Indice dei contenuti Strutture maltesi: perché la documentazione è la tua salvezza Le diverse strutture maltesi e le loro peculiarità Verifica fiscale a Malta: quali documenti avere pronti Requisiti di compliance: l’ABC degli obblighi documentali Verifiche fiscali internazionali: quando più Paesi sono coinvolti Archivio documentale: per quanto tempo e come conservare? I 7 errori più costosi nella documentazione a Malta Consigli pratici: come superare indenne ogni verifica Domande frequenti sulla documentazione maltese Strutture maltesi: perché la documentazione è la tua salvezza Immagina la scena: sorseggi il tuo caffè a Sliema al mattino, controlli le email e ti arriva un messaggio cordiale dalla Malta Revenue Authority. Richiedono di vedere tutta la tua documentazione degli ultimi tre anni. Per una “verifica di routine”. Ti sembra rilassante? Dopo due anni di vita reale a Malta posso dirti: una buona documentazione non è solo necessità legale, è il tuo lasciapassare per notti tranquille. Le autorità maltesi prendono molto sul serio le regole di compliance – e anche quelle fiscali internazionali sono sempre più attente. Cosa rende speciali le strutture maltesi Malta non è amata solo per il clima. L’isola, grazie all’UE e alla sua posizione strategica, offre vantaggi unici per il business internazionale. Le strutture maltesi sono società o holding costituite secondo la legge maltese, spesso parte di sofisticate pianificazioni fiscali internazionali. Le strutture maltesi più frequenti: Holding maltesi per partecipazioni societarie Società di licensing per la gestione della proprietà intellettuale Trading company per il commercio internazionale Veicoli di investimento per immobili o prodotti finanziari Perché a Malta la documentazione è questione di sopravvivenza Malta è piccola, ma le esigenze burocratiche sono tutt’altro che leggere. La Malta Revenue Authority (MRA) collabora strettamente con le altre autorità fiscali UE. Da quando esiste lo scambio automatico di informazioni (AEI), i dati passano da un paese all’altro in un attimo, come l’acqua nei vasi comunicanti. Cosa significa per te? Se la tua documentazione ha lacune, rischi problemi non solo a Malta, ma anche in patria. Fidati: una discussione fiscale internazionale è meglio evitarla. Le diverse strutture maltesi e le loro peculiarità documentali Non tutte le strutture maltesi sono uguali. A seconda dell’attività della tua impresa, avrai obblighi documentali diversi. Ecco le principali tipologie: Holding maltese Le holding sono il massimo tra le strutture maltesi. Gestiscono partecipazioni e beneficiano dell’esenzione dalla tassa sulle partecipazioni. Sembra semplice? Non lo è affatto. Requisiti documentali particolari: Prove delle partecipazioni in tutte le società detenute Contratti di dividendi e evidenze dei pagamenti Prove di sostanza (gestione, controllo, decisioni) Documentazione di Transfer Pricing per operazioni infragruppo Società di licensing Gestiscono proprietà intellettuale (IP) come marchi, brevetti o software. Malta offre regole vantaggiose, ma la documentazione richiesta è complessa. Documentazione specifica richiesta: Registro IP con storia dello sviluppo Contratti di licenza e accordi di royalty Prove dello sviluppo effettivo dell’IP a Malta Prezzi “a condizioni di mercato” per i diritti di licenza Trading Companies Le società commerciali gestiscono operazioni internazionali tramite Malta. Qui le autorità verificano attentamente la presenza di reale sostanza. Tipo di documento Finalità Durata di conservazione Contratti commerciali Prova di attività reale 7 anni Fatture/giustificativi Dimostrazione di fatturato e utili 7 anni Documenti del personale Prova di sostanza Per la durata del rapporto + 6 anni Contratto d’ufficio Presenza fisica Per la durata + 7 anni Verifica fiscale a Malta: quali documenti avere pronti Una verifica a Malta si svolge in modo diverso rispetto, ad esempio, alla Germania. I controllori sono scrupolosi ma solitamente pragmatici. Se hai la documentazione in ordine, tutto resta su un piano professionale. Documentazione base (sempre necessaria) Qualunque sia la tua struttura maltese, avrai sempre bisogno di questi documenti: Documenti societari completi Memorandum e Articles of Association Certificate of Incorporation Estratti dal registro delle imprese (attuali e storici) Delibere degli azionisti dalla fondazione Contabilità completa e ordinata Tutti i libri contabili principali (General Ledger) Giustificativi di tutte le operazioni Estratti conto di tutti i conti bancari Bilanci annuali e dichiarazioni fiscali Prove di sostanza Contratto di locazione degli uffici Prova della gestione locale Verbali dei board meeting Documentazione delle decisioni Documenti aggiuntivi in base al modello di business A seconda di cosa fa la tua struttura maltese, potrebbero essere richiesti ulteriori documenti. Qui la questione diventa più interessante – e a volte complicata. Per operazioni internazionali (molto comuni): Documentazione Transfer Pricing secondo standard OCSE Master File e Local File (per strutture di gruppo) Country-by-Country Reporting (se il fatturato supera €750 mln) Prova “arm’s length” per tutte le operazioni infragruppo Per servizi finanziari: Licenza MFSA e tutte le evidenze richieste Report del Compliance Officer Documentazione AML/KYC Documenti sul risk management Conservazione digitale vs cartacea Malta sorprende per la modernità nella gestione digitale dei documenti. Puoi conservare quasi tutto in formato elettronico, ma attenzione: i requisiti sono rigorosi. Condizioni per l’archiviazione digitale: Immodificabilità dei documenti (timestamp) Strategia di backup tracciabile Accesso rapido alla documentazione (24-48 ore) Leggibilità per l’intero periodo di conservazione Il mio consiglio pratico: una soluzione ibrida funziona meglio. I documenti originali più importanti si tengono in cartaceo, il resto digitale con un sistema di gestione documentale professionale. Requisiti di compliance a Malta: l’ABC degli obblighi di prova La compliance a Malta non è solo un “nice to have” – è vitale. Negli ultimi anni le autorità maltesi hanno innalzato molto gli standard. Dalla discussione sui “passaporti d’oro” del 2020, l’attenzione è massima. Economic Substance Requirements (ESR) Questa è la prova più ardua, spesso sottovalutata. Malta, come stato UE, deve dimostrare che le imprese non esistono solo sulla carta. Gli ESR richiedono una vera attività economica. Cosa devi dimostrare? Core Income Generating Activities (CIGA) a Malta Le decisioni vengono prese a Malta Le attività core sono gestite da Malta Personale e sedi adeguati a Malta Spese operative adeguate Stipendi al personale locale Attrezzature e ufficio Costi di esercizio rilevanti per Malta Presenza fisica Sedi proprie o in locazione Attrezzature disponibili in loco Riunioni regolari a Malta Obblighi di reporting e scadenze A Malta niente funziona senza reporting rigoroso. Le scadenze sono rigide e i ritardi vengono sanzionati con severità. Report Scadenza Sanzione per ritardo Annual Return Fino al 31 gennaio €100 + €5 al giorno Tax Return Fino al 30 giugno €465 + interessi ESR Filing Fino al 30 giugno Da €5.000 a €50.000 Transfer Pricing Su richiesta (30 giorni) Accertamento + sanzioni Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) L’UE ha inasprito le regole tramite l’ATAD. Malta ha dovuto recepire queste direttive, che pesano soprattutto sulle strutture internazionali. Ambiti principali dell’ATAD: General Anti-Abuse Rule (GAAR) – contro schemi abusivi Regole CFC (Controlled Foreign Company) Exit Taxation in caso di trasferimento Limitazione degli interessi passivi Cosa comporta per te? La tua struttura maltese deve avere una reale motivazione economica. La pura ottimizzazione fiscale senza sostanza non è più tollerata. Verifiche fiscali internazionali: quando più Paesi sono coinvolti Qui le cose si fanno davvero interessanti – e a tratti complicate. Malta, come membro UE, ha convenzioni contro le doppie imposizioni con oltre 70 paesi. Questo significa uno scambio automatico delle informazioni tra le autorità fiscali. Scambio automatico di informazioni (AEI) Dal 2017, i Paesi UE si scambiano in automatico informazioni fiscali. Malta comunica i dati sulle tue strutture al paese d’origine – e viceversa. Cosa viene comunicato in automatico? Conti bancari e interessi maturati (Common Reporting Standard) Operazioni fiscali transfrontaliere (DAC6) Dividendi, interessi, royalties verso l’estero Country-by-Country Reports per gruppi societari Mutual Agreement Procedures (MAP) Quando due paesi hanno opinioni divergenti sulla tua tassazione, si avviano le MAP, procedure diplomatiche tra autorità fiscali. Casi tipici di MAP: Rettifiche di Transfer Pricing Questioni di stabile organizzazione Doppia imposizione in caso di trasferimento Diversa interpretazione delle convenzioni bilaterali Verifiche simultanee L’incubo di ogni fiscalista: più paesi controllano contemporaneamente la tua struttura internazionale. Malta coordina attivamente queste verifiche con altri Stati UE. Come si svolge una verifica simultanea? Scambio di informazioni tra autorità fiscali Annuncio coordinato delle verifiche Richiesta documentale contemporanea in ogni paese Azioni di controllo coordinate Valutazione congiunta dei risultati Il mio consiglio: se hai una struttura internazionale, preparati a rispondere a domande da più paesi. Una documentazione coerente per tutte le giurisdizioni è un tesoro. Archivio documentale a Malta: per quanto tempo e come conservare? Le regole di conservazione a Malta sono ben definite, ma variano a seconda del tipo di documento. Attenzione: gli obblighi internazionali possono comportare tempi maggiori. Termini generali di conservazione Malta segue lo standard europeo con alcune peculiarità: Tipo di documento Durata di conservazione Base legale Documenti contabili 7 anni Companies Act Dichiarazioni fiscali 7 anni Income Tax Act Documenti IVA 7 anni VAT Act Documenti societari Illimitato Companies Act Contratti di lavoro Durata del rapporto + 6 anni Employment Relations Act Documenti Transfer Pricing 10 anni Income Tax Act Peculiarità internazionali Se la tua struttura maltese opera su più paesi, potrebbero essere richiesti termini di conservazione più lunghi. La Germania, ad esempio, chiede 10 anni per determinati documenti. Principi importanti: Rispetta sempre il termine più lungo applicabile In caso di dubbio: conserva più a lungo del necessario Le verifiche in corso interrompono i termini I termini di accertamento possono prolungare la conservazione Gestione documentale pratica Dopo due anni di esperienza maltese, ti raccomando un sistema collaudato: Il modello in 3 fasi: Documenti attivi (0-2 anni) Fisicamente in ufficio o su cloud sicuri Accesso rapido per l’operatività quotidiana Backup regolari Documenti semi-attivi (2-7 anni) Sistema professionale di document management Archiviazione cifrata Recupero entro 24-48 ore Documenti d’archivio (oltre 7 anni) Conservazione a lungo termine legalmente sicura Sistemi altamente affidabili Recupero entro 5 giorni lavorativi Distruzione e protezione dei dati Spesso trascurato: dopo la scadenza dei termini, la documentazione va distrutta correttamente. Malta ha regole rigide sulla privacy (GDPR) anche per i documenti aziendali. Cosa si intende per distruzione sicura: Eliminazione/distruzione documentata Utilizzo di società certificate per la distruzione Ricordati dei backup Registro delle operazioni di distruzione I 7 errori più costosi nella documentazione a Malta In due anni di esperienza maltese e dopo tante chiacchierate con imprenditori, ho raccolto una lista degli errori più comuni – e più cari – che si possono commettere. Questi scivoloni costano soldi e tanti grattacapi. Errore #1: trascurare la documentazione della sostanza L’errore: In molti pensano che basti fondare una società maltese. I requisiti di economic substance vengono ignorati o trattati superficialmente. Le conseguenze: Sanzioni da €5.000 a €50.000 e possibile perdita dei vantaggi fiscali. In caso di recidiva, si rischia addirittura lo scioglimento della società. Come evitarlo: Documenta in maniera dettagliata tutte le attività locali Organizza con regolarità i board meeting a Malta Assumi personale locale o affidati a fornitori qualificati Affitta veri uffici (non solo un indirizzo postale) Errore #2: sottovalutare il Transfer Pricing L’errore: Le operazioni infragruppo vengono gestite senza adeguata documentazione. “Ma si tratta solo di cifre piccole” è la frase tipica. Le conseguenze: Aggiustamenti sull’utile (primary), distribuzioni fittizie (secondary), sanzioni e interessi. Con importi elevati, le cifre salgono velocemente a sei zeri. Come evitarlo: Prepara la documentazione TP per tutte le transazioni infragruppo Utilizza prezzi di mercato comparabili (benchmark) Documenta preventivamente l’analisi economica Aggiorna la documentazione ogni anno Errore #3: contabilità incompleta L’errore: Mancano documenti, scritture incomplete o lacune nei registri. “Sistemeremo dopo” è un approccio pericoloso. Le conseguenze: Gli accertamenti dell’autorità fiscale sono spesso a tuo sfavore. Oltre a sanzioni e controlli più complessi. Come evitarlo: Implementa una raccolta documentale senza lacune Usa software professionali per la contabilità Riconciliazioni e verifiche mensili Regolare strategia di backup dei documenti Errore #4: dimenticare le scadenze di reporting L’errore: Si sottovalutano o dimenticano le scadenze maltesi, soprattutto quella dell’ESR Filing (30 giugno). Le conseguenze: Sanzioni automatiche senza margini di tolleranza. In particolare l’ESR costa caro (€5.000+). Come evitarlo: Crea un calendario di compliance con tutte le scadenze Imposta reminder 4-6 settimane prima Prepara la documentazione per tempo Affidati a servizi di compliance professionali Errore #5: ignorare gli obblighi di comunicazione internazionale L’errore: Le segnalazioni DAC6, CRS o Country-by-Country spesso vengono dimenticate o sottovalutate. Le conseguenze: Multe in più Paesi contemporaneamente. E possibili problematiche future su nuove strutture fiscali. Come evitarlo: Verifica ogni anno tutti i requisiti di comunicazione Implementa un monitoraggio transfrontaliero Chiedi consulenza specializzata nei casi complessi Documenta tutte le operazioni cross-border Errore #6: una strategia di backup insufficiente L’errore: I documenti sono salvati solo in un posto o la strategia di backup è debole. “Tanto è tutto in cloud” non basta. Le conseguenze: In caso di perdita dati, non si rispettano gli obblighi di conservazione – accertamenti e sanzioni in arrivo. Come evitarlo: Regola 3-2-1: 3 copie, 2 supporti diversi, 1 in sede separata Test di ripristino periodici Sedi di backup distinte geograficamente Documentazione dei processi di backup Errore #7: mancanza di consulenza professionale L’errore: “Facciamo da soli” oppure consulenza da fornitori non qualificati. Il diritto maltese è complesso e cambia spesso. Le conseguenze: Occasioni perse, rischi non previsti, correzioni costose. Quello che risparmi sulla consulenza lo paghi poi più volte tanto. Come evitarlo: Investi in consulenti maltesi qualificati Affidati a esperti locali per questioni complesse Revisioni periodiche di compliance Rimani aggiornato sulle novità legislative Consigli pratici: come superare indenne ogni verifica a Malta Dopo varie esperienze con le autorità maltesi e controlli internazionali, posso darti alcune regole d’oro testate sul campo – non solo sui manuali. La regola dei 90 giorni per la preparazione Di solito le verifiche a Malta vengono preannunciate 90 giorni prima. Sembra tanto, ma in realtà il tempo per prepararsi per bene è limitato. Checklist dei 90 giorni: Primi 30 giorni – Analisi dello stato dell’arte: Identifica tutti i documenti richiesti Controlla la completezza degli archivi Elenca i documenti mancanti e pianifica la raccolta Crea il team di verifica (interno + esterni) Secondi 30 giorni – Preparazione documentale: Produci o recupera i documenti mancanti Aggiorna la documentazione Transfer Pricing Raccogli e valuta le prove di sostanza Prima consulenza con commercialista/avvocato Ultimi 30 giorni – Fase finale: Struttura tutti i documenti nell’ordine più logico Crea copie digitali e cartacee Rivedi la strategia col team di consulenti Briefing del team per il giorno della verifica Il fascicolo perfetto per la verifica I funzionari maltesi apprezzano ordine e completezza: un fascicolo ben strutturato può accorciare di molto la durata dell’accertamento. Struttura efficace: Executive summary (1-2 pagine) Panoramica dell’attività Principali indicatori degli ultimi 3 anni Peculiarità e situazioni da spiegare Documentazione societaria In ordine cronologico fin dalla costituzione Sezioni dedicate per aumenti di capitale e cambi di soci Organigramma se la struttura è complessa Documenti finanziari Bilanci con relazioni di revisione Dichiarazioni e attestati fiscali Bilanci mensili dell’anno in verifica Prove di sostanza Contratti di locazione e foto uffici Contratti e qualifiche del personale Verbali delle riunioni del board Documentazione delle decisioni Tematiche speciali Documentazione Transfer Pricing Operazioni con parti correlate Ruling fiscali internazionali Comunicazione con i verificatori maltesi I funzionari maltesi sono in genere professionali e neutri. Una buona comunicazione può fare la differenza: Cosa fare: Sii proattivo e trasparente Spiega i temi complessi con chiarezza Rispetta promesse e scadenze Registra per iscritto ogni discussione Evita: Omettere informazioni rilevanti Assumere atteggiamenti difensivi o polemici Tentare di “convincere” i verificatori Fornire risposte incomplete Usa la tecnologia con intelligenza Gli strumenti giusti ti aiutano a evitare molte seccature: Gestione documentale: SharePoint o soluzioni analoghe per la collaborazione Controllo versioni dei documenti importanti Funzioni di ricerca rapida Controlli di accesso per i diversi gruppi utenti Monitoraggio compliance: Strumenti per la gestione delle scadenze Promemoria automatici Sistemi di workflow per i processi ricorrenti Dashboard per lo stato della compliance Dopo la verifica: lezioni apprese Dopo ogni verifica, dedica tempo a un’analisi finale: Cosa ha funzionato e cosa migliorare? Quali documenti mancavano o erano incompleti? Ci sono stati problemi di interpretazione su temi complessi? Come ottimizzare la procedura per la prossima verifica? Queste lezioni rientrano nel tuo sistema di compliance. Così ogni controllo diventa sempre più facile del precedente. Domande frequenti sulla documentazione maltese Quanto dura una verifica fiscale tipica a Malta? Una verifica standard a Malta dura solitamente 2-4 settimane per strutture semplici e 6-12 settimane per realtà internazionali complesse. La durata dipende molto dalla completezza della documentazione. Se sei ben preparato, la verifica si conclude più rapidamente. Posso presentare i documenti anche in tedesco? In linea di massima sì, ma su richiesta devono essere tradotti in inglese. Malta, come paese UE, accetta documenti in tedesco ma spesso richiede traduzioni certificate per quelli più importanti. Il mio consiglio: stipula i contratti rilevanti direttamente bilingue. Cosa succede se non trovo dei documenti? I documenti mancanti sono un problema, ma non la fine del mondo. Spesso puoi presentare documenti sostitutivi come estratti bancari, email o testimonianze. Importante: documenta tutti i tentativi di recupero. I verificatori maltesi comprendono le problematiche reali (es. perdita dati IT documentata). Serve un avvocato maltese per la verifica? Non obbligatoriamente, ma è consigliato nei casi complessi. Un legale locale conosce le procedure e può mediare in caso di conflitto. Per le verifiche di routine basta spesso un commercialista esperto. Conta la competenza su Malta, non la nazionalità del consulente. Quanto spesso Malta effettua controlli fiscali? Malta adotta un sistema su base rischio. Le nuove società sono spesso controllate dopo 2-3 anni, poi tipicamente ogni 5-7 anni. Strutture internazionali o dichiarazioni “sospette” ricevono più controlli. Le firme digitali sono valide a Malta? Sì, Malta riconosce le firme elettroniche qualificate secondo lo standard UE (eIDAS). Per molti documenti aziendali basta una firma digitale semplice. Atti notarili o specifiche delibere richiedono ancora la firma fisica. Qual è la differenza tra Annual Return e Tax Return? L’Annual Return è una comunicazione societaria al registro delle imprese (Companies House) su soci, direttori e capitale. Il Tax Return è la dichiarazione dei redditi presso la Malta Revenue Authority. Le scadenze e i contenuti sono differenti – non confonderli! Posso conservare i documenti in cloud? Sì, ma a condizioni rigorose. Il cloud deve essere in UE (GDPR), garantire integrità dei dati e accesso rapido. Importante: serve un sistema di backup professionale e devi poter documentare tutti gli standard di sicurezza. Che sanzioni rischio se la documentazione è incompleta? Le sanzioni variano secondo la violazione: Annual Return in ritardo costa €100 più €5 al giorno; per l’ESR si parte da €5.000. Gravi mancanze di compliance arrivano a €50.000 e perdita dei benefici fiscali. Recidiva = scioglimento della società. Devo documentare anche le spese private? Solo se sono rilevanti per l’attività. Per spese miste (auto, telefono, ecc.) devi distinguere tra uso privato e aziendale. Su trasferta, rappresentanza e ospitalità i verificatori maltesi sono molto scrupolosi. Conserva giustificativi dettagliati sullo scopo aziendale.
