Table des matières Structures maltaises : Pourquoi la documentation est votre bouée de sauvetage Les différents types de structures à Malte et leurs spécificités Contrôle fiscal à Malte : Les documents à avoir sous la main Obligations de conformité : Les essentiels de la preuve Contrôles fiscaux internationaux : Quand plusieurs pays s’en mêlent Archivage de documents : Combien de temps et comment stocker ? Les 7 erreurs les plus coûteuses dans la documentation maltaise Conseils pratiques : Comment traverser tout contrôle sereinement Questions fréquentes sur la documentation maltaise Structures maltaises : Pourquoi la documentation est votre bouée de sauvetage Imaginez : vous prenez tranquillement votre café un matin à Sliema, parcourez vos e-mails et découvrez un message sympathique de la Malta Revenue Authority. Ils souhaitent jeter un œil à vos documents des trois dernières années. Pour un « contrôle de routine ». Tentant, non ? Après deux ans de vie maltaise, je peux vous lassurer : une bonne documentation n’est pas seulement une obligation légale, c’est la clé pour dormir sur vos deux oreilles. Les autorités maltaises prennent la conformité très au sérieux – et les administrations fiscales internationales scrutent aussi de près. Ce qui rend les structures maltaises si particulières Malte attire bien plus que par son climat. Grâce à son appartenance à l’UE et sa situation stratégique, l’île offre des avantages uniques pour les affaires internationales. Les structures maltaises sont des entreprises ou holdings constituées selon le droit maltais, souvent intégrées dans des montages fiscaux internationaux complexes. Les structures maltaises les plus courantes : Holdings maltaises pour participations Sociétés de gestion de licences pour la propriété intellectuelle Sociétés de négoce pour le commerce international Véhicules d’investissement pour l’immobilier ou la finance Pourquoi la documentation est cruciale à Malte Malte est petite mais les exigences bureaucratiques sont corsées. La Malta Revenue Authority (MRA) collabore étroitement avec d’autres administrations fiscales européennes. Depuis l’échange automatique d’informations (AEI), les données circulent entre les pays comme de l’eau entre vases communicants. Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Si votre documentation présente des lacunes, vous risquez des soucis non seulement à Malte, mais aussi dans votre pays d’origine. Et croyez-moi : une discussion fiscale internationale, vous voulez l’éviter. Les différents types de structures à Malte et leurs spécificités documentaires Toutes les structures maltaises ne se ressemblent pas. Selon l’activité de votre société, vos obligations documentaires diffèrent. Voici les principales variantes : Holdings maltaises Les holdings sont la catégorie reine des structures maltaises. Elles détiennent des participations et bénéficient de l’exonération maltaise sur les dividendes. Cela semble simple ? Détrompez-vous. Exigences documentaires spécifiques : Preuves de participation pour chaque société détenue Convention de dividende et justificatifs de versements Justificatifs de substance (gestion, contrôle, décisions) Documentation prix de transfert pour les transactions intragroupe Sociétés de licences Ces structures gèrent la propriété intellectuelle (marques, brevets, logiciels, etc.). Malte propose un cadre attrayant, mais la documentation requise est pointue. Justificatifs spécifiques requis : Registre IP avec historique du développement Contrats de licence et accords de redevances Preuves du développement effectif de la PI à Malte Prix de pleine concurrence pour les redevances Sociétés de négoce Ces entreprises mènent des opérations internationales via Malte. Les autorités vérifient ici particulièrement la réalité de la substance locale. Type de document Utilité Durée de conservation Contrats commerciaux Preuve d’activité réelle 7 ans Factures/Justificatifs Justificatif du chiffre d’affaires et des bénéfices 7 ans Documents du personnel Justificatif de substance Pendant l’emploi + 6 ans Contrat de bureau Preuve de présence physique Pendant la durée + 7 ans Contrôle fiscal à Malte : Les documents à avoir sous la main Un contrôle fiscal à Malte diffère de ce que l’on connaît en Allemagne par exemple. Les contrôleurs sont méticuleux mais habituellement pragmatiques. Si votre documentation est en ordre, tout se passera posément. La documentation de base (toujours requise) Quel que soit le type de structure maltaise, vous devrez fournir : Documents sociaux complets Statuts et acte constitutif Certificat d’incorporation Extraits du registre du commerce (actuels et historiques) Résolutions des associés depuis la création Comptabilité sans faille Tous les grands livres (General Ledger) Pièces justificatives de toutes les opérations Relevés bancaires de tous les comptes Comptes annuels et déclarations fiscales Justificatifs de substance Bail commercial Preuve de gestion locale Procès-verbaux des conseils d’administration Documentation de la prise de décision Documents complémentaires selon l’activité En fonction de la nature de votre activité à Malte, d’autres exigences documentaires peuvent s’ajouter. C’est là que ça se complique parfois. Pour les transactions internationales (très fréquent !) : Documentation prix de transfert selon les normes OCDE Dossier principal et dossier local (si groupe) Country-by-Country Reporting (si CA > 750 M€) Preuve de pleine concurrence pour toute transaction intragroupe Pour les services financiers : Licence MFSA et toutes preuves des obligations Rapports du Compliance Officer Documentation AML/KYC Documents de gestion des risques Archivage digital vs physique Malte est étonnamment en avance côté documents digitaux. Vous pouvez tout archiver en électronique, mais attention : les exigences sont strictes. Conditions pour l’archivage numérique : Inaltérabilité des documents (horodatage) Stratégie de sauvegarde traçable Accès rapide pour les contrôleurs (24-48h) Lisibilité garantie pendant toute la période de conservation Mon conseil : un système hybride fonctionne le mieux. Les originaux importants au format papier, le reste en digital avec un système de gestion documentaire professionnel. Exigences de conformité à Malte : Les essentiels de la preuve La compliance à Malte n’est pas un luxe : c’est vital. Les autorités maltaises ont durci leurs standards ces dernières années. Depuis le débat sur le « Golden Passport » en 2020, tout est passé au crible. Economic Substance Requirements (ESR) Voilà le point dur, souvent sous-estimé. Malte, en tant que membre de l’UE, doit prouver que les sociétés existent réellement et ne sont pas que des coquilles vides. Les ESR exigent une véritable activité économique. Que devez-vous démontrer ? Activités génératrices de revenus clés (CIGA) à Malte La prise de décision s’effectue à Malte Les activités principales sont pilotées de Malte Employés et locaux adaptés à Malte Dépenses d’exploitation appropriées Salaire du personnel local Locaux et équipements professionnels Coûts opérationnels liés au business local Présence physique Bureaux propres ou en location Matériel professionnel sur place Réunions régulières à Malte Obligations de reportings et échéances À Malte, rien ne se fait sans reporting. Les délais sont stricts et les retards coûteux. Déclaration Échéance Amende en cas de retard Déclaration annuelle Jusqu’au 31 janvier 100 € + 5 € par jour Déclaration fiscale Jusqu’au 30 juin 465 € + intérêts Déclaration ESR Jusqu’au 30 juin 5 000 € – 50 000 € Prix de transfert Sur demande (30 jours) Estimation + amendes Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) L’UE a endurci les règles via ATAD. Malte a dû transposer ces directives, impactant surtout les structures internationales. Points clés d’ATAD : Règle générale anti-abus (GAAR) – contre les montages abusifs Règles sur les sociétés étrangères contrôlées (CFC) Exit Taxation en cas de transfert de résidence fiscale Limitation des intérêts déductibles Pour vous, cela signifie que votre structure maltaise doit avoir une raison économique réelle. L’optimisation fiscale pure, sans substance, ce n’est plus possible. Contrôles fiscaux internationaux : Quand plusieurs pays s’en mêlent Ici, les choses se corsent parfois. Malte est membre de l’UE et a signé des conventions de non-double imposition avec plus de 70 pays. Résultat : les informations circulent automatiquement entre administrations fiscales. Échange automatique d’informations (AEI) Depuis 2017, les pays de l’UE échangent automatiquement des informations fiscales. Malte déclare certaines données sur votre structure à votre pays d’origine – et vice versa. Ce qui est transmis automatiquement : Comptes bancaires et revenus d’intérêts (Common Reporting Standard) Montages fiscaux transfrontaliers (DAC6) Dividendes, intérêts et redevances à des non-résidents Country-by-Country Reports pour les groupes internationaux Procédure d’accord mutuel (MAP) Si deux pays divergent sur votre imposition, une procédure d’accord amiable peut être lancée. C’est un mécanisme diplomatique entre administrations fiscales. Situations MAP fréquentes : Ajustements des prix de transfert Questions d’établissement stable Double imposition lors d’une expatriation Interprétation différente des conventions fiscales Contrôles simultanés Le cauchemar des fiscalistes : plusieurs pays contrôlent simultanément votre structure internationale. Malte organise activement ces audits coordonnés avec d’autres pays de l’UE. Comment se déroule un contrôle simultané ? Échange d’informations entre administrations fiscales Annonces coordonnées du contrôle Demande de documents simultanée dans chaque pays concerné Actions de vérification concertées Évaluation commune des résultats Mon conseil : si vous avez une structure internationale, attendez-vous à devoir répondre à plusieurs pays en même temps. Une documentation homogène dans chaque juridiction est un atout précieux. Archivage de documents à Malte : Combien de temps et comment stocker ? Les obligations de conservation à Malte sont clairement définies, mais varient selon le type de document. Attention : les engagements internationaux peuvent exiger des durées plus longues. Principaux délais de conservation Malte suit les standards européens, avec quelques particularités : Type de document Durée de conservation Base légale Documents comptables 7 ans Companies Act Déclarations fiscales 7 ans Income Tax Act Documents TVA 7 ans VAT Act Documents statutaires Indéfiniment Companies Act Contrats de travail Pendant l’emploi + 6 ans Employment Relations Act Documentation prix de transfert 10 ans Income Tax Act Particularités internationales Si votre structure maltaise est active à l’international, des délais de conservation plus longs peuvent s’appliquer. L’Allemagne, par exemple, impose 10 ans pour certains documents. Principes essentiels : Toujours respecter le délai le plus long applicable En cas de doute, conserver plus longtemps que requis Un contrôle en cours suspend les délais de conservation Les délais de prescription fiscale peuvent prolonger l’archivage Gestion documentaire pratique Fort de deux ans d’expérience à Malte, voici un système éprouvé : Le modèle en 3 étapes : Documents courants (0-2 ans) Au bureau ou dans un cloud sécurisé Accès rapide pour le quotidien Sauvegardes régulières Documents semi-actifs (2-7 ans) Système de gestion documentaire professionnel Stockage chiffré Recouvrement en 24-48 heures Archives (7+ ans) Archivage longue durée conforme au droit Systèmes à haute résilience Accès sous 5 jours ouvrés Destruction et protection des données Beaucoup l’oublient : dès que les délais de conservation sont écoulés, il faut détruire les documents correctement. Malte applique strictement la GDPR, également pour les documents commerciaux. Une destruction sécurisée implique : Suppression/destruction documentée Entreprises de destruction certifiées Ne pas oublier les systèmes de sauvegarde Tenue d’un registre de destruction Les 7 erreurs les plus coûteuses dans la documentation maltaise En deux ans de pratique et de nombreux échanges avec des entrepreneurs à Malte, voici la liste des erreurs les plus fréquentes – et les plus coûteuses. Ces pièges coûtent cher, mais aussi beaucoup de stress. Erreur n°1 : Sous-estimer la documentation sur la substance Quelle erreur ? Beaucoup pensent qu’ouvrir une société à Malte suffit. Les Economic Substance Requirements sont ignorés ou bâclés. Conséquences : Amendes de 5 000 € à 50 000 €, voire suppression des avantages fiscaux. En cas de récidive, dissolution possible de la société. Pour l’éviter : Documentez rigoureusement toute activité locale Tenez régulièrement des board meetings à Malte Embauchez du personnel local ou faites appel à des prestataires qualifiés Louez de vrais bureaux (pas seulement une adresse postale) Erreur n°2 : Négliger la documentation prix de transfert Quelle erreur ? Les transactions intragroupe sont traitées sans documentation adéquate. « Ce n’est qu’un petit montant » : j’entends ça souvent. Conséquences : Ajustements primaires (correction de bénéfice), ajustements secondaires (distribution réputée) plus intérêts et amendes. Les montants augmentent très vite. Pour l’éviter : Préparez la documentation pour toutes les transactions intragroupe Utilisez des prix de marché (benchmarking) Documentez l’analyse économique en amont Mettez les documents à jour chaque année Erreur n°3 : Comptabilité incomplète Quelle erreur ? Pièces justificatives manquantes, écritures incomplètes, trous dans la documentation. « On triera plus tard » est dangereux. Conséquences : L’administration fiscale fera des estimations rarement à votre avantage. S’y ajoutent des sanctions et des vérifications plus longues. Pour l’éviter : Mettez en place un processus rigoureux de collecte des justificatifs Investissez dans un logiciel comptable fiable Faites des contrôles mensuels Sauvegardez systématiquement tous les justificatifs Erreur n°4 : Rater les délais de reporting Quelle erreur ? Les deadlines maltaises sont sous-estimées ou oubliées. Le dépôt ESR au 30 juin, par exemple, passe souvent à la trappe. Conséquences : Amendes automatiques, sans tolérance. Les retards ESR coûtent cher (5 000 €+). Pour l’éviter : Créez un calendrier de conformité avec toutes les échéances Programmez des rappels 4-6 semaines avant Préparez les documents en amont Faites appel à des professionnels de la compliance Erreur n°5 : Ignorer les obligations de déclaration internationale Quelle erreur ? Déclaration DAC6, reporting CRS ou Country-by-Country Reporting mal compris ou négligés. Conséquences : Amendes dans plusieurs pays en même temps. Complications dans de futurs montages fiscaux. Pour l’éviter : Passez en revue toutes les obligations internationales chaque année Mettez en place une veille des flux transfrontaliers Demandez conseil pour les cas complexes Documentez chaque transaction internationale Erreur n°6 : Stratégie de sauvegarde insuffisante Quelle erreur ? Fichiers stockés sur un seul support, stratégie de backup manquante ou limitée. « Tout est dans le cloud » ne suffit pas. Conséquences : Perte de données = impossibilité de répondre aux obligations légales, donc amendes ou estimations défavorables. Pour l’éviter : Appliquez la règle 3-2-1 : 3 copies, 2 supports différents, 1 hors site Testez régulièrement la restauration des sauvegardes Choisissez des emplacements géographiques séparés Documentez vos processus de sauvegarde Erreur n°7 : Absence de conseil professionnel Quelle erreur ? « On gère tout en interne » ou conseil par des prestataires non-qualifiés. La législation maltaise change vite et reste technique. Conséquences : Opportunités ratées, risques non identifiés, rattrapages coûteux. Les économies sur le conseil se retournent souvent contre vous. Pour l’éviter : Investissez dans des experts maltais qualifiés Recourez à l’expertise locale pour les dossiers complexes Réalisez des audits de conformité réguliers Tenez-vous informé des évolutions légales Conseils pratiques : Comment traverser tout contrôle à Malte sereinement Après avoir côtoyé l’administration maltaise et vécu des contrôles internationaux, voici quelques règles d’or issues du terrain – pas des manuels ! La règle des 90 jours pour préparer un contrôle Les contrôles à Malte sont généralement annoncés 90 jours à l’avance. Ça semble large, mais le calendrier est serré pour se préparer correctement. Votre checklist 90 jours : Premiers 30 jours – état des lieux : Identifier tous les documents requis Vérifier s’ils sont complets Lister les pièces manquantes et planifier leur obtention Constituer l’équipe de contrôle (interne + externe) Deuxième tranche de 30 jours – préparation des documents : Faire établir ou réclamer les pièces manquantes Mettre à jour la documentation de prix de transfert Rassembler et évaluer les preuves de substance Première consultation avec fiscaliste/avocat Derniers 30 jours – mise au propre : Organiser tous les documents dans un ordre logique Créer des copies physiques et digitales Finaliser la stratégie d’audit avec les conseillers Briefing de l’équipe avant le contrôle Le dossier de contrôle idéal Les contrôleurs maltais apprécient une structure claire et une documentation exhaustive. Un dossier bien organisé accélère toute la procédure. Structure recommandée : Executive Summary (1-2 pages) Présentation de l’activité Principaux chiffres des 3 dernières années Points particuliers ou sujets sensibles à justifier Documents juridiques Classés chronologiquement depuis la création Onglets pour opérations sur le capital et changements d’associé Organigramme pour les structures complexes Documentation financière Comptes annuels avec rapports d’audit Déclarations fiscales et avis d’imposition Situations mensuelles de l’année contrôlée Preuves de substance Baux et photos de bureaux Contrats et diplômes du personnel Procès-verbaux de conseils Documents de prise de décision Sujets spécifiques Documentation prix de transfert Transactions intragroupe Décisions fiscales internationales Communication avec les contrôleurs maltais Les contrôleurs à Malte sont habituellement professionnels et factuels. Bien communiquer peut faire toute la différence : À faire : Agir proactivement et en toute transparence Expliquer clairement ce qui est complexe Respecter promesses et délais Mettre par écrit tout échange important À éviter : Ne cachez rien de pertinent N’adoptez pas de posture défensive ou conflictuelle Ne cherchez pas à persuader les contrôleurs outre mesure N’apportez pas de réponses incomplètes Exploitez la technologie Les bons outils réduisent considérablement le stress : Gestion documentaire : SharePoint ou équivalents pour la collaboration Contrôle de version pour tous documents clés Recherche efficace pour tout retrouver vite Contrôle des accès par profils Monitoring conformité : Outils de gestion des échéances Rappels automatiques Workflows pour tâches récurrentes Dashboard pour visualiser la conformité Après le contrôle : leçons à tirer Après chaque contrôle, faites un point : Qu’est-ce qui a bien/mal fonctionné ? Quels documents manquaient ou étaient incomplets ? Peur d’incompréhension sur certains sujets ? Comment optimiser la prochaine préparation ? Ces leçons enrichiront votre système de conformité permanent, rendant chaque contrôle plus simple que le précédent. Questions fréquentes sur la documentation maltaise Combien de temps dure un contrôle fiscal typique à Malte ? En moyenne, un contrôle standard requiert 2 à 4 semaines pour des structures simples et 6 à 12 semaines pour des montages internationaux complexes. La durée dépend fortement de votre niveau de préparation documentaire. Une bonne anticipation accélère nettement la procédure. Puis-je présenter mes documents en allemand ? En principe, oui, mais tout document doit pouvoir être traduit en anglais sur demande. Malte, en tant que pays de l’UE, accepte les documents allemands, mais exige souvent des traductions certifiées pour les documents importants. Mon conseil : préparez vos contrats majeurs en version bilingue. Que se passe-t-il si je ne retrouve plus certains documents ? Des documents manquants posent problème, mais tout n’est pas perdu. Vous pouvez souvent substituer des relevés bancaires, des échanges de mails ou des attestations de témoins. L’important : documentez toutes vos démarches pour retrouver les pièces. Les contrôleurs maltais font preuve de compréhension en cas de perte avérée (ex. problème informatique). Ai-je besoin d’un avocat maltais pour le contrôle ? Pas obligatoirement, mais recommandé dans les cas complexes. Un avocat local connaît les spécificités des contrôles et peut jouer l’intermédiaire en cas de différend. Pour un contrôle de routine, un fiscaliste expérimenté suffit souvent. L’essentiel : privilégiez l’expertise maltaise plus que la nationalité du conseil. À quelle fréquence Malte procède-t-elle à des contrôles fiscaux ? Malte réalise ses contrôles selon le risque. Les nouvelles sociétés sont souvent contrôlées après 2-3 ans, puis en général tous les 5 à 7 ans. Les structures internationales ou les déclarations « atypiques » sont contrôlées plus souvent. Les signatures électroniques sont-elles valables à Malte ? Oui, Malte reconnaît les signatures électroniques qualifiées selon le standard eIDAS (UE). Une signature numérique simple est suffisante pour la plupart des documents commerciaux. Les actes notariés ou certaines résolutions d’associés requièrent toutefois encore une signature manuscrite. Quelle est la différence entre Annual Return et Tax Return ? L’Annual Return est la déclaration juridique annuelle au registre du commerce (Companies House) sur les actionnaires, directeurs, capital social. Le Tax Return est la déclaration fiscale auprès de la Malta Revenue Authority. Attention : délais et contenus distincts ! Puis-je stocker mes documents dans le cloud ? Oui, mais sous conditions strictes : la solution cloud doit être hébergée dans l’UE (GDPR), garantir l’inaltérabilité des fichiers et un accès rapide. Important : prévoyez une stratégie de sauvegarde professionnelle et la documentation des mesures de sécurité. Quelles sanctions pour documentation incomplète ? Les sanctions varient selon la nature du manquement : Annual Return retardé = 100 € + 5 €/jour. Défaut ESR : à partir de 5 000 €. Pour des défauts graves, les amendes peuvent monter à 50 000 € et les avantages fiscaux être retirés. Les récidives peuvent aboutir à la dissolution de la société. Dois-je documenter mes dépenses personnelles ? Uniquement si elles ont un lien avec l’activité. Pour les dépenses mixtes (ex. voiture, téléphone), vous devez distinguer usage privé et professionnel. Les contrôleurs vérifient soucieusement les frais de déplacement, repas et représentation. Documentez toujours précisément l’objet professionnel.
