Inhoudsopgave De 48-uur-regel: Wat je direct na aankomst moet regelen De eerste week: Basisregistraties en aanmeldingen Maand 1-3: Je documenten op orde brengen Maand 3-6: Op weg naar officieel resident De meest gemaakte deadline-fouten en hoe je ze voorkomt Noodprocedures: Wat te doen bij gemiste termijnen Praktische tips voor je planning Malta is niet alleen maar zon en Azure Window-romantiek – het is ook een land met verrassend strikte deadlines voor nieuwkomers. Ik weet het nog goed: op mijn eerste dag – koffers uitgepakt, appartement bewonderd, en dan die realiteit: veertien verschillende loketbezoeken met deels overlappende data, opgesteld door mensen die waarschijnlijk zelf nooit verhuisd zijn. Na twee jaar eilandervaring en talloze gesprekken met andere expats heb ik geleerd: timing is alles. Mis je een deadline, dan kan je arbeidscontract zo met maanden vertraging ingaan. Vergeet je je ergens aan te melden, dan werkt je zorgverzekering niet. Ik geef je het exacte tijdspad van alle belangrijke procedures – met de werkelijke termijnen, niet de theoretische. De 48-uur-regel: Wat je direct na aankomst moet regelen Malta hanteert een ongeschreven 48-uur-regel die niemand je van tevoren vertelt. Officieel staat hij nergens, praktisch bepaalt hij hoe vlot je in Malta van start kunt. Direct aanmelden bij de politie (binnen 48 uur) Als EU-burger hoef je je officieel niet bij de politie aan te melden – praktisch kun je het maar beter wel doen. Waarom? Omdat je met deze stap later bij andere loketten veel tijd wint. Het Police Headquarters in Floriana is dagelijks geopend van 8:00 tot 16:00, maar ga voor 14:00 uur; daarna zijn de deuren vaak al dicht. Wat je mee moet nemen: Paspoort of identiteitskaart Huurcontract of hotelbevestiging als adresbewijs Een pasfoto (echt waar – de meeste denken hier niet aan) 25 euro contant (pinnen lukt niet altijd) Je ontvangt een Police Registration Certificate dat je bij bijna elke volgende stap nodig hebt. Zonder dit document gebeurt er niets – ik spreek uit ervaring. Maltese simkaart regelen Internet is in Malta geen luxe, maar een levenslijn voor al je registraties. De meeste formulieren zijn alleen online beschikbaar en zonder mobiele telefoon bereik je geen enkele instantie. Aanbevolen aanbieders met directe activatie: GO Mobile: Winkels in Valletta en Sliema, 20 euro prepaid is voldoende voor de start Vodafone Malta: Beste bereik op Gozo, mocht je daar terechtkomen Melita Mobile: Goedkoopste optie, maar langere verwerkingstijd Wat betekent dit voor jou? Plan deze twee taken op je eerste volledige dag, niet op de avond van aankomst. Jetlag en Maltese bureaucratie gaan niet samen. De eerste week: Basisregistraties en aanmeldingen De eerste week bepaalt of je drie maanden later relaxed je eerste Maltese salaris ontvangt, of nog steeds in wachtrijen hangt. Identity Malta: De sleutel tot alles (dag 3-5) Identity Malta is je eerste echte testcase. Hier haal je je eID Card – zonder die lukt er niets op Malta. De wachttijden zijn berucht, dus boek je afspraak idealiter al vóór je aankomst online. Vereiste documenten voor de eID-aanvraag: Ingevuld Application Form IM1 (te downloaden online) Origineel paspoort plus twee kopieën Geboorteakte met apostille (die heb je echt nodig) Huurcontract of koopcontract woning Police Registration Certificate 27,50 euro behandelingskosten Pro-tip: De apostille van je geboorteakte moet je vooraf in je thuisland regelen. Ik heb hier zelf drie weken op gewacht omdat ik het niet wist. In Duitsland regel je dit bij de Landeskanzlei van je deelstaat. Jobcentre Plus inschrijving voor werkzoekenden Heb je nog geen baan of werk je als freelancer, dan moet je je de eerste week inschrijven bij Jobcentre Plus. Het klinkt bureaucratischer dan het is – je hebt het vooral nodig voor je zorgverzekering. Status Benodigde aanmelding Deadline Kosten Werkzoekend Jobcentre Plus 7 dagen Gratis Loonwerker Automatisch via werkgever Eerste werkdag – Zelfstandig VAT Department 14 dagen na eerste factuur Vanaf 25 euro Bankrekening openen (dag 5-7) Een bankrekening openen op Malta is als daten – iedereen wil je leren kennen, maar niemand zet de eerste stap. HSBC Malta en Bank of Valletta zijn het vriendelijkst voor buitenlanders, maar reken op twee tot drie afspraken voor je rekening echt actief is. Welke bank past bij wie: HSBC Malta: Beste online banking-app, hogere kosten, internationale overboekingen eenvoudig Bank of Valletta: Goedkopere rekeningen, meer filialen, traditioneler APS Bank: Kleinste bank, persoonlijke service, langste wachttijden Wat betekent dit? Zonder Maltese bankrekening kun je niet werken, geen huur betalen en geen lokale contracten afsluiten. Reken op twee weken tot je bankpas bruikbaar is. Maand 1-3: Je documenten op orde brengen Nu wordt het serieus. De eerste weken zijn vakantiegevoel met papierwerk – vanaf maand twee voel je: Malta is een echt land met echte regels. Belastingnummer en Social Security Number (binnen 30 dagen) Je Tax Identification Number (TIN) en Social Security Number zijn je toegangsbewijs tot de Maltese samenleving. Zonder deze nummers besta je officieel niet. Belastingnummer aanvragen bij Inland Revenue Department: Online afspraak boeken (wachttijd: 2-3 weken) Formulier IR21 invullen en meenemen eID Card en arbeidscontract tonen Voor zelfstandigen: registratie en businessplan overleggen De Social Security Number krijg je meestal automatisch tegelijk met je belastingnummer. Zoniet, dan is een aparte afspraak bij het Department of Social Security in Santa Venera nodig. Zorgverzekering en Health Insurance (tot dag 45) Malta kent een duaal zorgsysteem: publiek en privé. Als EU-burger heb je recht op publieke zorg – maar je wilt dit praktisch misschien liever niet. Publieke zorgverzekering (gratis, maar…): Inschrijving met eID Card bij het Health Department Wachttijden voor specialisten zijn maandenlang Mater Dei Hospital is overbelast Goed voor spoedgevallen, minder voor andere zorg Particuliere zorgverzekering (aanrader): HealthCare Malta: Beste dekking, hoogste premie (300-500 euro/maand) Elmo Insurance: Middenprijsklasse, goede kwaliteit (200-350 euro/maand) GlobalCapital Health: Goedkoopste optie, beperkt artsenaanbod (150-250 euro/maand) Mijn tip: combineer. Schrijf je voor noodgevallen in bij de publieke zorg, verzeker je privé voor alle andere behandelingen. Dit kost circa 200 euro per maand, maar bespaart je maanden wachttijd. Residence Certificate aanvragen (na 90 dagen) Na drie maanden kun je het Residence Certificate aanvragen. Niet verplicht, wel een belangrijke stap als je je voor de lange termijn wilt vestigen. Belangrijk: Het Residence Certificate is niet hetzelfde als een Residence Permit. Als EU-burger heb je geen permit nodig, maar het certificate maakt veel zaken een stuk makkelijker. Wat betekent dit? Deze eerste drie maanden zijn cruciaal voor blijvend succes op Malta. Laat niets versloffen – elke gemiste deadline kost je later tijd en frustratie. Maand 3-6: Op weg naar officieel resident Gefeliciteerd – je hebt de basisbureaucratie doorstaan. Nu gaat het om de details die een tijdelijk verblijf tot een echte residentie maken. Domicile-status en belastingoptimalisatie Malta heeft een uniek belastingstelsel met verschillende resident-statussen. Je keuze maak je uiterlijk na drie maanden verblijf. Status Vereisten Fiscale behandeling Termijn Niet-resident Minder dan 183 dagen/jaar Alleen Maltees inkomen belast Direct Resident niet-gedomicilieerd Meer dan 183 dagen, geen domicile Remittance-basis mogelijk Na 6 maanden Resident gedomicilieerd Permanente vestiging Wereldwijd inkomen belast Na meerdere jaren Voor de meeste expats is de status resident niet-gedomicilieerd ideaal. Je betaalt alleen belasting over geld dat je daadwerkelijk naar Malta overmaakt. Rijbewijs en voertuigregistratie Met je Duitse EU-rijbewijs mag je zes maanden rijden. Daarna moet je hem inwisselen voor een Maltees rijbewijs of opnieuw examen doen. Inwisselen EU-rijbewijs: Afspraak maken bij Transport Malta Duits rijbewijs plus beëdigde vertaling meenemen Oogtest ter plaatse (gratis) 25 euro kosten voldoen Nieuw rijbewijs binnen 7-10 werkdagen per post Een auto kopen is opvallend eenvoudig: kopen bij de dealer, direct registreren, klaar. Verzekering is verplicht en kost 300-800 euro per jaar, afhankelijk van je leeftijd en het type auto. Nutsvoorzieningen en langlopende contracten Na drie maanden is het tijd om uit tijdelijke, gemeubileerde huurwoningen te stappen en vaste contracten af te sluiten. Enemalta (elektriciteit & gas): Online aanmelden met eID Card Borg: 100-200 euro afhankelijk van het verwachte verbruik Eerste rekening na 6-8 weken Water Services Corporation: Apart aanmelden noodzakelijk Vaak al inbegrepen bij de huur Bij koopwoning: 50 euro aansluitkosten Internet en telefonie: GO: Marktleider, betrouwbaar, prijzig (40-60 euro/maand) Melita: Goedkoper alternatief, kwaliteit varieert per regio Vodafone: Goede mobiele pakketten, zwakker vast netwerk Wat betekent dit? In deze fase beslis je of Malta jouw tijdelijke thuis blijft of een echte basis wordt. Investeer tijd in fiscale planning – dat scheelt je later veel geld. De meest gemaakte deadline-fouten en hoe je ze voorkomt Na twee jaar op het eiland heb ik zelf zo’n beetje elke fout gemaakt of gezien die denkbaar is. Dit zijn de klassiekers waarin bijna iedere nieuwkomer trapt. De 183-dagen-teller Malta bepaalt je fiscale residentie aan de hand van één eenvoudige regel: 183 dagen in het kalenderjaar = fiscaal resident. Wat velen over het hoofd zien: het gaat om het kalenderjaar, niet de eerste 12 maanden na aankomst. Klassieke fout: Je arriveert op 1 juli. Tot 31 december zijn het net 184 dagen – je bent direct fiscaal resident, ook als dat niet je bedoeling was. Oplossing: Houd dagelijks bij hoe lang je op Malta bent. Apps als DayCounter zijn hiervoor ideaal. Denk goed na op welk moment je echt resident wilt worden. De eID-kaart verlengen De Maltese eID-kaart is tien jaar geldig – maar alleen als je onafgebroken in Malta ingeschreven blijft. Verblijf je meer dan zes maanden in het buitenland, dan wordt je kaart ongeldig. Typische situatie: Je werkt een jaar in Malta, daarna zes maanden remote vanuit Duitsland. Terug op Malta doet je eID het niet meer en moet je weer helemaal overnieuw beginnen bij Identity Malta. Voorzorgsmaatregel: Vraag bij langdurige afwezigheid een officiële Temporary Absence status aan. Dat kost 25 euro en behoudt je resident-status. Social Security-bijdragen vergeten Als zelfstandige moet je elk kwartaal je sociale premie afdragen. Vergeet je een betaling, dan vervalt je zorgverzekering met terugwerkende kracht. Kwartaal Betaaldatum Minimumbijdrage Boete bij te late betaling K1 (jan-mrt) 15 april 213,69 euro 10% van de bijdrage K2 (apr-jun) 15 juli 213,69 euro 10% van de bijdrage K3 (jul-sep) 15 oktober 213,69 euro 10% van de bijdrage K4 (okt-dec) 15 januari 213,69 euro 10% van de bijdrage Pro-tip: Zet een automatische periodieke overboeking klaar. De bedragen wijzigen jaarlijks, maar de betaaldata zijn altijd gelijk. VAT-registratie voor freelancers Verdien je als freelancer meer dan 14.000 euro omzet per jaar, dan moet je je binnen 30 dagen na het overschrijden van deze limiet voor VAT (btw) inschrijven. Veelgemaakte fout: Vaak wachten mensen tot eind van het jaar en melden zich dan pas aan. Dit kan boetes tot 1.164 euro opleveren. Zo doe je het goed: Check je omzet elke maand. Wordt duidelijk dat je over die 14.000 euro heen gaat, meld je dan meteen aan. Wat betekent dit? Deze fouten kosten niet alleen geld, maar kunnen je resident-status in gevaar brengen. Eén gemiste deadline kan maandenlang herstelwerk betekenen. Noodprocedures: Wat te doen bij gemiste termijnen Een misstap is zo gemaakt – ook op Malta. Ik heb zelf ooit een VAT-deadline gemist en drie anderen geholpen bij het repareren ervan. Hier is je reddingsplan. Te late belastingaangifte redden De Maltese belastingaangifte moet vóór 30 juni binnen zijn. Ben je te laat, wordt het prijzig – maar alles is nog te repareren. Directe stappen bij te laat indienen: Binnen 30 dagen: Dien je aangifte alsnog in met een Letter of Explanation. Boete: 25 euro 30-90 dagen te laat: Bovenop de boete betaal je 5% rente over de verschuldigde belasting Na 90 dagen: De Commissioner for Revenue kan verdere sancties opleggen Mijn tip: Ga persoonlijk naar het Inland Revenue Department in Valletta. Een goed gesprek doet vaak wonderen – Maltese ambtenaren zijn meestal een stuk soepeler dan Duitse. Verlopen eID-kaart opnieuw activeren Is je eID verlopen of geblokkeerd, dan sta je even buiten spel. Geen bankzaken, geen afspraken, geen online aankopen. Spoedprocedure voor noodgevallen: Same-day-service bij Identity Malta (100 euro extra) Tijdelijk certificaat voor belangrijke afspraken (25 euro, 30 dagen geldig) Nooddocument, mocht je ook je paspoort kwijt zijn Bij Identity Malta in Gzira is een speciale Urgent Case balie. Kom met al je documenten én een goed verhaal – soms lukt het zelfs dezelfde dag. Zorgverzekering na betalingsachterstand Betaal je je social security niet op tijd, dan vervalt je publieke zorgdekking. In noodgevallen is dat vervelend, maar zelden rampzalig. Tijdelijke oplossingen: Gebruik de Europese Ziekteverzekeringskaart (EHIC) van je thuisland Privé-reisverzekering voor acute gevallen Zorg op eigen kosten in het Mater Dei Hospital (duurder, maar mogelijk) Voor structurele oplossing: Betaal alsnog de achterstallige premies plus boetes. Je dekking wordt meestal binnen een week hervat. Werkvergunning op het nippertje Niet-EU-burgers moeten hun Single Permit (werk- en verblijfsvergunning) op tijd verlengen. Officieel duurt het 90 dagen, praktisch vaak langer. Als je haast hebt: Dien je aanvraag minstens 120 dagen voor vervaldatum in Vraag bij tijdsnood om Urgent Processing (300 euro toeslag) Huur zo nodig een Maltese jurist in (500-1.000 euro) Wat betekent dit? Gemiste deadlines zijn vervelend, maar zelden onoverkomelijk. Malta is pragmatisch – als je eerlijk en oplossingsgericht bent, kom je meestal tot een oplossing. Praktische tips voor je planning Twee jaar Malta hebben me geleerd: zonder systeem raak je het overzicht snel kwijt door de vele deadlines en procedures. Digitale tools voor je Malta-planning Onmisbare apps voor verhuizers naar Malta: Malta Government App: Alle afspraken bij instanties online regelen Tallinja: Bustijden (met een korreltje zout nemen) Malta Post: Track & trace voor belangrijke documenten Any.do of Todoist: Voor je eigen taken en deadlines Mijn persoonlijke deadline-overzicht (voorbeeld): Deadline Taak Reminder instellen Back-up plan Dag 2 Politie-registratie Dag 1 Vroeger tijdstip plannen Dag 5 eID-aanvraag Dag 3 Express-service Dag 7 Jobcentre/Bank Dag 5 Online alternatief Dag 30 Belastingnummer Dag 25 Agent inschakelen Dag 90 Residence Certificate Dag 80 Verlenging aanvragen Praktische hacks voor instanties Beste tijden voor loketbezoeken: Dinsdag t/m donderdag, 9:00-11:00: Medewerkers zijn fris, drukte is beperkt Nooit op maandag: Na het weekend is het altijd druk Nooit na 14:00: Veel kantoren sluiten eerder dan aangegeven Nooit in de laatste week van de maand: Iedereen probeert dan op tijd zijn aanvraag rond te krijgen Documenten altijd op voorraad: 5 pasfoto’s (goedkoper in een 5-pack) 10 gewaarmerkte kopieën van paspoort/ID-kaart Geboorteakte met apostille (origineel + 3 kopieën) Huurcontract of eigendomsakte (origineel + 3 kopieën) 50 euro in kleine coupures (pinnen blijft onzeker) Netwerk opbouwen voor insider-tips Malta is klein – 500.000 inwoners op een oppervlakte kleiner dan Bremen. Iedereen kent elkaar, en een aanbeveling opent deuren. Belangrijke communities om snel aansluiting te vinden: Malta Expat Network (Facebook): 15.000+ leden, zeer actief Duitsers op Malta: Voor Duitstalige nieuwkomers Malta Remote Workers: Digitale nomaden en freelancers Malta Entrepreneurs Network: Voor ondernemers en startups Offline netwerken – deze plekken zijn goud waard: Startup Grind Malta: Maandelijkse events in Valletta Malta Chamber Networking: Business-events Quad Sport Club: Expat-hotspot, relaxte sfeer Running Groups: Sliema/St. Julians, meerdere keren per week Wat betekent dit? Op Malta draait alles om connecties. Eén goede kop koffie kan je weken bureaucratie schelen. Stop tijd in je netwerk – het betaalt zich absoluut uit. Veelgestelde vragen (FAQ) Kan ik alles online regelen bij de overheid? Helaas niet. Malta digitaliseert snel, maar ongeveer 70% van de belangrijke aanmeldingen vergen nog steeds een fysieke afspraak. eID-aanvraag, bankrekening openen en belastingnummer aanvragen gaan alleen ter plekke. Wat gebeurt er als ik onbedoeld over de 183-dagen grens ga? Dan word je automatisch fiscaal resident van Malta. Dat hoeft niet negatief te zijn – de belastingtarieven zijn relatief laag. Je bent dan wel verplicht belastingaangifte te doen en mogelijk te betalen over je wereldwijde inkomen. Hoe lang duurt het aanvragen van een eID-kaart écht? Officieel 10-15 werkdagen. In de praktijk: 3-4 weken in het hoogseizoen (oktober-december), daarbuiten 2-3 weken. Express-service (27,50 euro extra) verkort het tot 5-7 werkdagen. Heb ik als EU-burger een werkvergunning nodig? Nee, als EU-burger mag je automatisch werken. Wel heb je een Maltees belastingnummer en Social Security Number nodig. Zonder deze twee kun je legaal niet aan de slag. Wat zijn de totale kosten aan verplichte administratie bij een verhuizing naar Malta? Reken op 300-500 euro voor alle verplichte zaken in het eerste jaar: eID (27,50€), Police Registration (25€), legalisaties (50-100€), particuliere zorgverzekering (200-400€/jaar), plus kleinere kostenposten. Kan ik mijn Duitse zorgverzekering in Malta blijven gebruiken? Alleen tijdelijk, via de Europese Ziekteverzekeringskaart (EHIC). Voor een lang verblijf moet je een Maltese verzekering afsluiten – publiek (gratis, maar lange wachttijden) of privé (sneller, betere dekking tegen betaling). Hoe vind ik betrouwbare hulp bij lastige registraties? Malta kent gecertificeerde immigratie-adviseurs en belastingexperts. Prijs: 100-200 euro per uur voor advies, 500-1.500 euro voor all-in verhuisbegeleiding. Vraag altijd om referenties. Wat als mijn werkgever mijn registraties te laat regelt? Je bent altijd zelf verantwoordelijk voor je administratieve verplichtingen, niet je werkgever. Wacht dus niet af, maar handel zelf en stuur later jouw kosten in. Vertragingen kunnen je legale status in gevaar brengen. Hoe snel kan ik na Malta verhuizen? In theorie meteen – praktisch kun je het beste 4-6 weken voorbereidingstijd rekenen. Belangrijkste: apostille op je geboorteakte, online afspraken boeken bij Identity Malta, en bankafspraak maken. Zijn er verschillen tussen Malta en Gozo qua procedures? De procedures zijn identiek, alleen op Gozo zijn de wachttijden langer door minder kantoren. Tel voor Gozo-vestiging 25-30% extra tijd bovenop. Sommige afspraken moet je alsnog op Malta doen.
