Índice Estructuras en Malta: Por qué la documentación puede salvarte la vida Los diferentes tipos de estructuras en Malta y sus particularidades Inspecciones fiscales en Malta: Estos documentos debes tener listos Requisitos de compliance: El ABC de las obligaciones probatorias Inspecciones internacionales: Cuando varios países intervienen Archivo de documentos: ¿Cuánto tiempo y cómo guardar? Los 7 errores más costosos en la documentación maltesa Consejos prácticos: Así superas cualquier inspección sin estrés Preguntas frecuentes sobre documentación en Malta Estructuras en Malta: Por qué la documentación puede salvarte la vida Imagina esto: estás por la mañana disfrutando de tu café en Sliema, revisas tus correos y encuentras un amable mensaje de la Malta Revenue Authority. Les gustaría ver tus documentos de los últimos tres años. Por una revisión rutinaria. ¿Te suena relajado? Después de dos años con la realidad maltesa te lo digo: una buena documentación no solo es una obligación legal, sino también la clave para dormir tranquilo. Las autoridades maltesas se toman muy en serio sus reglas de compliance —y las administraciones fiscales internacionales también examinan cada vez con más detalle. Qué hace tan especiales a las estructuras en Malta Malta no solo es popular por su clima. La isla, gracias a su pertenencia a la UE y su ubicación estratégica, ofrece ventajas únicas para negocios internacionales. Las estructuras maltesas son compañías o holdings fundadas bajo la ley de Malta y, a menudo, forman parte de complejas planificaciones fiscales internacionales. Las estructuras más habituales en Malta: Holdings maltesas para participaciones empresariales Sociedades de licencias para gestión de propiedad intelectual Trading companies para operaciones internacionales Vehículos de inversión para bienes raíces o inversiones financieras Por qué la documentación es vital en Malta Malta es pequeña, pero sus requisitos burocráticos son muy exigentes. La Malta Revenue Authority (MRA) colabora estrechamente con otras agencias fiscales europeas. Desde la implementación del intercambio automático de información (AEI), los datos fluyen entre países como agua a través de vasos comunicantes. ¿Qué significa esto para ti? Si a tu documentación le faltan piezas, no solo tendrás problemas en Malta, sino tal vez también en tu país de origen. Y créeme: no querrás tener que defenderte en una discusión fiscal internacional. Los diferentes tipos de estructuras en Malta y sus particularidades documentales No todas las estructuras en Malta son iguales. Dependiendo de la actividad de tu empresa, tendrás diferentes obligaciones documentales. Estas son las variantes más importantes: Holding Companies en Malta Los holdings son el nivel más avanzado de las estructuras maltesas. Gestionan participaciones en otras empresas y se benefician de la exención maltesa sobre participaciones. ¿Parece sencillo? No lo es. Requisitos particulares de documentación: Pruebas de participación en todas las compañías controladas Acuerdos y justificantes de pago de dividendos Pruebas de sustancia (gestión, control, toma de decisiones) Documentación de precios de transferencia en operaciones intra-grupo Empresas de licenciamiento Estas estructuras gestionan propiedad intelectual (IP) como marcas, patentes o software. Malta ofrece normativas atractivas en este ámbito, pero la documentación es exigente. Pruebas específicas requeridas: Registro de IP con historial de desarrollo Contratos de licencia y acuerdos de royalties Pruebas del desarrollo efectivo de IP en Malta Precios “arm’s length” para las regalías Empresas comerciales (Trading Companies) Las empresas comerciales gestionan operaciones internacionales a través de Malta. Aquí, las autoridades verifican especialmente que exista verdadera sustancia. Tipo de documento Propósito Periodo de conservación Contratos comerciales Prueba de actividad real 7 años Facturas/Recibos Justificación de ingresos y beneficios 7 años Documentos de empleados Prueba de sustancia Durante empleo + 6 años Contrato de oficina Presencia física Durante la vigencia + 7 años Inspecciones fiscales en Malta: Estos documentos debes tener listos Una inspección en Malta se desarrolla distinto a lo que tal vez conoces de Alemania. Los inspectores son minuciosos, pero normalmente pragmáticos. Si tu archivo está en orden, todo será estrictamente profesional. Documentación básica (siempre requerida) No importa el tipo de estructura en Malta que tengas, estos documentos son imprescindibles: Documentos societarios completos Memorandum y Articles of Association Certificate of Incorporation Extractos del registro mercantil (actuales e históricos) Resoluciones de socios desde la constitución Contabilidad financiera completa Todos los libros mayores (General Ledger) Comprobantes de todas las transacciones Extractos bancarios de todas las cuentas Estados financieros y declaraciones fiscales Pruebas de sustancia Contrato de alquiler de la oficina Prueba de dirección local Actas de reuniones del consejo Documentación de la toma de decisiones Documentos adicionales según el modelo de negocio Dependiendo de la actividad de tu estructura maltesa, pueden surgir requisitos documentales adicionales. Aquí es donde puede complicarse. En operaciones internacionales (¡muy frecuente!): Documentación de precios de transferencia según el estándar OECD Master File y Local File (para grupos empresariales) Country-by-Country Reporting (para ingresos superiores a 750 Mio. €) Prueba arm’s length para todas las operaciones intra-grupo En servicios financieros: Licencia MFSA y pruebas de cumplimiento Informes del Compliance Officer Documentación AML/KYC Documentos de gestión de riesgos Archivo digital vs. físico Malta es sorprendentemente avanzada con los documentos digitales. Prácticamente todo se puede archivar electrónicamente, pero ojo: los requisitos son estrictos. Requisitos para el archivo digital: Inalterabilidad de los documentos (timestamping) Estrategia de copias de seguridad clara Acceso rápido para los revisores (24-48 horas) Legibilidad durante todo el periodo de archivo Mi consejo de la práctica: lo mejor es un sistema híbrido. Los originales importantes en físico, el resto en digital con un gestor documental profesional. Requisitos de compliance en Malta: El ABC de las obligaciones probatorias El compliance en Malta no es “nice to have”, es cuestión de supervivencia. En los últimos años, las autoridades maltesas han endurecido considerablemente sus estándares. Desde el debate sobre los “Golden Passports” en 2020, nadie pasa desapercibido. Economic Substance Requirements (ESR) Este es el gran escollo que muchos subestiman. Como país de la UE, Malta debe demostrar que las empresas no existen solo en el papel. Los Economic Substance Requirements exigen verdadera actividad empresarial. ¿Qué debes demostrar? Actividades generadoras de ingresos principales (CIGA) en Malta La toma de decisiones ocurre en Malta Las actividades clave se gestionan desde Malta Personal y oficinas adecuados en Malta Gastos operativos adecuados Salarios del personal local Equipamiento y gastos de oficina Costes operativos relevantes localmente Presencia física Oficinas propias o alquiladas Equipamiento empresarial en el lugar Reuniones periódicas en Malta Obligaciones de reporte y plazos En Malta nada funciona sin reporte adecuado. Los plazos son estrictos y los retrasos se sancionan severamente. Reporte Plazo Multa por retraso Annual Return Hasta el 31 de enero €100 + €5 diarios Tax Return Hasta el 30 de junio €465 + intereses ESR Filing Hasta el 30 de junio €5.000 – €50.000 Transfer Pricing En requerimiento (30 días) Estimación + sanciones Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD) La UE ha endurecido las reglas con ATAD. Malta tuvo que implementarlas, lo que es especialmente relevante en estructuras internacionales. Áreas clave de ATAD: General Anti-Abuse Rule (GAAR) – contra estructuras abusivas Reglas de Controlled Foreign Company (CFC) Impuesto de salida en caso de relocalización Límites a la deducibilidad de intereses ¿Qué implica esto? Tu estructura en Malta debe tener un motivo real de negocio. La optimización fiscal pura y dura sin sustancia ya no funciona. Inspecciones internacionales: Cuando varios países intervienen Aquí la cosa se vuelve realmente interesante—y a veces complicada. Malta es miembro de la UE y tiene convenios de doble imposición con más de 70 países. Esto significa: la información circula automáticamente entre administraciones fiscales. Intercambio automático de información (AEI) Desde 2017, los países de la UE intercambian información fiscal automáticamente. Malta informa de determinados datos sobre tu estructura a tu país de residencia, y viceversa. ¿Qué se comunica automáticamente? Cuentas bancarias y rendimientos de intereses (Common Reporting Standard) Estructuras fiscales transfronterizas (DAC6) Dividendos, intereses y royalties a no residentes Country-by-Country Reports para grupos multinacionales Procedimientos de Acuerdo Mutuo (MAP) Si dos países discrepan sobre tu tributación, pueden iniciarse procedimientos de acuerdo mutuo. Es un proceso diplomático entre agencias fiscales. Casos típicos MAP: Ajustes de precios de transferencia Cuestiones de establecimiento permanente Doble imposición tras traslado Interpretaciones divergentes de los tratados de doble imposición Inspecciones simultáneas Esto es la pesadilla de cualquier asesor fiscal: varios países revisando tu estructura internacional al mismo tiempo. Malta coordina activamente inspecciones simultáneas con otros países de la UE. ¿Cómo funciona una inspección simultánea? Intercambio de información entre autoridades fiscales Anuncio coordinado de la auditoría Requerimiento simultáneo de documentos en todos los países Acciones de inspección coordinadas Evaluación conjunta de los resultados Mi consejo: si tienes una estructura internacional, prepárate para responder a varios países a la vez. Una documentación coherente en todas las jurisdicciones vale oro. Archivo de documentos en Malta: ¿Cuánto tiempo y cómo guardar? Las obligaciones de conservación en Malta están claramente reguladas, pero varían según el tipo de documento. Y ojo: los compromisos internacionales pueden alargar los plazos. Plazos estándar de conservación Malta sigue el estándar europeo con algunas particularidades: Tipo de documento Plazo de conservación Base legal Documentos contables 7 años Companies Act Declaraciones fiscales 7 años Income Tax Act Documentos VAT 7 años VAT Act Documentos societarios Sin límite Companies Act Contratos laborales Empleo + 6 años Employment Relations Act Transfer Pricing Docs 10 años Income Tax Act Particularidades internacionales Si tu estructura maltesa opera en varios países, pueden aplicarse plazos más largos. Por ejemplo, Alemania exige 10 años de conservación para ciertos documentos. Principios clave: Sigue siempre el plazo más largo aplicable En caso de duda: conserva más tiempo de lo necesario Un proceso de inspección interrumpe los plazos Los periodos de revisión pueden extender la conservación Gestión práctica de documentos Tras dos años de experiencia en Malta, puedo recomendarte un sistema probado: El modelo de 3 niveles: Documentos actuales (0-2 años) Físicos en la oficina o nube segura Acceso rápido para la operativa diaria Backups regulares Documentos semi-activos (2-7 años) Sistema de gestión documental profesional Archivo cifrado Recuperación en 24-48 horas Documentos de archivo (7+ años) Archivo a largo plazo con validez legal Sistemas a prueba de fallos Recuperación en máximo 5 días hábiles Destrucción y protección de datos Muchos lo olvidan: tras finalizar los plazos de conservación, debes destruir los documentos de forma adecuada. Malta aplica reglas estrictas de privacidad de datos (GDPR) también a la documentación empresarial. Destrucción segura significa: Eliminación/destrucción documentada Empresas certificadas de destrucción No olvidar los backups Registro de la destrucción Los 7 errores más costosos en la documentación maltesa Después de dos años de práctica en Malta y muchas conversaciones con empresarios, he recopilado una lista de los errores más comunes —y caros—. Estos tropiezos no solo cuestan dinero, sino también nervios. Error #1: Descuidar la documentación de la sustancia El error: Muchos creen que basta con crear una empresa en Malta. Se ignoran o se cumplen superficialmente los requisitos de sustancia económica. Las consecuencias: Multas de €5.000 a €50.000 y posibles pérdidas de ventajas fiscales. Reincidir puede llevar incluso a la disolución de la empresa. Cómo evitarlo: Documenta detalladamente todas las actividades locales Realiza reuniones de consejo regularmente en Malta Contrata personal local o utiliza servicios cualificados Alquila oficinas reales (no solo una dirección postal) Error #2: Subestimar la documentación de precios de transferencia El error: Operaciones intra-grupo sin documentación adecuada de precios de transferencia. “Solo es una suma pequeña”, se escucha a menudo. Las consecuencias: Primary adjustments (ajuste de beneficios), secondary adjustments (distribución ficticia), intereses y multas. Si las cantidades son grandes, la sanción puede alcanzar seis cifras. Cómo evitarlo: Elabora documentación TP para todas las transacciones intra-grupo Utiliza precios de mercado comparables (benchmarking) Documenta el análisis económico con antelación Actualiza la documentación cada año Error #3: Contabilidad incompleta El error: Faltan comprobantes, asientos incompletos o lagunas en la documentación. Lo arreglamos luego es una actitud peligrosa. Las consecuencias: Las estimaciones de la administración suelen perjudicarte. Además, infracciones administrativas y auditorías más complicadas. Cómo evitarlo: Implementa una captura de comprobantes sin fisuras Utiliza software contable profesional Conciliaciones y controles mensuales Estrategia de backup para todos los documentos Error #4: Olvidar los plazos de reporte El error: Se subestiman o se olvidan los plazos en Malta. Especialmente ESR Filing el 30 de junio suele pasarse por alto. Las consecuencias: Multas automáticas sin tolerancia. Las omisiones de ESR son especialmente costosas (€5.000+). Cómo evitarlo: Crea un calendario de compliance con todos los plazos Coloca recordatorios 4-6 semanas antes del vencimiento Prepara la documentación con antelación Utiliza servicios profesionales de compliance Error #5: Ignorar las obligaciones internacionales de reporte El error: Se pasan por alto las obligaciones de reporte DAC6, CRS o Country-by-Country. Las consecuencias: Multas en varios países al mismo tiempo. Además, desventajas en futuras planificaciones fiscales. Cómo evitarlo: Revisa cada año las obligaciones internacionales de reporte Implanta un sistema de monitorización transfronteriza Busca asesoría especializada en casos complejos Documenta todas las transacciones internacionales Error #6: Estrategia de backup insuficiente El error: Los documentos se guardan solo en un lugar o la estrategia de backup no es suficiente. “Todo está en la nube” no es suficiente. Las consecuencias: La pérdida de datos implica incumplimiento de las obligaciones de conservación. Esto deriva en estimaciones y multas. Cómo evitarlo: Regla 3-2-1 de backups: 3 copias, 2 soportes diferentes, 1 externo Pruebas regulares de restauración Centros de backup geográficamente separados Documenta los procesos de backup Error #7: Falta de asesoría profesional El error: “Lo hacemos nosotros” o asesoría por proveedores no cualificados. El derecho maltés es complejo y cambia constantemente. Las consecuencias: Oportunidades perdidas, riesgos ignorados y costosas rectificaciones. El ahorro en asesoría suele salir más caro. Cómo evitarlo: Invierte en asesores cualificados en Malta Utiliza experiencia local para cuestiones complejas Revisiones periódicas de compliance Mantenete informado sobre cambios legales Consejos prácticos: Así superas cualquier inspección en Malta sin estrés Con mi experiencia ante las autoridades maltesas e inspecciones internacionales, quiero compartirte algunas reglas de oro. Estos consejos vienen de la realidad, no de manuales. La regla de los 90 días para la preparación Las inspecciones en Malta suelen anunciarse con 90 días de antelación. Parece mucho tiempo, pero para prepararlo bien es justo. Lista de control para los 90 días: Primeros 30 días – Inventario: Identificar todos los documentos requeridos Verificar la integridad de tu archivo Listar los faltantes y planificar su obtención Formar el equipo de inspección (interno + externo) Segundos 30 días – Generación de documentos: Crear o solicitar los documentos faltantes Actualizar documentación de precios de transferencia Reunir y evaluar pruebas de sustancia Primera revisión con asesor fiscal/abogado Últimos 30 días – Detalles finales: Estructurar todos los documentos en orden lógico Crear copias digitales y físicas Definir la estrategia de inspección con asesores Briefing del equipo para la fecha de inspección El expediente perfecto para inspecciones A los inspectores malteses les gusta la estructura y la integridad. Un expediente bien organizado puede acortar mucho la revisión. Estructura probada: Executive Summary (1-2 páginas) Resumen de la actividad empresarial Principales cifras de los últimos 3 años Puntos clave y aspectos que precisen explicación Documentos societarios Orden cronológico desde la constitución Separadores para operaciones de capital y cambios de socios Organigrama en estructuras complejas Documentación financiera Estados financieros auditados Declaraciones de impuestos y resoluciones Cierres mensuales del año inspeccionado Pruebas de sustancia Contratos de alquiler y fotos de la oficina Contratos y acreditaciones del personal Actas de board meetings Documentación de decisiones Tópicos especiales Documentación de precios de transferencia Operaciones con partes vinculadas Resoluciones fiscales internacionales Comunicación con inspectores malteses Los inspectores en Malta suelen ser profesionales y objetivos. Una buena comunicación puede facilitar mucho las cosas: Lo que sí: Sé proactivo y transparente Explica claramente los asuntos complejos Cumple siempre tus compromisos y deadlines Documenta por escrito todos los intercambios Lo que no: No ocultes información relevante No seas defensivo ni confrontativo No intentes convencerlos a toda costa No entregues respuestas incompletas Usa la tecnología a tu favor Las herramientas adecuadas pueden ahorrarte mucho estrés: Gestión documental: SharePoint o sistemas similares para trabajo colaborativo Control de versiones para documentos clave Buscador para localizar documentos rápidamente Controles de acceso por roles de usuario Monitoring de compliance: Herramientas de gestión de deadlines Recordatorios automáticos Workflows para procesos repetitivos Dashboard de estado de cumplimiento Después de la inspección: aprendizaje Después de cada inspección haz una revisión: ¿Qué salió bien, qué puede mejorar? ¿Faltaron documentos o estaban incompletos? ¿Hubo problemas para explicar asuntos complejos? ¿Cómo optimizar el proceso para la próxima vez? Estas enseñanzas mejoran tu sistema de compliance. Así cada inspección será un poco más sencilla que la anterior. Preguntas frecuentes sobre documentación en Malta ¿Cuánto dura una inspección estándar en Malta? Una inspección típica en Malta suele durar entre 2-4 semanas para estructuras sencillas y 6-12 semanas en casos internacionales complejos. La duración depende mucho de la integridad de tu documentación. Si todo está en orden, el proceso es mucho más rápido. ¿Puedo presentar documentos en alemán? En principio sí, pero todos los documentos deben traducirse al inglés si se solicita. Malta acepta documentos en alemán por ser país de la UE, pero para documentos importantes suelen pedir traducción jurada. Mi consejo: haz los contratos clave siempre en bilingüe. ¿Qué hacer si no encuentro un documento? La falta de documentos es problemática, pero no insalvable. Puedes usar justificantes alternativos como extractos bancarios, correos electrónicos o declaraciones de testigos. Importante: documenta todos los intentos de recuperación. Los inspectores en Malta suelen mostrar comprensión si puedes probar la pérdida (por ejemplo, problemas de IT). ¿Necesito abogado maltés para las inspecciones? No necesariamente, pero es recomendable en casos complejos. Un abogado local conoce el proceso y puede mediar en conflictos. Para inspecciones rutinarias es suficiente con un asesor fiscal especializado. Lo esencial es tener expertise en Malta, no la nacionalidad del asesor. ¿Con qué frecuencia hace inspecciones Malta? Malta audita de forma orientada al riesgo. Las nuevas sociedades suelen inspeccionarse después de 2-3 años, y luego cada 5-7 años. Estructuras internacionales o declaraciones llamativas pueden llevar a revisiones más frecuentes. ¿Son jurídicamente válidas las firmas digitales en Malta? Sí, Malta reconoce plenamente las firmas electrónicas cualificadas según el estándar europeo (eIDAS). Las firmas digitales sencillas son suficientes para muchos documentos de negocio. Para actos notariales o algunas resoluciones sociales todavía se requieren firmas físicas. ¿Cuál es la diferencia entre Annual Return y Tax Return? El Annual Return es una declaración societaria al registro mercantil (Companies House) sobre socios, directores y capital. El Tax Return es la declaración fiscal ante la Malta Revenue Authority. Ambos tienen plazos y contenidos diferentes: ¡no los confundas! ¿Puedo guardar documentos en la cloud? Sí, pero bajo condiciones estrictas. La cloud debe estar alojada en la UE (GDPR), garantizar almacenamiento inalterable y permitir acceso rápido. Importante: necesitas un concepto robusto de backup y poder documentar los estándares de seguridad. ¿Qué sanciones hay por documentación incompleta? Las multas varían según el incumplimiento: retrasos en el Annual Return cuestan €100 más €5/día. Las faltas ESR empiezan en €5.000. Las infracciones graves pueden llegar a €50.000 más pérdida de ventajas fiscales. La reincidencia puede llevar a la disolución de la sociedad. ¿Debo documentar mis gastos privados? Sólo si tienen relevancia empresarial. Para gastos mixtos (por ejemplo, coche o móvil) debes diferenciar lo privado de lo profesional. Los inspectores malteses revisan especialmente viajes, invitaciones y representación. Lleva justificantes detallados del propósito comercial.
