Checklist della sostanza a Malta 2025: Soddisfa tutti i requisiti internazionali

Cosa sono i Substance Requirements a Malta?

I Substance Requirements – cioè i requisiti di sostanza – sono regole che garantiscono che la tua società maltese non esista solo sulla carta. Il diritto UE e l’OCSE impongono che le imprese abbiano vere attività economiche nel Paese in cui sono fiscalmente residenti.

Perché esistono questi requisiti?

Risposta breve: Per contrastare l’elusione fiscale. Risposta lunga: Dalla Direttiva UE ATAD (Anti-Tax Avoidance Directive) del 2016 e dagli Action Points BEPS dell’OCSE (Base Erosion and Profit Shifting), gli Stati membri come Malta devono dimostrare che le società residenti svolgano reali attività d’impresa in loco.

Cosa significa per te? Non puoi semplicemente aprire una società di comodo a Valletta e sperare che nessuno faccia domande. Malta vuole vedere che la tua azienda ha basi locali: dipendenti, uffici e processi decisionali reali.

A chi si applicano i Malta Substance Requirements?

In linea di principio a tutte le società maltesi, ma sono soggetti a controlli particolarmente severi:

• Holding con partecipazioni in filiali estere
• Società IP (proprietà intellettuale) che gestiscono licenze
• Società finanziarie e assicurative
• Società di navigazione con rotte internazionali
• Trading company con affari transfrontalieri

Il mio consiglio: anche se pianifichi “solo” un’attività operativa, considera i requisiti di sostanza da subito. Aggiungerli dopo è più costoso e complicato.

Le tre colonne portanti della sostanza a Malta

Malta si concentra su tre aree chiave:

1. Physical Presence (Presenza fisica): uffici, dotazioni, infrastrutture locali
2. Economic Activity (Attività economica): fatturato, transazioni, creazione di valore
3. Human Resources (Risorse umane): personale qualificato, decisori in sede

Malta Substance Requirements 2025: Tutti i requisiti attuali spiegati

Da gennaio 2025 si applicano regole più rigorose a Malta. La Malta Financial Services Authority (MFSA) ha aggiornato le sue linee guida e ora effettua controlli più stringenti. Ti spiego cosa è cambiato e come influisce sulla tua pianificazione.

Presenza fisica: molto più di un semplice domicilio

La tua società maltese deve avere una sede aziendale adeguata. Cosa significa “adeguata” dipende dalla tua attività:

Importante: Un semplice domicilio presso un Company Service Provider non basta più dal 2025. Devi disporre di una sede reale, utilizzabile quotidianamente dai tuoi dipendenti.

Requisiti di personale: competenze giuste in sede

Qui si fa concreto: Malta richiede dipendenti qualificati che lavorino e prendano decisioni in loco. Le minime richieste (aggiornamento 2025):

• Almeno 2 dipendenti full-time con contratto maltese
• Almeno 1 Director residente a Malta
• Qualifiche adatte al business (da documentare)
• Retribuzione adeguata (benchmark Malta: almeno 35.000 EUR/anno per profili qualificati)

Cosa significa? Non puoi assumere due stagisti sperando basti. La MFSA controlla CV, qualifiche e liste paghe.

Requisiti operativi: dimostrare reale attività d’impresa

Malta vuole vedere che l’azienda crea valore reale localmente. Sono richiesti:

• Core Income-Generating Activities (CIGA) svolte a Malta
• Riunioni del Board regolarmente a Malta (min. 4 volte/anno)
• Conti bancari locali e operativi
• Infrastruttura di compliance (contabilità, audit, legale)

Consiglio pratico: Documenta tutto con rigore. Ogni riunione, decisione, attività operativa. In caso di verifica sostanziale, dovrai fornire prove dettagliate.

Economic Substance Test Malta: Come superare con successo la verifica

L’Economic Substance Test è il cuore della verifica maltese. Qui ti spiego come funziona e i trucchi per superarlo senza intoppi.

La struttura della verifica in tre fasi

Malta controlla la sostanza attraverso tre livelli – come uno stress test per la tua azienda:

Fase 1: Relevance Test (Verifica di rilevanza)

Si verifica anzitutto se la società è realmente soggetta ai requisiti di sostanza, in base all’attività:

• Attività non rilevanti: Commercio al dettaglio locale, servizi locali
• Attività rilevanti: Commercio transfrontaliero, gestione IP, holding
• Attività ad alto rischio: Solo holding-IP senza operatività

Cosa vuol dire per te? Più internazionale è il business, più Malta controllerà nei dettagli.

Fase 2: Minimum Substance Test (Verifica sostanza minima)

Qui si passa ai numeri – Malta ama le cifre:

Fase 3: Adequate Substance Test (Test di adeguatezza della sostanza)

La vera sfida: Malta valuta se sostanza e volume d’affari sono coerenti. Una holding da 100 milioni con due dipendenti? Non regge.

Regole pratiche per la sostanza adeguata:

• Per ogni 50 mln EUR di asset gestiti: 1 dipendente qualificato in più
• Ogni 10 mln EUR fatturato annuo: 1 manager in più
• Costi operativi: Almeno 0,1% degli asset gestiti

Cosa significa? Più sei grande, più investimento in sostanza locale. Nessun tetto massimo – ma bisogna mantenere la credibilità minima richiesta.

Check-list Substanz Malta: La tua guida passo dopo passo

Basta teoria – ora si passa alla pratica. Ti propongo una check-list con cui costruire sistematicamente la tua sostanza a Malta. La stessa che uso per i miei clienti.

Fase 1: Preparazione e pianificazione (mesi 1-2)

Definire le basi legali

1. Completare la costituzione della società
   • Finalizzare Memorandum & Articles of Association
   • Registrazione alla Malta Business Registry
   • Richiesta Partita IVA (VAT Registration)
2. Impostare il sistema di compliance
   • Assumere un consulente fiscale maltese (costo: 3.000-8.000 EUR/anno)
   • Scegliere società di revisione
   • Nominare Company Secretary
3. Preparare la parte bancaria
   • Iniziare apertura conto in banca maltese
   • Preparare documenti di due diligence
   • Redigere business plan per la banca

Fase 2: Infrastruttura fisica (mesi 2-3)

Assicurarsi la sede ufficio

Cercare un ufficio a Malta richiede pazienza – prevedi almeno 4-6 settimane:

Check-list attrezzatura ufficio:

• Connessione internet (min. 100 Mbit/s) ✓
• Centralino con numero maltese ✓
• Spazi di lavoro per tutti i dipendenti ✓
• Sala riunioni (anche condivisa) ✓
• Sistema di sicurezza (essenziale per società IP) ✓
• Casella postale e servizio reception ✓

Fase 3: Personale e organizzazione (mesi 3-4)

Trovare le persone giuste

Il recruiting a Malta è una sfida, il mercato è piccolo e competitivo. La mia esperienza:

• Local Director: 60.000-120.000 EUR/anno (a seconda della qualifica)
• Operations Manager: 35.000-50.000 EUR/anno
• Administrative Assistant: 20.000-30.000 EUR/anno
• Compliance Officer: 45.000-65.000 EUR/anno

Consiglio insider: Usa agenzie di recruitment maltesi come Konnekt o Reed. Conoscono il mercato locale e ti aiutano con aspettative salariali realistiche.

Garantire la compliance lavorativa

1. Redigere i contratti di lavoro secondo la normativa maltese
2. Iscrizione previdenziale per tutti i dipendenti
3. Assicurazione sanitaria privata (spesso attesa, non obbligatoria)
4. Implementare il sistema payroll

Fase 4: Implementazione operativa (mesi 4-6)

Localizzare i processi aziendali

Ora si fa sul serio – serve vera creazione di valore a Malta:

• Processi decisionali: Le decisioni strategiche vanno prese a Malta
• Contratti: I contratti principali vanno negoziati da Malta
• Gestione del rischio: Compliance e risk management in loco
• Controlling: Gestione finanziaria e reporting da Malta

Documentazione e compliance

Malta è molto documentale. Tieni registri accurati di:

• Verbali del Board (almeno trimestrali)
• Presenze alle riunioni decisive
• Documentazione sulle decisioni prese
• Rilevazione orari del personale
• Report dettagliati dei costi operativi

Malta Holding Substance Requirements: Particolarità per società holding

Le holding sono il fiore all’occhiello del panorama aziendale maltese – ma sono anche sotto particolare attenzione nelle verifiche di sostanza. Ecco le peculiarità da tenere presenti se vuoi costituire una holding.

Pure Holdings vs. Mixed Holdings

Malta distingue rigorosamente tra due tipologie di holding:

Pure Equity Holdings (holding pure)

Gestione esclusiva di partecipazioni, senza attività operative:

• Requisiti di sostanza ridotti: 1-2 dipendenti qualificati bastano
• Focus sulla governance: Priorità a board meeting e controllo
• Efficienza sui costi: Spese operative anche basse

Mixed Holdings (holding miste)

Partecipazioni + attività operative:

• Pieno rispetto dei requisiti di sostanza: Come per le operative
• Compliance aggiuntiva: Per ciascuna linea di business
• Costi più alti: Ma anche maggiore flessibilità

Cosa significa? Scegli consapevolmente il tuo modello. Una pure holding costa meno, ma offre minore flessibilità.

Scalare la sostanza in base agli asset gestiti

Malta si aspetta più sostanza quanto più cresce il patrimonio gestito:

IP Holdings: il caso speciale

Le holding proprietarie di IP sono sotto particolare sorveglianza, in base alla regola DEMPE dell’OCSE (Development, Enhancement, Maintenance, Protection, Exploitation):

• Attività di sviluppo devono svolgersi e essere dimostrabili a Malta
• Gestione IP richiede personale specializzato
• Le trattative di licenza devono essere condotte da Malta
• Risk-assumption svolta in loco

Attenzione: Le “IP-Box” senza reale attività di sviluppo non sono più tollerate dal 2025. I controlli su questo versante sono severissimi.

Errori comuni sui Malta Substance Requirements – e come evitarli

Dopo tre anni di consulenza conosco bene tutte le trappole. Ecco i 5 errori più frequenti – e come evitarli elegantemente.

Errore 1: Considerare la sostanza solo dopo

Errore tipico: Prima costituisci la società, poi pensi a come creare sostanza.

Perché fallisce: Costruire sostanza richiede 6-12 mesi. Senza pianificazione costa di più e genera caos.

La mia soluzione: Prevedi la sostanza da subito. Budget necessario: 150.000-300.000 EUR il primo anno.

Errore 2: Strategia HR sbagliata

Errore tipico: Solo stagisti malpagati o esperti strapagati senza legami con Malta.

Perché fallisce: Malta controlla qualifiche e salari. Sottopagare o sovrapagare è evidente.

La mia soluzione: Paga stipendi standard maltesi, scopri talenti locali, documenta le qualifiche.

Errore 3: Board meeting fasulli

Errore tipico: Fai formalmente board meeting, ma le decisioni vere le prendi altrove.

Perché fallisce: Malta verifica la sostanza delle decisioni, non solo i verbali.

La mia soluzione: Riporta il potere decisionale a Malta. I Directors devono avere reale autonomia decisionale.

Errore 4: Documentazione carente

Errore tipico: Attività maltesi non documentate in modo ordinato.

Perché fallisce: In caso di verifica, serve dimostrare tutto. Senza documentazione, niente riconoscimento.

La mia soluzione: Digitalizza e documenta tutti i processi dal primo giorno. Completo, gap-free, pronto per audit.

Errore 5: Sottovalutare i costi ricorrenti

Errore tipico: Calcolare solo i costi di avvio, dimenticando quelli di mantenimento.

Perché fallisce: La sostanza genera costi strutturali continui. Senza budget la struttura fallisce.

La mia soluzione: Pianifica il budget sui 3-5 anni. La sostanza è un costo strutturale, non un investimento una tantum.

Red Flag: Come Malta riconosce subito le anomalie

• Salari sotto il mercato (Malta conosce le fasce salarali)
• Staff senza qualifiche adeguate rispetto al business
• Costi operativi sotto il 5% del fatturato (ritenuti poco credibili)
• Nessun conto bancario locale pur avendo base a Malta
• Board meeting sempre alla stessa ora senza agenda reale
• Decisioni prese via email invece che nelle riunioni

Costi e impegno: Quanto ti costa rispettare i Substance Requirements

Parliamo chiaro: quanto costa davvero gestire una società maltese con sostanza? Ecco una stima realistica – senza abbellimenti.

Costi di avvio una tantum (primo anno)

Costi annuali ricorrenti

Questi sono i costi che dovrai ripetere ogni anno – qui si decide la sostenibilità della struttura maltese:

Costo personale (la voce più importante)

• Local Director: 70.000-120.000 EUR/anno (lordo)
• Operations Manager: 40.000-55.000 EUR/anno
• Supporto amministrativo: 25.000-35.000 EUR/anno
• Contributi sociali: +10% su tutti gli stipendi

Budget minimo personale: 140.000-220.000 EUR/anno

Altri costi operativi

Total Cost of Ownership (TCO) – Il calcolo reale

Anno 1 (con costi di avvio):

• Setup piccolo: 218.500 EUR
• Setup standard: 357.000 EUR
• Setup premium: 529.000 EUR

Dal secondo anno (costi ricorrenti):

• Setup piccolo: 185.000-265.000 EUR/anno
• Setup standard: 229.000-309.000 EUR/anno
• Setup premium: 399.000-579.000 EUR/anno

Quando conviene una società maltese?

La domanda da un milione di euro. Le mie regole pratiche:

• Fatturato minimo annuo: 2-3 milioni EUR (sotto, i costi superano i vantaggi)
• Intervallo ottimale: 5-50 milioni EUR di fatturato annuo
• Break-even risparmio fiscale: Almeno 300.000 EUR/anno

Check di realtà: Se il risparmio fiscale annuo è sotto i 200.000 EUR, Malta probabilmente è troppo cara. Meglio allora una struttura più semplice in Germania/Austria.

Trappole di costo e spese nascoste

Quello che spesso si “dimentica” nel conto:

• Costi di viaggio: 15.000-30.000 EUR/anno per visite periodiche a Malta
• Costi-opportunità: Tempo per setup e gestione
• Compliance-update: Adeguarsi a cambi di legge periodici
• Costi di uscita: Se la struttura va smantellata

Consigli pratici per risparmiare

1. Servizi condivisi: Condividi funzioni di compliance con altre società
2. Crescita graduale: Non fare tutto subito; espandi per step
3. Fornitori locali: I provider maltesi sono spesso più economici degli internazionali
4. Infrastruttura digitale: Soluzioni cloud riducono i costi di ufficio

Domande frequenti (FAQ)

Posso soddisfare i Substance Requirements con un ufficio condiviso?

Per holding di piccole dimensioni (asset gestiti sotto i 10 mln EUR), l’ufficio condiviso è ammesso, ma servono spazi di lavoro propri e l’accesso a sale riunioni. Solo il domicilio non basta più dal 2025.

Quanti dipendenti devo avere a Malta, almeno?

Almeno 2 dipendenti full-time con contratto maltese e almeno 1 Director residente. Per aziende grandi (oltre 50 mln EUR di asset), occorrono più risorse.

Cosa succede se non rispetto i Substance Requirements?

Malta può revocare il riconoscimento fiscale, infliggere multe o persino cancellare la licenza societaria. Inoltre, rischi rettifiche fiscali in altri Paesi se la sostanza viene contestata.

I miei dipendenti maltesi possono lavorare da remoto?

No, è un equivoco diffuso. I dipendenti devono lavorare fisicamente a Malta e avere lì il loro centro di vita. L’home office è permesso solo in modo occasionale.

Quante volte deve riunirsi il Board a Malta?

Almeno 4 volte l’anno, più spesso per società di grandi dimensioni. Importante: le decisioni strategiche devono essere prese realmente in queste riunioni, non solo ratificate formalmente.

Che qualifiche devono avere i miei dipendenti maltesi?

Le qualifiche vanno allineate all’attività d’impresa. Una holding IP richiede esperti IP, una trading company esperti di vendita. Malta esamina CV e certificati.

Posso trasferire in Malta miei dipendenti già esistenti?

Sì, ma devono trasferire anche la residenza fiscale a Malta e avere contratti locali. Un semplice distacco non soddisfa i Substance Requirements.

Quanto costa realisticamente rispettare i Substance Requirements?

Considera 200.000-400.000 EUR all’anno per una struttura standard (personale, ufficio, compliance). Nel primo anno aggiungi 50.000-100.000 EUR di costi di setup.

Quanto tempo serve per creare una società maltese sostanziale?

Prevedi 6-12 mesi. La costituzione è veloce, ma recruiting, cercare l’ufficio e compliance richiedono tempo.

Devo vivere a Malta come socio?

No, ma almeno un Director deve essere residente e avere reali poteri decisionali, non solo essere nominato formalmente.