Table des matières Ce que signifie réellement la substance économique à Malte en 2025 Les exigences les plus strictes des autorités fiscales internationales Activités opérationnelles à Malte : Comment créer une vraie substance Salariés à Malte : Stratégies RH conformes CRS et BEPS : Ce quil faut savoir sur les nouvelles règles européennes Malte vs. autres juridictions de l’UE : Le vrai comparatif Erreurs fréquentes lors de la documentation de la substance Ta checklist étape par étape pour 2025 Questions fréquentes Je suis assis ici, mon troisième cappuccino à la main dans mon bureau de La Valette, contemplant trois centimètres de papiers – toute la documentation de substance pour une seule société. Si tu pensais que Malte c’était juste soleil, mer et faibles impôts, j’ai une mauvaise nouvelle pour toi. L’époque où tu ouvrais une société-boîte-aux-lettres ici puis allais tranquillement à la plage est définitivement révolue. Depuis 2019, les autorités fiscales internationales regardent de très près ce que tu fais ici. Et quand je dis de très près, je n’exagère pas. Pas de panique – aujourd’hui je t’explique comment bâtir une véritable substance économique à Malte, sans avoir d’huile froide dans le dos lors de ton prochain rapport CRS (Common Reporting Standard – le système international d’échange automatique d’informations fiscales entre autorités). Substance économique à Malte en 2025 : ce que vérifient vraiment les autorités fiscales internationales Commençons par la réalité dure : la substance économique à Malte en 2025, ce n’est plus juste « avoir un bureau et y passer de temps en temps ». La directive européenne anti-évasion fiscale (ATAD – Anti Tax Avoidance Directive) et les règles BEPS de l’OCDE (Base Erosion and Profit Shifting – lutte contre l’érosion de la base et le transfert de bénéfices) ont radicalement changé la donne. Les trois piliers d’une vraie substance Quand les autorités fiscales allemandes, autrichiennes ou suisses contrôlent, elles examinent trois domaines-clés : Présence humaine locale : De vrais salariés avec de vrais contrats, qui prennent de vraies décisions Activités opérationnelles : Activités réellement exercées à Malte Réalité économique : Ton entreprise doit avoir une raison légitime d’être à Malte Ce que « Economic Substance » veut dire concrètement L’Economic Substance Act maltais de 2019 définit des exigences minimales claires. Ton entreprise doit à Malte : Employer un nombre adéquat de collaborateurs qualifiés Avoir des dépenses opérationnelles appropriées Prendre des décisions de gestion essentielles sur place Effectuer des « Core Income Generating Activities » (CIGAs – activités génératrices de revenus clés) Ça semble abstrait ? Effectivement. C’est pourquoi, chaque jour, avocats et fiscalistes ici se creusent la tête sur la question : « Combien est jugé suffisant ? » Le test de substance : comment tu seras contrôlé Imagine un inspecteur du Bundeszentralamt für Steuern allemand qui frappe à ta porte. Voici ce qu’il veut voir : Domaine de contrôle Ce qu’ils recherchent Pièges classiques Salariés Contrats de travail, fiches de paie, présence sur place Administrateurs nominaux, équipes 100 % à distance Activité commerciale Documents d’activité, réunions, décisions Décisions prises depuis l’étranger Dépenses Coûts de bureau, IT, déplacements Coûts trop faibles pour la taille Locaux Baux, réelle utilisation Bureaux partagés sans véritable présence Mon avis honnête : J’ai vu des sociétés qui pensaient qu’un bureau virtuel à 200 € par mois suffisait. Spoiler : ça ne suffit pas. Vraiment pas. Les exigences les plus strictes des autorités fiscales internationales : focus sur Malte Là, ça devient vraiment corsé. Voici ce que les différentes autorités fiscales attendent réellement de ta société maltaise. Allemagne : le BZSt et ses critères de substance Le Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) fixe désormais des lignes directrices claires. Pour les holdings, attention à : Effectif minimum : pour un holding de 10 millions d’euros d’actifs, ils attendent au minimum 2 à 3 collaborateurs qualifiés à temps plein Niveau de qualification : pas (seulement) des assistants – de vrais experts avec un pouvoir de décision Test des coûts : les frais opérationnels doivent représenter au moins 0,5 à 1 % de l’actif géré Autriche : le BMF et « l’approche look-through » Les collègues autrichiens sont encore plus exigeants. Le BMF (Bundesministerium für Finanzen) applique l’approche « look-through » : ils regardent à travers la structure maltaise et demandent : « Où se passe réellement le business ? » Suisse : l’ESTV et son contrôle « Substance over Form » L’Administration fédérale des contributions (ESTV) privilégie le principe « la substance avant la forme ». Concrètement : Economic Nexus Test : Existence d’un véritable lien économique entre l’activité et Malte ? Management Test : Les décisions centrales sont-elles vraiment prises à Malte ? Control Test : Qui contrôle l’entreprise, et depuis où ? Nouvelle obligation de déclaration UE : la DAC6 et ses conséquences Depuis 2020, avocats et fiscalistes doivent déclarer les montages fiscaux agressifs (DAC6 – Directive on Administrative Cooperation). Cela vise aussi certaines structures maltaises. Déclaration obligatoire en cas de : Structures à substance minimale Avantages fiscaux sans réelle activité Montages artificiels à but d’optimisation fiscale En coulisse : Je connais trois sociétés qui ont reçu du courrier des finances allemandes en 2023 — toutes manquaient de substance à Malte. Redressement ? À six chiffres. CRS-Reporting : ce qui est automatiquement communiqué Malte échange automatiquement des informations sur : Information Seuil de déclaration Destinataire Revenus du capital Tous montants Pays de résidence fiscale du bénéficiaire Plus-values Pas de seuil spécifique Pays de résidence fiscale du bénéficiaire Soldes de comptes Plus de 1 000 USD (≈900 €) Pays de résidence fiscale du titulaire du compte Ultimate Beneficial Owner Participation supérieure à 25 % Toutes juridictions concernées Conséquence pour toi ? La transparence n’est plus optionnelle. Ton administration fiscale « maison » est au courant — la vraie question est : respectes-tu les règles ou pas ? Activités opérationnelles à Malte : le guide pour une vraie substance Passons à la pratique. Voici quelles activités opérationnelles tu dois et peux installer à Malte pour que ta substance tienne la route, même sous la loupe. Core Income Generating Activities (CIGAs) : les activités-clés La loi maltaise fait la distinction selon le type d’activité. Exemples principaux de CIGAs pour des structures maltaises typiques : Sociétés holding Gestion des participations : Suivi et supervision actif des filiales Décisions stratégiques : Choix d’investissement et de désinvestissement Gestion financière : Gestion de trésorerie, financement du groupe Gestion des risques : Surveillance et maîtrise des risques Sociétés de services Services IT : Développement logiciel, administration systèmes Marketing & Sales : Génération de leads, gestion des clients Services administratifs : RH, comptabilité, compliance Gestion de la propriété intellectuelle : Développement et exploitation de l’IP Le standard minimum de substance selon le modèle d’affaires D’après mon expérience sur plus de 50 structures maltaises, voici mes recommandations honnêtes : Modèle d’affaires Salariés minimum Surface minimum Coûts annuels estimés Holding pur (<5 M€) 2 temps plein 50-80 m² 120.000-180.000 € Holding actif (>5 M€) 3-4 temps plein 80-120 m² 200.000-300.000 € IP-Holding 2-3 spécialistes 60-100 m² 150.000-250.000 € Société de services 5+ temps plein 100+ m² 300.000+ € La documentation de tes activités opérationnelles C’est là que s’opère la vraie sélection. Tu as besoin d’une documentation irréprochable : Board Minutes : Procès-verbaux de toutes décisions managériales (en anglais, signés à Malte) Management Reports : Rapports mensuels sur l’activité Time Tracking : Preuve que tes collaborateurs travaillent effectivement à Malte Expense Reports : Justificatifs de toutes dépenses opérationnelles Contract Management : Preuve que les contrats sont négociés et signés à Malte Infrastructures IT et substance numérique En 2025, la substance IT est tout aussi indispensable : Emplacement des serveurs : Systèmes IT critiques hébergés à Malte ou dans l’UE Domaine e-mail : Extension .mt ou .com.mt pour les communications officielles Services cloud : Privilégier des fournisseurs UE Systèmes de sauvegarde : Backups conformes RGPD-UE Conseil pratique : Je conseille à tous mes clients : organisez vos principaux meetings physiquement à Malte. Les visioconférences conviennent pour l’opérationnel, mais les décisions stratégiques doivent se prendre en salle de réunion maltaise. Outsourcing ou salariés internes : le juste équilibre Tu ne peux pas tout externaliser et revendiquer la substance. Ma règle d’or : Domaine Externalisation possible Obligation d’interne Comptabilité Oui (à une société maltaise) Contrôle de gestion et reporting Support IT Oui (niveau 1-2) Décisions IT stratégiques Legal/Compliance Oui (avocats externes) Gestion de la conformité Direction Non Toutes décisions stratégiques Qu’en déduire ? Prévoyez au minimum 2-3 salariés à temps plein pour couvrir les fonctions essentielles. Le reste peut être externalisé intelligemment. Exigences en matière de salariés à Malte : comment embaucher en conformité Le facteur humain — et le plus coûteux. Sans vraies personnes sur place, toute ta stratégie de substance ne vaut rien. Je t’explique où et comment recruter, embaucher et manager à Malte, en restant compliant. Les différentes catégories de salariés pour la substance Chaque poste ne « pèse » pas autant dans le calcul de la substance : Tier 1 : Direction et décideurs Managing Director : Doit être résident maltais ou UE Finance Director : Responsable des décisions financières Compliance Officer : Supervise la conformité à toutes les obligations Tier 2 : Experts spécialistes Senior Analysts : Décisions d’investissement en holding Spécialistes IT : Pour entreprises technologiques Manager Marketing/Sales : Pour les opérations commerciales Tier 3 : Assistance administrative Executive Assistants : Support quotidien Comptables : Comptabilité locale Office Manager : Gestion de l’organisation du bureau Grilles salariales à Malte pour 2025 La vérité sur les salaires maltais (brut, charges sociales incluses) : Poste Junior (0-2 ans) Mid-Level (3-5 ans) Senior (5+ ans) Managing Director €60.000-80.000 €80.000-120.000 €120.000-200.000+ Finance Manager €35.000-45.000 €45.000-65.000 €65.000-90.000 Compliance Officer €30.000-40.000 €40.000-55.000 €55.000-75.000 Business Analyst €28.000-35.000 €35.000-50.000 €50.000-70.000 Executive Assistant €22.000-28.000 €28.000-35.000 €35.000-45.000 Recrutement à Malte : où trouver les bons profils Malte compte à peine 500 000 habitants — le vivier de talents est donc restreint. Voici mes canaux de recrutement éprouvés : Recrutement local JobsPlus : L’agence publique de l’emploi – bien pour l’administratif Malta Independent Jobs : Site d’emploi local très fréquenté LinkedIn Malta : Pour profils spécialisés University of Malta : Grads et jeunes professionnels Recrutement UE Italie : Beaucoup d’Italiens viennent à Malte (langue + climat) Allemagne/Autriche : Surtout pour les postes finance et compliance Europe de l’Est : Pologne, Tchéquie pour IT et back-office Législation sociale et compliance à Malte La législation maltaise protège plutôt les salariés. Points-clés : Contrats de travail Période d’essai : Maximum 6 mois pour les nouvelles recrues Délai de préavis : 1 semaine (pendant l’essai), jusqu’à 8 semaines (après 4 ans) Salaire minimum : 195,16 €/semaine (2025) Heures sup : Payées à 1,5x après 40h/semaine Charges sociales et impôts Charges patronales : 10 % du brut Charges salariales : 10 % du brut Impôt sur le revenu : 0 à 35 % (progressif) Primes : 13e et 14e mois courants Télétravail et substance-Compliance Là c’est délicat. Le télétravail est permis, mais pose problème pour la substance : Attention : Les salariés travaillant plus de 50 % à distance ne comptent que partiellement pour le calcul de la substance. Les full-remote ne comptent pas du tout. Modèles hybrides pour la substance Modèle 3-2 : 3 jours bureau, 2 jours home office (compte à 100 %) Modèle 4-1 : 4 jours bureau, 1 jour home office (100 %) Modèle 2-3 : 2 jours bureau, 3 jours home office (compte à 60 %) Développement des salariés et fidélisation Le turnover est élevé à Malte, surtout dans la finance et la tech. Mes conseils pour la fidélisation : Avantages sociaux attractifs : Mutuelle privée, voiture de fonction, tickets-resto Formation continue : Budget pour conférences et certifications Horaires flexibles : 10h-15h cœur de journée, le reste flexible Parcours de carrière : Définir de vraies perspectives d’évolution Morale : Prévoyez 15-20 % de coûts salariaux en plus que prévu, mais il faut investir dans la qualité et la stabilité. Un bon managing director coûte 100 000 €/an — un mauvais te fait perdre la compliance, donc te coûte bien plus cher. CRS et BEPS : ce qu’il faut savoir sur les nouvelles règles européennes Là, on entre dans la technique – mais pas de panique, je t’explique les règles internationales pour que tu puisses vraiment les appliquer. Common Reporting Standard (CRS) : la transparence intégrale Depuis 2017, plus de 100 pays échangent automatiquement les données fiscales. Malte joue le jeu. Concrètement : Ce qui est automatiquement déclaré Tous revenus de capitaux : intérêts, dividendes, plus-values Soldes de compte : tout compte > 1 000 USD à l’année Assurances vie : valeur de rachat Structures Trust et Foundation : informations sur les bénéficiaires effectifs Destinataires des déclarations Banques et autorités maltaises transmettent automatiquement vers : Le pays où tu es résident fiscal Le pays de ta nationalité (pour les US persons) Tous pays où tu es fiscalement assujetti BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) : la parade anti-évasion L’OCDE a développé 15 actions anti-évasion fiscale. Pour Malte, à surveiller plus particulièrement : Action 5 : Harmful Tax Practices Malte a été contrainte d’ajuster ses régimes préférentiels. Les évolutions clés : Nexus requirement : Les revenus IP bénéficient du régime seulement si R&D effectivement réalisée à Malte Activité substantielle : Obligatoire pour tous les régimes fiscaux avantageux Obligation de documentation renforcée Action 6 : Treaty Shopping Prevention Les conventions de non-double imposition maltaises incluent maintenant des clauses PPT (Principal Purpose Test) : Il doit y avoir une vraie raison commerciale La seule économie d’impôt ne suffit pas La substance doit correspondre à l’avantage recherché Directive anti-évasion de l’UE (ATAD) : impacts directs ATAD I et II ont modifié la loi maltaise : Controlled Foreign Company (CFC) Rules Depuis 2019, règles CFC plus strictes. Ta société maltaise peut être considérée comme CFC si : Tu détiens plus de 50 % des parts Limpôt sur les sociétés est inférieur à 13,125 % (75 % du taux allemand) Plus de 30 % des revenus sont passifs General Anti-Abuse Rule (GAAR) Introduction d’une clause anti-abus générale à Malte : Les montages sans substance économique réelle peuvent être annulés L’objectif principal ne doit pas être l’optimisation fiscale Il faut un « motif commercial valable » Country-by-Country Reporting : transparence pour les groupes Les entreprises au CA de plus de 750 millions € doivent établir des rapports détaillés, par pays : Indicateur Informations déclarées Risques en cas d’incohérence Chiffre d’affaires Ventilé par pays Contrôle prix de transfert Bénéfice avant impôt Par pays et société Challenge sur la substance Impôts payés Charge fiscale effective Contrôle BEPS Effectif Équivalent temps plein Doute sur la substance Actions pratiques compliance 2025 Concrètement, voici tes priorités : Actions immédiates Audit substance : Contrôle de ta structure face aux nouveaux standards Mise à jour documentation : S’assurer que tous les critères BEPS sont bien traités Vérification conformité CRS : Contrôler les obligations de déclaration Certificat résidence fiscale : Demander une attestation à jour Actions récurrentes Reviews trimestriels de la substance : Suivi constant de la compliance Documentation prix de transfert : Garder toutes les transactions intra-groupe à jour Comptes rendus de board meetings : Consigner les décisions majeures à Malte Pointages horaires salariés : Preuve de la présence effectivement à Malte Important : Les règles évoluent vite. Ce qui est compliant aujourd’hui peut poser problème demain. Je recommande des revues compliance trimestrielles avec un fiscaliste spécialisé. Malte vs autres juridictions UE : comparatif honnête 2025 Après cinq ans sur l’île et des dizaines de missions de structuration, je peux l’affirmer : Malte n’est pas toujours l’option idéale. Parfois oui, parfois non. Voici mon comparatif sans filtres. Malte vs Pays-Bas : le duel de la substance Critère Malte Pays-Bas Vainqueur IS 35% (effectif 5–10 %) 25,8 % Malte Exigences de substance Moyennes à élevées Très élevées Malte Piscine de talents Limité (500 000 hab.) Large (17 M habitants) Pays-Bas Loyer bureau 25–40 €/m²/mois 35–60 €/m²/mois Malte Réputation fiscale Surveillée de près Acceptée Pays-Bas Qualité de vie Soleil, mais limité Infrastructures mais météo Égalité Malte vs Irlande : The Celtic Tiger vs Méditerranée L’Irlande est la principale concurrente de Malte pour les holdings européennes : Avantages Irlande IS : 12,5 % d’impôt sociétés sur les bénéfices commerciaux Réputation : Moins problématique vis-à-vis des fisc allemand/autrichien Viviers de talents : 5 M hab., tech florissante Infrastructures : Aériens et IT plus efficaces Avantages Malte Flexibilité : Plus de latitude dans le droit fiscal Coûts : Main d’œuvre & bureaux meilleur marché Climat : 300 jours de soleil, loin de la grisaille irlandaise UE : Même accès UE pour moins cher Malte vs. Luxembourg : David vs Goliath Luxembourg, place financière historique; Malte, outsider ambitieux : Luxembourg préférable si : Très grosses structures : plus de 100 M€ Investisseurs institutionnels : Fonds de pension, assureurs Stabilité régulatoire : 30 ans d’expertise Banques : Accès banques top tier Malte préférable si : Structures plus petites : moins de 50 M€ Entreprises opérationnelles : vraie activité, pas juste holding Coût-bénéfice : frais d’installation & récurrents faibles Souplesse : Moins de bureaucratie, décisions plus rapides Malte vs Chypre : duel méditerranéen Les deux îles ciblent la même clientèle. Les différences : Aspect Malte Chypre Membre UE Depuis 2004, euro 2008 Depuis 2004, euro 2008 Régime fiscal Système d’imputation Taux unique 12,5 % Risque Russie Minimal Élevé (effet guerre Ukraine) Langue Maltais/anglais Grec/turc/anglais Réputation bancaire Solide depuis 2018 Problématique depuis 2020 Ma recommandation sincère : Quand choisir Malte, quand éviter? Malte, idéal si : Tu structures une holding de 5 à 100 M€ Tu es prêt à créer une vraie substance (2–4 salariés à temps plein) Tu peux délocaliser des opérations à Malte Tu privilégies les coûts bas sur la réputation maximum Tu apprécies le climat méditerranéen pour toi et tes salariés Malte PAS conseillé si : Tu veux juste une société boîte-aux-lettres Ta structure gère plus de 100 M€ Tu fais uniquement du revenu passif Les finances DE/AT te surveillent déjà Tu n’acceptes pas de dédier 150 000 €/an+ à la compliance et la substance Mon avis tranché : Malte reste une option en 2025, mais uniquement pour ceux qui vont au bout de la substance. Les montages « quick & dirty », c’est fini. Perspectives d’avenir : Malte dans cinq ans Ma prévision pour Malte à l’horizon 2030 : Substance, toujours plus loin : Niveau d’exigence en hausse Compliance automatique : Contrôles IA des autorités fiscales Concentration : Moins de sociétés, mais plus grosses, plus pros Spécialisation : Malte misera sur gaming, crypto, shipping Qu’en conclure ? Si tu optes pour Malte, vise long terme et investis dans la propreté de la structure. Les solutions « à moitié » ne passent plus en 2025. Erreurs fréquentes lors de la documentation de la substance : évite ces pièges compliance Au cours des cinq dernières années, j’ai vu plus de structures maltaises échouer à cause d’une documentation défaillante que d’une mauvaise planification. Voici les principaux pièges – et comment les éviter. Erreur #1 : Board Minutes « pour la forme » Ça, je le vois tout le temps : les sociétés font des procès-verbaux qui semblent écrits d’un avocat à l’attention d’un autre avocat. Bugs classiques Langue template : « The Board resolved to approve the quarterly management report » – sans détail Décisions irréalistes : Deux personnes statuent sur vingt investissements complexes en 30 min Pas de substance économique réelle : On ne voit aucun input local réel Planning incohérent : Board le 31/12 à 23h59 pour fixer la stratégie annuelle Comment faire vraiment bien Timing réaliste : Des boards de 2-4h pour les dossiers majeurs Analyse locale : Montrer la contribution des salariés maltais Actions à suivre : Chaque décision déclenche des étapes concrètes Docs supports : Annexer analyses, rapports, calculs Erreur #2 : Le « phantom employee » Société qui embauche des salariés sur le papier, invisibles en réalité. Signaux d’alerte pour l’administration Pas de traces digitales : Aucun e-mail des salariés locaux vers des partenaires externes Horaires curieux : Tous les mails importants envoyés hors heures maltaises Aucune interaction locale : Pas de réunion avec banques, avocats ou autorités maltaises Mails standardisés : Tous les mails ont la même tournure (le même ghostwriter ?) Construire une substance RH authentique Réseautage local : Salariés présents aux events Malta Business Network Relations bancaires : C’est le staff local qui doit gérer le contact banques Formation continue : Envoyer ses salariés en formation à Malte Implication associative : S’impliquer dans la vie économique locale Erreur #3 : Pagaille sur l’allocation des dépenses La répartition des coûts entre juridictions : champ de mines. Pièges fréquents : Type d’erreur Exemple Risque Solution Cost base irréaliste Holding de 50 M€ avec 30k€ de coûts Doute sur la substance Comparer avec structures de taille équivalente Incohérence d’allocation IT tantôt à Malte, tantôt en Allemagne Prix de transfert contestable Clés d’allocation claires Doc manquante Dépenser sans justificatifs Point d’attaque pour le fisc Documentation rigoureuse Dépenses artificielles « Conseil » surfacturé d’une affiliée Règles anti-abus Prix de pleine concurrence Erreur #4 : Bâcler l’infra IT À l’ère digitale, tout laisse une trace. Voici les erreurs IT fréquentes : Signaux d’alerte digitaux Serveurs : Tout hébergé en Allemagne, rien à Malte Domaines e-mail : Communication via .de au lieu de .mt Cloud : Données stockées hors UE Visioconf : Toutes les décisions à distance, jamais à Malte Bâtir la vraie substance IT Enregistrer un domaine maltais (.com.mt pour les mails) Fournisseur cloud UE : Microsoft 365 / Google Workspace EU-residency Presta IT local : Prendre une SSII maltaise Backups : Sauvegardes des données à Malte ou dans l’UE Erreur #5 : Négliger le prix de transfert Beaucoup de structures maltaises échouent moins sur la substance que sur le transfer pricing. Erreurs fréquentes prix de transfert Pas de benchmarks : Tarifs intra-groupe sans analyse comparative Méthodes inconstantes : Prix différents pour mêmes services Doc absente : Pas de contrats écrits Déséquilibre risque/rendement : Grosse marge sans vrai risque ou fonction Meilleures pratiques Analyse économique : Toute transaction intra-groupe doit être justifiée Benchmarking : Utiliser Bureau van Dijk ou Thomson Reuters Analyse des risques : Documenter qui porte quels risques Mise à jour annuelle : Le prix de transfert doit évoluer chaque année Erreur #6 : Gaps dans le monitoring compliance Le plus grand danger : mettre la structure en place et croiser les doigts pour que tout roule ensuite. Checklist de suivi compliance Domaine de suivi Fréquence Responsable Documentation Présence des salariés Mensuel RH Malte Reports de pointage Décisions board Trimestriel Secrétaire société Procès-verbaux Allocation des coûts Mensuel CFO Malte Reports par centre de coûts Conformité CRS Annuel Conseiller fiscal Auto-certification CRS Revue de substance Semi-annuel Managing Director Substance Report Conseil pratique : Je conseille à mes clients un « dashboard compliance » : un résumé mensuel d’une page des KPIs de substance. Tu repères tout de suite ce qui commence à dérailler. Erreur #7 : Gestion juridique artisanale Trop de structures maltaises gérées sans service corporate pro — sanction garantie en audit. Basics de la gouvernance corporate Siege social : Une vraie adresse, pas seulement une boîte postale Secrétaire juridique : Un service pro, pas un stagiaire Statutory Books : Livres sociaux complets et à jour Annual Returns : Dépôt à temps auprès du Malta Business Registry En clair : une bonne documentation ne coûte pas cher — une mauvaise peut te faire tout perdre. Investis dès le départ dans des systèmes de compliance pro. Checklist étape par étape : construire ta substance à Malte Place à la pratique : voici la roadmap complète pour bâtir une vraie substance économique à Malte, conforme et durable. Phase 1 : Stratégie & planification de la structure (mois 1-2) Semaine 1-2 : Élaborer le business case Définir le business model Quelles activités transférer à Malte ? Quel est le minimum de substance requis ? Quelle est la vraie motivation commerciale ? Planification fiscale Consulter le fiscaliste du pays d’origine Mandater un fiscaliste maltais Imaginer la structure de Transfer Pricing Établir le budget Setup : 15.000–25.000 € Coût annuel : 150.000–300.000 € Salariés : 100.000–200.000 €/personne Semaine 3-4 : Conception de la structure juridique Choix du type de société Private Limited Company (standard) Public Limited Company (pour gros volume) Partnership (pour certains business models) Structure actionnariale Participation directe vs indirecte Structure via nominee si besoin Anticiper la stratégie de sortie Phase 2 : Constitution de la société (mois 3) Semaine 1 : Incorporation Réservation du nom Validation auprès de la MFSA Vérifier la disponibilité du domaine (.com.mt recommandé) Recherche antériorité marque Dirigeants & actionnaires Managing Director résident Malte Au moins un administrateur maltais ou UE Désigner un Company Secretary Statuts (Memorandum & Articles) Objet social large Définir le capital social autorisé Règles de gouvernance Semaine 2–3 : Enregistr. & licences Malta Business Registry Déposer le dossier d’immatriculation Obtenir le certificat de constitution Demander le n° de TVA Déclaration fiscale Enregistrement impôt sur sociétés Enregistrement sécurité sociale Préparer la self-certification CRS Semaine 4 : Mise en place des comptes Ouverture compte bancaire HSBC Malta ou Bank of Valletta (choix sûrs) Choisir le package corporate Activer banque en ligne & SEPA Infrastructure financière Mise en place logiciel comptable (Sage, QuickBooks) Installer systèmes de paiement Souscrire aux assurances nécessaires Phase 3 : Mise en place opérationnelle (mois 4–6) Mois 4 : Bureau & infra IT Location de bureaux Minimum 50–80 m² pour 2–3 personnes Préférer : La Valette, Sliema ou St. Julian’s Salles de réunion & image professionnelle Mise en place IT Microsoft 365/Google Workspace (EU-region) VPN pour sécurité Systèmes de sauvegarde opérationnels Mesures cybersécurité Mois 5–6 : Recrutement Postes-clés à pourvoir Managing Director (résident Malte) Finance Manager / Contrôleur Assistant(e) de direction / Bureau Processus recrutement Rédiger les fiches de poste Utiliser les agences locales Contrats selon droit du travail maltais Onboarding structuré Phase 4 : Opérations & compliance (dès le mois 7) Tâches mensuelles Activité du Board Au moins un board quarterly à Malte Rédaction des management reports Documentation des décisions stratégiques Gestion financière Clôtures mensuelles & reporting Contrôler l’allocation dépenses Gestion de la trésorerie Tâches trimestrielles Reviews compliance Check des exigences substance Revue prix de transfert Update compliance CRS Dév. business Développer réseau local Mise à jour études de marché Revue planification stratégique Tâches annuelles Compliance réglementaire Dépôt annuel (Annual Returns) Préparation de la déclaration fiscale Audit si nécessaire Revue stratégique Évaluation du business model Revue de l’adéquation de la substance Update planification fiscale Facteurs clés de succès Facteur Importance Erreurs fréquentes Best practice Salariés qualifiés Très élevée Administrateurs « factices » bon marché Vrais experts avec expérience Documentation Très élevée Documentation à postériori Justifier en temps réel Présence locale Élevée Bureaux virtuels Vrais locaux avec présence Conseillers pro Élevée Choisir l’option la moins chère Experts Malte spécialisés Compliance continue Très élevée « Set and forget » Contrôle continu Ultime checklist Go-Live Avant de lancer ta structure maltaise, coche ces points : □ Structure juridique : Toutes les sociétés immatriculées et capitalisées □ Fiscal : Toutes les déclarations faites, premières obligations remplies □ Bancaire : Comptes ouverts, accès online testé, premiers transferts faits □ Personnel : Clés recrutements réalisés, contrats signés, onboarding terminé □ Bureau : Locaux équipés, IT opérationnelle, image pro vérifiée □ Documentation : Tous les docs corporate en place, procès-verbaux rédigeés □ Substance plan : Feuille de route claire pour 12 mois d’activité □ Suivi : Système de monitoring compliance installé Recommandation finale : Prévoyez large en délai & budget. Monter une structure Malte solide, c’est 6–9 mois et 200–400 000 € la première année. Une fois en place, tu as une base robuste et conforme pour les années à venir. Questions fréquentes sur la substance économique à Malte Combien d’employés faut-il au minimum pour une vraie substance à Malte ? Pour une holding simple, il faut au moins 2 salariés à temps plein, dont un managing director résident maltais. Pour une structure active ou une holding de plus de 50 M€, compte 3–4 collaborateurs qualifiés à temps plein. L’essentiel n’est pas le nombre, mais la qualification – un vrai finance manager a bien plus de « poids compliance » que trois assistants admin dans l’évaluation de la substance. Quels sont les coûts annuels réalistes pour une structure Malte conforme? Pour une structure professionnelle avec vraie substance, prévois 150 000–300 000 € de frais opérationnels annuels. 60–70 % sont les salaires (100 000–200 000 € pour 2–3 employés), 15–20 % bureaux + IT (20 000–40 000 €), 10–15 % services pros (fiscal, audit, juridique – 15 000–30 000 €). Ces coûts sont essentiels pour la compliance – des solutions moins chères causent presque toujours des soucis avec le fisc. Mes salariés peuvent-ils travailler partiellement à distance sans risque pour la substance ? Le travail hybride est possible, avec limites : employés travaillant plus de 50 % remote ne comptent que partiellement dans le calcul de la substance. Le modèle 3-2 (3 jours Malte, 2 remote) est accepté et compte à 100 %. Les full-remotes ne comptent pas du tout. Important : documentez soigneusement la présence et assurez-vous que les décisions clés soient prises physiquement à Malte. Que se passe-t-il lors d’un contrôle de l’administration allemande/autrichienne sur ma structure Malte ? Lors dun contrôle, les autorités examinent : vrais salariés sur place, activités documentées à Malte, coûts opérationnels appropriés. Ils regardent procès-verbaux, contrats de travail, emails, justificatifs de déplacements et réelle occupation des bureaux. Une structure bien documentée et solide passe l’audit sans problème. Ce sont les sociétés-boîtes-aux-lettres ou la documentation douteuse qui posent problème. Malte reste-t-elle une bonne option en 2025 comparée à dautres pays UE ? En 2025, Malte reste intéressante pour certaines structures, mais pas toutes. Idéale pour les holdings de taille moyenne (5–100 M€), sociétés actives avec du vrai business Malte, et quand l’efficacité coût prime sur la réputation max. Pas adaptée pour simple boîte-aux-lettres, très gros holdings (+100 M€) ou entreprises déjà dans le viseur des finances. Pays-Bas/ Luxembourg offrent plus de réputation, Malte plus de souplesse et moins cher. Quelles activités économiques conviennent le mieux à la substance Malte ? Idéal : gestion de participations et holding, services IT/développement logiciel, marketing et sales européens, gestion de trésorerie, gestion de droits IP. Moins adapté : purs investissements passifs, deals non-européens, secteurs très régulés (banque, assurance sans licence), ou activités qui nécessitent des agréments ailleurs en UE. Combien de temps pour monter une structure Malte conforme ? Compter 6–9 mois entre première planification et une structure 100 % opérationnelle. Incorporation : 2–3 semaines ; compte bancaire : 4–8 semaines ; trouver/aménager bureau : 4–6 semaines ; recrutement : 8–12 semaines. Le setup précipité en 2–3 mois mène quasi toujours à des problèmes de compliance ensuite. Mieux vaut prendre son temps et tout bien poser dès le départ. Quels sont les plus gros risques pour les structures Malte en 2025 ? Risques-clés : documentation de substance insuffisante donc structure non défendable en audit ; changements rapides dans les règles EU anti-évasion ; réputation négative auprès des finances DE/AT ; coûts compliance qui mangent l’économie d’impôt ; dépendance à quelques salariés clés dans un vivier réduit. Prévention : planification pro, budget suffisant, suivi compliance régulier. Puis-je upgrader une structure existante aux nouveaux standards ? Oui, mais cela demande souvent un vrai chantier. Les anciennes boîtes-aux-lettres doivent être entièrement transformées : vrais salariés, process déplacés à Malte, documentation professionnalisée, parfois refonte de la structure juridique. Le coût d’un upgrade : souvent à peine 20–30 % moins cher qu’un setup neuf. Conseil clé : upgrade avant que le fisc ne s’en mêle – un rattrapage sous contrôle fiscal, ça ne passe pas ! Comment documenter des décisions business en mode « substance » ? Toute décision majeure doit laisser une « empreinte Malte » : procès-verbal avec input local, documents supports de l’équipe Malta, plans d’action avec responsables sur place, et preuves de l’implémentation à Malte. Proscrire le langage pré-fabriqué et les timings irréalistes. Bonne règle : un contrôleur externe doit pouvoir comprendre d’après les Board Minutes le « pourquoi » et le « comment » de chaque décision clé.
