Ilmoitusvelvollisuudet: Mitä kotimaat haluavat tietää Malta-yrityksistä

Mitkä ovat Malta-yhtiöiden ilmoitusvelvollisuudet ja miksi ne ovat tärkeitä?

Kuvitellaan, että olet perustanut yhtiön Maltalle, mutta kotimaasi käyttäytyy kuin mustasukkainen ex-kumppani: se haluaa tietää tarkalleen, mitä teet, kenen kanssa asioit ja onko jossain verosäästöjä piilossa. Tästä ilmoitusvelvollisuuksissa – eli reporting obligations – on kyse.

Common Reporting Standard (CRS) helposti selitettynä

Common Reporting Standard (CRS) on kansainvälinen sopimus, joka varmistaa, että taloustietoja vaihdetaan automaattisesti maiden välillä. Malta on ollut mukana vuodesta 2017, eli maltalaispankkisi raportoi asiaankuuluvat tilitiedot kotimaahasi automaattisesti. Järjestelmä toimii vähän kuin digitaalinen juorukerho veroviranomaisten välillä – mutta paljon järjestelmällisemmin ja lainvoimaisesti.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle: Kotisi verotoimisto saa tiedon Malta-yhtiösi pankkitileistä jopa ilman omaa ilmoitustasi. Ulkomaisten tilien salailun ajat ovat historiaa. OECD:n tilastojen mukaan yli 100 lainkäyttöaluetta vaihtaa tietoja – mukaan lukien Malta, Saksa, Itävalta ja Sveitsi.

Beneficial Ownership -rekisteri – kuka on yhtiön todellinen omistaja?

Beneficial Ownership -rekisteri on Maltan vastaus EU:n rahanpesudirektiiviin. Siinä kirjataan, kuka on yhtiön todellinen edunsaaja – ei vain kuka on muodollisesti rekisteröity johtajaksi. Olet beneficial owner, kun omistat vähintään 25 % yhtiöstä.

Rekisteröinti on ollut pakollinen vuodesta 2018 ja maksaa 100 euroa vuodessa. Jos rekisteröinti tai päivitys unohtuu, sakot voivat nousta jopa 10 000 euroon. Tunnen yrittäjiä, jotka ovat oppineet tämän kantapään kautta – kallis virhe, jonka voit helposti välttää.

Eroja EU:n ja EU:n ulkopuolisten kotimaiden välillä

Tässä kohtaa menee mielenkiintoiseksi: EU-kansalaiset hyötyvät yhdenmukaistetuista säännöistä, kun taas EU:n ulkopuoliset maat hoitavat asiat omalla tavallaan. EU-kansalaisena Malta-yhtiölläsi sovelletaan EU:n virka-apudirektiiviä – tietosi siirtyvät lähes automaattisesti viranomaisten välillä.

Sveitsi on muuten erityistapaus: ei EU-jäsen, mutta täysin mukana CRS-järjestelmässä kahdenvälisten sopimusten kautta. Swiss Made toimii myös ilmoitusvelvollisuuksissa varsin tarkasti.

Näitä tietoja kotimaasi viranomaiset haluavat Malta-yhtiöstäsi

Ollaan rehellisiä: Kotimaasi viranomaisia kiinnostaa Malta-yhtiösi kuin etsivää selvittämätön rikos. He eivät halua vain tietää, että yhtiö on olemassa, vaan ymmärtää, mikä sen taustalla on. Useiden konsulttipalaverien ja omien kokemusten pohjalta voin sanoa: Rehellisyys kannattaa, piiloleikit tulevat kalliiksi.

Yhtiön perustiedot ja todelliset edunsaajat

Aloitetaan perusasioista. Viranomaiset haluavat tietää Malta-yhtiösi perustiedot:

• Yrityksen nimi ja rekisterinumero (Company Registration Number Malta Business Registryssä)
• Rekisteröity osoite Maltalla – pelkkä palveluntarjoajan postilokero ei riitä
• Perustamispäivä ja yhtiömuoto (Limited Liability Company yleisin)
• Toimiala yhtiöjärjestyksen mukaan (Articles of Association)
• Todelliset edunsaajat vähintään 25 % omistuksella täydellisin henkilötiedoin

Juju piilee siinä, että Malta on pitänyt vuodesta 2018 julkista beneficial ownership -rekisteriä. Kotimaasi viranomaiset voivat siis teoriassa hakea tiedot itsekin – ja tekevät sen silti mielellään virallista ilmoituskanavaa käyttäen.

Taloudelliset tunnusluvut ja liiketoiminta

Tässä kohtaa mennään rahaan. Viranomaisia kiinnostaa, onko Malta-yhtiössäsi oikeaa toimintaa vai onko se vain verotehokas postilokero:

1. Vuotuinen liikevaihto ja tulos Maltan veroilmoituksen mukaan
2. Henkilöstömäärä Maltalla – tärkeä substanssin tunnusmerkki
3. Liiketoiminnan laji konkreettisin esimerkein
4. Liikevaihto maittain eriteltynä (erityisen tärkeää kotimaassasi)
5. Toimintakulut Maltalla – vuokrat, palkat, paikalliset palvelut

Vinkki käytännöstä: Saksalaiset viranomaiset tarkkailevat erityisesti maltalaisten toimintakulujen suhdetta liikevaihtoon. Jos kustannukset jäävät alle 10%, herää nopeasti kriittisiä kysymyksiä todellisesta toiminnasta paikan päällä.

Pankkitilit ja varallisuus

CRS:n ansiosta tilitiedot siirtyvät automaattisesti Maltan ja kotimaasi välillä. Silti monet viranomaiset vaativat lisäselvityksiä:

Erityisen kriittistä: Jos siirrät Malta-yhtiöstäsi säännöllisesti suuria summia esimerkiksi saksalaiselle yksityistilillesi, verotoimisto haluaa tietää, onko kyse palkasta, osingosta vai peitellystä voitonjaosta. Rajat hämärtyvät helposti, jos kirjanpito ei ole kunnossa.

Ilmoitusvelvollisuudet kotimaiden mukaan: Saksa, Itävalta ja Sveitsi vertailussa

Nyt mennään käytäntöön – jokaisella maalla on omat näkemyksensä siitä, miten ja milloin Malta-yhtiö tulee ilmoittaa. Se on kuin eurooppalaiset pistorasiat: sama sähkö teoriassa, käytännössä jokaiseen maahan tarvitset eri adapterin.

Saksa: Mitä liittovaltion valtiovarainministeriö haluaa tietää

Saksa on Maltan-yhtiöiden suhteen erityisen perusteellinen – tyypillistä saksalaista. Bundesfinanzministerium (BMF) vaatii erilaisia ilmoituksia riippuen siitä, miten Malta-yhtiösi verotetaan:

Hinzurechnungsbesteuerung AO §138:n mukaisesti: Jos Malta-yhtiösi jää tälle verotasolle (passiivisia tuloja yli 80%), ilmoitat sen veroilmoituksen liitteellä AUS. Määräpäivä: seuraavan vuoden 31. toukokuuta.

• Malta-yhtiön täydellinen tuloslaskelma
• Tase 31.12. tilanteessa
• Toimitusjohtamisen tosiasiallinen sijainti (Board Meetings Maltalla?)
• Tulojen jako aktiivisiin/passiivisiin

Ulkomaisten yhtiöiden ilmoitusvelvollisuus: Riippumatta verotuksesta, kun omistat yli 10 % yhtiöstä, ilmoitat osakkuuden Bundeszentralamt für Steuernille. Määräaika: neljän viikon kuluessa kauppojen solmimisesta.

Käytännön vinkki: Saksalainen veroviranomainen tarkistaa erityisen tarkasti, onko Malta-yhtiössäsi todellista substanssia. Tähän kuuluu: paikallista henkilökuntaa, toimistotilat (ei pelkkä postilokero), paikallisia asiakkaita ja aitoa toimintaa. Pelkkä postilokero tulkitaan pian saksalaiseksi kiinteäksi toimipaikaksi.

Itävalta: BMF:n vaatimukset ja erityispiirteet

Itävalta suhtautuu Malta-yhtiöihin hieman rennommin kuin Saksa, mutta säännöt ovat selkeät. Bundesministerium für Finanzen (BMF) keskittyy oikeaan verotukseen:

Außensteuergesetz (AStG): Myös Itävallassa on käytössä Hinzurechnungsbesteuerung. Malta on ollut valkoisella listalla EU-jäsenyydestä 2004 lähtien, eli itävaltalaiset voivat normaalisti verottaa Malta-yhtiötään, ellei muuta osoiteta.

1. Ilmoitus veroilmoituksessa: Yli 10 % omistukset ulkomaisissa yhtiöissä liitteellä M
2. Määräpäivä: 30. syyskuuta seuraavana vuonna (sähköisessä jättöpaikassa)
3. Erityispiirre: Malta-yhtiöiden verotus yleensä hyväksytään, jos paikallinen verotus voidaan osoittaa

Itävaltalaiset hyväksyvät melko helposti maltalaisen yhteisöveron. Malta-Itävalta-verosopimus ehkäisee pääosin kaksinkertaisen verotuksen.

Sveitsi: Liittovaltion verohallinto ja kantonikohtaiset erot

Sveitsi lähestyy Malta-yhtiöitä käytännöllisesti mutta täsmällisesti. Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kohtelee Maltaa tasavertaisena partnerina ja pitää ilmoitusvelvollisuudet hallittavissa:

Ilmoitusvelvollisuus merkittävästä osakkuudesta: Vähintään 10 % Malta-yhtiöstä omistaville ilmoitusvelvollisuus astuu voimaan. Lisäksi: Malta-osinkoja voidaan tietyillä ehdoilla jättää verovapaiksi (Beteiligungsabzug).

CRS-raportointi: Sveitsi on ollut vuodesta 2017 täysin CRS-järjestelmässä mukana. Eli: automaattinen tietojenvaihto Maltan kanssa pankkitileistä.

Sveitsiläisille tärkeä huomio: Jos asut Maltalla mutta olet edelleen saksalaisen verotuksen piirissä (alle 183 päivää Maltalla), Malta-yhtiö voidaan katsoa hallinnoiduksi ulkomaiseksi yhtiöksi ja verotus voi kasvaa, jos maltalainen verotus katsotaan liian matalaksi.

Askel askeleelta: Näin hoidat ilmoitusvelvollisuudet oikein

Teoriat riittävät – nyt mennään käytäntöön. Saat ohjeet, miten hoidat ilmoitusvelvollisuudet järjestelmällisesti ilman että unohtuu tai menee hermot. Kahden vuoden Malta-kokemuksella voin sanoa: Organisointi ratkaisee, paniikista ei ole hyötyä.

Valmistelu: Näitä asiakirjoja tarvitset

Ennen kuin alat täyttää ilmoituksia, kerää kaikki oleelliset dokumentit. Se on kuin kokkaamista – ilman oikeita aineksia ei tule hyvää lopputulosta:

Yrityksen perustiedot:

• Certificate of Incorporation (perustamistodistus)
• Memorandum and Articles of Association (yhtiöjärjestys)
• Form BO (beneficial ownership – rekisteriote)
• Company Registration Certificate (ajantasainen)
• Ajantasainen Certificate of Good Standing

Talousdokumentit:

• Tilintarkastetut vuosiraportit (jos vaaditaan)
• Malta Tax Return (ITR) edelliseltä tilikaudelta
• Kaikkien yritystilien tiliotteet
• VAT-palautukset (jos VAT-rekisteröinti)
• Palkkakirjanpito (jos työntekijöitä)

Toiminnan näyttö:

• Toimitilan vuokrasopimus (jos sellainen on)
• Sopimukset paikallisten palveluntarjoajien kanssa
• Hallituksen kokouspöytäkirjat Maltalla
• Laskut maltalaisilta asiakkailta (substanssin osoitus)

Vinkki käytännöstä: Tee digitaalinen arkisto kaikista dokumenteista. Maltan viranomaiset toimivat yhä useammin digitaalisesti, mutta kotimaassa sähköinen kopio ei aina kelpaa. Hyvin organisoitu arkisto säästää tulevaisuudessa paljon aikaa.

Tärkeät määräajat ja päivämäärät

Maltalla on omat määräaikansa, kotimaassa omansa – ja joskus ne menevät päällekkäin ikävästi. Tässä vuoden kalenteri tärkeimmille päiville:

Erityismääräajat:

1. Neljä viikkoa – Saksa: Uudet yli 10 % osakkuudet ilmoitetaan Bundeszentralamt für Steuernille neljän viikon kuluessa.
2. CRS-raportointi: Pankit ilmoittavat tiedot Maltan veroviranomaisille 31.5. mennessä.
3. VAT-kvartaaliraportit: Kunkin kvartaalin jälkeen seuraavan kuun 15. päivään mennessä.

Oma kikka: Kaikki päivämäärät Google-kalenterissa – ja automaattiset muistutukset neljä viikkoa ja viikko etukäteen. Näin et joudu kiireeseen.

Yleiset virheet ja niiden välttäminen

Omat virheet opettavat paljon – muiden virheistä voit oppia enemmän. Tässä ovat viisi useimmin näkemääni kompastuskiveä:

Virhe 1: Puutteelliset BO-rekisteri-ilmoitukset
Ongelma: Ilmoitat vain suorat omistajat, et lopullista luonnollista henkilöä.
Ratkaisu: Monimutkaisissa rakenteissa jäljitä omistus aina luonnolliseen henkilöön asti.

Virhe 2: Virheelliset substanssitodistukset
Ongelma: Vuokraat virtuaalitoimiston ja luulet sen riittävän.
Ratkaisu: Tarvitset vähintään pienen fyysisen toimiston ja oman postilaatikon. Hinta: n. 200–400 € kuukaudessa.

Virhe 3: Yksityisten ja yritystilien sekoittaminen
Ongelma: Siirrät ex tempore 5 000 € yritystililtä omalle tilille ennakkoina.
Ratkaisu: Kaikki siirrot yrityksen ja yksityishenkilön välillä dokumentoitava ja hyväksyttävä asianmukaisesti.

Virhe 4: Myöhästyneet ilmoitukset
Ongelma: Myöhästyt määräajasta kaksi päivää ja ajattelet ei varmaan haittaa.
Ratkaisu: Myöhästymismaksut voivat olla nopeasti satoja euroja. Hae mieluummin aikalisä ajoissa.

Virhe 5: Puutteelliset hallituksen pöytäkirjat
Ongelma: Hallituksen kokoukset WhatsAppilla.
Ratkaisu: Viralliset pöytäkirjat, vähintään kerran vuodessa fyysisesti Maltalla. Lennolla säästetty aika maksaa nopeasti takaisin.

Malta Company Service Provider: Milloin tarvitset ammattilaisen apua

Tärkein kysymys: Teetkö kaiken itse vai palkkaatko ammattilaisen? Kahden vuoden Malta-taustalla sanon rehellisesti: Se riippuu. Osa asioista on todella yksinkertaisia, osa taas niin monimutkaisia, että jopa kokeneet tilintarkastajat hikoilevat.

Mitä voit tehdä itse

Jos Malta-yhtiösi rakenne on yksinkertainen ja tykkäät numeroista, voit hoitaa paljon itse. Tässä tehtävät, jotka onnistuvat myös ilman ammattilaista:

Yksinkertaiset hallinnolliset tehtävät:

• BO-rekisterin päivitykset (online registry.mita.gov.mt:ssa)
• Kaikkien asiakirjojen keräys ja järjestely
• Keskustelu maltalaispankkien kanssa
• Yksinkertaiset VAT-ilmoitukset (vähän tapahtumia)
• Pöytäkirjat rutiinipäätöksistä

Edellytykset tee-se-itse-mallille:

1. Aikaa ja hermoja viranomaisasioiden hoitamiseen Maltalla
2. Yksinkertainen yritysrakenne (yksi yhtiö, yksi toimiala)
3. Liikevaihto alle 500 000 € vuodessa
4. Vain yksi kotimaa kyseessä
5. Puhut sujuvaa englantia ja ymmärrät viranomaiskieltä

Realismin tarkistus: Tunnen yrittäjiä, jotka tekivät kaiken itse ensimmäisen vuoden ja siihen meni paljon enemmän aikaa kuin arvasivat. Varaa ainakin 2–3 päivää kuukaudessa hallinnollisiin tehtäviin.

Milloin paikallinen kumppani kannattaa ottaa mukaan

On tilanteita, joissa ammattilaista ei voi välttää. Viimeistään jos jokin seuraavista täyttyy, harkitse ammattilaisen apua:

Monimutkaiset vero-/yhtiörakenteet:

• Useita yhtiöitä eri maissa
• Holding-rakenteet, joissa Malta on väliyhtiö
• Kansainvälisiä työntekijöitä tai asiakkaita
• Kiinteistösijoitukset Malta-yhtiön kautta
• Lisenssiliiketoiminta tai IP:n hyödyntäminen

Laajat vaatimukset viranomaisille:

• Liikevaihto yli 1 miljoona euroa (tilintarkastuspakko)
• Säännellyt alat (finanssi, peliala)
• Useita kotimaita ja erilaiset ilmoitusvelvollisuudet
• Tarkastus Saksan/Itävallan/Sveitsin viranomaisilta

Maltalaisen Certified Public Accountantin (CPA) hinta perusmalliselle yhtiölle 2 000–5 000 € vuodessa. Kuulostaa paljolta, mutta halvempaa kuin sakot tai jälkiverotus.

Kustannukset ja hyödyt vertailussa

Lasketaan rehellisesti. Tässä tyypillisiä kustannuksia eri palvelutasoilla Malta Company Service Provideilla:

Mitä saat rahoillesi (luotettavilta palveluntarjoajilta):

• Paikallinen osoite ja puhelinnumero
• Suora yhteys Maltan veroviranomaisiin jne.
• Kaikkien viranomaisten kirjeiden käännökset
• Koordinointi kotimaan kirjanpitäjäsi kanssa
• Nopea viestintä lakimuutoksista
• Edustus viranomaisasioissa

Vinkki: Aloita Standard-paketilla ja säädä ylös/alas rakenteesi mukaan. Useimmat hyvät palveluntarjoajat joustavat tarpeesi mukaan.

Vältä palveluntarjoajia, jotka:

• Lupaavat verovapaat voitot ilman substanssitarkastelua
• Ei omaa toimistoa tai työntekijöitä Maltalla
• Pakettihinnat alle 1 000 € vuodessa
• Ei kokemusta kotimaastasi
• Ei suoraa yhteyshenkilöä

Totuus: Hyvä maltalainen palveluntarjoaja on kuin hyvä perhelääkäri – arvostat häntä vasta kun tulee oikea tarve. Valinnassa pätee: maksa mieluummin 500 € enemmän, jos joku vastaa puhelimeen iltaysiltä kun saksalainen verotarkastus soittelee.

Usein kysyttyjä kysymyksiä Malta-yhtiön ilmoitusvelvollisuuksista

Täytyykö Malta-yhtiöni ilmoittaa, vaikka ei olisi vielä liikevaihtoa?
Kyllä – jo yli 10 % omistusosuus on Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä ilmoitusvelvollinen. Saksassa ilmoitus tehdään heti osuuden hankinnan jälkeen, riippumatta liiketoiminnasta.

Mitä tapahtuu, jos unohdan ilmoitusvelvollisuudet?
Myöhästymismaksut ja sakot ovat enemmän sääntö kuin poikkeus. Saksassa sakot voivat nousta nopeasti 5 000–25 000 euroon riippuen viivästyksen kestosta ja ilmoittamatta jätetyistä summista.

Riittääkö, että saksalainen tilitoimistoni ilmoittaa Malta-yhtiöni?
Osittain. Saksalainen tilitoimisto hoitaa kotimaan vaaditut ilmoitukset, mutta maltalaiset compliance-velvollisuudet (BO-rekisteri, ITR) pitää hoitaa paikallisesti.

Mistä tunnistan, onko Malta-yhtiössäni aitoa substanssia?
Nyrkkisääntö: Vähintään 10 % toimintakuluista tulee aiheutua Maltalla. Näihin kuuluvat paikallinen vuokra, palkat, palveluntarjoajat ja muut toiminnalliset kulut paikan päällä.

Voinko hyödyntää maltalaisen veron omassa kotimaassani?
Yleensä kyllä, kiitos kahdenvälisen verosopimuksen. Huomio: Vain aitoja veroja voi hyvittää – Maltan palautusjärjestelmän hyvityksiä ei hyväksytä.

Mikä on Common Reporting Standard ja miten se kohtaa minut?
CRS on automaattinen tietojenvaihtomekanismi veroviranomaisten välillä. Maltalaispankkisi ilmoittaa saldot automaattisesti ja ilman euromääräistä rajaa kotimaasi viranomaisille – et saa tästä erillistä viestiä.

Onko sveitsiläisille eri ilmoitusvelvollisuudet kuin EU-kansalaisille?
Perussäännöt ovat samankaltaiset, mutta Sveitsissä käytetään omia lomakkeita ja määräajat poikkeavat toisinaan. Voimassa saattaa olla myös kantonikohtaisia erityisvaatimuksia.

Kuinka usein pitää matkustaa Maltalle hallituksen kokouksiin?
Lain mukaan kerran vuodessa riittää, mutta uskottavan substanssin vuoksi suositellaan 2–3 käyntiä vuodessa. Videokokous käy, mutta ei vakuuta verotarkastuksessa samalla tavalla.

Voinko johtaa Malta-yhtiötä Saksasta käsin?
Teknisesti onnistuu, mutta verotuksellisesti ongelmallista. Jos todellinen johto tapahtuu Saksasta, yhtiö voidaan verottaa saksalaisena kiinteänä toimipaikkana.

Mitkä asiakirjat kannattaa pitää aina saatavilla?
Certificate of Incorporation, ajantasainen BO-rekisteriote, viimeisin ITR, pankkitilien tiliotteet sekä hallituksen kokousten pöytäkirjat viimeiseltä kahdelta vuodelta. Näitä viranomaiset pyytävät useimmiten.