Indice Cosè una stabile organizzazione e perché dovrebbe interessarti? La trappola di Malta: perché tanti imprenditori inciampano Riconoscere il rischio di stabile organizzazione: i fattori critici Economic Substance Requirements: cosa pretende davvero Malta Passi concreti per evitare una stabile organizzazione Errori frequenti e come evitarli Checklist: così resti dalla parte della ragione Domande frequenti Immagina: sei seduto comodamente nel tuo ufficio a Monaco di Baviera, gestisci la tua società maltese via Zoom e pensi di aver creato l’assetto fiscale perfetto. Poi ti arriva una lettera dall’ufficio delle imposte: accertata stabile organizzazione in Germania. Contributo fiscale aggiuntivo: 50.000 euro. Benvenuto nella realtà della pianificazione fiscale internazionale, dove un concetto frainteso può far crollare tutta la tua struttura. Queste storie le conosco fin troppo bene. Nei miei due anni a Malta ho incontrato infiniti imprenditori che mi raccontavano entusiasti i loro risparmi fiscali – per poi ammutolire improvvisamente quando la discussione virava sulla stabile organizzazione. Il problema: molti non capiscono che una società maltese può diventare soggetta a tassazione in Germania più velocemente del bus da Valletta a Sliema. Oggi ti spiego come evitare queste insidie. Senza tecnicismi inutili, ma con la profondità giusta per capire dove sei. Perché quando si parla di stabile organizzazione, non si tratta di consulenza fiscale teorica, ma di rischi concreti che possono davvero mettere a repentaglio la tua azienda. Cosè una stabile organizzazione e perché dovrebbe interessarti? Una stabile organizzazione è, in parole semplici, un luogo in cui un’azienda svolge attività commerciali in modo permanente – anche se risulta registrata ufficialmente altrove. Sembra semplice, ma in pratica è uno dei temi più complessi del diritto tributario internazionale. Perché? Perché ogni paese ha le proprie regole, che determinano dove la tua società deve pagare le tasse. I principi base della definizione di stabile organizzazione Secondo il Modello OCSE (2017), esiste una stabile organizzazione quando sono soddisfatti tre criteri: Attività commerciale locale: Svolgi attività d’impresa Sede fissa d’affari: Disponi di una sede specifica Permanenza: Questa attività avviene in modo permanente o ricorrente Sembra chiaro? Non lo è affatto. Il diavolo sta nei dettagli. Anche una scrivania usata regolarmente in home office può teoricamente costituire una stabile organizzazione. Tanto più se da lì prendi decisioni operative per la tua società maltese. Perché le società maltesi sono particolarmente esposte Malta gode della fama di paradiso fiscale UE – ed è proprio questo che la rende oggetto di verifiche più rigorose. L’amministrazione fiscale tedesca guarda con particolare attenzione le strutture a Malta, perché lì l’aliquota effettiva sull’imposta sulle società può scendere al 5% (secondo il sistema di rimborso maltese). Il ragionamento è semplice: se vivi in Germania e gestisci la tua società maltese da qui, le tasse dovrebbero essere pagate in Germania. Giusto, no? Il problema nasce quando ignori questa realtà e pensi di essere automaticamente protetto solo perché la tua società è registrata a Malta. Consiglio pratico: Ho già incontrato imprenditori convinti che bastasse un direttore maltese solo formalmente. Spoiler: non basta affatto. Quello che conta è dove viene gestita realmente l’attività d’impresa. Cosa significa per te? Devi comprendere che residenza fiscale e rischio di stabile organizzazione sono due cose diverse. La tua società maltese può essere tassata a Malta – e allo stesso tempo avere una stabile organizzazione in Germania. La trappola di Malta: perché tanti imprenditori inciampano Lascia che ti racconti una storia sentita decine di volte. Marcus, consulente IT tedesco, apre una società a Malta nel 2022. Vive ad Amburgo, lavora da casa, parla con i clienti su Zoom e pensa di essere al sicuro perché tutti i contratti passano da Malta. Il risveglio arriva alla prima verifica fiscale. L’ufficio delle imposte di Amburgo accerta: Marcus gestisce l’azienda di fatto dalla Germania. Risultato: stabile organizzazione in Germania, tassazione piena su tutti i profitti ottenuti in loco. Le classiche trappole di Malta nel dettaglio Trappola Descrizione Livello rischio Home office management Gestione aziendale dal domicilio tedesco Molto alto Direttore di facciata Direttore maltese senza vere deleghe Alto Contatto clienti in Germania Vendite e consulenza da territorio tedesco Medio Server in Germania Infrastruttura IT principalmente tedesca Medio Il problema della substance: perché le società scatola vuota non funzionano più Qui la situazione si complica. Malta, con le Direttive europee anti-abuso fiscale (ATAD, 2019), impone a tutte le società una adeguata sostanza economica. Che significa: Personale qualificato in loco Uffici idonei Attività reale a Malta Processi decisionali sostanziali nel territorio Allo stesso tempo la Germania insidia il rischio stabile organizzazione. Ti trovi così tra due fuochi: Malta vuole sostanza, la Germania niente gestione operativa dal suolo tedesco. Difficile? Non impossibile, ma serve una strategia precisa. Perché molti consulenti sottovalutano il problema Sono onesto: molti commercialisti e consulenti vendono strutture maltesi senza riflettere realmente sulla questione della stabile organizzazione. Perché? Perché è complessa e spesso i clienti vogliono sentire solo soluzioni semplici. La verità? Una struttura maltese realmente funzionante richiede tempo, investimenti e trasformazioni operative reali. Chi ti dice che basta fondare una società e continuare il business come sempre, ti sta solo illudendo. Reality check: Una struttura maltese seria ti costa almeno 15.000-25.000 euro l’anno – solo per garantire la sostanza locale richiesta. Spendere meno significa rischiare di pagare più tasse invece di risparmiare. Cosa significa per te? Non lasciarti attrarre da offerte a basso costo. Una società a Malta non è un trucco fiscale, ma un vero assetto di business che impone modifiche concrete nella gestione aziendale. Riconoscere il rischio di stabile organizzazione: i fattori critici Adesso la parte pratica. Ti faccio vedere quali sono i fattori concreti che l’amministrazione fiscale considera per accertare l’esistenza di una stabile organizzazione. Spoiler: non si tratta di formalità, ma di vera attività economica. Sede della direzione effettiva: il fattore decisivo L’amministrazione fiscale tedesca si chiede sempre, in presenza di società maltesi: Dove vengono prese le decisioni aziendali importanti? E non intendo dove si firma il verbale delle assemblee, ma dove si decide davvero la rotta dell’impresa. Indicatori critici per individuare la sede direzionale in Germania: Decisioni strategiche: Gli investimenti, le assunzioni, le strategie vengono decise da qui? Comunicazione con i clienti: I contatti principali passano da numeri tedeschi o e-mail tedesche? Negoziazione dei contratti: Gli accordi vengono negoziati e firmati dalla Germania? Decisioni finanziarie: Chi decide su prestiti, investimenti o distribuzione profitti? La regola dei 183 giorni: un mito pericoloso Molti pensano di essere al sicuro se trascorrono meno di 183 giorni in Germania. È un falso mito. La regola dei 183 giorni vale per la residenza fiscale personale, non per la stabile organizzazione. Per la stabile organizzazione basta, in realtà, anche pochi giorni di attività intensa, se tali attività sono regolari e mostrano una certa permanenza. Stabili organizzazioni digitali: il nuovo campo minato La questione si fa ancora più interessante con i business digitali. L’OCSE lavora da anni a nuove regole per la stabile organizzazione digitale. Situazione attuale (2024): ancora non esiste una definizione univoca, ma la tendenza è chiara – anche le attività virtuali possono generare stabili organizzazioni. Attività digitale Rischio stabile organizzazione Misura preventiva Amministrazione e-commerce Alto Trasferimento a Malta Creazione contenuti Medio Struttura freelance Assistenza clienti Alto Call-center a Malta Campagne marketing Medio Agenzie esterne I dipendenti come fondamento di una stabile organizzazione Qui la materia si fa tecnica. Anche un singolo dipendente, in certe condizioni, può causare una stabile organizzazione. I criteri sono: Rappresentante dipendente: Agisce stabilmente per conto della società Potere di firma: Può concludere contratti a nome dell’azienda Attività continuativa: L’attività si svolge in modo regolare e abituale Esempio pratico: il tuo commerciale in Germania non si limita a trovare clienti, ma firma anche contratti. Anche se formalmente lavora per la società di Malta, così può nascere una stabile organizzazione tedesca. Consiglio insider: Molti trascurano che anche l’amministratore socio può essere considerato “rappresentante dipendente”. Se da socio gestisci la tua società maltese dalla Germania, da un punto di vista fiscale sei un rappresentante dipendente della tua stessa società maltese. Cosa significa per te? Devi analizzare ogni aspetto dell’attività, capire dove avviene e chi la svolge. Il controllo sulla stabile organizzazione è una radiografia completa del tuo business. Economic Substance Requirements: cosa pretende davvero Malta Mentre la Germania è da una parte, Malta ha inasprito le proprie richieste. Le Economic Substance Requirements (ESR) dal 2019 sono diventate la spada di Malta contro le società di comodo. Non è una cosa negativa, anzi. Ma significa che la tua struttura maltese deve avere vera sostanza economica. Cosa significa concretamente economic substance Malta impone a tutte le società che svolgono “attività rilevanti” di possedere una sostanza appropriata sul suolo maltese. Attività core svolte a Malta: Le attività principali devono essere eseguite in loco Personale qualificato: Abbastanza staff col giusto profilo Costi adeguati: Spese operative congrue rispetto all’attività Presenza fisica: Uffici e infrastruttura in Malta Attività rilevanti e i requisiti di substance Non tutte le attività sono soggette agli ESR. Ecco una panoramica delle cosiddette “attività rilevanti”: Attività rilevante Substance minima Costo tipico/anno Attività di holding Riunioni board a Malta, direzione locale € 8.000 – 15.000 Proprietà intellettuale Personale R&S, gestione IP in loco € 25.000 – 50.000 Gestione fondi Manager autorizzati, compliance team € 50.000 – 100.000 Commercializzazione/distribuzione Team vendite, magazzino/ufficio € 30.000 – 60.000 La regola di proporzionalità: più profitto = più substance Questo è un punto chiave: Malta applica una regola di proporzionalità. Maggiore il profitto, maggiore la sostanza richiesta. Logico – una società che guadagna 5 milioni di euro l’anno non può gestirsi con un ufficio di 10 m² e un dipendente part-time. La regola pratica secondo la prassi maltese: Fino a € 500.000 di utili annui: Substance minima sufficiente Da € 500.000 a 2 mln: Maggiori requisiti su personale e spazi Oltre € 2 mln: Necessaria un’organizzazione locale strutturata Sostanza vs. rischio stabile organizzazione: un equilibrio delicato Qui viene il bello: devi rispettare sia i requisiti maltesi di substance che evitare il rischio di stabile organizzazione in Germania. È come giocare a scacchi su due scacchiere contemporaneamente. La soluzione? Ripartizione intelligente delle attività: Decisioni strategiche: Devono essere prese a Malta Esecuzione operativa: Può essere parzialmente esternalizzata Attività amministrative: Si possono esternalizzare Gestione clienti: Area critica, serve pianificazione precisa Esempio pratico: Un e-commerce tedesco gestisce la società maltese così: decisioni strategiche (gamma prodotti, prezzi, investimenti) prese in board meeting mensili a Malta. L’operatività (customer care, logistica, marketing) viene gestita da fornitori esterni. Lui stesso vive 8 mesi a Malta, 4 in Germania – ma quando è in Germania non si occupa dell’azienda maltese. Cosa significa per te? Serve un piano operativo dettagliato che soddisfi le richieste di substance maltesi e riduca al minimo i rischi di stabile organizzazione in Germania. Non si può improvvisare. Passi concreti per evitare una stabile organizzazione Basta teoria. Ora vediamo come costruire una struttura maltese che funzioni davvero su entrambi i fronti. Spoiler: è più impegnativo di quanto si pensi, ma si può fare. Passo 1: Scegliere la struttura societaria giusta Non tutte le società maltesi sono uguali. Per evitare la stabile organizzazione sono particolarmente indicate: Private Limited Company (Ltd.): Opzione standard, flessibile Malta Holding Company: Ideale per societarizzazioni patrimoniali Branch Office: Valido solo in casi molto specifici La differenza vera non è nella forma giuridica, ma nella gestione operativa. Una Ltd può essere riskiosa tanto quanto una holding complessa, se ma gestita male. Passo 2: Costruire sistematicamente la substance locale Qui servono veri investimenti. Una struttura maltese seria richiede: Elemento di substance Requisito minimo Costo/anno Uffici 20-50 m², secondo il volume di affari € 6.000 – 18.000 Direttore locale Qualificato, con reali poteri € 24.000 – 60.000 Supporto amministrativo Contabilità, compliance, segreteria € 12.000 – 25.000 Infrastruttura IT Server, licenze software, backup € 3.000 – 8.000 Passo 3: Stabilire le strutture di governance Qui sta il punto essenziale: bisogna istituire reali organi decisionali a Malta. Serve un piano di governance sistematico: Board meeting a Malta: Almeno trimestrali, con decisioni documentate Matrice delle deleghe: Regole chiare su chi decide cosa Strutture di reporting: Report periodici dalla direzione maltese Documentazione: Tutte le decisioni importanti devono risultare assunte a Malta Passo 4: Disinnescare la parte tedesca In parallelo occorre strutturare le attività in Germania affinché non generino una stabile organizzazione: No gestione operativa: Dalla Germania solo attività di supporto Contratti di consulenza invece che di lavoro subordinato: Se lavori per la società maltese, fallo come consulente esterno Separazione netta della comunicazione: E-mail e telefonate aziendali solo su infrastruttura maltese Igiene documentale: Tutte le decisioni d’affari devono essere tracciate e documentate a Malta Passo 5: Compliance e monitoraggio Una struttura maltese non si può impostare e dimenticare. Serve monitorarla costantemente: Check mensili di compliance: Rispetto di tutti i requisiti di substance Analisi trimestrale dei rischi: Valutazione del rischio stabile organizzazione Revisione annuale della struttura: Adattamento a variazioni di attività o normative Consulenza professionale: Aggiornamenti regolari con commercialisti specializzati Reality check: Conosco imprenditori che spendono 80.000 euro l’anno per una struttura maltese fatta bene – e risparmiano comunque grazie ai benefici fiscali. Ma conosco anche chi dopo tre anni ha mollato, sopraffatto dalla mole di lavoro necessaria. Cosa significa per te? Una struttura maltese è una vera scelta strategica di lungo termine, non una scorciatoia per ottimizzare le tasse. Se non sei disposto a cambiare davvero la tua operatività, rinuncia in partenza. Errori frequenti e come evitarli Dopo due anni di esperienza a Malta e innumerevoli colloqui con imprenditori, conosco le trappole più comuni. Ecco i principali errori e come evitarli sin dall’inizio. Errore #1: Credere al direttore di facciata L’errore: Molti pensano che basti avere un direttore maltese solo formalmente per evitare i rischi di stabile organizzazione. La realtà: I direttori di facciata sono la prima cosa che l’amministrazione fiscale smaschera. Se il tuo direttore maltese non prende decisioni reali, fiscalmente è irrilevante. La soluzione: Investi in un direttore qualificato e con esperienza Dagli reali poteri decisionali (ad esempio fino a 50.000 euro senza interpellarti) Documenta ogni sua decisione Fai incontri strategici regolari con lui Errore #2: Pensare faccio tutto dalla Germania L’errore: Pensi che, finché la società è registrata a Malta, puoi gestirla dalla Germania come un’azienda tedesca. La realtà: È la via più diretta verso la stabile organizzazione tedesca. Ogni decisione operativa presa dal territorio tedesco aumenta il rischio. La soluzione: Definisci bene il ruolo: In Germania puoi essere solo un consulente, mai amministratore Direziona la comunicazione: La corrispondenza aziendale passa per Malta Sposta i processi decisionali: Le delibere strategiche solo a Malta o nel collegio maltese Aggiorna la documentazione: Tutti i verbali e le decisioni mostrano una regia maltese Errore #3: Sottovalutare le richieste di substance L’errore: Basta un piccolo ufficio e una cassetta postale. La realtà: Ora Malta verifica con attenzione che la substance locale rispecchi l’attività svolta. Troppa poca substance = perdita dei vantaggi fiscali. La soluzione: Volume affari Substance minima Substance consigliata 1 dipendente FT, 20 m² ufficio 1,5 dipendenti FT, 30 m² € 500k – 2 mln 2 dipendenti FT, 40 m² 3 dipendenti FT, 60 m² > € 2 mln 3+ FT, oltre 60 m² 5+ FT, oltre 100 m² Errore #4: Sottovalutare la comunicazione L’errore: Usi e-mail tedesche, numeri tedeschi e IP tedeschi per affari maltesi. La realtà: Le verifiche moderne identificano immediatamente le tracce digitali. Un’indirizzo IP tedesco su una mail maltese è un segnale d’allarme immediato. La soluzione: Infrastruttura e-mail maltese: E-mail aziendali solo tramite server di Malta Uso VPN: Quando lavori da remoto, sempre connessione IP maltese Canali comunicativi separati: Vita privata e lavoro ben distinti Igiene documentale: Tutti i documenti mostrano origine maltese Errore #5: Il pensiero una soluzione per tutti L’errore: Copi la struttura Malta di un altro imprenditore, senza valutare la tua situazione specifica. La realtà: Ogni attività comporta rischi diversi per la stabile organizzazione. Un e-commerce non ha le stesse criticità di uno sviluppatore software o di un consulente. La soluzione: Analisi individuale: Fai valutare la tua attività specifica Risk mapping: Identifica i rischi principali Struttura su misura: Adotta una soluzione personalizzata Aggiustamenti continui: La struttura va aggiornata con la crescita dell’attività Dalla pratica: Ho avuto un cliente certo che la sua società maltese fosse a posto solo perché aveva copiato la struttura di un famoso YouTuber. Peccato che lui facesse software, non contenuti, e i rischi fossero tutt’altri. Dopo costose correzioni, ora funziona – ma poteva essere fatto bene già dall’inizio. Cosa significa per te? Impara dagli errori degli altri ma sviluppa la tua soluzione su misura. Le strutture maltesi non sono kit di montaggio prefabbricati. Checklist: così resti dalla parte della ragione Per finire, una checklist pratica che dovresti revisionare regolarmente. Io stesso la uso per i miei check annuali. Check mensile (5 minuti) □ Tutte le decisioni aziendali sono documentate a Malta □ Nessuna e-mail operativa inviata da IP tedesco □ Il direttore maltese ha preso almeno una decisione documentata □ Tutti i contratti sono stati gestiti tramite la società maltese □ Nessun incontro clienti o trattativa svolta dalla Germania Check trimestrale (30 minuti) □ Riunione del board a Malta svolta e verbalizzata □ Substance ancora adeguata per il volume d’affari? □ Tutti i dipendenti maltesi hanno ruoli e responsabilità concrete □ Gli uffici sono realmente usati per lavoro □ I report di compliance della società maltese sono completi □ L’espansione del business ha generato nuovi rischi di stabile organizzazione? Revisione annuale della struttura (2-3 ore) Analizza l’evoluzione del business: Il core business è cambiato? Ci sono nuovi mercati o target di clientela? La substance è ancora proporzionata? Verifica il quadro normativo: Ci sono stati cambiamenti sulle regole tedesche per la stabile organizzazione? Nuovi requisiti substance a Malta? Novità OCSE o direttive UE rilevanti? Controlla la documentazione: Tutti i verbali del board sono completi e chiari? I documenti mostrano la gestione a Malta? Nessuna contraddizione in mail o documenti? Valuta costi-benefici: I vantaggi fiscali giustificano ancora il lavoro richiesto? Ci sono alternative strutturali più efficienti? La struttura maltese è ancora una scelta strategica? Red flags: quando devi agire immediatamente Questi segnali richiedono intervento immediato: Prendi regolarmente decisioni operative dalla Germania Il tuo direttore maltese è solo di facciata La substance locale non è più adeguata al business I clienti non sanno di fare affari con una società maltese Usi infrastruttura tedesca per attività maltesi Piano emergenza: cosa fare in caso di controllo fiscale? Se l’amministrazione fiscale tedesca ti convoca: Resta calmo: Le verifiche sono routine, niente panico Chiama subito un avvocato: Meglio se fiscalista esperto Prepara tutta la documentazione: Mostra ogni carta relativa a Malta Collabora: Sii trasparente, ma condividi solo ciò che serve Non modificare la struttura durante la verifica Il mio suggerimento: Tieni un diario digitale Malta, in cui annoti tutte le attività, decisioni e luoghi relativi al business. In caso di verifica, una documentazione impeccabile vale oro. Cosa significa per te? Evitare la stabile organizzazione è un processo continuo, non una tantum. Con un monitoraggio sistematico, resti sempre coperto. Domande frequenti Posso gestire la società maltese completamente da remoto? No, è uno degli equivoci più diffusi. Malta chiede vera substance locale e le autorità fiscali tedesche controllano dove sono prese davvero le decisioni. Una società maltese full remote non soddisfa i requisiti né per Malta né evita i rischi tedeschi. Basta un direttore maltese solo sulla carta? Decisamente no. I direttori di facciata senza reali poteri decisionali vengono scoperti subito dall’amministrazione fiscale. Serve un direttore competente, le cui decisioni siano ben documentate e che lavori realmente da Malta. Qual è l’investimento minimo da mettere a Malta? Per una struttura solida, devi calcolare almeno 15.000-25.000 euro all’anno (ufficio, personale, compliance). Per utili maggiori, i requisiti aumentano proporzionalmente. Soluzioni troppo economiche comportano rischi fiscali elevati. Cosa succede se viene accertata una stabile organizzazione in Germania? Se avviene, dovrai pagare la tassazione sulle società tedesche (circa 30%) su tutti i profitti maturati in Germania, più eventuali arretrati e interessi. La società maltese continuerà ad esistere, ma i vantaggi fiscali sono azzerati. Nei casi gravi può scattare anche l’accusa di evasione fiscale. Come cittadino tedesco posso trasferirmi senza problemi a Malta? Sì, da cittadino UE hai piena libertà di movimento. Ai fini fiscali, però, devi avere reali interessi economici a Malta e starci almeno 183 giorni l’anno. Un semplice “trasferimento formale” non basta. Quante volte devo essere personalmente a Malta? Non esiste una soglia fissa, ma più decisioni operative prendi dalla Germania, più cresce il rischio fiscale. Board meeting trimestrali a Malta e presenza regolare per le decisioni chiave sono un buon compromesso pratico. Quali modelli di business si adattano meglio a una struttura maltese? Sono particolarmente adatte le holding, la gestione di proprietà intellettuali, la consulenza internazionale e i servizi digitali. Poco adatti i servizi locali in Germania o le attività con clientela fortemente tedesca. Devo assumere per forza personale maltese? Non obbligatoriamente maltesi, ma serve personale qualificato in loco. I cittadini UE possono lavorare senza problemi a Malta. L’importante è che svolgano realmente delle mansioni e non solo siano presenti nei registri. Come riconosco un consulente serio su Malta? Un buon consulente ti spiega prima i rischi e i requisiti, non solo i benefici. È trasparente sui costi, ha comprovata esperienza a Malta e collabora con partner locali. Attenzione ai prezzi stracciati o alle promesse irrealistiche. Posso trasferire la mia società tedesca già esistente a Malta? In teoria sì, ma spesso è più complicato e costoso che aprirne una nuova. Se esistono già stabili organizzazioni in Germania, il rischio è alto. Meglio spesso creare una nuova struttura maltese e trasferire gradualmente il business.
