Sisällysluettelo Miksi 6 kuukautta on realistinen (ja 3 kuukautta on toiveajattelua) Ennakkomäärittely ja perusteet: Mitä sinun on tiedettävä ennen kuukautta 1 Kuukausi 1: Oikeudelliset perusteet Maltan-muutolle Kuukausi 2: Verosuunnittelu ja EU-vaatimustenmukaisuus Kuukausi 3: Operatiivisen infrastruktuurin rakentaminen Maltalla Kuukausi 4: Henkilöstö, HR ja työoikeus Maltalla Kuukausi 5: Viimeistely ja järjestelmätestit Kuukausi 6: Yritysmuuton Go-Live 7 yleisintä kompastuskiveä Maltan-muutossa Realistinen kustannusyhteenveto: Mitä sinua odottaa UKK yritystoiminnan siirrosta Maltalle Miksi 6 kuukautta yrityksen siirrossa Maltalle on realistista (ja 3 kuukautta pelkkää haaveilua) Olet päättänyt siirtää yrityksesi Maltalle? Onnittelut päätöksestä! Mutta annetaanpa heti realismia peliin: Nopea homma ei ole tässä mahdollista. Kuulen jatkuvasti yrittäjistä, jotka luulevat hoitavansa kaiken 6–8 viikossa. Spoileri: tämä johtaa yleensä kaaokseen, kalliisiin korjauksiin ja harmaisiin hiuksiin. Kahden Maltan vuoden ja lukemattomien yrittäjien kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen voin vakuuttaa: 6 kuukautta on realistinen, 12 kuukautta tekee siitä mukavan, 3 kuukautta on silkkaa stressiä. Miksi Maltan viranomaiset elävät omassa aikataulussaan Malta toimii eri tavalla. Mikä Saksassa vie 2 viikkoa, kestää täällä helposti 6 viikkoa. Ei siksi, että oltaisiin laiskoja – Maltan järjestelmä on vain perusteellisempi ja byrokraattisempi kuin moni kuvittelee. Esimerkiksi Malta Business Registry (MBR) käyttää yrityksen perustamiseen usein 4–6 viikkoa, vaikka netissä lukee 10–15 työpäivää. Lisäksi: jokainen vaihe riippuu edellisestä. Ei maltilaista yritysrekisteröintiä, ei pankkitiliä. Ei pankkitiliä, ei ALV-rekisteröintiä. Ei ALV-tunnusta, ei EU-vaatimustenmukaisuutta. Ymmärrätkö logiikan? 6 kuukauden aikataulu pähkinänkuoressa Kuukausi Päätehtävät Kriittinen polku Aikapuskuri Ennakkomäärittely Veroneuvonta, oikeudellinen tarkastus 4–6 viikkoa Korkea Kuukausi 1 Yrityksen perustaminen, rekisteröity toimisto 4–8 viikkoa Keskitaso Kuukausi 2 Verorekisteröinti, ALV 3–6 viikkoa Matala Kuukausi 3 Pankkiasiat, IT-ratkaisut, toimisto 4–8 viikkoa Korkea Kuukausi 4 HR-asioiden hoito, työntekijöiden siirrot 6–10 viikkoa Keskitaso Kuukausi 5 Järjestelmäintegraatiot, testit 2–4 viikkoa Matala Kuukausi 6 Go-Live, jälkihoito 2–4 viikkoa Keskitaso Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Suunnittele 6 kuukautta, varaudu 8 kuukauteen – ilahtu, jos selviät 5:ssä. Näin vältät stressin, poltetut sillat Saksassa ja kalliit kiireratkaisut Maltalla. Ennakkomäärittely ja perusteet: Mitä sinun on tiedettävä ennen kuukautta 1 Ennen kuin lähetät euroakaan Maltalle, sinun kannattaa selvittää kolme perustavanlaatuista kysymystä. Tunnen liikaa yrittäjiä, jotka huomasivat vasta yrityksen perustamisen jälkeen, ettei Malta ollutkaan heille vero-optimaalinen. Karua. Onko Malta oikea paikka yrityksellesi? Malta ei sovi kaikille. Maltan verohyödyt ovat selvästi parhaat: Holding-rakenteissa omistusosuuksilla (6/7-refund-järjestelmä) IP-painotteisissa yrityksissä (Patent Box, 0–5% verot) Kansainvälisissä kauppayrityksissä Verkkokaupassa ja digipalveluissa Rahoituspalveluissa (oikealla luvalla) Malta EI ole optimaalinen: Pelkille Saksan-liiketoimille (toimipaikkariski) Paikallisille käsityöyrityksille Alle 500 000 € liikevaihdolla (vaiva > hyöty) Saksan vero-optimointi: Exit-vero ja omaisuuden siirto Nyt mennään tekniseksi: Jos siirrät yrityksesi Maltalle, Saksan verottaja ottaa osansa. Exit-vero (§ 6 AStG) lankeaa, jos piileviä varoja siirtyy ulkomaille yli 500 000 € arvosta. Omaisuuden siirtoon (§ 4g EStG) sovelletaan käypää arvoa. Kuulostaa vaikealta – sitä se onkin. Siksi tarvitset saksalaisen veroasiantuntijan, joka tuntee Maltan – ei ketä tahansa. Oikeudellinen due diligence: Mitä selvittää ennen lähtöä Tarkistusalue Kriittiset kysymykset Kesto Yhtiöoikeus Omistajarakenne, hallinto 2–3 viikkoa Verotus Exit-vero, kaksinkertainen verotus 3–4 viikkoa Työoikeus Henkilöstön siirto ja irtisanomiset 2–4 viikkoa Sopimusoikeus Asiakassopimukset, toimittajat 1–2 viikkoa Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Panosta 3 000–5 000 € ammattilaisten neuvontaan ENNEN kuin lähdet liikkeelle. Säästät myöhemmin viisinumeroisia korjauskuluja. Kuukausi 1: Oikeudelliset perusteet yrityksen siirrolle Maltalle Nyt alkaa! Kuukausi 1 luo perustan kaikelle. Tässä varmistat lailliset kulmakivet Malta-seikkailullesi. Suoraan: Tämä kuukausi on rasittavin, mutta tärkein. Maltan yhtiömuodon valinta Maltalla sinulla on kolme päävaihtoehtoa yhtiömuodoksi: Private Limited Company – perusratkaisu lähes kaikille siirroille Public Limited Company – vain suuryrityksille Partnership – enemmän paikallisille toimijoille Private Limited Company on paras ystäväsi. Miksi? Se vastaa saksalaista GmbH:ta, minimi pääoma vain 1 165 €, tunnustettu koko EU:ssa. Ja voit perustaa sen täysin etänä. Rekisteröity toimisto Maltalla: Enemmän kuin pelkkä osoite Tässä tehdään yksi yleisimmistä aloittelijan virheistä. Ajatellaan: Otan vain halvimman rekisteröidyn toimiston 300 €/vuosi. Huono idea. Rekisteröidyn toimiston täytyy: Vastaanottaa ja välittää liikekirjeenvaihto Olla tavoitettavissa viranomaiskäynneille Antaa luotettava vaikutelma (pankeille tärkeää!) Olla MBR:n vaatimusten mukainen Realistiset kustannukset: 1 200–2 400 €/vuosi kunnon palvelulla. Halvempi malli johtaa yleensä ongelmiin. Memorandum ja Articles of Association: Yrityksen perimäinen DNA Nämä asiakirjat määrittelevät, mitä yrityksesi saa tehdä ja miten se toimii. Standarditemplate toimii yleensä, mutta monimutkaisemmille liiketoimille kannattaa laatia räätälöidyt säännöt. Tärkeitä kohtia: Objects Clause – mitä yritys saa tehdä? (mieluummin liian laaja kuin suppea) Share Structure – Ordinary Shares riittää useimmille Director Powers – kuka saa päättää mistäkin? Dividend Policy – oleellinen 6/7-palautuksille Company Secretary ja Compliance Officer nimittäminen Maltan lakien mukaan tarvitaan paikallinen Company Secretary. Ei vapaaehtoinen, vaan pakollinen. Hän hoitaa mm.: Tehtävä Frekvenssi Sakot laiminlyönnistä Annual Return Filing Vuosittain 500–5 000 € Beneficial Ownership Register Jatkuvasti 1 000–10 000 € Board Resolutions Tarpeen mukaan Compliance-riski Statutory Books Jatkuvasti 500–2 000 € Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Varaa 2 000–4 000 € vuodessa hyvälle Company Secretarylle. Halpatyövoima kostautuu viimeistään ensimmäisessä tarkastuksessa. Kuukausi 1 aikataulu: Mitä tapahtuu ja milloin Viikot 1–2: Nimivaraus Malta Business Registryltä Viikot 2–3: Memorandum & Articles valmiiksi Viikot 3–4: Company Formation -ilmoitus Viikot 4–6: Odota rekisteröintitodistusta Viikot 6–8: Company Secretary, ensimmäiset board-päätökset Realistista? Kyllä. Stressaavaa? Ehdottomasti. Kannattaa silti – kun teet kunnolla. Kuukausi 2: Verosuunnittelu ja EU-vaatimustenmukaisuus Maltalle Nyt mennään veroihin. Tässä vaiheessa ratkaistaan, hyödytkö Maltan kuuluisasta 6/7-mallista vai maksatko tavallisena EU-yrityksenä 35 % veroa. Ero: useita satoja tuhansia euroja vuodessa. ALV-rekisteröinti Maltalla: Nopeampaa kuin luuletkaan Hyviä uutisia: ALV-rekisteröinti Maltalla käy selvästi nopeammin kuin Saksassa. 2–3 viikkoa on normaali, kun paperit ovat kunnossa. Tarvitset ALV-numeron, jos: EU-laajuinen liikevaihto ylittää 35 000 € Myyt B2B-palveluja muihin EU-maihin Tuot/tviet tavaraa Haluat käyttää ALV-palautuksia (suositeltavaa) Vinkki: Hae ALV-numeroa heti – vaikket tarvitseisi vielä. Pankit arvostavat, jälkikäteishakemukset kestävät kauemmin. Tuloveroilmoitus ja Non-Resident Certificate Teknistä asiaa: Malta verottaa yhtiöitä 35 %. MUTTA – tämän ansiosta 6/7-palautusjärjestelmällä saat maksuista jopa 6/7 takaisin. Näin se toimii: Tulolaji Veroaste Refund Tehokas vero Foreign Source Income 35% 6/7 5% Trading Income 35% 6/7 5% Passive Interest 35% 5/7 10% Maltese Source 35% 2/3 Noin 12% Tärkeää: Palautukset saat vain, jos jaat voitot osinkoina. Siksi oikea osinkopolitiikka artikloissa on tärkeä. EU-vaatimustenmukaisuus: VIES, Intrastat ja muut ilot EU-yrityksenä sinulla on lisävelvoitteita. Tärkeimmät: VIES-ilmoitukset EU-B2B-vienneistä (kvartaaleittain) Intrastat-ilmoitukset tavarakaupasta yli 400 000 € Economic Substance Requirements tietyissä toiminnoissa EU-DAC6-ilmoitukset rajan yli menevissä rakenteissa Kuulostaa monimutkaiselta – onkin. Siksi tarvitset Maltan veroammattilaisen, joka hallitsee nämä unissaan. Maltan ja Saksan verosopimus hyödyksi Maltan ja Saksan verosopimus (DBA) ehkäisee kaksinkertaista verotusta. Mutta: ehdoista on pidettävä kiinni. Kriittisiä kohtia: Management and Control -johdon oltava todella Maltalla Economic Substance – aitoa liiketoimintaa Maltalle Director Meetings – pidettävä Maltalla Key Business Decisions – päätökset tehtävä Maltalla Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Sinun on muutettava aidosti Maltalle tai oltava siellä hyvin usein. Pelkät PO Box -yritykset eivät enää kelpaa. Economic Substance -vaatimus: EU:n uusi vahtikoira Vuodesta 2019 taloudellisen läsnäolon vaatimukset ovat muuttaneet kaiken. Malta-yrityksissä on oltava oikeaa toimintaa, etenkin jos: Holding-toiminta IP-lisensointi Rahoituspalvelut Laivaliiketoiminta Käytännössä se tarkoittaa: Riittävä määrä työntekijöitä Maltalla Asianmukaiset liikekulut Maltalla Oikea hallinto Maltalla Sopivat toimitilat Nyrkkisääntö: Yhden miljoonan euron tuloksella sijoita vähintään 100 000 € Maltan substanssiin. Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Maltan siirto ei ole enää verosäästömalli etätyön tekijöille. Sinun on siirrettävä toiminta oikeasti Maltalle. Kuukausi 3: Operatiivisen infrastruktuurin rakentaminen Maltalla ammattimaisesti Nyt mennään käytäntöön! Kuukausi 3 on, kun paperityö muuttuu bisnekseksi. Pankki, toimisto, IT – nyt näet, sopiiko Malta yrityksellesi oikeasti vai oliko kyse itsepetoksesta. Pankkitoiminta Maltalla: Taistelu yritystilin puolesta Huonoja uutisia suoraan: Maltalla yritystilin avaaminen on nykyään huomattavasti vaikeampaa kuin muutama vuosi sitten. Skandaalien jälkeen pankit ovat hyvin varovaisia. Mahdollisuutesi onnistumisjärjestyksessä: Pankki Onnistumis-% Minimitalletus Erityispiirteet HSBC Malta 70% 25 000 € Kansainvälinen maine Bank of Valletta 60% 10 000 € Paikallinen markkinajohtaja APS Bank 50% 5 000 € Pienempi, paikallinen pankki Lombard Bank 40% 15 000 € Erityisesti yrityksille Mitä pankit haluavat nähdä: Businessplan englanniksi (10–15 sivua riittää) Laskelmat 2–3 vuodelle Saksan pankin referenssit Economic Substance – aitoa Maltan-toimintaa Puhdas tausta – ei compliance-ongelmia Vinkki: Mene paikalle. Online-hakemukset hylätään 90 % kerroista. Pankit haluavat nähdä ja arvioida sinut. Toimiston perustaminen Maltalla: Enemmän kuin pöytä Tarvitset oikean toimiston Maltalla. Se on pakollinen Economic Substance -vaatimuksille, mutta myös pankeille, viranomaisille – ja uskottavuudellesi. Vaihtoehdot: Palvelutoimisto – 800–1 500 €/kk, joustava, ammattimainen Co-Working-tila – 300–600 €/kk, verkostoituminen, vähemmän edustava Oma toimisto – 1 200–3 000 €/kk, paras kontrolli Home Office – toimii harvoin Suurimmalle osalle suosittelen palvelutoimistoa ensimmäiseksi 1–2 vuodeksi. Miksi? Ammatillinen osoite pankki- ja viranomaistarpeisiin Kokoushuoneet saatavilla tapaamisiin Sihteeripalvelut postille ja puheluille Joustavuus kasvussa/pienennyksessä Parhaat sijainnit liike-elämälle: Sliema/St. Julians – kansainvälinen, kallis mutta edustava Ta Xbiex – talouspalvelut, selvä business-keskittymä Valletta – historiallinen, edustava, käytännössä haasteellinen Mriehel – edullisempi, vähemmän kansainvälinen IT-infra ja digitaaliset palvelut Maltalla Maltan IT-infrastruktuuri on parempi kuin maineensa, mutta erilainen kuin Saksassa. Totuus: Internet & yhteydet: GO (päätarjoaja) – kuitu jopa 1 Gbit/s, yleensä luotettava Melita – kaapeli/kuitu, hyvä vaihtoehto Mobiilinetti – 4G/5G kattavasti, täydellinen varalle Realistiset nopeudet: 100–500 Mbit/s on tavallista, liikekiinteistöissä 1 Gbit/s mahdollista. Pilvipalvelut ja hosting: AWS/Azure saatavilla Maltalla GDPR täyttyy automaattisesti (EU-maa) Paikalliset palveluntarjoajat yleensä tarpeettomia Kirjanpito ja taloushallinnon perustaminen Maltalla on eri tilinpäätösstandardit kuin Saksassa. Tarvitset paikallisen järjestelmän, joka toimii myös Suomessa/Saksassa. Ohjelmistosuositukset: Ohjelmisto Kulut/kk Edut Haitat Sage Business Cloud 80–200 € Maltan-standardit, saatavilla saksaksi Kallis, raskas QuickBooks 40–80 € Helppo, kansainvälinen Ei Maltan erityispiirteitä Xero 60–120 € Pilvipohjainen, vahvat integraatiot Opettelukynnys Tärkeää: Kirjanpidon on täytettävä sekä Maltan että Saksan vaatimukset. Harva standardisoitu järjestelmä hallitsee molemmat täydellisesti. Vakuutukset ja riskienhallinta Maltalla tarvitset eri vakuutuksia kuin Saksassa. Tärkeimmät: Ammattivastuuvakuutus – konsultointiin/palveluihin (3 000–8 000 €/vuosi) Julkivastuuvakuutus – perussuojaksi (1 000–3 000 €/vuosi) Työnantajan vastuu – pakollinen työntekijöille Kybervakuutus – yhä tärkeämpi (2 000–5 000 €/vuosi) D&O-vakuutus – johdolle (3 000–10 000 €/vuosi) Mitä tämä tarkoittaa? Varaa 8 000–15 000 € vuodessa kunnon vakuutuksiin. Halvempi tulee kalliiksi, kun sattuu vahinko. Kuukausi 4: Henkilöstö, HR ja työoikeus Maltalla – hallitse menestyksekkäästi Nyt painottuu HR. Tässä ratkeaa, seuraavatko saksalaiset työntekijäsi mukanasi, löydätkö uudet Maltalta vai toimiiko etätyömalli. Spoileri: Jokaisessa vaihtoehdossa on omat sudenkuoppansa. Työntekijöiden siirto Maltalle: Mikä onnistuu, mikä ei? Hyvä uutinen: EU:n vapaa liikkuvuus tekee siirrosta teoriassa helppoa. Huono: käytännössä paljon mutkikkaampaa. Oikeudelliset edellytykset: EU-kansalaiset eivät tarvitse työlupaa Maltalle Sosiaaliturva siirtyy A1-todistuksella Verotuksellinen asuinmaa vaihtuu 183+ päivän jälkeen Maltalla Saksalaiset työsopimukset kelpaavat usein Käytännön ongelmat: Asuntomarkkinat – tarjonta vähissä, erityisesti perheille Koulut – kansainväliset koulut kalliita ja täynnä Elinkustannukset – usein korkeammat kuin Saksassa Kielimuuri – malti/englanti eivät kaikille helppoja Työntekijäprofiili Siirron onnistuminen Tyypilliset haasteet Sinkut, 25–35, IT 80% Asunto, palkka, verkostoituminen Pariskunnat ilman lapsia 60% Kaksi työpaikkaa, isompi asunto Lapsiperheet 30% Koulu, asunto, lastenhoito Yli 50-v. 40% Uusi ympäristö, terveys Työlainsäädäntö Maltalla: Miten se eroaa Saksasta Maltan työlainsäädäntö noudattaa EU:ta, mutta on omia piirteitä: Työajat ja loma: 48 tuntia/viikko (ei 40h kuten Saksassa usein) 24 päivää minimi vuosilomaa (Saksa: 20–30) Ylityöt yli 40h/viikko +25% korvaus Koeaika 6 kk (Saksa max. 6 kk) Irtisanomissuoja: 6 kk:n jälkeen: 1 vk irtisanomisaika 2 v jälkeen: 2 viikkoa 5 v jälkeen: 4 viikkoa Lähtökorvaukset harvinaisia (paitsi irtisanomisissa) Sosiaaliturva Maltalla: Maksu Työnantaja Työntekijä Katton Social Security 10% 10% Max. 837 €/vuosi Maternity Fund 0,55% 0,55% Kuten Social Security Yksityinen sairausvakuutus Vapaaehtoinen Suositeltu 1 000–3 000 €/vuosi Rekrytointi Maltalla: Mistä löydät hyviä työntekijöitä Maltalla työmarkkina on hyvin tiukka. Työttömyys alle 3 %, osaajista kova kilpailu. Rekrykanavat onnistumisprosentin mukaan: Verkostot/suositukset (60 % onnistuminen) Rekrytointitoimistot (40 %) LinkedIn/Online (30 %) Jobs.mt (20 %) Lehti-ilmoitukset (10 %) Realistiset palkat 2025 (brutto/vuosi): Junior-kehittäjä: 25 000–35 000 € Senior-kehittäjä: 40 000–60 000 € Markkinointipäällikkö: 30 000–45 000 € Toimistopäällikkö: 25 000–35 000 € Taloushallinnon ammattilainen: 28 000–42 000 € Varoitus: Huippuosaajat Maltalla ovat usein kalliimpia kuin Saksassa. Syy: iGaming, fintech ja muut isot sektorit kilpailevat osaajista. Etätyö ja hybridit mallit Moni Malta-siirto toimii hybridinä: hallinto Maltalla, osa tiimistä etänä Saksassa tai muualla EU:ssa. Mikä toimii: 25 % Malta-läsnäolo, 75 % etänä (usein riittää Economic Substanceen) Kvartaalitapaamiset Maltalla Avaintoimet (johtaja, talous) Maltalla Kehitys/toiminta pääosin etänä Mikä on riskialtista: 100 % etänä ilman Maltan substanssia Oleelliset päätökset muualla kuin Maltalla Alle 10 % työajasta Maltalla Ekspat-yhteisö ja verkostoituminen Maltalla on erittäin aktiivinen ekspat-yhteisö. Apua löytyy rekrytointiin, bisnekseen ja henkilökohtaiseen sopeutumiseen. Tärkeimmät verkostot: Malta Business Network – kuukausittaiset tapahtumat Chamber of Commerce – virallinen business-hubi Malta AI & Blockchain Association – teknologia-alan yrityksille German-Maltese Business Circle – saksankielinen verkosto Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Panosta verkostoitumiseen. Malta on pieni – kaikki tuntevat kaikki ja suositukset avaavat ovet. Kuukausi 5: Maltan-rakenteesi viimeistely ja järjestelmätestit Kuukausi 5 on toteutuksen todellinen testi. Nyt selvität, toimiiko kaikki yhteen ja kestääkö Maltan-ratkaisu käytännössä. Liian moni yrittäjä huomaa vasta Go-Live-vaiheessa, että tärkeitä rajapintoja puuttuu. End-to-End-järjestelmätestit: Laskusta veroon asti Käytännössä ajat täydet prosessit läpi – ensimmäisestä asiakaskuitista verotukseen asti. Testiskenaariot, jotka kannattaa käydä läpi: EU-B2B-tapahtuma: Lasku Maltan ALV-numerolla saksalaiselle yritykselle EU:n ulkopuolinen asiakas: vientilasku UK/USA Sisäinen transaktio: Lasku saksalaiselta yhtiöltä maltalaiselle Osingonjako: Voitonjako 6/7-refund-mallilla Työntekijän rekry Maltalle: Koko siirtoprosessi Pankki-integraatio testaukseen: SEPA-siirrot molempiin suuntiin Monivaluuttakäsittely (USD, GBP, EUR) Online-banking API kirjanpitoon Luottokorttimaksut asiakkailta Compliance-ilmoitukset Saksaan/Maltalle Compliance-hallinta: Kaikki ilmoitusvelvoitteet haltuun Maltalla tuntuu olevan 47 eri ilmoitusvelvoitetta – oikeasti niitä on 12, mutta siltä se tuntuu. Tärkeimmät tässä: Ilmoitus Frekvenssi Määräpäivä Sakot ALV-ilmoitus Kvartaaleittain Seuraavan kuun 15. päivä 100–500 € Tuloveroilmoitus Vuosittain 30. kesäkuuta 500–5 000 € Annual Return (MBR) Vuosittain 31. toukokuuta 500–2 000 € Tuloslaskelmat Vuosittain 18 kk tilikauden päättymisestä 1 000–10 000 € Beneficial Ownership Muutoksissa Välittömästi 5 000–50 000 € Automaatio on ystäväsi: Kalenterimuistutukset kaikkien määräpäivien osalta Automaattinen tiedonsiirto järjestelmien välillä Varahenkilöt vastuullisille ilmoituksille Ulkoiset palvelut monimutkaisiin ilmoituksiin Varasuunnitelmat ja liiketoiminnan jatkuvuus Malta on saari. Joskus sähköt katkeavat, joskus netti on poikki, välillä pankit lakkoilevat. Varaa suunnitelmat B- ja C-vaihtoehdoille. Kriittiset varajärjestelmät: Internet: kaksi tarjoajaa + mobiilivarmistus Pankit: kaksi pankkia nettipalveluilla Sähkö: UPS tärkeimmille laitteille Henkilöstö: varahenkilöjärjestelyt ydintehtäviin Tiedot: päivittäiset varmuuskopiot Maltan ulkopuolella Pahimmat skenaariot testiin: Mitä jos et pääse 4 viikkoon Maltalle? Miten toiminta jatkuu, jos Maltan-toimisto ei toimi? Kuka tekee päätöksiä hätätilanteessa? Mistä saat rahat, jos yksi pankeista sakkaa? Performance-seuranta ja KPI:t Tarvitset mittarit, joista näet Maltan-muutoksen menestyksen – sekä taloudellisesti että operatiivisesti. Taloudelliset KPI:t: KPI Vertailuluku Tavoite vuosi 1 Tavoite vuosi 2 Tehokas veroprosentti 15–25 % (Saksa) 8–12 % 5–8 % Setup-kulut vs. säästöt N/A Break-even ROI 200 %+ Compliance-kulut 20 000–40 000 € 25 000–45 000 € 20 000–35 000 € Pankkien tehokkuus Samana päivän siirrot 1–2 päivää Samana päivänä Operatiiviset KPI:t: Aika markkinoille: Kuinka nopeasti uusia palveluja julkaistaan? Säädösreaktioiden nopeus: Miten nopeasti vastaat viranomaisille? Henkilöstön tyytyväisyys: Kuinka tyytyväisiä transferoidut työntekijät? Asiakaskokemus: Huomaavatko asiakkaat muutoksen negatiivisesti? Dokumentaatio ja osaamisen hallinta Tulet unohtamaan syyt moniin päätöksiin. Dokumentoi kaikki olennaiset asiat. Tärkeitä dokumentointialueita: Setup-päätökset: Miksi tämä pankki, vero- tai toimistorakenne? Compliance-kalenteri: Kuka tekee mitä milloinkin? Palveluntarjoajat: Lakimiehet, kirjanpitäjät, pankkikontaktit Hätäohjeet: Toimi näin, jos compliance-ongelmia ilmenee Rahoitusprosessit: Miten rahat liikkuvat yhtiöiden välillä? Mitä tämä tarkoittaa? Kuukausi 5 on tärkein testikuukausi – parempi löytää ongelmat nyt kuin livenä. Kuukausi 6: Yrityksesi siirron Go-Live Maltalle Nyt esiintyy! Kuukausi 6 on totuuden hetki. Nyt otat Maltan-rakenteen käyttöön ja aloitat todellisen liiketoiminnan. 6 kk valmistelun jälkeen kaiken pitäisi sujua – pitäisi. Soft Launch vs. Hard Cutover: Oikea käyttöönoton strategia Voit valita kahdesta Go-Live-tavasta. Useimmat yrittäjät valitsevat väärin. Hard Cutover (Big Bang): Tietty päivä: Kaikki kulkee Maltan kautta Nopea, mutta riskialtis Toimii vain jos valmistelu on täydellistä Yksi virhe = iso ongelma Soft Launch (portaittainen) – SUOSITELTU: Siirto vaiheittain 4–6 viikon aikana Ensin uudet asiakkaat, sitten vanhat Virheiden korjaus ilman kriisiä Opiskelukäyrä huomioidaan Soft Launch -suunnitelmani 90 % tapauksista: Viikot Siirto Riski Painopiste 1–2 Sisäiset prosessit, uudet sopimukset Matala Järjestelmien vakaus 3–4 Pienet uudet asiakkaat, testilaskut Keskitaso Laskutuksen toimivuus 5–6 Tärkeät uudet asiakkaat Keskitaso Asiakaskokemus 7–8 Nykyasiakkaiden siirto Korkea Muutoksen hallinta Asiakastiedotus: Näin selität siirron Asiakkaiden on saatava tieto yritysmuutosta. Mutta miten? Moni yrittäjä mokaa tässä viestinnässä. Ei toimi: Olemme nyt Maltalla verotussyistä (kuulostaa veropakolaiselta) Mikään ei muutu (selvästi väärin – uusi ALV-numero, IBAN jne.) Ei ilmoiteta lainkaan (asiakkaat huomaavat kuitenkin) Mikä toimii – viestintärunko: Kasvupainotus: Laajennamme EU-markkinoita varten Asiakashyödyt: Parempi palvelu EU-asiakkaille Vakaus: Samat tiimit, sama laatu Läpinäkyvyys: Uudet laskutiedot alkaen X Malli-sähköposti (toimii 80 % tapauksista): Hyvä asiakas, Euroopan kasvun vuoksi siirrämme EU-pääkonttorimme Maltalle. Näin voimme palvella teitä entistä paremmin ja tuoda uusia palveluja tarjolle. Lähes mikään ei muutu: Samat yhteyshenkilöt, sama laatu, samat palvelutasot. Alkaen [päivämäärä] saat laskut [Malta-yhtiön nimi] nimissä maltalaisella ALV-numerolla. Kaikki olemassa olevat sopimukset pysyvät voimassa muuttumattomina. Mikäli teillä on kysyttävää, olemme tavoitettavissa tuttuun tapaan. Saksan yhtiö: lakkautatko vai pidätkö? Mitä tapahtuu saksalaiselle yhtiöllesi? Kolme vaihtoehtoa: Vaihtoehto 1: Likvidointi (puhdas ulosajo) Koko GmbH puretaan Selkeä, mutta lopullinen Likvidaatiovoitto verotetaan mahdollisesti Järkevä täysin Maltalle keskittyville Vaihtoehto 2: Lepotila (Dormant) GmbH jää elämään, muttei toimi Kulut: n. 2 000–4 000 €/vuosi Paluu joustavaan suuntaan mahdollista Compliance-vaiva vähenee Vaihtoehto 3: Service-Company (Spesialisoitu malli) GmbH tuottaa palveluja Malta-yhtiölle Yhtiöiden väliset siirrot mahdollisia Kompleksisempi, mutta joustava Hyvä suurille rakenteille Suositus 70 % tapauksista: Vaihtoehto 2 (lepotila) ensimmäiseksi vuodeksi, päätä myöhemmin. Monitorointi ja ongelmanratkaisu ensimmäisinä viikkoina Ensimmäiset 4 viikkoa kriittisimpiä. Silloin tulee 90 % kaikista ongelmista. Tarvitset systeemin nopeaan ratkaisutilanteeseen. Päivittäistarkistukset viikoilla 1–2: Pankki: Toimiiko kaikki maksuliikenne? ALV: Laskut saapuvat oikein? Järjestelmät: Kaikki integraatiot ok? Tiimi: Operatiivisia ongelmia? Asiakkaat: Valituksia tai kysymyksiä? Tyypilliset viikko 1 -ongelmat ja ratkaisut: Ongelma Yleisyys Nopea ratkaisu Pysyvä ratkaisu SEPA-siirrot viivästyvät 80% Käytä toista pankkia Pankkijärjestelyn optimointi ALV-validaatio epäonnistuu 60% Käsikorjaus Järjestelmäpäivitys Asiakkaat eivät ymmärrä laskua 50% Henkilökohtaiset puhelut Laskupohjan muokkaus Compliance-ilmoitus unohtui 30% Jälki-ilmoitus + sakko Automaatio Onnistumisen mittarit: Mistä tiedät, että toimii? 30 päivän jälkeen pitäisi täyttyä nämä: Operatiiviset mittarit: Asiakasvalitukset: alle 5 % asiakaskannasta Maksuviiveet: alle 2 % tapahtumista Järjestelmäkatkokset: alle 1 % (pois lukien huollot) Compliance-kriisit: nolla Taloudelliset mittarit: Kassavirta: tasaantunut 2 viikossa Verotehokkuus: ensimmäiset 6/7-palautukset saatu Pankkikulut: alle 0,3 % liikevaihdosta Setup-ROI: näkyvissä 6 kk:ssa Go-Liven jälkeen: tuki ja optimointi Kuukausi 6 ei ole loppu vaan alku. Ensimmäisen 6 kk:n aikana kehität vielä paljon. Jatkuvan kehityksen kohteet: Prosessiautomaatio: Mitä voi automatisoida? Kustannusoptimointi: Missä piilee turhia kuluja? Compliance-tehokkuus: Voiko raportointia yksinkertaistaa? Tiimin kehittäminen: Mitä osaamista tiimi tarvitsee? Mitä tämä tarkoittaa? Kuukausi 6 on vasta Maltan-matkan alku. Varsinainen optimointi alkaa nyt. 7 yleisintä kompastuskiveä yrityksen siirrossa Maltalle Kahden Maltan-neuvontavuoden ja lukemattomien muuttojen jälkeen tunnistan sudenkuopat. Tässä 7 kompaa, jotka koettelevat 80 % Maltan-muutoksista – ja miten vältät ne. Kompastuskivi #1: Economic Substance aliarvioidaan Ongelma: Moni luulee, että Maltan-muutos = uusi osoite + muutama työmatka Valletta. Väärin! Jo vuodesta 2019 lähtien Malta vaatii oikeaa liiketoimintaa. Tyypillisiä arviointivirheitä: Lennän 4x/v Maltalle, se riittää Palvelutoimisto 500 €/kk riittää Teen kaikki isot päätökset Saksassa Todellisuus: Tarvitset vähintään 25 % työajasta Maltalle, oikeat työntekijät ydintehtäviin ja strategiset päätökset Maltalla. Näin vältät: Suunnittele aito Malta-läsnäolo alusta saakka – vähintään yksi avainhenkilö (mieluiten toimitusjohtaja) asuu pääasiassa Maltalla. Kompastuskivi #2: Pankkidraama huonon valmistautumisen takia Ongelma: Maltan pankkitoiminta on hankalaa on jo vitsi. Mutta syynä on yleensä heikko valmistautuminen, ei pankkien pahuus. Tyypillisiä virheitä: Pankkihakemus ilman business plania Epäuskottavat laskelmat Ei referenssiä saksan pankilta Liian alhainen talletus Yrittää vain yhdestä pankista Näin onnistut: Business plan englanniksi (10–15 sivua) 3 vuoden laskelmat Saksan pankin referenssi Varaa 25 000 €+ talletus Hae 2–3 pankista yhtä aikaa Mene paikalle tapaamisiin Kompastuskivi #3: ALV-sotku EU-kaupassa Ongelma: EU:n ALV-monimutkaisuus, vielä vaikeampi Maltalla. Monet yritykset putoavat ALV-ansoihin. Yleiset ALV-virheet: Väärä ALV-käsittely B2B vs. B2C OSS-järjestelmä vs. normaali ALV-rekisteröinti Reverse Charge palveluissa unohtuu VIES-varmennuksen unohtaminen Esimerkkisotku: Saksalainen ohjelmistofirma myy ranskalaiselle yritykselle. Laskuttaa 19 % Maltan ALV:llä (oikea olisi 0 %). Asiakas ei maksa – ei saa ALV-palautusta. Korjaus syö aikaa ja hermoja. Ratkaisu: Satsaa Malta-ALV-asiantuntijaan. 2 000 € neuvontaan säästää 20 000 € vaivaa myöhemmin. Kompastuskivi #4: Henkilöstösiirrot epäonnistuvat Ongelma: Kaikki parhaat tulijat seuraavat Maltalle – yleinen harhakuvitelma. Realismi: Työntekijätyyppi Siirto onnistuu Yleinen este Sinkut, 25–30 70% Palkka, urakehitys Pariskunnat ilman lapsia 50% Puoliso ei löydä töitä Lapsiperheet 20% Koulu, asunto, ympäristö Yli 50-v. 30% Terveys, perhe, tottumus Näin suunnittelet realistisesti: Laske 50 % onnistumisprosenttiin avainhenkilöissä Varaudu palkankorotuksiin Tarjoa muuttoapu (asunto, koulu, muutto) Rakenna samalla paikallinen Malta-tiimi Kompastuskivi #5: Compliance-sotku huonon organisoinnin takia Ongelma: Maltalla tuntuu olevan 1 000 ilmoitusvelvoitetta – oikeasti vain 15, mutta eri aikaan, eri muodossa. Tyyppiskenaario: ALV-ilmoitus unohtuu → 500 € sakko. Annual Return myöhässä → 2 000 € sakko. Beneficial Ownership ilmoittamatta → 10 000 € sakko. Vuoden jälkeen: 15 000 € sakkoja vältettävissä asioissa. Anti-sotku-strategia: Compliance-kalenteri kaikilla määräajoilla Autom. muistutukset 4 viikkoa etukäteen Varahenkilöt vastuulle Ulkoiset palvelut monimutkaisiin ilmoituksiin Kuukausikatsaukset kaikista avoimista asioista Kompastuskivi #6: Kassavirtaongelmat pankkiviiveistä Ongelma: Saksalaiset odottavat samana päivän pankkitoimintaa. Maltalla on eri rytmi. Realistiset pankkiajat Maltalla: SEPA-siirrot: 1–2 päivää Kansainväliset siirrot: 2–5 päivää Uuden maksunsaajan lisääminen: 2–3 päivää Luottorajan muutokset: 1–2 viikkoa Kassapuskuri: Varaudu aina 5–10 päivän lisäliikkuvuuteen. Tärkeissä maksuissa: toinen pankki varalle. Kompastuskivi #7: Verosäästöjen yliarvointi Ongelma: Malta = 5 % vero – silkkaa markkinointia. Todellinen verokanta riippuu monesta. Realistinen verokanta Maltalla (vuosi 1–2): Liiketoimintamalli Tehokas verokanta Edellytykset IP-lisensointi 0–5% Patent Box + Economic Substance Kauppayhtiö 5–8% 6/7-refund + Foreign Source Palvelut EU:ssa 8–12% Oikea rakenne Sekaliiketoiminta 10–15% Osin Maltalta lähtevä tulo Mikä usein unohtuu: Setup-kulut: 50 000–100 000 € ekana vuotena Jatkuva compliance: 25 000–40 000 €/vuosi Substanssi: 50 000–150 000 €/vuosi Opportunity costs: aika, huomio, joustavuus Mitä tämä tarkoittaa? Maltan-muutto kannattaa, kun vuoden voitto on yli 500 000 €. Alle sen kulut ylittävät usein säästöt. Realistinen kustannusyhteenveto: Mitä Maltan-muutto sinulle maksaa Ollaan rehellisiä: Maltan-muutos ei ole halpa. Kuulen usein yrittäjistä, jotka aloittavat 20 000 € budjetilla ja päätyvät 80 000 € ensimmäisenä vuotena. Tässä on karu totuus kuluista: Setup-kulut (vuosi 0): alun shokki Nämä kulut maksetaan ennen kuin ansaitset euroakaan Maltalla: Kulu Minimi Realistinen Premium Huomioita Company Formation 2 500 € 4 500 € 8 000 € Juridiikka, toimisto mukana Banking Setup 1 000 € 3 000 € 10 000 € Neuvonta + talletus Vero- ja ALV-rekisteröinti 1 500 € 3 500 € 6 000 € Veroasiantuntija + anomukset Juridiikka 5 000 € 12 000 € 25 000 € M&A, sopimukset, compliance Toimisto 3 000 € 8 000 € 20 000 € Talletus + varustelu IT & järjestelmät 2 000 € 5 000 € 15 000 € Ohjelmistot, integraatiot Muutto (henkilökohtainen) 5 000 € 15 000 € 35 000 € Muutto, asunto, kirjautuminen Konsultoinnit 8 000 € 18 000 € 40 000 € Verotus, laki, strategia Total setup-kulut: 28 000–77 000–159 000 € Yleensä pk-yrityksillä päädytään 60 000–90 000 € alkuinvestointiin. Halvemmalla mentäessä säästetään väärässä paikassa. Jatkuvat kulut (vuosittain): Salakavalat kulusyöpöt Nämä kulut toistuvat joka vuosi Maltalla: Kuluerä Minimi/vuosi Realistinen/vuosi Premium/vuosi Company Secretary 1 800 € 3 500 € 8 000 € Registered Office 600 € 1 800 € 4 000 € Kirjanpito 6 000 € 12 000 € 25 000 € Tax Compliance 4 000 € 8 000 € 15 000 € Legal & Regulatory 3 000 € 8 000 € 20 000 € Pankkikulut 1 200 € 3 000 € 8 000 € Toimiston vuokra 6 000 € 15 000 € 36 000 € Vakuutukset 3 000 € 6 000 € 15 000 € IT & ohjelmistot 2 400 € 6 000 € 15 000 € Total jatkuvat kulut: 28 000–63 300–146 000 € vuodessa Economic Substance -kulut: uusi kustannustaso Vuodesta 2019 substanssivaatimukset ovat suurin kuluerä. Sinun on rakennettava oikea tiimi Maltalle: Maltan palkkakulut: Rooli Palkka (brutto/vuosi) Työnantajan kulut Kokonaishinta Toimitusjohtaja 60 000 € 8 000 € 68 000 € Talouspäällikkö 45 000 € 6 000 € 51 000 € Toimistopäällikkö 30 000 € 4 000 € 34 000 € Ohjelmistokehittäjä (senior) 55 000 € 7 000 € 62 000 € Tyypillisen holdingin vähimmäissubstanssi: tj + talous = n. 120 000 €/vuosi ROI-laskenta: Milloin Malta kannattaa? Tärkein kysymys: Missä vaiheessa investointi kannattaa? Yksinkertaistettu breakeven: Voitto/vuosi Saksan vero (30%) Maltan vero (8%) Maltan kulut Nettosäästö 200 000 € 60 000 € 16 000 € 80 000 € -36 000 € 500 000 € 150 000 € 40 000 € 100 000 € +10 000 € 1 000 000 € 300 000 € 80 000 € 120 000 € +100 000 € 2 000 000 € 600 000 € 160 000 € 150 000 € +290 000 € Nyrkkisääntö: Malta kannattaa taloudellisesti noin 500 000 €:sta voitosta ylöspäin. Piilokulut: Mitä usein unohtuu Nämä kulut puuttuvat monesta laskelmasta: Opportunity cost: Maltan pyörittämiseen kuluva aika (20–40 h/kk) Matkakulut: Säännölliset Maltan-matkat (10 000–20 000 €/vuosi) Kaksoiskulut: Saksalais- ja maltilaiskulut päällekkäin Korjauskulut: Virheet, etenkin ensimmäisenä vuonna Valuuttariski: EUR/USD muutokset kansainvälisessä liiketoiminnassa Joustavuuden menetys: Vähemmän spontaaneja liiketoimintapäätöksiä Säästöpaikat ja sudenkuopat Säästä matalan riskin kohdissa: Toimistosijainti (Mriehel vs. Sliema säästää 50 %) Toimistomalli (palvelutoimisto vs. oma tila) Pankki (paikallinen vs. kansainvälinen) Ohjelmisto (standardityökalut vs. premium) Älä säästä korkean riskin kohdissa: Oikeudellinen neuvonta (huono lakimies tulee kalliiksi) Verokonsultointi (väärä rakenne maksaa maltaita) Company Secretary (compliance-sakot kalliita) Substanssi (liian vähäinen = veroriski) Mitä tämä tarkoittaa? Varaa vähintään 80 000 € ekalle vuodelle ja 60 000 € jatkoon. Vähempi tulee usein kalliimmaksi. UKK yrityksen siirrosta Maltalle Kuinka kauan Maltan-muutto oikeasti kestää? Realistinen aika 6–8 kuukautta. Nopeampi kuin 4 kk on yleensä stressaava ja virhealtis. Yrityksen perustaminen kestää 4–8 viikkoa, pankkiasiat 6–10 viikkoa, verojen ja substanssin rakentaminen vielä 4–6 viikkoa. Lisäksi aika toimistolle ja työntekijöiden siirtoon. Millaiset verohyödyt Malta oikeasti tarjoaa? Malta verottaa yhtiöitä 35 %, mutta 6/7-palautusjärjestelmällä voit saada jopa 6/7 takaisin. Ulkomaalaisesta ja kauppatulosta jää efektiiviseksi 5 %, IP-lisensoinnilla (Patent Box) jopa 0–5 %. Tärkeää: palautukset saa vain osingonjaosta ja aidolla substanssilla. Tarvitaanko Maltalla oikeaa substanssia? Kyllä, vuodesta 2019 lähtien se on EU:n vaatimus. Tarvitset aitoa liiketoimintaa: työntekijöitä, toimiston, maltalaisen hallinnon ja merkittäviä kuluja Maltalle. Postilokero-firmat eivät enää käy. Nyrkkisääntö: miljoonan euron tuloksella sijoita vähintään 100 000 € substanssiin. Onko pankkitilin avaus Maltalla vaikeaa? Kyllä. Vuodesta 2018 pankit ovat hyvin varovaisia. Onnistumis-% 40–70 % riippuen pankista. Tarvitset hyvän liiketoimintasuunnitelman, laskelmat, referenssit ja usein 15 000–25 000 € talletuksen. Henkilökohtaiset käynnit pakollisia – online-hakemukset yleensä hylätään. Varaudu 6–10 viikkoon. Mitä käy saksalaiselle GmbH:lleni muutossa? Kolme vaihtoehtoa: 1) Likvidointi (lopullinen, mutta selkeä), 2) Lepotila (n. 3 000 €/vuosi, joustava), 3) Palveluyhtiö Maltan-firmalle. Useimmat pitävät lepotilaisena ensimmäisen vuoden ajan, jotta paluu on helppoa. Muista: exit-vero ja omaisuussiirto arvioitava etukäteen. Voivatko saksalaiset työntekijäni tulla mukana? EU:n mukaan kyllä, käytännössä haastavaa. Onnistumis-%: sinkut 70 %, parit 50 %, perheet vain 20 %. Päähaasteet: asunnot, koulut, puolison työpaikka, elinkustannukset. Varaudu palkankorotuksiin ja muuttoapuun. Hybridimallit toimivat usein parhaiten. Millä liikevaihdolla Malta kannattaa? Nyrkkisääntö: 500 000 € vuosivoitolla kannattaa. Setup: 60 000–90 000 €, jatkuvat kulut 60 000–80 000 €/vuosi substansseineen. Pienemmällä voitolla kulut ylittävät säästöt. 2 miljoonan tuloksella säästät n. 300 000 €/vuosi netto. Mitä jatkuvia compliance-velvollisuuksia Maltalla on? Kvartaaleittain ALV-ilmoitukset, vuosittain tuloveroilmoitukset, Annual Return MBR:lle, tuloslaskelmat, Beneficial Ownership -päivitykset. Lisäksi EU-ilmoitukset (VIES, Intrastat). Sakot: 500–50 000 €. Hyvä Company Secretary (3 000–5 000 €/vuosi) ehkäisee suurimman osan ongelmista. Miten 6/7-palautus oikeasti toimii? Ensin maksat 35 % yhtiöveron. Osingonjaon yhteydessä saat 6/7 takaisin (ulkom. ja kauppatuloista). Esim: 100 000 € voitto → 35 000 € vero → 30 000 € palautus → 5 000 € efektiivinen vero (5 %). Huom: palautus pitää hakea, kestää 3–6 kuukautta. Voinko pyörittää Malta-bisnestä Suomesta/Saksasta käsin? Ongelmia substanssivaatimuksen ja kiinteän toimipaikan riskin vuoksi. Sinun on oltava 25 % työajasta Maltalla ja tehtävä päätökset siellä. 100 % etänä ei enää käy. Hybridimallit mahdollisia, mutta vaaditaan oikea Malta-tiimi.
