Sisällysluettelo Mitä kansainvälinen tilintarkastus tarkoittaa Malta-yhtiöissä? Milloin Malta-yhtiötäsi tarkastetaan? Yleisimmät syyt Kansainvälinen tilintarkastus Maltalla: Tyypillinen kulku Valmistautuminen verotarkastukseen Maltalla: Tarkistuslistasi hätätilanteeseen Kriittiset tarkastuskohteet: Mihin tarkastajat kiinnittävät huomiota Yleisiä virheitä Maltan tarkastuksissa – ja miten vältät ne Tarkastuksen jälkeen: Kuinka toimia tuloksen kanssa Usein kysytyt kysymykset Olet viimein saanut Malta-yhtiösi käyntiin, nautit 5 %:n verosäännöstä ja ajattelet, että pahin on nyt takana? Salli minun tarjota sinulle pieni todellisuustarkistus: ennemmin tai myöhemmin oven takana saattaa olla paitsi Maltan verottaja, myös kotimaasi viranomaiset. Ja kun he tulevat, he vaativat vastauksia – yksityiskohtaisia, todennettavia ja vedenpitäviä vastauksia. Kolmen Malta-vuoden ja lukemattomien keskustelujen jälkeen yrittäjien kanssa voin vakuuttaa: kansainvälinen tilintarkastus on kuin hammaslääkärikäynti – epämiellyttävä, mutta oikealla valmistautumisella paljon vähemmän kivulias. Näytän sinulle tänään, kuinka valmistaudut optimaalisesti, mihin sudenkuoppiin voit joutua ja miksi hyvä dokumentointi on paras ystäväsi. Mitä kansainvälinen tilintarkastus tarkoittaa Malta-yhtiöissä? Kansainvälinen tilintarkastus Malta-yhtiöissä tarkoittaa käytännössä: Malta ei ole ainoa, joka valvoo toimintaasi – myös kotimaasi tarkastaa. Malta Enterprise Corporation (MEC) ja Inland Revenue Department (IRD) tutkimat Maltan puolta, kun taas esimerkiksi Saksan verottaja, Itävallan verohallinto tai Sveitsin veroviranomaiset tarkastelevat rajat ylittäviä seikkoja. Miksi kansainväliset tarkastukset yleistyvät? EU-maiden välinen automaattinen tietojenvaihto (AIA) on tehnyt tiedonvaihdosta järjestelmällistä. Mikä aiemmin jäi viranomaisilta huomaamatta, päätyy nyt automaattisesti saksalaisille, itävaltalaisille tai sveitsiläisille virkamiehille. Rajojen ylittävät verotarkastukset ovat kasvaneet huomattavasti viime vuosina. Syy on yksinkertainen: Malta-rakenteet ovat suurennuslasin alla. Yhdistelmä EU-pääsyä, englantilaista lainsäädäntöä ja houkuttelevia verosääntöjä tekee Maltasta kiinnostavan yrittäjille – ja epäilyttävän veroviranomaisille. Kaksoiskirjanpito, kaksoistarkastus Kansainvälisessä tilintarkastuksessa kaksi maata tarkastaa rinnakkain: Malta: Paikallinen substanssi, asianmukainen kirjanpito, Maltan sääntöjen noudattaminen Kotimaa: Yhtiön johto, taloudellinen liittymä, siirtohinnoittelu, CFC-säännöt (Controlled Foreign Company – ulkomaisten yhtiöiden verotus) Yhteistyö: Molemmat viranomaiset voivat vaihtaa tietoa ja toimia yhdessä Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Sinun on täytettävä sekä Maltan että kotimaasi vaatimukset. Pelkkä maltalainen veroasiantuntija ei riitä – tarvitset osaamista yli rajojen. Milloin Malta-yhtiötäsi tarkastetaan? Yleisimmät syyt Automaattiset laukaisevat tekijät järjestelmässä Tietyt tilanteet johtavat käytännössä aina tarkastukseen: Syy Todennäköisyys Tyypillinen ajankohta Liikevaihto yli 500 000 € ensimmäisenä vuonna Korkea Vuosi 2-3 Ulkomainen omistajaosuus yli 25 % Keskitaso Vuosi 3-5 Kansainväliset liiketoimet yli 1 milj. € Hyvin korkea Vuosi 1-2 Tappioita ensimmäisinä kolmena vuotena Matala Vuosi 4-6 Ilmoitukset ulkopuolisilta Useammin kuin uskot, ulkopuolisten ilmoitukset johtavat tarkastukseen: Liikekumppaneiden tarkastukset: Jos saksalaista asiakastasi tarkastetaan ja maksuja löytyy Malta-yhtiöllesi, päädyt automaattisesti listalle. Ilmiantajat: Entiset työntekijät, tyytymättömät yhteistyökumppanit tai jopa kilpailijat voivat antaa vihjeitä. Sattumatapaukset: Pankkitietojen tarkastuksissa tai muissa tutkinnnoissa viranomaiset voivat löytää yhteyksiä Maltaan. Substanssipalvelu -loukku Maltan yhtiöt ilman selkeää paikallista substanssia ovat erityisen tarkastelun alla. Jos yhtiösi: – Ei työllistä ketään Maltalla – Ei käytä toimistotiloja – Toimii vain postilokerona – Hoitaa pääliiketoiminnan ulkomailla …tarkastus on käytännössä väistämätön. EU-komissio on tiukentanut väärinkäytön vastaisia säädöksiä, erityisesti postilaatikkoyhtiöihin kohdistuen. Aikataulun ymmärtäminen Kansainvälisissä tarkastuksissa on tyypillinen rytmi: – Vuosi 1-2: Perustamisvaihe, yleensä vielä rauhallista – Vuosi 3-4: Ensimmäinen kriittinen vaihe, automaattiset tietojen vertailut alkavat – Vuosi 5-7: Pääasiallinen riskikausi, vakiintuneita rakenteita arvioidaan uudestaan – 8. vuodesta alkaen: Riski pienenee, ellei ilmene erityisiä muutoksia Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Suunnittele alusta asti niin, että sinut tarkastetaan viimeistään kolmantena vuonna – silloin olet turvallisilla vesillä. Kansainvälinen tilintarkastus Maltalla: Tyypillinen kulku Vaihe 1: Ilmoitus (4–8 viikkoa etukäteen) Tarkastus alkaa usein viattomalta vaikuttavalla kirjeellä. Maltan IRD ottaa yhteyttä englanniksi, kotimaan verottaja omalla kielellään. Molemmat haluavat tarkistaa muutamia asiakirjoja – oikeasti: Purkamme liiketoimintamallisi osiin. Tyypilliset ilmaisut: – Routine compliance check = tavanomainen tarkastus – Transfer pricing review = siirtohinnoittelun tarkastelu – Substance requirements verification = substanssiselvitys – CFC regulations assessment = ulkomaisten yhtiöiden verotus (CFC) Vaihe 2: Asiakirjapyyntö (2–4 viikkoa) Nyt peli kovenee. Molemmat viranomaiset vaativat samanaikaisesti dokumentteja: Maltan puoli: Paikallinen kirjanpito, arvonlisäveroraportit, työsopimukset, vuokrasopimukset Kotimaa: Näyttöä johtamisesta, sähköpostiliikennettä, matkakuitteja, päätösdokumentaatiota Päällekkäisyydet: Sopimukset, laskut, tiliotteet – näissä mennään syvälle Vinkki omasta kokemuksesta: Valmistele kaksi erillistä dokumenttipakettia. Malta haluaa nähdä paikallista toimintaa. Kotimaasi haluaa ymmärtää, missä todellinen johto sijaitsee. Vaihe 3: Paikan päällä -tarkastus (1–3 päivää Maltalla, 2–5 kotimaassa) Tässä jyvät erotellaan akanoista. Maltan tarkastajat tulevat toimistollesi, keskustelevat työntekijöiden kanssa ja tarkastavat paikallisen substanssin. Samaan aikaan – tai pian sen jälkeen – kotimaan tarkastajat vierailevat Saksan/Itävallan/Sveitsin toimitiloissasi. Kriittisiä kysymyksiä Maltalla: – Missä tehdään liiketoimintapäätökset? – Kenellä on pääsy pankkitilille? – Kuinka usein olet fyysisesti Maltalla? – Kuka laatii tarjoukset ja laskut? Kriittisiä kysymyksiä kotimaassa: – Mistä todella johdat liiketoimintaa? – Missä tärkeitä asiakirjoja säilytetään? – Missä tapaamiset asiakkaiden kanssa tapahtuvat? – Kuka tekee strategiset päätökset? Vaihe 4: Arviointi ja lisäselvitykset (4–12 viikkoa) Kumpikin viranomainen analysoi samanaikaisesti ja vaihtaa havaintoja. Saat lisäkysymyksiä epäselvyyksistä. Tämä vaihe määrittää tarkastuksen onnistumisen. Vaihe 5: Tarkastuskertomus ja päätös (8–16 viikkoa) Lopulta saat kaksi raporttia – toinen Maltalta, toinen kotimaasta. Parhaassa tapauksessa molemmat hyväksyvät rakenteesi. Huonoimmassa kummatkin vaativat jälkiveroja samoista tuloista (kaksoisverotus), jotka voit ratkaista yhteisymmärrysmenettelyllä. Valmistautuminen verotarkastukseen Maltalla: Tarkistuslistasi hätätilanteeseen Maltan substanssin dokumentointi Ilman todellista paikallista toimintaa Maltalla tarkastus kaatuu alkuunsa. Valmistele nämä todisteet: Substanssin todiste Minimitaso Parempi Optimaalinen Toimistotilat Vuokrattu toimisto Oma kalustus Monivuotinen vuokrasopimus + valokuvat Henkilöstö 1 osa-aikainen työntekijä 2+ pätevää työntekijää Paikallinen johtoryhmä Liiketoiminta Kirjanpito paikan päällä Operatiivinen toiminta Koko arvonluontiketju Päätökset Hallintokokoukset Maltalla Dokumentoitu päätöksenteko Pöytäkirjat + läsnäololistat 90 päivän säännön toteutus oikein Moni Malta-yrittäjä uskoo, että 90 päivän oleskelu vuodessa riittää. Tämä on harhaluulo: sääntö koskee vain henkilökohtaista veroresidenssiä, ei yrityksesi johtoa. Oikea läsnäolodokumentointi: Kerää lentoliput ja boarding passit Säilytä hotelli-/majoituskuitit Dokumentoi työmatkat ja kokoukset Maltalla Ota valokuvia kokouksista ja toimistolla työskentelystä Näytä Maltan aikaleimat sähköposteista Siirtohinnoittelun dokumentointi Jos Malta-yhtiösi käy kauppaa lähipiiriyritysten kanssa, siirtohintoja tarkastellaan erityisen kriittisesti. Valmistele: Vertailuanalyysit: Hintatasot vastaavista markkinasuorituksista Toimintojen analyysi: Mitä kukin yhtiö tekee? Riskien jakautuminen: Kuka kantaa liiketoimintariskin? Dokumentointi: Kirjalliset sopimukset siirtohinnoista Sähköpostinhallinta tarkastuksia varten Sähköposteissa kaatuu moni kansainvälinen tarkastus. Tarkastajat pyrkivät selvittämään, missä strategiset päätökset on tehty. Tee näin: – Tee tärkeät päätökset Maltalla ja dokumentoi ne – Käytä Malta-sähköpostiosoitteita virallisessa viestinnässä – Kirjaa päätösprosessit ylös – Tallenna säännölliset yhteenvetopalaverit Maltaa ja kotimaata koskien Älä tee näin: – Tee strategisia päätöksiä sähköpostitse Saksasta/Itävallasta/Sveitsistä – Kohtele Malta-yhtiötä postilaatikkona – Neuvottele merkittäviä sopimuksia vain kotimaasta – Käytä pankkitilejä ja valtuuksia yksinomaan kotimaasta Oikeudellisen tuen varmistaminen Hanki ajoissa pätevää oikeudellista neuvontaa: Maltan lakimies: Maltan vero- ja yhtiöoikeuden asiantuntija Kotimaan veroasiantuntija: Kansainvälisten rakenteiden ammattilainen Koordinointi: Molempien tulee tuntea toisensa ja toimia yhdessä Hätätilasuunnitelma: Selkeät yhteyshenkilöt tarkastushetkeä varten Malta-veroasiantuntijan tuntiveloitus on noin 150–300 €, kansainvälisen asiantuntijan 250–500 €. Hinta vaikuttaa korkealta, mutta huonosti hoidettu tarkastus voi johtaa viisinumeroisiin tai jopa kuusinumerisiin lisäveroseuraamuksiin. Kriittiset tarkastuskohteet: Mihin tarkastajat kiinnittävät huomiota Johto ja johtaminen Kaikkein tärkein alue: missä yritystäsi oikeasti johdetaan? Tarkastajat kiinnittävät huomiota: Päätöksenteko: – Kuka tekee strategiset päätökset? – Missä hallituksen kokoukset järjestetään? – Kuka on allekirjoitusvaltuutettu? – Mistä sopimuksia neuvotellaan? Operatiivinen johtaminen: – Missä johto työskentelee päivittäin? – Kuka valvoo liiketoimintaa? – Mistä henkilöstöä johdetaan? – Missä tärkeitä liiketoimintadokumentteja säilytetään? Kokenut tarkastaja huomaa feikkirakenteet nopeasti. Jos maltalainen toimitusjohtajasi ei koskaan näy Maltalla ja kaikki päätökset tehdään WhatsAppilla Münchenistä, peli on pelattu. Substanssin tarkastus yksityiskohtaisesti Maltalaiset tarkastajat ovat yhä kriittisempiä substanseista: Tarkastettava asia Heikko substanssi Vahva substanssi Toimistotilat Jaettu toimisto, satunnainen käyttö Oma toimisto, päivittäinen läsnäolo Henkilöstö Ulkoistetut palvelut Omat, pätevät työntekijät Pankkitilit Vain yksi yritystili Useita paikallisia pankkisuhteita Liiketoiminta Pelkkä holding-yhtiö Aktiivinen operatiivinen toiminta Paikalliset asiakkaat Ei Malta-asiakkaita Myös paikallisia asiakassuhteita CFC-säännöt ja ulkomaisten yhtiöiden verotus CFC-säännöt (Controlled Foreign Company Rules) ovat monen Malta-yrittäjän painajainen. Kotimaasi voi laskea Maltan tulot omiksi, jos: Kontrolloit yli 50% Malta-yhtiöstä Malta-yhtiön tulot ovat pääosin passiivisia Verotus Maltalla on selvästi alhaisempi kuin kotimaassa Malta-yhtiö ei toimi oikeasti Tyypilliset CFC-loukut: – Pelkkä lisenssien hallinnointi ilman kehitystoimintaa – Holding-rakenteet ilman operatiivista toimintaa – Korkotulot konsernilainoista – Passiiviset osinkotulot Siirtohinnoittelun tarkastelu Jos yrityksesi on yhteydessä lähipiiriyhtiöihin, viranomaiset tarkastavat siirtohinnoittelun perusteellisesti: Yleisiä ongelmakohtia: – Hallinnointipalkkiot Saksan ja Maltan välillä – Lisenssimaksut immateriaaliomaisuudesta – Korkoprosentit konsernin sisäisissä lainoissa – Kateprosentit tavara-/palvelumyynnissä Markkinaehtoperiaate: Kaikkien hintojen tulee olla sellaisia, kuin neuvottelisit ulkopuolisen kanssa. Liian matalat Maltan suuntaan huomataan yhtä lailla kuin liian korkeat. Alv- ja arvonlisäverokiemurat Arvonlisäverossa on usein eniten mutkia matkassa. Malta-yhtiöt joutuvat usein soveltamaan sekä Maltan että Saksan/Itävallan/Sveitsin alv-sääntöjä: Suorituspaikka: Missä palvelu/verotus todella syntyy? B2B vs. B2C: Asiakastyypin mukaiset säännöt OSS-menettely: One-Stop-Shop EU:n B2C-myyntiin Käännetty verovelvollisuus: Vastuu verosta ostajalla Maltalainen arvonlisäveroasiantuntija voi olla kullanarvoinen. Arvonlisäveron jälkiverot ovat usein huomattavasti tuloveroja korkeampia. Yleisiä virheitä Maltan tarkastuksissa – ja miten vältät ne Virhe #1: Substanssivaatimusten aliarviointi Tyypillinen virhe: Virtuaalitoimisto ja ulkoistettu kirjanpitäjä riittävät. Todellisuus: Vaatimukset paikallisesta substanssista ovat kasvaneet. EU:n veronkierron vastaiset direktiivit (ATAD) vaativat riittävää taloudellista presenssiä. Näin vältät virheen: Panosta oikeisiin toimitiloihin – ei pelkkään postilaatikkoon Palkkaa päteviä työntekijöitä Maltalle Vie aitoa liiketoimintaa Maltalle Dokumentoi kaikki substanssia lisäävät toimet Virhe #2: Huono sähköpostikäytäntö Tyypillinen virhe: Strategiset päätökset tehty sähköpostitse Saksasta, mutta yhtiön johtamispaikaksi väitetään Maltaa. Miksi tämä ei toimi: Tarkastajat analysoivat sähköpostiliikennettä järjestelmällisesti. Jos kaikki tärkeät päätökset tulevat saksalaisista IP-osoitteista, Malta-rakenne ei vakuuta. Oikea sähköpostistrategia: Tee tärkeät päätökset vain Maltalta Käytä Malta-sähköpostiosoitteita virallisessa viestinnässä Järjestä säännöllisiä Malta-viikkoja strategiselle suunnittelulle Dokumentoi ja perustele päätösprosessit Virhe #3: Siirtohintakaos Tyypillinen virhe: Siirtohinnat määritellään fiiliksen mukaan ilman vertailua markkinoihin tai dokumentointia. Ongelma: Sopimattomat siirtohinnat johtavat oikaisuihin ja jälkiveroihin kummassakin maassa. Ammattimainen siirtohinnoitteludokumentointi: Palvelutyyppi Markkinaehtoinen vaihteluväli Tarvittava dokumentointi Hallinnointipalkkiot 3–8 % liikevaihdosta Toiminta-analyysi + vertailut Lisenssimaksut 5–15 % alasta riippuen IP-arviointi + vertailututkimukset Lainakorko 1–6 % yli peruskoron Luottoluokitus + korkovertailut Cost-Plus-lisä 5–20 % kustannuksista Toiminta- ja riskianalyysi Virhe #4: Koordinoimaton neuvonta Tyypillinen virhe: Maltalainen veroasiantuntija ja saksalainen veroasiantuntija eivät tunne toisiaan, aiheuttaen ristiriitaisuuksia tarkastuksessa. Miksi tämä on vaarallista: Ristiriitaiset lausunnot herättävät epäilyksiä tarkastajissa. Koordinoitu neuvontastrategia: Kutsu molemmat neuvonantajat samaan neuvonpitoon ennen tarkastusta Kehittä yhteinen strategia Valmistele yhtenäinen argumentaatio Tee säännöllisiä päivityksiä tarkastuksen aikana Virhe #5: Puutteellinen Maltan-presenssin dokumentointi Tyypillinen virhe: Käyn säännöllisesti Maltalla, mutta en voi todistaa sitä. Ongelma: Ilman todisteita kukaan tarkastaja ei usko Malta-aktiivisuuttasi. Aukoton presenssidokumentaatio: Kerää kaikki lentoliput ja boarding passit Säilytä hotellikuitti/ vuokrasopimukset Dokumentoi liiketapaamiset Maltalla Ota kuvia Malta-kokouksista Kerää ravintolakuitit Maltalta Varmista puhelimen sijaintitiedot Virhe #6: Liian myöhäinen oikeudellinen neuvonta Tyypillinen virhe: Oikeudellisen avun hakeminen vasta tarkastusilmoituksen jälkeen. Miksi se on liian myöhäistä: Tarkastuksen aikana ehdit enää vain reagoida – et ennalta varautua. Ennakoiva oikeudellinen neuvonta: – Vuosittaiset rakennekatselmukset veroasiantuntijan kanssa – Säännölliset päivitykset lakimuutoksista – Ennakoivat optimoinnit ennen ongelmia – Hätätilasuunnitelmat eri tarkastusskenaarioille Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Suunnittele Malta-kokonaisuutesi alusta alkaen niin, että olet valmis tarkastukseen ensi vuonna – silloin nukut yösi rauhallisempana ja olet valmiina, jos tarkastus osuu kohdalle. Tarkastuksen jälkeen: Kuinka toimia tuloksen kanssa Positiivisten tarkastustulosten hyödyntäminen oikein Jos molemmat viranomaiset hyväksyvät rakenteesi – onnittelut! Älä kuitenkaan jää lepäämään laakereillasi: Onnistumisen dokumentointi: Säilytä tarkastusraportit turvallisesti Hyödynnä onnistuneita perusteluja tulevissa tarkastuksissa Säilytä tai kehitä edelleen rakenne-standardeja Päivitä dokumentaatio säännöllisesti Positiivinen tarkastusraportti toimii kuin laatuleima – se suojaa sinua merkittävästi tulevaisuuden tarkastuksissa. Näin toimit lisäverojen vaatimuksissa Jos jälkiveroja vaaditaan, säilytä rauhallisuus ja toimi järjestelmällisesti: Välittömät toimet lisäverotilanteessa Analysoi tarkastusraportti: Mitä huomautuksia esitetään? Tarkasta oikaisumahdollisuudet: Ovatko syytökset perusteltuja? Tehosta veroammattilaisten neuvontaa: Nyt tarvitset ammattilaiset apuun Turvaa maksuvalmius: Jälkiverot voivat olla merkittäviä Kaksoisverotuksen välttäminen Pahin skenaario: molemmat maat vaativat veroja samoista tuloista. Kaksoisverotuksen poistamista ohjaavat sopimukset (DBA): Menettely Kesto Mahdollisuus onnistua Kustannukset Yhteisymmärrysmenettely 12–36 kuukautta Korkea, jos lainsäädäntö selkeä 10 000–50 000 € Välimiesmenettely 6–18 kuukautta Hyvin korkea 25 000–100 000 € Kansallinen oikaisu/valitus 6–24 kuukautta Keskitaso 5 000–25 000 € Rakenneoptimointi tarkastuksen jälkeen Käytä tarkastuksen tuloksia tulevaisuuden hyväksi: Onnistuneen tarkastuksen jälkeen: – Toista menestysmalli – Tee dokumentoinnista standardi – Kehitä substanssia edelleen – Viimeistele compliance-prosessit Osittain onnistuneen tarkastuksen jälkeen: – Korjaa huomautetut kohdat – Muokkaa rakennetta tarpeen mukaan – Keskity ongelmakohtiin tehostettuun neuvontaan – Ennakoivat toimenpiteet tulevaisuutta varten Epäonnistuneen tarkastuksen jälkeen: – Ajattele rakenne kokonaan uusiksi – Arvioi vaihtoehtoisia ratkaisuja – Suunnittele exit-strategiat – Minimoi vahingot Oikeussuojakeinot strategisesti Valitus ei aina ole järkevää. Arvioi perusteellisesti: Valitus kannattaa, jos: – Tarkastusraportissa on oikeudellisia virheitä – Uudet todisteet vahvistavat asemasi – Menettelyssä on ollut virheitä – Lisäverovaatimus on suhteettoman suuri Valitus on riskialtis, jos: – Lainsäädäntö on selvästi sinua vastaan – Voisi avata uusia tarkastuskohteita – Kustannukset ylittävät mahdollisen hyödyn – Viive aiheuttaa lisähaittaa Kokenut verolakimies osaa arvioida tilanteen ratkaisevasti. Pitkän aikavälin compliance-strategia Tarkastuksen jälkeen arvioi compliance-strategiasi: Tehosta seurantaa: Säännölliset sisäiset mini-tarkastukset Intensifioi neuvontaa: Neljännesvuosittaiset päivitykset veroasiantuntijan kanssa Ammatillista dokumentointi: Kaikkien olennaisten tietojen järjestelmällinen tallennus Kouluta tiimiä: Sensibilisoi henkilöstöä compliance-näkökulmasta Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Tarkastus ei ole maailmanloppu – se on mahdollisuus kehittää toimintaa. Oikealla strategialla voit tulla ulos tarkastuksesta entistä vahvempana. Usein kysytyt kysymykset kansainvälisestä tilintarkastuksesta Maltalla Kuinka kauan Malta-yhtiön kansainvälinen tilintarkastus kestää? Kansainvälinen tilintarkastus kestää tyypillisesti 6–12 kuukautta ensimmäisestä ilmoittavasta kirjeestä lopulliseen päätökseen. Monimutkaiset tapaukset tai valitusmenettelyt voivat venyä 18–24 kuukauteen. Maltan päätökset syntyvät useimmiten nopeammin (3–6 kuukautta), kun taas Saksan tai Itävallan tarkastukset kestävät pidempään. Voinko muuttaa yritysrakennetta tarkastuksen aikana? Periaatteessa kyllä, mutta varovaisuus on paikallaan: muutokset kesken tarkastuksen näyttävät usein tunnustukselta ja voivat laajentaa tarkastuksen aluetta. Pienet optimoinnit (parempi dokumentointi, vahvempi Maltan-presenssi) eivät yleensä ole ongelma, mutta rakenteellisia muutoksia kannattaa tehdä vain veroasiantuntijan kanssa. Mitä maksaa ammattilaisen tuki kansainvälisessä tilintarkastuksessa? Varaudu 15 000–50 000 €:n kokonaiskustannuksiin täysimittaisesta tuesta. Malta-veroasiantuntija maksaa 150–300 €/tunti, kansainvälinen asiantuntija 250–500 €/tunti. Investointi kannattaa lähes aina – ilman ammattilaista tarkastukset johtavat usein viisinumeroisiin tai kuusinumerosiin jälkiveroihin. Tuleeko toimitusjohtajan olla paikalla tarkastuksessa Maltalla? Henkilökohtainen läsnäolo ei ole pakollista, mutta sitä suositellaan vahvasti. Tarkastajat arvioivat yhteistyöhalukkuuttasi ja sitoutumistasi Malta-rakenteeseen. Poissaolosta ilman pätevää syytä voi olla haittaa – jos et pääse paikalle, varmista hyvä edustus paikan päällä. Mitä asiakirjoja Maltan tarkastuksissa yleensä vaaditaan? Yleisesti pyydetään: täydellinen kirjanpito viimeiseltä 3–5 vuodelta, kaikki osakaspäätökset ja hallituksen pöytäkirjat, maltilaisten työntekijöiden työsopimukset, toimiston vuokra- tai ostosopimukset, pankkitilien valtakirjat ja allekirjoitusoikeudet, tärkeiden liiketoimintapäätösten sähköpostit, matkakuitit ja läsnäolon todisteet, sopimukset liittyvien yhtiöiden kanssa sekä siirtohinnoittelun dokumentaatio. Voivatko saksalaiset ja maltalaiset tarkastajat tehdä yhteistarkastuksen paikan päällä? Kyllä, koordinoidut tarkastukset yleistyvät. Tarkastustiimit vaihtavat tietoja ja voivat tulla yhtä aikaa tai perätysten. Nämä yhteistarkastukset ovat erittäin perusteellisia, mutta etuna on, että viranomaisten väliset ristiriidat selviävät nopeammin. Mitä tapahtuu, jos en ole noudattanut 90 päivän sääntöä? 90 päivän sääntö koskee vain henkilökohtaista veroresidenssiä Maltalla – ei yhtiösi johtoa. Säännöllinen Malta-läsnäolo on kuitenkin uskottavuuden kannalta tärkeä. Alle 30 päivää vuodessa Maltalla on riskialtista. Olennaisempaa kuin läsnäolon määrä on, että Maltalla tehdään strategiset päätökset. Voiko negatiivisiin tarkastustuloksiin vastata? Kyllä, käytettävissä on useita oikeussuojakeinoja: valitus veropäätöksestä (yleensä 4 viikon määräaika), kanne hallinto-oikeuteen (jos valitus ei mene läpi), yhteisymmärrysmenettely kaksoisverotustapauksissa (ei määräaikaa), EU-välimiesmenettely rajat ylittävissä riidoissa. Menestymisen mahdollisuudet riippuvat yksittäistapauksesta – pätevä oikeudellinen neuvonta on välttämätöntä. Pitäisikö hakea ennalta tilintarkastusta vapaaehtoisesti? Tämä on mahdollista, mutta harvoin suositeltavaa. Vapaaehtoinen tarkastus (Voluntary Disclosure) on järkevä, jos olet itse havainnut ja korjannut virheitä. Muuten: älä herätä nukkuvia koiria turhaan. Parempi on säännöllinen sisäinen compliance-auditointi veroasiantuntijan avulla. Miten tunnistan luotettavan Malta-rakenteisiin erikoistuneen neuvonantajan? Luotettavan neuvonantajan tuntomerkit: pitkä kokemus Malta-rakenteista (vähintään 5 vuotta), yhteistyö Malta- ja kotimaan neuvonantajien kesken, realistiset arviot riskistä (ei ihmelupauksia), läpinäkyvä hinnoittelu, referenssit onnistuneista tarkastuksista. Varo sellaisia, jotka lupaavat 100 % turvallisen rakenteen tai vähättelevät substanssivaatimuksia.
