Sisällysluettelo Malta-rakenteet: Miksi dokumentointi on henkivakuutuksesi Eri Malta-rakenteet ja niiden erityispiirteet Tarkastus Maltalla: Nämä asiakirjat sinun tulee olla valmiina Compliance-vaatimukset: Todistusvelvollisuuden ABC Kansainväliset tarkastukset: Kun useampi maa haluaa tietää Dokumenttiarkisto: Kuinka kauan ja miten säilyttää? 7 kalleinta virhettä Malta-dokumentaatiossa Käytännön vinkit: Näin selviät jokaisesta tarkastuksesta stressittömästi Usein kysytyt kysymykset Malta-dokumentaatiosta Malta-rakenteet: Miksi dokumentointi on henkivakuutuksesi Kuvittele: Istut aamulla kahvilla Sliemassa, tarkistat sähköpostisi ja löydät ystävällisen viestin Malta Revenue Authoritylta. He haluaisivat nähdä viimeisten kolmen vuoden asiakirjasi – ihan rutiinitarkastuksen vuoksi. Kuulostaako rennolta? Kahden vuoden Malta-arkikokemuksella voin sanoa: Hyvä dokumentointi ei ole pelkästään laillinen vaatimus, vaan avain rauhallisiin öihin. Maltan viranomaiset ottavat compliance-säännöt todella vakavasti – ja kansainväliset veroviranomaisetkin katsovat yhä tarkemmin. Mikä tekee Malta-rakenteista erityisiä Maltaa ei arvosteta pelkän sään vuoksi. Saarivaltiolla on EU-jäsenyyden ja strategisen sijaintinsa ansiosta ainutlaatuisia etuja kansainvälisille yrityksille. Malta-rakenteet tarkoittavat yrityksiä tai holdingeja, jotka on perustettu Maltan lainsäädännön mukaisesti ja ovat usein osa monimutkaisia kansainvälisiä verosuunnitelmia. Yleisimmät Malta-rakenteet: Malta-holdingit omistusjärjestelyihin Lisenssiyhtiöt IP-hallinnointiin Trading-yhtiöt kansainväliseen kauppaan Investointiyhtiöt kiinteistö- tai rahoitussijoituksiin Miksi dokumentointi on elinehto Maltalla Malta voi olla pieni, mutta byrokratia on tiukka. Malta Revenue Authority (MRA) tekee tiivistä yhteistyötä muiden EU-veroviranomaisten kanssa. Automaattisen tiedonvaihdon (AEI) ansiosta data liikkuu maiden välillä kuin vesi viestiputkessa. Mitä tämä merkitsee sinulle? Jos dokumentaatiossasi on aukkoja, ongelmat eivät rajoitu pelkään Maltalle – ongelmia tulee todennäköisesti myös kotimaassasi. Uskothan: kansainvälistä verokiistaa et halua kohdata. Eri Malta-rakenteet ja niiden dokumentaation erityispiirteet Kaikki Malta-rakenteet eivät ole samanlaisia. Yrityksesi toimialasta riippuen dokumentointivelvoitteesi vaihtelevat. Tässä tärkeimmät vaihtoehdot: Malta Holding Companies Holdingit ovat Malta-rakenteiden kuningaslaji. Niiden tehtävänä on hallinnoida omistuksia muista yhtiöistä ja hyödyntää Maltan osallistumisvähennystä. Kuulostaa helpolta? Ei ole. Erityisvaatimukset dokumentaatiolle: Osuusomistusten todistukset kaikista omistetuista yrityksistä Osinkosopimukset ja maksutodisteet Substanssin osoittaminen (hallinto, kontrolli, päätökset) Siirtohinnoitteludokumentaatio konsernin sisäisissä liiketoimissa Lisenssiyhtiöt Nämä rakenteet hallinnoivat immateriaalioikeuksia (IP), kuten tavaramerkkejä, patentteja ja ohjelmistoja. Malta tarjoaa houkuttelevia säädöksiä, mutta dokumentointivaatimukset ovat vaativia. Tarvitaan erityisiä dokumentteja: IP-rekisteri ja kehityshistoria Lisenssisopimukset ja rojaltisopimukset Todisteet IP:n todellisesta kehityksestä Maltalla Markkinaehtoiset hinnat lisenssimaksuille Trading-yhtiöt Kauppayhtiöt harjoittavat kansainvälistä liiketoimintaa Maltan kautta. Tarkastajat tutkivat erityisen tarkkaan, onko todellista substanssia olemassa. Asiakirjatyyppi Tarkoitus Säilytysaika Kauppasopimukset Todistus aidosta liiketoiminnasta 7 vuotta Laskut/Tositteet Myynti- ja tulostodistukset 7 vuotta Työntekijäasiakirjat Substanssin todistaminen Työsuhteen aikana + 6 vuotta Toimistovuokrasopimus Fyysisen läsnäolon osoitus Sopimuksen voimassaolo + 7 vuotta Tarkastus Maltalla: Nämä asiakirjat sinun tulee olla valmiina Tarkastus Maltalla toimii eri tavalla kuin esimerkiksi Saksassa. Tarkastajat ovat perusteellisia, mutta yleensä käytännönläheisiä. Jos asiakirjasi ovat hyvässä kunnossa, prosessi sujuu asiallisesti. Perusdokumentaatio (aina vaaditaan) Riippumatta siitä, millaista Malta-rakennetta pyörität, nämä asiakirjat ovat aina tarpeen: Yritysasiakirjat kokonaisuudessaan Yhtiöjärjestys (Memorandum ja Articles of Association) Perustamistodistus (Certificate of Incorporation) Kaupparekisteriotteen kopiot (nykyiset ja historialliset) Osakaskokousten pöytäkirjat perustamisesta alkaen Täydellinen kirjanpito Kaikki pääkirjat (General Ledger) Tositteet kaikista liiketapahtumista Pankkitiliotteet kaikilta tileiltä Vuosiraportit ja veroilmoitukset Substanssin osoittaminen Liikehuoneiston vuokrasopimus Paikallisen yritysjohdon todisteet Hallituksen kokousten pöytäkirjat Päätöksenteon dokumentointi Lisäasiakirjat liiketoimintamallin mukaan Maltan rakenteen liiketoiminta määrittää lisädokumentoinnin tarpeet. Tässä kohtaa vaatimukset voivat mutkistua: Kansainvälisissä liiketoimissa (hyvin yleistä!): Siirtohinnoitteludokumentaatio OECD-standardin mukaisesti Master File ja Local File (konsernirakenteissa) Country-by-Country -raportointi (liikevaihto yli 750 milj. €) Markkinaehtoisuuden osoittaminen kaikissa konsernin sisäisissä liiketoimissa Rahoituspalveluissa: MFSA-lupa ja kaikki vaaditut todistukset Compliance Officerin raportit AML/KYC-dokumentaatio Riskinhallinta-asiakirjat Digitaalinen vs. fyysinen säilytys Malta on yllättävän edistynyt digitaalisten dokumenttien suhteen. Lähes kaikki voidaan säilyttää sähköisesti, mutta ehdot ovat tarkat. Digitaalisen arkistoinnin edellytykset: Dokumenttien muuttamattomuus (aikaleimaus) Läpinäkyvä varmuuskopiosuunnitelma Nopea pääsy tarkastajille (24-48 tunnin sisällä) Luettavuus koko säilytysajan Käytännön vinkki: Hybridiratkaisu toimii parhaiten – tärkeimmät alkuperäiset dokumentit paperilla, muut sähköisesti ammattimaisesti hallinnoituna. Compliance-vaatimukset Maltalla: Todistusvelvollisuuden ABC Compliance Maltalla ei ole pelkkä nice to have – se on elintärkeää. Viranomaiset ovat viime vuosina kiristäneet standardejaan huomattavasti. Kultaisen passin keskustelun jälkeen 2020 kaikki katsovat entistä tarkemmin. Economic Substance Requirements (ESR) Tämä on se sudenkuoppa, jonka monet aliarvioivat. Maltan tulee EU-maana osoittaa, etteivät yritykset ole vain paperilla. Economic Substance Requirements vaativat aitoa liiketoimintaa. Mitä sinun tulee osoittaa? Core Income Generating Activities (CIGA) Maltalla Päätöksenteko tapahtuu Maltalla Ydintoiminnot johdetaan Maltalta käsin Riittävästi henkilöstöä ja tiloja Maltalla Kohtuulliset liikekulut Paikallisten työntekijöiden palkat Toimisto- ja liikevarusteet Paikalliset liiketoiminnan kulut Fyysinen läsnäolo Omat tai vuokratut toimitilat Toimistolaitteet paikalla Säännölliset kokoukset Maltalla Raportointivelvollisuudet ja määräajat Maltalla mikään ei toimi ilman asianmukaista raportointia. Määräajat ovat tiukat ja myöhästymisestä seuraa tuntuvia sakkoja. Raportti Määräaika Sakko myöhästymisestä Annual Return 31. tammikuuta mennessä €100 + €5/päivä Tax Return 30. kesäkuuta mennessä €465 + korot ESR Filing 30. kesäkuuta mennessä €5 000 – €50 000 Siirtohinnoittelu Pyynnöstä (30 päivää) Arviointi + sakot Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) EU on tiukentanut sääntöjä ATAD-direktiivillä. Maltan on ollut pakko panna säännöt täytäntöön, mikä vaikuttaa varsinkin kansainvälisiin rakenteisiin. Tärkeimmät ATAD-osa-alueet: General Anti-Abuse Rule (GAAR) – väärinkäytöksiä vastaan Controlled Foreign Company (CFC) -säännöt Poismuuttoon liittyvä Exit Taxation Korkojen vähennysoikeuden rajoitukset (Interest Limitation Rules) Mitä tämä tarkoittaa sinulle? Malta-rakenteellasi tulee olla aito liiketoiminnallinen tarkoitus. Pelkkä verosuunnittelu ilman substanssia ei enää toimi. Kansainväliset tarkastukset: Kun useampi maa haluaa tietää Tässä vaiheessa mennään jännittävämpään – ja joskus mutkikkaaseen – maailmaan. Malta on EU-maa ja sillä on verosopimus yli 70 maan kanssa. Tämä tarkoittaa, että tietoja vaihdetaan automaattisesti viranomaisten välillä. Automaattinen tiedonvaihto (AEI) Vuodesta 2017 EU-maat ovat vaihtaneet verotietoja automaattisesti. Malta ilmoittaa tietyistä tiedoista kotimaahasi – ja toisin päin. Mitä ilmoitetaan automaattisesti? Pankkitilit ja korkotulot (Common Reporting Standard) Rajat ylittävät verojärjestelyt (DAC6) Osingot, korot, rojaltit ulkomaalaisille Country-by-Country -raportit konserneissa Mutual Agreement Procedures (MAP) Jos kaksi maata tulkitsee verotusta eri tavoin, voidaan aloittaa MAP-menettely. Kyseessä on diplomaattinen prosessi veroviranomaisten välillä. Tyypilliset MAP-tapaukset: Siirtohinnoitteluoikaisut Kiinteistön sijaintikysymykset Kaksoisverotus muutettaessa toiseen maahan Eri tulkinta verosopimusten säännöistä Samanaikaiset tarkastukset Jokaisen veroasiantuntijan painajainen: usean maan yhtäaikaiset tarkastukset. Malta koordinoi tällaisia tarkastuksia aktiivisesti muiden EU-maiden kanssa. Miten samanaikainen tarkastus toimii? Tiedonvaihto viranomaisten välillä Koordinoitu tarkastusilmoitus Samanaikainen asiakirjapyyntö kaikkiin maihin Yhteiset tarkastustoimet Yhdistetty tulosten arviointi Vinkkini: Jos sinulla on kansainvälinen rakenne, varaudu siihen, että useat maat esittävät kysymyksiä samanaikaisesti. Johdonmukainen dokumentaatio kaikissa oikeudenkäyttöalueissa on kullan arvoinen. Dokumenttiarkisto Maltalla: Kuinka kauan ja miten säilyttää? Kokoelman säilytysvaatimukset Maltalla ovat selkeät, mutta vaihtelevat asiakirjatyypin mukaan. Huomioi: kansainväliset velvoitteet voivat tarkoittaa pidempiä säilytysaikoja. Perussäilytysajat Malta noudattaa eurooppalaista standardia, mutta joitain erityispiirteitä löytyy: Asiakirjatyyppi Säilytysaika Oikeusperusta Kirjanpitoaineisto 7 vuotta Companies Act Veroilmoitukset 7 vuotta Income Tax Act ALV-asiakirjat 7 vuotta VAT Act Yritysasiakirjat Määräaikaton Companies Act Työsopimukset Työsuhteen aikana + 6 vuotta Employment Relations Act Siirtohinnoitteludokumentit 10 vuotta Income Tax Act Kansainväliset erityispiirteet Mikäli Malta-rakenteesi toimii useassa maassa, pidemmät säilytysajat voivat tulla voimaan. Esimerkiksi Saksassa tietyt asiakirjat on säilytettävä 10 vuotta. Tärkeimmät periaatteet: Aina noudata pisintä sovellettavaa aikaa Jos epäilyksiä: säilytä pidempään kuin on pakko Käynnissä oleva tarkastus pysäyttää säilytysajan laskennan Tarkastusoikeudet voivat pidentää säilytysaikaa Käytännöllinen dokumentinhallinta Kahden vuoden Malta-kokemuksella voin suositella hyväksi havaittua järjestelmää: 3-taso-malli: Ajankohtaiset asiakirjat (0–2 vuotta) Fyysisesti toimistolla tai turvallisessa pilvessä Nopea pääsy arjen tarpeisiin Säännölliset varmuuskopiointijaksot Puolet aktiiviset (2–7 vuotta) Ammattimainen dokumentinhallintajärjestelmä Salattu säilytys Saatavilla 24–48 tunnin sisällä Arkistoasiakirjat (7+ vuotta) Pitkäaikaissäilytys oikeudellisesti turvallisissa järjestelmissä Varmistettu varastointi Saatavilla 5 työpäivän kuluessa Asiakirjojen hävittäminen ja tietosuoja Monelta unohtuu: säilytysajan päätyttyä asiakirjat on tuhottava asianmukaisesti. Maltalla on tiukat tietosuojasäännöt (GDPR), jotka koskevat myös liikeasiakirjoja. Turvallinen hävitys edellyttää: Dokumentoitu tuhoaminen/hävitys Sertifioidut tuhoamispalvelut Varmuuskopiot eivät saa unohtua Hävityksen kirjaaminen 7 kalleinta virhettä Malta-dokumentaatiossa Kahden vuoden Malta-käytännön ja monien yrittäjäkeskustelujen myötä olen listannut yleisimmät ja kalleimmat virheet, jotka maksavat sekä rahaa että hermoja. Virhe #1: Substanssidokumentointi laiminlyödään Virhe: Moni ajattelee, että Maltan yhtiön perustaminen riittää. Economic Substance -vaatimuksia ei noudateta tai hoidetaan pintapuolisesti. Seuraukset: Sakot alkaen 5 000 eurosta, maksimissaan 50 000 euroa + mahdollinen verohyötyjen menettäminen. Toistuvat laiminlyönnit voivat johtaa yhtiön lakkauttamiseen. Näin vältät virheen: Dokumentoi kaikki paikalliset toiminnot yksityiskohtaisesti Pidä hallituksen kokoukset säännöllisesti Maltalla Palkkaa paikallista henkilöstöä tai käytä ammattipalveluja Vuokraa oikeat toimitilat (ei pelkkä postiosoite) Virhe #2: Siirtohinnoitteludokumentaatio aliarvioidaan Virhe: Konsernin sisäiset liiketoimet ilman kunnon siirtohinnoitteludokumenttia. Kysehän on vain pienestä summasta on yleinen harhaluulo. Seuraukset: Ensisijaiset oikaisut (tuloksen korjaus), toissijaiset oikaisut (rakenteellinen jako) sekä korot ja sakot. Isommissa summissa seuraukset voivat olla kuusinumeroisia. Näin vältät virheen: Laadi siirtohinnoitteludokumentaatio kaikista konsernin sisäisistä liiketoimista Käytä vertailukelpoisia markkinahintoja (benchmarking) Dokumentoi taloudellinen analyysi etukäteen Päivitä dokumentaatio vuosittain Virhe #3: Epätäydellinen kirjanpito Virhe: Tositteet puuttuvat, kirjaukset ovat vajaita tai dokumentoinnissa on aukkoja. Käydään läpi myöhemmin on vaarallinen asenne. Seuraukset: Veroviranomaisen arviointi on yleensä epäedullinen. Lisäksi rikemaksut ja vaikeutuneet tarkastusprosessit. Näin vältät virheen: Käytä kattavaa tositteiden keräysjärjestelmää Hyödynnä ammattimaista kirjanpito-ohjelmistoa Tee kuukausittaiset täsmäytykset ja tarkastukset Varmuuskopiot kaikista tositteista Virhe #4: Raportoinnin määräajat unohtuvat Virhe: Maltan määräajat aliarvioidaan tai unohdetaan. ESR Filing 30.6. jää usein huomaamatta. Seuraukset: Automaattiset sakot ilman armahdusta. ESR-missit erityisen kalliita (alkaen 5 000 €). Näin vältät virheen: Tee compliance-kalenteri kaikilla määräajoilla Aseta muistutukset 4–6 viikkoa ennen erääntymistä Valmistele asiakirjat ajoissa Käytä ammatillisia compliance-palveluita Virhe #5: Kansainväliset ilmoitusvelvollisuudet unohdetaan Virhe: DAC6-ilmoitukset, CRS-raportointi tai Country-by-Country -raportointi unohdetaan tai arvioidaan väärin. Seuraukset: Sakkoja useassa maassa yhtäaikaisesti. Lisäksi haittaa tulevissa verosuunnitelmissa. Näin vältät virheen: Tarkista kansainväliset ilmoitusvelvollisuudet vuosittain Käytä rajat ylittävää valvontaa Hyödynnä erikoisasiantuntijoita monimutkaisissa tapauksissa Dokumentoi kaikki rajat ylittävät liiketoimet Virhe #6: Riittämätön varmuuskopiosuunnitelma Virhe: Dokumentteja säilytetään vain yhdessä paikassa tai varmuuskopiot ovat puutteelliset. Kaikki on pilvessä ei riitä. Seuraukset: Tietojen menettämisen takia velvoitteita ei voida täyttää. Seurauksena arviointeja ja sakkoja. Näin vältät virheen: 3-2-1 sääntö: 3 kopiota, 2 eri mediaa, 1 ulkopuolinen Säännölliset palautustestaukset Maantieteellisesti erotellut varastointipaikat Varmuuskopiointiprosessien dokumentointi Virhe #7: Ammattimaisen neuvonnan puute Virhe: Teemme itse tai neuvot epäpäteviltä toimijoilta. Maltan lainsäädäntö on monimutkaista ja muuttuu jatkuvasti. Seuraukset: Mahdollisuudet jäävät käyttämättä, riskit huomaamatta ja kallis jälkikorjaus. Säästö neuvonnoista maksaa itsensä moninkertaisena takaisin. Näin vältät virheen: Panosta päteviin Malta-asiantuntijoihin Käytä paikallista osaamista monimutkaisissa kysymyksissä Tee säännöllisiä compliance-tarkistuksia Pysy ajan tasalla lakimuutoksista Käytännön vinkit: Näin selviät jokaisesta Malta-tarkastuksesta stressittömästi Kokemukseni Maltan viranomaisten ja kansainvälisten tarkastusten kanssa on opettanut muutaman kullanarvoisen säännön. Nämä vinkit tulevat suoraan käytännöstä – eivät oppikirjoista. 90 päivän sääntö valmistautumiseen Maltan tarkastuksista ilmoitetaan yleensä 90 päivää aiemmin. Kuulostaa pitkältä, mutta nopeaan valmisteluun se on lyhyt aika. 90 päivän tarkastuslista: Ensimmäiset 30 päivää – kartoitus: Tunnista kaikki pyydetyt asiakirjat Tarkista olemassa olevien dokumenttien täydellisyys Laadi lista puuttuvista asiakirjoista ja hankintasuunnitelma Kokoa tarkastustiimi (sisäinen + ulkoinen) Toiset 30 päivää – asiakirjojen valmistelu: Laadi tai pyydä puuttuvat asiakirjat Päivitä siirtohinnoitteludokumentaatio Kokoa ja arvioi substanssitodisteet Ensineuvottelu veroneuvojan/lakimiehen kanssa Viimeiset 30 päivää – viimeistely: Jäsennä kaikki asiakirjat loogiseen järjestykseen Luo sekä digitaaliset että fyysiset kopiot Sovi tarkastusstrategia neuvonantajien kanssa Pidä tiimibriefaus tarkastuspäivää varten Täydellinen tarkastuskansio Maltan tarkastajat arvostavat järjestystä ja täydellisyyttä. Hyvin organisoitu kansio nopeuttaa tarkastusta huomattavasti. Toimiva rakenne: Executive Summary (1–2 sivua) Yleiskatsaus liiketoimintaan Keskeiset luvut viimeiseltä kolmelta vuodelta Poikkeamat ja selittävät seikat Yhtiöoikeudelliset asiakirjat Kronologisesti järjestetty perustamisesta lähtien Välilehdet pääoman muutoksille ja omistajanvaihdoksille Organisaatiokaavio monimutkaisissa rakenteissa Talousdokumentaatio Vuosittaiset tilinpäätökset tarkastusraportteineen Veroilmoitukset ja -päätökset Tarkastusvuoden kuukausittaiset välitilinpäätökset Substanssitodisteet Vuokrasopimukset ja toimistokuvat Työsopimukset sekä pätevyystodisteet Hallituksen kokousten pöytäkirjat Päätöksenteon dokumentaatio Erikoisteemat Siirtohinnoitteludokumentaatio Konsernin sisäiset liiketoimet Kansainväliset veroennakkopäätökset Viestintä Maltan tarkastajien kanssa Maltalaiset tarkastajat ovat yleensä ammattimaisia ja asiallisia. Hyvä viestintä voi vaikuttaa paljon: Toimi näin: Ole aktiivinen ja läpinäkyvä Selitä monimutkaiset asiat ymmärrettävästi Pysy sovituissa aikatauluissa ja lupauksissa Dokumentoi kaikki keskustelut kirjallisesti Vältä näitä: Älä jätä tärkeitä tietoja kertomatta Älä puolustaudu tai ala riitelemään Älä yritä vakuuttaa tarkastajaa väkisin Älä anna puutteellisia vastauksia Käytä teknologiaa fiksusti Oikeat työkalut säästävät lähes kaiken stressin: Dokumentinhallinta: SharePoint tai vastaavat yhteistyöalustat Versiohallinta tärkeille asiakirjoille Hakutoiminnot nopeaan löytämiseen Käyttöoikeuksien säätö eri käyttäjäryhmille Compliance-seuranta: Deadline-hallintatyökalut Automaattiset muistutukset Työnkulkujärjestelmät toistuviin prosesseihin Compliance-tilan dashboard Tarkastuksen jälkeen: Lessons Learned Jokaisesta tarkastuksesta kannattaa tehdä jälkianalyysi: Mikä sujui hyvin, mitä voisi parantaa? Mitkä asiakirjat puuttuivat tai olivat puutteellisia? Esiintyikö ymmärrysvaikeuksia vaikeissa asioissa? Miten prosessia voi kehittää seuraavaa tarkastusta varten? Nämä opit syötetään jatkuvaan compliance-järjestelmään – ja jokainen tarkastus käy siten edellistä helpommaksi. Usein kysytyt kysymykset Malta-dokumentaatiosta Kuinka kauan tavallinen Malta-tarkastus kestää? Vakiotarkastus Maltalla kestää yleensä 2–4 viikkoa, jos rakenne on yksinkertainen, ja 6–12 viikkoa monimutkaisissa kansainvälisissä järjestelyissä. Kesto riippuu vahvasti dokumentaation kattavuudesta – hyvin valmistellut tarkastukset sujuvat huomattavasti nopeammin. Voinko esittää asiakirjat myös saksaksi? Pääsääntöisesti kyllä, mutta tarvittaessa kaikki asiakirjat on käännettävä englanniksi. Malta EU-maana hyväksyy saksankielisiä asiakirjoja, mutta vaatii usein tärkeitä dokumentteja varten auktorisoidun käännöksen. Vinkki: Tee tärkeimmät sopimukset suoraan kaksikielisinä. Mitä tapahtuu, jos en löydä jotakin asiakirjaa? Puutteelliset dokumentit ovat ongelmallisia, mutta eivät toivottomia. Usein korvaavat asiakirjat, kuten tiliotteet, sähköpostit tai todistajanlausunnot, kelpaavat. Tärkeää: dokumentoi kaikki yrityksesi hankkia kadonnut aineisto. Maltan tarkastajat ymmärtävät, jos menetykselle on hyvä syy (esim. IT-ongelma). Tarvitsenko maltalaisen lakimiehen tarkastukseen? Ei pakollista, mutta suositeltavaa monimutkaisissa tapauksissa. Paikallinen lakimies tuntee tarkastuskäytännöt ja voi toimia sovittelijana kiistan tullessa. RoutiinTarkastuksissa usein pätevä tilitoimisto riittää. Tärkeintä on Malta-osaaminen, ei neuvonantajan kansallisuus. Kuinka usein Malta suorittaa tarkastuksia? Malta toimii riskiperusteisesti. Uudet yritykset tarkastetaan usein 2–3 vuoden kuluessa, jatkossa yleensä 5–7 vuoden välein. Kansainväliset rakenteet tai poikkeavat veroilmoitukset johtavat tiheämpään tarkastukseen. Ovatko digitaaliset allekirjoitukset laillisia Maltalla? Kyllä, Malta hyväksyy EU-standardin mukaiset vahvistetut sähköiset allekirjoitukset (eIDAS) täysin. Yksinkertaiset digitaaliset allekirjoitukset riittävät useimpiin liikeasiakirjoihin. Notaaritoimituksissa ja tietyissä yhtiökokouspäätöksissä tarvitaan kuitenkin yhä fyysinen allekirjoitus. Mikä ero on Annual Returnin ja Tax Returnin välillä? Annual Return on yhtiöoikeudellinen ilmoitus rekisteriviranomaiselle (Companies House) omistajista, johtajista ja osakepääomasta. Tax Return on veroilmoitus Malta Revenue Authoritylle. Molemmilla on eri määräajat ja sisällöt – älä sekoita niitä keskenään! Voinko säilyttää asiakirjat pilvessä? Kyllä, mutta tiukoin ehdoin. Pilven tulee sijaita EU:ssa (GDPR), taata muuttumaton tallennus sekä nopea pääsy. Olennaista: sinulla tulee olla ammattitasoinen varmuuskopiosuunnitelma ja dokumentoidut tietoturvastandardit. Mitä seuraamuksia epätäydellisestä dokumentaatiosta? Sanktio vaihtelee rikkomuksen mukaan: Myöhästyneet Annual Returnit sakotetaan 100 eurolla + 5 €/päivä. ESR-virheet alkaen 5 000 €. Vakavissa compliance-rikkomuksissa sakko voi nousta 50 000 euroon ja verohyödyt voidaan menettää. Toistuvat rikkomukset voivat johtaa yhtiön lakkauttamiseen. Onko yksityismenotkin dokumentoitava? Vain jos niillä on liikemerkitystä. Sekakäytön tapauksissa (esim. auto, puhelin) tulee erottaa yksityiskäyttö liiketoiminnasta. Maltan tarkastajat tutkivat erityisesti matka-, edustus- ja tarjoilukuluja. Pidä yksityiskohtaiset todisteet liiketoiminnan tarkoituksesta.
