Inhoudsopgave Waarom 6 maanden realistisch zijn (en 3 maanden wensdenken) Vooraanmelding en basis: Wat je voor maand 1 moet weten Maand 1: Juridische basis voor je Malta-verplaatsing Maand 2: Fiscale koersbepaling en EU-compliance Maand 3: Operationele infrastructuur in Malta opbouwen Maand 4: Medewerkers, HR en arbeidsrecht Malta Maand 5: Finalisering en systeemtests Maand 6: Go-Live van je bedrijfsverplaatsing De 7 meest voorkomende valkuilen bij de Malta-verplaatsing Realistisch kostenoverzicht: Wat je kunt verwachten FAQ rondom bedrijfsverplaatsing naar Malta Waarom 6 maanden voor bedrijfsverplaatsing naar Malta realistisch zijn (en 3 maanden wishful thinking) Heb je besloten je bedrijf naar Malta te verplaatsen? Gefeliciteerd met je keuze! Maar laat ik direct met de mythe afrekenen: “Even snel regelen” bestaat hier niet. Ik hoor zo vaak ondernemers die denken dat ze het in 6-8 weken kunnen afronden. Spoiler: Dat eindigt meestal in chaos, dure herstelacties en grijze haren. Na twee jaar Malta-ervaring en talloze gesprekken met ondernemers die de stap daadwerkelijk hebben gezet, kan ik je verzekeren: 6 maanden is realistisch, 12 maanden is relaxed, 3 maanden is pure stress. Waarom Maltese instanties hun eigen tijdsrekening hanteren Malta werkt anders. Wat in Duitsland 2 weken kost, duurt hier gerust 6 weken. Niet uit luiheid – het Maltese systeem is simpelweg grondiger en bureaucratischer dan verwacht. Zo neemt de Malta Business Registry (MBR) voor een bedrijfsoprichting meestal 4-6 weken de tijd, ook al staat er online “10-15 werkdagen”. Daar komt bij: elke stap hangt af van de vorige. Geen Maltese bedrijfsregistratie = geen bankrekening. Geen bankrekening = geen btw-nummer. Geen btw-nummer = geen EU-compliance. Snap je het spel? Het 6-maanden-plan in één oogopslag Maand Hoofdtaak Kritiek pad Tijdsmarge Vooronderzoek Fiscale advisering, juridische controle 4-6 weken Hoog Maand 1 Bedrijfsoprichting, geregistreerd kantoor 4-8 weken Middel Maand 2 Fiscale registratie, btw-aanmelding 3-6 weken Laag Maand 3 Bankieren, IT-setup, kantoor 4-8 weken Hoog Maand 4 HR-setup, medewerkersoverdracht 6-10 weken Middel Maand 5 Systeemintegratie, testen 2-4 weken Laag Maand 6 Go-live, nazorg 2-4 weken Middel Wat betekent dat voor jou? Plan 6 maanden, reken op 8 maanden, wees blij als het in 5 maanden lukt. Zo voorkom je stress, verbrande bruggen in Duitsland en dure spoedprocedures op Malta. Vooraanmelding en basis: Wat je voor maand 1 moet weten Voordat je ook maar één euro naar Malta overmaakt, moet je drie fundamentele vragen beantwoorden. Ik ken te veel ondernemers die pas na het opzetten van hun bedrijf beseften dat Malta fiscaal helemaal niet ideaal voor ze was. Pijnlijk. Is Malta überhaupt wel geschikt voor jouw onderneming? Malta past niet bij iedereen. De Malta fiscale voordelen zijn vooral interessant voor: Holdingstructuren met deelnemingen (6/7-teruggaafregeling) IP-gedreven bedrijven (Patent Box, 0-5% belasting) Tradingbedrijven met internationale klanten E-commerce en digitale diensten Financiële dienstverlening (met de juiste licentie) Malta werkt NIET optimaal voor: Uitsluitend Duitse business (risk op vaste inrichting) Ambachtelijke bedrijven met lokale klantenkring Bedrijven onder 500.000€ jaaromzet (inspanning > voordeel) Duitse fiscale optimalisatie: Exitheffing en ontstrikking Wordt technisch: Als je met je bedrijf naar Malta verhuist, wil de Duitse fiscus haar deel. De exitheffing volgens § 6 AStG geldt als je stille reserves van meer dan 500.000€ naar het buitenland overhevelt. Bij ontstrikking (§ 4g EStG) worden bedrijfsmiddelen gewaardeerd tegen marktwaarde. Klinkt ingewikkeld? Is het ook. Je hebt hiervoor een Duitse fiscalist nodig die Malta-ervaring heeft – niet zomaar iemand. Juridische due diligence: Wat vooraf gecheckt moet zijn Onderzoeksgebied Kritische vragen Tijdsindicatie Vennootschapsrecht Aandeelhoudersstructuur, bestuur 2-3 weken Belastingrecht Exitheffing, dubbele belasting 3-4 weken Arbeidsrecht Personeelsovergang, ontslagen 2-4 weken Contractenrecht Klantcontracten, leveranciers 1-2 weken Wat betekent dat voor jou? Investeer 3.000-5.000€ in professionele voorbereiding VOORDAT je begint. Dat bespaart je later tienduizenden euros aan correcties. Maand 1: Juridische basis leggen voor je Malta-verplaatsing Nu begint het echt! Maand 1 is de fundering voor alles wat volgt. Hier leg je het juridische fundament waarop je Malta-avontuur gebouwd wordt. Eerlijk: dit is de meest frustrerende, maar ook de belangrijkste maand. Malta bedrijf oprichten: Kies je nieuwe rechtsvorm In Malta heb je drie hoofdopties voor je bedrijfsstructuur: Private Limited Company – de klassieker voor 99% van de verplaatsingen Public Limited Company – alleen relevant voor grote structuren Partnership – vooral voor lokale bedrijven De Private Limited Company is jouw beste keuze. Waarom? Vergelijkbaar met een GmbH, slechts 1.165€ minimumkapitaal en EU-breed erkend. En: volledig remote op te richten. Geregistreerd kantoor op Malta: Meer dan een adres Hier maken veel beginners een fout. Velen denken: “Ik neem het goedkoopste Registered Office van 300€ per jaar.” Slecht idee. Je Registered Office moet namelijk: Zakelijke post ontvangen en doorsturen Beschikbaar zijn voor instanties Een serieuze indruk maken (banken checken dit!) Conform zijn aan Malta Business Registry-eisen Realistische kosten: 1.200–2.400€ per jaar voor een goed Registered Office mét service. Goedkoper loopt vaak mis. Memorandum en statuten: De juridische DNA-code Deze documenten bepalen wat je onderneming mag en hoe ze werkt. Standaardtemplates voldoen meestal, maar bij speciale businessmodellen zijn maatwerkstatuten noodzakelijk. Belangrijke punten: Objects Clause – wat mag je bedrijf? (Liever te breed dan te krap) Share Structure – gewone aandelen zijn meestal voldoende Director-powers – wie neemt welke beslissingen? Dividendbeleid – cruciaal voor de 6/7-teruggave Company Secretary en Compliance Officer benoemen Malta eist een lokale Company Secretary. Geen optie, maar verplicht. Deze regelt onder andere: Taak Frequentie Boete bij verzuim Annual Return Filing Jaarlijks 500–5.000€ Beneficial Ownership Register Continu 1.000–10.000€ Board Resolutions Indien nodig Compliance-risico Statutory Books Doorlopend 500–2.000€ Wat betekent dat voor jou? Reken op 2.000–4.000€ per jaar voor een goede Company Secretary. Goedkope aanbieders krijg je dubbel terugbetaald bij de eerste compliance-check. Tijdschema maand 1: Wat moet wanneer gebeuren? Week 1–2: Naamreservering bij Malta Business Registry Week 2–3: Memorandum & Statuten opstellen Week 3–4: Bedrijfsoprichting indienen Week 4–6: Wachten op Certificate of Incorporation Week 6–8: Company Secretary aanstellen, eerste Board Resolutions Realistisch? Ja. Stressvol? Zeker. De moeite waard? Absoluut – mits goed uitgevoerd. Maand 2: Fiscale koersbepaling en EU-compliance voor Malta Maand 2 draait om de fiscaliteit. Hier wordt bepaald of je straks profiteert van Maltas legendarische 6/7-regime of als “gewone” EU-onderneming 35% belasting afdraagt. Spoiler: Dat verschil loopt op tot tonnen per jaar. Btw-registratie Malta: Sneller dan je denkt Eerst goed nieuws: De btw-registratie op Malta gaat veel sneller dan in Duitsland. 2-3 weken is standaard, als je dossier compleet is. Een btw-nummer is verplicht als: Je EU-brede omzet boven 35.000€ ligt Je B2B-diensten levert aan andere EU-landen Je goederen importeert of exporteert Je btw-teruggave wilt ontvangen (absoluut aan te raden) Insider-tip: Vraag het btw-nummer meteen aan, ook als je het nog niet nodig hebt. Banken zien dit graag & uitgestelde aanvragen kosten meer tijd. Inkomstenbelastingaangifte en Non-Resident Certificate Wordt technisch: Malta heft formeel 35% vennootschapsbelasting. MAAR – en dat is het grote voordeel – via het 6/7-teruggavesysteem krijg je tot 6/7 van de belasting retour. Zo werkt het: Winstsoort Belastingtarief Teruggave Effectieve last Inkomsten uit het buitenland 35% 6/7 5% Handelswinst 35% 6/7 5% Passieve rente 35% 5/7 10% Maltese bron 35% 2/3 ~12% Let op: Het teruggaafmechanisme werkt alleen als je de winst als dividend uitkeert. Vandaar is een goed dividendbeleid in je statuten essentieel. EU-compliance: VIES, Intrastat en andere plichten Als EU-bedrijf heb je extra verplichtingen: VIES-meldingen voor EU-B2B-omzet (per kwartaal) Intrastat-meldingen voor goederenhandel boven 400.000€ Economic Substance-vereisten voor bepaalde activiteiten EU-DAC6-meldingen bij grensoverschrijdende structuren Klinkt ingewikkeld? Helaas wel. Daarom heb je een Maltese fiscalist nodig die dit op zijn duimpje kent. Dubbeltaxatieverdrag Duitsland-Malta benutten Het DTA Duitsland-Malta is in je voordeel. Het voorkomt dubbele belasting in beide landen. Maar: je moet aan de voorwaarden voldoen. Kritische punten: Management en controle moet écht in Malta zijn Economic Substance – je moet echte activiteiten op Malta uitvoeren Bestuursvergaderingen moeten in Malta plaatsvinden Belangrijke bedrijfsbesluiten moeten in Malta genomen worden Wat betekent dat voor jou? Je moet echt naar Malta verhuizen of in ieder geval zeer regelmatig daar zijn. Briefkastvennootschappen zijn verleden tijd. Economic Substance Requirements: De nieuwe sheriff in de EU Sinds 2019 zijn de Economic Substance Requirements bepalend. Malta-bedrijven moeten echte substance aantonen, vooral bij: Holding-activiteiten IP-licencies Financiële dienstverlening Shipping business Concrete eisen: Een passend aantal Malta-medewerkers Relevante zakelijke kosten op Malta Echte businessleiding in Malta Passende kantoorruimte Vuistregel: Bij 1 miljoen€ winst investeer je minstens 100.000€ in Malta-substance. Wat betekent dat voor jou? Malta is geen belastingparadijs voor thuiswerkers meer. Je moet écht operationeel naar Malta over. Maand 3: Operationele infrastructuur in Malta professioneel opzetten Nu gaat het om de uitvoering! In maand 3 wordt papierwerk omgezet in échte bedrijfsactiviteiten. Banking, kantoor, IT – nu merk je pas écht of Malta bij je business past, of dat je jezelf iets hebt wijsgemaakt. Bankieren Malta: De strijd om een zakelijke rekening Laat ik meteen met het slechte nieuws beginnen: Een zakelijke rekening openen op Malta is momenteel een stuk lastiger dan een paar jaar geleden. De banken zijn na diverse schandalen extra voorzichtig geworden. Je opties in volgorde van slagingskans: Bank Slagingskans Minimale inleg Bijzonderheden HSBC Malta 70% 25.000€ Internationale reputatie Bank of Valletta 60% 10.000€ Lokale marktleider APS Bank 50% 5.000€ Kleinere, lokale bank Lombard Bank 40% 15.000€ Specifiek voor bedrijven Waar letten de banken op: Businessplan in het Engels (10-15 pagina’s volstaat) Financiële prognoses voor 2–3 jaar Referenties van je Duitse bank Economic Substance – echte Malta-activiteiten Schone historie – geen compliance-problemen Insider-tip: Verschijn persoonlijk bij afspraken. Online aanvragen worden in 90% van de gevallen geweigerd. De bank wil jou persoonlijk spreken. Kantoor op Malta: Meer dan een bureau Je hebt een écht kantoor op Malta nodig. Niet alleen voor Economic Substance, maar ook voor banken, instanties en je eigen geloofwaardigheid. Jouw opties: Serviced Office – 800–1.500€/maand, flexibel, professioneel Co-Working Space – 300–600€/maand, netwerk, minder representatief Eigen kantoor – 1.200–3.000€/maand, maximale controle Home Office – werkt slechts in uitzonderingen Voor de meeste verplaatsingen raad ik een Serviced Office aan voor de eerste 1–2 jaar. Waarom? Professioneel adres voor bank & instanties Vergaderruimtes beschikbaar wanneer nodig Secretariële service voor post & telefoontjes Flexibel bij groei of krimp Toplocaties voor business offices: Sliema/St. Julians – internationaal, duur maar representatief Ta Xbiex – financial services cluster, sterk zakelijk Valletta – historisch, prestigieus, minder praktisch Mriehel – voordeliger, minder internationaal IT-infrastructuur en digitale diensten op Malta Maltese IT-infrastructuur is beter dan het imago, maar anders dan in Duitsland. De feiten: Internet & connectiviteit: GO (grootste aanbieder) – glasvezel tot 1 Gbit/s, meestal betrouwbaar Melita – kabel/glasvezel, goed alternatief Mobiel internet – 4G/5G vrijwel overal, perfecte backup Realistische snelheden: 100–500 Mbit/s standaard, 1 Gbit/s in zakelijke panden. Cloud & hosting: AWS/Azure zijn aanwezig op Malta GDPR-compliance automatisch dankzij EU-locatie Lokale providers meestal onnodig Boekhouding en financieel management setup Malta kent andere boekhoudregels dan Duitsland. Je hebt een lokale setup nodig die ook compatible is met het Duitse systeem. Software-aanbevelingen: Software Kosten/maand Voordelen Nadelen Sage Business Cloud 80–200€ Malta-compliant, Duits beschikbaar Duur, complex QuickBooks 40–80€ Eenvoudig, internationaal Minder Malta-specifiek Xero 60–120€ Cloud, sterke APIs Leercurve Belangrijk: Je boekhouding moet voldoen aan Maltese én Duitse eisen. Slechts weinig standaard software kan dat écht goed. Verzekeringen en risk management In Malta heb je andere verzekeringen nodig dan in Duitsland. De belangrijkste: Professional indemnity – advies/diensten (3.000–8.000€/jaar) Public liability – standaarddekking (1.000–3.000€/jaar) Werkgeversaansprakelijkheid – verplicht bij personeel Cyberverzekering – steeds belangrijker (2.000–5.000€/jaar) D&O-verzekering – voor bestuurders (3.000–10.000€/jaar) Wat betekent dat voor jou? Reken op 8.000–15.000€ per jaar voor goede verzekeringsdekking. Bezuinigen wordt uiteindelijk duur. Maand 4: Medewerkers, HR en arbeidsrecht Malta succesvol managen Maand 4 draait om HR. Hier valt de beslissing: komen je Duitse werknemers mee, vind je nieuwe mensen op Malta of werk je deels remote? Spoiler: Elke optie kent zijn uitdagingen. Medewerkers naar Malta overplaatsen: Wat kan en wat niet? Goed nieuws: EU-vrij verkeer maakt het officieel makkelijk. Slecht nieuws: In de praktijk is het lastiger dan gedacht. Juridisch kader: EU-burgers hebben geen werkvergunning nodig op Malta Sociale zekerheid geregeld via A1-verklaring Fiscale woonplaats wijzigt na 183+ dagen op Malta Duitse arbeidscontracten kunnen meestal overgenomen worden Praktische knelpunten: Woningmarkt – Malta kampt met schaarste, zeker voor gezinnen Scholen – internationale scholen zijn duur & vol Levensonderhoud – meestal hoger dan in Duitse steden Taalbarrière – Maltees/Engels is niet voor iedereen vanzelfsprekend Medewerker-profiel Transfersucces Typische uitdagingen Single, 25–35, tech 80% Woning, salaris, netwerk Koppels zonder kinderen 60% Beide een baan, groter huis Gezinnen met kinderen 30% School, huisvesting, kinderopvang 50+ jaar 40% Nieuwe omgeving, gezondheid Arbeidsrecht Malta: Wat anders is dan in Duitsland Maltese arbeidsrecht is EU-conform, maar heeft zijn eigen bijzonderheden. Belangrijkste verschillen: Werkuren & vakantie: 48-urige werkweek standaard (geen 40u zoals vaak in Duitsland) 24 dagen min. vakantiedagen (DE: 20–30 gebruikelijk) Overuren na 40u/week met 25% toeslag Proeftijd tot 6 maanden mogelijk Ontslagbescherming: Na 6 maanden: 1 week opzegtermijn Na 2 jaar: 2 weken opzegtermijn Na 5 jaar: 4 weken opzegtermijn Ontslagvergoeding ongebruikelijk (behalve bij boventalligheid) Sociale zekerheid Malta: Inhouding Werkgever Werknemer Maximering Social Security 10% 10% Max. 837€/jaar Kraamfonds 0,55% 0,55% Volgt Social Security Particuliere zorgverzekering Vrijwillig Aanbevolen 1.000–3.000€/jaar Recruitment Malta: Waar vind je goede mensen? Malta heeft een zeer krappe arbeidsmarkt. De werkloosheid is onder de 3%, gekwalificeerd personeel is schaars én duur. Recruitmentkanalen naar succes: Netwerk/Aanbevelingen (60% succes) Recruitmentbureaus (40% succes) LinkedIn/Online (30% succes) Jobs.mt (20% succes) Krantenadvertenties (10% succes) Realistische salarissen 2025 (bruto/jaar): Junior developer: 25.000–35.000€ Senior developer: 40.000–60.000€ Marketingmanager: 30.000–45.000€ Office manager: 25.000–35.000€ Accountant: 28.000–42.000€ Let op: Topmensen kosten op Malta vaak méér dan in Duitsland! Reden: concurrentie met iGaming, Fintech en andere goedbetalende sectoren. Remote werk en hybride modellen Veel Malta-verplaatsingen werken hybride: directie op Malta, team deels remote in Duitsland of andere EU-landen. Wat werkt: 25% Malta-aanwezig, 75% remote (meestal genoeg voor Economic Substance) Kwartaalsessies op Malta Sleutelrollen (directie, finance) op Malta Development/Operations remote Wat riskant is: 100% remote zonder substance op Malta Belangrijke beslissingen buiten Malta nemen Minder dan 10% van de werktijd op Malta aanwezig Expat-community en netwerken Malta heeft een zeer actieve expat-community. Dit helpt bij werving, business development en integratie. Belangrijke netwerken: Malta Business Network – maandelijkse events Chamber of Commerce – officieel businessplatform Malta AI & Blockchain Association – tech-bedrijven German-Maltese Business Circle – Duitsstalig netwerk Wat betekent dat voor jou? Investeer tijd in netwerken. Malta is klein – iedereen kent elkaar, en aanbevelingen openen alle deuren. Maand 5: Finalisering en systeemtests van je Malta-structuur Maand 5 is de realiteitscheck. Hier test je of alle systemen samenwerken en je Malta-structuur daadwerkelijk werkt. Ik ken genoeg ondernemers die pas bij de Go-Live ontdekten dat essentiële processen niet kloppen. End-to-end systeemtests: Van factuur tot belasting Nu wordt het praktisch. Je moet je gehele procesketen doorlopen – van de eerste klantfactuur tot de uiteindelijke fiscale verwerking. Testsituaties die je moet doorlopen: EU-B2B-transactie: Factuur met Malta-btw-nummer aan Duitse zakelijke klant Buiten EU-deal: Exportfactuur naar VK/VS-klant Intra-company-overdracht: Factuur tussen Duitse en Maltese entiteit Dividenduitkering: Winstuitkering met 6/7-teruggave Medewerkeronboarding: Nieuwe Malta-medewerker volledig integreren Check integratie met banken: SEPA-overboekingen beide kanten op Multi-currency (USD, GBP, EUR) Online-banking-API voor je boekhouding Creditcardverwerking voor klanten Compliance-meldingen aan DE/MT-instanties Compliance management: Alle meldplichten onder controle Malta kent gevoelsmatig 47 meldplichten. Oké, het zijn er 12, maar het voelt als 47. Hier de belangrijkste: Melding Frequentie Deadline Boetes Btw-aangifte Kwartaal 15e van volgende maand 100–500€ Inkomstenbelastingaangifte Jaarlijks 30 juni 500–5.000€ Annual Return (MBR) Jaarlijks 31 mei 500–2.000€ Financiële jaarrekening Jaarlijks 18 maanden na boekjaar-einde 1.000–10.000€ Beneficial Ownership Bij wijziging Onmiddellijk 5.000–50.000€ Automatisering is je vriend: Kalenderherinneringen voor alle deadlines Automatische data-overdracht tussen systemen Backup-verantwoordelijken voor kritische meldingen Externe serviceproviders voor complexe zaken Noodplannen en continuïteitsmanagement Malta is een eiland. Soms valt de stroom uit, soms ligt internet plat, soms staken de bankmedewerkers. Je hebt backups nodig. Essentiële backup-systemen: Internet: Twee aanbieders + mobiel als backup Banken: Minimaal twee met online toegangsopties Stroom: Noodstroom (UPS) voor kritische systemen Personeel: Vervangingsregelingen voor sleutelposities Data: Dagelijkse offsite backups buiten Malta Worst case-tests: Wat gebeurt er als je 4 weken niet naar Malta kunt? Hoe loopt je business als je Malta-kantoor eruit ligt? Wie kan in noodgevallen beslissingen nemen? Hoe kom je bij je geld als een bank problemen heeft? Performance monitoring en KPIs definiëren Je hebt kengetallen nodig om te meten of de Malta-verplaatsing succesvol is. Niet alleen financieel, ook operationeel. Financiële KPIs: KPI Benchmark Doel jaar 1 Doel jaar 2 Effectieve belastingdruk 15–25% (Duitsland) 8–12% 5–8% Setup-kosten vs. besparing N.v.t. Break-even ROI 200%+ Compliance-kosten 20.000–40.000€ 25.000–45.000€ 20.000–35.000€ Efficiëntie van bankieren Same-day transfers 1–2 dagen Same-day Operationele KPIs: Time-to-market: Hoe snel lanceer je nieuwe diensten? Reactietijd op regelgeving: Hoe snel handel je overheidsvragen af? Medewerkerstevredenheid: Hoe tevreden zijn Malta-overgeplaatste medewerkers? Klantimpact: Merken klanten negatieve gevolgen van de verplaatsing? Documentatie en kennismanagement Je zult vergeten waarom je bepaalde keuzes maakte. Documenteer alles wat belangrijk is. Essentiële documentatiegebieden: Setup-besluiten: Waarom deze bank, deze fiscale structuur, dit kantoor? Compliance-kalender: Wie doet wat wanneer? Serviceprovider-contacten: Advocaten, fiscalisten, bankiers Noodprocedures: Wat te doen bij compliance-issues? Financiële workflows: Hoe loopt de geldstroom tussen entiteiten? Wat betekent dat voor jou? Maand 5 is dé testmaand. Beter nu fouten ontdekken dan straks live. Maand 6: Go-live van je bedrijfsverplaatsing naar Malta Showtime! Maand 6 is het moment van de waarheid. Je activeert nu je Malta-setup en gaat echt draaien. Na 6 maanden voorbereiding zou alles soepel moeten lopen. Zou. Soft launch vs. hard cutover: De juiste Go-Live-strategie Je hebt twee opties voor livegang. De meeste ondernemers kiezen helaas de verkeerde. Hard cutover (Big Bang): Peildatum X: Alles loopt via Malta Snel, maar risicovol Alleen bij perfecte voorbereiding Eén fout = groot probleem Soft launch (gefaseerde aanpak) – AANBEVOLEN: Gefaseerde overgang over 4–6 weken Eerst nieuwe klanten, vervolgens bestaande klanten Fouten corrigeren zonder drama mogelijk Ruimte voor leerproces Mijn soft-launch-plan voor 90% van de gevallen: Week Overgang Risiconiveau Focus 1–2 Interne processen, nieuwe contracten Laag Systeemstabiliteit 3–4 Kleine nieuwe klanten, testfacturen Middel Factureringsworkflows 5–6 Belangrijke nieuwe klanten Middel Klantervaring 7–8 Overgang bestaande klanten Hoog Change management Klantcommunicatie: Hoe kondig je de verplaatsing aan? Je moet je klanten informeren over de Malta-verplaatsing. Hoe? Hier maken veel ondernemers een communicatieblunder. Wat NIET werkt: “We zitten nu op Malta vanwege de belastingen” (klinkt als belastingvlucht) “Er verandert niks voor u” (duidelijk onjuist – nieuw btw-nummer, IBAN etc.) Geen berichtgeving (klanten merken het toch wel…) Wat wel werkt – messaging framework: Focus op expansie: “We breiden uit naar de EU-markt” Klantvoordelen: “Betere dienstverlening voor EU-klanten” Stabiliteit: “Zelfde teams, zelfde kwaliteit” Transparant: “Nieuwe facturatiegegevens per X” Voorbeeld klantmail (werkt in 80% van de gevallen): Beste klant, in verband met onze groei in Europa verplaatsen we ons EU-hoofdkantoor naar Malta. Hiermee kunnen we u nog beter ondersteunen en nieuwe diensten aanbieden. Voor u verandert er praktisch niets: zelfde contactpersonen, zelfde kwaliteit, zelfde serviceniveau. Vanaf [datum] ontvangt u facturen van [Malta bedrijfsnaam] met een Maltees btw-nummer. Alle bestaande contracten blijven ongewijzigd geldig. Voor vragen zijn wij zoals gebruikelijk bereikbaar. Duitse entiteit: afsluiten of aanhouden? Wat gebeurt er met je Duitse vennootschap? Drie opties: Optie 1: Liquidatie (clean exit) Volledige afwikkeling van de GmbH Schoon, maar definitief Liquidatiewinst kan belast worden Zinvol bij 100% Malta-focus Optie 2: Dormant Company (stilzetten) Duitse GmbH blijft bestaan, maar is inactief Kosten: ca. 2.000–4.000€/jaar Flexibiliteit voor terugkeer Minder compliance-inspanning Optie 3: Service company (specialisatie) Duitse GmbH levert diensten aan Malta-bedrijf Intercompany verrekeningen mogelijk Complexer, maar flexibel Geschikt voor grotere structuren Mijn aanbeveling voor 70% van de gevallen: optie 2 (stilleggen) het eerste jaar, daarna beslissen. Monitoring & troubleshooting in de eerste weken De eerste 4 weken zijn kritisch. Hier ontstaan 90% van alle problemen. Je hebt een systeem nodig voor snelle probleemoplossing. Dagelijkse checks in week 1–2: Bankieren: Werken alle betalingen? Btw: Komen facturen correct over? Systemen: Zijn alle koppelingen operationeel? Team: Zijn er operationele issues? Klanten: Klachten of vragen? Typische week 1-problemen en oplossingen: Probleem Frequentie Quick fix Permanente oplossing SEPA-overboeking vertraagd 80% Alternatieve bank gebruiken Banksetup optimaliseren Btw-validatie mislukt 60% Handmatige correctie Systeemupdate Klant snapt factuur niet 50% Persoonlijk bellen Sjabloon aanpassen Compliance-melding vergeten 30% Namelden + boete Automatisering Success metrics: Waaraan merk je dat het werkt? Na 30 dagen moet je deze benchmarks halen: Operationele metrics: Klantklachten: Minder dan 5% van het klantenbestand Betalingsachterstanden: Minder dan 2% van de transacties Systeemuitval: Minder dan 1% (behalve geplande downtime) Compliance-problemen: Nul kritieke overtredingen Financiële metrics: Cashflow: Genormaliseerd na 2 weken Fiscaliteit: Eerste 6/7-teruggaven ontvangen Bankkosten: Minder dan 0,3% van de omzet Setup-ROI: Zichtbaar na 6 maanden Post-go-live support en optimalisatie Maand 6 is geen einde, maar begin. Tijdens de eerste 6 maanden live zul je nog veel moeten optimaliseren. Continue verbeterpunten: Procesautomatisering: Wat kan geautomatiseerd worden? Kostenoptimalisatie: Waar zijn onnodige uitgaven? Compliance efficiency: Kan rapportage eenvoudiger? Teamontwikkeling: Welke skills heeft het Malta-team nodig? Wat betekent dat voor jou? Maand 6 is slechts het begin van je Malta-traject. Nu start de echte optimalisatie. De 7 meest voorkomende valkuilen bij bedrijfsverplaatsing naar Malta Na twee jaar Malta-consultancy en talloze verplaatsingsprojecten ken ik de klassieke valkuilen. Dit zijn de 7 struikelblokken die 80% van alle Malta-trajecten treffen – en zo voorkom je ze. Valkuil #1: Economic Substance onderschatten Het probleem: Veel ondernemers denken dat een adres en vier business trips naar Valletta volstaan. Fout! Sinds de Economic Substance-eisen van 2019 eist Malta echte bedrijfsvoering. Typische misvattingen: “Vier keer per jaar naar Malta vliegen is voldoende” “Een serviced office van 500€/maand is genoeg substance” “Besluiten neem ik toch gewoon in Duitsland” De realiteit: Je besteedt minstens 25% van je werktijd op Malta, kernfuncties door echte Malta-medewerkers, alle strategische keuzes in Malta. Zo voorkom je dit: Plan vanaf het begin voor echte Malta-aanwezigheid. Minimaal één key-person (bij voorkeur directeur) woont hoofdzakelijk op Malta. Valkuil #2: Banking-nachtmerrie door slechte voorbereiding Het probleem: “Malta-banken zijn moeilijk” is een meme geworden. Meestal ligt het aan gebrekkige voorbereiding, niet aan de banken. Typische fouten: Bankaanvraag zonder businessplan Onrealistische financiële prognoses Geen referentie van Duitse bank Te weinig minimale inleg Slechts bij één bank geprobeerd Zo moet het: Business plan in het Engels (10–15 pagina’s) 3-jaar financiële prognoses Referentiebrief van Duitse bank 25.000€+ inleg klaar hebben Bij 2–3 banken parallel aanvragen Persoonlijk bij afspraken verschijnen Valkuil #3: Btw-chaos bij EU-zaken Het probleem: EU-btw is complex, Malta-btw nóg ingewikkelder. Veel bedrijven vallen in dure btw-valkuilen. Veelvoorkomende valstrikken: Foute btw-behandeling bij B2B vs. B2C OSS-regeling vs. klassieke btw-registratie Reverse charge bij diensten vergeten VIES-nummer klant niet gevalideerd Praktijkvoorbeeld: Duitse softwarefirma verkoopt aan Franse B2B-klant. Factureert ten onrechte 19% Malta-btw in plaats van 0% (reverse charge). Klant betaalt niet omdat hij de btw niet terugkrijgt. Correcties kosten tijd en zenuwen. De oplossing: Investeer in een Malta-btw-specialist. 2.000€ voor goed advies bespaart je 20.000€ aan ellende later. Valkuil #4: Medewerkertransfers mislukken Het probleem: “Onze toppers gaan mee naar Malta” – vaak een misvatting. Realiteitscheck: Medewerker-type Transfersucces Belangrijkste redenen voor nee Singles, 25–30 70% Salaris, loopbaanperspectief Koppels zonder kids 50% Partner vindt geen baan Gezinnen met kinderen 20% School, huisvesting, omgeving 50+ jaar 30% Gezondheid, familie, gewoonte Zo plan je realistisch: Reken op 50% succes bij key-medewerkers Voorzie salarisverhogingen voor Malta-transfers Bied relocation support (woning, school, verhuizing) Bouw gelijktijdig lokaal Malta-team op Valkuil #5: Compliance-chaos door slechte organisatie Het probleem: Malta lijkt 1.000 meldplichten te hebben. Oké, het zijn er 15, maar alles heeft eigen deadlines en formats. Typisch chaosvoorbeeld: Btw-aangifte vergeten → 500€ boete. Annual Return te laat → 2.000€ boete. Beneficial Ownership niet gemeld → 10.000€ boete. Na 12 maanden: 15.000€ boetes door vergeetachtigheid. De anti-chaos strategie: Compliance-kalender met alle deadlines Automatische herinneringen 4 weken vooraf Backup-verantwoordelijken voor meldingen Serviceproviders voor complexe verplichtingen Maandelijkse reviews van openstaande punten Valkuil #6: Cashflow-problemen door bankvertraging Het probleem: Duitse ondernemers zijn direct banking gewend. Malta is anders. Realistische banktijden op Malta: SEPA-overboekingen: 1–2 dagen (niet same-day) Internationale transfers: 2–5 dagen Nieuwe begunstigde instellen: 2–3 dagen Kredietlimiet aanpassen: 1–2 weken Cashflow-buffer plannen: Houd altijd 5–10 dagen extra liquiditeit aan t.o.v. Duitsland. Voor belangrijke betalingen: reservebank achter de hand. Valkuil #7: Fiscaliteit overschatten Het probleem: “Malta = 5% belasting” is marketing, geen realiteit. De echte belastingdruk hangt van veel zaken af. Realistische belasting Malta (jaar 1–2): Business model Effectieve belastingdruk Vereisten IP-licentie 0–5% Patent Box + Economic Substance Trading company 5–8% 6/7-teruggave + buitenlandse bron Diensten in EU 8–12% Goede structuur Gemengd bedrijf 10–15% Deels Malta-bron Wat vaak vergeten wordt: Setup-kosten: 50.000–100.000€ in jaar 1 Doorlopende compliance: 25.000–40.000€/jaar Economic Substance: 50.000–150.000€/jaar Opportunity costs: tijd, aandacht, flexibiliteit Wat betekent dat voor jou? Malta verplaatsen loont pas vanaf ca. 500.000€ jaarwinst. Daaronder zijn de kosten vaak hoger dan het voordeel. Realistisch kostenoverzicht: Wat je kunt verwachten bij verplaatsing naar Malta Eerlijk is eerlijk: Malta-verplaatsing is niet goedkoop. Ik hoor vaak ondernemers die met een budget van 20.000€ begonnen, en uitkwamen op 80.000€ in het eerste jaar. Hier de harde kostentruth. Setup-kosten (jaar 0): De grote schrik Deze kosten maak je éénmalig, voordat je überhaupt omzet draait op Malta: Kostenpost Minimum Realistisch Premium Toelichting Bedrijfsopricht 2.500€ 4.500€ 8.000€ Inc. legal, registered office Bankopzet 1.000€ 3.000€ 10.000€ Advies + inleg Fiscale & btw-registratie 1.500€ 3.500€ 6.000€ Fiscalist + aanvragen Legal structuring 5.000€ 12.000€ 25.000€ M&A, statuten, compliance Kantoor opzetten 3.000€ 8.000€ 20.000€ Borg + middelen IT & systemen 2.000€ 5.000€ 15.000€ Software, integratie Verhuizing (personen) 5.000€ 15.000€ 35.000€ Verhuizing, woning, registratie Advies & consultancy 8.000€ 18.000€ 40.000€ Fiscus, legal, strategie Totaal setup-kosten: 28.000€ – 77.000€ – 159.000€ De meeste MKB-verplaatsingen komen uit op 60.000–90.000€ initiële kosten. Minder uitgeven = op verkeerde plekken besparen. Lopende kosten (jaarlijks): De verborgen kostenposten Deze kosten betaal je elk jaar zolang je op Malta actief bent: Kostenpost Minimum/jaar Realistisch/jaar Premium/jaar Company Secretary 1.800€ 3.500€ 8.000€ Registered Office 600€ 1.800€ 4.000€ Boekhouding 6.000€ 12.000€ 25.000€ Fiscale compliance 4.000€ 8.000€ 15.000€ Legal & regulatoir 3.000€ 8.000€ 20.000€ Bankkosten 1.200€ 3.000€ 8.000€ Kantoorhuur 6.000€ 15.000€ 36.000€ Verzekeringen 3.000€ 6.000€ 15.000€ IT & software 2.400€ 6.000€ 15.000€ Totaal lopende kosten: 28.000€ – 63.300€ – 146.000€ per jaar Economic Substance kosten: De nieuwe kostenfactor Sinds 2019 zijn de Economic Substance-eisen de grootste kostenpost. Je moet echte substance op Malta opbouwen: Personeelskosten Malta: Functie Jaarsalaris (bruto) Werkgeversdeel Totaal Managing Director 60.000€ 8.000€ 68.000€ Finance Manager 45.000€ 6.000€ 51.000€ Office Manager 30.000€ 4.000€ 34.000€ Developer (Senior) 55.000€ 7.000€ 62.000€ Minimale Economic Substance voor standaard holding: 1 managing director + 1 finance manager = ca. 120.000€/jaar ROI-berekening: Wanneer loont Malta? Nu het belangrijkste: Wanneer rendeert Malta? Break-even-analyse (vereenvoudigd): Jaarwinst DE-belasting (30%) Malta-belasting (8%) Malta-kosten Netto voordeel 200.000€ 60.000€ 16.000€ 80.000€ -36.000€ 500.000€ 150.000€ 40.000€ 100.000€ +10.000€ 1.000.000€ 300.000€ 80.000€ 120.000€ +100.000€ 2.000.000€ 600.000€ 160.000€ 150.000€ +290.000€ Vuistregel: Malta loont financieel vanaf ca. 500.000€ jaarwinst. Lager: wegen de kosten meestal niet op tegen fiscaal voordeel. Verborgen kosten: Wat vaak vergeten wordt Deze kosten worden vaak niet meegenomen: Opportunity costs: Je tijd voor Malta-management (20–40u/maand) Reiskosten: Regelmatige Malta-trips (10.000–20.000€/jaar) Dubbeldip: Vaak lopen Duitse & Maltese kosten enige tijd parallel Correctiekosten: Foutcorrecties, met name in jaar 1 Valutarisico: EUR/USD-schommelingen bij internationale handel Flexibiliteitsverlies: Spontane besluiten lastiger Kostenbesparing: Waar kan je besparen (en waar niet) Besparen bij laag risico: Kantoorlocatie (Mriehel i.p.v. Sliema scheelt 50%) Kantooropbouw (serviced office i.p.v. eigen kantoor) Banken (lokale i.p.v. internationale) Software (standaardtools i.p.v. premium) NIET besparen bij hoog risico: Legal advice (slechte juristen = dure fouten) Tax advisory (verkeerde structuur kost fortuin) Company Secretary (complianceboetes zijn fors) Economic Substance (te weinig = fiscaal risico) Wat betekent dat voor jou? Reken minimaal 80.000€ voor het eerste jaar en 60.000€ per jaar structureel. Alles daaronder wordt doorgaans duurder dan gepland. FAQ rondom bedrijfsverplaatsing naar Malta Hoe lang duurt het om een bedrijf volledig naar Malta te verplaatsen? Realistisch: 6–8 maanden voor een professionele verplaatsing. Alles onder 4 maanden is meestal stressvol en foutgevoelig. Alleen de bedrijfsoprichting duurt al 4–8 weken, bankieren nog eens 6–10 weken en het fiscale opzetten nogmaals 4–6 weken. Plus tijd voor substance, kantoor en medewerker-integratie. Welke fiscale voordelen biedt Malta écht? Malta heft 35% belasting, maar via het 6/7-teruggavesysteem ontvang je tot 6/7 terug. Bij buitenlandse en handelswinst kom je op 5%. Bij IP-licenties met de Patent Box zelfs 0–5%. Let op: Teruggaven zijn er alleen bij dividenduitkering én bij echte substance. Heb ik echt economische substance op Malta nodig? Ja, sinds 2019 is dat verplicht voor EU-compliance. Je moet echte bedrijfsactiviteiten tonen: personeel, kantoorruimte, Maltese leiding én substantiële uitgaven local. Briefkastvennootschappen zijn niet meer toegestaan. Vuistregel: bij 1 miljoen€ winst is minstens 100.000€ aan substance op Malta vereist. Is het lastig om een bankrekening op Malta te openen? Ja, sinds 2018 zijn Maltese banken erg streng. Slagingskansen zijn 40–70% afhankelijk van de bank. Je hebt een solide businessplan, financiële prognoses, referenties en meestal 15.000–25.000€ inleg nodig. Persoonlijk langskomen is verplicht – online aanvragen worden meestal geweigerd. Rekening houden met 6–10 weken doorlooptijd. Wat gebeurt er met mijn Duitse GmbH bij de Malta-verplaatsing? Je hebt drie opties: 1) Liquidatie (definitief), 2) Stilleggen (ca. 3.000€/jaar, flexibel), 3) Als servicebedrijf inzetten voor het Malta-bedrijf. Meestal wordt optie 2 gekozen voor het eerste jaar, voor flexibiliteit. Let op: exitheffing en ontstrikking vooraf laten beoordelen. Kunnen mijn Duitse medewerkers mee naar Malta? EU-rechtelijk ja, praktisch lastig. Slagingspercentages: singles 70%, koppels 50%, gezinnen slechts 20%. Hoofdzorgen: woningmarkt, scholen voor kinderen, baan partner, hogere levensonderhoud. Voorzie salarisverhogingen en relocation support. Hybridemodellen (gedeeltelijk Malta, deels remote) werken vaak beter. Vanaf welke omzet/winst loont Malta? Vuistregel: vanaf 500.000€ jaarwinst wordt Malta interessant. Setup-kosten: 60.000–90.000€, structurele kosten: 60.000–80.000€/jaar met economic substance. Bij lagere winst zijn de kosten vaak hoger dan het belastingvoordeel. Bij 2 miljoen€ winst bespaar je ca. 300.000€/jaar netto. Welke compliance-plichten heb ik in Malta? Kwartaal-btw-aangiftes, jaarlijkse belastingaangifte, Annual Return bij Malta Business Registry, jaarrekening, mutaties beneficial ownership register. Daarnaast EU-meldingen als VIES en bij meer handel Intrastat. Boetes bij laattijdigheid: 500–50.000€. Een goede Company Secretary kost 3.000–5.000€/jaar en bespaart veel gedoe. Hoe werkt het 6/7-teruggavesysteem in de praktijk? Je betaalt eerst 35% vennootschapsbelasting. Bij dividenduitkering krijg je 6/7 terug (bij buitenlandse en handelswinsten). Voorbeeld: 100.000€ winst → 35.000€ belasting → 30.000€ terug → 5.000€ effectieve belasting (5%). Teruggave-aanvraag vereist; uitbetaling duurt 3–6 maanden. Kan ik mijn Malta-bedrijf volledig vanuit Duitsland aansturen? Juridisch lastig door substance-vereisten en het risico van een vaste inrichting. Je moet minstens 25% van je werk op Malta verrichten en alle belangrijke besluiten daar nemen. 100% remote werkt niet meer. Hybride kan, mits je key-medewerkers en écht kantoor op Malta hebt.
