Indice Cosa significa davvero sostanza economica a Malta nel 2025 I requisiti più stringenti delle autorità fiscali internazionali Attività operative a Malta: Come costruire vera sostanza Personale a Malta: Strategie di assunzione compliant CRS e BEPS: Cosa sapere sulle nuove regole UE Malta vs. altre giurisdizioni UE: Il confronto onesto Errori comuni nella documentazione di sostanza La tua checklist passo-passo per il 2025 Domande frequenti Sono qui nel mio ufficio a Valletta con il terzo cappuccino della mattina e guardo una pila di tre centimetri di documentazione — tutto per un’unica azienda, solo sulla sostanza. Se pensavi che Malta fosse solo sole, mare e tasse basse, ho brutte notizie per te. I tempi in cui bastava aprire una società di comodo qui per poi rilassarsi in spiaggia sono decisamente finiti. Dal 2019, le autorità fiscali internazionali controllano davvero da vicino quello che fai qui. E intendo davvero da vicino. Niente panico: oggi ti spiego come costruire reale sostanza economica a Malta, senza sudare freddo al prossimo CRS Report (Common Reporting Standard – il sistema internazionale di scambio di informazioni tra autorità fiscali). Sostanza economica Malta 2025: Cosa controllano davvero le autorità fiscali internazionali Partiamo dai fatti: sostanza economica, nel 2025 a Malta, non significa più solo “avere un ufficio e passarci ogni tanto”. Le direttive europee sull’anti-elusione fiscale (ATAD – Anti Tax Avoidance Directive) e le regole OCSE BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) hanno cambiato completamente le regole del gioco. Le tre colonne della vera sostanza Quando le autorità fiscali tedesche, austriache o svizzere fanno controlli, si concentrano su tre aree chiave: Presenza di persone locali: Veri dipendenti, con contratti reali, che prendono decisioni effettive Attività operative: Attività d’impresa che avvengono concretamente a Malta Realtà economica: La tua società deve avere una motivazione logica e comprensibile per essere a Malta Cosa significa concretamente “Economic Substance” L’Economic Substance Act maltese del 2019 definisce requisiti minimi precisi. La tua società a Malta deve: Assumere un numero adeguato di dipendenti qualificati Sostenere spese operative proporzionate Prendere decisioni di gestione centrali Svolgere Core Income Generating Activities (CIGAs – attività che generano il reddito principale) Ti sembra ancora astratto? Lo è eccome. È il motivo per cui qui avvocati e fiscalisti si arrovellano ogni giorno sulla domanda: “Cosa significa davvero ‘adeguato’?” Il test di sostanza: così vieni controllato Immagina che un ispettore dell’Agenzia tedesca delle imposte suoni alla tua porta. Vuole vedere: Area di controllo Cosa cercano Trappole tipiche Dipendenti Contratti di lavoro, buste paga, presenze Direttori nominali, team solo remoto Attività d’impresa Documentazione attività, verbali di meeting, decisioni prese Decisioni prese all’estero Spese Costi ufficio, IT, spese viaggio Costi troppo bassi e non coerenti Strutture Contratti di affitto, utilizzo reale Uffici condivisi senza presenza reale La mia opinione sincera: Ho visto aziende convinte che bastasse un virtual office da 200 euro al mese. Spoiler: non basta. Nemmeno lontanamente. I requisiti più rigidi delle autorità fiscali internazionali: Malta sotto la lente Qui si fa davvero impegnativo. Ti mostro cosa si aspettano realmente le diverse autorità fiscali dalla tua società maltese. Germania: BZSt e i criteri di sostanza L’agenzia federale delle imposte tedesca (BZSt) ora ha indicazioni molto chiare. Per le holding, guardano in particolare a: Dotazione minima di personale: Per una holding con 10 milioni di euro di attivi, si attendono almeno 2-3 dipendenti qualificati a tempo pieno Livello di qualifica: Non solo assistenti – ma veri professionisti con poteri decisionali Test dei costi: I costi operativi dovrebbero essere almeno 0,5%-1% degli attivi gestiti Austria: BMF e l’approccio “Look-Through” Gli austriaci sono ancor più rigorosi. Il BMF (Ministero federale delle finanze) applica il look-through-approach: guardano oltre la struttura maltese e si chiedono: “Dove si svolge veramente l’attività?” Svizzera: ESTV e il principio “Substance over Form” L’Amministrazione federale delle contribuzioni (ESTV) segue il principio “Sostanza prima della forma”. In concreto significa: Economic Nexus Test: Esiste un reale legame economico tra l’attività d’impresa e Malta? Management Test: Le decisioni centrali vengono effettivamente prese a Malta? Control Test: Chi controlla di fatto la società, e da dove? Nuovo obbligo di segnalazione UE: DAC6 e cosa comporta Dal 2020, avvocati e consulenti fiscali devono segnalare pianificazioni fiscali aggressive (DAC6 – Direttiva sulla cooperazione amministrativa). Questo include anche certe strutture maltesi. L’obbligo scatta per: Strutture con sostanza minima Vantaggi fiscali automatici senza vera attività Pianificazioni artificiali per evitare le tasse Informazione dall’interno: Conosco tre aziende che nel 2023 hanno ricevuto lettere dalle autorità fiscali tedesche — tutte con troppa poca sostanza a Malta. Gli importi da pagare? Sei cifre. CRS-Reporting: Cosa viene segnalato automaticamente Malta scambia automaticamente informazioni su: Informazione Soglia di segnalazione A chi viene comunicato Redditi di capitale Tutti gli importi Paese di residenza del beneficiario Plusvalenze Nessuna soglia specifica Paese di residenza del beneficiario Saldi di conto Oltre 1.000 dollari USA (ca. 900 €) Paese di residenza del titolare Ultimate Beneficial Owner Oltre il 25% di partecipazione Tutte le giurisdizioni rilevanti Cosa significa per te? La trasparenza non è più un optional. Il tuo fisco nazionale sa tutto – la domanda vera è solo: rispetti le regole oppure no? Attività operative a Malta: La guida pratica per la vera sostanza Ora si passa all’operatività. Ecco quali attività operative puoi e devi insediare a Malta, per essere a prova di controllo fiscale. Core Income Generating Activities (CIGAs): Le attività chiave La legge maltese distingue vari settori. Ecco le CIGAs più importanti per le tipiche strutture maltesi: Holding Gestione partecipazioni: Monitoraggio e direzione attiva delle controllate Decisioni strategiche: Decisioni di investimento e disinvestimento Gestione finanziaria: Cash management, finanziamento del gruppo Risk Management: Controllo e gestione dei rischi Società di servizi IT-Services: Sviluppo software, amministrazione di sistema Marketing e Vendite: Lead generation, assistenza clienti Servizi amministrativi: HR, contabilità, compliance Gestione proprietà intellettuale: Sviluppo e valorizzazione IP Lo standard minimo di sostanza per diversi modelli di business Dalla mia esperienza con oltre 50 strutture maltesi, ecco le soglie minime che consiglio: Modello di business Dipendenti minimi Superficie ufficio minima Costo annuo stimato Pure Holding (<5 Mio.) 2 tempo pieno 50-80 mq 120.000-180.000 € Holding attiva (>5 Mio.) 3-4 tempo pieno 80-120 mq 200.000-300.000 € IP-Holding 2-3 specialisti 60-100 mq 150.000-250.000 € Società di servizi 5+ tempo pieno 100+ mq 300.000+ € La documentazione delle attività operative Qui si vede chi fa sul serio e chi no. Serve una documentazione completa: Verbali di Board: Protocolli di tutte le decisioni strategiche (in inglese, firmati a Malta) Management Reports: Report mensili sull’andamento delle attività Time Tracking: Prova che i dipendenti lavorano effettivamente a Malta Expense Reports: Scontrini e giustificativi di tutte le spese operative Gestione contratti: Dimostrazione che i contratti vengono negoziati e firmati a Malta Infrastruttura IT e sostanza digitale Nell’era digitale 2025 conta anche la sostanza IT: Localizzazione server: I sistemi critici dovrebbero essere a Malta o nell’UE Dominio email: Dominio .mt o .com.mt per la comunicazione ufficiale Cloud Services: Preferire provider cloud UE Sistemi di backup: Backup dati secondo standard GDPR UE Consiglio pratico: Raccomando sempre: svolgete le vostre riunioni più importanti fisicamente a Malta. Videochiamate solo per le operazioni quotidiane, ma le decisioni strategiche spettano alla sede a Malta. Outsourcing vs. personale interno: trovare il giusto equilibrio Non puoi esternalizzare tutto e pretendere la sostanza. Mia regola pratica: Area Outsourcing permesso Da mantenere internamente Contabilità Sì (ad azienda maltese) Controllo di gestione e reporting Supporto IT Sì (livello 1-2) Decisioni IT strategiche Legal/Compliance Sì (avvocati esterni) Gestione compliance interna Direzione aziendale No Tutte le decisioni strategiche Cosa significa? Prevedi almeno 2-3 dipendenti interni a tempo pieno per le funzioni chiave. Il resto puoi delegarlo con intelligenza. Requisiti per il personale a Malta: Come assumere in modo compliance Qui si parla di persone – e di costi. Senza presenza reale, la sostanza resta solo carta. Ti spiego come trovare, assumere e gestire personale a Malta senza problemi di compliance. Le diverse categorie di dipendenti per la sostanza Non ogni dipendente ha lo stesso valore ai fini della sostanza: Tier 1: Direzione e decision maker Managing Director: Deve essere residente a Malta o in UE Finance Director: Responsabile delle decisioni finanziarie Compliance Officer: Garantisce il rispetto di tutte le regole Tier 2: Specialisti Senior Analyst: Decisioni d’investimento per holding Specialisti IT: Per aziende tech Marketing/Sales Manager: Per attività operative Tier 3: Supporto amministrativo Executive Assistant: Gestione operativa quotidiana Contabile: Per la contabilità locale Office Manager: Organizzazione ufficio Salari di riferimento a Malta per il 2025 Ecco i range salariali (lordo, inclusi i contributi): Posizione Junior (0-2 anni) Mid-Level (3-5 anni) Senior (5+ anni) Managing Director €60.000-80.000 €80.000-120.000 €120.000-200.000+ Finance Manager €35.000-45.000 €45.000-65.000 €65.000-90.000 Compliance Officer €30.000-40.000 €40.000-55.000 €55.000-75.000 Business Analyst €28.000-35.000 €35.000-50.000 €50.000-70.000 Executive Assistant €22.000-28.000 €28.000-35.000 €35.000-45.000 Recruitment a Malta: Dove trovare le persone giuste A Malta vivono solo 500.000 persone – il bacino di talenti è limitato. Ecco i canali migliori che ti consiglio: Recruitment locale JobsPlus: Centro pubblico per l’impiego – valido per ruoli amministrativi Malta Independent Jobs: Portale locale con elevata visibilità LinkedIn Malta: Per posizioni specializzate University of Malta: Per neolaureati e giovani professionisti Recruitment UE Italia: Molti professionisti italiani scelgono Malta (lingua + clima) Germania/Austria: Per ruoli in ambito finance/compliance Est Europa: Polonia, Repubblica Ceca per IT e back-office Diritto del lavoro e compliance a Malta Le leggi maltesi sono relativamente favorevoli ai dipendenti. Ecco i punti più importanti: Contratti di lavoro Periodo di prova: Max 6 mesi per nuovi assunti Preavviso: 1 settimana (prova) fino a 8 settimane (oltre 4 anni) Salario minimo: €195,16 a settimana (2025) Straordinari: 1,5x dopo 40 ore/settimana Contributi e tasse Contributi datore di lavoro: 10% del lordo Contributi dipendente: 10% del lordo Imposta sul reddito: 0%–35% (progressiva) Bonus: 13° e 14° mensilità frequenti Remote Work e compliance sulla sostanza Qui si complica. Il lavoro da remoto è consentito, ma rischioso ai fini della sostanza: Attenzione: Chi lavora più del 50% da remoto conta solo in parte ai fini della sostanza. I dipendenti full remote non contano. Modelli ibridi per la sostanza 3-2 modello: 3 giorni in ufficio, 2 remote (conta 100%) 4-1 modello: 4 giorni in ufficio, 1 remote (conta 100%) 2-3 modello: 2 giorni in ufficio, 3 remote (conta 60%) Crescita del personale e retention Malta ha turnover elevato, soprattutto in finance e tech. Ecco i miei consigli per fidelizzare: Benefici competitivi: Sanità privata, auto aziendale, buoni pasto Formazione continua: Budget per corsi e certificazioni Orari flessibili: Core hours 10-15, flessibilità sui margini Piano di carriera: Percorsi di crescita ben definiti Cosa significa? Calcola costi del personale maggiorati del 15-20% rispetto al previsto, ma investi in qualità e stabilità. Un buon Managing Director ti costa 100.000 € l’anno, uno scarso ti fa rischiare la compliance – e spese molto superiori. CRS e BEPS: Cosa devi sapere sulle nuove regole UE Qui si entra nel tecnico – ma niente paura: ti spiego le regole internazionali sulla fiscalità in modo chiaro e applicabile. Common Reporting Standard (CRS): Il contribuente trasparente Dal 2017 oltre 100 paesi scambiano automaticamente dati fiscali. Malta è pienamente coinvolta. In concreto significa: Cosa viene segnalato automaticamente Tutti i redditi di capitale: Interessi, dividendi, plusvalenze Saldi di conto: Al 31 dicembre per tutti i conti oltre 1.000 USD Prodotti assicurativi: Valore riscatto di polizze vita Trust e fondazioni: Informazione sui beneficiari effettivi A chi vengono comunicate le info Banche e authority maltesi comunicano automaticamente a: Paese della residenza fiscale Paese della cittadinanza (per US persons) Tutti i paesi in cui risulti fiscalmente rilevante BEPS (Base Erosion and Profit Shifting): L’arma anti-elusione fiscale L’OCSE ha introdotto 15 azioni contro l’elusione fiscale. Per chi opera con Malta sono cruciali: Azione 5: Harmful Tax Practices Malta ha dovuto riformare il regime fiscale. I cambiamenti principali: Requisito Nexus: Detassazione IP solo se le attività R&D avvengono a Malta Attività sostanziale: Necessaria per regimi preferenziali Obbligo di documentazione: Servono prove dettagliate Azione 6: Prevenzione Treaty Shopping Gli accordi contro doppia imposizione di Malta ora includono la clausola PPT: Le strutture devono avere uno scopo economico reale Risparmio fiscale “puro” non basta La sostanza deve essere proporzionata al beneficio da convenzione Anti Tax Avoidance Directive (ATAD): Impatto diretto ATAD I e II hanno modificato subito la normativa maltese: Regole CFC (Controlled Foreign Company) Dal 2019 CFC più stringenti. La società maltese può essere considerata CFC se: Detieni oltre il 50% delle quote Imposta aziende Più del 30% dei redditi è passivo GAAR (General Anti-Abuse Rule) Malta ha introdotto una clausola anti-abuso generale: Strutture senza reale sostanza possono essere disconosciute Il fine principale non può essere esclusivamente fiscale Serve un “valido motivo commerciale” Country-by-Country Reporting: Trasparenza per multinazionali Società con oltre 750 milioni di fatturato devono presentare report dettagliati per paese: Indicatore Cosa si riporta Rischio in caso di incoerenza Fatturato Suddiviso per paese Controlli Transfer Pricing Utile ante imposte Per paese e società Dubbi sulla sostanza Tasse pagate Carico fiscale effettivo Verifica BEPS Numero dipendenti Full time equivalenti Dubbi sulla sostanza Misure pratiche per la compliance 2025 Alla luce delle nuove regole, ecco la tua to-do-list: Azioni immediate Audit di sostanza: Controlla la tua struttura secondo i nuovi standard Aggiorna la documentazione: Assicurati che tutto rispetti BEPS Verifica CRS: Controlla tutti gli obblighi di segnalazione Tax Residency Certificate: Richiedi il certificato di residenza fiscale aggiornato Azioni ricorrenti Revisioni trimestrali della sostanza: Monitora la compliance costantemente Documentazione Transfer Pricing: Aggiorna tutte le operazioni infragruppo Verbali di board: Documenta le scelte rilevanti fatte a Malta Time tracking personale: Traccia le ore di lavoro effettive a Malta Nota importante: Le regole cambiano in fretta. Quello che è conforme oggi, domani potrebbe non esserlo più. Consiglio revisioni trimestrali con un consulente fiscale specializzato. Malta vs. altre giurisdizioni UE: Il confronto onesto 2025 Dopo cinque anni nell’isola e decine di consulenze corporate, te lo dico chiaro: Malta non è sempre la prima scelta. A volte sì, a volte no. Ecco il mio confronto senza filtri. Malta vs. Paesi Bassi: Il confronto sostanza Criterio Malta Paesi Bassi Vincitore Corporate tax 35% (effettivo 5-10%) 25,8% Malta Requisiti di sostanza Medi-alti Molto alti Malta Talent pool Limitato (500k) Grande (17Mio) Paesi Bassi Costo ufficio €25-40/mq/mese €35-60/mq/mese Malta Reputazione presso autorità fiscali Sotto osservazione Accettata Paesi Bassi Qualità della vita Sole, ma limitata Infrastrutture, ma poco sole Pari Malta vs. Irlanda: Il Celtic Tiger contro la Malta mediterranea L’Irlanda è il principale concorrente di Malta sulle strutture holding UE: Vantaggi dell’Irlanda Tax rate: 12,5% sugli utili operativi Reputazione: Più solida verso Germania/Austria Talent pool: 5 milioni di abitanti, forte scena tech Infrastruttura: Aerei, IT più evoluti Vantaggi di Malta Flessibilità: Maggiori possibilità di pianificazione fiscale Costi: Personale e uffici più economici Clima: 300 giorni di sole contro la grigia Irlanda Accesso UE: Stessi vantaggi UE a costi più bassi Malta vs. Lussemburgo: Davide contro Golia Lussemburgo è la piazza storica, Malta lo sfidante: Quando conviene Lussemburgo Grandi strutture: Oltre 100 milioni di volumetria Investitori istituzionali: Fondi pensione e assicurazioni preferiscono Lussemburgo Stabilità normativa: 30 anni di storia finanziaria Banking: Rapporti con le banche ai massimi livelli Quando conviene Malta Strutture più piccole: Sotto i 50 milioni Società operative: Non solo holding, ma vera attività Rapporto costi/benefici: Setup e mantenimento molto più economici Flessibilità: Decisioni rapide, burocrazia snella Malta vs. Cipro: La concorrenza mediterranea Entrambe le isole inseguono lo stesso target: ecco le differenze chiave: Aspetto Malta Cipro UE Dal 2004, euro dal 2008 Dal 2004, euro dal 2008 Regime fiscale Imputation system 12,5% flat tax Rischio Russia Minimo Alto (effetto guerra Ucraina) Lingua Maltese/inglese Greco/turco/inglese Reputazione bancaria Solida post 2018 Problematiche dal 2020 La raccomandazione onesta: Quando Malta, quando no? Malta è la scelta giusta se: Vuoi una struttura holding da 5 a 100 milioni Sei disposto a creare vera sostanza (2-4 tempo pieno) Puoi trasferire attività operative a Malta Costi bassi sono prioritari rispetto alla massima reputazione Apprezzi il clima mediterraneo tuo e dei tuoi dipendenti Malta NON è la scelta giusta se: Ti serve solo una società di comodo senza sostanza Gestisci una struttura oltre 100 milioni Hai solo redditi passivi Sei già monitorato dalle autorità tedesche/austriache Non vuoi investire almeno 150.000+ euro/anno in sostanza La mia opinione sincera: Malta funziona anche nel 2025, ma solo se crei vera sostanza. Le strutture “quick & dirty” sono morte e sepolte. Prospettive: Malta tra 5 anni Ecco la mia previsione per Malta verso il 2030, alla luce dell’evoluzione UE: Regole di sostanza più rigide: Requisiti minimi in aumento Automazione della compliance: Controlli AI delle autorità fiscali Consolidamento: Meno strutture, ma più grandi e professionali Specializzazione: Malta punterà su settori verticali (gaming, crypto, shipping) Cosa significa? Se scegli Malta, pianifica sul lungo termine e investi fin dall’inizio in vera sostanza professionale. Le soluzioni a metà nel 2025 non funzionano più. Errori frequenti nella documentazione della sostanza: Evita queste trappole di compliance Negli ultimi cinque anni ho visto più strutture maltesi fallire per documentazione scadente che per pianificazione sbagliata. Ecco le trappole peggiori e come evitarle. Errore #1: Verbali di board come esercizio di facciata Succede spesso: le aziende producono verbali che sembrano scritti da un avvocato solo per un altro avvocato. Problemi tipici Linguaggio da template: “Il board delibera di approvare il report gestionale trimestrale” – senza dettagli Decisioni irrealistiche: Board da 2 persone discute 20 investimenti complessi in 30 minuti Sostanza economica assente: Decisioni senza analisi locale riconoscibile Tempistiche illogiche: Board il 31/12 alle 23:59 decide la pianificazione annuale Come si fa bene Tempistiche realistiche: Board di 2-4 ore per le decisioni importanti Analisi locale: Dimostrare l’input di collaboratori maltesi Azioni di follow-up: Ogni decisione porta step concreti Documentazione di supporto: Riferimenti ad analisi, report, calcoli Errore #2: La trappola del “dipendente fantasma” Assunzioni pro forma: dipendenti teorici ma introvabili nella vita reale. Red flag per il fisco Nessuna traccia digitale: Niente email da Malta verso interlocutori esterni Orari irrealistici: Tutte le email importanti inviate fuori orario maltese Mancanza di rapporti locali: Nessun meeting con banche o consulenti maltesi Email da modello: Tutte uguali, quasi sempre scritte da un ghostwriter Costruire vera sostanza di personale Networking locale: Partecipazione dei dipendenti a eventi business maltesi Banking locale: Lascia che siano i collaboratori di Malta a gestire la banca Formazione professionale: Invio a corsi e seminari locali Impegno comunitario: Attività in associazioni business di Malta Errore #3: Caos nella allocazione delle spese La suddivisione dei costi tra giurisdizioni è una mina. Ecco gli errori più comuni: Tipo di errore Esempio Rischio Soluzione Basi di costo irrealistiche Holding da 50M con costi di 30k € Dubbio sulla sostanza Paragona con strutture simili Allocazione incoerente IT una volta Malta una volta Germania Problemi Transfer Pricing Chiavi di allocazione chiare Documentazione assente Spese senza pezze giustificative Punto di attacco per il fisco Documentazione completa Spese artificiali “Consulenze” costose intra-gruppo Regole anti-elusione Prezzi a valori di mercato Errore #4: Trascurare l’infrastruttura IT Nell’era digitale, tutto lascia tracce. Ecco le insidie IT tipiche: Segnali digitali di rischio Server: Tutti i sistemi in Germania, non a Malta Email domains: Comunicazioni aziendali su domini .de Cloud services: Dati salvati fuori UE Registro video-call: Tutti i meeting importanti fuori Malta Come costruire sostanza IT Registra un dominio maltese: Usa .com.mt per la corrispondenza ufficiale Cloud provider UE: Microsoft 365 o Google Workspace in EU IT locale: Coinvolgi società IT maltesi Strategia backup: Salva i dati in Malta o UE Errore #5: Trascurare il Transfer Pricing Molte strutture maltesi non cadono sulla sostanza, ma sul Transfer Pricing carente. Errori tipici sul Transfer Pricing Mancanza di benchmark: Prezzi infragruppo non confrontati Metodi incoerenti: Prezzi diversi per servizi simili Documentazione assente: Niente contratti scritti Mancato bilanciamento rischio-ricavo: Utili elevati senza rischi e funzioni adeguate Best practice Transfer Pricing Analisi economica: Ogni transazione infragruppo ha una razionalità Studi di benchmark: Usa dati Bureau van Dijk, Thomson Reuters Valutazione rischi: Documenta quali società assumono quali rischi Aggiornamenti annuali: Il Transfer Pricing va rivisto ogni anno Errore #6: Lacune nel monitoring della compliance L’errore più comune: costruire la sostanza una volta e poi abbandonarla a sé stessa. Checklist per il monitoring della compliance Area da monitorare Frequenza Responsabile Documentazione Presenza personale Mensile HR Malta Report presenze Decisioni Board Trimestrale Company Secretary Verbali Allocazione costi Mensile CFO Malta Report centri costo Compliance CRS Annuale Consulente fiscale Self-certification CRS Revisioni sostanza Semi-annuale Managing Director Substance Report Consiglio pratico: Consiglio ai miei clienti una dashboard compliance – una pagina al mese con tutti i principali KPI. Così ti accorgi subito se qualcosa non va. Errore #7: Caos nel management delle entità legali Spesso le società maltesi sono gestite senza strumenti professionali di corporate management. Che diventa un boomerang se arriva la verifica. Primi passi di Corporate Governance Sede legale: Non solo indirizzo, ma ufficio reale Company Secretary: Professionista vero, non uno stagista Libri sociali: Aggiornati e completi Annual returns: Invio puntuale al Malta Business Registry Cosa significa? La buona documentazione costa poco – quella scarsa può costarti l’intera struttura. Investe sin da subito in sistemi di compliance professionali. La tua checklist passo-passo: Costruire sostanza reale a Malta Dopo tutta la teoria, si passa all’azione. Ecco la roadmap completa per impostare una vera sostanza a Malta in modo compliant. Fase 1: Strategia e progettazione struttura (mese 1-2) Settimana 1-2: Sviluppo business case Definire il modello di business Quali attività trasferire a Malta? Quanta sostanza serve almeno? Qual è la vera motivazione commerciale? Pianificazione fiscale Confronta fiscalista paese d’origine Affida un consulente fiscale maltese Progetta una struttura Transfer Pricing Calcolo budget Setup: €15.000-25.000 Gestione: €150.000-300.000 annui Personale: €100.000-200.000 cad. Settimana 3-4: Design struttura legale Scegli il tipo societario Private Limited Company (standard) Public Limited Company (per aziende grandi) Partnership (business model specifici) Shareholding Structure Partecipazione diretta o indiretta Strutture nominee (se necessario) Pensa all’exit strategy Fase 2: Avvio società e registrazione (mese 3) Settimana 1: Incorporazione Name reservation Verifica nome presso MFSA Check dominio .com.mt Controlla marchi registrati Direzione e soci Managing Director residente a Malta Almeno un director maltese o UE Affida company secretary Memorandum e articles Oggetto sociale ampio Capitale autorizzato Regole di governance aziendale Settimana 2-3: Registrazione e licenze Malta Business Registry Depositare registrazione Ricevere Certificate of Incorporation Richiedere Partita IVA Registrazione fiscale Iscrizione imposte dirette Registrazione sicurezza sociale Preparare self-certification CRS Settimana 4: Banking Apertura conto bancario HSBC Malta/Bank of Valletta Corporate banking package Attivazione online banking e SEPA Infrastruttura finanziaria Implementazione software contabile (Sage, QuickBooks) Attivazione sistemi pagamenti Polizze assicurative Fase 3: Costruire la sostanza operativa (mese 4-6) Mese 4: Ufficio e IT Spazio ufficio Minimo 50-80 mq per 2-3 persone Preferiti: Valletta, Sliema, St. Julians Sala riunioni e presentazione professionale Setup IT Microsoft 365 o Google Workspace (EU) VPN per comunicazione sicura Backup implementati Cybersecurity Mese 5-6: Recruiting Ruoli chiave Managing Director (residente Malta) Finance Manager/Controller Executive Assistant/Office Manager Processo recruiting Job description dettagliate Contattare agenzie locali Contratti secondo diritto maltese Piano onboarding Fase 4: Operativo e compliance (dal mese 7) Task mensili Attività board Almeno un meeting trimestrale a Malta Preparazione dei report di gestione Documentare decisioni strategiche Gestione finanziaria Chiusure mensili e report Revisione allocazione costi Gestione flussi di cassa Task trimestrali Revisioni compliance Check requisiti di sostanza Revisione Transfer Pricing Aggiornamento compliance CRS Business development Costruzione network locale Aggiornamenti su analisi mercato Revisione della pianificazione strategica Task annuali Statutory compliance Deposito annual returns Preparazione dichiarazione fiscale Audit (se necessario) Revisioni strategiche Valutazione modello di business Review adeguatezza sostanza Update tax planning Critical Success Factors: Ciò che conta davvero Fattore critico Importanza Errori tipici Best practice Personale qualificato Molto alta Direttori “dummy” a basso costo Vere competenze, curriculum tracciabile Documentazione Molto alta Documentazione post-fatta Documentazione real-time Presenza locale Alta Virtual office Ufficio vero e presidiato Consulenti professionisti Alta Scegliere il più economico Esperti davvero specializzati su Malta Compliance continua Molto alta “Set and forget” Monitoraggio costante Go-Live Checklist Prima di rendere operativa la struttura maltese, controlla questi punti: □ Struttura legale: Società correttamente registrate e capitalizzate □ Compliance fiscale: Tutte registrazioni completate, prime dichiarazioni presentate □ Bancario: Conti aperti, online banking funzionante, prime transazioni testate □ Personale: Personale chiave assunto, contratti firmati, onboarding ok □ Ufficio: Spazio pronto, IT operativo, immagine professionale □ Documentazione: Tutti i corporate documents, verbali per le prime decisioni □ Piano sostanza: Piano dettagliato per i primi 12 mesi □ Monitoraggio: Sistema di monitoring compliance attivo Raccomandazione finale: Prevedi tempo e budget adeguati. Una struttura Malta ben fatta richiede 6-9 mesi e 200.000-400.000 euro il primo anno, ma sarà una base solida e compliant per anni. Domande frequenti sulla sostanza economica a Malta Quanti dipendenti servono per vera sostanza a Malta? Per una holding base servono almeno 2 dipendenti a tempo pieno, di cui uno deve essere un Managing Director residente a Malta. Per società operative o holding più grandi (oltre 50 milioni) servono in genere 3-4 dipendenti qualificati. Conta molto più la qualità che il numero – un Finance Manager esperto “vale” più di tre semplici assistenti amministrativi. Quanto costa annualmente una struttura Malta realmente conforme? Per una struttura professionale, conta 150.000-300.000 euro annui. Il 60-70% va in personale (100.000-200.000 per 2-3 dipendenti), il 15-20% in ufficio e IT (20.000-40.000), il 10-15% in servizi professionali (15.000-30.000 per consulenza fiscale, audit, legale). Sono costi essenziali: soluzioni “low cost” portano quasi sempre a problemi con il fisco. Il personale può lavorare anche parzialmente da remoto? I modelli ibridi sono consentiti con limiti chiari. Chi lavora più del 50% da remoto conta solo in parte nella sostanza. Il modello 3-2 (3 giorni a Malta, 2 remote) conta al 100%. Full remote non conta affatto. Importante: documentare con precisione la presenza, e garantire che tutte le decisioni chiave vengano prese fisicamente a Malta. Cosa succede se le autorità fiscali tedesche/austriache mi controllano? Le verifiche fissano tre punti focali: presenza di personale reale, attività effettive a Malta, costi operativi coerenti. Controlleranno verbali, contratti, mail, viaggi e l’effettivo utilizzo degli uffici maltesi. Una struttura ben documentata passa il controllo senza traumi. Il rischio nasce con società di comodo e documentazione poco credibile. Malta resta una buona scelta nel 2025 rispetto alle altre giurisdizioni UE? Malta rimane interessante per certe strutture, non per tutte. Ottima per holding medio-piccole (5-100 mln), imprese operative col “Malta link” e strutture dove l’efficienza dei costi conta più della reputazione massima. Non adatta per società di comodo, holding sopra i 100 mln o società già nel mirino del fisco tedesco/austriaco. Paesi Bassi o Lussemburgo danno più nome, Malta più flessibilità e costi bassi. Quali attività sono ideali ai fini della sostanza malti? Ideali: gestione partecipazioni (holding), IT e sviluppo software, marketing e sales per l’UE, funzioni di tesoreria e cash management, gestione proprietà intellettuale. Meno indicate: investimenti passivi puri, rapporti solo extra-Europei, settori bancari/assicurativi ad alta regolamentazione (senza licenza UE), attività che richiedono licenze in altri paesi UE. Quanto serve per creare una struttura Malta compliant? Dalla pianificazione alla piena operatività: 6-9 mesi. La costituzione 2-3 settimane, banking 4-8 settimane, ufficio 4-6, recruitment 8-12 settimane. In parallelo sviluppo processi e strumenti compliance. Setup “rush” in 2-3 mesi danno spesso problemi dopo. Meglio investire tempo per una base solida. I principali rischi delle strutture maltesi 2025? Rischi: documentazione insufficiente (prima causa di problemi), evoluzioni UE che possono impattare le strutture, rischio reputazionale versus fiscali DE/AT, costi di compliance che azzerano il vantaggio fiscale, dipendenza da pochi key people. Tutti rischi gestibili con pianificazione e monitoraggio attivo. Posso aggiornare strutture esistenti ai nuovi requisiti di sostanza? Sì, ma spesso serve una revisione profonda: nuove assunzioni, trasferimento processi, documentazione più professionale, a volte modifiche legali. L’upgrade costa in genere solo il 20-30% meno di una struttura ex novo. Necessario farlo prima che inizi una verifica: “upgrading” reattivo convince poco i fiscali. Come documentare decisioni operative in modo “substance-compliant”? Ogni decisione chiave deve avere il suo “Malta footprint”: verbali con apporto locale, allegati di supporto dei dipendenti maltesi, azioni follow-up attribuite a Malta, archivio mail per mostrare che la decisione viene attuata da qui. No linguaggio da modello e tempistiche impossibili: il revisore, leggendo il verbale, deve capire da solo logica e implementazione della decisione.
