belang voor wie permanent op Malta wil blijven. Wat betekent dat voor jou? Overweeg je status strategisch. Reis je vooral tussen verschillende EU-landen, dan kan Non-Resident voordeliger zijn. Wordt Malta je vaste thuishaven, kies dan voor Resident Status. Dubbeltaxatieverdragen benutten Malta heeft met bijna alle EU-landen een verdrag ter voorkoming van dubbele belasting. Met andere woorden: Je betaalt nooit tweemaal belasting over hetzelfde inkomen. Welk land mag heffen, hangt af van het verdrag. Thuisland Bijzonderheden Belangrijke documenten Duitsland Emigratieheffing bij aandelen > 1% Uitschrijvingsbewijs, Tax Residence Certificaat Oostenrijk 6-maandsregel voor Residence Meldezettel, Residence Certificaat Zwitserland Complexe bronbelasting-regels Belastingaangifte, Tax Residence Certificate De Maltese belastingaangifte: Deadlines en documenten in het eerste jaar De eerste Maltese belastingaangifte is als het springen in het diepe – spannend, maar goed te doen als je weet hoe het werkt. Het systeem is gestructureerder dan in Duitsland, maar heeft wel eigen bijzonderheden. Belastingaangifte Malta: Deadline in het oog houden Malta werkt met vaste deadlines, gebaseerd op het kalenderjaar: Personen: 30 juni van het volgende jaar Ondernemingen: 31 maart van het volgende jaar Eerste belastingaangifte: Zelfde deadline, maar vaak soepeler bij latere indiening Voorbeeld: Voor belastingjaar 2024 moet je als ondernemer uiterlijk 31 maart 2025 aangifte doen. Dat is eerder dan in Duitsland, daartegenover staat minder papierwerk. Welke formulieren heb je in het eerste jaar nodig? Dat hangt af van je status. Hier de belangrijkste: Status Hoofdformulier Aanvullende formulieren Individual Resident FS3 (Individual Return) FS5 (Buitenlands inkomen), FS7 (Vermogenswinst) Individual Non-Resident FS4 (Non-Resident Return) Afhankelijk van inkomen Company FS1 (Company Return) FS2 (Computatie), Diverse bijlagen Deze documenten heb je nodig voor je eerste Malta Tax Return Een checklist die ik zelf destijds graag had gehad: Inkomensbewijzen: Alle inkomstenbronnen van het jaar Kostenbewijzen: Zakelijke uitgaven, aftrekbare kosten Bankafschriften: Van alle rekeningen (Maltees en buitenlands) Facturen en bonnetjes: Voor alle zakelijke transacties Buitenlandse belastingcertificaten: Voor betaalde belasting in andere landen Onroerend goed-documenten: Indien je woningen bezit of huurt Belastingaangifte Malta online indienen Het mooie is: Malta is digitaal. Je dient je tax return in via het Malta.gov.mt portaal. Het systeem heet Digital Malta en is een stuk gebruikersvriendelijker dan Elster. Zo werkt het: Inloggen: Met je Tax ID en eID Formulier kiezen: Afhankelijk van je status Gegevens invoeren: Stap voor stap door het systeem Documenten uploaden: PDF-upload voor bewijzen Verzenden: Elektronische handtekening en indienen Belastingadvies Malta: Wanneer is het zinvol? In het eerste jaar raad ik iedereen aan om professionele hulp te zoeken. Een Maltese belastingadviseur kost tussen de 500-2.000 euro per belastingaangifte, maar kent alle valkuilen en trucs. Wat betekent dat voor jou? Plan minstens 1-2 maanden voorbereiding voor je eerste Malta aangifte. Verzamel je papieren goed gestructureerd en wees niet bang om een specialist in te schakelen – meestal verdien je die investering snel terug. Typische fouten bij de eerste Malta Tax Return Verkeerde inkomenscategorie: Malta maakt scherp onderscheid tussen verschillende inkomenssoorten Buitenlandse inkomsten vergeten: Ook als Non-Resident moet je bepaalde buitenlandse inkomsten opgeven Geen vertalingen aangeleverd: Documenten in andere talen dan Engels moeten worden vertaald Te late indiening: Boetes starten bij 100 euro en lopen snel op Veelvoorkomende valkuilen bij Malta belastingdocumenten – en hoe je ze vermijdt Na twee jaar Malta-ervaring en gesprekken met talloze ondernemers ken ik de klassieke valkuilen. Goed nieuws: alle vallen zijn te omzeilen als je weet waar je op moet letten. Valkuil #1: Onvolledige eerste aanvraag Het overkomt bijna iedereen: Je dient je aanvraag voor een Tax ID in en krijgt na drie weken een mailtje: Extra documenten vereist. Húp, weer drie weken wachten. Zo voorkom je dit: Dien liever een document te veel in dan één te weinig Alle documenten moeten in het Engels of met beëdigde vertaling zijn Adressen moeten exact overeenkomen (let op hoofdletters/kleine letters) Documenten mogen niet ouder zijn dan 3 maanden Valkuil #2: Verkeerde inschatting van je resident status Veel ondernemers denken: Ik ben maar een paar maanden per jaar op Malta, dus ik ben Non-Resident. Maar Malta kijkt niet alleen naar dagen, maar ook naar vanwaar je je bedrijf aanstuurt. De realiteit: Als je je Maltese bedrijf vanuit Malta runt, ben je belastingresident – ongeacht het aantal dagen dat je er bent. Zo doe je het goed: Laat je status controleren door een Maltese belastingadviseur Documenteer precies waarvandaan je je bedrijf runt Twijfelgeval? Vraag een officiële ruling aan bij het IRD Valkuil #3: VAT-registratie te laat of te vroeg Ik heb het allemaal gezien: ondernemers met 100.000 euro omzet zonder VAT-nummer, en anderen die zich al bij 5.000 euro laten registreren en onnodig ingewikkelde VAT Returns moeten indienen. Sitatie Juiste aanpak Waarom B2B EU-diensten Direct registreren Reverse charge mogelijk B2C digitale diensten Direct registreren VAT-plicht vanaf de eerste euro Lokale diensten op Malta Boven 35.000€ omzet Pas dan verplicht Pure kapitaalopbrengsten Niet registreren Geen VAT op beleggingen Valkuil #4: Vergeten meldplichten Malta houdt van meldingen. Vergeten? Dan zo een boete van 200 tot 500 euro. Deze meldingen mag je niet vergeten: Adreswijziging: Binnen 30 dagen melden bij het IRD Opstart bedrijfsactiviteit: Losse melding naast registratie Structuurwijziging aandeelhouders: Binnen 30 dagen doorgeven Beëindigen van activiteiten: Vóór stopzetting melden Valkuil #5: Foutief bewaren van documenten Malta verplicht je om alle fiscale documenten minimaal 6 jaar te bewaren – op Malta of ten minste digitaal toegankelijk. Dit moet je bewaren: Alle facturen (inkoop en verkoop) Bankafschriften van alle rekeningen Contracten en overeenkomsten Kwitanties van zakelijke uitgaven Correspondentie met instanties Wat betekent dat voor jou? Richt direct een digitaal archiefsysteem in. Zelf gebruik ik een combinatie van Google Drive en boekhoudsoftware. Alles digitaal, doorzoekbaar en veilig. Valkuil #6: Onderschatte vertaalkosten Duitse, Oostenrijkse of Zwitserse documenten moeten naar het Engels vertaald worden. En niet door jezelf, maar door een beëdigde vertaler. Deze documenten zijn vaak vereist in Engelse vertaling: Uittreksel uit het handelsregister Geboorteakten Huwelijksaktes Diploma’s (bij bepaalde aanvragen) Bankreferenties Kosten: 50-150 euro per document. Neem dit mee in je begroting. Jouw checklist: Deze belastingdocumenten heb je echt nodig in het eerste jaar Nu het praktische stuk: een afvinklijst op volgorde van prioriteit – werk alles punt voor punt af, dan houd je overzicht. Fase 1: Meteen na aankomst (eerste 30 dagen) □ Malta Tax ID aanvragen Online via Malta.gov.mt Benodigde documenten: paspoort, adresbewijs thuisland Doorlooptijd: 2-4 weken Kosten: gratis □ Maltees adres regelen Heel belangrijk voor je business Mag privé- of zakelijk adres zijn Service providers bieden ook Virtual Office adressen □ Lokale bankrekening openen Niet verplicht voor belastingen, wel erg handig Maakt verdere procedures veel eenvoudiger HSBC, BOV of BNF zijn beproefde opties Fase 2: Zakelijke activiteit aanmelden (eerste 60 dagen) □ VAT-registratie (indien nodig) Controleer: ben ik VAT-plichtig? EU B2B-diensten: meestal direct registreren verstandig Formulier VAT 1 invullen en indienen Doorlooptijd: 2-6 weken □ Zakelijke activiteit aanmelden bij IRD Los van Tax ID stap Korte omschrijving van je activiteiten Verwacht inkomen doorgeven □ Resident status bepalen Ben je Tax Resident of Non-Resident? Twijfel? Vraag een belastingadviseur Indien nodig: Residence Certificate aanvragen Fase 3: Doorlopende compliance (elk kwartaal) □ VAT Returns indienen (indien geregistreerd) Kwartaalijk tot uiterlijk de 15e van de volgende maand Online via het Malta VAT Portal Ook nul-aangifte indien verplicht □ Boekhouding actueel houden Alle documenten verzamelen en digitaal opslaan Maandelijkse controle aangeraden Voorbereiden op de jaarafsluiting Fase 4: Jaarafsluiting (tot maart/juni jaar erop) □ Belastingaangifte voorbereiden Alle inkomensbewijzen verzamelen Bewijs van uitgaven verzamelen Buitenlandse inkomsten niet vergeten □ Belastingaangifte indienen Bedrijven: voor 31 maart Particulieren: voor 30 juni Eerste keer? Belastingadviseur aanbevolen Documenten die je ALTIJD bij de hand moet hebben Document Waarom belangrijk Waarvoor nodig Malta Tax ID kaart Fiscale identificatie Bank, contracten, autoriteiten VAT-certificaat EU-brede handel B2B-facturen, EU-aankopen Residence Certificate Fiscaal woonadres Banken, dubbele belasting Certificate of Incorporation Bewijs onderneming Voor alle zakelijke doeleinden Kostenoverzicht voor het eerste jaar Zodat je weet wat je te wachten staat: Malta Tax ID: 0€ VAT-registratie: 0€ Residence Certificate: 25€ per stuk Vertalingen: 200-800€ (afhankelijk van documentatie) Belastingadviseur eerste aangifte: 500-2.000€ Lopende boekhouding: 100-500€ per maand Wat betekent dat voor jou? Reken het eerste jaar op 1.000-3.000 euro voor fiscale compliance. Een investering die zich bijna altijd terugverdient – omdat je meteen alles goed opzet. Veelgestelde vragen Hoe lang duurt het totdat ik alle Malta belastingdocumenten heb? Van Tax ID tot volledige fiscale registratie duurt het meestal 2-3 maanden. De Tax ID is de bottleneck (2-4 weken), daarna gaat alles vrij vlot. Heb ik een Maltese belastingadviseur nodig voor de documenten? De basisregistratie (Tax ID, VAT) kun je prima zelf doen. Voor je eerste aangifte en complexe zaken raad ik een lokale adviseur aan. De investering van 500-1.500€ bespaart je vaak veel stress én geld. Kan ik Malta belastingdocumenten ook vanuit Nederland aanvragen? Tax ID en VAT-registratie kunnen volledig online, waarvandaan dan ook. Sommige documenten moet je wel persoonlijk ophalen of een Maltees bezorgadres opgeven. Wat als ik deadlines voor Malta belastingaangiften mis? Boetes beginnen bij 100€ en lopen snel op. Bij een eerste keer is Malta vaak soepel, maar vertrouw daar niet op. Plan liever 4-6 weken marge in. Welke Malta belastingdocumenten heeft mijn Nederlandse/Duitse bank nodig? Banken vragen meestal om de Malta Tax ID, een Residence Certificate en voor bedrijven het Certificate of Incorporation. Soms ook een recente belastingaangifte of een “Good Standing Certificate”. Worden Malta belastingdocumenten automatisch erkend binnen de EU? In principe wel, aangezien Malta EU-lid is. Sommige landen vragen echter aanvullende bevestigingen of een apostille. Vraag bij twijfel na in het betreffende land. Hoe vaak moet ik Malta belastingdocumenten vernieuwen? Tax ID en VAT-nummer zijn onbeperkt geldig. Residence Certificates zijn meestal 1-2 jaar geldig. Good Standing Certificates laat je best jaarlijks vernieuwen. Wat kost de volledige Malta belastingregistratie? De officiële kosten zijn minimaal (alleen 25€ voor een Residence Certificate). Het meeste gaat op aan vertalingen (200-800€) en eventuele belastingadvies (500-2.000€ in het eerste jaar). Kan ik met Malta belastingdocumenten overal in de EU zakendoen? Ja, met een Maltees VAT-nummer kun je in heel de EU verkopen. Bij B2B geldt reverse charge, bij B2C gelden per land andere regels. Heb ik bij Malta Resident Status nog Duitse belastingpapieren nodig? Voor uitgeschreven worden in Duitsland heb je Duitse documenten nodig. Daarna meestal niet meer, behalve in overgangsjaren of bij dubbelbelastingverdragen. Laat dit door een belastingadviseur controleren.
