Inhoudsopgave Waarom je professionele contracttemplates nodig hebt voor je Malta-bedrijf Directors Agreement Malta: Het belangrijkste contract voor jouw onderneming Arbeidsovereenkomsten op Malta: Van remote tot fulltime goed geregeld Andere essentiële contracttemplates voor Malta-bedrijven Waar je betrouwbare contracttemplates voor Malta vindt Veelgestelde vragen over Malta contracttemplates Je hebt je bedrijf op Malta opgericht en denkt nu: Contracten? Dat schrijf ik wel even zelf. Stop! Ik weet dat het verleidelijk is om op contracttemplates te besparen. Maar geloof me: na twee jaar op het eiland en talloze gesprekken met ondernemers die hun contracten later duur moesten aanpassen, kan ik je alleen maar adviseren: investeer vanaf het begin in professionele juridische documenten. Malta mag dan EU-lid zijn en Engels als officiële taal hebben – toch gelden hier specifieke wetten die anders zijn dan in je thuisland. Vooral bij Directors Agreements, arbeidsovereenkomsten en aandeelhoudersovereenkomsten loeren valkuilen die je later veel geld kunnen kosten. Waarom je professionele contracttemplates nodig hebt voor je Malta-bedrijf Voordat ik je de belangrijkste contractvormen uitleg, zullen we eerlijk zijn: Malta is geen Duitsland, geen Zwitserland en ook geen Oostenrijk. Dat merk je direct zodra je voor het eerst tegenover een Maltese advocaat zit en hij je vertelt dat jouw internationale standaardcontract hier niet werkt. De juridische bijzonderheden van Malta begrijpen Malta volgt het common law-systeem (vergelijkbaar met het Verenigd Koninkrijk), terwijl de meeste EU-landen civil law hanteren. Dat betekent concreet: jurisprudentie en rechterlijke uitspraken spelen een grotere rol dan bijvoorbeeld in Duitsland of Oostenrijk. Je contracten moeten rekening houden met deze bijzonderheid. Een praktijkvoorbeeld: een Duitse ondernemer gebruikte zijn gebruikelijke ontslagclausules in Maltese arbeidsovereenkomsten. Het resultaat? Een jaar later stond hij voor het Industrial Tribunal (Maltese arbeidsrechtbank) en moest hij een ontslagvergoeding met vijf cijfers betalen, omdat zijn clausules volgens Maltese wetgeving ongeldig waren. Typische financiële valkuilen bij zelfgemaakte contracten Dit zijn de duurste fouten die ik het meest zie bij nieuwkomers op Malta: Onjuiste forumclausules: Je wilt niet voor een Maltese rechtbank belanden als het te vermijden is – maar de clausule moet juridisch waterdicht zijn Onduidelijke opzegtermijnen: Op Malta gelden andere termijnen dan in Duitsland (notice periods van tot 3 maanden zijn normaal) Vergeten tax residence-clausules: Zonder juiste formulering loop je fiscale nadelen op Ontbrekende compliance-bepalingen: Malta neemt AML (anti-witwas) zeer serieus – je contracten moeten dat weerspiegelen Wat maakt Malta anders dan andere EU-landen? De grootste verschillen liggen op drie vlakken: Aspect Malta Duitsland/Oostenrijk Rechtssysteem Mix van common law & civil law Zuiver civil law Officiële talen Maltees en Engels Duits Contracttaal Meestal Engels, soms Maltees Duits Rechtsgang Vaak langdurig (1-3 jaar) Gestructureerder, maar ook tijdrovend Directors Agreement Malta: Het belangrijkste contract voor jouw onderneming De Directors Agreement is het contract tussen jouw Malta-bedrijf en jou als directeur. Klinkt eenvoudig? Dat is het niet. Dit contract regelt niet alleen je taken en vergoeding, maar bepaalt ook cruciale fiscale aspecten van je Malta-structuur. Wat hoort er in een Directors Agreement? Een professionele Directors Agreement voor Malta moet minstens deze punten bevatten: Duties and Responsibilities: Duidelijk omschreven taken als director Remuneration Structure: Hoe en wanneer je wordt betaald Tax Residence Clauses: Essentieel voor fiscale optimalisatie Confidentiality Provisions: Bescherming van gevoelige bedrijfsdata Termination Procedures: Hoe de samenwerking beëindigd kan worden Indemnity Clauses: Bescherming tegen persoonlijke aansprakelijkheid Bijzonder belangrijk: de tax residence-clausules. Ontvang je als niet-Maltese resident een directors fee, dan kunnen er verschillende belastingregimes gelden. Een verkeerd geformuleerd contract kan tot onbedoelde Maltese belastingplicht leiden. Veelgemaakte fouten bij Directors Agreements vermijden Deze valkuilen zie ik steeds terugkeren: Onduidelijke Ordinarily Resident-definitie: Malta maakt onderscheid tussen Resident en Ordinarily Resident – dat kan fiscaal 35% vs. 5% betekenen Ontbrekende substance requirements: Je Directors Agreement moet duidelijk maken dat er echte economische activiteiten op Malta zijn Vergeten MFSA-compliance: Bij gereguleerde bedrijven gelden extra eisen Verkeerde currency-clausules: Euro, USD of Maltese lira (historisch) – dit moet vastliggen Template versus maatwerkcontract Dit is de realiteit: een basis-template kost 200-500 euro, een maatwerkcontract van een topadvocaat 2.000-5.000 euro. Voor de start is een professionele template vaak voldoende, maar laat die altijd controleren door een Maltese advocaat. Mijn tip: Begin met een goede template en laat deze voor 300-500 euro door een lokale advocaat aanpassen. Dat is de sweet spot tussen kosten en zekerheid. Arbeidsovereenkomsten op Malta: Van remote tot fulltime goed geregeld Wil je medewerkers op Malta aannemen? Dan moet je weten: het Maltese arbeidsrecht is veel werknemersvriendelijker dan je misschien verwacht. Hier geldt niet het Duitse Fire at Will-principe, maar zijn er duidelijke beschermingsbepalingen. Maltese arbeidsrecht in een oogopslag De belangrijkste punten voor je arbeidsovereenkomsten: Proeftijd: Maximaal 6 maanden voor nieuwe functies Opzegtermijnen: Afhankelijk van dienstjaren 1-12 weken Minimumloon: Momenteel 195,92 euro per week (per 2024) Vakantiedagen: Minimaal 24 werkdagen per jaar Ziekteverlof: Tot 12 weken doorbetaald ziekteverlof per jaar Wat veel mensen niet weten: Malta kent zeer specifieke regels voor redundancy (bedrijfseconomisch ontslag). Je kunt niet zomaar downsizen zonder het juiste proces te volgen. Bijzonderheden voor internationale medewerkers Neem je EU-burgers of derdelanders aan, dan komen er extra zaken bij: Soort medewerker Werkvergunning nodig? Bijzonderheden EU-burger Nee Vrije arbeidskeuze, maar ID-kaart na 3 maanden verplicht EER-burger Nee Worden als EU-burgers behandeld Derdelander Ja Employment License vereist, complex proces Remote workers Afhankelijk Nomad Residence Permit mogelijk Template voor verschillende werkvormen Afhankelijk van het werkmodel heb je verschillende contractclausules nodig: Fulltime op locatie: Standaard arbeidsovereenkomst met alle wettelijke bepalingen Remote/hybride: Extra clausules over werkplek, apparatuur en privacy Deeltijd: Pro-rata berekening alle voordelen, duidelijke urenafspraken Freelancer/contractor: Service Agreement in plaats van arbeidsovereenkomst (belangrijk voor belasting!) Een veelgemaakte fout: freelancers behandelen als werknemers. Malta controleert streng of er sprake is van echte zelfstandigheid of een verkapt dienstverband. Andere essentiële contracttemplates voor Malta-bedrijven Naast Directors Agreement en arbeidsovereenkomsten zijn er nog andere documenten die je voor je Malta-business nodig hebt. Dit zijn de belangrijkste: Aandeelhoudersovereenkomsten Ben je niet de enige aandeelhouder, dan is een aandeelhoudersovereenkomst onmisbaar. Op Malta regelt dit contract: Voting Rights: Hoe worden beslissingen genomen? Transfer Restrictions: Wie mag aandelen aan wie verkopen? Exit Strategies: Wat gebeurt er bij conflict of uitstap? Dividend Policies: Hoe worden winsten uitgekeerd? Tag-along/drag-along rights: Bescherming voor minderheidsaandeelhouders Bijzonderheid op Malta: bij internationale structuren moeten vaak meerdere rechtsstelsels in acht worden genomen. Een Duitse en een Amerikaanse investeerder hebben uiteenlopende fiscale behoeftes. Service Agreements voor internationale klanten Je Malta-bedrijf zal waarschijnlijk diensten leveren aan internationale klanten. Deze service agreements moeten extra zorgvuldig worden opgesteld: Scope of Work: Exact gedefinieerde prestaties Payment Terms: Munteenheid, betaalmoment, vertragingsrentes Intellectual Property: Wie is eigenaar van de resultaten? Liability Limitations: Beperking van aansprakelijkheid volgens Maltees recht Dispute Resolution: Waar en hoe worden geschillen afgehandeld? Belangrijk: werk je met EU-klanten, dan moet je GDPR-compliance garanderen. Malta is zeer strikt op het gebied van privacy. Huurovereenkomsten voor kantoorruimte Voor veel Malta-bedrijven is een fysiek kantoor verplicht (substance-requirements). Bij huurovereenkomsten gelden Maltese bijzonderheden: Aspect Malta-standaard Tips Borgsom 2-6 maandhuren Altijd schriftelijk vastleggen Duur Meestal 3-5 jaar Onderhandel breakclausules Opzegtermijn 3-6 maanden Bij internationale structuren belangrijk Servicekosten Vaak niet inbegrepen Check extra ruimtes & utilities apart Waar je betrouwbare contracttemplates voor Malta vindt Nu de praktische vraag: waar vind je goede contracttemplates zonder een fortuin uit te geven? Na twee jaar ervaring kan ik je diverse opties aanbevelen – afhankelijk van je budget en de complexiteit van je structuur. Professionele advocatenkantoren vs. online templates De waarheid is: voor 90% van de Malta-bedrijven zijn professionele templates van gerenommeerde bronnen voldoende. Alleen als je complexe structuren hebt (meerdere landen, gereguleerde sectoren, hoge transacties), heb je vanaf dag één maatwerkcontracten nodig. Top-tier advocatenkantoren op Malta: Ganado Advocates (voor grote internationale deals) Camilleri Preziosi (sterk in ondernemingsrecht) GTG Advocates (goed voor techbedrijven) Fenech & Fenech Advocates (traditioneel, maar solide) Online-platforms voor templates: Malta Business Registry (officiële basisdocumenten) MFSA Templates (voor gereguleerde sectoren) Kosten en baten vergeleken Een realistisch kostenoverzicht: Contracttype Basic template Advocaat review Maatwerk Directors Agreement 200–400€ 300–600€ 1.500–3.000€ Arbeidsovereenkomst 100–200€ 200–400€ 800–1.500€ Aandeelhoudersovereenkomst 300–500€ 500–800€ 2.000–5.000€ Service Agreement 150–300€ 250–500€ 1.000–2.500€ Mijn aanbevelingen voor een goede start Gebaseerd op mijn ervaring met Malta-bedrijven, hier mijn stappenplan: Fase 1 (Startup): Professionele templates + lokale advocaat voor check (budget: 1.000–2.000€) Fase 2 (Growth): De belangrijkste contracten individueel laten aanpassen (budget: 3.000–5.000€) Fase 3 (Scale): Volledig maatwerk contractensuite (budget: 10.000€+) Mijn vaste advies: investeer vroeg in een goede Maltese advocaat voor een basisconsult. Een uur overleg kost 200–400 euro, maar kan je duizenden euros aan latere aanpassingen besparen. Insider-tip: Veel Maltese advocaten bieden Company Formation Packages aan waar basiscontracten inzitten. Dat is vaak goedkoper dan alles los kopen. Veelgestelde vragen over Malta contracttemplates Kan ik Duitse contracttemplates gebruiken voor mijn Malta-bedrijf? Nee, dat is geen goed idee. Het Maltese recht wijkt sterk af van het Duitse. Duitse clausules kunnen ongeldig of zelfs nadelig uitpakken. Moet mijn Directors Agreement in het Engels of Maltees zijn? Engels is volledig voldoende en wordt zelfs de voorkeur gegeven, omdat het de zakentaal op Malta is. Maltees is alleen nodig als alle partijen dat wensen. Hoe vaak moet ik mijn contracttemplates updaten? Minstens elke 2-3 jaar of als relevante wetgeving verandert. Malta past zijn belasting- en ondernemingsrecht regelmatig aan EU-richtlijnen aan. Wat als ik zonder Directors Agreement werk? Dat is riskant. Je hebt dan geen duidelijk juridisch kader voor je functies, wat fiscale en aansprakelijkheidsproblemen kan opleveren. Heb ik verschillende arbeidsovereenkomsten nodig voor EU en niet-EU medewerkers? Ja, absoluut. De visum- en werkvergunningseisen zijn totaal verschillend en moeten in het contract worden opgenomen. Kan ik online contracttemplates gewoon kopiëren en gebruiken? Theoretisch wel, in de praktijk is dat riskant. Gratis templates zijn vaak verouderd of incompleet. Investeer liever in gecontroleerde templates. Wat kost het als ik verkeerde contracten gebruik? Dat kan flink duur zijn. Loonnabetaling achteraf, belastingclaims of ongeldige contracten kunnen je snel tienduizenden euro’s kosten. Moet ik als eenmanszaak ook een Directors Agreement hebben? Als je als director van je eigen Malta-bedrijf optreedt, wordt een Directors Agreement aanbevolen – vooral voor fiscale optimalisatie. Hoe vind ik een goede Maltese advocaat voor contracten? Aanbevelingen van andere ondernemers, de Malta Chamber of Commerce of het Malta Business Registry hebben lijsten van gekwalificeerde advocaten. Kan ik mijn contracten ook in het Duits opstellen? Juridisch mogelijk, maar onpraktisch. Maltese rechtbanken en autoriteiten werken in het Engels en Maltees. Duitse contracten moeten worden vertaald.
