Sisällysluettelo VAT Malta: Mitä kansainvälisenä yrittäjänä sinun tulee tietää VAT-rekisteröinti Maltalla: Vaihe vaiheelta -opas Malta VAT -lomakkeet: Mitä liitteitä oikeasti tarvitset VAT-raportointi Maltalla: Määräajat, prosessit ja yleisimmät sudenkuopat Malta arvonlisävero EU-ulkomaalaisille: Erityispiirteet ja edut VAT Malta kustannukset: Paljonko veroasiantuntija ja rekisteröinti maksavat Tyypilliset virheet Malta VAT:ssa: Mitä olen oppinut kahden vuoden aikana Usein kysytyt kysymykset VAT Malta: Mitä kansainvälisenä yrittäjänä sinun tulee tietää Muistan yhä tarkasti ensimmäisen päiväni Malta Business Registryssa. Kello oli 9:15 aamulla, kainalossa pino papereita ja toiveena, että VAT-rekisteröinti sujuisi ihan tuosta vaan. Spoiler: ei sujunut. Mutta tämä on Malta – ja juuri siksi kirjoitan tätä artikkelia sinulle. VAT (Value Added Tax) eli arvonlisävero Maltalla on kansainvälisille yrittäjille sekä siunaus että kirous. Kirous, koska byrokratia voi olla hyvin mutkikasta. Siunaus, koska Maltan VAT-prosentti, 18 %, on EU-maiden matalimpia, ja EU-yrittäjänä saat selvät edut rekisteröinnistä. Maltan VAT:n perusteet: Tärkeimmät faktat Tässä pähkinänkuoressa asiat, jotka sinun tulee tietää heti: Yleinen VAT-kanta: 18 % (Suomessa 24 %, Saksassa 19 %) Alennettu kanta: 5 % tietyille tavaroille ja palveluille Rekisteröintiraja: €14 000 liikevaihto Maltalla vuodessa EU-kynnys: €35 000 EU-laajuisille palveluille Raportointijaksot: Kvartaaleittain tai kuukausittain (riippuen liikevaihdosta) Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Jos muutat Maltalle Saksasta, Itävallasta tai Sveitsistä ja harjoitat täällä liiketoimintaa, VAT-rekisteröinti on pakollista. Mutta – ja tämä on tärkeintä – EU-yrittäjänä pääset hyötymään yksinkertaistuksista, joita kolmansien maiden yrityksille ei ole tarjolla. Milloin VAT-rekisteröinti on pakollinen Maltalla? Rekisteröintivelvollisuus syntyy, kun: Asut Maltalla ja teet yli €14 000 liikevaihtoa vuodessa Tarjoat EU:n alueelle palveluita ja ylität €35 000 rajan Tuot tai viet tavaroita Maltalle/Maltalta Halutessasi rekisteröidyt vapaaehtoisesti (usein järkevää vähennysten takia) Käytännön esimerkki: Tuntemani Sarah, UX-suunnittelija Münchenistä, muutti vuonna 2023 Sliemaan. Hänen verkkoliiketoimintansa menestyi jo Saksassa. Kun kotipaikka vaihtui Maltalle mutta työnteko jatkui EU-asiakkaille, hänen tuli ilmoittautua Malta VAT Departmentille 30 päivän sisällä. Se vaati hermoja, mutta kannatti – loistavalla VAT-suunnittelulla hän säästää vuodessa noin €2 800. Malta VAT vs. Saksan arvonlisävero: Suora vertailu Ominaisuus Malta VAT Saksan alv Yleinen kanta 18% 19% Raportointi Vakiona kvartaalittain Kuukausittain alkaen €7 500 Pienyritysraja €14 000 asti €22 000 asti EU-kynnys €35 000 €10 000 Käsittelyaika 4–8 viikkoa 2–4 viikkoa Maltan suuri etu: Korkeammat EU-rajat merkitsevät vähemmän monimutkaisia OSS-menettelyjä pienemmille yrityksille. Lisäksi kommunikaatio tapahtuu aina englanniksi – helpotus kaikille, joilla on kokemuksia saksalaisista veroilmoituksista. VAT-rekisteröinti Maltalla: Vaihe vaiheelta -opas Koska olen vetänyt läpi VAT-rekisteröinnin itselleni ja tusinalle tuttaville, voin luvata: se onnistuu. Työlästä – kyllä. Mutta täysin mahdollista. Tässä hyväksi todettu vaihevaiheelta-opas, joka säästää viikkoja turhaa päänvaivaa. Vaihe 1: Dokumentit kasaan (2–3 viikkoa etukäteen) Ennen kuin edes astut VAT-toimiston lähelle, tarvitset nämä paperit: Company Registration Certificate: Yrityksesi tulee olla ensin rekisteröity Maltalla Memorandum & Articles of Association: Yhtiösopimus Form A (Annual Return): Jos yritys vanhempi kuin vuosi Pankkitilin vahvistus: Maltalainen tai EU-IBAN hyväksytään Vuokrasopimus tai omistustodistus: Yrityksen osoitteeksi Jokaisen johtajan henkilötodistus: EU-henkilöllisyystodistukset riittävät Liiketoimintasuunnitelma: Yksi sivu riittää, mutta sen täytyy olla yksityiskohtainen Vinkki: Pankkitili on usein pullonkaula. HSBC Malta vaatii 3–4 viikkoa tilin avaukseen, BOV on nopeampi mutta valikoi tarkemmin kansainvälisiä yrittäjiä. Vaihe 2: VAT1-lomakkeen täyttäminen VAT1-lomake on päähakemuksesi. 8 sivua, aikaa kuluu n. 2–3 tuntia. Tärkeimmät kohdat: Osa A: Yritystiedot (kopioi suoraan rekisteröintitodistuksesta) Osa B: Liiketoiminta (ole tarkka, vältä yleisotsikointia) Osa C: Liikevaihtoarviot (ole realistinen, muttei liian matala) Osa D: Raportointijakso (kvartaalittain on alussa helpoin) Yleinen virhe: Liiketoiminnan kohdalle kirjoitetaan vain Consulting. Ei riitä. Esimerkiksi: Digital Marketing Consulting EU-yrityksille, erikoisalana some-strategiat ja kampanjahallinta. Vaihe 3: Hakemuksen jättäminen VAT-toimisto sijaitsee Florianassa, Evans Building, Merchant Street. Aukioloajat: 8:00–12:30 ja 13:15–17:00. Kyllä, siellä todella pidetään 45 minuutin lounastauko. Insider-vinkki: Mene paikalle ennen klo 10 tai klo 15 jälkeen. Lounasaikaan ja iltapäivällä on kaaos. Ota oma kuulakärkikynä mukaan – kummallista kyllä, niitä ei siellä ikinä ole. Saat kuitin, jossa on viitenumero. Tämä numero on kullanarvoinen – ilman sitä et voi seurata hakemuksesi etenemistä. Vaihe 4: Käsittelyaika ja lisäkysymykset Virallinen käsittelyaika on 4–6 viikkoa. Todellisuudessa: – Yksinkertaiset tapaukset: 4–5 viikkoa – Monimutkaisemmat rakenteet: 6–10 viikkoa – Ongelmia hakemuksessa: 12+ viikkoa Voit tarkistaa tilan verkossa osoitteessa taxservices.gov.mt tai käydä paikan päällä. Sähköposteihin harvoin vastataan – tervetuloa Maltalle. Vaihe 5: VAT-numero saapuu Kun kaikki on kunnossa, saat: – VAT Certificate: Virallinen dokumentti VAT-numerollasi – VAT-numero: Muodossa MT12345678 (MT + 8 numeroa) – Kirjautumistunnukset: Verkkopalveluun VAT-numero tulee näkyä jokaisessa laskussa, sivustollasi ja virallisissa asiakirjoissasi. Unohdus johtaa tuntuviin sakkoihin. VAT-rekisteröinnin nopeutus: Mitkä keinot oikeasti auttavat Kahden Maltan vuoden kokemuksella nämä asiat oikeasti nopeuttavat prosessia: Täydelliset liitteet: Yhden puuttuvan leiman takia odotat 2–3 viikkoa lisää Englanninkieliset dokumentit: Saksan/Italian kieliset on käännätettävä Paikallinen yritysosoite: Postilokerot ja co-working-tilat tarkistetaan tiukemmin Tilitoimisto paikalle: Maksaa €800–1 200, säästää aikaa ja hermoja Eli – suunnittele realistisesti 6–8 viikkoa ja aloita ajoissa. Mikään ei harmita niin paljon kuin laskutuskiellon ollessa VAT-numeron puuttuminen. Malta VAT -lomakkeet: Mitä liitteitä oikeasti tarvitset Myönnän: ensimmäisellä kerralla teki mieli luovuttaa. Ei niinkään vaikeuden vaan lomakkeiden määrän vuoksi. Malta rakastaa paperityötä – mutta huoli pois, opastan sinut läpi viidakon. VAT1: Varsinainen rekisteröintilomake VAT1-lomake on ydinasiakirja – tärkein kaikista. 8 sivua, jotka määrittävät VAT-tulevaisuutesi. Lomake selitettynä osissa: Osa A (sivu 1–2): Yritystiedot, osoite, yhteyshenkilöt Osa B (sivu 3–4): Liiketoiminta ja tuoteryhmät Osa C (sivu 5–6): Liikevaihtoennusteet ja EU-kauppa Osa D (sivu 7–8): Raportointijakso ja allekirjoitukset Kriittinen kohta: Osassa B tulee ilmoittaa NACE-koodit – EU:n toimialaluokitukset. Consulting on liian yleinen – tarvitset tarkat koodit, esim. 62.02.0 Computer consultancy activities. VAT7: Muutosilmoitukset VAT7-lomake tarvitaan aina, kun jokin muuttuu: – Yrityksen osoite – Liiketoiminta – Omistajat – Pankkitili – Raportointijakso Huomio: Muutokset tulee ilmoittaa 30 päivän sisällä – rikkeistä seuraa €125–1 165 sakkoja. VAT Return -lomakkeet: Kuukausittain/kvartaaleittain toistuva rutiini Raportointijakson mukaan olet velvollinen täyttämään: Lomake Käyttötarkoitus Palautuspäivä VAT Return (kvartaaleittain) Jopa €700 000 liikevaihtoon vuodessa Seuraavan kuukauden 21. päivä VAT Return (kuukausittain) Yli €700 000 liikevaihtoon vuodessa Seuraavan kuukauden 21. päivä VAT Return (vuosittain) Vain pienyritykset alle €14 000 31. tammikuuta Liitelomakkeet: Hallinnollinen lisäkuorma Pääkyselyiden lisäksi tarvitset usein: POA (Valtuutus): Jos tilitoimisto edustaa sinua Pankin vahvistus: Yritystilin todiste Vuokrasopimus/omistustodistus: Yrityksen osoitteesta VIES-ilmoitus: EU-kauppaa varten Intrastat-lomakkeet: Yli €50 000 tavarakaupassa vuodessa Lomakkeiden täyttö oikein: Tarkistuslista Lukuisten korjauskierrosten jälkeen kehittelin listan, jolla säästyt edestakaisilta matkoilta VAT-toimistoon: Täytä kaikki kohdat: Myös valinnaiset Samat tiedot joka lomakkeessa: Yrityksen nimi kuten rekisterissä IBAN kokonaan: MT84 MALT 0110 0000 0000 0000 0123 456 Päiväys brittityyliin: DD/MM/YYYY, EI saksalainen tapa Alkuperäiset allekirjoitukset: Kopiot usein hylätään Yrityksen leima: Käytä aina, jos on olemassa Vinkki: Kopioi kaikkia papereita – VAT-toimisto hukkaa liitteitä, ja silloin olet vaikeuksissa. Digitaalinen vs. manuaalinen lähetys Malta digitalisoituu hitaasti. Osa lomakkeista voidaan jo lähettää verkossa: Verkossa mahdollista: – VAT Return (kuukausi/kvartaali) – VAT7-muutosilmoitukset – Pienet muutokset hallinnollisissa tiedoissa Vain paperilla: – VAT1 Alkurekisteröinti – Monimutkaiset muutokset omistusrakenteisiin – Valitukset ja oikaisut Online-portaali on… toimiva. Ulkoasu ei ole paras, mutta käy. Kirjautumistiedot tulevat postitse – kyllä, ihan oikealla postilla. Tyypilliset kompastuskivet lomakkeissa Yleisimpiä virheitä jotka olen nähnyt: Väärät NACE-koodit: Johtaa lisätarkennuksiin ja viivästyksiin Epärealistinen liikevaihtoarvio: Liian matala = tarkastus, liian korkea = suuremmat vakuudet Puuttuvat allekirjoitukset: Kaikkien johtajien allekirjoitukset vaaditaan Vanhentunut osoite: Rekisteri- ja VAT-tietojen tulee olla samat Valuutta-virheet: Kaikki euroissa, vaikka kotimaasi olisi muu Mitä tästä opit? Käytä riittävästi aikaa lomakkeisiin: virheellinen hakemus maksaa enemmän kuin huolellinen täyttäminen heti alusta. VAT-raportointi Maltalla: Määräajat, prosessit ja yleisimmät sudenkuopat Ensimmäinen VAT-raportointi Maltalla tuntuu samalta kuin ensimmäinen koulupäivä – teoriassa tiedät mitä pitää tehdä, käytäntö on sitten eri juttu. Kahden vuoden ja lukuisten oppikokemusten jälkeen näytän, miten VAT-raportointi Maltalla oikeasti toimii. VAT-määräajat: Ei joustovaraa Maltalla VAT-eräpäiviä ei lipsuta. Päivämäärät ovat kiveen hakattuja: Raportointimuoto Raportointijakso Palautuspäivä Maksupäivä Kvartaaleittain Tammi–maalis, huhti–kesä, heinä–syys, loka–joulu Seuraavan kuukauden 21. pvä Samaan aikaan palautuksen kanssa Kuukausittain Koko kalenterikuukausi Seuraavan kuukauden 21. pvä Samaan aikaan palautuksen kanssa Vuodessa Kalenterivuosi 31. tammikuuta 31. tammikuuta Todellisuus: 21. päivä on ehdoton – jos se osuu sunnuntaille, määräaikasi EI siirry maanantaille, vaan pitää palauttaa jo perjantaina. Saatoin maksaa tästä opista €465 myöhästymissakon… VAT Return -lomakkeen täyttö: Askel askeleelta VAT Return -lomake on yksinkertaisempi kuin saksalainen, mutta siinäkin on omat kommervenkkinsä: Box 1 – Myynnit (yleinen 18%): Kaikki Maltalle ja maltalaisille asiakkaille myydyt tuotteet/palvelut. Huom. ilmoita NETTO. Box 2 – Myynnit (alennettu 5%): Vain tietyt tuotteet (kirjat, lääkkeet, sähkö). Usein palveluyrityksille tyhjänä. Box 3 – EU-myynti: Myynnit muihin EU-maihin. Ostajan VAT-numero oltava. Box 4 – EU:n ulkopuoliset viennit: Kolmansien maiden vienti. Usein 0% VAT mutta vaatii todisteet. Box 5 – Yhteensä ilmoitettu VAT: Lasketaan automaattisesti: (Box 1 × 18 %) + (Box 2 × 5 %). Box 6–8 – Ostojen VAT: Itse maksettu VAT, eritelty 18 %, 5 % ja EU-ostot. Tyypillisimmät sudenkuopat VAT-raportoinnissa Omat ja tuttujen kokemukset osoittavat – nämä virheet toistuvat usein: Käänteinen verovelvollisuus unohtuu: B2B-palvelut muihin EU-maihin kuuluvat Box 3:n, ei Box 1:n Yksityiskäyttö unohtuu: Yrityksen auton/puhelimen yksityiskäyttö myös VAT-verollinen EU-kynnysarvot sivuutetaan: Yli €35 000 EU-kaupassa homma monimutkaistuu Valuuttakurssi väärin: Käytä EKP:n kurssia toimituspäivänä, ei maksupäivänä Puutteelliset kuitit: Malta tarkastaa tarkasti – puuttuva VAT-numero poistaa vähennysoikeuden Verkkopalvelu vs. paperi: Missä teet VAT-ilmoituksen Maltalla molemmat vaihtoehdot ovat avoinna, erilaisin eduin: Online-palvelu (suositeltu): – Portaali: taxservices.gov.mt – Välitön vastaanottoilmoitus – Automaattiset laskelmat – Sähköinen maksaminen – Voi jättää vaikka klo 23:59 Paperilla: – Paikan päällä VAT-toimistoon – Aukioloajat: 8:00–12:30 ja 13:15–17:00 – Kuitti todisteeksi – Monimutkaisissa tapauksissa joskus tarpeen Vinkki: Käytä verkkopalvelua – ei kaunein käyttöliittymä, mutta toimii ja säästää matkan Florianaan. VAT-maksu: Tilisiirto vai verkkopalvelu Maltalla käyvät seuraavat maksutavat: Verkkopalvelumaksu: Suora veloitus maltalaiselta tililtä Tilisiirto: VAT Departmentin tilille Shekki: Mahdollinen mutta vanhanaikainen Käteinen: Enintään €500, paikan päällä VAT-toimistossa Tärkeää: Maksuviitenä VAT-numerosi – muutoin maksu jää kohdistamatta. Myöhästymissakot ja viivästyskorot Malta on tiukka myöhästymisten suhteen: Myöhästyminen Sakko Viivästyskorko 1–30 päivää €125 8 % vuodessa 31–60 päivää €250 8 % vuodessa 61–90 päivää €465 8 % vuodessa Yli 90 päivää €750 8 % vuodessa Lisäksi pankkitilisi voidaan jäädyttää tai liiketoimiluvat perua. Tunnen saksalaisen yrittäjän, jonka yhtiö jouduttiin perustamaan käytännössä uudelleen puolen vuoden laiminlyönnin takia. VAT-tarkastukset: Mitä odottaa? Malta tarkastaa useammin ja järjestelmällisemmin kuin Saksan Betriebsprüfung. Tarkastuksen syyt: – Satunnaisotanta – Suuret VAT-palautukset – Ilmiannot/havainnot – Poikkeavat liikevaihtotiedot – Uudet yritykset (korotettu riski) Mitä tarkastajat haluavat nähdä: – Täydellinen kirjanpito (vähintään 6 vuotta) – Kaikki alkuperäiset kuitit VAT-vähennyksiin – Pankkitiliotteet – Sopimukset ja kirjeenvaihto – EU-kaupassa: toimitustodistukset ja rahtiasiakirjat Eli: kirjaa kaikki tarkasti päivästä yksi. Hutiloitu Excel-taulukko ei riitä – sijoita kunnon kirjanpitoon tai maltaalaiseen tilitoimistoon. Malta arvonlisävero EU-ulkomaalaisille: Erityispiirteet ja edut EU-ulkomaalaisena Maltalla sinulla on valtava etu kolmansien maiden yrittäjiin verrattuna – jos tunnet pelisäännöt. Kahden vuoden EU-kaupan jälkeen voin vakuuttaa: tämä muuttaa pelin, mutta automaattista menestystä se ei takaa. EU-sisämarkkinaedut: Mitä Malta tarjoaa Maltalaisella VAT-numerolla olet osa EU:n sisämarkkinoita. Käytännössä tämä tarkoittaa: Reverse Charge: B2B-myynnit muihin EU-maihin ilman maltalaista VAT:a Vähennysoikeus: EU:ssa tehtyjen liiketoimintakulujen VAT vähennettävissä VIES-tarkistus: EU VAT-numeron tarkastus reaaliajassa OSS-oikeus: Yksinkertaistettu B2C-myyntien raportointi Intrastat-kevennykset: Pakollinen vasta yli €50 000 tavarakaupassa Reverse Charge -menettely: Yrittäjän paras kaveri Reverse Charge -menettely eli käännetty verovelvollisuus on EU VAT -järjestelmän kruununjalokivi. Kun myyt palveluita EU-yritykselle maltalaisena yrityksenä, laskutat 0 % maltalaista VAT:a. Esimerkki: Neuvot saksalaista yritystä €10 000 arvosta. Laskutat €10 000 ilman VAT:a, laskulle merkintä Reverse Charge – VAT payable by recipient. Saksalainen asiakas ilmoittaa 19 % alv:n omalla veroilmoituksellaan, mutta vähentää sen samantien. Win-win molemmille. EU-VAT-numeroiden tarkistus: VIES käytännössä VIES-järjestelmä (VAT Information Exchange System) suojaa sinua petoksilta. Kaikki EU-VAT-numerot tarkistat helposti ilmaiseksi: Mene osoitteeseen ec.europa.eu/taxation_customs/vies Syötä maa ja VAT-numero Saat välittömästi vahvistuksen Tallenna tulos todisteeksi Tärkeää: Voimassaoleva VIES-todistus on ehto Reverse Charge -menettelyyn. Ilman tarkistusta laskutat maltalaisen VAT:n, vaikka asiakas onkin EU-yritys. OSS-menettely: EU-B2C-myynnit helpommin One-Stop-Shop (OSS) -menettely tuli käyttöön 2021, ja se on pelastus kaikille EU-kuluttajille myyville. Ilman OSS: painajainen: – VAT-rekisteröinti kaikissa EU-maissa joissa myyntiä – 27 eri VAT-raporttia – 27 eri maksupäivää – Paikallinen kirjanpito joka maassa OSS:n kanssa (helpotus): – Yksi rekisteröinti Maltan kautta – Yksi kvartaali-ilmoitus – Yksi maksu Maltalle – Malta jakaa rahat vastaanottajamaille OSS-kynnys on €10 000 B2C-myynnissä kaikkiaan EU:ssa. Rajan ylityksen jälkeen sovellat asiakkaan maan VATiä, mutta maksat kaiken Maltan kautta. Vähennysoikeus: VAT-palautukset EU:sta Maltalaisena yrityksenä voit anoa palautusta EU:ssa maksetusta VAT:sta. Kaksi tapaa: Sähköisesti (suositeltu): – Hakemus Maltan VAT-portaalissa – Enimmäiskäsittelyaika 4 kuukautta – Hyvitys suoraan maltalaiselle tilillesi Paina versio (vanhanaikainen): – 8th Directive Claim -lomake – Käsittely 6-12 kuukautta – Usein lisäkysymyksiä ja byrokratiaa EU-kaupan dokumentointi oikein Sujuvaan EU-kauppaan tarvitset tarkan dokumentaation: Kauppatyyppi Vaadittavat todisteet Säilytysaika B2B-palvelut VIES-vahvistus, sopimus, lasku 6 vuotta B2C-myynti (OSS) Toimitustodistus, asiakastiedot, laskut 6 vuotta Tavarakauppa Toimitusasiakirja, kuljetustodiste, CMR 6 vuotta VAT-palautukset EU:sta Alkuperäislaskut VAT-merkinnällä 6 vuotta EU-kynnykset: Milloin homma monimutkaistuu? Maltalla kynnykset ovat anteliaat, mutta varo – niiden ylitys tuo monimutkaisia velvoitteita: B2C-etämyynti: – €35 000 yhteensä kaikkiin EU-maihin – Tämän jälkeen OSS-pakko tai paikallinen rekisteröinti B2B-palvelut: – Ei kynnystä – jokainen euro Reverse Charge Intrastat-ilmoitukset: – €50 000 tavarakaupassa vuodessa – Kuukausittaiset tilastoraportit Brexit-vaikutukset: UK on enää kolmas maa Brexitin jälkeen Britannia on kolmas maa veroasioissa: Ei Reverse Chargea: UK-myynti vaatii maltalaisen VAT:n tai UK-import VAT:n Ei VIES-tarkistusta: UK-VAT-numerot eivät käy Tullimuodollisuudet: Tavarakaupasta täydet tullipaperit Oma OSS: UK:lla oma B2C-myyntijärjestelmä Käytännössä UK-kauppa on huomattavasti työläämpää. Tunnen yrittäjiä, jotka ovat lopettaneet UK-myynnin kokonaan. Yhteenveto: Maltan EU-integraatio on valtava etu – mutta vain, jos osaat säännöt. Panosta kunnon kirjanpitoon ja älä arkaile kysyä asiantuntijalta monimutkaisissa tilanteissa. VAT Malta kustannukset: Paljonko veroasiantuntija ja rekisteröinti maksavat Myönnän: ensimmäisten VAT-neuvojatarjousten yhteydessä koin pienen shokin. Kahden vuoden jälkeen voin sanoa: kyllä, se maksaa – mutta on rahan arvoista. Tässä rehellisiä lukuja käytännöstä. VAT-rekisteröinnin kustannukset: Itse vs. asiantuntija Do-It-Yourself -malli: Viranomaismaksut: €0 (Malta ei peri rekisteröintimaksua) Käännökset: €50–150 (jos asiakirjat saksaksi) Kulut/matkat: €20–40 (useita käyntejä) Aika: 15–25 tuntia Kokonaiskustannus: €70–190 Tilitoimiston kanssa: Neuvontapalkkio: €800–1 200 Viranomaismaksut: €0 Käännökset: Sisältyy hintaan Aika: 2–3 tuntia (vain allekirjoituksiin) Kokonaiskustannus: €800–1 200 Jatkuva VAT-neuvonta: Mitä jatkuva palvelu maksaa? Useimmat maltalaiset tilitoimistot veloittavat kuukausi- tai kvartaaleittain: Yritystyyppi VAT kvartaalissa VAT kuukausittain Lisäpalvelut Pienyritys €150–250 €100–150 / kk €50–80 /h Keskisuuri €300–500 €200–350 / kk €80–120 /h Konsernit €500–1 000 €400–700 / kk €120–200 /h Yleensä hintaan sisältyy: – VAT Return -laatiminen ja lähettäminen – Perusneuvonta VAT-asioihin – Yhteydenpito VAT-toimistoon – Vakiokirjeenvaihto Lisämaksuja aiheuttaa: – VAT-tarkastukset (€150–300/h) – Vaativat EU-rakenteet – OSS-rekisteröinti ja -raportointi – Riidat viranomaisten kanssa – Ad hoc -neuvonta sopimuksen ulkopuolella Ohjelmistokulut: Kirjanpito ja VAT-hallinta Maltalla valittavanasi on niin kansainvälisiä kuin paikallisia ratkaisuja: Kansainväliset ohjelmistot: – Xero: €25–50/kk, hyvä Malta-integraatio – QuickBooks: €15–35/kk, rajoitetut Malta-ominaisuudet – Sage: €30–80/kk, hyvin Maltaan räätälöity – FreshBooks: €15–30/kk, freelancereille Paikalliset ohjelmistot: – WinTax: €40–60/kk, täydellinen Malta-integraatio – Flexibee Malta: €35–55/kk, toimii myös EU-kauppaan – AccountsIQ: €45–75/kk, suurille yrityksille Suositus: Xero on paras tasapaino toiminnallisuudessa ja hinnassa. Maltan integraatio on hyvä, ja ammattilaisia löytyy helposti. Piilokulut: Mistä et heti tiedä Omien kokemusteni mukaan näitä kuluja ilmestyy jatkuvasti: EU-VAT-palautukset: €50–150/hakemus (asiantuntijalla) OSS-rekisteröinti: €200–400 kertamaksu Intrastat-ilmoitukset: €100–200/kvartaali VAT-numeron muutokset: €150–300 (yht.rakenteen muuttuessa) Sakkoriskin minimointi: €200–500 (jos myöhästyt määräajoista) Pysyvät käännökset: €30–50 / asiakirja Tilitoimiston valinta: Mistä tunnistat hyvän kumppanin? Maltalla on noin 200 tilitoimistoa, mutta erot ovat valtavat. Checklistani: Tärkeät kriteerit: – ACCA- tai MIA-jäsenyys: Virallinen maltalainen lupa – VAT Agent -status: Oikeus toimia VAT-edustajana – EU-osaaminen: Kokemusta rajat ylittävistä tilanteista – Englanti/saksa: Työskentely ilman kielimuureja Hyvät merkit: – Kiinteät hinnat vakioille – Selkeät palvelutasot – Proaktiivinen kommunikaatio määräajoista – Suositukset vastaavilta asiakkailta Varoitusmerkit: – Epäselvä hinnoittelu – Veronvälttelyn lupaukset – Alle €600 VAT-rekisteröinnin hinnat – Ei virallista lupaa Oma työpanos vai ulkoistus: Milloin kumpi kannattaa? Kahden vuoden kokemuksella suosittelisin näin: Itse jos: – Yksinkertainen yritysrakenne (1–2 osakasta) – Vähän EU-kauppaa (alle €100 000/vuosi) – Paljon omaa aikaa – Hyvä englanti ja lomakettaidot Asiantuntija jos: – Monimutkaiset konsernirakenteet – Runsas EU-kauppa tai OSS-tarve – Aikaa vähän hallinnollisiin hommiin – Epävarmuus verotuksesta Hybridimalli (suositus): – Rekisteröinti asiantuntijalla (€800–1 200) – Toistuvat VAT Returnit itse (ohjelmisto: €30–50/kk) – Satunnaiset kysymykset asiantuntijalle (€80–120/h) – Vuosittainen ammattilaischeck (€300–500) Tuottolaskelma: Milloin neuvonta maksaa itsensä takaisin? Esimerkki tuttavapiiristä: Sarah, UX-suunnittelija: – Vuosiliikevaihto: €180 000 – VAT-asiantuntija: €2 400/vuosi – Säästyneet sakot: €1 200 – Optimoidut VAT-palautukset: €800 – Oma aika säästö: 60 h × €75 = €4 500 – Säästö yhteensä: €4 100/vuosi Eli – noin €150 000 liikevaihdosta ylöspäin ammattilaisneuvonta kannattaa lähes aina. Alle sen ratkaisevat omat resurssit ja riskinsietokyky. Tyypilliset virheet Malta VAT:ssa: Mitä olen oppinut kahden vuoden aikana Voisin kirjoittaa kirjan Malta VAT -virheistä – mutta säästän sinulta vaivan. Tässä TOP10-epäonnistumiset joita olen tehnyt (tai nähnyt muiden tekevän). Osa maksoi vain hermoja, osa oikeasti rahaa. Virhe #1: Liian alhaiset liikevaihtoarviot rekisteröinnissä Virhe: Moni ilmoittaa aivan liian pienen summan, etteivät huomaisi. Seuraukset: – VAT-toimisto alkaa epäillä, jos liikevaihto kasvaa nopeasti – Mahdollinen vakuus €2 000–5 000 – Tarkastuksia heti ensimmäisenä vuonna Opetus: Ole realistinen, hieman optimistinen – kasvun salliminen jopa 50 % on tavanomaista ja hyväksyttävää. Virhe #2: EU VAT-numeroita ei tarkisteta oikein Virhe: Reverse Charge -menettelyn käyttö ilman VIES-vahvistusta. Mitä tapahtui: Tuntemani myi €45 000 saksalaiselle VAT-numerolla, joka ei ollut pätevä – tuloksena jälkikäteen €8 100 maltalaista VAT:a plus €2 400 sakkoina. Ratkaisu: TARKISTA jokainen EU VAT-numero VIESissä Tallenna ruutukaappaus vahvistuksesta Epäilyksen sattuessa: Laskuta maltalainen VAT, pelaa varman päälle Virhe #3: Yksityiskäyttö jää verottamatta Virhe: Yritysauto, puhelin, netti myös yksityiskäytössä eikä raportoitu VAT Returnissa. Todellisuus: Malta katsoo kaikki yksityiskäytöt yrityksen omaisuudella veronalaiseksi itsemyynniksi. Summa lisätään ilmoitukseen ja VAT 18 % menee maksuun. Esimerkki: – Auto yksityiskäyttö: €300/kk – Puhelin: €50/kk – Netti kotona: €40/kk – Lisä-VAT: €70,20/kk Yhteensä €842/vuosi – ei pieni summa. Virhe #4: OSS-säännöt väärin B2C-myynnissä Virhe: Lasketaan maltalainen VAT kaikille EU-B2C-myynneille OSS:ssa, vaikka kuuluisi soveltaa asiakkaan maan veroa. Kävi näin: E-kauppias myi digituotteita €80 000 Saksaan, käytti 18 % maltalaista VAT:ia eikä 19 % saksalaista (OSS:n kautta). Jälkiseuraukset: €800 lisäveroa ja saksalaiset sakot €1 200. Oikea malli: – B2C-myynti: Käytä asiakkaan maa VAT-prosenttia – Yli €10 000/maa: rekisteröidy OSS-järjestelmään Maltalla – Neljännesvuosittainen raportointi maltilaisen portaalin kautta Virhe #5: Myöhässä tehnyt muutosilmoitukset (VAT7) Virhe: Osoite, pankkitili tai omistaja muuttuu, mutta VAT7 unohtuu. Sakko: €125–750, riippuen viiveestä. Eräs tuttava ilmoitti uuden osoitteen 4 kk myöhässä – hinta: €465 sakkoa. 30 päivän sääntö: KAIKKI muutokset ilmoitettava VAT7:llä 30 päivän sisällä. Laita kalenterimuistutus! Virhe #6: Puutteellinen kirjanpito Virhe: Excel riittää – varo vain… Malta vaatii: – Kronologinen kirjanpito kaikista tapahtumista – Omaperäiset kuitit kaikkiin VAT-vähennyksiin – Eriytetyt tulo- ja meno-VAT:t – Kuukausittainen pankkitilin täsmäytys Tarkastuksessa pyydetään: – Myyntidata eriteltynä – Kaikki ostolaskut VAT-tiedoilla – Todiste liiketoiminnasta (sopimukset, sähköpostit) – EU-kaupassa: toimitustiedot Vinkki: Sijoita kunnolliseen kirjanpito-ohjelmistoon alusta alkaen. €50/kk on halvempaa kuin €5 000 tarkastuskulut. Virhe #7: Brexitin siirtymäkauden väärä tulkinta Virhe: Käytettiin Reverse Charge -menettelyä UK:hun myös vuonna 2021. UK on ollut 1.1.2021 alkaen kolmas maa: myynti sinne on joko maltalaisen VAT:n alaista tai UK-tuonti-VATtapaa. Korjaus post-Brexit: – UK-myynti: 18 % maltalaista VAT:a tai – Asiakas maksaa UK-tuonti-VAT:n (tavarakaupassa) – VIES-tarkistus ei enää kelpaa – Erillinen dokumentaatio Virhe #8: Valuuttakurssi väärältä päivältä Virhe: Ulkomaanvaluutta käytetään maksupäivän kurssilla, vaikka pitäisi käyttää toimituspäivän. Maltan sääntö: EKP:n kurssi palvelun toimituspäivänä on määräävä. Esimerkki: – Lasku $10 000, 15.3. (EKP 0,85) – Maksettu 15.4. (EKP 0,90) – VAT-laskenta: €8 500 (maaliskuun kurssi) Suurten kurssiheiluntojen aikana tästä voi tulla selvä ero. Virhe #9: Vähennykset ilman kelvollista laskua Virhe: Yksityiskuitit tai puutteelliset laskut yritetään vähentää VAT:ssa. Maltan vaatimukset: – Täydellinen lasku VAT-merkinnöin – Toimittajan VAT-numero (EU-kaupassa) – Liiketoiminnallinen peruste todistettava – Maksettu (pankkitosite) Tyypillisiä hylkäyksiä: – Ravintolalaskut ilman liiketoimintaperustetta – Polttoainekuitit ilman yritysauton todistetta – Amazon-ostokset ilman liiketoimintaa – EU-laskut ilman VAT-numeroa Virhe #10: Myöhässä VAT-palautusilmoitus Virhe: Luullaan, että palautusilmoituksella ei ole deadlinea. Todellisuus: Myös palautustapauksissa ilmoitus 21. päivän mennessä – myöhästyminen tuo sakot, VAIKKA olisit saamassa rahaa takaisin. Erityisen ikävää: Palautus viivästyy 4–8 viikolla myöhästymisen vuoksi. Ennaltaehkäisyn tarkistuslista: Näin vältät nämä virheet Muistutukset kalenteriin: Joka kuukausi 21. päivä = VAT-eräpäivä VIES-rutiini: Tarkista jokainen EU VAT-numero ja tallenna ruutu Kuukausittainen kirjanpito: Älä jätä kvartaaleittain viime tippaan Muutokset heti: VAT7 30 päivän sisällä Yksityiskäyttö raporttiin: Yritysauto, puhelin jne. oikein verolle Valuuttakurssit päivittäin: EKP:n kurssi toimituspäivänä Täydet kuitit: Vain täydelliset laskut hyväksytään vähennyksiin UK erikseen: Brexit-säännöt käyttöön vuodesta 2021 OSS-kynnykset tarkkailuun: €10 000/maa rajana Ammattilainen avuksi: Kysele mieluummin liikaa kuin liian vähän Johtopäätös: Malta VAT ei ole rakettitiedettä, mutta yksityiskohdat ratkaisevat. Satsaa kunnon työkaluihin ja älä epäröi hakea apua monimutkaisissa tapauksissa. Usein kysytyt kysymykset Maltan VAT:sta Tuleeko minun rekisteröityä Maltan VATiin, jos myyn vain EU-palveluita? Kyllä, jos asut Maltalla ja yli €35 000 EU-palveluita vuodessa, rekisteröinti on pakollinen. Pienemmällä liikevaihdolla vapaaehtoinen rekisteröinti voi silti olla järkevää vähennysoikeuden vuoksi. Kauanko VAT-rekisteröinnissä menee Maltalla? Virallisesti 4–6 viikkoa, käytännössä usein 6–8 viikkoa täydellisillä dokumenteilla. Monimutkaiset tapaukset tai puuttuvat liitteet voivat venyttää 10–12 viikkoon. Voinko saksalaisena yrittäjänä hakea Maltan VATia verkossa? Ensin rekisteröinti (VAT1) tulee jättää henkilökohtaisesti tai paikallisen edustajan kautta. Jatkossa VAT Returnit voi täyttää verkossa. Paljonko maksaa myöhässä jätetty VAT Return Maltalla? Sakot porrastuvat: €125 (1–30 päivää), €250 (31–60 pv), €465 (61–90 pv) ja €750 (yli 90 pv), lisäksi 8 % vuosikorko myöhästyneille summille. Tarvitsenko maltalaisen veroasiantuntijan VAT-rekisteröintiin? Ei pakollista, mutta suositeltavaa. Asiantuntijan kanssa rekisteröinti maksaa €800–1 200, mutta säästää virheiltä ja viivästyksiltä. Monimutkaisissa EU-kokonaisuuksissa ammattilainen on käytännössä välttämätön. Miten Reverse Charge toimii muiden EU-maiden kanssa? B2B-myynti muille EU-yrityksille tehdään ilman maltalaista VATia, jos ostajalla on validi EU VAT-numero. Ostaja raportoi veron kotimaassaan. Tärkeää: VIES-tarkistus on pakollinen todisteeksi. Milloin pitää rekisteröityä OSS-järjestelmään? OSS on käytössä B2C-myyntiin EU:ssa, jos yhteensä ylität €10 000 rajan. Tämän jälkeen laskutat asiakkaan maan VATin mutta maksat Maltan kautta. Voinko hakea EU:n alueella maksettua VATia takaisin Maltalla? Kyllä, sähköisen hakemusmenettelyn kautta Maltan VAT-portaalissa– käsittely korkeintaan 4 kk. Edellytykset: liiketoimintakäyttö ja täydet kuitit. Miten Brexit vaikutti Maltan VAT-järjestelmään? UK on vuodesta 2021 kolmas maa. Ei Reverse Charge -menettelyä, ei VIES-tarkastusta. UK-myynti on maltalaisen VAT:n piirissä tai UK-tuonti-VAT:n alainen. Erillinen OSS-rekisteröinti UK-B2C-kauppaan vaaditaan. Mitä kirjanpito-ohjelmistoa suosittelette Malta VATille? Xero (€25–50/kk) toimii erinomaisesti Maltalla ja kansainvälisessä käytössä. Paikallisista vaihtoehdoista WinTax (€40–60/kk) tai Sage Malta (€30–80/kk) soveltuvat puhtaan maltalaiseen liiketoimintaan.
