Dokumentation für Malta-Strukturen: Dein Survival-Guide für internationale Betriebsprüfungen

Malta-Strukturen: Warum Dokumentation dein Lebensretter ist

Stell dir vor: Du sitzt morgens gemütlich bei deinem Kaffee in Sliema, checkst deine E-Mails und findest eine freundliche Nachricht der Malta Revenue Authority. Sie möchten gerne deine Unterlagen der letzten drei Jahre sehen. Für eine „routinemäßige Prüfung“. Klingt das entspannt für dich?

Nach zwei Jahren Malta-Realität kann ich dir sagen: Eine gute Dokumentation ist nicht nur rechtlich notwendig, sondern auch dein Schlüssel zu ruhigen Nächten. Die maltesischen Behörden nehmen ihre Compliance-Regeln sehr ernst – und internationale Steuerbehörden schauen auch immer genauer hin.

Was Malta-Strukturen so besonders macht

Malta ist nicht nur wegen des Wetters beliebt. Die Insel bietet durch EU-Mitgliedschaft und strategische Lage einzigartige Vorteile für internationale Geschäfte. Malta-Strukturen sind Unternehmen oder Holdings, die nach maltesischem Recht gegründet wurden und oft Teil komplexer internationaler Steuerpläne sind.

Die häufigsten Malta-Strukturen:

• Malta-Holdings für Beteiligungsgeschäfte
• Lizenzierungsgesellschaften für IP-Verwaltung
• Trading-Companies für internationalen Handel
• Investment-Vehikel für Immobilien oder Finanzinvestitionen

Warum Dokumentation in Malta überlebenswichtig ist

Malta mag klein sein, aber die bürokratischen Anforderungen haben es in sich. Die Malta Revenue Authority (MRA) arbeitet eng mit anderen EU-Steuerbehörden zusammen. Seit dem automatischen Informationsaustausch (AEI) fließen Daten zwischen den Ländern wie Wasser zwischen kommunizierenden Röhren.

Was bedeutet das für dich? Wenn deine Dokumentation Lücken hat, bekommst du nicht nur Ärger in Malta, sondern möglicherweise auch in deinem Heimatland. Und glaub mir: Eine internationale Steuerdiskussion willst du nicht führen müssen.

Die verschiedenen Malta-Strukturen und ihre Dokumentations-Besonderheiten

Nicht jede Malta-Struktur ist gleich. Je nachdem, was dein Unternehmen macht, hast du unterschiedliche Dokumentationspflichten. Hier die wichtigsten Varianten:

Malta Holding Companies

Holdings sind die Königsdisziplin der Malta-Strukturen. Sie verwalten Beteiligungen an anderen Unternehmen und profitieren von der maltesischen Beteiligungsbefreiung. Klingt einfach? Ist es nicht.

Besondere Dokumentationsanforderungen:

• Beteiligungsnachweise für alle gehaltenen Unternehmen
• Dividendenvereinbarungen und Ausschüttungsbelege
• Substanznachweise (Management, Kontrolle, Entscheidungen)
• Transfer Pricing Dokumentation bei konzerninternen Transaktionen

Lizenzierungsgesellschaften

Diese Strukturen verwalten geistiges Eigentum (IP) wie Marken, Patente oder Software. Malta bietet hier attraktive Regelungen, aber die Dokumentation ist anspruchsvoll.

Spezielle Nachweise erforderlich:

• IP-Register mit Entwicklungshistorie
• Lizenzverträge und Royalty-Vereinbarungen
• Nachweise der tatsächlichen IP-Entwicklung in Malta
• Arm’s Length Pricing für Lizenzgebühren

Trading Companies

Handelsunternehmen wickeln internationale Geschäfte über Malta ab. Hier prüfen die Behörden besonders genau, ob echte Substanz vorhanden ist.

Betriebsprüfung Malta: Diese Unterlagen musst du parat haben

Eine Betriebsprüfung in Malta läuft anders ab als du es vielleicht aus Deutschland gewohnt bist. Die Prüfer sind gründlich, aber meist pragmatisch. Wenn du deine Unterlagen ordentlich führst, wird es eine sachliche Angelegenheit.

Die Basis-Dokumentation (immer erforderlich)

Egal welche Art von Malta-Struktur du betreibst, diese Unterlagen brauchst du immer:

1. Gesellschaftsunterlagen komplett
   • Memorandum und Articles of Association
   • Certificate of Incorporation
   • Handelsregisterauszüge (aktuell und historisch)
   • Gesellschafterbeschlüsse seit Gründung
2. Finanzbuchhaltung lückenlos
   • Alle Hauptbücher (General Ledger)
   • Belege zu allen Geschäftsvorfällen
   • Bankauszüge aller Konten
   • Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
3. Substanznachweise
   • Mietvertrag für Geschäftsräume
   • Nachweis lokaler Geschäftsführung
   • Board Meeting Protokolle
   • Entscheidungsdokumentation

Zusätzliche Unterlagen je nach Geschäftsmodell

Je nachdem, was deine Malta-Struktur macht, kommen weitere Dokumentationsanforderungen hinzu. Hier wird es interessant – und manchmal kompliziert.

Bei internationalen Transaktionen (sehr häufig!):

• Transfer Pricing Dokumentation nach OECD-Standard
• Master File und Local File (bei Konzernstrukturen)
• Country-by-Country Reporting (bei Umsatz über 750 Mio. €)
• Arm’s Length Nachweis für alle konzerninternen Geschäfte

Bei Finanzdienstleistungen:

• MFSA-Lizenz und alle Auflagen-Nachweise
• Compliance Officer Berichte
• AML/KYC Dokumentation
• Risikomanagement-Unterlagen

Digitale vs. physische Aufbewahrung

Malta ist überraschend fortschrittlich bei digitalen Dokumenten. Du kannst fast alles elektronisch aufbewahren, aber Achtung: Die Anforderungen sind streng.

Voraussetzungen für digitale Archivierung:

• Unveränderbarkeit der Dokumente (Timestamping)
• Nachvollziehbare Backup-Strategie
• Schneller Zugriff für Prüfer (24-48 Stunden)
• Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer

Mein Tipp aus der Praxis: Eine hybride Lösung funktioniert am besten. Wichtige Originaldokumente physisch, der Rest digital mit professionellem Dokumentenmanagementsystem.

Compliance-Anforderungen Malta: Das Einmaleins der Nachweisverpflichtungen

Compliance in Malta ist nicht nur „nice to have“ – es ist überlebenswichtig. Die maltesischen Behörden haben in den letzten Jahren ihre Standards massiv verschärft. Seit der „Golden Passport“ Diskussion 2020 schauen alle genauer hin.

Economic Substance Requirements (ESR)

Das ist der große Brocken, den viele unterschätzen. Malta muss als EU-Land beweisen, dass Unternehmen nicht nur auf dem Papier existieren. Die Economic Substance Requirements verlangen echte Geschäftstätigkeit.

Was musst du beweisen?

1. Core Income Generating Activities (CIGA) in Malta
   • Entscheidungsfindung findet in Malta statt
   • Kernaktivitäten werden von Malta aus gesteuert
   • Adequate staff und premises in Malta
2. Angemessene Betriebsausgaben
   • Gehälter lokaler Mitarbeiter
   • Büro- und Geschäftsausstattung
   • Lokalrelevante Betriebskosten
3. Physische Präsenz
   • Eigene oder gemietete Büroräume
   • Geschäftsausstattung vor Ort
   • Regelmäßige Meetings in Malta

Reporting-Pflichten und Deadlines

In Malta läuft nichts ohne ordentliches Reporting. Die Fristen sind streng und Verspätungen werden teuer bestraft.

Anti-Tax Avoidance Directive (ATAD)

Die EU hat mit ATAD die Spielregeln verschärft. Malta musste diese Richtlinien umsetzen, was besonders bei internationalen Strukturen zu beachten ist.

Wichtige ATAD-Bereiche:

• General Anti-Abuse Rule (GAAR) – gegen missbräuchliche Gestaltungen
• Controlled Foreign Company (CFC) Rules
• Exit Taxation bei Wegzug
• Interest Limitation Rules (Zinsschranke)

Was bedeutet das für dich? Deine Malta-Struktur muss einen echten geschäftlichen Grund haben. Pure Steueroptimierung ohne Substanz funktioniert nicht mehr.

Internationale Betriebsprüfungen: Wenn mehrere Länder mitreden

Hier wird es richtig spannend – und manchmal kompliziert. Malta ist EU-Mitglied und hat Doppelbesteuerungsabkommen mit über 70 Ländern. Das bedeutet: Informationen fließen automatisch zwischen den Steuerverwaltungen.

Automatischer Informationsaustausch (AEI)

Seit 2017 tauschen EU-Länder automatisch Steuerinformationen aus. Malta meldet bestimmte Daten über deine Struktur an dein Heimatland – und umgekehrt.

Was wird automatisch gemeldet?

• Bankkonten und Zinserträge (Common Reporting Standard)
• Grenzüberschreitende Steuergestaltungen (DAC6)
• Dividenden, Zinsen, Royalties an Ausländer
• Country-by-Country Reports bei Konzernen

Mutual Agreement Procedures (MAP)

Wenn zwei Länder unterschiedliche Meinungen über deine Besteuerung haben, können Mutual Agreement Procedures eingeleitet werden. Das ist ein diplomatisches Verfahren zwischen den Steuerverwaltungen.

Typische MAP-Fälle:

• Transfer Pricing Adjustments
• Betriebsstättenfragen
• Doppelbesteuerung bei Wegzug
• Unterschiedliche Auslegung von DBA-Regeln

Simultane Prüfungen

Das ist der Alptraum jedes Steuerberaters: Mehrere Länder prüfen gleichzeitig deine internationale Struktur. Malta koordiniert solche Prüfungen aktiv mit anderen EU-Ländern.

Wie läuft eine simultane Prüfung ab?

1. Informationsaustausch zwischen den Steuerverwaltungen
2. Koordinierte Prüfungsankündigung
3. Gleichzeitige Dokumentenanforderung in allen Ländern
4. Abgestimmte Prüfungshandlungen
5. Gemeinsame Bewertung der Ergebnisse

Mein Rat: Wenn du eine internationale Struktur hast, bereite dich darauf vor, dass mehrere Länder gleichzeitig Fragen stellen können. Eine konsistente Dokumentation in allen Jurisdiktionen ist Gold wert.

Dokumentenarchiv Malta: Wie lange und wie aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflichten in Malta sind klar geregelt, aber es gibt Unterschiede je nach Dokumenttyp. Und Achtung: Internationale Verpflichtungen können längere Fristen bedeuten.

Grundsätzliche Aufbewahrungsfristen

Malta folgt dem europäischen Standard mit einigen Besonderheiten:

Internationale Besonderheiten

Wenn deine Malta-Struktur in mehreren Ländern tätig ist, können längere Aufbewahrungsfristen gelten. Deutschland verlangt zum Beispiel 10 Jahre für bestimmte Unterlagen.

Wichtige Prinzipien:

• Immer die längste anwendbare Frist beachten
• Bei Unsicherheit: Länger aufbewahren als nötig
• Laufende Prüfungsverfahren stoppen Fristen
• Nachprüfungsfristen können Aufbewahrung verlängern

Praktisches Dokumentenmanagement

Nach zwei Jahren Malta-Erfahrung kann ich dir ein bewährtes System empfehlen:

Das 3-Stufen-Modell:

1. Aktuelle Dokumente (0-2 Jahre)
   • Physisch im Büro oder sichere Cloud
   • Schneller Zugriff für Tagesgeschäft
   • Regelmäßige Backup-Zyklen
2. Semi-aktive Dokumente (2-7 Jahre)
   • Professionelles Dokumentenmanagementsystem
   • Verschlüsselte Aufbewahrung
   • Abruf innerhalb 24-48 Stunden
3. Archivdokumente (7+ Jahre)
   • Langzeitarchivierung mit Rechtssicherheit
   • Ausfallsichere Systeme
   • Abruf innerhalb 5 Werktagen

Vernichtung und Datenschutz

Was viele vergessen: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen solltest du Dokumente ordnungsgemäß vernichten. Malta hat strenge Datenschutzregeln (GDPR), die auch für Geschäftsunterlagen gelten.

Sichere Vernichtung bedeutet:

• Dokumentierte Löschung/Vernichtung
• Zertifizierte Vernichtungsunternehmen
• Backup-Systeme nicht vergessen
• Protokollierung der Vernichtung

Die 7 teuersten Fehler bei Malta-Dokumentationen

Aus zwei Jahren Malta-Praxis und vielen Gesprächen mit Unternehmern habe ich eine Liste der häufigsten – und teuersten – Fehler zusammengestellt. Diese Stolperfallen kosten nicht nur Geld, sondern auch Nerven.

Fehler #1: Substanz-Dokumentation vernachlässigen

Der Fehler: Viele denken, eine Malta-Gesellschaft zu gründen reicht. Die Economic Substance Requirements werden ignoriert oder oberflächlich behandelt.

Die Konsequenzen: Strafen von €5.000 bis €50.000 plus mögliche Aberkennung von Steuervorteilen. Bei wiederholten Verstößen droht sogar die Auflösung der Gesellschaft.

So vermeidest du ihn:

• Dokumentiere alle lokalen Aktivitäten detailliert
• Führe Board Meetings regelmäßig in Malta durch
• Stelle lokale Mitarbeiter ein oder nutze qualifizierte Dienstleister
• Miete echte Büroräume (nicht nur eine Postadresse)

Fehler #2: Transfer Pricing Dokumentation unterschätzen

Der Fehler: Konzerninterene Geschäfte werden ohne ordentliche Transfer Pricing Dokumentation abgewickelt. „Ist doch nur ein kleiner Betrag“ höre ich oft.

Die Konsequenzen: Primary Adjustments (Gewinnberichtigung), Secondary Adjustments (konstruktive Ausschüttung) plus Zinsen und Strafen. Bei größeren Beträgen wird es schnell sechsstellig.

So vermeidest du ihn:

• Erstelle für alle konzerninternen Transaktionen TP-Dokumentation
• Nutze vergleichbare Marktpreise (Benchmarking)
• Dokumentiere die ökonomische Analyse vorab
• Update die Dokumentation jährlich

Fehler #3: Unvollständige Buchhaltung

Der Fehler: Belege fehlen, Buchungen sind unvollständig oder es gibt Lücken in der Dokumentation. „Das sortieren wir später“ ist eine gefährliche Einstellung.

Die Konsequenzen: Schätzungen der Steuerbehörde sind meist zu deinen Ungunsten. Plus Ordnungswidrigkeiten und erschwerte Prüfungsverfahren.

So vermeidest du ihn:

• Implementiere eine lückenlose Belegerfassung
• Nutze professionelle Buchhaltungssoftware
• Monatliche Abstimmungen und Kontrollen
• Backup-Strategie für alle Belege

Fehler #4: Reporting-Deadlines verpassen

Der Fehler: Malta-Deadlines werden unterschätzt oder vergessen. Besonders das ESR Filing am 30. Juni wird oft übersehen.

Die Konsequenzen: Automatische Strafen ohne Kulanzregelung. ESR-Versäumnisse sind besonders teuer (€5.000+).

So vermeidest du ihn:

• Erstelle einen Compliance-Kalender mit allen Deadlines
• Setze Erinnerungen 4-6 Wochen vor Fälligkeit
• Bereite Unterlagen frühzeitig vor
• Nutze professionelle Compliance-Services

Fehler #5: Internationale Meldepflichten ignorieren

Der Fehler: DAC6-Meldepflichten, CRS-Reporting oder Country-by-Country Reporting werden übersehen oder falsch eingeschätzt.

Die Konsequenzen: Strafen in mehreren Ländern gleichzeitig. Plus mögliche Nachteile bei zukünftigen Steuergestaltungen.

So vermeidest du ihn:

• Prüfe alle internationalen Meldepflichten jährlich
• Implementiere ein Cross-Border-Monitoring
• Nutze spezialisierte Beratung für komplexe Fälle
• Dokumentiere alle grenzüberschreitenden Transaktionen

Fehler #6: Unzureichende Backup-Strategie

Der Fehler: Dokumente werden nur an einem Ort gespeichert oder die Backup-Strategie ist unzureichend. „Ist ja alles in der Cloud“ reicht nicht.

Die Konsequenzen: Bei Datenverlust können Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt werden. Das führt zu Schätzungen und Strafen.

So vermeidest du ihn:

• 3-2-1 Backup-Regel: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 extern
• Regelmäßige Wiederherstellungstests
• Geografisch getrennte Backup-Standorte
• Dokumentation der Backup-Prozesse

Fehler #7: Fehlende professionelle Beratung

Der Fehler: „Das machen wir selbst“ oder Beratung durch unqualifizierte Dienstleister. Malta-Recht ist komplex und ändert sich ständig.

Die Konsequenzen: Verpasste Chancen, übersehene Risiken und teure Nachbearbeitungen. Die Ersparnis bei der Beratung wird oft um ein Vielfaches übertroffen.

So vermeidest du ihn:

• Investiere in qualifizierte Malta-Berater
• Nutze lokale Expertise für komplexe Fragen
• Regelmäßige Compliance-Reviews
• Bleib über Gesetzesänderungen informiert

Praxis-Tipps: So überlebst du jede Malta-Prüfung stressfrei

Nach meiner Erfahrung mit maltesischen Behörden und internationalen Prüfungen kann ich dir ein paar goldene Regeln mitgeben. Diese Tipps stammen aus der Realität – nicht aus Lehrbüchern.

Die 90-Tage-Regel für Prüfungsvorbereitung

Malta-Prüfungen werden meist 90 Tage im Voraus angekündigt. Das klingt nach viel Zeit, ist aber knapp bemessen für eine ordentliche Vorbereitung.

Deine 90-Tage-Checkliste:

Erste 30 Tage – Bestandsaufnahme:

• Alle angeforderten Dokumente identifizieren
• Vollständigkeitsprüfung der vorhandenen Unterlagen
• Fehlende Dokumente auflisten und Beschaffung planen
• Prüfungsteam zusammenstellen (intern + extern)

Zweite 30 Tage – Dokumentenerstellung:

• Fehlende Unterlagen erstellen oder nachfordern
• Transfer Pricing Dokumentation aktualisieren
• Substanznachweise zusammenstellen und bewerten
• Erstberatung mit Steuerberater/Anwalt

Letzte 30 Tage – Feinschliff:

• Alle Dokumente in logischer Reihenfolge strukturieren
• Digitale und physische Kopien erstellen
• Prüfungsstrategie mit Beratern abstimmen
• Team-Briefing für den Prüfungstermin

Der perfekte Prüfungsordner

Malta-Prüfer schätzen Struktur und Vollständigkeit. Ein gut organisierter Prüfungsordner kann die Prüfungsdauer erheblich verkürzen.

Bewährte Struktur:

1. Executive Summary (1-2 Seiten)
   • Überblick über die Geschäftstätigkeit
   • Wichtigste Kennzahlen der letzten 3 Jahre
   • Besonderheiten und erklärungsbedürftige Sachverhalte
2. Gesellschaftsrechtliche Unterlagen
   • Chronologisch sortiert seit Gründung
   • Tabs für Kapitalmaßnahmen und Gesellschafterwechsel
   • Organigramm bei komplexen Strukturen
3. Finanzdokumentation
   • Jahresabschlüsse mit Prüfungsberichten
   • Steuererklärungen und Bescheide
   • Monatsabschlüsse des Prüfungsjahrs
4. Substanznachweise
   • Mietverträge und Bürofotos
   • Mitarbeiterverträge und Qualifikationsnachweise
   • Board Meeting Protokolle
   • Entscheidungsdokumentation
5. Spezielle Themen
   • Transfer Pricing Documentation
   • Related Party Transactions
   • International Tax Rulings

Kommunikation mit Malta-Prüfern

Malta-Prüfer sind meist professionell und sachlich. Eine gute Kommunikation kann viel bewirken:

Do’s:

• Sei proaktiv und transparent
• Erkläre komplexe Sachverhalte verständlich
• Halte Zusagen und Deadlines ein
• Dokumentiere alle Gespräche schriftlich

Don’ts:

• Verschweige keine relevanten Informationen
• Werde nicht defensiv oder konfrontativ
• Versuche nicht, Prüfer zu überreden
• Liefere keine unvollständigen Antworten

Technologie clever nutzen

Die richtigen Tools können dir viel Stress ersparen:

Dokumentenmanagement:

• SharePoint oder ähnliche Systeme für Collaboration
• Versionskontrolle für alle wichtigen Dokumente
• Suchfunktionen für schnelles Auffinden
• Access Controls für verschiedene Nutzergruppen

Compliance Monitoring:

• Deadline-Management-Tools
• Automatische Erinnerungen
• Workflow-Systeme für wiederkehrende Prozesse
• Dashboard für Compliance-Status

Post-Prüfung: Lessons Learned

Nach jeder Prüfung solltest du eine Nachbereitung machen:

• Was lief gut, was kann verbessert werden?
• Welche Dokumente fehlten oder waren unvollständig?
• Gab es Verständnisprobleme bei komplexen Themen?
• Wie kann der Prozess für die nächste Prüfung optimiert werden?

Diese Erkenntnisse fließen in dein laufendes Compliance-System ein. So wird jede Prüfung ein bisschen einfacher als die vorherige.

Häufige Fragen zur Malta-Dokumentation

Wie lange dauert eine typische Malta-Betriebsprüfung?

Eine Standard-Betriebsprüfung in Malta dauert meist 2-4 Wochen bei einfachen Strukturen und 6-12 Wochen bei komplexen internationalen Arrangements. Die Dauer hängt stark von der Vollständigkeit deiner Dokumentation ab. Gut vorbereitete Prüfungen sind deutlich schneller abgeschlossen.

Kann ich Dokumente auch auf Deutsch vorlegen?

Grundsätzlich ja, aber alle Dokumente müssen bei Bedarf ins Englische übersetzt werden. Malta akzeptiert als EU-Land deutsche Unterlagen, verlangt aber oft beglaubigte Übersetzungen für wichtige Dokumente. Mein Tipp: Führe wichtige Verträge gleich zweisprachig.

Was passiert, wenn ich Unterlagen nicht finden kann?

Fehlende Dokumente sind problematisch, aber nicht hoffnungslos. Du kannst oft Ersatzdokumente wie Bankauszüge, E-Mail-Verläufe oder Zeugenaussagen nutzen. Wichtig: Dokumentiere deine Bemühungen um Wiederbeschaffung. Malta-Prüfer zeigen Verständnis bei nachgewiesenen Verlusten (z.B. durch IT-Probleme).

Brauche ich einen maltesischen Anwalt für Prüfungen?

Nicht zwingend, aber empfehlenswert bei komplexen Fällen. Ein lokaler Anwalt kennt die Prüfungsabläufe und kann bei Konflikten vermitteln. Bei Routine-Prüfungen reicht oft ein qualifizierter Steuerberater. Entscheidend ist Malta-Expertise, nicht die Nationalität des Beraters.

Wie oft führt Malta Betriebsprüfungen durch?

Malta prüft risikoorientiert. Neue Gesellschaften werden oft nach 2-3 Jahren geprüft, danach meist alle 5-7 Jahre. Internationale Strukturen oder auffällige Steuererklärungen führen zu häufigeren Prüfungen.

Sind digitale Signaturen in Malta rechtsgültig?

Ja, Malta erkennt qualifizierte elektronische Signaturen nach EU-Standard (eIDAS) voll an. Einfache digitale Signaturen sind für viele Geschäftsdokumente ausreichend. Für notarielle Beurkundungen oder bestimmte Gesellschaftsbeschlüsse sind allerdings noch physische Signaturen erforderlich.

Was ist der Unterschied zwischen Annual Return und Tax Return?

Der Annual Return ist eine gesellschaftsrechtliche Meldung an das Handelsregister (Companies House) über Gesellschafter, Direktoren und Grundkapital. Der Tax Return ist die Steuererklärung bei der Malta Revenue Authority. Beide haben unterschiedliche Deadlines und Inhalte – verwechsle sie nicht!

Kann ich meine Dokumente in der Cloud aufbewahren?

Ja, aber unter strengen Bedingungen. Die Cloud muss in der EU gehostet sein (GDPR), unveränderliche Speicherung gewährleisten und schnellen Zugriff ermöglichen. Wichtig: Du brauchst ein professionelles Backup-Konzept und musst die Sicherheitsstandards dokumentieren können.

Welche Strafen drohen bei unvollständiger Dokumentation?

Die Strafen variieren je nach Verstoß: Verspätete Annual Returns kosten €100 plus €5 täglich. ESR-Verstöße beginnen bei €5.000. Bei schweren Compliance-Verstößen können Strafen bis €50.000 plus die Aberkennung von Steuervorteilen drohen. Wiederholte Verstöße können zur Gesellschaftsauflösung führen.

Muss ich auch private Ausgaben dokumentieren?

Nur wenn sie geschäftsrelevant sind. Bei gemischt genutzten Ausgaben (z.B. Auto, Handy) musst du die private Nutzung vom geschäftlichen Anteil trennen. Malta-Prüfer schauen besonders genau bei Reisekosten, Bewirtung und Representation. Führe detaillierte Nachweise über den geschäftlichen Zweck.